【时间管理方法】时间管理-完整的行动清单

1、时间管理-完整的行动清单首先我们先开始讲六个流程中的前两个流程，也就是收集及加工组织， 当我们的杂事进来，要先统一收集到收件匣，其次要加工成行动，并 组织到行动列表中。也就是说前两个流程的目的，就是要建立一个完 整的行动清单。在谈建立完整行动清单的细节前，我们先讲讲为何完整的行动清单如 此重要。一般人把大脑当作是记忆的工具，所以对朋友、家人的承诺， 自己想要做的事情等，一股脑都放在脑海里。但是我们的大脑并不是 如此可靠，记在心中的事情可能会忘记，不仅如此，所以的事情放在 心里，根本就没有办法轻松自在。这本书的作者David Allen建议， 如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯，日复一日

2、不间断， 就是在练习黑带级时间管理了。因此，想要做好时间管理，学习列好 完整清单的习惯相当重要。以我这五年，长期实行时间管理下来，发现要建立完整的行动清单有 三个要点，第一是要培养完整的杂事收集习惯，其次是拥有优秀的行 动加工能力，最后是选择合适的行动清单工具，让我们一一讨论吧。（1）培养完整的杂事收集习惯培养收集的杂事习惯其实相当容易，难的是持之以恒，所以选择自己 的生活经验中，合适自己的方式及工具是第一步。很多人学了时间管 理，就跑去买计算机、买pda,花了许多时间学习工具，这都是不必 要的，仔细思考自己原本就惯用的工具，好好的发挥效能，是比较好 的方法。例如我的父亲，他有事情时，就会写一

3、个小纸条，丢在西装衬衫上衣 的口袋中，下班后，就把这些纸条拿出来，看哪一些事情需要处理。例如我的朋友Ada，就利用一张A4纸，折迭成小记事本，专门用来 收集杂事，这个小记事本虽然小到可以放进皮夹中，却可以写八页的 内容，所以可以纪录下很多杂事。以我自己而言，我偏好用智能型手机（TREO 650）上面的涂鸦软件， 随时纪录自己的想法及对他人的承诺。而数字工具的好处是，纪录的 事情再多，都不会增加体积。这些工具，也就是我们课程中会一再提到的收件匣。收件匣让杂事有 一个脑袋之外的放置之处，所以不用担心会找不到。重点其实不只是 工具的选择，更重要的是培养把事情放在脑袋之外的习惯。当我们随 时随地都养成

4、纪录收集杂事的习惯，完整把事情移出头脑之外，才能” 处于没有压力的状态、增强信守承诺的能力”，这就是我们时间管理的目的。(2)优秀的行动加工能力当我们把杂事一件件从收件匣拿出来，清空收件匣，并确认每一个杂 事的后续行动，放进可靠的行动列表系统，这就是加工。每一次我花 时间把杂事加工成行动，我都有一种如释重负的感觉，觉得这件事情 开始进入自己的掌控范围，不用害怕会遗忘或如何去作这件事情。行动和杂事不同，行动必须是具体可行的事情，杂事则否。“举办一场在台北的研习会”是杂事， email给Jennifer讨论台北研 习会场地租借问题”就是一个行动，“轮胎破了”是一件杂事，”打电话给轮胎店郑老板起请她

5、派人来拿 车子”是一个行动“准备营销会议企划案”是一件杂事，”下午两点和Susan碰面，和 她讨论已经做好的简报，并请她给予意见”是一个行动行动需要花费时间，而且可以帮助我们将事情往达成的方向前进，我 通常会尽量把杂事加工成20分钟以下可以完成的行动，这样在我们 在做排程时，就很容易估计行动的要花费的时间。即使简单的杂事， 都应该想清楚如何达成，因为现在不想清楚，以后要做的时候还是要 再想一次，如果事前想好，放进行动清单，我们心理的负担就能大幅降低。(3)选择合适的行动清单工具要成为黑带级的时间管理高手，就要学会列清单。当我们学会把杂事 加工成行动，日子一久，行动的数量就会持续增加，变得不能用

