某销售公司购销合同管理办法

1、分公司合同管理一、总则为了加强分分公司的的合同管管理工作作，规范范合同的的立项、审审批、签签订、审审查、监监督、履履行程序序，减少少和避免免合同纠纠纷，保保护公司司利益不不受侵害害，根据据中华华人民共共和国民民法通则则、中中华人民民共和国国合同法法及其其他法律律法规，制制定本暂暂行办法法。本办法适用用于广东东科龙电电器股份份有限公公司各省省分公司司对外签签订的各各种销售售、广告告、仓储储、运输输、租赁赁等经济济合同。各省分公司司严禁对对外签订订担保、抵抵押、质质押合同同。 二、合同管管理机构构及职责责1、营销财财务管理理部是分分公司合合同管理理的主管管部门，其其主要职职责如下下：负责分公司司合

2、同管管理制度度制定及及解释；负责各种经经济合同同标准格格式的起起草及修修订；负责分公司司各种合合同纠纷纷案件的的咨询及及起应诉诉工作；负责分公司司合同管管理制度度执行的的监督，对对违反合合同管理理的责任任人员视视情节予予以处罚罚或报请请处罚。营销系统其其他各业业务部门门根据自自身的工工作职能能，对分分公司的的合同工工作与其其职能相相关的部部分负有有管理职职责，应应明确分分公司合合同审批批权限，加加强对分分公司合合同审查查工作，并并协助财财务管理理部做好好合同管管理工作作。分公司销售售行政科科是分公公司各类类合同的的日常管管理科室室，由分分公司财财务主管管兼任专专职合同同管理员员，具体体负责合合

3、同管理理工作，协协助营销销财务管管理部及及其他业业务部门门对分公公司合同同进行管管理，其其主要职职责有：保管分公司司公章（不不设分公公司合同同专用章章），并并对合同同条款和和审批权权限进行行原则性性审查；分公司各类类合同的的整理、建建档和保保存；对合同履行行情况进进行跟踪踪，发现现问题及及时向分分公司经经理及财财务管理理部汇报报；与财务管理理部及其其他业务务部门的的日常联联络工作作；三、合同的的审批与与签订各分公司对对外进行行销售、采采购、广广告等商商业往来来，从事事经济活活动的，除除涉及金金额小，可可以即时时清结的的情况外外，都必必须以书书面形式式签订合合同；即时清结是是指合同同的协商商、订

4、立立、履行行、终止止都在同同一时间间完成。书面形式是是指合同同书、信信件或数数据电文文（包括括电报、电电传、传传真、电电子数据据交换和和电子邮邮件）等等可以有有形地表表现所载载内容的的形式。分公司对外外签订的的书面合合同必须须加盖分分公司公公章方为为有效，未未加盖分分公司公公章的合合同均属属无效合合同；为为防止分分公司人人员违规规对外签签订合同同，避免免法律纠纠纷，分分公司销销售行政政科必须须给分公公司所有有往来业业务单位位发出分分公司合合同签订订申明函函（附件件），并并要求往往来单位位盖章确确认，合合同管理理员必须须妥善保保管好该该确认函函。直接对外协协商、签签订合同同的分公公司人员员为合同

5、同经办人人，合同同经办人人在与对对方签订订合同之之前，必必须确认认对方有有权签署署合同，如如取得对对方单位位的营业业执照、法法定代表表人身份份证明书书或授授权委托托书，合合同经办办人代表表公司对对外签订订合同时时必须遵遵循以下下原则：务必遵守自自己的工工作职权权，不得得越权越越职对外外签订合合同；在对外签订订合同时时，务必必持谨慎慎态度，不不得随意意对外签签订合同同；合同签订后后，应积积极跟进进合同履履行情况况，出现现问题及及时反馈馈或咨询询相关人人员。合同承办人人在订立立合同之之前，必必须先按按如下程程序进行行合同立立项审批批：合同承办人人填写合合同审批批表有权审审批人逐逐级审批批（如权权限

6、在分分公司一一级，由由分公司司经理审审批即可可；如需需总部主主管领导导审批的的，需报报主管领领导审批批，传真真件有效效）合同同经办人人将合同同审批表表及合同同草案报报合同管管理员审审查盖章章合同管管理员审审查审批批情况和和合同条条款无误误后加盖盖分公司司公章（注注：各类类合同的的审批权权限以各各部门规规定的审审批权限限为准）。分公司合同同管理员员必须严严格审查查合同条条款，不不明之处处应询问问合同承承办人或或咨询营营销财务务部法律律事务主主管。合同草案经经审批后后，合同同经办人人员应严严格按照照已审批批的合同同草案条条款签订订正式合合同，不不得擅自自修改，否否则视为为未经审审批擅自自签订合合同

7、。如如合同草草案确实实需要修修改的，须须按本办办法的规规定重新新进行申申报审批批。合同的条款款应使用用公司统统一的标标准格式式，没有有标准格格式的可可参照对对方提供供的合同同格式或或双方协协商，但但必须具具备以下下条款：对方当事人人的全称称，地址址，法定定代表人人，开户户银行及及帐号；合同标的；合同标的物物的价格格、酬金金或费用用；合同履行的的时间、地地点及方方式；合同的违约约责任；如我司司为付款款方，违违约金最最高不得得超过每每日万分分之四。列有“本合合同须经经双方加加盖公章章或合同同专用章章后方可可生效”之条款款。除在合同最最后一页页签章处处加盖合合同专用用章外，和和本合同同有关的的全部文

