sap项目-现状调研报告

珠海许继SAP项目FICO现状调研报告财务管理组珠海许继SAP项目办二〇一四年三月珠海许继SAP项目调研报告FICO组日期:DATE\@"M/d/yyyy"3/17/2014创建人: 第19页，共18页 审核人:内部资料，仅供许继集团内部使用目录第一章 背景 21.1 调研范围 21.2 企业基本情况综述 2第二章 公司现状 32.1 信息系统现状 32.2 财务业务现状 32.3 用户对现状系统评价与未来业务期望 142.4 顾问调研后对公司现状总结 15第三章 本期SAP财务模块功能建议功能范围与对应实施要求 15实施总原则：贴合实际，由简单入深，逐步到位，分期深化 153.1 财务主数据 153.2 财务业务管理功能 163.3 财务信息报表 17

背景调研范围珠海许继电气配网自动化有限公司下有：珠海许继电气有限公司、珠海经纬电气有限公司、珠海许继芝电网自动化有限公司、北京华商京海智能科技有限公司四家单位财务部，以下统称“珠海配网”。企业基本情况综述珠海配网是许继集团在珠海投资兴建的配网自动化技术研发生产基地，电力系统配电网自动化系统软硬件、智能电力监控终端、智能电力开关设备是我们的核心产品，为广大电力用户提供智能、安全、可靠、优质的系统解决方案和服务是我们的核心业务，为人类打造绿色、环保、清洁的社会贡献自己的智慧是珠海许继的愿景目标。公司座落于素有“浪漫之城”美誉的珠海，位于南屏国家高新技术开发区，占地45000平方米，建筑面积27000平方米。公司作为国内先进的智能配电网技术产品的研发、生产、展示基地，拥有专业的“配电网模拟仿真试验室”；“智能高压电器试验室”；“电磁兼容试验室”；“环境试验室”；“自动化综合试验室”

，通过科学的品质保证体系为广大电力用户提供高质量高可靠的产品，并以严谨的研发体系、规范的生产管理、丰富的工程经验和先进的管理体制，为广大电力用户提供智能配电网自动化系统工程一体化解决方案。公司现状信息系统现状珠海许继目前使用的系统有：金蝶K3、K3-BOS、K3-HR、OA、立体仓库管理系统、条码系统、工程售后系统、RDM研发项目系统、CAXA等系统。1）、金蝶K3主要涉及业务有销售、采购、仓库、财务、生产主数据BOM、物料MRP运算、生产任务单、投料单、成本核算、质检等业务内容；合同执行管理、工程服务、图纸文档管理（此部分是通过K3BOS平台定制开发内容）。2）、K3-BOS：独立的数据库，主要提供K3系统不能实现的个性化开发，涉及到SD的合同变更管理；工程资料、档案资料、证件资料的管理、物料自动同步功能。3）、K3-HR:与OA做集成，工人打卡、绩效考核等都是在K3-HR系统管理；中层月度工作计划。未来不与SAP集成。4）工程售后系统：外网上独立运行的，与K3未集成；与内网做集成工程人员的工作日志，问题发现，报销等事宜。智能手机，现场抓图片，公司人员可以在珠海做定位，发现解决问题，研发的技术支持组。财务业务现状2.2.1.珠海许继财务部门目前使用的系统有：金蝶K3：财务主要使用总账、应收、应付、报表、固定资产、现金流量表、存货核算、现金管理等功能；K3财务模块已经与前端业务系统集成，前端出入库业务凭证自动集成到财务模块，不需要用户再手工录入。OA系统：涉及到的业务有员工借款审批，员工费用报销审批等流程；珠海许继员工借款及报销分两种审批流程，一种是走OA无纸质审核，一种是走纯纸质审核；相关领导审核通过后，财务用户在K3里面手工录入相关凭证；RDM研发项目系统：财务依据项目情况进行研发项目费用归集；CAXA等系统：财务在该系统中查看最新的物料清单及合同清单。2.2.2.珠海许继财务部门目前的财务现状1.企业财务月结、年结日期，是否与公历年度一致？1）、财务月结，目前K3系统物流一般是每月21日关帐，其他凭证录入一般24日前后完成。特殊月份（1月、2月、12月）根据集团报表出具要求调整；2）、年结：物流方面在12月20-30日之间关帐，涉及需对账的销售回款必须入到31日。