南开区卫生系统档案培训文件

14-/NUMPAGES14南开区卫生系统档案培训材料20080705㈠、文书档案：依照8号令《规定》精神，修订各单位《文书档案归档范围和保管期限表》1、机关文件材料归档范围：（1）上级机关颁发的需要贯彻执行的文件，要紧包括会议文件、业务指导文件、领导讲话等；（2）本机关产生的绝大部分文件材料；（3）同级机关需要贯彻执行的文件；（4）下级机关报送的重要的文件材料。2、机关文件材料不归档范围：（1）上级机关文件材料中，普发性不需要办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性的文件，一般性文件的草稿，无专门保存价值的信封，不需要办理的一般的人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。3、保管期限。（1）永久保存的材料：一是反映本单位重大史实的文件材料；二是上级形成的、与本单位有直接关联的、应该作为永久保存的文件材料；三是下级部门形成的、本单位应该作为永久保存的文件材料。（2）30年保存的材料：一是本单位形成的、不具备永久保存价值的，30年内有参考价值的材料；二是上级形成的、不具备永久保存价值的，30年内有参考价值的材料；三是下级形成的、不具备永久保存价值的，30年内有参考价值的材料。（3）10年保存的材料：各级形成的，在10年内具有参考价值的文件材料。㈡、会计档案：15年以下保管期限会计档案排列，按5年的报表—15年的帐簿—15年的凭证先后次序排列㈢、照片档案：数码照片的整理方法随着社会科学技术的进展，在原来以胶片作为记录载体的同时，增加了以数字形式记录信息的新载体——光盘。光盘有着体积小、容量大、移动性强、存储方便、价格低廉等诸多优点，已被大多数单位采纳。用数码相机拍照后，将数据刻录在光盘上，就形成了数码照片光盘。能够讲，数码照片光盘是另一种形式的底片。①要将数码照片按照年度分开，不得跨越年度。建立一个名为：数码照片档案+年度的文件夹。将一个年度内需要归档的全部数码照片放入其中。例：2006年的数码照片档案应全部放入到图A的文件夹中。图A②在年度下进行分组治理，分组原则与照片档案的分组原则相同，一般按照拍摄内容进行分组。一个拍摄内容的数码照片分为一组，应放入同一个文件夹内，不能混淆。文件夹的文件名要概括出该组照片的差不多内容，但应该比照片档案中该组照片的总讲明略简单些。该文件夹应放入到所属年度的数码照片文件夹下。例：2006年某局同意市级某项检查的一组照片就都应该放入到图A（数码照片档案2006年）的文件夹下的图B的文件夹中。图B③由于数码光盘廉价、体积小、容量大等诸多特点，每组照片内专门可能出现一部分数码照片冲洗成照片入册，成为照片档案；另一部分没有冲洗出来，只作为资料进行保存。我们应当把被选冲洗入册归档的数码照片的文件名改为与之对应的冲洗出照片的档号。例如：单位全宗号为50，照片档案目录号为16，本照片冲洗后在第5卷，照片号为46，则该数码照片的文件名应为图C：图C④同一年度、同一问题的数码照片不分开刻录光盘。没有被选入的照片的文件名，暂不作要求。㈣、编研材料：编研的概念：编研工作是指以馆（室）藏档案资料为要紧物质对象，以主动提供或报导档案信息内容为要紧目的，在深入研究的基础上，围绕着一定的题目范围，对档案文献进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化为不同形式的出版物，供社会或有关方面利用。按加工层次划分的两类编研成果：

一、一次文献编研成果：收发文汇编、专题文件汇编选编、文集、图册等。

