XX集团后勤采购管理办法

1、分发编号：后勤采购购管理办办法目 录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc286655058 第1章总总则 PAGEREF _Toc286655058 h 1 HYPERLINK l _Toc286655059 第2章后后勤采购购组织 PAGEREF _Toc286655059 h 22 HYPERLINK l _Toc286655060 第3章采采购备用用金管理理 PAGEREF _Toc286655060 h 3 HYPERLINK l _Toc286655061 第4章采采购实施施 PAGEREF _Toc286655061 h 3 HYPERLINK l _T

2、oc286655062 第5章财财务控制制 PAGEREF _Toc286655062 h 15 HYPERLINK l _Toc286655063 第6章附附则 PAGEREF _Toc286655063 h 155 HYPERLINK l _Toc286655064 附件：后后勤采购购业务审审批权限限列表 PAGEREF _Toc286655064 h 116集团后勤勤采购管管理办法法编号：QQB/JJD.CCG002公司/中中心：财财务管理理委员会会起草：日日期：版本号：第A版版第0次次修改审核：日日期：批准：日日期：第1章总总则1.1目目的为了加强强对集团团所属公公司后勤勤物资及服服务

3、采购购业务的的监督与与管理，规范采采购行为为，保证证采购质质量，提提高采购购效率，制定本本办法。1.2 适用范范围本办法适适用于集集团所属属分子公公司及工工厂的后勤物资资及服务务的采购购。1.3 后勤物物资及服服务采购购分类1.3.1 办办公类：办公文文具、办公设设备、办办公家具具、宽带带、固话话等。1.3.2 宣宣传印制制类：横幅、公司定定制品（印有公公司标识识的名片、单据、信封、纸杯、信纸、笔记本本、办公公文具等等）、广告、海报、宣传手手册、DDV宣传传片、挂挂历、营营销促销销品等。1.3.3 劳劳保清洁洁及宿舍舍用品:手套、口罩、垃圾桶桶、垃圾圾袋、抹抹布、扫扫把、拖拖把、胶胶桶、床床上

4、用品品、床、窗帘、柜子、工作服服等1.3.4公共共设施类类：水龙龙头、水水管、照照明灯、电线、门、窗窗、玻璃璃、设施施维护等等1.3.5招待待类：水水果、零零食、烟烟、酒、矿泉水水、果盘盘、茶杯杯、茶、礼品等等1.3.6 技技术检测测类：容器器、工具、仪器仪表表、试剂、药药品等1.3.7生产维维护类：生产机机器零配配件、五五金工具具等1.3.8 食堂堂物资：锅、碗碗、瓢、盆、油油、调味味剂、米、面面、粉、菜、煤煤球、煤煤气等1.3.9 保险险类：社会保保险、意意外伤害害险、财财险。1.3.10能源源类：水水、电、煤、气气、生产产用油等1.4 不相容容职务1.4.1 请请购与审审批。请请购人员员

5、不能同同时负责责审批。1.4.2 供供应商的的选择与与审批。选择供供应商的的人员不不能同时时负责审审批。1.4.3 采采购合同同的拟订订、审核核与审批批。合同同拟定、审核、审批等等工作应应由不同同的人员员负责。1.4.4采购购、验收收与记录录。采购购、验收收与会计计记录等等工作应应由不同同的人员员担任，以保证证采购数数量的真真实性和和采购价价格、质质量的合合规性、采购记记录和会会计核算算的正确确性。1.4.5 付付款的申申请、审审批与执执行。付付款的申申请人、审批人人与执行行人职务务应当分分离，避避免因付付款方式式不恰当当、执行行有偏差差，导致致企业资资金损失失或信用用受损。第2章后后勤采购购

6、组织2.1 后勤采采购工作作小组2.1.1后勤勤采购工工作小组组机构公司设立立后勤采采购工作作小组，由各部部门各派派一人组组成，组长由由总经理理任命。后勤采采购工作作小组不不设专职职，所有有组员均均为兼职职。2.1.2后勤勤采购工工作小组组职责2.1.2.11负责与与各部门门的沟通通协调。当某项项物资的的选购需需要专业业性判断断时，后后勤采购购工作小小组应与需求求部门协协调，由由需求部部门安排排专业人人员协助助采购员员采购，提供专业业性采购购建议。2.1.2.22 协同同采购，对采购购工作进进行监督督。2.1.2.3 负责责后勤采采购评估估工作。2.2 各部门门职责2.2.1公司司后勤物物资及

7、服服务采购购归口行行政部门门集中办办理，其其他部门门不得擅擅自采购购。行政政部门应应分别设设置行政政内勤（兼任计计划管理理员)、采购购员及仓仓库保管管员等岗岗位。2.2.2 公公司总部部总裁办办下设行行政部，设置行行政内勤勤及采购购员岗位位，负责责母公司司范围内内的采购购业务，八字门门行政部部安排保保管员负负责仓库库物资保保管及发发放。其其他子公公司按22.2.1要求求自行设设置相关关岗位，履行后后勤采购购职责。2.2.3各公司司行政部部下设食堂堂组，食食堂采购购员实施施物资采采购，食堂组组长负责责食堂物物资的验验收和管管理。2.2.4需求部部门负责责填制采采购申请请，并参参与供应应商甄选选过

