物业管理公司计财部工作程序

1、精品文档 精心整理精品文档 可编辑的精品文档会计部工作程序与标准 一. 出纳工作程序及内容： (一) 核算组出纳:1. 每月随时收取客户的管理费及各种杂费，包括各币种的现金、支票及信用卡付款等，并及时送存银行。收付款时要唱收、唱付，以避免差错(常用票据详见图表一)，每日登记收到支票数量、付款人名称，及时登记收到客户押金以便备查。2. 经会计部负责人核准后，办理银行有关汇款、转帐事项。3. 签发支票付款、汇款时，必须见到付款依据（批件、凭单或月预算单）后方可办理并要在十日内催促用款人员及时报帐，并审核开原始单据，真实性、合理性、准确性及就其抬头是否正确、大小写是否相符，是否有有关人员的签章后，交

2、付有关会计，如遇特殊情况延送报帐时间要注明原因通知主管会计。4. 随时登记现金、银行日记帐，及时清理现金库存量，以避免“坐支”，并做到日清月洁、帐款相符，按时去银行缴纳各种税款，每月七日前缴纳个人所得税，每月十日前缴纳营业税，每季十五日前申报缴纳所得税，按季预交，年终多退少补，并将完税单复印后交有关会计。5. 每周一从银行拿到收款单据后及时登记并转制单会计做帐。6. 对发生每笔经济业务应按照收费性质的不同，开据各种发票。7. 每周按时做各种的现金库存、银行存款周报表，报主管领导。8. 每周一、三、四上午报销各种职工医药费、购物、客户费用、杂费等，严格审核原始单据及领导批示后，方可支付现金。9.

3、 月末结帐时做出各币种的银行存款调节表，并交予主管会计进行审核。10.兼做食堂出纳工作，工作程序同上。11.出纳员处应备穿棱巴士时刻表，以备客户随时领用，穿梭巴士票每本20张，单价人民币10元/张。 (二) 应收帐款组出纳: 1. 柜台收款: 客人到柜台来交费时, 按客户房号摘单, 根据帐单收取现金或支票, 并开据相应发票。 2. 银行汇款: 每周收到银行汇款单据, 根据资料分出相应房号, 按房号摘单或与客户联系具体汇款内容, 然后开具相应发票, 交会计做帐(按银行要求填报涉外收入申报单, 并上报银行)。 3. 每月末把银行汇票发票按物业编号排序并登记交发单人员, 随新帐单一起寄给客户。 4.

4、 开发票具体事项和与大业主、鑫瑞龙公司结算事宜： (1) 凡管理费、水、电、燃气费分别开据管理公司服务发票和资金往来发票。 (2) 维修服务费: a. 客户到柜台交现金时, 如只交工作单款项, 标明“小自”开管理公司服务发票, 标明“小瑞”开鑫瑞龙公司服务发票, 给客户第二联, 记帐联不撕, 同时开管理公司往来发票, 工作单留复印件, 原件交管业或销售部带客户来交费人员, 待工程部在原件注明应转瑞龙公司金额后返回, 把管理公司往来发票、记帐联和工作单原件交会计制单。 b. 客户交支票或汇款时, 如客户要求开服务发票, 而且只交工作单款项,并不包含其它费用, 也可代开瑞龙公司发票(注:具体情况具

5、体处理)。 c. 园林服务费收到后发备忘录通知管业部。 5. 每月由工程部统计瑞龙公司施工工作单列表，并打呈批件，结转应付瑞龙公司工程款，每月收到此批件后，在已收款项后注明收到，每月10日左右按已收款项和瑞龙公司结算。 6. 每月收到已挂帐由瑞龙公司施工工作单一览表，在相应帐单注明转瑞龙。 7. 收到工程部转来客户要求服务明细单，每次收款后马上填写，并及时上报。 8. 关于代开大业主发票和结算事宜: 每次收到大业主房租金和所有小库房租金,开大业主服务发票, 押金开大业主资金往来发票, 电话费中长话费开长话局发票, 市话费开大业主资金往来发票, 所有发票记帐联一律不撕, 摘单时在帐单上注明发票号

