XXXX年某某企业秘书手册（联想） (doc 30)

1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 秘书手册（试讲稿） 联想电电脑公司司企划部部秘书处处 目 录录前言 3秘书必备的的素质 4秘书的重要要职业技技能 5 第一部部分 日日常事务务处理 55 电话、传传真、邮邮件、文文件管理理、名片片 第二部部分 日日程安排排 77 总体日日程安排排 7 出差日日程安排排 8 会议安安排 13 媒体采采访 18 大型活活动 21 突发来来访接待待 24 第三部部分 沟沟通与协协调 225 内部沟沟通 25 外部沟沟通 25 秘书应应具备的的礼仪 26 秘书礼礼

2、仪素质质的培养养 27 第四部部分 文文字支持持 227 第五部部分 会会议支持持 330前言 -在许许多人眼眼里，秘秘书仍是是一种即即让人熟熟悉又不不被人了了解的职职业。秘秘书的辅辅助和参参谋作用用在该职职业特征征中最具具代表性性，他们们是领导导的左膀膀右臂，是是领导与与公司上上下保持持沟通的的桥梁 ，为此此，他们们必须全全心全意意并准确确无误地地提供支支持与服服务，从从而体现现出其自自身价值值。优秀秀的秘书书会使人人想到干干练、精精明、繁繁忙的处处事作风风，联想想到待人人接物时时彬彬有有礼的仪仪态；联联想到在在他们脸脸上那一一惯展现现胸有成成竹的样样子无论如如何，秘秘书这个个词会让让许多正

3、正准备从从事这个个职业的的人们有有着太多多的想像像 。然然而,秘秘书的工工作到包包括哪些些，在秘秘书的工工作背后后还有些些什么，这这是被很很多人忽忽略的。在在联想，秘秘书及行行政助理理、部门门文员是是一只庞庞大的队队伍，在在联想的的大环境境下，大大家各就就各位地地支撑着着许多日日常繁杂杂事项的的处理。在在领导处处理每一一项工作作的时侯侯，我们们会随时时身处其其中，自自然而然然成为此此件事情情的某一一环节，而而不可或或缺，有有时我们们需要扮扮演更多多角色，以以适应工工作安排排和领导导需要。别别看都是是秘书，但但由于所所服务的的对象不不同,各各部门性性质不同同,其所所进行的的工作任任务也必必然存在

4、在着很大大差异，但但由于秘秘书工作作是以服服务为其其根本性性质，这这在共性性的寻找找上为我我们提供供了依据据。事实实上有很很多相似似的工作作不同之之处只是是因为事事件轮廓廓上的差差别，本本质上都都是可以以归于一一类的。无无论什么么时候，谨谨慎认真真的工作作态度是是秘书们们不遗不不弃的职职业操守守，而现现代秘书书的职业业要求在在尊奉这这一理念念的基础础上更要要加强这这一能力力的综合合运用和和发挥。因因此，什什么是一一个出色色地秘书书的该具具备的职职业素质质，什么么样的秘秘书会得得到领导导的认可可，在联联想,不不同岗位位的秘书书在提高高工作效效率的呼呼声下又又该做什什么呢 ？这些些是我们们一直以以

5、来需要要探索的的问题，也也就是这这此些思思想火花花碰撞出出我们最最初编写写本手册册的想法法。 我我们-作为企企划部秘秘书处的的秘书，在在长期的的工作之之中，在在领导日日常所给给的帮助助中以及及自身在在各项工工作中的的锻练使使得我们们为自身身寻找到到了一些些适用的的工作方方法，积积累了一一些工作作经验和和技巧，在在处理许许多类似似情况时时形成了了一些惯惯用做法法和约定定俗成的的规定，我我们将这这些点滴滴一一收收集，在在经过了了反复总总结和提提练、否否定和借借鉴的过过程后，已已将其做做成了本本部门工工作的一一种标准准，达成成了在方方法和流流程上的的统一。我我们相信信，在我我们自己己的不懈懈努力和和

6、对秘书书工作的的热爱之之下;为为联想,为我们们的事业业未来的的发展进进行一番番奋斗后后,我们们定会做做出成绩绩.我们们迫切地地相想早早日让这这本小册册子与大大家见面面，希望望它能为为同行们们的工作作中提供供方便快快捷的参参考之用用，同时时我们非非常愿意意将这些些经验和和技巧共共享出来来和大家家一起探探讨，也也希望能能利用这这样一个个机会使使我们的的工作得得到领导导和专家家的指点点，以发发现问题题，补已已之短。秘书手册适适用于公公司各部部秘书及及行政人人员，致致力于给给予任何何一个联联想人关关于行政政方面的的指导。手手册编写写工作是是由企划划部秘书书处完成成的，在在此其间间我们得得到了来来自部门

7、门同仁及及上下各各部门的的相关人人员的大大力支持持，在此此，我们们深表谢谢意，关关于本手手册所收收集的内内容，由由于水平平有限，不不妥之处处请及时时向我们们提出，我我们热忱忱盼望着着您的意意见。这这本手册册随着工工作需要要我们还还将不断断补充完完善，使使手册真真正能够够成为一一部联想想秘书的的行为指指南，为为您服务务，为你你所用。 第一一章 秘书必必备的素素质一、职业化化秘书的的标准: 敬业精神神 正直-公平，坚坚持既定定政策和和原则 表率作用用 诚实-实事求求是 领导风范范 敬业-以工作作为荣，设设定高的的工作水水准 业务能力力 守信-不失约约、不违违约、不不食言、不不泄密 指挥与控控制能力

