教学第七讲会议管理实务课件

第七讲:会议管理实务2022/11/261第七讲:会议管理实务2022/11/221主要内容一、会议的基本知识二、会议的计划与准备三、会议中的实务四、会议后的实务五、召开各种形式会议的方法六、如何提高会议的效率2022/11/262主要内容一、会议的基本知识2022/11/222一、会议的基本知识1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。2022/11/263一、会议的基本知识1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词2、会议管理会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率，而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调。2022/11/2642、会议管理会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率3、会议的分类（1）按会议的目的分类（2）按会议的形式分类（3）按会议的职级分类2022/11/2653、会议的分类（1）按会议的目的分类2022/11/225（1）按会议的目的分类会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、相互启发、作出决定、收集创意等。说明会议——以信息的传递为目的。研究会议——以信息交换与相互启发为目的。解决问题的会议——以作出决定为目的。学习会议——以传递信息和相互启发为目的。创意会议——以收集创意为目的。2022/11/266（1）按会议的目的分类会议的具体目的：信息的传达、信息的交换（2）按会议的形式分类圆桌会议公开讨论会议小组讨论议会型讨论头脑风暴会议远程电信会议2022/11/267（2）按会议的形式分类圆桌会议2022/11/227（3）按会议的职级分类股东大会董事会常务董事会中层管理人员会议员工大会工作场所会议2022/11/268（3）按会议的职级分类股东大会2022/11/228二、会议的计划与准备1、举行会议的决定2、参加会议的人选3、会议日期、时间的决定4、会议场所的选择5、议程表制作和执行方法6、会议通知的写作和传达方法7、会议资料的准备8、会议场所的布置9、出席者的位置10、会议用品的准备11、为来宾安排膳宿等2022/11/269二、会议的计划与准备1、举行会议的决定6、会议通知的写作和传6、会议通知的写作和传达方法通知应包含的内容:(1)会议的名称(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称(3)日期、时间（开始到结束的预定时刻）(4)地点(5)议题(6)主办者的联络处、电话号码等2022/11/26106、会议通知的写作和传达方法通知应包含的内容:2022/118、会议场所的布置圆桌型口字型U字型和V字型教室型2022/11/26118、会议场所的布置圆桌型2022/11/22119、出席者的位置领导者（主持人、主席）负责记录的人其余参加会议的人列席人员2022/11/26129、出席者的位置领导者（主持人、主席）2022/11/221主席台的布置：领导为单数：75312462022/11/2613主席台的布置：领导为单数：75312462022/11/22领导为双数：123456872022/11/2614领导为双数：123456872022/11/2214三、会议中的实务1、接待实务2、会场的管理及茶点招待3、会议中的电话或来访者4、宣读和做会议记录2022/11/2615三、会议中的实务1、接待实务2022/11/22154、如何做好会议记录会议记录应记载以下事项：会议名称会议时间会议地点议题主持人、主席出席者名单会议的经过情形及结论相关的资料下次会议预定日期2022/11/26164、如何做好会议记录会议记录应记载以下事项：2022/11/四、会议后的实务1、会后杂务2、编写会议简报3、拟写会议纪要4、会议总结2022/11/2617四、会议后的实务1、会后杂务2022/11/22172、编写会议简报2022/11/26182、编写会议简报2022/11/22183、拟写会议纪要2022/11/26193、拟写会议纪要2022/11/2219五、召开各种形式会议的方法1、办公会议2、代表会议3、联席会议4、学术会议5、新闻发布会和记者招待会6、报告会7、座谈会8、国际会议9、电话、电视会议10、签约仪式2022/11/2620五、召开各种形式会议的方法1、办公会议6、报告会2022/1六、如何提高会议的效率2022/11/2621六、如何提高会议的效率2022/11/2221第七讲:会议管理实务2022/11/2622第七讲:会议管理实务2022/11/221主要内容一、会议的基本知识二、会议的计划与准备三、会议中的实务四、会议后的实务五、召开各种形式会议的方法六、如何提高会议的效率2022/11/2623主要内容一、会议的基本知识2022/11/222一、会议的基本知识1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。2022/11/2624一、会议的基本知识1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词2、会议管理会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率，而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调。2022/11/26252、会议管理会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率3、会议的分类（1）按会议的目的分类（2）按会议的形式分类（3）按会议的职级分类2022/11/26263、会议的分类（1）按会议的目的分类2022/11/225（1）按会议的目的分类会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、相互启发、作出决定、收集创意等。说明会议——以信息的传递为目的。研究会议——以信息交换与相互启发为目的。解决问题的会议——以作出决定为目的。学习会议——以传递信息和相互启发为目的。创意会议——以收集创意为目的。2022/11/2627（1）按会议的目的分类会议的具体目的：信息的传达、信息的交换（2）按会议的形式分类圆桌会议公开讨论会议小组讨论议会型讨论头脑风暴会议远程电信会议2022/11/2628（2）按会议的形式分类圆桌会议2022/11/227（3）按会议的职级分类股东大会董事会常务董事会中层管理人员会议员工大会工作场所会议2022/11/2629（3）按会议的职级分类股东大会2022/11/228二、会议的计划与准备1、举行会议的决定2、参加会议的人选3、会议日期、时间的决定4、会议场所的选择5、议程表制作和执行方法6、会议通知的写作和传达方法7、会议资料的准备8、会议场所的布置9、出席者的位置10、会议用品的准备11、为来宾安排膳宿等2022/11/2630二、会议的计划与准备1、举行会议的决定6、会议通知的写作和传6、会议通知的写作和传达方法通知应包含的内容:(1)会议的名称(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称(3)日期、时间（开始到结束的预定时刻）(4)地点(5)议题(6)主办者的联络处、电话号码等2022/11/26316、会议通知的写作和传达方法通知应包含的内容:2022/118、会议场所的布置圆桌型口字型U字型和V字型教室型2022/11/26328、会议场所的布置圆桌型2022/11/22119、出席者的位置领导者（主持人、主席）负责记录的人其余参加会议的人列席人员2022/11/26339、出席者的位置领导者（主持人、主席）2022/11/221主席台的布置：领导为单数：75312462022/11/2634主席台的布置：领导为单数：75312462022/11/22领导为双数：123456872022/11/2635领导为双数：123456872022/11/2214三、会议中的实务1、接待实务2、会场的管理及茶点招待3、会议中的电话或来访者4、宣读和做会议记录2022/11/2636三、会议中的实务1、接待实务2022/11/22154、如何做好会议记录会议记录应记载以下事项：会议名称会议时间会议地点议题主持人、主席出席者名单会议的经过情形及结论相关的资料下次会议预定日期2022/11/26374、如何做好会议记录会议记录应记载以下事项：2022/11/四、会议后的实务1、会后杂务2、编写会议简报3、拟写会议纪要4、会议总结2022/11/2638四、会议后的实务1、会后杂务2022/11/22172、编写会议简报2022/11/26392、编写会议简报2022/11/22183、拟写会议纪要2022/11/2