8、程。2.2.5 财务务部门负负责采购购的监督督、预算算控制、报账审审核及付付款。2.2.6 仓库库保管员员负责采采购物资资的验收收、存储储与发放放。公司司分设后后勤物资资仓库、生产机机器零配配件仓库库、技术术检测物资资仓库，分别由由行政部部门、生生产部门门、技术术质量部部门安排排相应仓仓库和保保管员进进行物资资管理。食堂物物资放厨厨房存储储，不单单独设立立仓库，由食堂堂组长兼兼任保管管员，负负责食堂堂物资管管理。2.2.7 各部部门各司司其职，相互衔衔接的同同时形成成相互制制衡机制制。第3章采采购备用用金管理理3.1 备用金金3.1.1 公公司采购购采取备备用金制制，行政政部门采购员员备用金金

9、额度为为30000元，食食堂采购购员备用用金额度度为50000元元。3.1.2 备备用金采采取借款款方式，由采购购员填写写借款单单，经部部门主管管、财务务主管及及总经理理审批后后，交会会计开具具现金付付款凭证证，由出出纳支付付现金，账面挂挂采购员员个人往往来。3.1.3采购购员可在在现金交交易范围围内动用用备用金金进行采采购。备备用金如如不足以以支付采采购款，可按借借款审批批程序临临时借支支现金。报账后后再冲抵抵借支，并按额额度补足足备用金金。3.1.4备用用金一年年一清，每年122月份还清清备用金金借款，次年11月再重重新借支支备用金金。3.2 现金交交易范围围3.2.1 一一千元以以下的零

10、零星采购购；3.2.2 供供应商要要求现金金交易；3.2.3 紧紧急采购购且不能能及时办办理银行行支付手手续；3.2.4除以以上情况况外，一一律不得得进行现现金交易易，均通过财财务转账账付款。第4章采采购实施施4.1办办公、宣宣传印制制、劳保保清洁及及宿舍用用品、公公共设施施类物资资的采购购4.1.1采购购申请4.1.1.1需求部门门在每月255日前提出下月月物资采购购申请，经部门门主管批批准后交交行政部门门。单件采采购金额额在5000元以以上要经经总经理理审批。4.1.1.2行政内内勤在仓仓库保管管员的配配合下提提出常备备用料的的采购申申请。4.1.1.3 采购购申请应应注明物物资的名名称、

11、规规格型号号、数量量、需求求日期、参考价价格、用用途、质质量要求求、交货货期等信信息。如难以以描述物物资特征征的，应应提供样样品；宣宣传印制制品应提提供设计计样稿。4.1.1.4行政部门门对各部门门提交的的采购申申请进行行审核，审核内内容包括括采购申申请的各各栏填写写是否清清楚、是是否在预预算范围围内、是是否有相相关负责责人的审审批签字字、是否否在审批批范围内内等。4.1.2 采购购计划4.1.2.1行政内内勤于每每月月底底前根据据各部门门的采购购申请汇汇总制定定月度采购购计划，经行政政主管审审核后报报请公司司总经理理批准。4.1.2.2行政内内勤应审审查各部部门申请请采购的的物资是是否能由由

12、现有库库存满足足。只有有现有库库存不能能满足的的请购物物资才能能列入采采购计划划中。4.1.2.3 对于于无法于于需用日日期内办办妥的采采购申请请，行政政部门应应及时通通知请购购部门。4.1.2.4 采购购计划应应同时报报送财务务部门，以便于于公司资资金的安安排。4.1.2.5 未列列入采购购计划内内的物资资不得采采购。如如确属临临时性急急需物资资，应填填写紧急急采购申申请表，经部门门主管审审批及公公司行政政主管核核准后才才能列入入采购范范围，单单件5000元以以上的物物资要经经总经理理审批。4.1.3 供应应商及采采购方式式选择4.1.3.1 采采购人员员应视采采购量、金额大大小及供供应情况

13、况，分别别采取定定点采购购、询比价采采购、招标采采购、网网购（网网上招标标、定点点网购或或询比价价网购）等不同同的采购购方式实实施采购购，确定定供应商商及价格格。4.1.3.2公司一一次性采采购量或金额额大的物物资实行行招标的的方式确确定供应应商及价价格，由由行政部门门负责安安排招标标事宜，财务部部门参与与招标过过程。如如全年耗耗用量大大的办公公文具、公司定定制品、劳保用用品；一一次性订订购量大大的工作作服、挂挂历、宿宿舍用品品；全年耗耗费金额额大的宽带、手机、固话等等通讯网网络设施施等均可采用招招标方式式采购；4.1.3.3日常采采购量或或金额较较大的物物资，由由行政部部和财务部部共同确确定

