浅谈电子公文的写作及管理

浅谈电子公文的写作及管理〔〕:

摘要：信息技术的不断开展，使得电子公文的应用在各企事业单位推广开来。电子公文相对于纸质公文，其可以进步工作效率，更为便捷。但电子公文的写作及平安管理方面尚待进一步完善。笔者结合工作实际，对电子公文的写作及管理进展分析讨论，以实现电子公文应用管理的进一步优化。

关键词：电子公文；写作；管理

本文引用格式：刘静.浅谈电子公文的写作及管理[J].教育现代化，2022，6〔63〕：125-127.

一电子公文的概念及其优点

电子公文是在信息技术不断开展的根底上，为实现便捷的无纸化办公需要而产生的一种新的公文办理形式。其主要是通过特定的办公软件系统来实现公文的拟稿、签发过程。目前，电子公文办公系统已广泛应用于各企事业单位。电子公文相对于传统的纸质公文，其在传输过程中，必须依赖计算机系统阅读处理并通过网络进展传输，目的是为了代替纸质公文，进步办公效率，以实现其与纸质公文具有同等的法律效力。

电子公文之所以被广泛使用，是因为相对于纸质文件来说，其在制作、使用、流通等方面具有以下优点：首先，电子公文的制作、处理和归档是依托于特定的办公软件系统实现一体化完成，写作更灵敏，文字信息的搜集整理也更加方便、快捷；其次，电子公文在传输上无须人工进展实际间隔的传递，可以减少人力、物力、财力上的支出，实现异地公文的快速流转。电子公文主要以数字形式存储在电脑系统中，存放更加方便，也可以节约很多的存储空间。对于过期的、无用的公文，电子公文的丢弃与销毁只要简单在电脑中进展删除操作即可，从而减少办公用品的浪费以及人工程序。再次，电子公文可以在同一时间、不同地点供多人阅读，不受时空限制，有助于工作的开展施行。基于电子公文相比拟纸质公文有诸多优点，故电子公文的应用范围越来越广。

二电子公文起草过程中存在的问题

电子公文虽然与纸质公文的载体不同，但其仍需具备纸质公文的标准性、严肃性、法定性、权威性等本质属性。因此，其起草及公文的处理过程仍应严格按照公文的标准性要求来做。笔者结合自身工作，就公文在起草过程中出现的一些问题进展系统阐述。

〔一〕文种使用把握不准

根据?国家行政机关公文处理方法?的要求，公文文种应结合行文目的、发文机关职权、与主送机关的行文关系来确定。在实际工作中，各部门人员在起草公文过程中在文种的选择上会把握不准。比方"报告";和"函";，"报告";是在按照上级部署完成一项工作任务后，向上级汇报工作完成情况及存在的问题等文种；而"函";是不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复等所使用的公文。"函";是平行文，不能用于上下级机关。比方下级机关，在上级文件的要求下，需报送相关材料时，因具有明显的上下级关系，在报送材料时应用"报告";这一文种，而不宜用"函";。

此外，像"决定";与"通知";，"决定";一般以指导机关或团体的名义作出，要下级机关、团体知道或执行，是用于对重要事项作出决定或部署、奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项的文种；而"通知";是知照性文件，用来发布法规、规章、转发上级机关、同级机关、和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等的文体。

"通报";是上级把有关的人和事告知下级的公文，用于表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，传达重要情况及需要各单位知道的事项。比方学校的学生或教职工在做了好人好事进展表扬时，就可以使用"通报";这一文种。

像"请示";和"报告";，"请示";是上行文，是下级单位就某一种详细工作事项或问题向上级恳求指示、批准的文种。"报告";也是上行文，但目的在于汇报工作，故请示和报告不可混起来使用。比方?XX大学关于XX的请示报告?，这是不对的。"报告";中不应含有"请示";的成分。

