群艺馆文化馆与站文件材料的整理

1、群艺馆、文化馆馆、站文文件材料料整理档案整理理档案整理理：按照照一定原原则对档档案实体体进行系系统分类类、组合合、排列列、编号号和编目目，使之之有序化化的过程程。档案整理理的目的的：便于于档案的的管理和和利用。档案整理理文书档案案新的整整理方法法文书档案案以件为为单位整整理。我我省自220011年起在在省直单单位全面面推行归档文文件整理理规则。归档文文件整理理规则的意义义有利于提提高和控控制档案案的质量量。有利于在在降低资资源耗费费的同时时提高归归档文件件整理的的效率。便于深化化档案信信息资源源的开发发、利用用和管理理。更适应现现代化的的计算机机管理。电子公文文归档示示意图电子文件件和对应应纸

2、质文文件一般般单套运运行，双双套归档档。档案整理理原则遵循文件件的形成成规律，保持文文件之间间的有机机联系；区分不同同价值；便于保管管利用。保持文件件之间的的有机联联系有机联系系是指文文件在来来源、时时间和内内容等各各方面的的联系能如实地地反映职职能活动动的面貌貌如：一个个历史阶阶段、一一个年度度、处理一项项业务、进行一一次调查查、召开一次次专业会会议、承承办一起起案件区分不同同价值要根据机关文文件材料料归档范范围和文文书保管管期限规规定，区分归归档范围围内不同同文件的的价值，划定不不同的保保管期限限。如：保存存价值大大重点点整理和和保管保存价值值小根据条条件区别别对待无保存价价值不需归归档、

3、销销毁便于保管管和利用用归档文件件整理最最基本的的原则前两者是是手段，后者是是目的与与要求在前后两两者发生生矛盾时时，要充充分考虑虑档案保保管和利利用的方方便（一）基基本概念念归档文件件立档单位位在其职职能活动动中形成成、办理理完毕、应作为为档案保保存的各各种纸质质文件材材料。归档文件件整理将归档文文件以件件为单位位进行装装订、分分类、排排列、编编号、编编目、装装盒，使使之有序序化的过过程。件归归档文件件的整理理单位一般以每每份文件件为一件件；文件正本本与定稿稿为一件件；正文与附附件为一一件；正文与文文件处理理单等为为一件；原件与复复制件为为一件；转发文与与被转发发文为一一件；报表、名名册、图

4、图册等一一册（本本）为一一件；来文与复复文可各各为一件件。（二）文文件修整整一般包括括：对破损文文件进行行修校；对字迹模模糊或易易褪变的的文件进进行复制制；对过大的的文件进进行折叠叠；去除文件件上易锈锈蚀的金金属物。（三）文文件装订订归档文件件应按“件”装订从实体上上最终确确定“件”的形态态；并起起到固定定文件页页次，防防止文件件张页丢丢失，便便于归档档后保管管和利用用的作用用。“件”内内排序对齐方式式装订方式式对齐方式式装订前应应将“件”内的各各页按一一定方式式对齐，便于将将来翻阅阅利用。采用左上上角装订订的，应应将左、上侧对对齐。采用左侧侧装订的的，应将将左、下下侧对齐齐。装订方式式和用品

5、品：常用用的有三三种线装：缝缝纫机轧轧线粘接式：包角变形材料料：不锈锈钢夹、燕尾夹夹、塑料料夹符合档案案保护要要求，降降低成本本、简便便易行（四）归归档文件件的分类类分类是将将归档文文件按其其内容和和形式特特征划分分类别和和层次，使归档档文件成成为一个个有机整整体，便便于系统统地提供供利用。分类方法法：年度度分类法法机构/问问题分类类法保管期限限分类法法分类方案案1 ：年度机机构（问问题）保管期期限（例1、例2）分类方案案2 ：保管期限限年度度机构构（问题题）（例3、例4）分类方案案3 ：年度保管期期限(例5)分类方案案4 ：保管期限限年度度(例6)（五）归归档文件件的排列列归档文件件的排列列