2.请提供目前使用的会计科目表清单？最终使用的科目表需与股份公司、集团公司保持一致。3.凭证有哪些类型？分别代表什么业务？收：资金的收入，借方一般为银行存款或现金；付：资金的支付，贷方一般为银行存款或现金；转：除收、付外的其他业务。4.珠海许继目前有哪些税种？税率分别为多少？增值税：大部分是17%，水费和营改增服务费6%，农产品13%，小规模3%等；营业税：按照税法不同业务采用不同比例；所得税：珠海许继15%、许继芝12.5%（2013-2015减半征收期，后面是多少税率，看高新技术企业复审情况而定。）、经纬、华商都是25%；珠海四家公司的附加税：城建税7%、教育附加3%、地方教育加2%、堤围防护费按照当期销售收入的千分之一再打8折；此外珠海许继还有房产税，土地使用税、车船使用税等。华商京海的附加税：城建税5%、教育附加3%、地方教育加2%；印花税：按照不同的合同，采用不同税率。5.目前（现有系统）对客户有哪些分类？希望以后怎么样分类？目前K3中没有按区域划分，财务用户手动按照华中、华南等地区分类，再按照省份分类；希望保持上述分类的同时，能够按照国网公司外、国网公司内集团公司外、集团公司内股份外、股份内分类。6.目前（现有系统）对供应商有哪些分类？希望以后怎么样分类？珠海许继目前材料供应商、外包供应商、服务类供应商分别有多少？供应商的确定和建立流程是什么？是否存在既是供应商，又是客户的特殊情况？1）、目前对供应商仅按省份分类；2）、希望保持上述分类的同时，能够按照国网公司外、国网公司内集团公司外、集团公司内股份外、股份内分类；3）、材料供应商大概有600家左右。委外供应商10家左右，服务类供应商数量比较少有；4）、供应商的确定：供应商由供应部及物资管理部通过评审、招标等确定；供应商的建立：由供应部相关专责提供营业执照等文件给供应部部长，由供应部部长建立；5）、存在既是供应商又是客户的情况。7.无形资产、递延资产、低值易耗品、在建工程的情况--有否存在?怎样管理?无形资产：目前华商京海存在无形资产，按照财务准则规定按期摊销无形资产；递延资产：有递延所得税资产；低值易耗品：有低值易耗品，但是目前不走低值易耗品科目，直接计入成本中心；在建工程：从2014年起使用在建工程科目，在建工程一般由业务部门提前向物资管理部提交申请，集团审批后业务部门实施，财务部负责工程费用归集，根据完工验收单结转固定资产。8.目前总账凭证是否需要做凭证审核？简要介绍凭证审核流程。总账凭证需要做审核，收付凭证出纳做复核；目前的凭证审核流程是：费用会计交叉审核；各总账之间交叉审核；各单位总账审核费用凭证之外的其他凭证。9.现有的月结、年结的流程及时段?月结、年结：目前根据股份公司出具报表的时间要求确定K3物流关帐时间，由财务部相关人员通知计划部、供应部、仓库等部门。10.目前如何向税务、工商部门、或证监会等政府部门上报报表？采取什么形式？使用Excel或word的格式，部分固定格式的报表在K3中设置了固定格式，系统自动取数；部分数据需要用户在特定软件中录入。11.是否存在汇总记帐凭证业务（如存货、成本核算等），请简要介绍汇总记帐凭证的处理方式?在K3中设置了自动生成凭证的模板，自动从前端业务单据取数，自动生成暂估入库、产品入库、生产领料等汇总凭证。12.如何对预收账款进行核算？是否适用订金管理功能？一次性客户是否有订金业务发生？预收账款科目在K3中目前没有使用，统一使用应收账款科目。但是在出具报表时，系统自动按照科目余额方向抓取相关数据；实施SAP后，按照股份统一要求执行。一次性客户存在预收账款的业务发生，没有订金业务发生。13.请简单叙述开票流程？由市场部、工程部、营销管理部等相关部门文员向市场部提交备案，备案完成后提交开票申请，财务部根据开票申请开具发票，开票人员对开具发票中的问题进行确认并开具发票。14.