文件编写编码管理办法

1、XXX精锻锻有限公公司文件编号： LCC-QDD42000-001生效日期：20004年007月001日文件编写管管理办法法版本号： A 修订号号： 0 页 次：1/1101. 目的：为统一公司内部管理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订本管理办法法，作为为文件编编写及编编码的依依据。2. 范围围：2.1 本本管理办办法涵盖盖所有一一、二、三三级文件件和质量量记录表表单的格格式标准准。包括括：首页页、内页页、文件件结构、段段落章节节等。2.2 与与产品相相关的技技术文件件(图纸纸、作业业指导书书)，其其编码依依据“技术文文件管理理制度”中编写写编码要要求执行行。3. 职责责3.1

2、 编编写： 各部门门负责人人依据工工作需要要，应指指派专人人负责编编写某项项作业流流程的相相关文件件。3.2 编编号管理理： 编编写文件件人员必必须向文文件管理理员取得得文件的的特定编编号。4. 定义义：文件等级文件种类文件名称文件格式架架构一级制度文件质量手册ISO90001:20000标准准条款的的格式二级程序文件程序文件七/八段结结构三级程序文件所所延伸的作业业说明管理办法七/八段结结构操作规程检验规程作业指导书书技术文件依专业特征征，个别别制订记录表单记录表报告记录单备注： 属属于需呈呈报外部部政府机机关的文文件不受受上述规规定限制制。程序5.1 文文件格式式：5.1.11 质量量手册

3、及及程序文文件首页页格式参参见附页页21）修订号号：0，11，2，33，4，55，每一一份文件件的任何何一页修修订5次次以上则则文件改改版。如如果文件件一次性性更改内内容较多多，可以以看情况况考虑换换版。版版次以AA、B、CC依序序编制，使使用至ZZ版后，应应重新发发放，原原有编号号应作废废不再使使用。2）文件版版次变更更后，将将变更页页次详细细填写在在首页制制订/修修订记录录的页次次栏内。5.1.22 质量量手册及及程序文文件首页页，必须须使用附附页4，内页页必须使使用附页页3特定的的格式，并并在每一一页右上上角标识识文件编编号、生生效日期期、版本本号、修修订号。5.1.33不设首首页的三三

4、级文件件格式见见附页55。4质量记录录表单的的格式见见附页66。5.1.55文件封封面见附附页2。5.2 文文件结构构：XXX精锻锻有限公公司文件编号： LCC-QDD42000-001生效日期：20004年007月001日 文件编编写管理理办法版本号： A 修订订号： 0 页 次：2/1105.2.11 四段段结构1）总则2）职责3）控制要要求4）相关文文件5.2.22 七/八段结结构1）目的2）适用范范围3）职责4）定义(适用时时)5）程序6）相关文文件7）质量记记录表单单8）附页（适适用时）5.3 文文件编写写结构说说明5.3.11 目的的简述编写本本程序的的用途与与宗旨。5.3.22

5、适用用范围概略说明文文件的适适用范围围：区域域、部门门、人员员、产品品，以确确定文件件适用广广度。5.3.33 职责责 简简述文件件中主要要责任部部门与相相关责任任部门5.3.44 定义义说明一些不不常用专专有名词词、专业业术语、缩缩写字、符符号、计计算公式式或活动动解释，或或在此文文件中的的特定意意义。5.3.55 程序序1） 文件件的核心心部分，如如有必要要编写时时搭配流流程图，依依据逻辑辑的先后后次序，以以段落方方式详细细叙述相相关文件件要求。2）清楚叙叙述每项项工作完完成步骤骤并划清清界限，说说明前后后步骤的的关联性性或影响响，每个个段落应应有标题题，以便便详细了了解程序序的作业业要求

6、。3）编写内内容应注注意：简简洁、完完整、明明确。文文字力求求清晰易易懂、句句子简短短、语意意肯定。5.3.66流程图图 将将程序所所要求的的职责、程程序步骤骤以流程程图方式式表达，各各图表内内的文字字表示应应力求简简洁。主主要图型型/符号号说明如如下： 起点点/终点点 表表示流程程之起点点或最终终点均用用此符号号 处处理 流流程图到到此阶段段所进行行的操作作、处理理等工作作决策或判定定 指检检验、判判定、审审核、承承认、签签章、核核准所使使用的符符号。XXX精锻锻有限公公司文件编号： LCC-QDD42000-001生效日期：20004年007月001日文件编写管管理办法法版本号： A 修订

7、号号： 0 页 次：3/110 流流向线 流流程和方方向的标标示 关联联线 作业业与作业业之间为为非直接接相关，为为间接协协助或辅辅助性的的标示。 转接接点 表示示本页结结束(连连接下页页)，续续页开始始(承接接上页) 5.3.7相关文文件详细记录与与本程序序有关的的一切其其他文件件。5.3.88 附件件：文件件中所用用的表单单及其它它文件。 5.4 段落章章节构成成：依据据下列数数字、文文字顺序序排列。1.1.1.11 a) b) （1） 2. 5.5 文文字格式式标准化化5.5.11 统一一使用MMicrrosooft Worrd建文文件，文文件封面面及各表表单必须须有公司司徽标，正正文统

8、一一采用宋宋体，小小四号，文文件编号号及数字字统一采采用小四四号Tiimess Neew RRomaan 字字体；文文件、表表单封面面及正文文具体要要求详见见附页（22、3、44、6）。如如文件不不设封面面，封面面上的编编制/审审核/批批准等相相应信息息，可放放至文件件末，见见附页55。文件件放大张张贴时，字字体可相相应放大大。 5.5.2 依依据文件件结构段段落要求求编写文文件时，若若没有资资料可写写，则在在该段落落之后注注“N.AA”。5.6 文文件表单单、编号号说明1）编码格格式： 程序序文件 LLC-XXX-YYYYYY-ZZZ2）编号意意义 LC-龙城缩缩写 XXX文件代代号 QQM