8、文件包括括附件等等都还应应加盖合合同骑缝缝章。合同签订后后，应将将合同正正本交分分公司销销售行政政科合同同管理员员保存，合合同副本本或复印印件由经经办人员员保存。合同的履行行合同签订后后，经办办人员是是跟踪合合同履行行情况的的第一责责任人，应应及时检检查履行行情况和和对方履履约能力力。如出出现影响响合同继继续履行行的情况况，经办办人员应应及时向向分公司司经理汇汇报。合同管理员员权对合合同的履履行情况况向经办办人员进进行了解解，经办办人员应应予积极极配合，发发现问题题的，应应迅速向向分公司司经理汇汇报解决决。如合同履行行中对方方违约或或产生其其他法律律纠纷，分分公司应应当在纠纠纷发生生的初期期及

9、时通通报财务务管理部部法律事事务人员员，以便便于尽快快争取法法律救济济手段解解决争端端。 合同签订订后，应应当严格格依合同同履行，如如需要变变更、终终止或解解除合同同的，按按照本办办法规定定的程序序重新申申报审批批。合同的编号号、建档档及统计计合同管理员员对已经经生效的的合同要要编号登登记，逐逐个建立立档案，凡凡与合同同有关的的文书都都要附在在合同卷卷内归档档。已履履行完毕毕的合同同按会计计档案保保管期妥妥善保管管。生效的合同同编号形形式为：A-XXXXXX（Y）ZZ号，其其中：AA为分公公司所在在省份的的简称；XXXXX为合合同签订订时的年年份（合合同审批批和签订订跨年度度的，以以盖章时时的

10、时间间为准）；Y为合合同类型型的简称称，销售售合同为为“销”，广告告合同为为“广”，租赁赁合同为为“租”，其他他合同为为“另”；Z为为顺序号号（如：粤-220000（销）11号表示示一份广广东分公公司于220000年签订订的销售售合同，顺顺序号为为1）。合同管理员员应按合合同类型型分别建建档保存存。各种种销售合合同、零零售商或或批发商商代理协协议、返返利协议议、退货货协议等等与产品品销售有有关的合合同全部部认定为为销售合合同；各各种广告告促销活活动、媒媒体广告告、产品品推广等等与广告告活动有有关的合合同为广广告合同同；各种种房屋租租赁、仓仓储保管管、其他他财产租租赁时签签订的合合同为租租赁合同

11、同；运输输、采购购等其他他合同另另行分类类保存。顺序号按合合同类型型自行编编排，即即在同一一类型合合同中顺顺序号保保持连贯贯。合同管理员员对已签签订建档档的合同同编制合合同档案案一览表表，注明明合同类类型、签签订时间间、经办办人员、合合同金额额等事项项，以便便于查询询。除合同管理理办法规规定有权权查阅的的人员以以外，已已建档的的合同正正本，一一般情况况下不得得公开，其其他人员员确实需需要查阅阅的，须须经分公公司经理理签字同同意。对于因合同同保管中中遗失或或损毁合合同，造造成公司司损失的的，将严严格追究究合同管管理员及及有关人人员的责责任。附则本办法由财财务管理理部负责责解释，并并由财务务管理部

12、部监督、检检查各分分公司的的执行情情况。 附件：合同审批表表合同档案统统计一览览表分公司合同同签订声声明函 分公公司合同同签订声声明函 （单位位）：为加强贵我我双方工工商合作作，规范范双方合合同签订订，我分分公司现现特向贵贵单位作作出如下下郑重声声明：我分公司与与贵单位位签订的的合同、协协议必须须加盖我我分公司司公章方方为有效效，未加加盖我分分公司公公章的合合同均属属无效合合同，我我分公司司都将不不予以承承认及执执行。在此所指的的合同包包括各类类协议、承承诺、确确认等类类似合同同性质文文件。特此声明，此此致。 广东科科龙电器器股份有有限公司司 分公公司 2200 年 月月 日 声明函函回执广东

13、科龙电电器股份份有限公公司 分分公司：我单位已知知晓贵分分公司上上述声明明内容，贵贵分公司司签订的的各类合合同、协协议、承承诺、确确认必须须加盖贵贵分公司司公章方方为有效效。此致。 单位（需需加盖公公章） 2000 年年 月 日 附： 分公公司合同同签订审审批表 填写日期期： 合同编编号：合同类型销售合同（ ）；广告合合同（ ）；租赁合合同（ ）；其他合合同（ ）合同说明合同金额元合同履行时时间： 至至合同格式我公司合同同范本（ ）；对方提提供合同同范本（ ）；双方协协商（ ）经办人员姓名： 职职务： 联系电电话：合同对方详细地址联系电话企业性质法定代表人人备注：分公司经理理审批意见签名： 年年 月 日主管领导审批意见签名： 年年 月 日营销副总裁裁审批意见签名： 年年 月 日注：（1）本本表由合合同经办办人填写写； （22）“合同说说明”需简要要填写合合