目前与其他关联企业有哪些业务往来（如材料买卖、材料调配、投资、资产转移、其他款项垫付等）？账务是如何处理的？有买卖和垫付款业务，存在许继芝从许继仓库领料的情况。经纬合并后会存在资产转移。按照会计准则要求的账务处理方式处理。15.开票是否与金税系统相联系？如果关联，采用的是何种处理方式？目前在金税系统中开具发票。金税中的发票数据与财务软件没有关联。16.应收票据有哪些种类？应收票据的业务类型（包括贴现、承兑、背书转让等流程）？主要是银行承兑汇票，银行汇票的业务比较少。目前没出现贴现情况，一般为承兑或背书，背书的情况最多，也有贴现情况。17.对账和催款周期如何确定？谁负责专门的对账和催款，如何催收？目前没有固定的周期。催款由市场部及营销管理部负责。对账：我方发起情况下，财务部打印对账函，财务核对数据后提交市场部核对数据，然后市场部发出并跟进、回收。客户方发出的询证函，财务部与市场部核对无误后，财务部申请盖财务章，再由市场部或营销管理部发出。18.增值税是否有免税、退税业务，处理过程是什么？销项税有哪几个税率？许继、许继芝存在退税。退税：当月先按照17%缴纳增值税，软件收入超过3%税负的部分以后月份申请退税，向税局提交退税资料。销项税率包括17%和6%。19.销售与收款循环中的岗位职责分工，哪些属销售部负责的范围，哪些属财务负责的范围？市场部：销售发票录入、回款单录入、客户间转销；财务部：销售发票审核、回款单审核、转销审核，回款与发票的核销，确认收入时需要发票与出库单勾稽生成凭证。20.简单叙述进项税发票录入系统流程。供应部根据“外购入库单”选择物料下推生成采购发票，供应部审核通过后，提交财务部勾稽，生成财务凭证。供应部收到发票后，认证联提交财务，记账联对应在K3中录入发票，发票录入完成后提交财务部进行发票勾稽并生成相关凭证。对进项税额定期编制进项调节表。21.付款条件有哪些，如何影响到期日？工程类：通常根据合同条款付款：例如入场付10%，完工50%付30%，验收通过付50%，10%质押金一年；货到票到付款（一周，一个月、三个月，不同供应商付款周期不同）22.材料发票如何与采购订单、送货单、检验验收单核对，如何保证财务账与仓库账相符？采购订单、入库单和发票相互关联，发票通过与入库单进行勾稽并核算；涉及物流凭证都按关联单据生成，物流所有单据都已生成凭证。（保证财务与仓库一致）23.采购业务的类型及相关的流程，会计凭证处理，退货/折扣/折让的流程及会计处理。采购业务主要分三类：（1）生产用料采购流程:根据MRP计算自动生成采购申请（也有手工录入情况），供应部审核通过后，根据采购申请下推生成采购订单；会计凭证处理：款到发货：借：应付账款（目前K3中用应付款代替预付款）贷：银行存款入票：借：原材料应交税额贷：应付账款付款：借：应付账款贷：银行存款（2）工程服务类采购工程类在K3系统中录入采购合同，根据采购合同下推生成采购发票或预付单，但是发票在K3中不能关联生成凭证。（3）固定资产类采购在K3中从采购申请到采购入库及采购发票录入同材料，并且跟材料一样通过仓库走出入库单据，入账时需有设备发放签收单及相关发票，但是由于K3中固定资产有单独的模块，因此固定资产未形成完整的闭环管理，发票跟固定资产凭证不能关联上。（4）低值易耗品采购同生产材料采购，也走出入库流程。但是入账时采用一次摊销法，直接全部入费用。24.如何根据付款条件进行付款建议，付款计划的安排？对于付款申请，业务部门需要填写哪些资料？根据付款条件可以要求业务部门申请付款时尽量安排在付款期期末。特殊情况，如出现质量问题，可能延期付款至问题得到解决。对于付款申请单，业务部门要填写供应商开户行及账号信息、付款理由、申请付款金额，并在K3系统里提交付款申请单。同时供应部需手工提交供应部长审核的纸质付款申请。25.采购与付款循环中的岗位职责分工，哪些属采购部负责的范围，哪些属财务负责的范围？