行政公关管理制度

1、PAGE PAGE 49目的明确*公公司行政政公关部部管理制制度，充充分发挥挥行政管管理工作作的综合合职能和和服务职职能，科科学地规规范公关关工作的的程序，努力塑塑造“XXXX”品牌。范围适用于*公司所所属部门门、子公公司、地地盘。解释本制度内内各项规规定及表表格均由由*公司司行政公公关部负负责制订订，因此此，各部部门、子子公司、地盘办办理有关关事项时时，必须须遵守本本制度和和正确使使用有关关表格；无论以以何种形形式或以以公司、地盘名名义签署署雇佣合合约的员员工，均均应遵守守本制度度。行政公关关部职责责范围在主管副副总经理理领导下下工作，认真做做好写字字楼日常常管理及及公关策策划工作作。负责*

2、公公司的文文秘工作作，包括括文件制制发、公公文呈转转、文书书档案、印鉴管管理、会会议组织织、接待待及取送送信函物物件等事事宜。负责公司司的外事事接待工工作，包包括安排排食宿、陪同参参观游览览、机车车船票预预订等事事宜。统一购置置、分发发办公用用品；负负责除计计算机之之外固定定资产报报批、购购置、调调配清点点和管理理；做好好写字楼楼观赏鱼鱼、花草草、饮用用水的管管理，清清洁卫生生工作。负责电话话的申请请安装、接转、故障报报修，电电话、传传真机、复印机机的维修修、养护护及费用用结算等等事宜。负责公司司的总务务及后勤勤保障工工作。配配合并推推动有关关部门的的日常管管理。会同人力力资源部部负责写写字楼

3、的的防火、防盗、安全保保卫工作作。负责公司司领导办办公室、各楼层层会议室室、员工工办公区区域、多多功能厅厅的调整整、使用用及日常常管理。负责公司司食堂的的管理工工作。负责公司司车辆调调度、保保养与管管理，保保证公司司领导用用车，合合理安排排、调度度各部门门对车辆辆的使用用。负责公司司品牌宣宣传策划划工作。负责公司司对内对对外的宣宣传稿件件、宣传传画册的的编写、印制；负责公公司信纸纸、信封封印制与与管理。负责对外外公关事事务的联联系及保保持与传传媒的联联系。负责大型型公关活活动、会会议及集集体康乐乐活动的的策划、筹备与与组织工工作。负责与物物业公司司*管理处处的沟通通与协调调工作。负责股份份公司

4、档档案室管管理工作作，推动动和指导导子公司司档案工工作。协调、指指导子公公司的行行政管理理、公关关策划工工作。领导交办办的其他他工作。组织架构构行政公关部总经理行政公关部助理总经理行政公关部副总经理秘书档案管理秘书前台文员前台文员岗位职责责行政公关关部总经经理：在公司主主管副总总经理领领导下工工作。负责行政政公关部部的全面面工作。负责部门门工作方方针、政政策的制制定及决决策，把把好对外外宣传、形象策策划的尺尺度。负责召集集、组织织公司会会议。负责编制制行政管管理费用用计划，审核各各部门行行政费用用开支。负责监督督、指导导日常文文秘工作作。负责协调调档案管管理工作作。负责协调调公司各各部门关关系

5、，推推动日常常工作。负责公司司办公用用品、办办公设备备的订购购审批。做好食堂堂管理工工作。公司领导导交办的的其他工工作。行政公关关部副总总经理：在行政公公关部总总经理领领导下，负责公公关宣传传工作。负责公司司对内对对外宣传传稿件撰撰写，宣宣传画册册编写、印刷的的实施和和指导工工作。负责XXXX品牌牌形象对对外宣传传，公司司企业形形象战略略的制作作与推广广。负责公司司对外公公共关系系的联络络，外事事接待工工作和与与相关单单位、部部门及行行业协会会的联络络沟通。协助负责责联系、邀请新新闻单位位对公司司进行采采访和报报道。负责公司司品牌宣宣传策划划工作。负责大型型公关活活动的组组织工作作。负责公司司

6、公文纸纸、信封封、手抽抽等印刷刷品的定定稿，并并报部门门总经理理审批。领导交办办的其他他事项。行政公关关部助理理总经理理：在行政公公关部总总经理领领导下, 协助助推动日日常行政政工作。负责写字字楼的办办公秩序序及防火火、防盗盗、安全全保卫、清洁卫卫生工作作。负责办公公家私、办公设设备、机机关食堂堂餐饮设设备等固固定资产产的订购购、管理理工作。负责写字字楼电话话系统的的统一管管理及节节假日值值班安排排。负责公司司车辆的的调度及及管理工工作。负责与管管理处的的协调、沟通。负责公司司大型会会务的安安排，协协助相关关策划工工作。协助做好好食堂管管理工作作。负责公司司工作总总结等相相关文件件的起草草和大

7、事事记等的的编写工工作。领导交办办的其他他事项。档案管理理员：负责公司司档案管管理制度度、规范范及分类类大纲的的拟制、修订工工作。收集处理理各部门门移交的的档案。建立和完完善档案案计算机机管理系系统。提供档案案信息供供各部门门使用。对各部门门档案工工作进行行业务指指导。做好档案案室日常常管理工工作，定定期进行行“八防”检查。推动和指指导香港港承建及及各子公公司的档档案工作作。协助部门门行政总总务工作作。协助部门门公关宣宣传工作作。协助负责责本部门门规章制制度的拟拟制、修修订工作作。领导交办办的其他他事项。总经理秘秘书：跟踪实施施总经理理日常事事务的管管理工作作。掌握总经经理的日日程安排排，为总

