公司档案管理办法

1、档案管理办办FX/QGG-XZZ 22007706-03第一章 总 则则第一条 为提高高档案管管理水平平，规范范档案工工作程序序，系统统保存企企业资料料，有效效保守机机密，提提高档案案利用效效率，依依据中中华人民民共和国国档案法法和相相关法律律法规，结结合本企企业工作作实际，特特制定本本办法。第二条 档案管管理，遵遵循“归口管管理、分分级负责责”的原则则，确保保档案的的完整与与安全。用团属第二章 档案范范围第三条 本办法法所称的的档案，是是指集团团及下属属企业在在行政管管理和生生产经营营活动中中形成的的，记录录并反映映集团经经营管理理过程、具具有保存存价值的的各种文文字、图图表、声声像、电电子

2、文档档等资料料。包括括公文文文书、人人事、财财务、审审计、法法律事务务、技术术、证照照等。第三章 管理职职责第四条 集团总总裁办是全全集团档档案的管管理部门门。事业业部、子子公司综综合部或或办公室室是本单单位档案案管理的的责任部部门各单位位、部门门行政主主要负责责人是本本单位、部部门档案案管理的的第一责责任人，对对任期内内本单位位档案管管理负总总责，其其间因为为档案管管理而发发生的任任何问题题，均由由其负领领导责任任。档案案专管员员负责按按照本办办法的规规定具体体管理本本单位（部部门）全全部档案案。第五条 集团及及下属各各单位均均应设立立档案室室或档案案柜，配配备兼职职或专职职管理人人员，分分

3、级负责责档案的的具体管管理工作作。第六条 集团总总裁办负负责集团团机关档档案管理理，并对对全集团团档案工工作进行行规划、指指导、检检查、考考核和培培训等。第四章 资料点点收和归归档第七条 工作职职责（一）公文文文书、综综合性材材料类：由综合合部门点点收；（二）人事事劳资类类：由人人事或综综合部点点收；（三）财务务类：由由财务部部门点收收；（四）工程程、技术术类：由由专业部部门点收收；（五）法律律、审计计类：由由法务、审审计部门门点收；（六）证照照类：由由综合部部点收。第八条 资料点点收及归归档范围围凡属本办法法涵盖范范围内的的所有文文字、图图表、声声像、电电子文档档等资料料，均须须全部归归档。

4、（一）集团团档案室室归档目目录清单单1、集团公公司设立立、变更更的申请请、审批批、登记记以及终终止、解解散后清清算等方方面的文文件材料料；2、集团股股东会、董董事会、监监事会形形成的文文件材料料；3、本集团团历史沿沿革、大大事记及及反映集集团重要要活动的的剪报、照照片、录录音、录录像资料料等； 4、集团副副职以上上及集团团总部人人员人事事档案资资料；5、集团证证照、印印章；6、集团收收购、变变卖资产产等重要要文件资资料；7、公司重重要的会会议材料料，包括括会议的的通知、报报告、决决议、总总结、领领导人讲讲话、典典型发言言、会议议简报、会会议记录录等。8、集团制制度体系系、会议议纪要、内内部发文

5、文（包含含总裁批批示后的的各项工工作流程程、决定定等）、董董事会会会议记录录、总裁裁办公会会会议记记录；9、项目批批文、合合同；10、集团团下发文文件。11、 HYPERLINK xxcnmanagex/ArticleList/Article_22_AddDate_Desc_1.Htm 财务务管理、资资金信贷贷、业务务往来方方面的文文件材料料（含合合同、重重要报表表、银企企联系函函件等）；12、各相相关业务务单位往往来函件件；一三、集团团签定的的各类合合同（含含商品房房买卖合合同）；14、重要要项目招招投标文文件资料料；一五、审计计报告；16、集团团及各部部门月度度、年中中、年度度工作计计划及

6、资资金计划划。17、其他他具有法法律效力力及保存存价值的的文件；（二） 单单位（部部门或子子公司）归归档目录录清单。1、集团下下发文件件及本单单位（部部门）制制发的文文件。 2、证证照、印印鉴。 3、工程立立项、报报建、建建设、竣竣工、质质监、安安监、权权证办理理等一系系列资料料文件（具具体按照照房地产产事业部部档案案管理规规定及及附件目目录进行行整理）；4、单位实实施或完完成的项项目资料料（从谈谈判、接接洽开始始形成的的文件开开始到项项目操作作完成止止，单项项目进行行归档）5、与当地地政府职职能部门门往来函函件；6、单位（部部门）签签订的经经济合同同；7、客户、特特约商家家资料及及信息管管理