6、脑子 记了，此时我们需要有合适的组织工具来存放，以下是几个行动清单 工具的例子。Ada使用万用手册来存放自己的清单朋友老K使用wince智能手机上listpro软件朋友awhii则是利用Microsoft Outlook软件来放置所有的行动清单朋友prdro是使用一个叫做MLO的软件工具来存放我和一些使用苹果计算机的朋友则是使用一个叫做iGTD的软件来存 放不管使用哪一种工具，要组织好自己的行动列表，有场合分类的概念 很重要，我自己会把行动规划成自己动手、当面沟通、打电话、思考/规划、计算机工作等几种场合来分类，这些场合大致上是依照电话、 计算机等工具种类及工作性质分类，可以让我们在同一个场合

7、，批处 理自己手上的行动，节省大量的时间。一般而言，利用一些科技工具 比较有效益，可以节省时间，但是也要依个人风格及喜好来选择工具， 不一定是3C工具就一定好。结语我们这一课讲的是建立完整行动清单的重要及方法，这个习惯的培养 需要一段时间的学习及尝试，但是我常常觉得结伙攻顶、事半功倍， 我们可以利用各种网络的工具来加快学习的速度。最后也希望大家能 够建立好自己的完整行动清单，这样的益处是，可以早日成为时间管 理的黑带高手，拥有时间去追求自己的梦想。高端人士的时间管理方法CEO难道常常被工作压得喘不过气来吗？他们究竟是如何精心组织 周密安排一天的时间与工作任务的？顶级人士井井有条的一天究竟 是个

8、什么样子？他们对各层次的管理者与专业人士的工作会有哪些 启示？顶级管理者如何组织不断变换的工作时间一一基本工作点核对方案“我每天开始工作之前都会来一次模拟计划游戏，想象自己应该 去做什么事，突然出现预料之外的会议或危急情况，门砰的一声打 开等等，通过这种游戏，我竭力寻找可以更好地控制自己时间的办法。”几乎所有人都被眼下电光石火般的通信速度压得喘不过气来，一 位金融业的客户关系经理曾经告诉我说：“最让人受不了的事是，每 当我准备处理手头上一大堆事情的时候，就会有客户的咨询电话打过 来，同时，电子邮件也来了，让我真是分身乏术。最后到了快下班的 时候，我桌子上的东西还没处理完，仍在不断堆积。就这样，

9、非常棒 的计划、最良好的意愿全都一下子灰飞烟灭。”但是如果你把互动的事当做现实来接受，不再指望它会完全离开 你，你反而可能掌握它、驯服它、找到办法来顺应这一现实，并在其 中保持良好的工作态度。下面是3个在不平静的工作日中建立秩序、 提高效率的好计划。定点核对法 你是怎么组织不断变化的时间安排？对我们大多数 人来说，组织似乎就是控制，但是对于许多顶级管理者来说，组织时 间却不再意味着在自己的优先时间之外，指定明确的时间去完成特定 的工作任务，而是意味着无限制的弹性时间安排，几乎没有什么固定 的框框。在弹性的时间安排中，只需确认一天起码要达到的一些要求是否 达到就可以了。般有这3种类型的基本工作点

10、必须查对，即基于功能的工作要 求、基于内容的工作要求以及两者兼有的综合性要求。比如：1、基于功能的工作要求：优先事项的时间是否得到保证打电话与回电话用TRAF法处理文件、电子邮件与语音邮件继续关注已进行的工作用在非优先事项的两个小时（可以零散分布在全天）MBWA每天安排对每一个直接报告人的简短的接见每天安排与上司的摸底性谒见2、基于内容的工作要求。内容方面的基本要求一般有以下几种 情况：与老客户的联络发展新客户数据处理授权与员工培养撰写备忘录、信件、报表、营销策划案、战略计划等其他任何正当的事项都可以算做综合性的基本核查点，不要随便 放过。注意不要使自己的负荷过重，反应要快，有了这些核查要点作

11、 为支架，下面你就可以学习顶级管理者一种独特的工作艺术要求，这 种工作艺术是他们之所以能够灵活地安排自己的工作时间的根本原 因。重组时间一一巧用“秘密10分钟”所有的顶级管理者都深知，在自己的个人时间需求与制度化、程 序化的集体办公模式之间无休无止的讨价还价，是一个无法回避的现 实，这也是顶级管理者之所以能成为顶级管理者的真正重要的时间管 理艺术。其中的主要挑战是你要有随时调整你专注某一具体工作的习 惯，使之可以适应更小块的工作时间单元。要把充满讨价还价的工作日看做是由大量10来分钟的小时间单 元拼嵌而成的。我把这些小单元叫做“毛毛雨”，叫做“马赛克”时 间块、“几个字节的时间”等，使你的头脑

