视频会议管理规定

视频会议管理规定视频会议管理规定视频会议管理规定xxx公司视频会议管理规定文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度视频会议管理规定目录第一章总则第二章会议的管理第三章罚则第四章附则第一章总则第一条为认真贯彻落实上级视频会议精神，规范公司内部视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，充分发挥视频会议系统的作用，提高会议效率，特制定本规定。第二条本规定适用于参加集团公司组织（转播）的视频会议，以及公司内部召开的视频会议、培训和讲座等。第三条责任部门及职责（一）主要责任部门：经理办公室（二）相关责任部门（单位）：信息中心、党群工作部、人力资源部、及各二级单位。（三）职责：视频会议的通知、组织视内容由相关部门负责；公司组织的视频会议由信息中心负责保障公司总部会场硬件设备的正常使用；党群工作部负责会场的会标、条幅、场景的布置工作；总经理办公室负责桌椅、台布、桌签、盆花、卫生、茶水供应等项工作；人力资源部负责会务纪律管理及考勤；各分会场视频会议系统及网络的管理维护由各单位指定部门和人员具体负责。各二级单位根据各自实际情况划分责任部门及职责。会议管理第四条会议准备（一）组织部门（单位）接到上级召开视频会议的通知后，按参会范围要求，及时通知相关人员参会，告知参会人参加会议的时间、地点、会议主要内容，需做的会议准备材料等。（二）在开会1小时前，各责任部门必须完成各自相关的准备工作。（三）参会人员应按时到达参会地点，会议开始前须在《会议签到表》上签字，不得在会议中途或会议结束后补签。人力资源部据此会后进行考勤。（四）参会人员原则上按下列顺序就坐：领导班子成员；副三总师；部室主任和二级单位班子成员；其他参会人员。前排未坐满时，在后排的人员须主动补位，确保前排满员。（五）召开公司内部视频会议的发起单位，需提前３个工作日将《视频会议申请表》经分管领导签字后送信息中心备案。（六）各基层单位在接到会议通知后，应在“视频会议系统”中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。联调时，各系统管理员应按照《视频会议系统调试情况记录表》的检查项目，逐项检查系统状况。（七）会议开始前1小时，各基层单位的系统管理员应到达工作岗位开始值机。（八）如召开紧急会议，各基层单位系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。（九）视频会议应做好会议记录，会议记录由发起组织单位负责。（十）视频会议因故推迟或取消，会议发起组织部门（单位）应及时告知有关部门和人员。（十一）各基层单位须设置视频会议室设置值班电话，并将号码告知公司信息中心。第五条会议纪律（一）为保持会场纪律，确保会议效果，参会人员须自觉将移动电话置于静音或振动状态。（二）应参会人员不得无故缺席，确因工作原因不能参加会议的，须向会议组织的部门领导提前请假。（三）会议中途，参会人员一般不得离开会议室；需外出办理紧急事务的，须向组织会议的相关领导请假。（四）各基层单位系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；（五）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面；不得随意播放与会议无关的音视频信息；各分会场不发言时，应将话筒调至静音状态。（六）会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应尽快予以排除，并避免影响主会场会议的正常进行。系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。（七）会议结束，参会人员须听从组织部门人员安排，有序离开会场。（八）会议结束当天，各基层单位系统管理员应及时通过“视频会议服务系统”填写《视频会议系统使用情况登记表》，以便准确掌握情况，加强对视频会议系统的管理。会议的录音、录像资料应妥善保存。罚则第六条违反规定者，视情况予以以下处罚：（一）应参会而未参会，未履行请假手续者，扣奖金50元；迟到者，扣奖金20元；（二）会议中途离开会场时，未履行请假手续者，扣奖金20元；（三）会议开始前，未在《会议签到表》上签字，扣奖金30元；（四）违反第五条规定，各扣奖金20元；（五）扣奖金，由人力资源部依据《会议签到表》的记录扣除。附则第七条本办法由经理办公室负责解释