8、力 勤奋-努力工工作，不不断学习习 合作精神神 有序-利落，有有条不斋斋 学习与创创新能力力 高效-追求效效率和效效益 知人善任任的能力力 可靠-按约定定完成工工作，保保质、保保量、及及时 对待意见见与批评评 大局观二、秘书的的职业态态度 主动性（Initiative) 适应性(Fleexibbiliity) 团队精神神(Teeam worrk) 尊重他人人(Reespeect forr Peeoplle) 创新精神神(Crreattiviity) 坚持原则则(Unncommproomissingg Innteggritty) 服务与贡贡献(SServvicee & Conntriibutti

9、onn) 认同与分分享 (Shaarinng) 双赢与相相互依存存(Winn-wiin & Innterrdeppenddencce) 温柔的心心和自省省第二章 秘书的的重要职职业技能能第一部分：日常事事务处理理一、拨打/接听电电话的程程序和技技巧打电话前的的准备准备好电话话记录本本和笔把要与对方方说明的的事情、内内容的顺顺序简单单列在记记事本上上，并逐逐一核对对无遗漏漏。准备好通话话时需要要的文件件资料。查阅对方电电话号码码，确认认无误，开开始拨打打。正式拨打电电话： 拨通电话后后，确认认对方公公司及姓姓名，然然后热情情而有礼礼貌的说说：“你好！我是联联想电脑脑公司*部*。”如需与有关关人员

10、通通话，应应有礼貌貌地请对对方传呼呼或转达达。如告知对方方的内容容较复杂杂，应主主动提醒醒对方做做好记录录逐一将事情情说明，注注意语言言简明、准准确；通话结束后后，确认认对方已已放下话话筒，然然后放电电话。3、接听电电话3声铃响内内将电话话接起，平平和有礼礼貌的：“你好！我是*部*。”判断WHOO，分以以下几种种情况：来电人员总经理可接接电话时时总经理不在在时内部直接上级及及平级直接转入记录留言如事务紧急急，记录录上级电电话，速速联系总总经理回回电。直接下属问清事情梗梗概，转转接时向向总经理理说明梗梗概后转转入问清梗概，如如不紧急急，记录录下来转转告总经经理如事情紧急急，告知知总经理理联系方方

11、法。普通员工问清事由，如如需要，转转告总经经理；其其他可视视情况处处理外部重要且紧密密问清概要，向向总经理理说明后后，然后后转入记录留言如事务紧急急，记录录上级电电话，速速联系总总经理回回电。重要但不紧紧密问清概要，向向总经理理说明后后，依总总经理指指示转入入或不转转入记录留言，向向总经理理汇报。不重要且不不紧密问清概要，酌酌情处理理若通话内容容较复杂杂，或有有不清楚楚的地方方，最后后应当将将要点重重复一便便，以免免遗漏或或有偏差差。通话结束后后，确认认对方已已放下话话筒，然然后放电电话。通话技巧：日常礼貌用用语：询问对方时时，可用用：“请问您您哪里？”、“请问您您怎么称称呼？”“请问问有什么

12、么事？”等对总经理直直接领导导、保持持经常联联系的外外部、内内部人员员应在日日常工作作中尽量量熟悉，达达到闻其其声知其其人，并并及时予予以转接接。如对方有事事需要你你传达，必必要时需需将对方方姓名、单单位、电电话号码码以及需需要传达达的事再再重复一一遍，以以便必要要时再与与对方联联系。如不能把握握总经理理是否要要和对方方通话的的情况下下，不能能随便回回答总经经理“在”或“不在”，可说说“请您稍稍等一下下，我去去看看*总经经理是否否在？”，然后后请示总总经理是是否转接接。如遇总经理理不愿接接听对方方电话，则则可用委委婉的语语气：“实在抱抱歉，*总经经理这是是不知上上哪去了了，我见见到他时时再给您

13、您回个电电话；如如果您方方便的话话，能否否让我转转达您的的事情？”做到有有礼有节节、滴水水不漏。在知道身份份但不告告知事由由的情况况下，如如方便可可询问总总经理后后决定是是否转接接；也可可询问对对方是公公事还是是私事，如如是公事事可让对对方知晓晓，将事事由告知知自己也也可达到到目的。在对方不肯肯告知身身份及事事由的情情况下，经经反复询询问后未未果，可可委婉结结束通话话。如果对方喋喋喋不休休，废话话连篇，可可以说“请问您您还有别别的事吗吗？”或“对不起起，我还还有急事事要办”等结束束通话。如一个未完完又来一一个，应应视电话话内容和和对方身身份，让让紧急的的、重要要的人员员先讲，同同时礼貌貌的告诉

14、诉另一方方稍候片片刻，或或记录对对方电话话，稍侯侯打过去去。整理电话留留言，在在总经理理回来后后汇报相相关信息息。二、传真将传真分类类：需要总经理理本人审审阅的，根根据总经经理授意意处理由秘书来待待为处理理的： A、转转给其他他相关负负责人由秘书本人人回复使用电脑公公司标准准CI格式式遵守公文写写作规范范保密文件需需要传真真时，应应先与对对方联系系，发送送到指定定传真机机上，发发送后再再与对方方确认。需请对方协协助抄送送时，务务必在文文件正文文前加以以说明，列列明抄送送范围务必在传真真件首页页上标明明总页码码，并在在每一页页文件上上标注页页码。必要的传真真分类存存档三、邮件根据邮件类类型（如如