供应部：负责根据付款条件、到货情况提交经供应部部长审批的纸质付款申请，对应K3中都存在付款申请单，应付账款转销时，供应部制作其他付款单，财务关联生成凭证。应付会计负责范围：审核纸质付款申请，包括付款申请内容是否符合合同、订单条款、货物、发票是否已到或财务是否已记账等信息。确认无误的同时对K3系统中的付款申请单进行一级审核。财务总监：对K3中付款申请单进行二级审核（许继芝是常务副总经理签批）。出纳：根据已经审批的纸质申请单和系统已经完成二级审核的信息进行付款。26.采购材料入库成本的核算方法？对运费、关税、报关及保险费如何核算？在K3系统中存在采购订单价格，采购入库单的价格根据采购订单及价格备案的税率自动计算得出。当采购发票与采购订单价格存在差异，并且发票价格经核定无误，如果入库单在本月，则财务部勾稽发票重新核算后入库单价格取发票价格，如果入库单在上月，则K3系统中会生产材料差异补差单。关税、报关费不存在。运费、保险费一般是包含在供方价格中。27.目前固定资产（生产用途和非生产用途）的采购是如何进行的？使用部门提出采购申请，物资管理部审批通过后，走采购流程（生产用途和非生产用途的固定资产都是这个流程）。28.在建工程是如何管理的？是否有大型厂房或设备的自建项目？如何进行项目立项管理？（确定是否需要利用“项目管理”模块进行管理。）在建工程主要由物资管理部跟进，目前财务没有在建工程的管理要求。没有大型厂房或设备的自建项目。鉴于目前对项目管理的要求越来越严，虽然项目管理模块目前没有，但是2014年开始要用到项目管理。29.固定资产的折旧方法，低值易耗品、无形资产、递延资产的摊销方法？固定资产按照SAP系统目前设定的折旧方法（直线摊销法），残值5%。低值易耗品按照一次摊销法。无形资产按照分期摊销法。2014年开始使用递延资产管理。30.折旧方法是否会发生变动，是否会发生固定资产增值的情况？是否变动跟大的政策环境有关。2012年从K3转到SAP，折旧年限等就发生了变化。会发生固定资产增值情况：例如建筑物重新大修。31.固定资产的修理费用是怎么处理的？直接记入费用还是增加固定资产价值？修理费用：看项目立项的是大修还是技改，根据集团要求，大修入费用，技改入原值。32.简述资产报废以及销售流程，财务需要从哪些部门得到信息和单据？固定资产报废，走OA等相关审批流程，财务部根据已完成的审批单做账务处理，实物的处理由办公室处理，物资管理部负责监督整个处理过程。存货类报废，仓库根据审批文件走其他出库单。33.工厂、库存地点有哪些？（包括现场仓库）工厂：一次产品制造部、二次产品制造部等。库存地点：许继原材料仓，半成品仓，包装物仓，产成品仓，低值易耗品仓，不良品仓，展示仓，一车间仓库，二车间仓库，北京仓库，备品仓，许继借用品仓，经纬不良品仓，经纬待检仓，经纬报废品仓，经纬待检仓，许继暂存仓，许继拆卸仓，待检仓，实验室库，品保库，外地展示库，外协仓库，许继自动化仓。34.目前库存采用什么软件进行管理？有何优缺点？库存采用金蝶K3、OA、立体仓库管理系统、条码系统等进行管理。涉及仓库调拨单据的核算存在循环问题，要反复计算多次。35.仓库收货与发货的流程？珠海许继制定了一套用户仓库收货与发货的制度。此外外购入库单，需经供应部进行一级审核，仓库或生产二级审核，但是仓库单据一保存，系统马上更新库存。36.存货收发的内部控制点有哪些？计划控制、合同订立、材料验收、审核、账实核对、账账核对。领料的主要控制点：投料单。希望SAP中对投料单的修改权限进行限制，并且对投料单的修改必须要有审批文件佐证。37.存货盘点制度、盘点周期、盘点流程？现场库物资现在是如何盘点的？大盘点每年一次，是抽盘。目前没有全盘。物资从K3即时库存抽物料到仓库进行盘点，由仓库人员盘点，物资财务进行监盘。仓库人员不定期也会进行轮盘或抽盘。目前年度大盘点实际上也是抽盘。38.费用的分类方式，是否按功能和来源划分？基本上按照功能和来源划分，但是受集团公司预算控制情况下，可能会有调整，例如：同一个成本中心，可能入不同的费用科目。