8、总经理接接见访客客做好预预约工作作。接待总经经理的来来访人员员。负责总经经理签署署文件的落实及催办工工作。负责总经经理文件件档案的的管理工工作。负责食堂堂费用结结算及公公司员工工就餐管管理工作作。协助、配配合做好好行政公公关部其其他日常常工作。领导交办办的其他他事项。秘书：负责公司司公文管管理及其其他日常常文秘工工作。负责公司司印章的的管理使使用，统统一办理理各部门门、地盘盘印章的的刻制和和登记。负责公司司各类会会议的通通知和会会务工作作。负责写字字楼办公公用品的的购置、保管与与发放工工作。负责传真真件和领领导电子子邮件的的管理、跟进工工作。负责车船船、机票票的预订订及费用用结算。负责来往往人

9、员的的住宿安安排工作作。负责写字字楼各楼楼层钥匙匙的统一一管理及及配备工工作。领导交办办的其他他事项。前台文员员：写字楼维维修、保保养的联联系。公司领导导办公室室早晨的的茶水准准备。公司信件件、资料料的整理理、分发发。报刊的预预订及每每日的及及时分送送。电话接转转、接待待公司到到访客人人并及时时通知有有关人员员。公司会议议室、接接待室分分配与使使用安排排、茶水水准备及及清洁整整理。写字楼行行政仓库库及办公公桌椅的的统一管管理。写字楼电电话故障障的报修修，写字字楼电话话、手提提电话帐帐单汇总总及结算算。写字楼饮饮用水的的订购通通知。协助花木木的日常常养护，保证写写字楼植植物及观观赏鱼的的鲜活。领

10、导交办办的其他他事宜。司机：安全行车车，并及及时办理理车辆保保险到期期的续期期手续。车辆日常常保养与与清洁，做好行行驶及维维修记录录。写字楼、食堂清清洁用品品、食物物及其他他物品的的采购。各楼层饮饮水机的的管理及及饮用水水采购。电话业务务及办理理。过港车辆辆续期、变更等等手续的的办理。定期去市市政府取取文件。协助、配配合做好好行政公公关部其其他日常常工作。领导交办办的其他他事项。炊事员：保证食物物原材料料、辅料料的采购购渠道畅畅通、安安全卫生生。食物烹调调程序卫卫生、科科学，杜杜绝不熟熟、不干干净的食食物。保证食堂堂操作间间及用餐餐场所的的卫生清清洁。保证用火火、用电电、用水水操作安安全。重大

11、活动动期间，保障员员工、到到访人员员的及时时用餐。员工用餐餐人数统统计及日日用品费费用结算算。领导交办办的其他他事项。行政管理理公文管理理收文收文办理理程序包包括签收收、登记记、分发发、批办办、承办办、传递递、催办办、查办办、立卷卷、归档档、销毁毁。政府部门门、上级级公司及及各子公公司、部部门来文文，均由由行政公公关部收收发秘书书统一登登记编号号，经行行政公关关部总经经理签署署拟办意意见后，送交相相关领导导、部门门批阅；各子公公司来文文尽量要要对口，有关事事宜要先先报股份份公司相相关部门门，如有有需要，由其报报公司领领导，而而不能直直接行文文公司领领导。行政公关关部根据据阅批范范围,负负责文件

12、件的送阅阅及催办办，公司司领导及及各相关关部门对对文件应应及时阅阅看并签签字，之之后应退退回行政政公关部部，不得得自行传传递，以以防丢失失和延时时误事。来文处理理必须做做到及时时、准确确、安全全，必须须严格执执行保密密原则和和有关保保密的规规定，确确保公司司商业秘秘密的安安全。各有关部部门对公公司领导导已批示示的公文文要及时时处理,或复印印一份留留存办理理,但需需将处理理意见或或结果标标注于公公文签上上,并将将原件退退回行政政公关部部归档备备案。传阅文件件,请阅阅后签名名并注明明阅文日日期,不不得以圈圈阅代替替签名。经有关人人员带回回的发给给公司的的公文及及有关会会议文件件,应统统一交行行政公

13、关关部登记记、收存存。政府致公公司领导导的信件件，由收收件人开开封并视视信件情情况决定定处理意意见后，一般交交由行政政公关部部保存。发文发文程序序包括拟拟稿、审审核、签签发、缮缮印、校校对、用用印、分分发、立立卷、归归档、销销毁。*公司常常用的公公文种类类：决定：适适用于对对重要事事项或重重大行动动做出安安排。通告：适适用于在在一定范范围内公公布应当当遵守或或周知的的事项。通知：适适用于批批转下级级单位的的公文，转发不不相隶属属单位的的公文；发布规规章；传传达要求求下级单单位办理理和有关关单位需需要周知知或者共共同执行行的事项项；员工工的职务务任免和和聘用；召开各各种会议议。通报：适适用于表表

14、彰先进进，批评评错误，传达重重要精神神或情况况。报告：适适用于向向上级机机构（董董事会、股东大大会）汇汇报工作作，反映映情况，提出意意见或建建议，答答复上级级机构的的询问，不得夹夹带请示示事项。请示：适适用于向向上级机机构请求求指示、批准，要求一一文一事事。批复：适适用于答答复下级级单位请请示事项项。函：适用用于不相相隶属单单位之间间相互商商洽业务务、询问问和答复复问题。会议纪要要：适用用于记载载和传达达会议情情况的议议定事项项。*公司公公文格式式及字体体规则:文号: 四号 仿宋宋GB223122 左左齐标题：三三号 黑黑体 居中正文：小小三号 仿宋宋GB223122 每行288-300字,每