6、, 记帐联复印一份与一份帐单交会计制单, 记帐联原件和另一份帐单留存, 每月末列表统计, 经付款会计审核后下周一与大业主结算。 9. 凡新海康、保利房租金单开新海康、保利专用发票。 10. 每月代华晨公司开华晨公司专用发票。 11. 其它: (1) 有关退屋结算: 摘单并开发票; (2) 其它需要开发票的地方; (3) 收到欠款大户交费后, 发备忘录通知管业、销售部。 12. 工会出纳: (1) 工会的日常报销; (2) 工会经费的收取和上缴; (3) 工会现金、银行日记帐登记。 二. 会计人员工作程序及内容(一) 收付款会计人员工作内容1. 月初以发客户通知单之手工表，确定客户应交费用，按月

7、进行挂帐。2. 按月编制从出纳处签收的银行收付款单据、托收单据及现金发票等，经审核无误进行收、付款及转帐制单工作，交由审核人员进行审核。3. 每月十日前与合资公司、俱乐部财务进行资金结算（包括水、电、燃及维修工程款等），同时按月经审核签字后，方可发往各有关部门，计提各种费用，结算时填制付款通知单(详见图表五), 通知单后附各种有关单据复印件(如:发票、呈批件、托收单、汇款单、工作单、维修工程完工报告验收单、完税单等) ; 与合资公司结算能耗是根据运行部每月提供的能耗明细表, 按DM楼能耗的实际耗用量, 合资公司负担20%, 管理公司负担80%; 与俱乐部、瑞龙公司、昌平公司结算能耗，根据运行提

8、供的月能耗明细表，按单位实际耗用量进行结算，标准为电费0.502/度、水费1/吨、燃气费1.72/立方米。4. 日常付款由总经办将公司领导批示后的呈批件及月预算计划转发会计部，由付款会计保管，用款部门用款提前通知付款会计，根据用款用途由付款会计通知出纳员签发支票（签发支票不得超过四张），对于超计划用款要拒付，并及时通知部门经理解决；5. 合同款付款，根据合同的有关付款条款，付每一笔合同款前，由主管部门呈报相关的呈批件（附乙方工程进度报告或甲方验收单及请款书）经公司领导指示后，方可以合同付款。 (三) 审核会计工作内容1. 审核所有收付款及转帐凭证，审核无误后交由出纳员登记现金银行日记帐； 2.

9、 每月末按部门进行工资分配的核算，计提职工福利费、工会经费、教育经费及住房基金； 3. 每月四日前，给合资公司报生产经营情况月报表及增加值基层报表；4. 对于往来款项各种凭据要严格审核，为领导把好第一关；5. 负责有针对性对外联系工作，包括：国税局、地税局、外汇管理局、保险公司、银行等单位； 6. 负责办理工作, 按时申报各种税款, 不得延误, 负责新海康、保利和华晨公司代理纳税工作； 7. 负责审核会计报表。三. 应收帐款催款员工作程序及内容(含代理大业主、新海康、保利催款工作) (一) 催款工作: 1. 每月五日，根据电算员提供的客户欠款明细表，整理发出欠费在二个月的第一封催款信，并给管业

10、部发备忘录，建议对该客户服务时进行现金收费；2. 发继第一封催款信仍不交款客户的第二封催款信，由部门经理签发，同时给管业部发备忘录，建议对该客记停止服务；3. 如发第二封催款信后两周内仍未付款客户，给管业部发备忘录通知对其上述客户实施停水、电、气、电话措施；4. 审核退屋结算单、应收帐款手工一览表及相关帐务处理工作；5. 每月月底将催款情况报公司领导及部门经理，对于随时催收客户收到款项及时通知各有关部门；6. 发出催款信后，随时与客户进行电话、传真跟进工作。 (二) 应收帐款的审核工作及代理业务工作 1. 挂帐程序: A. 首先, 根据交退屋备忘录计算应收或应冲减租金及管理费金额; B. 审核