15、急阅件件、待处处理件、须须知通知知、一般般通知、报报表、报报告/总结、新新闻/通报、私私人邮件件等等）或或按具体体项目设设置子文文件夹。将收件箱中中的邮件件过滤，删删除不必必要的邮邮件，然然后分如如下：需要总经理理本人审审阅的，存存入相应应文件夹夹，部分分根据总总经理授授意回复复邮件，或或督促、协协助总经经理在规规定时间间内处理理相关事事宜。以总经理名名义回复复时，要要在语气气上予以以注意，并并从总经经理信箱箱发出；以秘书名义义发送时时，要说说明邮件件内容为为总经理理授意。由秘书来待待为处理理的： A、转转给其他他相关负负责人; B、由秘秘书本人人回复如发出的邮邮件需要要追踪结结果或确确认对方

16、方是否收收到，需需要设置置回执，如如对方未未能及时时查看，需需电话说说明。需要总经理理审阅、批批改的邮邮件打印印出呈送送，然后后负责回回复或传传达；重要邮件及及时进行行存档四、文件管管理（参参看集团团秘书书手册第第33-36页页）（附附文件处处理流程程）阅读文件，判判断是否否应由总总经理处处理，然然后审核核文件格格式是否否正确、内内容表述述是否清清晰、完完整。对文件进行行分类：待批、待待阅件，紧紧急、不不紧急，写写明文件件摘要（必必要背景景资料、审审批原由由），便便于总经经理按总经理批批改意见见复印后后转发、呈呈送（可可参照文文件管理理规定），必必要的事事情进行行追踪，反反馈结果果。必要文件进

17、进行存档档。注：传真、邮邮件、信信函等内内容为外外文的，应应及时译译出五、名片分类：可根根据总经经理业务务情况分分类，如如公司类类型、客客户类型型、地域域等；存放：名片盒录入到NOOTESS通讯录录中（更更易查找找，但需需要录入入时间）应准备一名名片夹，存存放与总总经理联联系紧密密且重要要的人员员名片，并并保证查查找时方方便快捷捷。第二部分 日程安安排 控制日程程，意味味着你与与总经理理一起有有序工作作。“日程安排排”是指时时间排定定的领导导工作计计划，是是领导工工作量、工工作效率率、工作作成果的的一种反反映，是是时间管管理艺术术的集中中体现。秘秘书的职职责是当当好“管家”按日程程安排为为领导

18、做做好各种种必要的的准备，并并提醒领领导实施施。本文文将从总总体日程程安排、出出差日程程安排、会会议安排排、媒体体采访、大大型活动动和突发发来访六六部分加加以详细细说明并并提供文文字模版版，希望望能给大大家的工工作提供供参考。日程是领导导的工作作质量，工工作效率率，工作作成果的的一种体体现，而而规划 、安排排领导的的工作日日程是秘秘书的一一项基本本工作。这这项工作作看似简简单，但但却十分分重要，它它是秘书书辅助总总经理工工作的基基础，安安排好总总经理的的日程，意意味着秘秘书将和和总经理理一起进进行有序序的工作作。作为为秘书一一定要细细心观察察领导的的工作习习惯和做做事风格格，调整整自己的的工作

19、方方法，主主动适应应领导的的工作节节拍。在在没有达达成默契契的情况况下，最最好在合合作之初初与领导导做一次次深入沟沟通，准准确了解解领导的的要求、需需求，并并对可能能会遇到到的一些些情况的的处理原原则达成成共识，为为日后工工作的顺顺利开展展做铺垫垫。此外外，勤于于思考，多多做总结结对于秘秘书日常常工作效效率的提提高是十十分必要要的，把把看得出出的经验验、教训训、小技技巧等做做一备忘忘录，时时常翻看看，补己己之短，扬扬己所长长这不仅仅提高了了自己的的工作水水准，同同时也对对领导的的工作效效率起到到了间接接地促进进作用。总体日程安安排领导的日常常工作分分为日常常性工作作，即事事先有计计划的相相对固

20、定定的工作作（如会会议、出出差、接接待等）和和突发性性工作（临临时安排排的事情情）两类类。而秘秘书的通通常做法法是将有有计划的的事情预预先填入入拟好的的日程表表中，同同时细致致灵活地地安排好好突发随随机事件件。（一）总体体原则：了解总经理理的日常常工作、近近期业务务重点、作作息习惯惯、身体体状况， -优优化工作作方法，细细心观察察总经理理的工作作习惯与与做事风风格，主主动适应应其工作作节拍； -了了解公司司业务发发展情况况，特别别是所服服务总经经理的业业务进展展情况，留留意近期期的工作作兴奋点点；对计划内事事情预先先写入日日程；及及时整理理日程表表，以免免安排冲冲突；明确事情的的优先级级，在处

21、处理事务务时注意意理顺和和排序，分分清轻重重缓急，酌酌情安排排处理；定期与总经经理沟通通，将双双方的要要求、需需求和可可能会遇遇到情况况的处理理原则达达成共识识，以利利工作开开展；注意日程安安排的时时间松紧紧，适当当安排；（二）经验验与技巧巧周一日程、出出差前后后一个工工作日不不要安排排过多的的事务；在两个约会会间留出出机动时时间，防防止会议议延长引引起时间间冲突，并并给总经经理留出出整理思思路的时时间；同同时预留留时间处处理日常常事务；根据总经理理习惯留留出适当当固定时时间阅读读报刊资资料及其其他信息息；对于总经理理的各项项安排熟熟记于心心，及时时提醒已已定下来来的安排排，防止止冲突；每日安

