文件和档案管理制度

欢迎下载内容仅供参考文件档案管理制度一、目的1、为规*平安管理体系文件的管理，对包括职业安康平安在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制。以确保各过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件。防止各部门误用作废文件。2、对平安记录档案进展有效控制，以证实符合规定要求，为平安管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。二、*围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等过程。适用于及使用。三、职责1、各过程管理部门职责：负责确定所管理的过程的文件需求。负责对所需的文件进展筹划并安排专人编写。负责过程管理文件的〔程序、规定、制度、表格〕组织编制。好相应的记录。2、生产部职责：负责生产管理手册的编制。负责体系的认证和日常维护管理工作。3、各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。4、各部门负责本部门记录的建立与管理。四、程序内容1、确定文件种类件分为外来文件、综合管理体系文件。综合管理体系文件a.b.环保平安相关文件；c.消防平安相关文件。资料和记录相关的资料包括但不限于：各类分析/评价/统计数据；料；和图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；f.设施的设计、运行技术资料；g.供给商和承包商档案；h.作业许可证等；i.其他资料。2、提出文件的编制和修改需求向过程负责人提出申请。得到确认许可，方可进展编制修改。3、指定编写人主要管理规程由行政部负责编制；各部门的各过程管理类文4、进展编写按照体系文件编写的格式要求进展文件编写。文件格式根本内容：目的：明确编制本文件要到达的目的*围：本文件使用的*围，包括活动*围、职能*围和管理围定义：需要对使用人解释的术语或词汇e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图文件的编号按如下要求：□□—□□—□□□□/□□记录编号文件类别公司代号〔ND〕其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03………等；文件类别为：平安生产文件、环保文件、消防文件、公司管理内部其他文件例子：文件编号：ND-AQ-0201*程序"01*表格记录。所有文件〔包括表格〕必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。5、评审和审批文件审批权限。管审核，平安生产负责人批准。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。6、发放控制收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新文件及电子版文件一同送交行政部，行政部保存文件原件。各部门需建立"文件控制清单"，在发布/文件与文件清单保持一致。7、使用控制保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门清晰、易于识别和检索。8、文件更新文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件〔原件填写"文件与回收记录"，防止作废文件非预期使用。当文件在实施过程中因组织构造、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进展评审。如果需要进展修改，由原文件编写单位负责提出，文件更改申请后组织对文件进展编写并按原文件的审批程序进展审批。9、平安记录管理建立记录清单行政部制订记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。平安记录的使用按规定的工程填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。收 集定期对平安记录进展收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。储存、保护磁等，同时还要做好标识。保存期限依据"平安记录台帐〞中保存的期限规定。处 置记录保存人按照"平安记录台帐〞中规定的处置要求在保存/r/