15、每页288-300行。视视正文内内容多少少, 行行间距定定义为最最小值或或单(双双)倍行行距, 并通过过调整字字间距, 尽量量避免“此页无无正文”和段落落最后一一个字另另起一行行，以保保证页面面充实、完整、美观。正文中的的结构层层次序数数为，第第一层为为“一”，第二二层为“(一)”，第三三层为“1、”，第四四层为“(1)”。除成文时时间、部部分结构构层次序序数和词词、词组组、惯用用语、缩缩略语、具有修修辞色彩彩语句中中作为词词素的数数字必须须使用汉汉字外，其余应应当使用用阿拉伯伯数字。附件：正正文之后后, 成成文时间间之前，注明顺顺序和名名称。成文时间间：四号号 仿宋宋GB223122 右齐齐

16、 以领领导签发发日期为为准。印章：除除会议纪纪要外, 应加加盖印章章(需“骑年压压月”)。抄报、抄抄送：四四号 仿宋GGB23312 与正正文齐。公文用纸纸统一采采用国际际标准AA4型(长2997mmm 、宽宽2100mm)，左侧侧装订。以“*公司司”或其它它公司名名义发文文，要分分别采用用相应的的公司信信笺，并并加盖相相应印章章，不得得混用。凡以*公公司名义义发文，文稿由由各相关关部门使使用统一一的拟稿稿纸草拟拟并签名名，部门门负责人人核签，然后交交行政公公关部复复核(如如与其他他部门有有业务联联系,还还应进行行会签)，行政政公关部部负责确确定发文文范围、印发份份数和缓缓急程度度后，呈呈*公

17、司司总经理理(或授授权副总总经理)签发。经总经理理(或授授权副总总经理)签发的的文件底底稿退回回行政公公关部进进行登记记、编号号、打印印和发送送。草拟、修修改和签签批公文文，不得得使用铅铅笔或圆圆珠笔，不得在在文章装装订线以以外书写写。以*公司司名义发发文，其其发文号号为：XXXX(部门)字(年年份)第第(序号号)号，如下：*公司行行政公关关部：XXXX行行字（年年份）第第（）号*公司人人力资源源部：XXXX人人字（年年份）第第（）号*公司财财务资金金部：XXXX财财字（年年份）第第（）号*公司投投资发展展部：XXXX投投字（年年份）第第（）号*公司发发展管理理部：XXXX发发字（年年份）第第

18、（）号*公司营营销策划划中心：XXXX营字（年份）第（）号号*公司规规划设计计中心：XXXX规字（年份）第（）号号XXX各各部门可可自行发发文，亦亦可在公公司文号号后面加加综字，如：“XXXX行综字字”等，但但不允许许占用公公司文号号。*公司控控股的各各子公司司：XXX。上行文抄抄报：董董事会、股东大大会、XXXX公公司领导导上行文抄抄送：*公司所所属各部部门、各各子公司司。上行行文只呈呈报公司司领导传传阅，勿勿抄送公公司领导导个人，另外，抄送与与文件内内容相关关的部门门。 下行文主主送：*公司所所属各部部门、各各子公司司。下行文抄抄报：*公司领领导。上市系公公司、非非上市系系公司需需根据权权

19、限逐级级行文。公司发文文，不得得抄报领领导个人人或部门门，也不不得抄送送领导个个人。需需公司领领导及各各部门周周知的，由行政政公关部部负责传传阅。属于部门门或子公公司职权权范围的的事项，应当由由部门或或子公司司自行发发文，不不受公司司公文格格式限制制，且只只需报送送公司分分管领导导和有关关部门，避免滥滥送。严肃公司司行文制制度，要要注重效效用，做做到少而而精。制度管理理公司各部部门应制制定本部部门管理理制度，各部门门管理制制度由人人力资源源部审查查批准，行政公公关部发发文执行行，格式式参照行政公公关部管管理制度度，其其中：管理制度度包括封封面、索索引、正正文、附附表四个个部分，格式参参照行行政

20、公关关部管理理制度，其中中：封面：“*公司司”为小二二号，黑黑体（加加粗），居中；“XXXXX部管管理制度度”为一号号，黑体体（加粗粗），居居中；成成文年月月为三号号，黑体体（加粗粗），居居中；下下划线，居中。索引：“索引”为二号号，宋体体；索引引内容为为宋体，五号。正文：正正文包括括目的、范围、解释、部门职职责范围围、组织织架构表表、员工工职责描描述、部部门业务务描述等等七个部部分；正正文字体体为宋体体，小四四，段落落为1.5倍行行距；正正文中的的结构层层次序数数为，第第一层为为“1”，第二二层为“1.11”，第三三层为“1.11.1”，第四四层为“1.11.1.1”，第五五层为“1.11.