〔二〕内容行文不当

公文内容应准确、简要、标准、平实。让看的人明白内容是什么，怎么做。结合工作实际，电子发文在内容行文上往往存在的问题有：

1.发文内容书写格式不标准主要表达在：

〔1〕成文日期与发文机关署名不标准。

比方发文机关署名使用简称，成文日期为"二〇一九年六月二十日";。标准写法应是署名使用全称，成文日期应使用阿拉伯数字，即"2022年6月20日";。

〔2〕正文中标题层次及格式不标准常见错误如：

一、制订思路及要求

1、制订思路

2、制订要求

(1)人才培养目的明确，定位准确标准写法：

一、制订思路及要求

〔一〕制订思路

〔二〕制订要求

1.人才培养目的明确，定位准确

正文一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二格，换行顶格。文中构造层次依次为一、〔一〕、1.〔1〕标准。一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。

〔3〕附件说明格式不标准常见错误例如：附件

1.?XX学院实验中心建立规划书〔模版〕?；

2.?XX学院实验室建立三年建立资金分配方案?；

标准写法：

附件：1.?XX学院实验中心建立规划书〔模版〕?

2?.XX学院实验室建立三年建立资金分配方案?

附件在正文下空一行，左空二字编排"附件";二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号〔如附件：1.ＸＸＸＸ〕，附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

〔4〕标点符号错误

标点符号是公文的有机组成局部，笔者在公文审核过程中发现经常会有标点符号使用错误的出现。常见错误例如如：

多个书名号或引号并列时使用顿号分隔，详细例如如：根据?高等学校实验室工作规程??高等学校消防平安管理规定??危险化学品平安管理条例??高等院校实验室危险化学品平安管理标准〔试行〕?等有关规定，制定本方法。〔错误〕正确应是：根据?高等学校实验室工作规程??高等学校消防平安管理规定??危险化学品平安管理条例??高等院校实验室危险化学品平安管理标准〔试行〕?等有关规定，制定本方法。标有引号、书名号的并列成分之间通常不用顿号。假设有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。

标示起止年限和数值范围时连接号使用不标准。如：制定并施行学校法治化建立三年行动方案〔2022-2022年〕。〔错误〕正确应是制定并施行学校法治化建立三年行动方案〔20222022年〕。要确保2-3年内建成。〔错误〕要确保2～3年内建成。〔正确〕标示时间、地域的起止一般用一字线〔占一个字符位置〕，标示数值范围起止一般用浪纹线。

表示次序的阿拉伯数字使用点号不当。如：1、应履行平安管理职责。〔错误〕1．应履行平安管理职责。〔正确〕带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序时不加点号，不带括号的阿拉伯数字做次序，后面用下角点〔圆心点〕。

在标示发文年号时使用括号不标准。如：根据x发[2022]5号文件精神，〔错误〕根据x发〔2022〕5号文件精神，〔正确〕标示公文发文字号中的发文年份时，应使用六角括号。

〔三〕发文语言表述不标准

公文作为处理公务时使用的文体，其语言要做到准确、简要、平实、标准。在日常电子公文写作中，会出现语言使用不标准的情形，比方表述事实不客观、语句不完好、数字不够准确、表述重复、语言浮华、晦涩难懂。电子公文语言的准确性既指事实的准确性，也指用语的准确性。事实的准确就是要对开展各项工作所涉及的事实须与实际相符，不能有任何夸张或缩小。用语的准确性就是要语句完好，遣词贴切，用字要防错别字、数字要精准。语言的简要就是要简明扼要，不重复啰嗦，语言平实就是要不浮华，不夸张，不可以矫揉造作，要平实易懂。用语的标准性就是要用标准的公文专用语言，不可以用口语化、散文化、抒情化语言来表述。例如，开端用语：如"根据、遵照";，如结尾用语："特此函告、特此通知、请批示";等。