22、安排相对对固定时时间与总总经理核核对日程程，保证证秘书与与总经理理日程表表内容一一致；不要代替领领导做决决定，在在总经理理的同意意下针对对其工作作习惯和和时间对对各种预预约酌情情处理；控制约会时时间，适适时打断断，防止止拖延，以以免影响响下面的的日程；掌握近期要要回避的的人物；月/周计划划安排模模版可使用NOOTESS日历功功能，填填入相关关安排，打打印即可可；也可按照总总经理习习惯，自自行制作作日程表表；二、出差日日程安排排 做做为秘书书，安排排总经理理出差是是经常的的一项工工作，同同时也是是需要更更加细致致的一项项工作。通通过秘书书的计划划，把总总经理出出差在外外的工作作安排得得紧张而而有

23、序，愉愉快而圆圆满，这这是秘书书工作的的目标，也也是工作作价值的的一个体体现。（一）国内内出差 出差前： 确定出出差目的的和日期期；确认总经理理出差陪陪同人与出差地相相关人员员沟通，确确定周到到的日程程安排（明明确如早早午晚餐餐安排、所所到地地地址、需需要的路程时时间、接接待人员员等信息息。）确定行程，预预定机票票（注意意选择好好航空公公司、机机型及班班次）、酒酒店（选选择总经经理习惯惯的酒 店店、熟悉悉酒店的的电话、传传真等）、接接/送机机人员（明明确接送送机人的的联系方方式）；完善细致周周到的日日程表（时时间、地地点、对对方参会会人、议议程等）（见范例）。根据总经理理的习惯惯，准备备出差用

24、用物品（见见物品携携带表）。拟写授权书书并于总总经理出出差前一一天向各各相关部部门及相相关人员员发出邮邮件和复复印件（财财务部等）。（见见范例） 出差中 在第第一时间间掌握总总经理到到达后的的联系方方式，必必要时通通知授权权人及其其它相关关人员。根据总经理理日程安安排，随随时通报报公司及及GM关关心的业业务进展展情况；配合总经理理授权人人的工作作，及时时掌握公公司及业业务相关关信息。根据情况及及时与相相关人员员及总经经理沟通通，及时时调整日日程安排排； 出差后 及时时向总经经理汇报报出差期期间公司司内部事事务及业业务进展展；出差资料整整理（包包括资料料、名片片、会谈谈备忘），根根据需要要转发相

25、相关人员员或存档档；向总经理认认为有必必要的合合作方致致感谢函函。各种差旅费费用报销销；跟进业务后后续事宜宜；（二） 国国外出差差出差国外与与国内出出差安排排顺序及及内容大大致相同同，但在在此要特特别提醒醒您注意意以下几几点：根据公司最最新业务务情况准准备PRRESEETATTIONN （中中/英文文），与与对方确确认演示示设备，必必要时准准备彩色色打印胶胶片和打打印稿。机票购买时时注意避避免经停停中转，选选择好的的航空公公司和服服务，长长途飞行行选择好好的机型型；注意准备好好各种证证件及邀邀请函，并并提醒总总经理携携带；根据客人的的级别和和国家风风俗习惯惯准备礼礼物；准备当地的的地图及及国家

26、风风情资料料；确认对方还还是我方方提供翻翻译服务务；回国后向邀邀请方致致谢。（三）陪同同出差 陪陪同总经经理出差差无疑对对秘书的的工作提提出了更更高的要要求，在在出差前前除了前前面介绍绍的注意意事项外外，在出出差过程程中，要要求秘书书注意以以下事项项：登机前，为为总经理理办理机机场建设设费购买买、机票票换票及及各种登登机手续续；并再再次确认认接车人人；到达后，办办理宾馆馆入住手手续，了了解总经经理房间间号码及及电话，并并将秘书书房号电电话及时时告知总总经理；每日及时核核对本日日及第二二天的日日程安排排；提前设置清清晨叫醒醒，并安安排早餐餐；根据当天的的日程安安排落实实车辆；及时提醒并并事先落落

27、实各项项安排；携带总经理理名片、必必要的会会议资料料（报告告稿件、会会面备忘忘、采访访提纲）；注意建立各各种客户户关系（包包括政府府领导、合合作伙伴伴、媒体体记者）着装要求：大方职职业装、着着淡装；注意言言谈举止止；出差返回后后将总经经理与客客户沟通通的事项项逐条落落实、跟跟踪，并并及时办办理费用用报销、资资料整理理。 附件一：出出差物品品携带表表名片若干日程表证件（身份份证、护护照、港港澳通行行证、边边防证等等）笔记本电脑脑和pppt（保保存在桌桌面）、pppt备备份软盘盘2张往返机票（将将保险费费保留在在秘书手手中）书面讲话稿稿及素材材2份活动或会议议等背景景材料出访地联系系人通讯讯录准备

28、现金或或信用卡卡注款备用笔等文文具*准备一支支彩色笔笔礼品*包装应急药及常常用药品品附件二：授授权书模模版文件编号OOUR REFF.：LCS-DDTB600023-99发文日期DDATEE：2000.6.144文件类别CCATEEGORRY:通知拟文人FRROM:-审核VERRIFIIED:/批准APPPROVVED:-收文人TOO：全体人员收文部门TTO(DDEPTT.):台式电脑事事业部、笔笔记本事事业部、软软件事业业部、服服务器事事业部、外外设事业业部抄送 CCC:总裁室、企企划部秘秘书处、财财务-附件ATTTACHHMENNT:/ FORMCHECKBOX 传阅 FORMCHECKB

