公司档案管理实施办法

1、文件管理制度第1页 共6页归口部门：运营管理部发布/实施日期:2013-8-12修订状态/版次：A0编制单位人：运管部/高振宁审核：王涛批准：向东(第1页 / 共 10 页)公司档案管理实施办法 公司档案管理实施办法 第题目公司档案管理实施办法文件编号 起草人 审核人 批准人 批准日期 生效日期 版本A5第一条 目的为加强公司档案管理工作，规范档案管理行为，使公司档案管理工作更加正规化、标准化和示范化，根据国家行业标准与集团、股份公司档案业务标准和技术规范结合公司生产经营的实际情况，特制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于xx公司所有档案管理工作。第三条 引用标准和术语1.本办法所指的归档文

2、件，是指公司在其职能活动中形成的办理完毕应作为档案保存的各种文件资料。2.档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。随着社会经济的发展，企业档案在规范公司管理、辅助生产经营、维护公司利益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面的作用日益增强。第四条 管理理念档案室应本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的管理理念，认真贯彻执行国家、自治区档案局及上级单位有关档案工作的法律、法规，依法管理公司档案。第五条 职责权限公司档案管理工作实行集中统一管理，在综合办公室下设立档案室，档案管理是公司管理工作的重要组成部分，由公司党委书记与综

3、合办公室为共同负责进行指导、监督和检查；档案室专职档案员负责管理公司各类档案资料，维护档案的完整与安全，有效开展档案开发利用工作；各单位兼职档案员负责整理移交、借查阅各类档案资料。第六条 岗位职责1.档案室1.1认真贯彻执行党和国家及上级单位关于档案工作的法律、法规及有关政策，制定本公司文件材料归档范围及保管权限表，编制档案分类大纲及档案管理工作综合制度（或规定办法）。1.2制定档案的保管、立卷、归档、鉴定、销毁、安全、保密、利用等各类管理制度，逐步实现档案管理正规化、标准化、示范化。1.3负责对公司各类文件、材料的收集，分类整理，立卷归档，鉴定销毁，统计编目，编辑各类档案资料，积极开发档案信

4、息资源，做好档案利用工作。1.4组织开展档案知识培训和宣传工作，增强专职、兼职档案员和全体职工的创新意识、档案意识。1.5对公司档案的安全负责，认真做好保密工作、“八防”工作（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫），保障档案的完整性与安全性，发现对档案有害因素时，要及时上报并采取措施，做到以防为主，防治结合。 1.6监督、检查、指导本公司所属机构的档案工作。2.专职档案员2.1认真学习和钻研档案管理中有关法律、法规、规章和业务技术，熟悉公司在生产经营过程中文件材料的形成过程和内部规程，做好本职工作。2.2定期收集各部门所承办、形成的文件材料，不定期指导和检查各职能部门的归档工作，确

5、保档案的齐全、完整、准确、系统。2.3编制系统、科学的检索工具，做好档案的借阅、利用登记工作，不断提高档案的利用率，努力使档案最大的限度地发挥社会和经济利益。2.4负责公司各项档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。2.5负责档案室内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序，保证库内无灰尘，整洁美观。2.6明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。2.7正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守公司机密，严格执行借阅、查阅登记要求。3.兼职档案员3.1负责本单位日常工作所需资料的借查阅工作。3.2负责收集并整理移交本单位

6、形成各类资料，对各类资料进行审核，确保移交资料的齐全性和准确性，按时认真负责的做好资料的移交工作，做到不积压或扣留有价值资料。第七条 具体要求7.1档案室配备专职档案员，各单位设兼职档案员，由档案室主管领导统一负责，公司各单位应定期或不定期向档案室移交应归档文件、材料，并以此作为考核各部门管理工作的重要内容。7.2公司在工程建设活动中形成的文书、科技、基建、设备、会计、声像、实物、电子等文件材料立卷，均在档案室统一管理下进行，不得分散保存到各单位或个人，维护档案的完整与安全。7.3档案工作所需经费纳入公司年度财务开支计划，为档案工作提供必需的经费和物质条件。7.4档案室库房要具有较强的安全性、