21、1.1.11”，各层层次首行行要缩进进。附表：附附表流水水号采用用M（MManaagemmentt）+年年度+序序号的格格式，如如：M002-001；附附表标题题为黑体体，三号号，居中中；附表表内容为为宋体，四号；一张表表单为一一页。页眉：注注明“XXXXX部管管理制度度”，宋体体五号，居中；右边注注明“版本：VerrX.XX”，宋体体五号。印章管理理行政公关关部负责责*公司司行政公公关部印印章的使使用管理理。行政公关关部负责责*公司司公章、财务专专用章、合同章章及各部部门章的的刻制、更换及及日常使使用管理理工作。*公司的的印章需需由公司司总经理理、副总总经理签签署，方方可使用用。一般般性事务

22、务，授权权行政公公关部总总经理签签署。凡公司领领导已签签署的文文件、合合约，如如需用印印，视同同领导同同意，可可直接与与行政公公关部联联系办理理。遇特殊情情况，需需在空白白纸上加加盖公司司印章时时，必须须经*公公司领导导批准，登记签签收。如如未使用用，须退退回行政政公关部部。非签约等等特殊情情况，不不得携带带公司印印章外出出。必须须携带公公司印章章外出时时，要经经公司领领导同意意，并由由经办人人在行政政公关部部办理借借用手续续，按时时归还。公司印印章外借借时间，责任由由借用人人承担。行政公关关部负责责填写印印章使用用登记表表，包括括时间、用途、份数、批准人人、承办办人。凡授权有有关部门门管理使

23、使用的印印章要严严格用印印制度,认真履履行登记记签字手手续,不不得擅自自扩大使使用范围围；印章章须有专专人保管管,不得得随意转转交他人人。会议室管管理写字楼大大、小会会议室由由前台文文员负责责管理，董事会会议室、贵宾接接待厅由由行政公公关部秘秘书负责责管理。原则上上，除重重要会议议或外事事活动外外，一般般不安排排使用董董事会议议室及贵贵宾接待待厅。各部门使使用会议议室召开开会议，应填写写“会议室室使用申申请表”（见附附表M002-001），预先将将会议时时间、人人数、内内容、参参加人员员通知行行政公关关部，由由行政公公关部统统筹安排排会议室室的使用用。会议室投投影仪、电视及及音响设设备的使使用

24、，需需由使用用部门事事先向行行政公关关部提出出申请，经批准准后，由由行政公公关部委委派专人人负责操操作，其其他人员员不得擅擅自动用用。会议前，会议室室管理人人员负责责会议室室灯光、茶水的的准备；会议结结束后，应及时时做好清清洁、整整理工作作。提醒会议议室使用用人员着着装整洁洁、勿大大声喧哗哗、严禁禁吸烟。办公用品品管理公司写字字楼办公公用品由由行政公公关部统统一购买买。各部部门须指指定专人人负责报报领；急急需且行行政公关关部没有有库存的的文具用用品，由由部门购购买后，需经行行政公关关部负责责人签字字，方可可到财务务部报销销。领用文具具，需填填写“领取文文具申请请表”（见附附表M002-002）

25、，并由领领用部门门负责人人签字认认可。各部门每每月300日前，将所需需办公用用品数量量汇总至至行政公公关部收收发秘书书处，由由其负责责准备。每月5日日、200日为办办公文具具领用日日，其他他时间不不再零星星发放办办公用品品。凡1000元以上上较贵重重文具，由行政政公关部部负责人人审批后后，方可可购买。计算器、胶纸座座、订书书机等不不易耗损损用品，一次配配齐后，原则上上不重复复发放。如丢失失，需由由部门负负责人签签批；如如破损，需以旧旧换新。注意节节约开支支，不得得铺张浪浪费。公司信笺笺、信封封的印制制，需严严格统一一字体、颜色和和规格，以保持持公司对对外的企企业文化化形象。各部门对对领用的的印

26、有公公司字头头的信封封和信笺笺要严加加管理，防止其其他人员员利用公公司信封封、信笺笺做有损损公司利利益的活活动。电话、传传真机管管理行政公关关部委派派专人负负责管理理和操作作15楼楼电话总总机、各各部门传传真机，并做好好日常养养护及维维修联系系工作。公司写字字楼电话话一般不不开通国国内、国国际长途途。因业业务需要要开通国国内、国国际长途途电话，必须严严格履行行申请、审批手手续。使使用人必必须提出出申请，填写“开通国国际、国国内长途途电话申申请表”（见附附表M002-003），部门负负责人批批准，经经行政公公关部总总经理确确认后，方可由由前台文文员负责责开通。凡未按公公司规定定擅自开开通国内内、

27、国际际长途的的，一经经查实，所发生生的费用用及法律律责任一一概由当当事人负负责。因公使用用长途电电话，提提倡用1179009IPP拨号，并尽量量缩短通通话时间间，可以以用电子子邮件、传真办办理的业业务，尽尽量不使使用电话话。任何员工工均不得得使用传传真机拨拨打长途途电话和和本市电电话。建立传真真件发送送登记、审批制制度。凡凡发出、收到的的传真件件，必须须进行登登记。不得使用用传真机机办理私私人事项项，与工工作内容容无关的的私人电电话费用用，由个个人支付付。行政公关关部负责责不定期期对电话话、传真真机的使使用情况况进行检检查。车辆管理理公司车辆辆主要是是保证公公司领导导及重要要宾客接接待、员员工

28、出差差接送以以及其它它重要活活动等。公司车辆辆由行政政公关部部统一调调度。如如遇特殊殊情况,公司领领导直接接向司机机要车,司机应应及时报报告行政政公关部部领导，以便及及时掌握握车辆调调度和使使用情况况。其他他人员一一般不得得随意调调动公司司车辆(含工作作时间以以外)。各部门用用车须填填写“车辆使使用申请请表”（见附附表M002-004），行政公公关部按按所要求求的人数数、时间间、地点点派出适适合的车车辆。申请用车车到*市以以外地区区，一般般须5人人以上方方予派车车。遇公司领领导和接接待工作作繁忙，行政公公关部安安排车辆辆有困难难时，有有权调动动子公司司或其他他下属公公司车辆辆，下级级单位应应服