29、OX 阅后存存档 FORMCHECKBOX 保密 保密密期限 CIIRCUULARR FIILINNG CCONFFIDEENTIIAL TEERM FORMCHECKBOX 其他 OTHERRS/ FORMCHECKBOX 页 数NO.OFF PAAGESS1授 权 通通 知 电电脑公司司副总裁裁-在20000年年6月115日-16日日期间因因公外出出，此期期间将台台式电脑脑事业部部资材、质质控、经经营管理理等相关关签字权权授予副副总经理理-，台式式电脑事事业部其其他相关关财务及及文件审审批授权权予常务务副总经经理-，除除台式电电脑事业业部外其其他事业业部系统统相关财财务签字字及文件件审批委

30、委托副总总裁-处理理。 特特此通知知 - 20000.6.114 附件三：国国内出差差日程范范例刘军总经理理出差深深圳日程程安排（44月255-277日）时间日程地点备注 4月255日17：255北京深圳圳CA13005机场接机人：- 13660 入住新新世纪酒酒店该车在深圳圳期间随随行21：300夜宵自行安排4月26日日11：300嘉利会面及及午餐新世纪酒店店上海餐餐厅宁波波厅嘉利参加人人：何焯焯辉、谭谭永雄、 邓秉秉觉联想：-、-议题：嘉利利最新情情况通报报对方联系人人：邓秉秉觉 11390029997511413：200出发前往EEMC offficee、-陪陪同前往往 14：000EM

31、C会面面深圳沙头角角保税区区21-23栋栋北座联想参加人人：-、-、-、 -、-EMC参加加人： 总经理理 余余昭信 副副总经理理 陆杨 业业管处经经理 张张界杨 技技术处协协理 郭郭宗钦 研研发部经经理 张张滨 会面安排：14:000 115:000双方公公司介绍绍交流15:000166:000参观工工厂16:000177:000 产产品研讨讨（显示示器/电电脑相关关产品）及及未来业业务合作作磋商 17：220返回新世纪纪，梁青青陪同18：000晚餐新世纪酒店店餐厅美国国家半半导体：李彬及及随行人人员联想：-、-4月27日日14：000东莞金和涂涂料有限限公司会会面深圳长安镇镇沙头南南区（地

32、地图附后后）金和参加人人：总经经理 董董合枝 生产产经理 董博霖霖嘉利厂参加加人：采采购部主主管 黄宝球球 工程总总监 邓秉秉觉 联想参加人人：-、-、-议程安排：14：000-144：055双方介介绍14：055-144：255金和介介绍（工工厂历史史、油漆漆种类、生生产工艺艺及相关关喷漆关关键技术术、发展展趋势等等）14：255-144：555双方讨讨论14：555-155：255参观金金和新厂厂15：355瑞和塑胶五五金电子子厂深圳长安镇镇沙头南南区15：355-155：400联想与与瑞和人人员互相相介绍15：400-166：100参观瑞瑞和工厂厂16：100-166：255机动16：2

33、55前往机机场，车车程约330分钟钟17：400 CA13003 深圳北京-安排排接机随行及重要要联系电电话：- - - - 附件四：国国外出差差日程安安排表-执行行副总经经理访问问汉城行行程表（999年77月144日至117日）访问时间主要活动地点备注 7月144日 177：500200：400 211：000211：300北京汉汉城到达酒店办办理入住住（因通讯不不便，LLG商事事提供一一部手机机在汉城城期间使使用，号号码为：0199233350998KIMPOO AiirpoortHolidday innn SeeoullLG商事MMr.JJ.S.PARRK等在机场左边边出口举举牌接 (T

34、eel: 0199336678996)下榻处: Hollidaay iin SSeouul(佳佳乐) TTel: 82202717794441 FFax:8202715594441 7月15日 8：009：00 9：00122：300 12：30133：200 13：20144：400 14：40166：400 16：40188：000与LG LLCD部部B.KKwonn/V.Preesiddentt 及LLG商事事K.MM.Ahhn / Srr.MGGR 、JJ.S.Parrk 共共进早餐餐及会谈谈前往LG 位于龟龟尾的LLCD厂厂 与LG LCDD负责人人午餐参观及会谈谈（陪同同及参加加者

35、:LLG LLCD 厂总经经理Mrr.K.S.PParkk/Exxe.DDireectoor、LLG 商商事K.M.AAnn/Sr.MGRR 、JJ.S.Parrk）前往LG电电子位于于平泽的的CD ROMM 厂参观及会谈谈（陪同同及参加加者：LLG电子子Mr.M.HH.Paark/Sr.Dirrecttor Mr.J.HH.Chhengg/G.MGRRLG商事:K.MM.Ahhn/ Sr.MGRR、J.S.PParkk）Holidday innn SeeoullorLG Twwin Towwerss龟尾 路程：33小时中餐 主持人: Mrr.K.S.PParkk 路程：33小时 主持人: M

36、rr.M.H.PParkk访问时间主要活动地点备注 7月155日18：000199：30019：300211：000与LG电子子人员共共进晚餐餐回酒店平泽7月16日 8：0009：220 9：33010：00 10：30100：500 10：50111：200 11：20111：500 11：50133：000 13：00144：000自酒店前往往三星电电子LCCD工厂厂所在地地高层领导见见面（LLCD Marrkettingg W.H.HHongg/Srr.MGGR、崔崔敏洙先先生等）-作联联想电脑脑公司及及产品的的介绍针对相关问问题进行行会谈参观与会者共进进午餐乘车前往LLG总部部七星（K

37、iiheuung）联络人： Mrr.J.Y.PParkkTel:88202750073113 144：300177：000 177：000177：300 199：000211：000会谈（参加加者：LLG商事事D.HH.Kaang/V.PPressideent LG电电子 MM.H.Parrk/EExe.Dirrecttor等等)回酒店休息息与LG商事事人员共共进晚餐餐（D.H.KKangg/V.Preesiddentt 、KK.M.Ahnn/Srr.MGGRY.H.KKim/Sr.MGRR)LG总部Holidday innn Seeoull联络人:LLG商事事Mr.J.SS.Paark主持人