7、；8、公司的的媒体宣宣传资料料、销售售报表；9、财务会会计凭证证、账册册、月度度、年度度财务报报表；10、各部部门（单单位）报报请集团团批复的的工作联联系单、工工作计划划、总结结、统计计报表、简简报；11、人事事劳资档档案及信信息管理理；12、单位位（部门门）例会会会议纪纪要；一三、各部部门与其其相关业业务单位位函件；14、仪器器、设备备维修保保养资料料；一五、其他他具有法法律效率率或保存存价值的的文件资资料。第九条 资料点点收、归归档的层层级和权权限：1、公文文文书、财财务、技技术资料料：按照照权责属属于集团团的由集集团归档档，事业业部的由由事业部部归档，子子公司的的由子公公司归档档。2、人

8、事资资料：集集团副职职(含)以上人人员、集集团总部部、总部部所在地地事业部部、子公公司的行员集务计的由归总总部所在在地以外外的事业业部、子子公司的的其他行行管人员员，根据据管辖权权自行管管理。汽汽修行业业师傅、学学徒，旅旅游度假假行业服服务人员员的案由用人人单位归归档。归归档内容容、目录录按照人人力资源源中心的的统一要要求办理理。3、法律事事务、审审计类资资料由职职能部门门整理，交交集团档档案室归归档，每每年六月月前向档档案室移移交上年年度资料料。4、证照类类资料的的归档，按按证照照管理办办法执执行。第十条 工作要要求：（一）时限限要求：1、工程、项项目、课课题等文文件材料料在其项项目鉴定定、

9、竣工工后或财财务决算算后三个个月内归归档，周周期长的的可分阶阶段、单单项归档档；2、外购设设备仪器器或引进进项目的的文件材材料在开开箱验收收或接收收后即时时登记，安安装调试试后向档档案部门门移交；3、公司领领导、职职工外出出参加公公务活动动形成的的文件材材料应在在活动结结束后及及时移交交；4、会计文文件材料料在会计计年度终终了后由由会计部部门整理理归档；5、电子文文件逻辑辑归档实实时进行行，物理理归档应应与纸质质文件归归档时间间一致；6、磁带、照照片及底底片、胶胶片、实实物等形形式的文文件材料料应在工工作结束束后及时时归档。（二）资料料点收工工作要求求：1、检查资资料的文文本及附附件是否否完整

10、，如如有短缺缺应立即即追查归归入；2、文件或或资料的的处理手手续必须须完备，如如有遗漏漏应立即即退回经经办部门门补办；3、与本案案无关的的文件或或不应随随案归档档的文件件，应立立即退回回经办部部门；4、所有资资料办理理完毕后后，经办办人应在在规定时时间内移移交专(兼)职职管理员员统一归归档，并并附资料料详细清清单(附附表一)。5、资料点点收经办办人调动动或离职职，应办办理资料料移交手手续，主主管领导导负责监监交。（三）资料料归档工工作要求求：1、所有档档案资料料除依规规定应提提交有关关职能中中心外，均均一律以以原件存存档。提提交有关关职能中中心的档档案资料料，须以以复印件件存档。文文件材料料归

11、档后后，一律律不得更更改。2、所有文文字资料料原则上上采用电电脑打印印件或复复印件归归档，须须保存手手写资料料的，应应使用碳碳素墨水水或蓝黑黑墨水书书写；传传真件须须复印后后合并归归档。3、电子文文档、图图片等资资料须备备份保存存，必要要时刻录录成光盘盘进行归归档。外外文（或或少数民民族文字字）材料料若有汉汉译文的的应与汉汉译文一一并归档档，无译译文的要要译出标标题后归归档。4、资料归归档时，应应认真核核对是否否完整，如如有短缺缺，应立立即追查查归入。5、项目、工工程等相相关证照照、文件件在办理理完成时时，需先先移交归归档，不不得私人人存放保保管。6、归档的的文件材材料一般般一式一一份。重重要

12、的、利利用频繁繁的和有有专门需需要的可可适当增增加份数数。7、时案员用登分类登建录便询第五章 整理与与立卷第十一条 集团团及下属属企业应应在次年年第一季季度末前前，将上上年度档档案资料料进行分分类整理理与立卷卷。第十二条 档案案整理和和立卷工工作要求求：(一)保证证顺序、正正反面正正确；(二)确保保图纸清清晰，字字迹难辨辨认的，应应附抄件件；(三)及时时修补残残破档案案资料，特特殊情况况下应附附复印件件；(四)材料料过窄应应加衬边边，过宽宽应折叠叠整齐。第十三条 档案案立卷要要求：(一)分类类准确，同同一中心心内容的的档案资资料须一一起组卷卷；(二)卷宗宗标准，规规范统一一，编号号连续；(三)

13、卷号题种制关码备进录；(四)编码码页次要要求连续续，不增增减页码码；(五)案卷卷厚度应应控制在在1-22厘米之之间；(六)每一一案卷须须端正书书写标题题和编号号；(七)装订订标准、整整齐，装装订线统统一为文文书页面面左侧22公分处处，用厚厚质牛皮皮纸作封封皮，以以细绳装装订；(八)全集集团应采采用统一一的档案案袋(盒盒)封存存。第六章 保管与与使用第十四条 档案案保存要要求：（一）防止止档案的的损坏，延延长档案案使用寿寿命，维维护档案案安全。（二）做好好档案的的防火、防防盗、防防水渍、防防潮、防防虫蛀、防防尘、防防鼠害、防防高温、防防强光等等工作。第十五条 档案案管理员员应保持持相对稳稳定，专

