《档案馆防治灾害工作指南》的编制及有关思考

1、?档案馆防治灾害工作指南?的编制及有关考虑摘要:本文介绍了?档案馆防治灾害工作指南?的编制背景、根本框架和主要内容,分析了在工作中应予重点关注的假设干问题,并结合指南编制过程中的有关考虑对防灾资源储藏、现代都市防灾、核心档案特殊管理、质量管理机制引入等问题进展了讨论。关键词:档案保护防灾减灾指南核心档案质量管理在近期召开的全国档案平安体系建立工作会议上,国家档案局把加强档案部门防灾减灾工作作为一项重要任务提了出来。杨冬权局长在讲话中明确指出,“要进一步唤起广阔档案工作者对防灾减灾工作的高度关注,增强大家的防灾减灾意识,进步大家的防灾减灾才能。关于推进该项工作理论展开的举措之一,杨局长指出,国家

2、档案局组织编写、发布的?档案馆防治灾害工作指南?,是指导我国各级档案部门开展防灾减灾工作的重要参考材料,是档案工作者参加防灾、抗灾、救灾教育培训,进步档案人员平安才能的重要教材,希望大家今后加大对这个指南的学习宣传与贯彻执行。为了配合该指南的学习和宣贯,本文拟就指南的编制背景、根本框架和主要内容作一简要介绍,同时谈谈笔者在参与指南编制过程中对有关问题的一些初步考虑。1.指南的编制背景及主要过程我国历来都很重视危机管理和防灾备灾的问题,所谓“有备无患、“预那么立,不预那么废、“未雨绸缪、“不打无准备之仗等等,都是阐述的同样的或相近的道理。而“临渴掘井、“亡羊补牢等那么是另外一种态度,当然也可以说

3、是对“未雨绸缪某种程度或某个角度的补充。著名的玛雅传说认为,我们的地球目前处在第五个太阳年。按照玛雅日历计算,人类历史将于公元2022年进入新纪元。而每一太阳年更迭时,总会发生一场宏大灾难。好莱坞根据这一传说拍摄了轰动一时的灾难片?2022?,描绘了一个天塌地陷、末日降临的惊悚故事。而这仅仅只是一个可怕的故事吗?事实上,自然力在造福人类的同时,对人类文明和人民生命财产的影响与破坏从来就没有停顿过。远的不说,还保存在我们记忆中的重大灾难就有不少,如1976年7月28日爆发的唐山7.8级大地震造成24.2万人死亡;2022年底导致22.5万人死亡、10万儿童沦为孤儿的印度洋海啸,让人们在悲伤中进入

4、新的一年;2022年8月发生的卡特里娜飓风,2022年5月相继发生的纳尔吉斯热带风暴和汶川大地震等,其宏大的破坏和造成的惊人损失,至今无法让人释怀。重大灾难发生时,档案部门往往也难以防止地受到直接损毁或间接殃及。仅以汶川地震为例,这次自然灾害对当地及周边地区档案馆建筑造成的宏大破坏和对档案造成的严重损毁,可谓触目惊心。据统计,四川省内阿坝、绵阳、德阳、成都、广元、雅安等6个重灾区的国家综合档案馆馆藏档案425万余卷中,有61万多卷档案处于严重受损的危房之中,全省有43915平方米档案馆舍受到不同程度损坏。北川县档案馆在地震中完全坍塌,档案被泥石瓦砾掩埋,被雨水淹渍霉变。这次地震对档案馆造成的灾

5、难性后果,给馆藏档案文献遗产的平安保管和有效利用形成严重威胁,造成极大困难。正因为如此,危机管理和防灾备灾近年来已不再仅仅是一个学术研究课题,而已成为各国档案部门和相关国际组织高度关注和重视的现实问题和详细理论。国际蓝盾委员会自成立以来,始终致力于推进文化遗产领域防灾减灾和各类突发事件中文化遗产的保护。国际档案理事会1997年专门出版了?档案馆防灾减灾指南?。2022年,国际图联也出版了?灾害准备和规划简明手册?,都是对这一重大问题高度关注的详细表达。国家档案局高度重视防灾减灾和突发事件中的档案保护工作。早在1997年,国家档案局技术部曾经组织了各种自然灾害及其对档案影响的系列课题的研究,主要

6、包括地震、台风、泥石流、火灾、水灾等,分别由河北、浙江、湖南、四川等地档案部门承当。这些课题先后完成,获得了一批重要的理论和理论成果,对各级档案部门开展防灾减灾工作提供了有益的智力支持和技术保障。近年来,面对自然灾害频发的总体态势,国家档案局每年在汛期之前都要发出关于做好汛期档案平安工作的通知,提醒并要求各级档案部门加强汛期的档案平安排查,这在一定程度上对于做好档案的保护,确保档案的平安起到了一定的作用。但是,直到汶川地震发生前,国内还没有一个标准的标准或一部专门参考书目对我国较常发生的自然灾害进展梳理,并提出详细的防治意见,用于指导我国档案部门防灾减灾的工作理论。汶川地震发生后,国家档案局立