38、:MMr. D.HH.Kaang访问时间主要活动地点备注7月17日日10：000188：00018：000199：00021：400222：400参观韩国电电子市场场/汉城城市区及及近郊观观光游览览酒店结帐、乘乘车前往往金浦机机场汉城北北京汉城市区及及近郊陪同人：导导游、 LLG商事事Mr.J.SS.Paark （117日为为韩国国国庆日）自酒店到机机场约440分钟钟路程三、会议安安排 召召开和参参加会议议是总经经理的主主要工作作方式之之一。组组织会议议和处理理与会议议有关的的事务几几乎成为为秘书的的经常工工作，其其重要性性不言而而喻。会会务工作作是秘书书组织工工作能力力的综合合体现，它它将多

39、种种繁杂事事务汇集集一身。保保证会议议顺利的的举行，需需要多方方面的准准备工作作。这就就需要秘秘书是八八面玲珑珑的天才才，同时时善用平平时培养养出的细细心与责责任心，沉沉着应对对，以不不变应万万变！以以下分内内部会议议与外部部会议分分别介绍绍。（一） 内内部会议议安排总经理主持持的会议议结束修改下发整理会议记录/纪要会中服务会前准备（仪器调试）反馈接收下发修改安排会议室、落实参会人员拟订会议通知（注意文件格式）确定会议目的、参会人员、时间、议程开始 结束修改下发整理会议记录/纪要会中服务会前准备（仪器调试）反馈接收下发修改安排会议室、落实参会人员拟订会议通知（注意文件格式）确定会议目的、参会人

40、员、时间、议程开始审批 审批 审批 N 审批NY YYNY注意事项：会前与GMM及相关关部门负负责人明明确会议议内容、议议程和参参加人；综合考虑各各种因素素（如GGM全天天日程安安排），安安排会议议地点及及时间；下发会议通通知后，确确认参会会人是否否已收到到通知，对对特别重重要的参参会人，可可通过电电话确认认；会中协助放放映PPPT，并并时刻关关注会场场内情况况，随机机应变；对会中达成成的决议议及时跟跟踪，并并反馈给给GM；总经理参加加的会议议开始接收通知回复或改请结束会后材料整理工作跟进反馈总经理参会会前提醒会前协助准备回复邀请部门并准备材料确认时间 开始接收通知回复或改请结束会后材料整理工

41、作跟进反馈总经理参会会前提醒会前协助准备回复邀请部门并准备材料确认时间判断与总经理业务是否有关判断与总经理业务是否有关 N YY与对方确认后 另行安排 与对方确认后 另行安排 时间冲冲突 请示总经理请示总经理 是否参加 N YY 注注意：把把握前往往会议地地点出发发时间的的安排。（二）外部部会面安安排总经理主持持的外部部会面接受会面请请求 NO 婉拒拒或该请请他人 注意意：讲明明原因，以以 免对对方误解解 注注意：在在收到会会面请求求时，经经与部门门相关负负责人及及GM商商讨决定定， 同同时提供供背景材材料以供供GM做做出判断断Y与对方确认认时间、 地点、人员员、议程程，并落实我方方人员、地地

42、点拟定meeetinng aagennda, pppt 修改改（中英文标标准版、及及业务回回顾） 发会议通知知，并落实参会会人员会前准备工工作 会中服务 会中达成共共识的跟踪反馈 结束 注意事项：综合考虑各各种因素素，选择择合适的的会面地地点、预预定会议议室；注意准备电电子或纸纸制的欢欢迎牌、激激光笔；会前与对方方沟通是是否需准准备翻译译，如需需要，提提前确认认；根据来访公公司的习习惯及来来访者的的级别准准备礼物物；在与来访公公司沟通通中确认认是否需需安排车车辆接送送，如需需要注意意把握接接送时间间，并通通知对方方确切的的会面时时间及地地点；考虑是否需需要在会会面时录录音或拍拍照，并并提前准准

43、备；如需安排参参观，提提前与行行政后勤勤部联系系，填写写参观申申请，安安排参观观陪同人人；会前给总经经理提供供相关背背景材料料，如需需要请相相关部门门负责人人与总经经理沟通通洽谈事事宜；在会前拟制制meeetinng aagennda（见见模版）在制作PPPT时根根据各部部门情况况、来访访者的需需求酌情情修改添添加内容容，注意意内容的的及时更更新，并并根据来来访者需需求制作作中/英英文；-初次会会面PPPT应包包括：联联想总体体情况及及业务情情况介绍绍；-再次会会面应注注意：有有针对性性的业务务回顾（可可请相关关业务部部门提供供资料）。帮总经理准准备名片片，并提提醒会面面时携带带；提前30分分

44、钟进行行，调试试设备，摆摆放材料料，迎接接客人，注注意对待待客人谦谦和有礼礼的态度度；提醒总经理理参会，在在GM同同意后陪陪同参会会，参会会中协助助放映pppt，并并关注会会场内情情况，随随机应变变，灵活活处理各各种情况况； 会面结束后后，代总总经理或或陪同送送客人离离去；之之后整理理笔记本本电脑等等仪器设设备；总经理参加加的外部部会面总经理参加加其他部部门组织织、主持持的会面面，秘书书的工作作可能就就不像前前面介绍绍的那样样繁多。但但应从较较专业的的角度协协助安排排。并关关注以下下几点：开始开始征询GM是否参会征询GM是否参会婉拒并请对方改请接到参会邀请婉拒并请对方改请接到参会邀请 N Y回

