ISO文件控制与管理培训XXXX1123

1、蘇州聚力電機有限公司Prepared By：袁小記&劉玉蓮 Date：2010-11-22ISO文件管理培訓了解ISO系統的本本質決定文件件的編法誰都可以以瞭解它它的規定定，即文件化化按照文件件化實行記錄所實實行的并并留下證據寫你所做做做你所寫寫課 程大大綱綱：ISO標準對文文件管制制的要求求ISO文件的結結構及說說明ISO文件控制制與管理理運作ForceconISO文件管制制ISO文件編碼碼原則ISO文件的管管理ISO文件管理理常見的的缺失前言言体系文件件在ISO9000、ISO14000及体系建建立和运运行的过过程中扮扮演着相相当重要要的角色色符合标准准要求在ISO9001及ISO1400

2、1的条文中中,均要求组组织“建建立并保保持书面面的体系系,以全面满满足此标标准的要要求”.工作的依依据建立体系系文件最最重要的的作用即即是所有有的工作作有所依依循,保持一致致和稳定定的工作作方式,以避免不不同的人人在操作作相同的的工作时时出现不不一致的的工作方方式和标标准,或者由于于口头交交待沟通通工作的的方式和和方法欠欠明确和和清提升管理理技术水水平的基基础；当所有的的工作要要求都文文件化后后,公司即可可在此基基础上通通过日常常工作不不断地完完善管理理和技术术的要求求.防止经验验的流失失书面化的的运行体体系亦可可避免由由于人员员的流失失而导致致经验的的流失,从而造成成运作上上的困难难.改善人

3、际际关系用于工作作的依据据全部在在书面上上有明确确的指令令,在执行上上大大减减少了口口头式的的命令和和沟通,同时降低低了同事事之间磨磨擦的机机会增加员工工的责任任心和荣荣誉感执行工作作人员透透过文件件知道自自己的工工作权责责和内容容,明确了自自己的工工作范围围从而提提升了工工作的责责任心和和荣誉感感.一.ISO對文件管管制的要要求：體系要素號管制要求ISO90014.2.3文件控制管理體系所要求的文件是否予以控制。記錄是一種特殊類型的文件。應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：a)文件發佈前是否得到批准，以確保文件充分與適宜的；b）必要時對文件進行評審和更新后，是否再次經過批准；c)

4、是否確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別；d)是否確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；e)是否確保文件保持清晰、易於識別；f)是否確保外來文件得到識別，并控制其分發；g)是否有防止作廢文件非預期使用的措施，如果出於某種目的而保留作廢文件，對這些文件進行適當的標識；ISO140014.4.5文件控制OHSAS180014.4.5文件控制QC0800004.2文件控制ISO140646.2文件和記錄保管聚力目前前共建立立的6大文件化化的體系系，其中5大體系經經過認證證；具體如如下：1.ISO9001：2008質量管理理體系2.ISO14001:2004環境管理理體系3.OHSAS18001:20

5、07-職業健康康安全管管理體系系4.QC080000:2005-有害物質質管理體體系5.ISO14064:2006-溫室氣體體管理體體系6.SA8000:2008社會責任任管理體體系-文件已建建立，未未申請認認證一.ISO對文件管管制的要要求：二.ISO文件架構構：一階文件件：手冊、組織架架構圖、管理方方針、政政策二階文件件：管制程程序三階文件件：管理辦辦法、SOP、SIP、圖面等等技術文文件四階文件件：記錄、表單手册对于一个个国家来来说,宪法是他他的根本本大法,任何法律律的制订订都必要要依宪法法的要求求来拟制制,而对于一一间公司司业说,手册即是是公司在在管理制制度上的的根本大大法,它会叙述述

6、公司在在体系运运行上的的大纲要要求,简言之,手册即是是要求我我们应该该要做哪哪些工作作.程序书程序即是是明确工工作进行行规定的的途径,亦就是说说,针对手册册要求要要做的工工作和要要求程序序需详细细描述此此工作如如何来做做.文件化的的程序通通常包括括活动的的目的和和范围;做什么事事情和由由谁来做做;何时何地地和由谁谁来做；应使用用什么材材料、设设备和文文件，如如何对活活动进行行控制和和记录等等。工作指导导书工作指导导书是工工作的明明确指示示，它需需详细叙叙述某一一具体的的工作如如何来执执行和操操作，很很多公司司亦称为为工作指指引或作作业标准准。表单格式化的的记录清清晰明了了，易于于保管，所以在在

7、编撰文文件时，就应适适当的设设计用以以做记录录的表格格，值得得注意的的是大量量的或设设计复杂杂的表格格会令工工作复杂杂化，降降低效率率，所以以设计表表格应力力求共用用，在表表达明白白的前提提下，精精简填写写的项目目和内容容。二.ISO文件架構構說明： 內部文件三.文件控制制與管理理運作：三.文件控制制與管理理運作：四.FORCECONISO文件管理理：管制文件件：一、二二、三階階文件外來文件件：客戶規範範、法律律法規、行業標標準、產產品標準準、ISO標準等一. ISO單位管理理的文件件包含以以下文件件：二.文件放置置路徑server1publicISO程序書聚力程序序書FORCECONISO文