6、是指在在分类方方案的最最低一级级类目内内，按照照一定的的原则和和方法确确定归档档文件的的先后排排列次序序的过程程。如：保管管期限年度机机构分类类法，机构构为最最低一级级类目。则文件件应在机机构下进进行排列列。1、排列列原则“事由原原则”，即同同一事由由有密切切联系的的文件材材料应当当排列在在一起。事由可以以指一个个事件、一个事事物、一一个人物物、一项项工作活活动、一一项具体体业务、一种工工作性质质、一个个具体问问题对事由的的界定可可以有较较大的灵灵活性。如：一次请示示或报告告，批复复收到后后，可以以视为事事由一个个事由；一项工程程、一次次活动或或一次会会议，可可视为一一个事由由；一项工作作如果

7、办办理时间间长需跨跨年度，为了及及时归档档，也可可以按不不同阶段段分为几几个事由由；一次会议议，也可可分为筹筹备、开开幕、不不同议程程、闭幕幕等几个个事由。事由的的具体划划分要根根据办理理时间长长短、形形成文件件材料的的数量以以及文书书处理程程序的不不同等，本着便便于整理理和利用用的原则则自行掌掌握。2、排列列方法（1）同同一事由由内归档档文件排排列（按按时间或或重要程程度排列列）（2）不不同事由由间的归归档文件件排列（按时间间或重要要程度或或将时间间和重要要程度结结合起来来排列）（3）会会议文件件、统计计报表等等成套性性文件可可集中排排列（六）归归档文件件的编号号归档文件件应依分分类方案案和

8、排列列顺序逐逐件编件件号1、件号号的编制制件号即文文件的排排列顺序序号，它它是反映映归档文文件在全全宗中的的位置和和固定归归档文件件的排列列先后顺顺序的重重要标识识。包括室编编件号和和馆编件件号室编件号号的编制制室编件号号即归档档文件在在分类方方案的最最低一级级类目内内排列顺顺序号。室编件件号在分分类方案案最低一一级类目目内，按按文件排排列顺序序从1开始始标注。2、加盖盖档号章章在文件首首页上端端的空白白位置加加盖归档档章并填填写相关关内容，以明确确归档文文件在全全宗中的的位置。同时可可以借助助归档章章上项目目的提示示，保证证归档文文件在借借阅后能能够正确确归档。归档章必必要项为为：全宗宗号、

9、年年度、类类别号、保管期期限和件件号，选选择项为为：机构构。（七）归归档文件件的编目目归档文件件应依据据分类方方案和室室编件号号顺序编编制归归档文件件目录归档文文件目录录由二二部分构构成归档文件件目录归档文件件目录封封面归档文件件目录归档文件件应逐件件编目，目录中中一件只只体现一一条条目目。如：来文文与复文文件为一一件时，只对复复文进行行编目。归档文件件目录各各项目应应体现归归档文件件的内容容和形式式特征，方便检检索和利利用。归档文件件目录包包括件号号、责任任者、文文号、题题名、日日期、页页数和备备注等项项目。归档文件件目录归档文件件目录用用纸采用用国际标标准A44型纸竖竖排归档文件件目录应应打印装装订成册册并编制制封面归档文件件目录封封面设置置全宗名名称、年年度、保保管期限限、类别别（机构构）等项项目归档文件件目录封封面（八）归归档文件件的装盒盒装盒包括括将归档档文件按按件号顺顺序装入入档案盒盒，填写写备考表表、编制制档案盒盒封面及及盒脊项项目等内内容。装盒要求求不同形成成年度的的归档文文件不应应放入同同一档案案盒；不同保管管期限的的归档文文件不应应放入同同一档案案盒；分机构或或问题的的情况下下，不同同机构或或问题形形成的归归档文件件不应放放入同一一档案盒盒；应视文件件的