什么是一次文献？一次文献也称为档案文献的原文，是人们实践活动的原始记录，它包括档案原件及其复制品，即凡内容和原件相同的文件、图纸等都可称为一次文献。一次文献编研成果的概念：是按照特定的题目，对有关档案材料进行收集，通过筛选、转录、校勘、编排和出版，成为某种档案文件的汇合。一次文献编研成果特点：向读者提供真实、准确、可靠的档案或文件的原文。一次文献编研成果的要求：高度忠实于档案或文件的原文原意。二、二次文献编研成果：1、全宗介绍2、大事记3、组织沿革4、基础数字汇合5、利用效果事例汇编什么是二次文献？二次文献不是档案文献的原文，是对分散的、原始的档案信息进行浓缩或提炼后形成的文献。二次文献编研成果的概念：是依照一定题目的需要，采撷、浓缩或提炼档案所载的内容，用新的体例、编者自己的语言编写而成的编研成果。二次文献编研成果的特点：向读者提供的不是档案原文或原文的复制品，而是以档案内容为依据，将档案原文中部分信息进行重新组合的材料。1、发文汇编：将某单位发制的文件按字号或时刻顺序排列汇编成册。例：《南开区委文件汇编》南党发[2007]１号、南党发[2007]２号、南党发[2007]３号注意：不同发文字号的文件应分不编制汇编。南党办发字号的文件应该汇编《南开区委办公室文件汇编》2、专题文件汇编：将反映某一专题的文件汇编成册。3、收文汇编：将上级机关的普发性文件按一定的顺序汇编成册。例：《市卫生局文件汇编》（1996－1999）4、全宗介绍:又称“全宗指南”以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分价值情况进行报导的一种参考资料。全宗介绍编写必要性：编制全宗介绍是档案馆（室）的一项基础业务建设；编制全宗介绍为利用者提供差不多的查找线索；编制全宗介绍为编写档案馆指南积存资料。结构：①封面：全宗指南名称、全宗档案起止时刻、全宗号、编制者、编制时刻例：南开区委全宗介绍（１９８４－１９９８）全宗号：１南开区委档案室编一九九八年六月十八日②正文：A、立档单位历史沿革简介：立档单位的名称（全称、简称）和性质；成立时刻、坐落地点及相关历史背景；隶属关系；单位职能、任务及职权范围；内部组织机构的设置及演变情况；要紧活动情况；党、政领导人名录及变化情况等。B、全宗历史概况：档案的来源、数量；整理、分类原则；档案价值鉴定情况；保管完整程度；检索工具的编制情况；档案利用情况；其他需要讲明的问题。C、档案内容与成分介绍：是全宗介绍的主体，以文章叙述形式，按全宗内档案的实际分类体系介绍。例：（一）文书档案：本全宗共有文书档案XXX卷，其中永久XXX卷，长期XXX卷，短期XXX卷。按年代—问题（或年代—机构）组卷，要紧内容有：……（二）基建档案:本全宗共有基建档案XXX卷，全部永久保管，分基建项目和房屋产权两类。要紧内容有：……（三）设备档案:本全宗共有设备档案XXX卷，分办公设备和交通设备两大类，全部短期保存。（四）会计档案:本全宗共有会计档案XXX卷，其中永久XXX卷，定期XXX卷，分会计报表、账簿、凭证三大类。……等等。D、其它情况讲明：a、所采纳的材料全部来源于本档案室库存档案；b、合并单位档案保存情况；c、隶属关系变化使档案保存发生变化。5、大事记：是按照时刻顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种档案编研成果。特点：必须严格地按照时刻顺序记载有关历史事实；使用编年记事体。编年记事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以时刻发生的时刻先后为序记述，一日数事，则分条记述。结构：①题名。包括总标题，记述事件的起止时刻，编者。例如：《XX市文化局大事记》X年X月-X年X月XX市文化局档案室编②目录。③正文。大事记的主体部分，要紧由大事时刻和大事条目组成。二零零七年一月1日，XXXXXXXX④辅文：图表、注释、讲话稿等大事记的记述范围：各种重要的决定、方法、通知等文件的颁布实施情况；各种重要的会议和活动情况；区域和隶属关系变化；机构建立和调整、名称更改；领导成员的任免情况和重要活动情况；本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况；奖励、处罚等情况；重大项目建设、重大成果取得情况；获得的各种重大荣誉；上级领导视察、检查工作；重要外事活动；重大灾难、事故、案件的发生；其他大事、要事、新事。大事记的编写要求:大事记述范围掌握要准确，做到：大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事;大事发生时刻要保持唯一性，不能模糊;大事内容包括事件、起因、进展过程、结果等要素，必须完整、概括和确切。