7、即组织开展了一系列工作,包括制订出台抗震救灾中档案抢救和保护工作指导意见、派出工作组赴灾区调研和指导受损档案紧急处置、组织各省区市档案部门开展对口支援灾区恢复重建、批准组建专家组详细指导北川受损档案抢救工作,等等。与此同时,面对档案部门遭受的重大损失,出于受损档案紧急处置和档案部门灾后恢复重建工作的客观需要,更为了总结理论中得来的经历教训以进步各级档案部门的防灾备灾才能,国家档案局立即提出并组织有关人员着手研究编制?档案馆防治灾害工作指南?,以作为各地档案部门防灾备灾的重要参考资料。课题组从我国频繁发生的、较为常见的自然灾害种类和对档案造成危害的实际出发,参考了国际上的相关经历和做法,在总结汶

8、川地震档案工作恢复重建理论经历的根底上,从防灾备灾、应对灾害、灾后重建三个方面提出了我国档案馆在防治和应对灾害工作中的详细做法和要求。课题组成员以高度负责的精神进展了相关调研,查阅了大量的资料,屡次召开座谈会,不断调整优化篇章构造,对各省区市报送的反响意见进展认真研究、梳理和吸收,数易其稿,经过一年多时间的艰辛努力,于2022年底完成全部工作,正式与广阔读者见面。这个指南的及时编制和发布施行,既得益于汶川地震中档案抢救修复相关经历教训的总结,也在后来指导相关灾害应对时档案紧急处置等实际工作中发挥了积极作用。2.指南的根本框架和主要内容?档案馆防治灾害工作指南?的主要内容包括三个部分:防灾备灾、

9、紧急应对和灾后恢复重建。防灾备灾主要包括风险评估、应急预案、建筑考量、容灾备份等方面的内容,紧急应对主要涉及人员疏散、档案转移和紧急处置,恢复重建那么包括损失评估、重建规划、馆舍重建、档案抢救、系统恢复等主要内容。这里仅就各部分中的几个相关问题作一点简要补充。2.1风险评估、建筑布局和应急预案(1)要高度重视并实在做好档案馆的平安风险评估。应对危机、化解风险,首先要可以充分意识到危机和风险的存在。风起于青萍之末。海恩法那么充分阐述了“预那么立,不预那么废的道理:每一起严重事故的背后,必然有29次细微事故和300起未遂前兆以及1000起事故隐患。人们对导致事故发生的隐患、征兆往往容易忽略,甚至发

10、现后没有引起足够的重视,这是导致意想不到的平安事故发生的重要原因。因此,对档案馆可能存在的平安风险进展系统的、标准的、科学的评估,及时查找各个环节可能存在的破绽或隐患,有针对性地及时把各种破绽或隐患消灭在萌芽状态,是确保档案实体平安和档案信息平安最根本的措施之一。我们应当及早研究和建立档案平安风险评估机制,研究制订档案平安风险评估指标体系及其施行方案,通过对档案平安状况开展风险评估,指导各单位立足于防患未然,采取更加具有针对性的平安防范措施,预防平安事故发生,并为处置平安事故提供科学根据。(2)要慎重考虑档案馆舍总体建筑布局。档案馆舍是保管和保护档案最为重要的防线,是防止各种自然灾害对档案造成

11、损毁的首要屏障。从汶川地震灾区档案馆受损评估情况来看,一是档案建筑倒塌的比例远远少于其他建筑,凡按档案馆建筑设计标准建造的档案建筑,无一倒塌,而只有程度不同的损坏。二是惟一倒塌的北川县档案馆,也是位于县政府办公楼的顶层,而不是按照?档案馆建筑设计标准?标准建造的独立建筑。三是就独立建造的综合档案馆而言,大都表现为办公楼在地震中成了危房,而档案库房因设计和建造标准相对较高,损坏明显较轻。因此,建造一幢质量好、符合标准的档案建筑,其意义非常厚重。这里给我们的另一个重要启示是,有必要尽量防止“头重脚轻的馆舍建筑布局。事实上,我国目前档案馆库房在上、办公用房在下的垂直建筑格局并不少见。相反,库房在地下

12、、办公和其他业务用房在地面的建筑布局在欧洲、日本那么比拟常见,其中的道理是显而易见的。头重脚轻的布局,不仅因为整体承重要求进步而导致建筑造价高,遇到重大灾难时更是在稳定性上大打折扣。这一点值得我们进一步反思和总结。(3)要重视应急预案的制订与演练。各级档案部门,尤其是重大自然灾害易发地区的档案部门,必须制定应对各种灾害或突发事件的应急预案。预案的主要内容包括成立应急指挥机构,明确有关部门和人员的职责;各种情况下怎样抢救、转移和修复档案;怎样进展灾害损失的评估;怎样与救灾部门联络;怎样预防次生灾害等。另一方面,要通过演练进步执行力。根据预案经常进展演练,是进步应急反响实际才能的重要途径。四川安县