45、复对方参会，并回复对方参会，并写入日程表关注对方会议组织情况，并适时提出关注对方会议组织情况，并适时提出建议在会面前给GM提供背景材料在会面前给GM提供背景材料提醒GM参会提醒GM参会总经理参会总经理参会结束结束注意事项：会前为总经经理准备备详细的的背景材材料；会前了解会会议的具具体地点点，如在在不同办办公区，请请注意把把握出发发参会时时间；对会中决议议，总经经理希望望详细了了解的，及及时跟进进并反馈馈；外部会面会会议备忘忘模版 Gueest Meeetinng TTablleGuestts Commpanny: AMDDGuestts Namme aand PossitiionLegennd

46、ss Paartiicippantt annd PPosiitioonMr. HHecttor de J. Ruiiz COOMr. RRaymmondd LeeeV.P oof AAsiaa Saaless & MarrkettinggMr. KKelvvin KwookSaless Diirecctorr off AssiaMr. TThommsonn ChhanMarkeetinng DDireectoor oof AAsiaaMr. PPerrry CChannCounttry Mannageer oof CChinnaMr. JJackk LeeeAssisstannt SSalee

47、s MManaagerrMr. Viice Preesiddentt off Leegennd CCompputeer ssysttem Geenerral Mannageer oof DDeskktopp buusinnesss DiivissionnMr. Viice Preesiddentt off Leegennd CCompputeer ssysttem Geenerral Mannageer oof NNoteeboook bbusiinesss DDiviisioonMr. Geenerral Mannageer oof MMateeriaal MManaagemmentt Di

48、ivissionn off DTTBMiss. Maanagger of Matteriial Mannageemennt DDiviisioon oof DDTBMr. InnterrpreeterrAppoiinteed TTimee Peeriood: 15:000 ppm-116:000 ppm, Junne 22, 220000Venuee : Phooeniix hhalll att Errbiaao bbuilldinng oof LLegeend Commputter Sysstemms LLimiiteddMeetiing Ageendaa: 15:00-15:05 Innt

49、rooducctioon 15:05-15:10 AMMD IIntrroduuctiion (Mrr. PPerrry CChann) 15:10-15:30 AMMD uupdaate ( MMr. Rayymonnd LLee) 15:30-15:45 Leegennd uupdaate (Mrr. ) 15:45-16:00 Diiscuussiion aboout coooperratiion bettweeen AAMD andd LLegeend四、媒体采采访 时序总经理总经理秘书书品牌市场部部Y开始接到采访申请品推安排?整理品推提供的采访提纲NN转交品推处理Y安排总经理采访？征

50、求总经理意见接受采访Y开始接到采访申请品推安排?整理品推提供的采访提纲NN转交品推处理Y安排总经理采访？征求总经理意见接受采访结束接受采访？结束采访前一天采访前一星期提醒总经理着装了解记者需求，为记者提供相关资料Y修改审阅配合品推整理采访问题答案N根据日程进行安排落实品推陪同人员及记者的联系方式NY结束接受采访？结束采访前一天采访前一星期提醒总经理着装了解记者需求，为记者提供相关资料Y修改审阅配合品推整理采访问题答案N根据日程进行安排落实品推陪同人员及记者的联系方式NY结束通知总经理收看与记者联系，落实播出或见报时间总经理接受采访检查设备准备电话设备采访结束采访前20分钟提醒总经理出发与品推陪

51、同人联系，再次落实时间检查采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访？采访在公司？N结束通知总经理收看与记者联系，落实播出或见报时间总经理接受采访检查设备准备电话设备采访结束采访前20分钟提醒总经理出发与品推陪同人联系，再次落实时间检查采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访？采访在公司？N媒体采访流流程说明明：1、接受采采访联想电脑公公司的采采访由品品牌推广广部统一一安排，集集团采访访由企业业传讯部部统一安安排；除除此之外外的采访访需求必必须转交交品牌推推广部处处理； 对对直接联联系的记记者要特特别礼貌貌，要向向对方说说明公司司采访规规定，请请对方理理解；应应记下记记者的联联系方式式，

52、必要要时可帮帮助对方方联系品品推接口口人；从品推得到到采访提提纲；将整理好的的采访提提纲和背背景资料料呈送总总经理审审阅，征征求总经经理意见见；对总经理接接受的采采访可根根据日程程进行安安排，适适合安排排在一起起的采访访尽量安安排在一一起；对总经理不不接受的的采访经经总经理理授意后后可向品品推推荐荐其他人人接受采采访，必必要时可可帮助品品推人员员进行沟沟通联络络。2、采访准准备（采采访前一一周）落实品推采采访陪同同人和记记者的联联系方式式，出现现意外情情况时可可进行联联系；配合品推帮帮助总经经理整理理采访问问题的答答案，呈呈送总经经理审阅阅并适时时修改；对于常常见问题题的回答答应该有有所备份份

53、并及时时更新；了解记者需需求并进进行准备备：对于需要摄摄像或拍拍照的采采访对光光线和电电源会有有要求，在在预定采采访场地地时应该该注意；有些记者会会要求得得到公司司、部门门简介或或总经理理的简历历和照片片，可事事先为记记者提供供；对公司简介介、部门门介绍、总总经理简简历和照照片应分分别准备备电子版版和打印印版；3、采访准准备（采采访前一一天）帮助总经理理准备好好采访提提纲和问问题答案案；对于需要摄摄像或拍拍照的采采访注意意提醒总总经理着着装和发发型；如果是电话话采访要要向行政政后勤部部通讯处处事先借借好电话话会议设设备；如果采访在在公司外外进行要要事先定定车； 如如果采访访在公司司内进行行要事