三加强电子公文的管理

〔一〕电子公文在运用过程中存在的问题

电子公文在运用过程中存在的问题，一方面是电子公文的平安存储及传阅问题。电子公文作为一种电子文件的形式存储在电脑系统中，相对于传统的纸质文件，其没有纸张作为存储载体，可以像纸质文件那样由专门人员放进办公柜或文件保存室进展保管。其平安保存问题尚待进一步完善。首先，工作人员对电子公文的平安保密认识还不够，在电子公文的存储上没有做到有效设防。其次，管理人员的信息技术不够，不能设置相对平安的保护壁垒，一旦分开无法确保电子公文不被别人阅览。第三，电子公文的制作与传阅需通过特定的办公系统并置身于网络环境中进展，在传阅过程中会面临遭受网络黑客攻击和各种病毒袭击的风险，造成文件内容泄露甚至丧失，严重影响电子公文的平安。另一方面是电子公文的电子公章等技术问题。传统纸质公文中，文件的红头及公章是公文严肃性、标准性的表达，而电子公文往往因技术的限制只能在公文内容和版面设计上与传统纸质文件一致，而公章却无法在电子文件中表达，无法到达公文标准性的要求。而电子公章如何做到专人专用，无法被轻易复制、篡改、窃取，也是目前电子公文制作中急需解决的问题。只有做好电子公章的使用平安，才能保证电子公文的严肃性。

〔二〕加强电子公文管理的途径

电子公文的广泛使用在为工作带来方便的同时，因自身开展不平衡性、不标准性而带来一定的使用障碍。电子公文的标准化对当代公文的使用与开展有重大的意义。要加强电子公文的管理，笔者认为需做到以下几方面：

一要进步对电子公文的重视程度，进步电子公文操作、使用者的标准意识。影响电子公文平安的因素有网络黑客的攻击、计算机病毒、网络工作人员的操作不当、人为忽略、软件本身存在的系统破绽等。工作人员应加强平安防范意识，经常使用一些木马查毒软件，以保证网络环境的平安，防止操作过程失误，注重对电子公文的保密、存储。

二要完善电子公文平安法律法规建立。电子公文的平安管理，除了需要技术层面的支持外，还需立法层面的保障。法律的强迫性，可以有效约束人们的行为。因此，对电子公文的管理，需完善信息平安法律法规，加强对电子公文法律地位的立法，出台相对成熟、全面、稳定的标准条例，从写作格式、传输方式、保存归档等方面都有所规定，从而保证电子公文科学、有效使用，发挥其最大成效。加强电子公文平安标准建立。进一步完善电子公文管理的各种标准制度，并建立电子公文管理标准体系，促进信息与知识的共享及电子公文的有效归档。明确统一的标准体系和完善的标准制度对电子文件管理至关重要，能更好地促进社会信息资源的共享。

三要健全电子公文平安运行管理体系。电子公文管理须结合传统纸质文件管理的经历，赋予文件和档案管理人员相对应的管理权限，必要时应采取有效措施，促使电子公文朝着完好、真实和有效的方向开展并制定详细的保管期限表和电子公文归档范围，以便对电子公文的留存与否进展鉴定；还应当明确归档电子公文保管载体的维护和选择等。为了保证电子归档质量，可以对文档进展一体化管理，在电子公文制作的时候，就采取必要措施。档案部门从开始到完毕要进展一条龙督导控制，档案人员应该从电子公文的生成阶段开始参与、设计、指导、提出必要的需求，包括从计算机硬件到文件格式数据库，以便电子公文的归档管理保存准确无误。从电子公文的形成、运行到归档管理，明确专门机构或人员负责；保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子公文归档的质量；为了更加准确的保存公文，在归档过程中应注意公文和生成公文的软件的同时备份，并且不得对公文进展任何的更改。

四要完善电子公文平安技术保障体系。加强对计算机软硬件系统和网络环境的管理对电子公文的平安至关重要。一是电子公文管理系统的开发需尽量做到功能的完善。电子公文管理系统在开发过程中需实现其与档案管理系统的有效链接，软件系统需满足电子公文管理功能需求，保证电子公文的真实有效。二是优化硬件系统，利用多种介质备份以延长电子公文的保存时间，同时适时更换更加