13、桑枣中学,从2022年开场,每学期都要在全校组织一次地震紧急疏散演练,汶川地震发生时,2200多名学生、上百名教师,根据平时演练的做法,仅用1分36秒,就全部集合到操场上,全校师生无一伤亡。这一现实的例子向我们提醒了防灾演练的极端重要性,关键时刻,关乎生死存亡。2.2抗灾救灾中档案的紧急处置重大自然灾害中,在从抢救生命阶段过渡到抢救重要物质阶段时,一定要提请有关部门把抢救国家档案放在至关重要位置,要争取在有关的法规制度中对此作出明确规定和要求。这是我们在灾害应对中应当始终坚持的一项重要原那么。2022年4月14日,青海玉树发生强烈地震时,玉树州县档案馆建筑严重受损。灾区档案馆室保管的13万卷档

14、案中,有9家档案室近万卷档案因办公楼倒塌被废墟掩埋,其余12万卷档案均处于震后危房中。地震发生后,中央办公厅主任令方案同志指示国家档案局迅即派工作组赴玉树灾区指导档案抢救和保护工作。工作组同当地档案部门一起研究了关于“转段期间优先抢救档案的意见,受到抗震救灾总指挥部的高度重视并迅速发出紧急通知,要求“在抢救重要物资和清理废墟时,要优先抢救州县档案馆和州县机关、人民团体、企事业单位的档案,并进展集中统一保管,防止档案丧失和二次受损,为最大限度保证档案完好、平安和减少灾后抢救修复难度提供了保障。2.3灾后恢复重建的科学组织受灾档案部门灾后恢复重建,关键是要把档案抢救、馆库加固或重建纳入法制轨道。汶

15、川大地震后,国家相继发布了一系列法律法规,如?汶川地震灾后恢复重建条例?(国务院令第526号)、?国务院关于做好汶川地震灾后恢复重建工作的指导意见?(国发22号)等。据此,国务院制定的?汶川地震灾后恢复重建总体规划?(国发31号),明确提出要“合理布局公共文化和体育设施,抓好县级图书馆、文化馆、档案馆等各类设施的恢复重建。七章三节“公共效劳之文化体育部分明确提出恢复重建56个档案馆。有了法律上的保障,档案部门的恢复重建才能真正落到实处。灾后恢复重建,应当建立在科学评估、科学论证、科学规划的根底之上。要对档案受损范围、档案馆舍和其他根底设施损毁情况等进展重点分析,为编制施行灾后恢复重建规划提供根

16、底数据。在开展资源环境承载才能评价,对震后地质、水文、生态环境等进展调查理解和科学论证的根底上,确定重建选址是采取原地重建、部分避让或者重新规划的方式。恢复重建不是简单地恢复,而要着眼于档案事业的长远开展,坚持统筹规划、科学重建,使灾区档案事业开展全面恢复并超过灾前程度。3.指南编制过程中引发的对有关问题的考虑指南编制任务的提出,源于对汶川地震中档案防灾减灾问题的考虑,而指南的编制过程那么是与北川档案的抢救修复同期进展的。因此,指南的编制过程,实际上也是一个档案馆防灾减灾和档案抢救修复理论探究的过程,经历总结的过程,技术研发的过程,理性考虑的过程。3.1关于防灾资源储藏和机制创新防灾减灾要加强

17、资源储藏。在众多的资源储藏中,抢救修复受损档案的保护技术,应当作为重要的战略储藏之一。在2022年汶川地震档案抢救修复工作中,暴露出来的大规模处理受灾档案实用技术以及专门修复人才的匮乏,提示了加强技术储藏、人才储藏的重要性和紧迫性。尽管档案遭到如此严重程度的损毁可能百年不遇,但一旦真正遇到这种情况,如何及时制定紧急处置方案并且顺利付诸施行,如何确定严重受损档案抢救的方法和流程,采用哪些相关修复技术与设备,以便因灾受损档案得到及时、科学的抢救,人才和技术两方面的充足储藏,都是必不可少的。因此,要坚持不懈地培养人才,要坚持不懈地组织研发,确保档案事业的可持续开展。与此同时,不断推进机制体制创新也至