8、件管理理負責人人：劉玉玉蓮E-mail：sarah_liuISO9001&QC080000；ISO14001&OHSAS18001；ISO14064；SA8000.三. ISO文件目前前按照體體系別分分類存放放：四. ISO文件存放放位置詳詳細解圖圖：1.範圍：各各體系二二、三階階文件；五.文件撰寫寫與編碼碼：文件制訂/修訂；文件編碼碼；文件審核核/會簽；文件核准准；文件發行行。2.文件撰寫寫主要內內容：1）文件制制訂/修訂；封面(首页)必须依据据FQ3-001-01 Rev:A0格式制作作；续页(内页)，必须套套用FQ3-001-02 Rev:A0；制訂及修修訂文件件需使用用FQ3-001(

9、文件發行行變更申申請表）申請之之；版次以A0，A1,A2至A9时跳到B0，以此类类推。使用八大大段架構構撰寫文文件；使用MicrosoftWord建文件，字体为为简体，标楷体体，大小小为“12”。2）文件編碼碼：编写格式文件:FXY-ZZZ表单: FXY-ZZZ-VV管制意义F: FORCECONX: 部门别Y: 文件架构层ZZZ: 流水号VV： 表单流水号编码范例文件： F A 1 _ 表单: F A 1 _01 Rev:A0 注:1)表单编号放置于表单右下方处。 2)表单版本：每份表单均需给予版本控制, 表单内容变动时, 必须进阶 版本。 第1码 第2码 第3码 第46码第78码代号说明F

10、:FORCECONH:导管事业处总经理室:G / 行政处:A制造处:P / 品保处:Q业务处:S / 资材处:M研发处:R /导管工程:E1:一阶文件2:二阶文件3:三阶文件从 001开始，依序为 002，003从01开始，依序为 02，03备注1)导管事业处各部门代码与FORCECON之部门代码相同2)依部门别为分类, 文件编号不得重复3）文件審核核/會簽/核準：文件审核权限表文件类别制定审查会签核准一阶文件管理代表副总级主管相关部门主管总经理二阶文件主办单位课长部级主管相关部门主管管理代表三阶文件主办单位工程师组长主办单位课长相关部门主管部级经理二阶文件件会签相相关单位位后,呈请管理理代表

11、审审核；一阶文件件,会签相关关单位后后,呈请总经经理审核核。4）文件發發行：文件经核核准后发发行,发行日期期即为该该文件之之生效日日。六.文件管理理：文件管理理主要內內容：文件發行行；文件回收收；文件廢止止；文件保存存；文件借閱閱；外來文件件管理。1.文件發行行：以电子发发行之管管制文件件，ISO资料中心心将文件件电子文文件置于于公司网网络磁盘，并以以E-Mail作相关发发行通知知；置于公司司网络磁磁盘之管管制文件件资料，藉由网网络授权权系统之之设定，防止文文件电子文文件被变变更或打打印。2.文件回收收：目前文件件發電子子檔形式式發行，新版文文件發行行時，將將網路上上電子檔檔更新為為最新版本本

12、，舊版版本文件件回收處處理；3.文件廢止止：當文件不不適用時時，由拟拟案单位位提出废废止申请请，填写写“文件件发行变更申申请表“（FQ3-001-03），并并知会相相关单位位，废止止文件会会签、核核准完成成后，ISO资料中心心需依通通知规则发出”废止通通知”原檔文件件封面及及內頁蓋蓋作廢章章，以示示區別。4.文件保存存：失效文件件正本一一律加盖盖”文件件作废”章后与与有效文文件分开开存放；一般性性正本文文件至少少保存三年年。5.文件借閱閱：文件若需需携出ISO资料中心心查阅，应以借借阅之名名义，填填写“文文件申请请、借阅阅单”，经经主管签签核，至至ISO资料中心心办理借借阅申请请(借出以3天内

13、归还还为原则则)借阅人员员应维持持文件档案之之整洁，不得污污损、划划记，非非经允许许不得拆拆卸、复印，使使用完应应尽速归归还。档档案管理理人员应应仔细检检视归还还文件的的完整性性后入档档6.外來文件件管理：若外來文文件需要要資料中中心列管管，申請請者填寫寫“文件件发行变变更申请请表(FQ3-001-03)”移交至資資料中心心；外來文件件編號延延用原文文件編號號。外來文件件若有版版次則使用原原版次，若無版版次，則則按照文件撰寫寫與編碼碼管理辦辦法編訂。五.文件管理理常見問問題：文件未經經過會簽簽就申請請發行；文件簽核核級別不不正確；文件的格格式、架架構及流流程圖不不正確。表單的編編碼放置置位置不不正確，通常會會放在右右上角；使用之表表單已更更新，但但是未