9、 质量量手册 QPP 程序序文件 QDD 三层层管理类类文件QT 三层层技术类类文件 QCC 三层层检验类类文件 QRR 质量量记录 Y YYYY- 对应标标准要素素代码 42000-885000 ZZZ-顺顺序码 001-9993）编码范范例： 质量手手册 LC-QM-20004 文件 LCC-QPP42000-001 LCC-QDD42000-001 LC-QCC42000-001 LCC-QRR42000-001XXX精锻锻有限公公司文件编号： LCC-QDD42000-001生效日期：20004年007月001日文件编写管管理办法法版本号： A 修订号号： 0 页 次：4/1105.7

10、 文文件编写写、编码码完成后后，需按按“文件控控制程序序 LCC-QPP42000-001”要求呈呈送相关关部门负负责人审审核，经经批准后后实施。如果文件较为简单可将审核、批准简化为审批，不需要审核批准的表单可只留编制。5.7.11 文件件经批准准后发布布，自生生效日期期生效。5.8 文文件制定定/修订订流程图图见附件件16.相关文文件LC-QPP42000-001 文文件控制制程序LC-QDD42000-002技技术文件件管理制制度7.质量记记录表单单N.A8. 附页页附页1：文文件制订订/修订订流程图图附页2：封封面格式式附页3：文文件内页页格式附页4：文文件首页页格式附页5：不不设首页页

11、的三级级文件格格式附页6：质质量记录录表格式式XXX精锻锻有限公公司文件编号： LCC-QDD42000-001生效日期：20004年007月001日文件编写管管理办法法版本号： A 修订号号： 0 页 次：5/110附页1：文文件制订订/修订订流程图图开始开始制订/修订制订/修订文件审核/会签文件审核/会签N文件批准文件批准N文件编号文件编号文件登记文件登记文件发布文件发布文件使用、保管、维护文件使用、保管、维护文件实施前的培训文件实施前的培训 文件变更文件变更 N旧文件作废旧文件作废职 责 部 门相 关 说 明表 单各部门职责责人员文件封面格格式 文件内页格格式 各部门职责责人员1.文件的

12、的审核2.审核责责任人会会签 审核会签栏栏 各部门职责责人员文件批准批准栏 文件管理员员 文件、表表单编号号说明文件管理员员文件发布范范围接收人签收收分发部门、文文件发放放签收表表文件持有人人各文件制订订人各部门责权权人依实际需要要实施培培训文件发放部部门各部门责任任人注明文件更更改内容容文件更改申申请文件管理员员文件回收及及销毁文件回收记记录文件销毁记记录XXX精锻锻有限公公司文件编号： LCC-QDD42000-001生效日期：20004年007月001日文件编写管管理办法法版本号： A 修订号号： 0 页 次：7/110附页3：文文件内页页格式XXX精锻锻有限公公司文件编号： 生效日期：

13、文件名称版本号： 修修订号：页次： 三号黑体，字间不空格三号黑体，字间不空格1.小三号隶书，字间不空格1.1.小三号隶书，字间不空格均为小四号宋体均为小四号宋体正文，采用用小四号号宋体XXX精锻锻有限公公司文件编号： LC-QD442000-011生效日期：20004年007月001日文件编写管管理办法法版本号： A 修订号号： 0 页 次：8/110二号隶书，前后字之间空1格附页4：文文件首页页二号隶书，前后字之间空1格四号Times New Roman 字体四号Times New Roman 字体XXX精锻锻有限公公司 文件件编号：LC-QD四号黑体四号黑体文件名称小一号黑体字，前后字之间

14、不空格小一号黑体字，前后字之间不空格编制：三号黑体字三号黑体字审核：批准：分发部门总经理常务副总总管理者代代表财务部供销部技术部质检部生产部质保部公司办公公室版本号： 修订订号 ： 受受控特性性： 发放放编号：发布日期： 生效日日期：XXX精锻锻有限公公司文件编号： LC-QD442000-011生效日期：20004年007月001日文件编写管管理办法法版本号： A 修订号号： 0 页 次：9/110附页5：不不设首页页的三级级文件格格式小四号Times New Roman 字体XXX精锻锻有限公公司小四号Times New Roman 字体文件名称 发布日期： 生效效日期： 文件编编号：LL

15、C-QQD*-*小二号黑体字体 页页码：XX/Y小二号黑体字体表头其它字为小四号宋体字以上表头表头其它字为小四号宋体字以下正文11.1.1.正文，小四四号宋体体字以上正文以下末尾 仅在在文件最最后一页页显示以以下内容容分发部门总经理常务副总总管理者代代表财务部供销部技术部质检部生产部质保部公司办公公室此二行采用小四号宋体字，上下两根线条为此二行采用小四号宋体字，上下两根线条为2.25磅。 编制/日期期： 审审核/日日期： 批批准/日日期：版本号： 修修订号： 受控特特性： 发放编编号：XXX精锻锻有限公公司文件编号： LC-QD442000-011生效日期：20004年007月001日文件编写编编码管理理办法版本号： A 修订号号： 0 页 次：10/10附页6：质质量记录录表单格格式此行及表尾采用小四号宋体字二号隶书，前后字之间不空格此行及表尾采用小四号宋体字二号隶书，前后字之间不空格XXX精锻锻有限公公司小二号黑体，前后不空小二号黑体，前后不空格表单名称 版本号： 修订号号： 表单单序号： 文件件编号：LC-QR442000-采用小四号Times采用小四号Times new Roman采用小四号宋体字表格内格式式依实际际需要而而定，文文字采用用小四号号宋体