14、定点点供应商商，签订订长期议议价采购购合同，实行定定点采购购。办公设备备、办公公家具、宣传印印刷品、营销促促销品、劳保用用品、照照明灯等等物资均均可采用定定点采购购方式；4.1.3.4无法招招标或定定点采购购的物资资，可采采用询比比价方式式采购，向三个个以上的的供应商商询价后后填制供供应商询询价表，经行政政主管及及总经理理审批后后择优选选购，如如公共设设施维护护等物资资。4.1.4合同同的签订订与撤销销4.1.4.11采取招招标采购购及定点点采购的的应签订采采购合同同，明确确约定并并准确阐阐述采购购物资的的名称、规格、质量标标准、数数量、价价格、供供货方式式、验收收方式、运输方方式及费费用承担

15、担、交货货地点、交货时时间、结结算付款款方式、双方的的权利、义务和和违约责责任等，并按照照规定的的权限签签订合同同，合同同双方必必须签字字盖章。零星采采购可不不签订采采购合同同。4.1.4.22 采购购合同由由需求部部门配合合行政部门门拟定，行政部门门负责人人审核，公司总总经理审审批。涉涉及金额额较大、存在较较高风险险的合同同应聘请请律师进进行专业业审核。4.1.4.3采购经经办人员员应跟踪踪合同履履行的过过程（包包括合同同的执行行、储运运、交货货、验质质、入库库、付款款等），对可能能发生异异常的情情况，应应出具书书面报告告并提出出解决方方案。4.1.4.4 合同同履行过过程中，如供方方提出变

16、变更合同同或撤销销合同，行政部门门应对供供方提出出的合同同变更或或撤销理理由进行行调查，经调查查证实供供方确实实无法全全部履行行或无法法履行合合同后，由供方方提出合合同变更更或撤销销申请，经我方方行政主主管及公公司总经经理审批批后方可可变更或或撤销。合同变变更或撤撤销给公公司造成成损失的的，应追追究供方方责任。4.1.4.55 我方方如遇特特殊情况况需要变变更或撤撤销合同同的，由由行政部门门与供方方沟通协协商后，提交合合同变更更或撤销销申请，经行政政主管及及公司总总经理审审批后方方可变更更或撤销销。为维维护公司司诚信的的“金字字招牌”，原则则上不得得申请变变更或撤撤销合同同。4.1.5 购购买

17、4.1.5.11 招标标方式采采购物资资的，合同同签订后后，由采采购员负负责跟踪踪供应过过程。供供方交货货时，采采购员要要及时通通知保管管员到场场验收。4.1.5.2定点或或询比价价方式采采购物资资的，由由后勤采采购工作作小组安安排人员员陪同采采购。如如需提供供专业支支持的，由需求求部门安安排人员员协助采采购，提提供专业业建议。4.1.5.3 不论论采取哪哪种采购购方式，采购员员都必须须向供应应商索要要发票及及购物清清单，零零星现金金支付的的需索要要收款凭凭证，相相关单据据上采购购员及陪陪同采购购人员需需签字确确认。4.1.6 验收收入库4.1.6.1物资采采购后，采购员员将物资资交到仓仓库。

18、仓库保保管员当当面清点点物资，对照采购购计划表表、供应商商的销售售清单与与物资一一一核对对，检查查物资品品种、规规格、数数量、价价格是否否无误，质量是是否符合合要求，检查包包装是否否完好，如发现现短缺或或损坏，应立即即拆包检检查。宣宣传印制制类物资资应有需需求部门门协助验验收，查查验样式式是否符符合定制制要求。验收过过程中，如发现现异常，应向采采购员提提出质疑疑或向上上级主管管汇报。4.1.6.2 物资资验收无无误后，保管员员开具入入库单，并将采采购付款款联交给给采购员员，采购购员及保保管员签签字确认认。验收收不合格格的，由由采购员员联系退退换货或或返工。4.1.6.3 保管管员分类类别登记记

19、物资入入库台账账，将实实物存入入仓库。4.1.7 报报账付款款4.1.7.1采购购业务结结束后，采购员员将票据据交给行行政内勤勤报账。行政内内勤应在在一周之之内报账账，按各各部门的的物资申申购情况况制作费费用分摊摊表，将将原始票票证粘贴贴整齐，填好费费用报销销审批单，经部门门主管审审批后交交财务部部门审核核。4.1.7.22 财务务部门对对报账事事项进行行审核，重点审审核附件件及相关关审批程程序的是是否完整整、报账账事项与与附件是是否匹配配、各部部门的物物资耗费费是否在在预算额额度内、超预算算的是否否履行超超预算报报批程序序，审核核无误后后审核人人在费用报销销审批单单上签字字。4.1.7.33

20、 财务务审核通通过后，行政内内勤提请请总经理理审批，审批完完成即可可交财务务部门制制证付款款。4.1.7.4报账的的票据必须须包括：费用报报销审批批单、供应商商的销售售清单、入库单单（财务联）、有效发发票、物物资采购购计划表表、供应商商询价表表、费用用分摊表表，已现金支支付的应应提供收收据，签订了了合同的的应提供供合同。各类单单据要齐齐全且相相互吻合合，并有有符合程程序的审审批记录录。4.1.7.55 合同同约定了了结算付付款方式式的，按按合同约约定办理理。财务务按报账账结算金金额挂供供应商往往来，行行政内勤勤在合同同约定付付款时限限内填写写付款申申请单，并附上上入库单单（采购购付款联联）及合