29、从大大局，予予以工作作上的支支持。各子公司司如购买买车辆，须事先先申报，征得总总部相关关部门同同意并报报股份公公司领导导批准后后方可进进行。司机要按按要求时时间、地地点出车车，一般般应提前前5分钟钟到达出出车地点点，如系系接听电电话指令令，应重重复一遍遍时间、地点，以免失失误。司机行车车应遵守守交通规规则，注注意礼貌貌行车，要为公公司领导导及重要要宾客打打开车门门。保持车辆辆清洁，定期保保养维修修。手提电话话要保持持电源充充足，随随时接收收，不得得随意关关机。原则上任任何人士士不得将将公司车车辆开回回家泊车车过夜，未经允允许，擅擅自将公公司车辆辆开回家家过夜者者，不但但要受到到批评，一旦发发生

30、车辆辆问题，责任将将由当事事人负责责。写字楼管管理写字楼工工作员工工应遵守守劳动纪纪律，文文明办公公。公司员工工上班时时间，必必须佩带带工作证证，男仕仕必须着着西装或或衬衣扎扎领带，仪容整整洁；女女仕须着着装整洁洁、大方方得体，周六可可着便装装。行政公关关部前台台文员每每日应提提前20030分分钟到达达工作岗岗位，做做好报纸纸、信件件的分发发工作，并将各各领导的的水杯清清洗干净净，将开开水瓶注注满开水水。接待客人人，热情情有礼；商谈业业务，耐耐心诚恳恳。写字字楼内严严禁大声声喧哗，聚众谈谈笑。接接听电话话，使用用礼貌、低声的的语言。无特殊急急需请示示、报告告事项，不得打打扰公司司领导接接待客人

31、人。凡需需到公司司领导、部门领领导办公公室时，必须敲敲门通报报，得到到允许后后方可入入内。不就随便便打断他他人谈话话，不准准随便翻翻动他人人桌上的的文件、物品。办公场所所要保持持桌椅整整齐，文文件物品品要摆放放整齐，不得乱乱堆乱放放，做好好个人桌桌面的清清洁卫生生工作。领导布置置任务或或与之交交谈时，应立即即起身回回应，接接听电话话应态度度和蔼、语言简简约。禁止在写写字楼用用餐、吃吃零食、吸烟，不得乱乱扔纸屑屑或污染染地毯。上班时间间，公司司员工内内部上下下楼层联联系工作作，一律律不准使使用电梯梯，请走走消防梯梯。未经行政政公关部部许可，不得任任意增加加电器和和大型办办公设备备；也不不得擅自自

32、移动办办公家私私、办公公设备及及绿化花花草。写字楼各各层大门门及消防防门钥匙匙，未经经许可不不得私自自配制。认真做做好防火火、防盗盗、防破破坏工作作，发现现问题及及时解决决或报告告。节假日前前，需进进行安全全保卫工工作大检检查，落落实值班班人员，检查水水、电、门、窗窗、气开开关是否否关闭及及保密文文件的安安全存放放。各子公司司购置或或租赁写写字楼，必须事事先申报报，征得得总部相相关部门门同意并并报股份份公司领领导批准准后方可可进行。食堂管理理*公司总总部食堂堂服务宗宗旨为:以人为为本,为为员工服服务、为为生产服服务。服务意识识超前，服务态态度和蔼蔼，服务务范围周周到。保证每日日三餐的的正常服服

33、务及按按领导要要求的节节假日服服务。对对因工作作、加班班来迟的的员工随随时提供供服务，保证供供应。外单位人人员到食食堂用餐餐，需报报部门领领导批准准，并在在公司内内网填写写用餐申申请表，报行政政公关部部领导批批准。努力提高高烹饪技技术，虚虚心接受受广大员员工评议议，接受受员工点点菜意见见，不断断改进工工作，提提高服务务质量。每月定一一次食谱谱，经常常改变主主、副食食花样，做到科科学调配配，使就就餐者吃吃饱、吃吃好、吃吃得满意意。成立伙食食委员会会，每二二个月召召开一次次会议，以征求求关于饭饭菜质量量、成本本核算等等群众意意见。严把饮食食卫生关关，做到到无变质质原料及及饭菜，副食新新鲜、洁洁净，

34、谨谨防食物物中毒。食品加工工过程中中使用的的刀板、食物盛盛装的器器皿及储储物冰箱箱等，须须严格执执行生熟熟分开的的卫生原原则。各类炊具具、碗筷筷、抹布布等，做做到洗刷刷干净、消毒及及时、摆摆放整齐齐，严防防变质变变味和杂杂乱无章章。操作台、就餐桌桌椅、清清洗池、地面及及墙壁需需保证无无油污，垃圾应应及时清清倒。储存室物物品应整整理有序序，并定定期进行行消杀，杜绝蚊蚊蝇、蟑蟑螂滋生生，预防防传染病病的发生生。食堂工作作人员应应勤洗手手、勤剪剪指甲、勤洗澡澡、勤理理发，并并定期进进行体检检。工作作时间，须穿工工作服并并保持清清洁。住宿管理理外单位人人员到*公司*市市各部门门出差，如需安安排住宿宿，

35、由行行政公关关部负责责安排。部门为外外单位人人员申请请住宿，需报部部门领导导批准，将住宿宿时间、住宿人人姓名及及性别、住宿人人数、费费用是否否自理等等情况报报行政公公关部，由行政政公关部部领导审审批。公关管理理新闻发布布管理规规定新闻稿件件的处理理公司所有有对外发发出的新新闻稿件件，必须须经过公公司行政政公关部部的审核核，重要要稿件需需经地产产领导或或公司领领导批准准。行政公关关部和有有关部门门协商确确定新闻闻发放对对象，并并登记备备案有关关资料，以确保保宣传内内容的准准确无误误。新闻发布布的主要要方式发布新闻闻稿一般采用用传真、电邮或或邮寄的的方式发发出新闻闻稿，必必要时安安排专人人发送，也