7、实用性，并在库房放置“八防”设施、灭火装置。7.5档案盒、照片档案册、光盘档案册等装具应符合国家、自治区档案局统一要求，档案须放置在档案专用柜，且应预留10年存储空间，档案存放整洁有序（按编号从左至右，从上到下排列）。7.6定期对库藏档案进行清理核对，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制；库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据；档案保管期限到期，及时鉴定并负责向上级领导汇报，继续保存还是销毁，给予处理意见。7.7档案库房是保管档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房，各单位借查阅资料时严格按照借查阅相关要求执行。7.8档案资料要专人、

8、专柜保管，不得档案办公室及库房内存放易燃品和私人物品，严禁在档案室（含库房）吸烟，离开档案室要随手关灯、关窗、关门、断电，保管好钥匙，安全意识要强。7.9档案室负责人密切关注档案文件材料形过程，坚持在下达工作计划任务的同时，提出档案文件材料形成、整理和归档要求；在检查计划任务落实情况后，对档案材料形成和归档同时检查，在基建工程、项目竣工验收时，将其档案材料同时归档鉴定验收。第八条 档案上墙工作制度主要包括：档案整理制度、档案归档制度、档案保管制度、档案移交制度、档案利用制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案借阅和保密制度、档案消防安全管理制度、档案人员岗位责任制度等。第九条 归档范围及类别

9、9.1归档范围9.1.1地方政府及行业主管等各部门颁发的法规法令、指标、决定、决议、通知、计划、年报、预决算、规章制度等。9.1.2反映公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本公司各项活动、基本建设、社会发展和历史研究具有利用价值的各种载体的文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同）。9.1.3公司在各项活动中形成的对维护企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；9.1.4公司需要贯彻执行的上级单位的文件材料；非隶属关系单位发来的需要本公司执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料。9.1.5其他对本公司各项活动具有查考、利用价值的

10、文件材料等。9.3归档类别公司档案管理类别有：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、项目建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、合同管理类、特殊载体类等；档案归类范围内形成的文件资料（具体以档案管理分类及保管期限表为准），由档案管理人员负责收集、整理立卷。第十条 档案收集、整理与归档10.1档案的收集10.1.1综合办公室行政团队承担公司公文的收发，做好编号、登记工作；行政主管定期按要求检查、收集抄报、抄送、移交给公司领导、各单位的文件资料。10.1.2公司生产、技改、维修、检测等活动中形成的科技文件材料，由项目负责人负责积累、整理后移交归档。10.1.3公司各项经营管理工作中形

11、成的文件材料，由各单位按其职能范围，指定有关人员负责积累、整理后移交归档。10.1.4公司各类生产经营管理中产生的照片、音像等电子版档案需及时积累和收集，例如设备采购时夹带的电子版资料、重要技改（施工）项目过程或成果照片、公司各类活动照片等由各归属部门负责积累和收集。10.1.5档案室需及时、完整地收集各单位各种有保存价值的文件资料。10.2.档案的整理10.2.1档案的整理工作须由专职档案员进行，需定期将移交的零散档案进行分类、组卷、排列、编目、并按不同的保管期限逐年分别编号、在编制保管期限表后，按顺序装盒上架。10.2.2应归档的文件资料须使用当地上级档案部门统一的软卷皮及卷内文件目录。要

12、求字迹清晰，规格统一、签署完备、禁止用圆珠笔、彩色笔、纯蓝墨水、红墨水、铅笔以及复写纸书写。10.2.3归档文件的整理，一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图表等一册（本）为一件；来文与复文原则上为一件，也可视情况各自为一件。10.2.4归档文件应按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；中文本在前，其他文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。10.2.5公司各类档案的归档整理工作均执行国家档案局、人事局、财政局等部门的有关规定。10.3

13、档案的归档10.3.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持有机联系，做到齐全、完整、准确、系统。10.3.2归档的文件材料应为原件；公司发文应有领导签批单；外单位来文除原件外，须附领导签批的文件处理单；归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，严禁在归档文件上用铅笔、圆珠笔、彩色笔勾画。 10.3.3管理性文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。10.3.4基建项目、业务项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项或按专业进行归档。10.3.5公司签订的各类合同，印章管理人员做好用印登记工作，合同签订完毕按规定时间及时移交档案室，合同移交数量要