12、中留有利用这种10来分钟 零碎时间的形象记忆。你可以利用下面的虚拟情景比较一下有和没有“毛毛雨”概念会 给自己的工作带来多么大的差异。你听见马文正沿着走廊走过来，你知道大约3分钟以后，他就会 从门口探进头来说：“嗨，有时间吗？ 可是，你那时候正在把最后 的各种数字填到预算报告上，你已经干了 10分钟，估计还有20分钟 就可以完成，在这种情况下，你对马文的不期而至的两种反应是：如果你的目标是现在就把任务完成，那么就是：“啊呀又来了， 什么都做不了，真是乱了套了!”如果你怀着“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，没事，我已经 做完了 1/3。马文走后，我可以赶在下午3点的会议之前再赶出1/3。 开完会

13、后找机会溜到一边再完成剩下的1/3。”关键是你要灵活机敏地考虑你的时间安排。这样做有两大好处:第一，因为你欣然对待这种不速之客，立即投身其中，受害者的愤怒 情绪会大大减少，被这种不满情绪堵塞”的能量因此能释放出来；第 二，如果你一边像被磁铁吸引一样一再回头检查自己的每日要点清单， 一边不断地寻找各种可能的机会来完成这些基本任务，久而久之，你 会养成一个非常好的利用时间的习惯，工作效率也会大大提高，据我 所知，这是为许多资深管理者和CEO所运用的成功法宝。我也不知道这种围绕一根固定旗杆(查对要点清单)灵活的时间 管理策略为什么这么有用，但是事实上的确收效非凡。因为就我所知， 那些努力爬到组织顶层

14、的管理者无一不是遵循这一套路。下面是我首 次接触这种策略的经过。国际度假咨询有限公司董事会主席(ResortQuest International, Inc.)约瑟夫维特利亚Joseph Vittoria),当我访问他的时候，那一 天他在黄色的便条上已经记下了 5个他要打的电话。但是当他打完一 个电话之后，就有人探进头询问某事，或叫他去和谁商量一件事。对 于这种情况，我们的维特利亚都是来者不拒，笑脸相迎，等他们一走， 他就接着打第2个电话，打完第2个电话后又去拜访同一楼层的一个 人。总而言之，看起来就像是一团旋风在地上到处转。但是每当他从 突然袭击的意外交际中脱身出来，他就又马上回到自己的办公

15、桌边， 接着打其余的电话。就这样，几个小时过去之后，他原先计划要打完 的电话终于实实在在地打完了，“线索”虽然一直未断，但却是见缝 插针完成的。维特利亚先生的一天是固定时间与不固定时间的混合体，这是大 多数资深生意人对待时间的观念。在甘乃特报业公司CEO约翰科里那里，同样的现象在他处理 文书工作的时候格外明显。正如我们在第1章中提到的，科里更倾向 于亲自审阅处理那些送到办公室的信件或其他材料，这样一来，他手 上的文件材料常常是堆积如山。但是他一定要把他们处理完。于是同 样的一幕又出现了，办公室里人来人往，电话也响个不停，临时会议 也少不了一一不管怎样，别的事情一完，他又要重新回到桌边一件接 一

16、件地处理好撂得高高的文件。从早上8:30开始，一般到午饭之前， 就可以处理完所有函件。无论是柯利还是维特利亚都绝不会花力气把自己的时间定为“电 话时间”或“文案时间”。他们反而把这些事“撒”在几个小时的范 围内，然后以在时间方面极其经济的方式来完成，一点也不觉得受压。事业进步的金言一一如何掌握灵活的时间管理艺术为了帮助你掌握灵活安排工作日程的方法，本书下面将为你提供 6条时间管理技术。但是让我们从博思咨询公司的前合伙人，独立咨 询师桑德拉克莱什(Sandra Kresch), 一位工作方法极其得当的咨 询师的故事开始，这故事描述了她自己典型的一天，其中充满了职业 与个人的特色。我今天有一系列的