21、合同复印印件，履履行相关关审批程程序后交交财务付付款。4.1.7.6不在现现金交易易范围内内的采购购业务均均需通过过银行转转账支付付给供应应商。供应商商为单位位的，采采用公对对公转账账支付；供应商商为个人人的，采采用公对对个人银银行卡转转账支付付。4.1.7.7 签订订了采购合合同或协协议的，采购员员报账时时需提供供收款方方名称、开户银银行及账账号，且且收款方方、开票票方和合合同签订订方三方方必须一一致，以以确保无无资金支支付纠纷纷。款项项不得向向非合同同订立方方进行支支付，也也不得将将款项支支付到供供应商指指定的其其他单位位户头或或个人户户头。4.1.8 物物资管理理4.1.8.11 所有有

22、办公类类、宣传传印制类类、劳保保清洁及及宿舍用用品、公公共设施施类物资资都必须须履行先先入库后后领用的的程序，由行政政部门统统一管理理。4.1.8.22 物资资管理实实行“谁谁保管谁谁负责、谁使用用谁负责责”的原原则。行政部部门应分分部门建建立并实时更新新各部门门固定资资产和低低值易耗耗品（不不属于固固定资产产，而又又价值较较高或使使用时间间较长的的物品）保管清清单，落实保保管责任任。使用用部门应应建立并并实时更更新本部部门固定定资产和和低值易易耗品保保管清单单，将保保管责任任落实到到人。4.1.8.33 行政政部门应应定期对对物资进进行盘点点，至少少每季度度盘点一一次，并将盘盘点结果果报送财

23、财务部门门。盘点点中如发现有有盘盈、盘亏等等情况应应查明原原因，并并及时报报告上级级主管。因个人人保管不不善导致致盘亏的的，由责责任人负负责赔偿偿。4.1.8.44 仓库库保管员员应分类类别分品品种登记记物资入入库台账账和库存存台账，物资发发放要有有领用记记录，注注明领用用部门，领用人人签字确确认。领领用固定定资产和和低值易易耗品的的，行政政部门和和使用部部门要及及时更新新保管清清单。4.2 招待类类物资采采购4.2.1采购购申请4.2.1.11 招待待类物资资采购仅限限于公司司会议或或活动、营销、客户维维系、外外部检查查及日常常接待需需要。私私人活动动及招待待不得申申请采购购招待类类物资。4

24、.2.1.22 需求求部门于于每月225日前前提交采采购申请请，临时时接待采采购由接接待责任任部门按按需提请请。采购购申请需需详细注注明物资资品名、数量、招待对对象及费用预算算，经请请购部门门主管批批准后报报行政部部门审批批。采购购金额在在5000元以上上要经总总经理审审批。4.2.1.3 行政政部门对对请购部部门提交交的采购购申请进进行审核核，审核核内容包包括采购购申请的的各栏填填写是否否清楚、招待事事项是否否属实、请购数数量是否否适度、是否在在预算范范围内、是否有有相关负负责人的的审批签签字、是是否在审审批范围围内等。4.2.1.44 行政政部门在在请购审审核时，应对饮饮食品的的请购数数量

25、从严严控制，确保一一次性消消耗完，宁可少少买不要要多买，避免节节余。水水果、零零食不得得节余，烟、酒酒、茶、矿泉水水等保质质期稍长长的物资资如有剩剩余，由由行政部部门负责责登记并并保管，在保质质期前耗耗用完毕毕。4.2.2 购购买4.2.2.11 需求求部门未未请购的的物资不不得采购购。4.2.2.2 行政政部门采采购员根根据采购购申请实实施采购购，可视全全年使用用量采取取定点或或询比价价方式进进行采购购。如矿矿泉水、烟、酒酒等可采采取定点点采购，水果、零食可可采取询询比价方方式采购购。4.2.2.3 采购购时，由由后勤采采购工作作小组安安排人员员陪同采采购员采采购。水水果、零零食、烟烟、酒、

26、矿矿泉水、茶等饮饮食品，要特别别注意是是否在保保质期内内、包装装是否完完好无损损，保证证饮食品品的安全全卫生。4.2.2.4 采购购员应向向供应商商索要发发票、售售货清单单及收款款凭证。相关单单据上采采购员及及陪同采采购人员员需签字字确认。4.2.2.5采购完完成后，采购员员将物资资交给请请购部门门，请购购部门负负责验收收，验收收无误后后在单据据上签字字。4.2.3 报报账付款款4.2.3.11采购业业务结束束后，采采购员将将票据交交给行政政内勤报报账。行行政部门门内勤应应在一周周之内报报账，按按各部门门的物资资申购情情况制作作费用分分摊表，将原始始票证粘粘贴整齐齐，填好好费用报报销审批批单，

27、经经部门主主管审批批后交财财务部门门审核。4.2.3.2 财财务部门门对报账账事项及及相关单单据进行行审核，审核无无误后审审核人在在费用审审批单上上签字。4.2.3.33财务审审核通过过后，行行政内勤勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门制证证付款。4.2.3.4 报账账的票据据必须包包括：费费用报销销审批单单、供应应商的销销售清单单、有效效发票、物资采采购申请请单、费费用分摊摊表，已已现金支支付的应应提供收收据，签签订了合合同的应应提供合合同。各各类单据据要齐全全且相互互吻合，并有符符合程序序的审批批记录。4.3生生产维护护类、技技术检测测类物资资采购4.3.1 采采购申请请4

