馆藏档案的数字化

1、馆藏档案的数字化档案数字化是档案管理过程中一场深入的革命，在石化集团公司对各单位“广泛应用数字化、网络化技术，加快档案信息化建立步伐，建立数字化档案馆的要求下，我馆作为试点单位，开场了建立数字档案馆的探索。馆藏档案数字化是建立数字档案馆的根底和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用，同时也为了保护档案原件，将现有档案进展数字化加工势在必行。一、目前档案数字加工面临的问题1、数字化对象数量庞大、类型多样中原油田档案馆是油田档案资源的管理效劳中心，伴随着油田的勘探开发和消费建立，形成了大量的档案资料。目前库藏纸质档案约230多万卷，录音录像档案14305盘，照片档案

2、56116张，底图640087张，磁带60512盘，光盘1329张，档案数量以每年10多万卷的速度递增。假如把目前馆藏档案全部数字化，将是一项经年累月的浩大工程。2、档案数字化效率问题在数字化流程的各个环节，都需要进展质量控制，而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例，陈旧发黄的油印文件与现行的打印文件相比，识别率明显要低很多，已损坏的文件还需要修复处理，甚至有些文件识别下来并不会比手工录入快。3、部门之间的协调问题馆藏档案数字化工作是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，不仅仅是档案信息部门的事情，还会涉及业务指导部门、档案保管部门等。争取分管指导的支持与协调，才是馆藏档案数字化工作

3、得以顺利进展的保障。二、馆藏档案数字化的施行1、做好档案鉴定工作，突出重点由于我馆保管的档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化，既浪费有限的资金，又会增加档案部门的工作量。因此，要根据馆藏实际情况，先进展档案价值鉴定，挑选重要全宗，突出重点，有选择地对馆藏档案进展数字化。第一，对档案馆中保存年代长远已濒临损坏的珍贵老档案进展数字化。第二，对具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的原件档案进展数字化。第三，对利用率高、需求量大的开放档案进展数字化。第四，针对主体效劳对象，对具有油田特色的档案进展数字化。2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度按照先公开后保密、先近期后历史的

4、原那么，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田消费建立工程档案、局级科研档案进展全文录入。整理拆分：从档案管理员处填写?档案领取记录单?，并领取档案后，以件为单位撤除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进展整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进展必要的修复，对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进展素描，以保障扫描图像的质量。在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从反面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在反面托衬进展文件

5、的修复；也可复印后扫描。档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过雹过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用高速扫描方式以进步工作效率。转贴于论文联盟.ll.使用的数字化档案管理系统支持任意类型的扫描仪，支持黑白、彩色、灰度图像扫描，支持各种分辨率的扫描方式，可以扫描从A4到A0幅面的图纸。操作员可在系统界面上实时阅读、监控扫描的图像，适时做出相应调整。图像处理：系统具有去黑边、纠偏、条码识别等功能，还可为图像增加数字水樱操作员可对图像进展镜像、任意角度旋转，调整亮度、比照度，锐化、钝化、模糊、腐蚀，拼接、裁边等处理，进步影像质量。图像识别

6、：针对扫描得到的电子文件的不同文档类型，灵敏定义各种文档的版面。使用内置R识别引擎，根据区域特征自动进展版面复原，对文档中的文字信息进展识别。自动提取文档中的文号、标题、责任者等信息。索引录入：经由R自动提取的信息在数据库中形成索引，还可手工补充其他的图像索引信息。这样扫描图像入库后，就有索引信息支持用户通过文号、标题、作者等属性进展查询。录入人员首先检查条码的正确与否、图像文件的页数及图像质量，然后创立索引，同时检查索引建立的正确性，进展必要的人工修改。档案复原：在索引录入检查无误后，档案资料以件为单位归入档案盒，检查是否有缺失、遗漏的内容，填写?扫描消费流程单?，交由档案管理员检查接收入库

7、，要保证盒内每件档案的完好准确。3、数字化成果的存储同一种档案在数字化后可以生成不同的格式，在实际工作中，采用最多的就是TIFF和PDF两种格式。其中TIFF格式主要用于存储消费图纸等输出精度要求较高的图像文件；而PDF格式一般用于存储输出分辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件。采用效劳器、磁盘阵列、光盘等多种存储方式对数字化后的文件进展平安存储，根据档案的类别建好相应的目录构造，以文件的档号为扫描后的图像文件命名，再将文件存储到对应的目录下。标准文件名称及存储逻辑构造，便于对加工好的文件进展组织和挂接利用。三、档案数字化的重要意义1、实现资源共享，进步工作效率档案资料经过数字化加工后，社会公众(开放档案)和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也防止了传统档案利用方式对档案实体屡次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而进步工作效率，降低档案信息利用的本钱。2、有效地保护档案实体的平安档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丧失，给档案的永久保管造成威胁。而档案进展数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率