17、事要去做，要带猫咪去看兽医，我自己也想去 看医生；办公室的工作也排得满满的；另外我还要为一家我担任会长 的非营利组织物色一名新的执行董事；最后还要帮一群朋友的忙。在考虑如何处理好如此众多的事情的时候，我认为最重要的是制订出一份全天的日程安排。猫咪惟一可以去看兽医的时间是早上7点。于是我早早把它送了去，并且想好下午怎么顺道带它回家。此后，我就必须呆在家相当长的时间。有两个生意人，一个在伦 敦，一个在另外一个地方，需要我去联系，所以清早我还得先给他们 的办公室打电话通知一下，让他们能够在我离家外出之前给我来个电 话。我在办公室的工作日程，总是安排得非常紧凑，有力地集中在本 星期必须完成的3件大事上

18、，绝不枝节旁蔓。从这位繁忙的专业人士对自己一天生活的叙述中，我们可以提炼 出6种她用以保持对时间的某种控制的方法，我把这6种方法推荐给 各位读者。1、使用一张写有本周必须完成的三四项主要待办事项列表。要 记住它，每天念叨几次。还可以把这张单子贴到工作日程计划本上， 或把它录入电子日程中，方便自己反复查看。这种方法能够帮助你集 中全力实现每周的工作目标。2、标注工作日中的固定点，即每天的工作框架。拿前面的故事 来说，猫必须早一点送到兽医那里去，因为这样可以在当天就把它接 回家，打往伦敦的电话最好在中午之前完成，否则恐怕会与意想之外 的会议和其他工作任务相冲突。框架搭好后，填充具体内容也就舒服 和

19、容易得多了。安德鲁格罗夫(Andrew Grove)在高产出管理(Hign Output Management) 一书中说：“我们必须找出有限制性的步骤如果我们能够确定什么事是不可更改的，并且能围绕这些事安排其他好说的事，我们的工作效率就会高得多。”3、估计好“变动”的因素，在选定哪些工作应该全力以赴的时 候，特别要注意那些有限制的或没有任何余地的事情。比如说，准备 当天下午两点会议的备忘录，是一件没有多少变动因素的事，然而如 果是下周的会议，则情况可能完全不同。4、拉长工作日的两端，在克莱奇的例子中，我们会注意到与兽 医的约会是在早上7点，同样，我们也应该把个人私事、琐事安排在 工作日的两头

20、，比如早上7点去见你的造型师，下午7点理发和购物。5、简化与支持。你应该常常问自己：这件工作中哪些事是可以 授权他人去做的？怎样才能使这件工作变得更简明易行？6、对那些没完没了的要求，就像格罗夫所指出的:“如果你对一 件事说了是，你就很难再对另外一件使你更远离目标的事说不。”所有的顶级管理者都深知，在自己的个人时间需求与制度化、程 序化的集体办公模式之间无休无止的讨价还价，是一个无法回避的现 实，这也是顶级管理者之所以能成为顶级管理者的真正重要的时间管 理艺术。其中的主要挑战是你要有随时调整你专注某一具体工作的习 惯，使之可以适应更小块的工作时间单元。要把充满讨价还价的工作日看做是由大量10来

21、分钟的小时间单 元拼嵌而成的。我把这些小单元叫做“毛毛雨”，叫做“马赛克”时 间块、“几个字节的时间”等，使你的头脑中留有利用这种10来分钟 零碎时间的形象记忆。下面我们将看到这些顶级管理者是如何找到各自有用的卓越之 道。顶级管理者的时间切换策略如果你去问一些普通的管理者，在他们的头脑里组织良好的一天 应该是什么样子，大多数的人可能会回答说：“我想应该把时间控制 得比现在紧得多，9:00的时候，我随随便便；10:00的时候，仍然没 能理清头绪”或者说：“我想应该关上门潜心工作，那样的话很多事 情都已经完成了。”多数人心目中组织好，效率高的一天是通过严紧的控制实现的， 他们还认为CEO肯定也是这

22、样做的。但是令我最惊讶就是，CEO组织 工作的首要前提竟然是时间安排高度灵活。他们所注重的不是去控制 自己的时间，而是越过一天中无穷的变化因素专心去控制那些应该完 成的事情。利用个人高效时段的办法你一天当中究竟存不存在一个可以称之为高效时段的最佳时间 呢？答案当然是肯定的。大多数人早上最为清醒，也有些人下午的状 态最好。讨论这一点的目的是把那些最具挑战性的工作分配到你最能 胜任的时间里去完成。利用清早与深夜的安静时间有些人仍然信奉18世纪一位思想 家马修亨利(Matthew Henry)的话：“成大事者必起大早。”迪斯尼的老总罗伯特爱格尔(Robert A. Iger),每天4:45起床， 到