28、.3.1.11 需求求部门在每月225日前前提出下下月物资资采购申申请，经经部门主主管批准准后交行行政部门门。采购购金额在在5000元以上上要经总总经理审审批。4.3.1.22 采购购申请应应注明物物资的名名称、规规格型号号、技术术参数、数量、需求日日期、参参考价格格、用途途、质量量要求、交货期期等信息息。4.3.1.33 行政政部门对对需求部部门提交交的采购购申请进进行审核核，审核核内容包包括采购购申请的的各栏填填写是否否清楚、是否在在预算范范围内、是否有有相关负负责人的的审批签签字、是是否在审审批范围围内等。4.3.1.4无法于于需用日日期内办办妥的采采购申请请，行政政部门应应及时通通知需

29、求求部门。4.3.1.5需求部门门未申请请的物资资不得采采购。如如确属临临时性急急需物资资，应填填写紧急急采购申申请表，经部门门主管审审批及公公司行政政主管核核准后才才能列入入采购范范围，采采购金额额5000元以上上的物资资要经总总经理审审批。4.3.2 供应应商及采采购方式式选择4.3.2.1 公司司一次性性采购量量或金额额大的物物资实行行招标的的方式确确定供应应商及价价格，由由行政部部门负责责安排招招标事宜宜，财务务部门、需求部门门参与招招标过程程。如贵贵重零配配件、精精密仪器器仪表等等。4.3.2.2用量小小、价值值低的物物资由行行政部门门、需求部部门和财务部部门共同确确定定点点供应商商

30、，签订订长期议议价采购购协议，实行定定点采购购，如常常用零配配件、试试剂、药药品、容容器等。4.3.2.33 无法法招标或或定点采采购的，可采用询询比价方方式采购购，向三三个以上上的供应应商询价价后填制制供应商商询价表表，经行行政主管管及总经经理审批批后择优优选购。4.3.3 合合同的签签订与撤撤销参见4.1.444.3.4 购买买4.3.4.1 招标方方式采购购物资的的，合同同签订后后，由采采购员负负责跟踪踪供应过过程。供供方交货货时，采采购员要要及时通通知保管管员到场场验收。4.3.4.22 定点点或询比比价方式式采购物物资的，由后勤勤采购工工作小组组安排人人员陪同同采购。考虑到到生产维维

31、护类及及技术检检测类物资专专业性较较强，需需求部门门需安排排人员协协助采购购，提供供专业建建议。4.3.4.33 不论论采取哪哪种采购购方式，采购员员都必须须向供应应商索要要发票及及购物清清单，零零星现金金支付的的需索要要收款凭凭证，相相关单据据上采购购员及陪陪同采购购人员需需签字确确认。4.3.5 验验收入库库4.3.5.11 物资资采购后后，采购购员将物物资交到到对应仓库库。仓库库保管员员当面清清点物资资，对照照采购申申请、供供应商的的销售清清单与物物资一一一核对，检查物物资品种种、规格格、技术术参数、数量、价格是是否无误误，质量量是否符符合要求求，检查查包装是是否完好好，如发发现短缺缺或

32、损坏坏，应立立即拆包包检查。验收过过程中，如发现现异常，应向采采购员提提出质疑疑或向上上级主管管汇报。4.3.5.22 物资资验收无无误后，保管员员开具入入库单，并将采采购付款款联交给给采购员员，采购购员及保保管员签签字确认认。验收收不合格格的，由由采购员员联系退退换货。4.3.5.33 保管管员分类类别登记记物资入入库台账账，将实实物存入入仓库。4.3.6 报报账付款款4.3.6.11 采购购业务结结束后，由行政政部门负负责报账账。行政政内勤应应在一周周之内填填好费用用报销审审批单，将原始始票证粘粘贴整齐齐，经部部门主管管审批后后交财务务部门审审核。4.3.6.2 财务务部门对对报账事事项及

33、相相关单据据进行审审核，审审核无误误后审核核人在费用审审批单上上签字。4.3.6.3财务审审核通过过后，行行政内勤勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门制证证付款。4.3.6.4 报账账的票据据必须包包括：费费用报销销审批单单、供应应商的销销售清单单、入库库单（采采购付款款联）、有效发发票、物物资采购购申请，已已现金支支付的应应提供收收据，签签订了合合同的应应提供合合同。各各类单据据要齐全全且相互互吻合，并有符符合程序序的审批批记录。4.3.7 物物资管理理4.3.7.11生产维维护类物物资由生生产部门门安排仓仓库及保保管员进进行管理理；技术检检测类物物资由技技术质量量部门安安排