11、应收本月业主、租客各项费用是否正确; C. 打印应收客户各项费用明细表; D. 作挂帐凭证。 2. 作花园养护费欠费收回情况表: A. 先将本月应收费用发单日期输入此表; B. 再将营业收入-养护费收入中数据输入此表; C. 然后将已收未入帐数据输入此表; D. 打印此表,交会计人员审核,经理签字之后,交给管业部。 3. 审核退屋结算单,具体办理与客户对帐,确认签字盖章事宜 A. 根据退屋备忘录,应收付帐款明细帐(合资及管理公司),退屋索赔单检查退屋结算单中的各项数据是否正确; B. 与客户对帐; C. 通知租户将确认结算单正本，公司帐号，开户行地址寄回我司; D. 手续办妥后,如果是大业主房

12、租客,将退屋资料交给会计人员打呈批件， 如果是新海康房租客,将资料一式两份,一份交会计,一份交给销售部办 理业主确认退款一事。 4. 帮助出纳解决疑难汇款单问题; 5. 及时解答处理业主租户电话和来信; 6. 打印付款通知单前的准备工作: A. 审核工作单一览表并标明业付租付; B. 审核交退屋水电气费; C. 根据交退屋备忘录,计算应交租金及管理费; D. 将新租户公司名称,租期,备注及上述数据填写在付款单一览表上 7. 审核付款通知单,将发票装入信封; 8. 打印应收大户费用明细表; 9. 大业主,新海康,保利往来款结算工作。 四. 应收帐款会计工作及代理业务工作: (一) 付款单及挂帐一

13、览表 1. 工作单: 将每周收到的工作单分为四类, 按物业编号排序,并登记清洁、绿化、花园养护、瑞龙明细，以备月末综合录入一览表。 2. 电费:每月15日同管业部联系用软盘拷贝电费, 并将之复制到一览表中。 3. 大业主电话费:根据电话费会计员月底提供的各户电话费明细输入一览表中, 并核对总数。 4. 水费、燃气费: 每半年同管业部联系用软盘拷贝半年内发生的水、气费，并复制到一览表中。 5. 修改每户信息(包括租金):根据备忘录及有关人员标注过的上月付款单、手工一览表修改本月一览表信息。 6. 将做好的一览表打印出来，并复印好以备打单核对、手工记帐以及平日查帐之用。 (二) 打付款单: 1.

14、输入数据: 将当月电费耗用数(由管业部提供电费表)、水气耗用数(除每半年一次外, 还包括零星的交退屋水气耗用数)及维修服务费四项明细、租金、管理费的变动数输入打付款单的数据库中(新系统海康及旧系统均需如此), 以备打单。 2. 修改信息：根据每月收到的备忘录更改地址、增减租客信息。 3. 打印付款通知单: 每月25日选择物业编号打印付款通知单(包括库租)。 (三) 发单: 审核后的付款单装好后, 连同以前发票等一并登记, 分本市、外埠；挂号、平信、航空及航空挂号，甚至发往城市一一统计后于月底前发出。 (四)统计表: 1. 大业主租金欠款明细表:根据每月结帐后帐簿记录，统计大业主名下房屋在租租客

15、所欠租金明细，并查未做帐的单据中有否收到未入帐者，在备注中注明。仍未收到，联系后注明原因。 2. 保利房屋及其租金情况统计表份： 表保利房屋收租表: 据当月保利租金总明细贷方而得。 表保利房屋欠租表: 据租客在租情况而得。 3. 新海康房屋及其租金情况统计表份: 表新海康房屋收租表（人民币）: 据当月新海康租金总明细帐贷方而得; 表新海康房屋收租表（汇总）: 据表及销售部送来的新海康方面收租表汇总; 表新海康房屋欠租表:据新海康房屋在租情况而得; 表毫升房屋支出费用明细表:由新海康租金各户明细而得; 表百盛登房屋支出费用明细表:由新海康租金各户明细而得; 表毫升房屋支出费用汇总表:由表4总计数