14、与合同用印登记台账保持一致。10.3.6会计文件材料在会计年度终，由财务部门整理归档，一年后移交综合档案室集中统一保管。10.3.7外购设备文件材料及新增项目的文件材料（含电子版）应在开箱验收或接收后2个月内移交综合档案室集中统一保管。10.3.8录音、录像、照片及底片（含数码相机拍摄的电子照片）、实物等形式的应归档文件材料须在工作结束后及时归档。10.3.9文件材料归档后，原则上不得更改，如已归档的文件材料出现变更、修改、补充等情况后，新形成或部分变更的文件材料须及时归档。10.3.10公司领导及员工外出参加公务活动带回来的应归档文件材料、机构变动或员工调动离岗时留在所在单位或个人手中应归档

15、文件材料、公司在资产与产权变动过程中形成的应归档文件材料须及时归档。第十一条 档案的移交11.1各单位向档案室移交归档文件时，编制移交清单（详见附件8），移交人与监交人确认签字；档案室接收归档文件材料时，认真检查归档文件材料的文整质量，核对移交清单，接收人与监收人确认签字，移交清单各留一份以备查考。11.2各单位根据公司下发的收集、移交年度各类文件资料的通知，按规定要求整理、装订好本单位的档案，连同移交清单于次年三月底前向档案室移交。11.3凡属公司基建工程、技改项目、设备购置过程中形成的文字、材料、图纸均应在工程竣工、设备安装完毕后，由承办人将全部资料收集并组织相关单位会审签字确认无误后，移

16、交档案室归档。11.4凡公司自行设计更新改造，网络建设中形成的各种图纸、文字说明及材料，由项目负责人将全部资料收集，并按要求及时归档。11.5公司员工辞职、调动工作时必须办理档案移交手续，将前期借阅资料进行完整归还，移交手续办理清楚后，档案室确认签字后，方能调离岗位，以免造成档案丢失等问题。11.6各单位移交资料原则上不允许用废纸打印，若特殊需要可将作废面做详细标记。第十二条 档案的借阅、保密12.1各单位借查阅与业务有关的档案材料时，原则上所有档案只准在档案室查阅，特殊需要的应经双方单位领导同意后方可借阅，由本单位兼职档案员在OA上提交资料借阅单（XNY013新能源公司档案资料借阅单），流程

17、审批完进行打印，借阅人持纸板审批流程到档案室进行借查阅，涉及公司核心机密的档案请示总经理批准方可查阅。12.2外单位人员一律不准借阅公司档案，如有特殊需要由本公司对口单位履行借查阅手续后进行查阅，仅限在档案查阅室查阅，不得外借，不得随意摘录、复制；确需摘录、复制的需经双方主管领导批准后方可摘录、复制。12.3借阅者对借阅的档案，必须当面点清，填写好借阅台账，在利用过程中要妥善保管，精心爱护，不准在档案上面涂改、打标记、损坏、转借和丢失档案，否则根据档案重要程度进行处理；归还时按顺序排好，当面验收，办理注销手续。12.4档案借阅时间不得超过一周，因工作需要延期，需办理续借手续，重新在OA上提交资

18、料借阅单（XNY013新能源公司档案资料借阅单），借阅类别选择续借，并附原借阅流程；续借次数不超过两次。12.5凡工作调动的人员，必须将借用的一切图纸及文件材料交清，严禁个人带走。12.6档案管理人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，视情节严重情况应追究其责任。第十三条 档案的统计、利用和信息化13.1档案室应随时对各种档案的收进、移出、保管、归档和销毁等情况定期或不定期进行统计，按照档案统计制度，及时填写、上报有关统计报表。13.2档案统计内容包括：档案管理设施、设备统计，档案人员统计，档案数量统计，档案利用及效果反馈统计等。统计数据以原始记录为依据，做

19、到准确、真实、可靠。13.3档案的利用是档案管理的一项重要内容，必须采用多种形式为档案的利用创造条件，提供方便。13.4档案室应根据实际需要编制和完善全引目录，案卷目录等各种检索工具，以便查找。13.5档案室应积极配合有关部门开展档案史料的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、发文汇编等服务工作，提高利用效率。13.6专职档案人员要熟悉档案室所藏档案内容和成分，主动了解公司的工作，因工作需要利用档案的，要积极主动提供利用，并做好利用效果的统计。13.7档案信息开发与利用，须严格办理归档文件查、借阅审批手续。利用涉密归档文件材料，须严格执行保密法的相关规定。13.8档案信息化应与公司信息化建