34、仓库库及保管管员进行行管理，容易变变质或挥挥发的试试剂、药药品应在在适温下下储存。4.3.7.22 所有有生产维维护类及及技术检检测类物物资均应应履行先先入库后后领用的的程序。4.3.7.22仓库保保管员应应分类别别分品种种登记物物资入库库台账和和库存台台账。物物资领用用要有领领用记录录，领用用人签字字确认。4.3.7.3在用的的物资由由使用人人保管，备用物物资由保保管员保保管。如如因使用用或保管管不当导导致物资资丢失、损坏或或失效，由保管管责任人人负责赔赔偿。4.3.7.4生产部部门及技技术质量量部门应应定期对对所保管管的物资资进行盘盘点，至至少每季季度盘点点一次，并将盘盘点结果果报送财财务

35、部门门。盘点点中如发发现有盘盘盈、盘盘亏等情情况应查查明原因因，并及及时报告告上级主主管。4.4 食堂物物资采购购4.4.1 采采购计划划4.4.1.11 食堂堂按周拟定定每周食食谱，报行政政部门备备案并公公示。厨厨师按食食谱制定定每天采购计计划，经经食堂组组长审核核及行政主管管审批后后交食堂堂采购员员采购。4.4.1.22 食堂堂采购计计划的制制定应充充分考虑虑物资的的耗用量量、保质质期，避避免物资资存放过过久变质质导致浪浪费。4.4.2购买买4.4.2.11 食堂堂采购可可确定相相对固定定供应商商，通过过定点获获得长期期供应低低价优惠惠和免费费配送待待遇，同同时也要要勤跑、勤问以以了解市市

36、场行情情，精打打细算，及时购购进质优优价廉的的新鲜疏疏菜和肉肉类食品品。4.4.2.2 食物物必须到到持有卫卫生许可可证和有有营业执执照及质质检合格格的经营营单位采采购，不不得采购购无卫生生许可证证的食品品生产经经营者供供应的食食品。4.4.2.3采购的的食品必必须新鲜鲜、卫生生、清洁洁，符合合国家有有关卫生生标准与与规定。严禁采采购有害害、有毒毒、腐烂烂变质、酸败、霉变、生虫、污垢不不洁、混混有异物物或其他他感官性性状异常常的食品品。肉类类食品采采购必须须具有检检验合格格证明。包装类类食品其其包装上上必须标标明：食食品名称称、厂址址、生产产日期、保质期期限、规规格等，缺一不不可，所所购食物物

37、必须在在保质期期内。4.4.2.44 食堂堂采购员员按采购购计划进进行采购购，联系系定点供供应商送送货或到到市场选选购，并并向供方方索要销销售清单单、发票票、收据据等凭证证。菜价价在公示示栏进行行公示，供全体体员工监监督。财财务可采采取派人人陪同采采购或不不定期到到市场询询价等形形式进行行监督。4.4.3 验收收4.4.3.11 食堂堂仓库保管管员（由由食堂组组长兼任任）负责责验收，对照采购购计划单单对所购购物资一一一检查查，称斤斤验量，并把好好质量关关，切实实保证食食品安全全。4.4.3.22 验收收无误后后，保管管员在相相关单据据上签收收，将物物资存入入厨房，并登记采购购台账。验验收过程程

38、中发现现物资质质量不合合格、缺缺斤少量量的，由由采购员员负责处处理。4.4.3.33 食堂堂物资要要注意存存储，避避免霉变变、生虫虫、鼠咬咬，生熟熟食品要要隔开存存放，隔隔夜食物物应冷藏藏。4.4.4 报报账付款款4.4.4.11 食堂堂采购由由行政内内勤按旬旬报账，报账时时间为每每月111号、221号、月底，遇假期期顺延。4.4.4.22 保管管员将每每旬的单单据收齐齐后交行行政内勤勤报账，行政内内勤对单单据进行行审核，检检查票据据是否齐齐全（采采购计划划、采购购清单、发票）、是否否履行相相关审批批手续、各环节节经办人人是否签字字，审核核无误后后进行汇汇总，填填制费用用报销审审批单，经部门门

39、主管审审批后交交财务部部门审核核。4.4.4.33财务部部门对报报账事项项及相关关单据进进行审核核，审核核无误后后审核人人在费用用报销审审批单上上签字。4.4.4.44财务审审核通过过后，行行政内勤勤提请总总经理审审批，审审批完成成即可交交财务部部门制证证付款。4.4.4.55 报账账的票据据必须包包括：费费用报销销审批单单、供应应商的销销售清单单、汇总总表、有有效发票票、采购购计划，已现金金支付的的应提供供收据。各类单单据要齐齐全且相相互吻合合，并有有符合程程序的审审批记录录。4.5 能源采采购4.5.1水、电4.5.1.11 水电电类能源源可与供供水、供电公公司及银银行签订订托收协协议，由

40、由银行进进行托收收。4.5.1.22 已签签订托收收协议的的，由出出纳每月月初到银行行取回用用水用电电清单及及发票，交行政政部门物物业组核核对。未未签订托托收协议议的，由由行政部部门物业业组每月月初到供供水供电电公司取取回用水水用电清清单及发发票。物物业组应应在每月月底抄水水表、电表表，计算算水电耗耗用量，并与供供方提供供的清单单核对，允许存存在合理理差异，如差异异较大，由物业业组负责责与供方方核对。核对无无误后，在清单单和发票票上签字字确认，并分摊摊生产和和生活用用水用电电费用，交行政政内勤报报账。4.5.1.3 行行政内勤勤将发票票、清单单收齐后后，填制制费用报报销审批批单，经经行政主主管

