化工贸易公司业务部管理制度

第十一章 业务部管理制度第一条 业务日常管理制度业务员外出必须填写日报表，没有填写日报表的以旷工论处。每日必须做好考勤记录，因外出无考勤的，以拜访日报表及外出登记为依据，结算工资以考勤记录为准。业务部有关文书、报告、报价、报销单据，均需先由经理审批，方可上报。新开客户，先由业务员陪经理视厂后方可送货。新开客户量在二万以上的，每月由经理视厂一次；业务员以现金客户，高利润客户为重点开发对象。业务员所有报告均以书面申请并备案存档。客户货款：如果由业务员与公司催收往返四次以上仍未收到的货款，第四次以后催收货款的差旅费及有关费用由业务员负责承担。业务员的辞退1）长期不遵守考勤制度或其它管理规章制度，经警告仍无改正的，给予辞退处理。2）不服从部门经理管理，上班不务正业，工作长期没有成就的，业务部经理有权对其进行处置直至辞退。3）业绩连续三个月未达到公司规定的且公司无法为其调岗的。4）有违法乱纪行为，造成恶劣影响的，相关人员自动离职。5）所有因违反公司管理制度或者业绩未达标而给予辞退的，一律不给予经济补偿。第二条 新增客户流程一、在前台领取《新增客户申请表》，认真填写表内各项内容，要求字迹工整，内容属实。二、新增客户必须具备以下资料交跟单文员及财务审核后， 方交总经理审批后即可出货企业法人营业执照正副本；税务登记证正副本；中华人民共和国组织机构代码证；危险化学品生产、经营许可证；开票资料；客户法人代表、采购负责人、财务负责人名片壹张。以上资料必须齐备，如资料不全造成不能按时出货，给客户造成损失赔偿的由业务员自行负全责。第三条 新开客户（月结）必备程序先填写清楚详细开户申请表资料；财务经理、业务经理视厂一次；FAX客户营业执照与国税登记证；报价单；报价单回传确认；总经理审阅；送货签收要盖客户公章；月营业额在五万以上，必须由业务经理、财务经理与客户法人代表、客户财务人员接触每月一次。月结营业额在十万以上需总经理视厂一次。应付款时间到后，按付款态度时间，决定月结数量；所有月结客户需提供客户负责人名片一张；第三个月由业务经理，财务经理、总经理，业务员对客户进行评估，决定信用等级。第四条 业务员传真报价单须知所有客户传真报价单，只可由业务员或叫前台文员代处理。传真报价单，先看客户名称，不可重复的。未做的客户，除非现金，可每天报价。数据一般三天至一周传报价。连续一个月未订单的，少报价。同行少报价。对每一位业务员资料保密。对传真进来的资料及时报告经理及总经理。同一客户只能由一个业务员跟进，不可同时几个业务员跟进。（无论开户与否）对非业务客户询价，及时报告总经理，由总经理处理。对任何客户电话，传真必须及时处理。对手中客户资料必须保管好，禁止业务员翻看前台资料。管理文书需存档。第五条 业务员拜访管理原则凡是会当天支票、期票客户及其它数期客户，均需由业务部经理、总经理拜访一次。凡是需要拜访的客户，业务员需先行拜访一次，确认有可能合作后，方可申请业务部经理、总经理陪同拜访。所有数期客户，必须经拜访后方可申请数期。拜访客户一定要先与客户联络好后，才去拜访。数期客户金额在5万以下，可拜访客户采购或采购主管。数期客户在10万元以上，必须拜访客户总经理以及老板或老板代理人。拜访客户后，必须书面报告对客户状况的了解程度，详细填写“工厂信用调查报告”。第六条 业务用车管理业务部至少配备一台业务车。业务员外出拜访需要用车，必须提前一天填写用车申请，交由部门经理安排拜访用车。部门经理根据业务员申请，合理安排用车的时间和线路，做到节检办事。未经批准和自用车的，根据实际情况每次罚款100-300元。交通违章所有费用由驾驶员自行负责。出现交通事故，所需相关费用，驾驶人员负责30%。