16、而来; 表百盛登房屋支出费用汇总表:由表5总计数而来; 表新海康房屋共同费用统计表; 表新海康房屋收支对照表, 由以上各表及总帐而得。 4. 新海康、保利房屋当月租金收入表各1份: 由保利、新海康租金总明细帐贷方租金收入而得（供报税之用） 5.每月欠款明细表: (1) 根据月末结帐后各户欠费的正确余额，输入欠款明细表中，并与结帐余额核对正确，然后编辑: 其中: 大业主房屋的租金、电话费应从该户欠款余额中剔出，不包括在欠款总额中, 总额中只含管水电气维服费等杂费，此为分公司欠费表; 另外: 大业主房屋的租金、电话费总欠费余额与分公司欠费表余额合计数为帐务系统中“应收帐款”余额。 (2) 备注栏:

17、 此栏中标注结帐后又收到的金额, 根据未做帐的已收单据及做入下月凭证的已收单据而得, 以备公司领导及各部门工作查核之用。第三栏中填列实际欠款数额。 6. 大业主房屋电话费欠款统计表： 此表据大业主房屋租户明细帐中而得，与第（四）项全合计应与第（四）项中大业主租金、电话费合计数相等, 列明欠费时段。同样也列出已收到未入帐的金额及欠款原因。 7. 每月15日及结算后分两次给新海康财务部提供其在我公司代收租金的帐面余额。 (五) 退屋结算： 1. 每月收管业、销售部发来的关于交、退屋、新海康、保利房屋情况的备忘录并整理, 分别做新海康、保利房屋相关转帐凭证, 其中退屋备忘录整理后待做退屋结算。 2.

18、 退屋客户费用交清后，查对其押金数额（包括合资公司、合资管理处及分公司押金帐），填写退租结算明细表，请其确认，签字盖章后，寄来原件，打呈批件，详细写明房屋租用情况，报请领导审批，同意退还押金后与租客联系退还其押金。 3. 多数情况下租客退租时不仅未交清欠费, 还会有未知的电话费等。此时, 不仅要查对帐薄, 而最重要的是查找各处(包括出纳、制单处)未入帐或入帐而未记帐的单据、凭证, 查明其欠费金额(包括尚未挂帐的), 做明细表(有时要打出通知单)传真或寄给客户以利于其及时交清欠费(注意:往年欠电话费未在当前帐中反映的)。 4. 押金帐中的押金如不止一笔, 且未注明户名时, 需要到合资公司查找原始

19、凭证以求证其实际押金数。 (六) 其它: 1. 查帐: 为配合管业、销售部工作, 应其要求或应客户要求, 查对客户欠费金额并做明细表甚至打付款单, 查欠费时同样要查未入帐数。有时应本部门所需, 要到合资公司查找以前年度欠费缴纳情况。 2. 拟发备忘录: 与应收帐款有关的催款信等备忘录, 根据催款会计发信的户名拟稿、打印并发往有关部门。 3. 登记大业主、库租明细帐: 每月除登记分公司、合资管理处押金帐外,应到合资公司登记合资押金帐(包括合资库押帐)。 4. 领物品: 每周一、二登记需领物品, 于周二下午四点前报到总办, 周三上午十点到库房将报领物品领回。 五. 代理大业主电话费统计计算工作及登

20、帐工作: 1. 每月20日后收取长话费明细单; 2. 每月20日后收长话费明细单; 3. 然后按客户、公司各部门、空房分摊电话费, 核对无误后转交大业主; 4. 每月25日按分好的客户的明细打付款通知单, 发给客户; 5. 负责逐笔手工登记应收帐款明细帐(含大业主、新海康、保利), 月末与电脑进行核对, 核对无误后进行月末结帐工作; 6. 负责付款通知单的发放工作, 将每月打印出的付款通知单(会计部留存联)按房号分别装在客户档案夹中, 以备出纳收款时摘单之用。六. 电算员工作程序及内容(使用用友财务软件7.2版)1. 每年初负责电算化初始化工作, 根据会计制度设置会计科目、名称及相应的核算方法。 2. 负责材料明细帐，材料核