41、审批批后报财财务部门门审核，审核无无误后在在费用报报销审批批单上签签字。4.5.1.4 财务务审核通通过后，行政内内勤报请请总经理理审批。审批完完成，已已托收的的直接交交财务部部门进行行会计处处理，未托收收的则交出纳纳进行银银行转账账付款。4.5.2 天然然气4.5.2.11 行政政部门与与财务部部门通过过市场询询比价或或招标，共同确确定定点点供应商商。4.5.2.22 需求求部门根根据需求求填制采采购申请请，经部部门主管管及总经经理审批批后交行行政部门门采购员员采购。4.5.2.3采购员员按需求求量及定定点价格格计算采采购金额额，并填填写付款款申请单单，经部部门主管管、财务务主管、总经理理签

42、字后后，交财财务部门门付款。4.5.2.44 财务务审核人人对采购购申请单单和付款款申请单单进行审审核，检检查审批批流程是是否完成成（认签签字）、付款对对象是否否定点单位位名称，审核无无误后交交出纳转转账付款款。4.5.2.5采购员员凭付款款凭证到到供方指指定地点点充卡，后勤物物资采购购工作小小组安排排人陪同同前往。充卡后后将银行行付款凭凭据交给给财务部部门。4.5.2.66 采购购事项完完成后，行政内内勤在一一周内填填制费用用报销审审批单，附上发发票、清清单、采采购申请请单，依次经部部门主管管、财务务主管和和总经理理审批后后交财务务进行会会计处理理。4.5.2.7需求部门门应根据据天然气气耗

43、用情情况确定定每月定定额耗用用量，并并交财务务部门备备案，财财务部门门以定额额耗用量量按月分分摊天然然气耗用用成本费费用。4.5.3 煤煤4.5.3.11 采购购申请(1)生生产部门门在每月月25日日前提出出下月燃燃煤采购购申请，经部门门主管和和总经理理批准后后交行政政部门。采购申申请量应应根据月月定额耗耗用量、上月库库存、安安全库存存量等数数据来确确定，采采购数量量能保证证正常耗耗用即可可。遇燃燃煤价格格波动较较大时，可适当当形成较较高库存存。(2)行行政部门门对生产产部门提提交的采采购申请请进行审审核，检检查申购购数量是是否合理理、审批批流程是是否完成成，审核核无误后后交采购购员进行行采购

44、。4.5.3.22 购买买(1)全全年燃煤煤采购量量大的单单位，应应通过招招标确定定供应商商。招标标事宜由由行政部部门负责责安排，财务部部门和生生产部门门参与招招标过程程。招标标完成，签订采采购合同同。合同应应详细注注明对燃燃煤质量量要求（燃煤卡卡值等），合同同签订事事项参见见4.1.4。无法招招标的，采取询询比价方方式，选选择三个个以上供供应商进进行询价价，填制制供应商商询价表表，经行行政主管管及总经经理审批批后择优优选购。询价应由由后勤物物资采购购小组安安排人员员与采购购员共同同参与。(2)采采购员应应跟踪燃燃煤供应应过程。供方货货物到达达时，司司机将供供货清单单交给采采购员，采购员员开具

45、信信息通知知单，分分别通知知磅房和和生产部门门。信息息通知单单上需注注明物资资名称及及重量。4.5.3.33 验收收入库(1)磅磅房收到到信息通通知单，对燃煤毛重（含车皮皮和燃煤煤）进行行称量，登记称称重记录录台账。待汽车车卸货后后，再称称车皮重重，计算算出燃煤煤净重（毛重减减车皮重重），并并开具汽汽车衡称称重记录录单。净净重如与与运货司司机提供供的数据据有较大大差异，应及时时通知采采购员与与供应商商沟通。汽车衡衡称重记记录单上上应列明明物资名名称、毛毛重、皮皮重、净净重、车车号等信信息，并并经司磅磅员和司司机签字字确认。称量完完毕，司司磅员将将汽车衡衡称重记记录单交交给仓库库保管员员。(2)

46、在在卸货之之前，技技术质量量部安排排人员检检验燃煤煤质量，通过技术术检测或或燃烧时时间检查查燃煤发发热量，具体检检验方法法由技术术质量部部门确定定，检验不不合格的的不得接接收。(3)检检验合格格后，生生产部门门安排燃燃煤存放放地点，并由生生产机器器零配件件仓库保保管员开开具入库库单，注注明入库库数量及及检验结结果，检检验人员员和保管管员在入入库单上上签字确确认。(4)燃燃煤入库库后，保保管员将将单据整整理成财财务记账账组和采采购付款款组两组组，并将将两组单单据交给给行政部部门。财财务记账账组单据据包括：供方供供货清单单、信息息通知单单、汽车车衡称重重记录单单（财务务联）、入库单单（财务务联）。