54、先先预定会会议室，并并根据采采访需要要注意采采光电源源；4、采访当当天采访前200分钟必必须与品品推陪同同人联系系，落实实采访时时间；如果是电话话采访需需要检查查会议设设备；到采访时间间后接入入记者打打来的电电话或帮帮助总经经理拨通通记者电电话；如果采访在在公司外外应该及及时提醒醒总经理理出发；如果采访在在公司内内应该检检查采访访场地； 如如果采访访在公司司内，记记者到后后应由秘秘书先行行接待，了了解场地地是否合合适，对对方是否否需要其其它背景景资料； 安安排停当当后请总总经理出出面接受受采访；送记者离开开，并了了解播出出或见报报时间；5、采访结结束与记者沟通通，及时时了解播播出或见见报的确确

55、切时间间；通知总经理理收看，或或收集采采访报纸纸呈送总总经理；必要时可通通知公司司全体或或部门员员工收看看。注意事项：对记者的界界面要非非常友好好。五、大型活活动陪同总经理理参加的的大型活活动： 部门门时序总经理秘书书总经理预定车辆安排日程Y征求总经理意见了解活动议程N活动后活动当天活动前一天接受活动邀请结束整理业务资料和名片关注总经理需要，为总经理挡驾带好活动议程、名片等资料提醒总经理应参与哪几项活动开始预定车辆安排日程Y征求总经理意见了解活动议程N活动后活动当天活动前一天接受活动邀请结束整理业务资料和名片关注总经理需要，为总经理挡驾带好活动议程、名片等资料提醒总经理应参与哪几项活动开始陪同

56、总经理理参加的的大型活活动流程程说明：接受活动邀邀请得到活动议议程，判判断重要要程度，征征询总经经理意见见；对于总经理理同意参参加的活活动事先先安排日日程；活动前一天天的准备备工作做好准备工工作，如如预定车车辆等；提醒总经理理应该参参与活动动的那几几项；活动当天着大方的职职业装，化化淡妆，发发型整齐齐，工作作时间要要佩带胸胸卡；带好活动议议程、名名片等资资料；活动中关注注总经理理的需要要，注意意保持在在总经理理的视线线内，在在必要时时为总经经理挡驾驾；活动后整理业务资资料和名名片。（二）参与与支持的的大型活活动： 部门门时序总经理秘书书总经理征求总经理意见总经理审阅Y活动后活动当天活动前三星期

57、接受活动邀请根据总经理授意跟进工作结束根据录音整理讲话稿整理业务资料和名片配合演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参加分工演练N修改协助总经理准备发言稿、PPT、主持词等安排日程NY了解活动议程开始征求总经理意见总经理审阅Y活动后活动当天活动前三星期接受活动邀请根据总经理授意跟进工作结束根据录音整理讲话稿整理业务资料和名片配合演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参加分工演练N修改协助总经理准备发言稿、PPT、主持词等安排日程NY了解活动议程开始参与支持的的大型活活动流程程说明：接受活动邀邀请得到活动议议程，判判断重要要程度，征征询总经经理的意意见；如果总经理理同意参参加活动动，

58、安排排好日程程；活动前三星星期参加分工会会，明确确总经理理和自己己的职责责，了解解其他人人职责，将将总经理理日程细细化落实实； 如如果讲话话稿、PPPT是是由秘书书准备的的，要给给自己留留出修改改时间；帮助总经理理准备PPPT、发发言稿、主主持词等等，经总总经理审审阅后修修改定稿稿；定稿的PPPT和发发言稿要要交给会会议组织织者；参加彩排；对重大大活动中中需要配配合演示示的PPPT一定定要反复复演练；活动当天参加外部活活动时，秘秘书应着着端庄大大方的职职业装，化化淡妆，发发型整齐齐，工作作时间要要佩带胸胸卡；带好如下物物品：拷拷好资料料的笔记记本电脑脑和两张张备份软软盘、名名片、激激光笔、激激

59、光笔电电池、签签字笔、录录音机、磁磁带、麦麦克风、纸纸巾、润润喉片等等；活动中配合合演示PPPT，做做好录音音；活动中配合合接待公公司或外外部领导导，活动动期间要要保持在在总经理理的视线线之内，在在关注自自己总经经理需求求的同时时也关注注其他总总经理的的需求；在突发紧急急情况下下不要慌慌乱，首首先要关关注自己己总经理理的需求求或部署署，可能能情况下下主动分分担会务务人员的的工作；活动后整理业务资资料和名名片；根据录音整整理讲话话稿；总经理在活活动中往往往会遇遇到很多多人，引引发很多多工作管管理上的的想法，需需要秘书书参会后后跟进落落实。六、突发来来访接待待 部门门时序总经理秘书书总经理征求总经

60、理意见N NNNYNNN总经理方便接待结束根据总经理授意进行后续安排安排总经理同来访者见面为对方安排会议室，告诉对方需要等待的时间总经理方便时告知来访情况记下对方联系方式，留下对方资料征求对方意见，帮助安排其他负责人见面主动另约见面时间结束Y转交相关部门负责人处理留下来访者的联系方式和介绍资料告知来访者相关部门负责人的联系方式NY与部门业务有关？礼貌回绝N与公司业务有关？NY对来访者熟悉？问清对方来访目的开始征求总经理意见N NNNYNNN总经理方便接待结束根据总经理授意进行后续安排安排总经理同来访者见面为对方安排会议室，告诉对方需要等待的时间总经理方便时告知来访情况记下对方联系方式，留下对方