36、可在在新闻发发布会等等活动中中直接派派发，新新闻稿的的发放要要确保及及时、准准确，避避免遗漏漏、延误误。记者采访访接受和邀邀请记者者采访，均必须须事先报报公司行行政公关关部，经经公司领领导批准准后，具具体采访访事宜由由行政公公关部安安排。行政公关关部负责责与新闻闻传媒和和记者保保持联络络，并依依据有关关新闻传传媒采访访的目的的、内容容拟订采采访题纲纲，由公公司有关关部门准准备采访访所需的的资料。未经行政政公关部部安排，有关公公司业务务不得接接受任何何记者以以任何形形式进行行的采访访，各部部门、地地盘、子子公司应应阻止擅擅自闯入入者进行行采访。记者招待待会记者招待待会的举举办，事事先由有有关业务

37、务部门提提出申请请，报公公司领导导批准，行政公公关部审审定并予予以安排排执行。记者招待待会的具具体事务务由行政政公关部部会同有有关业务务部门负负责办理理。记者招待待会由公公司最高高领导主主持或由由公司最最高领导导委托人人代行主主持。记者招待待会主持持人发言言材料及及回答记记者提问问的有关关资料，事先由由有关部部门准备备，经行行政公关关部报公公司领导导审阅，重要内内容需经经地产公公司批准准。记者者招待会会上所回回答问题题，应与与主持人人发言基基调保持持一致，避免出出现矛盾盾。新闻发布布应注意意的问题题坚持客观观和真实实原则，既对公公司负责责，也对对社会负负责。要求公司司员工保保密的资资料，公公司

38、员工工要严格格保密，公司已已对外发发布的新新闻，要要注意与与公司保保持一致致，不得得任意更更改或增增加内容容。遵守新闻闻发言人人制度，严守公公司纪律律。新闻发布布要严格格按公司司对外宣宣传制度度进行操操作。信息收集集与交流流信息收集集为加强公公司信息息交流工工作，提提高对外外宣传水水平，各各部门、地盘及及下属公公司必须须及时将将本单位位发生的的重要活活动情况况知会公公司，主主要内容容包括：项目签签定；开开工、奠奠基、封封顶、竣竣工仪式式；楼盘盘推出；工程进进展；对对外交往往；联谊谊活动；文化娱娱乐及其其相关数数据及资资料。信息交流流行政公关关部根据据公司内内部的信信息交流流和资料料积累，每月编

39、编发一期期工作作简报发至公公司所属属各单位位；负责责编辑每每年一期期的公公司大事事记，负责、XXXX杂杂志的组组稿，并并负责公公司宣传传册的编编辑工作作。执行企企业形象象设计手手册深入贯彻彻落实企业文文化建设设纲要，全面面提升XXXX整整体形象象。XXXX企业文文化建设设纲要提供了了地产公公司系统统视觉识识别的各各种规范范，包括括公司标标志、标标准色、标准中中英文字字、辅助助图形等等基础图图形和办办公用品品、公关关用品、交通运运输工具具、施工工工地形形象规范范等应用用系统，并对各各项内容容的规格格尺寸或或比例及及制作要要求作出出了图示示和规定定。全体员工工应维护护公司形形象的统统一和完完整，严

40、严格遵照照手册的的 规范范进行日日常的有有关工作作。音像资料料系统建建立与管管理公司经常常需要以以相片或或录象形形式记录录工程建建设、地地产楼盘盘、企业业文化以以及其他他重大事事件，公公司的拍拍照及录录像事宜宜均由行行政公关关部统一一办理。一般工程程照片由由地盘自自行拍摄摄后交行行政公关关部留存存。拍照、录录像批准准各部门如如需使用用相机，应提前前知会行行政公关关部，并并说明拍拍摄地点点、用途途，在拍拍摄后底底片及代代表作品品留存。各部门如如需使用用公司照照片、底底片、录录像带，必须登登记签收收，用后后及时归归还。外界拍摄摄公司楼楼盘，必必须经过过公司批批准；向向外界聘聘请专业业摄影师师或录像

41、像师，需需通过行行政公关关部统筹筹办理。大型活动动组织管管理一般例行行每年举举办之节节庆活动动，经公公司总经经理或公公司总经经理办公公会同意意后，由由行政公公关部统统筹，其其他相关关部门协协助实施施。其他大型型活动，如研讨讨会、记记者招待待会、展展览会、开盘仪仪式、康康乐活动动等，须须由提议议主办部部门提交交详细策策划书和和活动书书，经行行政公关关部审核核后，交交公司领领导审批批后予以以执行。由各业务务部门提提议的大大型活动动，一般般以提议议部门为为主办单单位，行行政公关关部协助助办理。活动结束束后，主主办部门门须向行行政公关关部提交交活动详详细资料料（包括括策划书书、研讨讨资料、散发资资料、

42、会会议总结结等），供公司司保存。制作宣传传印刷品品的管理理因业务需需要制作作印刷品品时，需需知会行行政公关关部，并并报主管管领导审审批。申申请报告告包括印印刷品名名称、用用途、印印刷数量量、费用用预算、开始日日期、预预计完成成日期等等。印刷品的的设计、图片文文字、翻翻译须与与地产公公司企企业形象象设计手手册有有关内容容保持一一致。申请印刷刷品的业业务部门门负责对对印刷品品内容包包括文字字、数字字、图片片资料的的审核，并保证证准确无无误。设计及文文字稿应应由专人人负责，并跟踪踪校对，确认分分色及文文字无错错误后最最后定稿稿，经其其业务部部门领导导及行政政公关部部领导签签字确认认后，方方可正式式交