47、采购付付款组单单据包括括：信息息通知单单、汽车车衡称重重记录单单（采购购付款联联）、入入库单（采购付付款联）。4.5.3.44 结算算付款(1)行行政部门门按合同同约定的的结算方方式确定定价格、数量及及结算金金额，在在入库单单上注明明并签字字确认，然后将将采购申申请单、财务记记账组单单据与合合同复印印件交至至财务部部门。(2)财财务部门门审核相相关单据据及合同同，复核核结算金金额，确确认无误误后进行行会计入入库及供供应商挂挂账处理理。(3)行行政部门门按照合合同约定定的时间间及方式式申请付付款，填填写付款款申请单单，注明明合同号号、收款款单位、开户银银行、账账号、申申付金额额、申付付事项等等要

48、素，并附上上信息通通知单、汽车衡衡称重记记录单（采购付付款联）、入库库单（采采购付款款联）、发票等等票据。依次提提请行政政主管、财务主主管及总总经理审审批。其其中，财财务部门门应重点点核查申申付事项项与供应应商往来来账是否否相符，附件是是否齐全全，相关关审批程程序是否否履行，收款方方是否与与合同方方、开票票方保持持一致，如发现现疑问有有权拒付付。(4)履履行付款款申请审审批程序序后，财财务部门门进行转转账支付付，并进进行相应应会计处处理。4.5.3.5物资资管理(1)生生产机器器零配件件仓库保保管员负负责燃煤煤的保管管，建立立燃煤入入库、出出库及库库存台账账。燃煤煤存储时时应注意意防水防防火，

49、保证燃煤煤干燥及及安全。(2)生生产领用用燃煤需需登记领领用记录录，领用用人签字字确认，保管员员每月进进行汇总总。(3)生生产部门门确定燃燃煤月定定额消耗耗量，保保管员按按月定额额消耗量量填制出出库单，并汇总总当月燃燃煤领用用记录成成表作为为出库单单附件。经保管管员及领领用人签签字，部部门主管管审批后后交财务务部门进进行出库库账务处处理。(4)财财务部门门每月末末对燃煤煤库存量量进行盘盘点，估估测库存存量以检查燃燃煤耗用用量是否正正常。每每批燃煤煤耗用完完后，可可根据月月定额耗耗用量预预计燃煤煤耗用天天数，并并与实际际耗用天天数比较较，如两两者相差差较大，应查明明原因，落实责责任。4.5.4生

50、产产用油4.5.4.1采购申申请(1)生生产部门门于每月月25日日前提出出下月采采购申请请，经部部门主管管和总经经理批准准后交行行政部门门。采购购申请需需注明油油的品种种、规格格、数量量等数据据。采购购申请量量应根据据月定额额耗用量量、上月月库存、安全库库存量等等数据来来确定，采购数数量能保保证正常常耗用即即可。遇遇油供应应紧张时时，可适适当形成成较高库库存。(2)行行政部门门对采购购申请进进行审核核，行政政部门对对生产部部门提交交的采购购申请进进行审核核，检查查申购数数量是否否合理、审批流流程是否否完成，审核无无误后交交采购员员进行采采购。4.5.4.2购买(1)采采购员到到中石油油或中石石

51、化供应应点按时时价采购购，后勤勤物资采采购工作作小组安安排人陪陪同采购购。(2)采采购员应应向供方方索要发发票，发票上上采购员员及陪同同采购人人员应签签字确认认采购事事实及采采购金额额。4.5.4.3验收入入库(1)采采购完毕毕后，采采购员将将油交给给生产机机器零配配件仓库库保管员员验收，仓库保保管员将将油过磅磅称重，并按11千克=1/油升进行换换算，与与发票数数量进行行核对，验收无无误后开开具入库库单，采采购员及及保管员员签字确确认。(2)仓仓库保管管员将油油存入仓仓库，并并登记入入库台账账。4.5.4.4报账付付款(1)采采购员将将发票、采购申申请单、入库单单交至行行政内勤勤，行政政内勤在

52、在一周内内填好费费用报销销审批单单，经行行政主管管审批后后交财务务部门。(2)财财务部门门对报账账事项及及相关单单据进行行审核，审核无无误后审审核人在在费用报报销审批批单上签签字。(3)财财务审核核通过后后，行政政内勤提提请总经经理审批批，审批批完成即即可交财财务部门门制证付付款。4.5.4.55 物资资管理(1)生生产机器器零配件件仓库保保管员负负责备用用油的保保管，建建立生产产用油的的入库、领用及库库存台账账。油存存储时应应注意防防火，保保证安全全。(2)生生产领用用油需登登记领用用记录，领用人人签字确确认，保保管员每每月进行行汇总，月底将将油入库库、领用用及库存存台账发发给财务务部门备备查。财财务部门门定期或或不定期期盘点。(3)生生产部门门应确定定油的月月定额消消耗量，将定额额落实到到具体机机器及轧轧车，并并报财务务部门备备案。(4)每每月底，保管员员统计每每月实际际消耗量量，与月月定额消消耗量对对比，如如两者差差异较大大，应查查明原因因，落实实责任。4.6 保险采采购4.6.1财产产保险4.6.1.11 公司司的财产产保险包包括车险险及企业业综合险险。保险险办理由由行政部部门负责责，采取取招标方式式，要落实到到具体标标的物，财务部部门应参参与招标标过程。母公司司车险及及企