第七条 客户招待费的管理原则上公司对来往客户不予招待，个别重点来往客户确需公司出面招待的，经公司总经理批准，并且限定招待费用，超出部份由相关人员自行垫付。往来客户确需招待的，其费用不能超过当月销售总额的0.5%，超过部分相关人员自行垫付。招待往来客户必须事先经公司同意，并且有正规发票方可报销。第八条 发票规定管理本规定所称发票包括普通发票和增值税专用发票。需要开具增值税发票的单位需向我公司提供有关资料，包括营业执照复印件、增值税一般纳税人资格证复印件、盖有“一般纳税人资格”印章的税务登记副本复印件。由财务部督促业务员协助收款。发票开具的名称、数量、金额，原则上要与送货的情况保持一致，特殊情况需要事先和财务部协商报总经理审批。财务部可根据实际需要有关业务员和客户单位联系更改开票的内容（包括品种、价格）。业务员要事先和客户单位谈好是否需开具发票。需要开具发票的单位，其报价必须是含税价，同时约定好开票时间，并将开票时间书面通知财务部，以便财务部及时开出发票并作好预算。需要开票的单位，要根据发票的票面金额将款汇到公司的基本帐户上。原则上先付款后开票或票到款到（什么时候付款就什么时候开票，经同意收取远期支票也可以）。不可先开票再延期收款。6. 每月28日（2月份为25日）为财务部的结算日，原则上每月 28日（2月份为25日）以后不对外开具发票，有关业务员要联系安排好需要开票的时间，尽量在每月27日以前将本月的发票开出。任何客户不可代开或虚开增值税发票。原则上低于公司报价的客户不开发票。有回扣的客户，回扣部分也将收取一定的开票税负。第九条 供货出货管理一、供货原则开户资料齐全，开户必须经过财务部、总经理批准方为有效。数期客户，必须有营业执照、税务登记证（需开增值税发票的必须有增值班税一般若纳税金人资格证）。放数超过五万客户必须的呈交客户主管卡片两张，一张交财务部，一张交总经理。放数超过二十万客户必须呈交老板卡片两张。二、无订单客户出货程序接听到订单电话后，做好笔录。由跟单文员电话联络客户，明确订单数量、单价、送货时间、付款时间是否与订单一致要及时通知相关人员及做出相应处理。明确需现金的客户，一定要通知客户准备好现金，货物会在何时送达。如果不能在客户规定的时间到货，一定要与客户沟通，因何种原因、可能会在什么时间到。无论何种原因，不能及时送货到客户手中，一定要通知相关业务员、文员及主管（厂务文员必须要做的事）。特殊急件客户，出货也要通知相关文员、业务员及主管。货到客户不能收现金、支票或推迟付款，一定要第一时间通知主管及相关业务人员，收到决定后方或执行。所有上门提货的客户，必须是提货价格在公司报价以下的，均要请示厂长与总经理，经上级批准后方或执行。凡是上门提货未付款的客户，必须由厂长签名与总经理电话许可后方可出货。文员、主管、厂长应该签字未签字或未做好记录的，出现问题由相关人员负责。所有出货单必须有文员、主管、厂长签字后方可出货。第十条 有关收取货款的规定为了完善公司财务管理制度，加强财务管理，维护公司利益，现对公司货款的收款方面统一做以下规定：公司实行销售与收款分工负责的原则，业务部人员负责市场营销，客户的跟综与维护，财务部负责应收货款的回收，核对，控制工作。所有送货单要求客户签字盖章，不能盖章的必须有客户委托收款人签收的委托函（现金除外），送货司机必须及时将送货单据交厂务负责人，并由厂务部厂长将原始单据每周一，周四两次送回财务部，如因单据回收不及时造成推迟收货款或不能收回货款的，由相关人员承担经济赔偿责任；委托货运公司送货的，由相关业务人员督促货运公司相关人员，将经客户盖章或签字的送货单据第二天上午传真给财务部负责人，并于每周三，周六两