20、设同步，须纳入公司信息化建设项目体系，并组织实施。13.9购置或自行研发的档案管理软件应适应公司档案工作管理模式，能满足多种文件存储格式，具有数据录入、修改、备份、统计、检索、打印等功能，支持互联网及内联网档案信息检索功能。13.10公司发生资产与产权变动，须参照国家有关规定，做好档案处置工作。第十四条 计算机著录在计算机著录时，为保证档案数据在数据库中的唯一性及以后数据资源共享，应由标准的文档计算机综合管理系统自动生成档号。归档文件的计算机档号由以下项目组成：（1）档案室代码；（2）全宗号；（3）归档年度；（4）保管期限；（5）盒号；（6）件号。第十五条 档案的鉴定、销毁15.1档案室应根据

21、上级有关档案资料保管期限的规定，结合公司工作实际情况制定和完善保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。档案的保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种，确定保管期限的基本原则是：有长远利用价值的档案应永久保存；在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。15.2公司应成立由公司领导、相关单位负责人组成的鉴定小组，档案室定期开展到期档案鉴定工作，对确已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司档案鉴定小组鉴定审批后，由申请单位负责人和档案室的监督下进行销毁，有关人员必须履行特定手续。15.3档案鉴定人员应会同档案形成部

22、门直接对档案原件进行鉴定，准确判定归档文件的动态价值，提出归档文件存（继续保存）毁（销毁）意见，并向公司档案鉴定小组提交鉴定报告或申请。15.4保管期限已满、且已无保存价值的归档文件，应在档案目录备考表中注明具体意见，由鉴定人和鉴定小组负责人签名，并注明鉴定日期。15.5销毁归档文件材料，须严格掌握，慎重从事。销毁前要编制清册，拟写销毁报告，经鉴定、销毁领导小组组长和副组长审批后，由两人以上进行监销，并在销毁清册上签字。第十六条 档案管理的检查、考核与奖惩16.1档案室每年不定期检查各单位归档资料，如发现具有永久保存价值的文件，收回档案室进行集中统一保管；对私藏资料者，追回资料后视情况罚款50

23、0元-，并对所在单位考核0.2-5分。16.2档案室对各单位移交资料，进行审核不符合要求的退回，并责令其在15个工作日内整改达到要求；如不配合整改影响工作的单位或者个人考核0.2-5分。16.3每年3月5日完成大事记的整理上报工作，10月30日之前完成立卷归档工作，未按时、按要求移交的单位考核 0.2-5分。16.4各单位每年年初移交上一年形成的归档资料，未按时、按要求移的单位，档案室督促并责令其一个月内移交相关资料，再次未按时、按要求移交的单位考核 0.2-5分。16.5合同签订两个月后发现未移交合同资料的单位，档案室督促并责令其一个月内移交合同资料，再次未按时、按要求移交考核相关单位 0.

24、2-5分。16.6借阅人应保管好借阅档案，如档案丢失、损坏、污染等，视情节考核借阅人1-5分，并对所在单位考核0.2-5分。16.7公司应建立档案工作责任追究制度，对不按规定及时移交归档而造成文件材料遗失的直接责任者及相关部门负责人，以及对档案进行涂改、抽换、伪造、擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，应依法追究责任，给予相应的行政处罚；情节严重的应移交司法机关处理。16.8公司对在档案工作中做出较大贡献的人员应给予表彰和奖励。第十七条 附则本办法自颁布之日起施行，由综合办公室负责解释。第十八条 工作流程图和相关附件附件：1.档案工作流程图2.案卷目录3.全引目录4.卷内目录5.档案借阅登

25、记表6.档案销毁清册7.档案销毁清单8.资料移交清单档案管理实施办法 档案管理实施办法 第附件：1档 案 工 作 流 程 图档案收集档案利用档案编研档案检索档案统计档案保管档案鉴定档案整理档案收集档案利用档案编研档案检索档案统计档案保管档案鉴定档案整理1.介绍档案室室藏2.为利用者提供档案信息1.熟悉与研究档案内容、编写参考资料2.编写档案文集、编篆档案史料、年鉴3.编写大事记、基础数字汇编等1.介绍档案室室藏2.为利用者提供档案信息1.熟悉与研究档案内容、编写参考资料2.编写档案文集、编篆档案史料、年鉴3.编写大事记、基础数字汇编等4.编制利用效果汇编1.编制检索工具建立检索系统2.利用检索工具检索所需1.档案的数量统计2.档案利用情况统计3.档案机构和人员状况统计4.档案统计分析