39.本单位的预算是如何分解的？各预算项由哪些归口部门进行管理？在哪些情况下，需要进行费用预算变更？请分类说明。目前预算都是集团公司下达后，在四家单位间进行分解。费用预算有变更的情况。4家单位预算由集团统一控制。40.有哪些成本核算项目？生产成本和项目成本核算是如何结合的？成本核算项目：基本生产成本-直接材料、基本生产成本-制造费用（含人工成本）。生产成本核算包含了项目成本核算，项目成本只是从生产任务单区别开来。41.请介绍成本核算流程。请介绍间接费用的处理，并收集成本计算表。珠海许继计算流程：产成品BOM单-根据物料匹配物料标准成本-按产品的构成分部件计算后汇总。许继芝是按销售订单明细配对采购材料成本，计算材料成本；制造费用在当月直接结转。华商的成本比率目前控制在90%。间接费用的处理：按产成品材料成本的合理比例分摊到入库产品成本中。42.期末在制品成本是怎么核算的？目前仅珠海许继存在在制品，主要根据车间提供的在制品盘点表，按实际材料成本手工核算。发料减去完工入库数量的的差额就是在制品的数量（数量是通过BOM计算的）。43.目前针对实际成本所作的分析有哪些？有哪些分析报表？目前没有实际成本分析。希望能对实际成本、标准成本进行差异分析。用户对现状系统评价与未来业务期望对于现有的信息系统评价：目前K3系统的成本核算需要财务人员手工计算并维护进系统，无法自动计算生成工单的产品成本，并且成本的分摊也较为简单并且逻辑不合理。比如：目前人工成本是根据产品BOM上的金额的大小分摊，但如果某产品金额大但安装简易，让其分摊较多的人工成本就显然不合适。2.对未来财务管理模块的期望随着公司的业务不断发展，管理水平不断改善，公司希望能将管理提高一个层次，现在需要一个软件平台提供合理的管理模板，保留适合公司发展的管理模式，改革不合理、不规范的管理体系，做到管理深入有效，核算精准。希望对每条生产线进行有效管理，做到成本精确控制。增强数据管理，成本信息查询更灵活方便。3.明确工作职责目前部分工作存在职责不清楚的地方，导致流程走到最后的时候，工作都堆积在财务部来处理，给财务带来很大的工作量。希望在利用本次SAP项目梳理业务之际把这些职责不清的地方梳理清楚。顾问调研后对公司现状总结从对四家公司的现场与财务部相关人员的调研可以了解到，财务业务相对复杂，主要集中在财务与后勤模块衔接问题。对于财务与其他模块衔接问题，顾问团队和用户重点抓好数据问题和公司流程的梳理问题。在数据准确的前提下，首先在系统流程上进行优化，明确工作分工，尽可能的减少前后数据的不一致性。对于系统不能解决的问题，需要用户配合在原有流程进行改进，保证财务业务在四家公司内各部门间正常运行。本期SAP财务模块功能建议功能范围与对应实施要求实施总原则：贴合实际，由简单入深，逐步到位，分期深化财务主数据功能范围建议：会计科目主数据客户主数据（含财务客户、销售客户主数据）供应商主数据（含财务供应商、采购供应商主数据）银行主数据成本要素主数据成本中心主数据利润中心主数据统计指标主数据物料财务视图主数据对应的实施要求：由于项目周期限制，除去上线前准备的数据导入与主数据方案制定与收集模版下发的时间，这实际收集的时间大概为1个半月左右。四家公司的财务主数据较多，公司业务复杂，需要花大量的时间对上述提到的九个主数据进行整合、归总、编码等，所以需要四家公司在这三个月里在与顾问定下收集方案与模版后，需要调入足够的人手对财务主数据进行收集、整理、整合与录入到EXCEl表格中。并进行上线导入前的各项校验。财务业务管理功能功能范围建议：序号流程分类描述1.费用预算管理可对单位的各项费用实现事前、事中的控制，事后对预算与实际的差异进行快速有效地分析。前期按年对各成本中心的相关费用进行预算输入，事中根据需要可对预算进行调整。预算的控制可以是刚性控制，也可以进行柔性控制。2.应付款管理基于单位对生产的采购、项目建设的采