14、专兼职人人员由基基层各单单位申报报，集团团审批，下下发确认认文件；其岗位位调整需需报集团团总裁办办同意后后方可办办理，岗岗位调整整前，须须办理档档案交接接手续，交交接由档档案管理理员的直直接上级级监交，对对重点单单位总裁裁办可派派人监交交。档案案移交时时要认真真对照移移交人在在上次接接交时的的档案清清单，确确保档案案数量。第十六条 接交交人员应应对移交交的所有有档案资资料的完完整性负负责。因因监交人人、接交交人失职职造成的的责任由由监交人人、接交交人承担担。交接接时，接接交人、监监交人要要敦促移移交人出出示其上上次接交交时的清清单，本本次交接接内容不不得比上上次交接接内容减减少。第十七条 借阅

15、阅、复制制档案要要求：(一)案卷卷原则上上不许借借出，只只供在档档案室查查阅。未未归档的的文件及及资料可可借出。凡借阅、复制档案须填写档案使用申请表(见附表二)。(二) 档档案管理理人员必必须严格格遵守国国家保密密法及公公司各项项保密制制度，严严格履行行借阅登登记手续续，认真真审查审审批权限限是否符符合规定定的要求求。借阅阅、复制制使用秘秘密级档档案资料料，须经经档案主主管领导导批准；机密级级档案资资料须经经使用单单位第一一负责人人核准，报报上一级级分管领领导审批批；绝密密级档案案资料需需报集团团总裁审审批。密密级的划划分见保保密制度度。（三）借出出的档案案材料不不得转借他他人，不不得带入公公

16、共场所所；借阅人人不得撕撕毁、涂涂改档案案；不得得擅自摘摘录档案案内容；任何人人不许将将档案内内容泄露露给无关关人员，如如有泄露露和公布布档案内内容者，视视情节轻轻重予以以处理。 (四)复复制档案案资料需需由档案案员办理理，并加加盖 “与原件件无异”、“使用用用途”和“有效期期限”等内容容的蓝色色印章。第十八条 各单单位应建建立健全全档案管管理办法法，添置置保管设设施，确确保各类类档案妥妥善保管管。一旦旦发现被被盗或丢丢失，应应立即逐逐级报告告。第七章 鉴定与与销毁第十九条 档案案资料须须每年综综合鉴定定一次：(一)从档档案的内内容、来来源、时时间、可可靠程度度、名称称等方面面鉴别档档案的价价

17、值。(二)依据据价值确确定各类类档案的的保存年年限分为为永久、长长期、短短期三种种。第二十条 经鉴鉴定已过过保存年年限、失失去保存存价值的的档案，由由档案员员登记造造册（见见附表三三），提提出处理理建议，经经档案主主管领导导审核，报报集团分分管副总总裁或事事业部总总经理核核准；重重要资料料销毁前前须报集集团总裁裁或总裁裁授权委委托人审审批。第二十一条条 经经批准销销毁的档档案资料料销毁时时由上一一级领导导和本单单位档案案主管领领导监销销。第八章 罚 则则第二十二条条 凡违反反本办法法第七、九九、十条条第一、二二款者，未未造成损损失的处处责任人人101000元罚款款，造成成损失的的全额赔赔偿。第

18、二十三条条 凡凡违反本本办法第第十条第第三款者者，处责责任人550-2200元元罚款。第二十四条条 凡违违反本办办法第十十二、十十三条者者，处责责任人550-2200元元罚款。第二十五条条 凡违违反本办办法第十十四、十十八条者者，处责责任人1100-4000元罚款款。第二十六条条 凡违反反本办法法第十五五、十六六条者，处处责任人人10-1000元罚款款。其中中：擅自自调整档档案管理理员岗位位的，处处单位第第一负责责人5000元罚罚款，未未及时监监督办理理交接手手续的处处第一负负责人4400元元罚款。造造成损失失的由责责任人承承担全部部责任。第二十七条条 凡违违反本办办法第十十七条者者，处责责任人220-1100元元罚款，造造成经济济损失全全额赔偿偿，并处处1000-2000元罚罚款。第二十八条条 凡违违反本办办法第十十九、二二十、二二十一条条者，处处责任人人50-2000元罚款款。第九章 附 则则第二十九条条 本办办法由集集团总裁裁办负责责解释。第三十条 本制制度自颁颁布之日日起实行行。附表一：湖南富兴集集团档案案资料移移交清单单移交单位： 接交单单位： 序号档 案 资 料 内 容单位页数附 件备注移交人： (签签章) 接接交人： (签章章) 监交交人： (签章章)移交