6、组织沿革：是以文字或图表形式，系统记述和反映某一独立机关（包括党政机关和各种团体、企事业单位）或某一地区、某一系统各级各类机关自身进展演变的参考资料。体例：组织机构沿革的编写体例有编年体、系列体和时期体三种。最常用的组织机构沿革体例是编年体。编年体是以年代为序，逐年列出本单位体制、机构设置和人员编制等方面的情况。差不多结构：①总题名：标题、起止时刻、编者例：《XX医院组织沿革》（19XX——19XX）XX局综合档案室编②序言：是讲明编写目的、体例、时刻断限、材料来源和历史沿革概况等。③目录：④正文：正文是组织沿革主体，要紧讲明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务、隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。⑤附录：补充正文所涉及到的有关材料。如：有关机关设置的上级批文的复印件。附录附在正文后面，起到补充讲明的作用。组织机构沿革的编写要求：①准确地反映整个单位的组织体系，将整个单位的组织机构分不按层次、序列疏理清晰。②统一组织机构编写涉及的机构和人员层次，特不关于机构设置多而且变化较频繁的企业事业单位尤其要注意这一点。③采纳编年体编写组织机构时，为了幸免过多的内容重复，能够只写有变动的部分。所谓变动要紧指机构设置的变化、机构职能的调整和人员任职的更替。为了将隶属关系反映得更清晰，组织体系部分的内容能够用图表表述，再加以文字叙述讲明。7、基础数字汇合：以数字语言反映某一单位或某一地区、某一系统的某一方面情况或若干方面差不多情况的一种参考资料。整体结构①总标题：单位、内容、名称、时刻例：《XX社区XX慢性病情况统计》（1990—1999）②编制讲明③正文正文要素与形式①要素：数列是构成统计数字汇合正文的差不多要素。一个数列包含四个方面的内容：统计对象、时刻与空间范围、统计数值、统计指标注意：每一个数列能够依照需要选择不同的时刻范围或空间范围，以便加以比较，但它所反映的统计对象却只能始终是一个。②形式：文字叙述式、图表式、图表与文字相结合形式统计图表的绘制①图示：直方图、折线图、圆饼图②表格：时刻数列表、空间数列表、时空数列表基础数字汇合编写要求:准确、全面性和系统性、规范。8、利用效果事例：将实际工作中利用档案的典型实例按照一定的体例加工提炼而成的一种参考资料。编写档案利用事例的意义：1、显示档案的价值2、宣传档案工作、3、交流档案利用经验4、拓宽档案利用途径编写要求：1、典型性2、真实性3、科学性4、明确性差不多内容：①标题；②利用档案的单位或利用者姓名、职务（职称）等；③利用档案的时刻④利用档案的目的或缘故；⑤利用档案的内容、数量、人次；⑥利用档案解决的具体问题；⑦该实例的提供者“１９８４－１９９５年北京市食物中毒发生情况分析”“北京市五百例预防接种副反应分析”“１９８５－１９９５年北京市流脑发病、死亡数统计与分析”这类编研材料差不多常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示了专门强的有用性。一、家庭档案的概念家庭档案，是指家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的可归属个人保存备查的文字、图表、声像、电子、实物及其他各种形式的历史记录。（如：出生证明、日记、病历、手稿、书信、作品、照片、录音（像）带、证件、凭据、证书、磁（光）盘、实物等资料）二、家庭档案的治理1、治理原则。家庭档案是维护家庭及家庭成员合法权益、经济利益，反映家庭历史真实面貌的重要依据，应集中存放、统一治理。2、家庭档案的收集。家庭档案的收集，是把散存在家庭成员手中及其他有关方面的具有保存价值的档案材料相对集中并统一治理的过程。家庭档案的收集要求：家庭档案的收集应遵循家庭档案的自然形成规律，保证家庭档案的完整、准确。家庭档案收集的范围：各家庭可依照实际，确定本家庭档案的收集范围。要紧有：宝宝康乐档案：打算生育材料，胎儿诞生及发育成长材料，婴儿出生材料，婴幼保健材料，婴幼教育材料，婴幼音像材料等。学生时代档案：典型的学习课本、学习作业、学习成绩单，毕业证等证件，学校生活的照