43、由公公司指定定的印刷刷厂。有关部门门人员应应仔细检检查印刷刷品，确确认无误误后，安安排正式式分发。如发现现有质量量差的印印刷品，应留存存与印刷刷厂交涉涉。印刷厂的的选择，行政公公关部和和有关业业务部门门共同邀邀请三间间或三间间以上印印刷厂提提供报价价，根据据其报价价和能力力择优确确定。成立印刷刷品制作作专责小小组，由由行政公公关部和和具体单单位共同同组成。设组长长和具体体工作人人员若干干。组长长提供较较详细的的工作计计划，明明确各组组员的分分工。确确保印刷刷品按时时按质完完成。有关印刷刷品的表表格见附附表M002-005、附附表M002-006、附附表M002-007、附附表M002-008、

44、附附表M002-009。突发事件件应急处处理8.7.1公司司成立突突发事件件应急工工作小组组，应急急工作小小组组长长由公司司主要领领导担任任，应急急工作小小组办公公室设在在行政公公关部。8.7.2应急急工作小小组主要要职责： 8.77.2.1负责责公司突突发事件件的监测测与预警警工作； 8.77.2.2负责责公司突突发事件件信息的的分析与与通报工工作； 8.77.2.3及时时向集团团公司报报告重大大突发事事件； 8.77.2.4负责责公司重重大突发发事件的的处理工工作； 8.77.2.5负责责对子公公司应急急工作小小组的指指导工作作； 8.77.2.6负责责应急预预案的建建立、启启动及修修订工

45、作作。8.7.3重大大突发事事件范围围： 8.77.3.1当企企业员工工的人身身安全和和企业的的财产安安全面临临严重威威胁时； 8.77.3.2当企企业的正正常经营营秩序及及办公秩秩序受到到严重干干扰时； 8.77.3.3当企企业的声声誉和企企业的品品牌形象象受到影影响或侵侵害时； 8.77.3.4当项项目建设设过程中中出现严严重质量量、安全全事故时时； 8.77.3.5当生生产、生生活及办办公设施施、设备备发生重重大意外外时； 8.77.3.6其他他可能对对企业造造成负面面影响或或危机的的事件。8.7.4突发发事件处处理程序序：8.7.4.11各部门门、地盘盘、子公公司要认认真及时时发现处处

46、理各种种潜在的的危机，如若发发生突发发事件，要及时时处理并并在第一一时间向向公司突突发事件件应急工工作小组组汇报，报告内内容见附附表M004-110。8.7.4.22对于重重大突发发事件，由公司司应急工工作小组组制订应应变策略略和措施施，并组组织实施施，力求求将可能能造成的的负面影影响降至至最低。8.7.4.33应急工工作小组组制订的的应变策策略和措措施在实实施前，要征求求公司内内、外法法律顾问问的意见见，以求求得到法法律上的的支持和和保障。8.7.4.44公司要要确定重重大突发发事件新新闻发言言人及发发言范围围和发言言重点，除发言言人外，其他任任何人不不得随意意发表有有关言论论。新闻闻发言人

47、人应准确确地向社社会及公公众传达达有关信信息，同同时保持持前后一一致，态态度鲜明明。8.7.4.55对于发发生重大大突发事事件不及及时上报报或避重重就轻、隐瞒不不报者，一经发发现将予予通报批批评并追追究相关关责任人人的责任任。档案管理理总则股份公司司及各子子公司应应重视档档案工作作，建立立健全档档案管理理机构，配备档档案工作作人员，实行单单位档案案集中统统一管理理，充分分发挥档档案在企企业的科科技进步步、施工工生产、经营管管理等各各项活动动中的作作用。主题内容容与适用用范围本标准规规定了档档案管理理职能、案卷接接收管理理办法、档案的的整理、检查、保密、借阅与与复制、统计、利用、销毁、管理及及奖

48、罚，考核与与检查等等内容。本标准适适用于*公司及及其子公公司的档档案管理理。制定标准准依据中华人人民共和和国档案案法、中华华人民共共和国档档案法实实施办法法、机关档档案工作作业务建建设规范范。管理职能能业务主管管机构本单位的的档案由由单位档档案室集集中统一一管理。职责分工工档案室职职责9.4.2.11.1贯贯彻执行行档案工工作的法法律、法法规和方方针政策策，建立立健全本本单位档档案规章章制度，制定档档案工作作发展规规划。9.4.2.11.2负负责统一一管理本本单位的的档案，并按规规定向有有关档案案部门移移交。9.4.2.11.3对对所属单单位的档档案工作作进行监监督和指指导。9.4.2.11.