23、健身房锻炼，6:00进入办公室阅读各种数据，直到7:00举行一天 当中的第一次会议“我想人们都有会有自己的生理节奏，”他说，“不 过对我来说，早晨是巅峰时刻，那时候比较心平气和一点。”霍华德鲁宾斯坦每天早上4:30之前就来到家中的书房快速浏 览电视新闻，然后就开始处理他带回家中的用不同颜色区别的文件， 确定要回的电话，签署支票，确定当天的日程，这样暂告一段落之后， 他会舒展舒展身体，然后去跑步。播音员兼“讨厌鬼”唐伊姆斯Don Imus)总是在4:17分醒来 开始“琢磨怎样才能把人烦死。”纽约市雅诗兰黛集团公司董事会副主席珍妮特瓦格纳(Jeanette Wagner)喜欢把一些例行公事如：签署

24、信函、开支票等安排在一天 快要结束，自己感到疲倦的时候处理。瓦格纳说：“另一个方面，如 果我真要解决什么重要问题，无论是复杂的人事问题也好，还是像考 虑如何开好中层管理人员会议一类的需要动脑筋的事，我会选择周末 的专门的个人时间或大清早的安静时间来处理。有时候深夜3:00可 能会是一个非常有创造力的时间。” “我不要睡太久，”瓦格纳接着说， “我经常会在半夜醒过来，拿出便笺薄把自己认为重要的想法记下 来有时候，我甚至能够解决之前很难解决的某个问题或草拟出一 份之前很难想出的完整的项目策划书的提纲。”清早5:00起床可能令许多人不敢想象。但是如果你正常情况下 6:30起床，你可以逐渐提前半个小时

25、，然后再提前一个小时，很多人 通过这种方法发现，砍掉一些睡眠时间也没那么可怕，而由此而获得 的益处，如完成更多工作，全天的工作节奏可以因而舒缓等，却是巨大而又持久的。利用路途中的安静时间另外一个在办公室之外的安静时间是上 下班的路途，许多管理者之所以能够向路途时间要效率，是因为他们 有专门的司机接送他们上下班，一般人也可以动用下面两种办法达到 这种效果。.利用公共交通工具。玛丽巴恩比曾经说：“我早上的工作效 率很好，我上地铁的时候总会带上一摞文件去处理，我在路上要花1 小时20分钟，的确是一个非常好的机会。”每当我清早离开曼哈顿去机场的时候，我就想到最最浪费时间的 事莫过于坐在堵塞在另一侧通往

26、曼哈顿去长岛的高速路（被当地人士 戏称为“全世界最长的停车场”）上一动不动的车子里无聊等待。我 问自己，为什么他们宁愿在那里不停地鸣喇叭，忍受这种烦恼和时间 上的极大浪费，也不愿意乘坐地铁并好好地利用路途中的大把时间呢? 我真是想不通。实际上很多上班族除了私家车之外，还有地铁和公交车两种选择。 试想一下，你不坐私家车所牺牲的自由和舒适与乘坐地铁利用路途上 安静不受打扰时间所获得的效率相比，哪一样要划算呢？.利用合理用车节省下来的时间。许多同一地区的上班族如果 能够聚到一处，他们可能也会采用华盛顿特区现在很流行的“接垒” 做法。在那里，互不认识的上班族在事先规定的停靠点上搭乘别人的 私家车经由多

27、乘客车辆专用的快车道迅速进入市区。最最关键的是， “按垒，的车里面必须保持安静，没有音乐，无人闲聊，没有手机打 扰，你大可在里面工作、思考、阅读、或休息。在工作中寻找安静时间的5条妙计这些妙计包括：1、隐退。如 果你有随意来去的自由，如果你不在办公桌边，经理也不会问到“盖 瑞去哪了啊？ ，你就可以隐退到一个空会议室里，或起身绕着办公 区隔间散一散步，或者带一些读物去咖啡厅。通用食品一位部门经理每天总会悄悄溜进隔壁一个镶嵌毛玻璃 的空办公室，这样他就可以不受干扰地想一想问题。纽约的一位律师每天上班问候各位同仁之后，就会转身坐另一部 电梯下楼到星巴克咖啡凝神思索一个小时。2、与上司磋商为自己争取一段安静的时间。如果单纯的隐退行 不通的话，