18、关重要。在北川档案抢救修复过程中,在国家档案局的支持下成立了由全国各地档案保护人员组成的专家组,为这批档案的抢救修复提供技术咨询。专家决策咨询机制的引入,有利于集思广益,凝聚多学科多领域专家的智慧,有利于进步科学决策程度,保证档案抢救修复的科学性和成功率。再比方,重要档案备份制度在我国由来已久,上世纪六七十年代档案后库的建立也风行一时,但近年来后库的实用价值和战略地位发生了一些变化。汶川地震引发了对备份基地建立的意义及其形式的考虑。在当年的档案工作者年会上,我们提出了重要档案的馆际互备机制,即根据不同地震带、不同江河水系流域、不同电网布局等因素,在全国合理建立不同区域档案馆互为备份的机制。馆际

19、互备机制的提出,有利于降低档案馆备份基地建立本钱,有利于加快异地备份制度落实的步伐,因此得到各地档案部门的拥护和积极响应。截至今年3月底,全部副省级以上国家档案馆全部结对完毕,互为备份基地。3.2关于现代都市档案防灾问题随着国家城镇化进程的加快,现代都市档案防灾减灾工作面临的新特点,如高层建筑林立、地铁网线修建、暖通管道密集等,也是一个值得特别关注和考虑的问题。德国科隆市档案馆因地铁施工坍塌事件是一个比拟典型的案例。科隆档案馆建于1971年,曾为德国最大、欧洲最为著名的城市档案馆之一。档案馆保存有近800位著名德国作家、作曲家和政治家的个人文件,还有早至公元922年的手稿档案,档案排架长度达8

20、千米。2022年3月3日下午,科隆市档案馆轰然倒塌,事故诱因竟然是档案馆所在街区修建地铁所造成的。需要特别指出的是,有人事先已经在档案馆发现了一些裂纹等蛛丝马迹,但并没有引起足够的重视,更没有及时采取任何紧急处置措施,致使馆舍倒塌时全部档案被废墟掩埋。我们熟悉的另一个典型案例是发生在北京的民族文化宫水管跑水事件。2022年11月15日,因水管爆裂致使该单位所藏60余万册图书中的2万多册图书被浸湿。所有这些都昭示我们,对于城市档案馆的防灾减灾问题,应当更加引起我们的关注并积极开展研究,有针对性地探究相应的应对策略,保护城市档案,保护城市记忆。3.3关于核心档案的特殊管理西方国家档案部门所说的vi

21、talrerds,指的是重要档案或核心档案。美国好莱坞大片?国家宝藏?虚构了一个涉及多股力量设法获取美国国家档案馆保存的?独立宣言?的传奇故事。其实,美国国家档案馆的镇馆之宝,其保护措施之审慎、严密是世所罕见的,是当今核心档案特殊保管措施的典范。确定各档案馆保存的核心档案,为其创造最适宜的保存条件和进展特殊的保管,在突发事件中对其优先进展处置和转移,应当成为各级国家档案馆的一项根本制度。核心档案的特殊保护措施至少可以从以下几个方面来考虑,比方采用具有防火性能和便于转运的装具和设施存储核心档案,就地建造巩固可靠和具备特殊保管条件的特藏室,或将核心档案转移至后库或其他备份基地进展异地保存,及时制作

22、和保存核心档案的副本,等等。我国各级特藏室的倡导和建立,其初衷也是源于对核心档案的特殊保护,是一项保护档案的重要举措。我们要特别注意坚持加强对特藏室建立的引导,加强对特藏室建立标准的制定和推行工作,警觉假藏展结合之名,将“特藏室嬗变为“陈列室或“展示室,而把那些最珍贵的档案原件置于人员流动性相对较高,保存条件适宜性和稳定性相对缺失的环境之中,就失去了建立特藏室原有的要义。要防止特藏室建立中可能出现的偏向,还需要做很多标准化方面的工作。3.4关于质量管理体系建立在档案馆引入和推行全面质量管理制度,特别是档案保护修复(以及档案数字化加工、缩微复制)等技术工作中,对各项工作流程的标准和进展质量管理,

23、对于确保档案修复等工作的质量,真正起到“治病救人、“起死回生的作用,具有重要的意义。国外不少档案馆已经在这样做了,比方新加坡国家档案馆的档案保护修复室先后于2022年和2022年两次通过is9001(2000版和2022版)质量管理认证,获得“4s店的资格,拥有了“甲等医院的称号。并且,破损档案修复的工作流程写在纸上,挂在墙上,记在心上;把“敬业、创新、求知奉为自己的企业文化。无独有偶,与新加坡毗邻的马来西亚,其国家档案馆也通过了is9001质量管理认证。这一做法启示我们,在因灾受损档案的抢救修复中,特别是国家重点档案的抢救和保护工作中,如何引入和推行全面质量管理,杜绝“无照经营,防止“大炼钢铁。与此同时,要大力加强对专业技能要求较高的档案修复从业人员进展系统的培训,杜绝“无照驾驶,消灭“马路杀手。明代学者周嘉胄对于藏品修裱提出的“不遇良工,宁存故物的原那么,至今