49、4对对本单位位文书部部门和业业务部门门文件材材料的形形成、积积累、整整理、归归档工作作进行监监督、指指导。 9.4.22.2部部门兼职职档案人人员职责责 各部部门应确确定一名名兼职档档案人员员，安装装档案室室规定的的档案管管理系统统，负责责本部门门档案的的收集、整理、录入、归档及及向档案案室移交交档案等等工作。管理内容容与要求求案卷接收收管理办办法案卷入库库时，应应由组卷卷部门填填写移交交清册（见附表表M022-111，附表表M022-122，附表表M022-133），一一式两份份，其中中一份由由组卷部部门保存存，另一一份随同同档案移移交档案案室保管管。档案案人员检检查和办办理签收收手续，归档

50、案案卷应符符合公司司档案管管理制度度的有关关要求，否则档档案人员员有权拒拒绝接收收。归档的案案卷应编编制卷盒盒（卷皮皮）封面面、卷内内目录、案卷脊脊背及卷卷内备考考表，卷卷内文件件应按要要求编写写件号或或页号。卷内文件件要排列列有序，案卷页页数要与与卷内目目录相符符。卷内文件件材料要要齐全、完整，线条、字迹清清楚，纸纸质、字字迹材料料应优良良，签署署完备。档案人员员对接收收来的案案卷要进进行分类类、登记记、编目目、统计计和必要要的加工工整理。档案管理理股份公司司和子公公司各级级单位在在其工作作活动中中形成的的各种门门类和不不同载体体的档案案分别为为一个全全宗。临时或派派出机构构不建立立单独全全

51、宗，其其档案应应纳入其其主管档档案部门门全宗，集中统统一管理理。档案应根根据其内内容，按按照*公司档档案分类类方案进行分分类。库房内档档案以全全宗为单单位进行行排列，在全宗宗内按*公司司档案分分类方案案进行行排列。案卷在排排列顺序序确定后后，要编编制案卷卷号，以以固定案案卷位置置。在一一册案卷卷目录内内不得出出现重复复的案卷卷号。案卷目录录（见附附表M002-112），应区别别不同保保管期限限，分别别在同一一保管期期限内按按年度顺顺序分别别编制。案卷目目录要前前后一致致各成序序列，并并按*公公司档案案分类代代码给定定代号。全宗号、分类号号、案卷卷号编定定后均应应填入案案卷封皮皮和案卷卷目录的的

52、有关栏栏目内。“全宗号号”由股份份公司档档案室统统一给定定后填写写。各子公司司档案部部门要配配置电脑脑，接受受股份公公司档案案业务指指导和培培训，采采用股份份公司档档案室规规定的档档案管理理系统管管理档案案。档案检查查库存的档档案要定定期检查查清点，做到帐帐、物相相符。对对破损或或载体变变质的档档案要及及时进行行修补和和复制。库藏档案案因移交交、销毁毁等注销销帐卡时时，要查查明情况况，注明明原因。档案库房房设备要要求保存档案案必须有有专门的的库房。库房内保保持清洁洁、通风风，应有有防盗、防火、防尘、防虫、防潮、防高温温、防鼠鼠、防有有害气体体等设施施。档案部门门应根据据工作需需要，按按国家规规

53、定配备备温湿度度计、复复印机、去湿机机、空调调等。档案保密密。档案人员员必须严严格执行行保密制制度，遵遵守保密密守则。对于绝密密或涉及及重大机机密的文文件材料料要单独独组卷，单独存存放。档案库房房系机要要重地，借阅档档案的人人员不得得进入库库房，查查阅档案案人员在在档案阅阅览室查查阅，不不得翻阅阅与查阅阅档案材材料内容容无关的的其他文文件材料料。档案借阅阅与复制制。档案资料料的借阅阅，必须须经档案案室负责责人批准准，未经经许可，不得复复制或外外传。借阅图书书、档案案，请自自觉爱护护，并严严防重要要资料失失密。任何部门门或个人人借阅图图书档案案，不得得以任何何理由擅擅自拆散散、剪贴贴、涂改改、圈

54、划划、增删删、抽取取、翻印印或损坏坏。违者者，除予予以必要要经济赔赔偿外，将视情情节轻重重，给以以相应处处分。从档案室室借用档档案资料料需要办办理手续续，填写写档案借借阅登记记表、档档案借阅阅申请表表（见附附表M002-114、附附表M002-115），详细注注明借阅阅档案资资料名称称、数量量等，借借阅档案案完毕，需填写写档案利利用效果果登记表表（见附附表M002-116）。档案室保保存的档档案原件件，原则则上概不不外借。使用者者确需查查阅，经经过相关关程序审审批，可可在档案案室阅览览、摘录录所需的的内容。外借档案案资料须须按时归归还，不不得无故故长期使使用，特特殊情况况经行政政公关部部领导批

55、批准后，可以延延长一周周，但最最多不超超过三周周。档案归还还时，由由档案管管理人员员当面核核查后，在借阅阅表上及及时注销销。股份公司司领导需需要调阅阅图书档档案资料料，由经经办人开开列目录录，交行行政公关关部领导导审核后后，转送送有关领领导查阅阅，并负负责按期期归还。查阅绝密密、机密密、秘密密的档案案资料，除需经经部门领领导批准准和行政政公关部部审核外外，尚需需报请公公司领导导审批，否则无无权要求求查阅。绝密、机机密、秘秘密的档档案资料料不得私私自复印印或翻录录。查阅非机机密性图图书档案案资料（含开放放档案），需由由申请人人报部门门领导批批准，经经行政公公关部领领导审核核后，方方可在档档案室查

56、查阅与复复印。查阅财务务、人事事等特殊殊档案，除需经经申请人人所在部部门领导导批准外外，还需需经档案案所属部部门领导导批准，方可查查阅。摘抄或复复印财务务、人事事等特殊殊档案，需填写写档案摘摘录复印印申请表表，报档档案所属属部门领领导批准准，由档档案室人人员陪同同摘抄或或复印。下属公司司、外单单位因工工作关系系，需查查阅相关关图书档档案资料料时，须须持有单单位介绍绍信，并并经行政政公关部部领导批批准后，方可进进入档案案室查阅阅。档案使用用单位或或使用人人，对档档案资料料进行摘摘录后，如需证证明其可可信程度度，必须须经档案案室工作作人员校校核后，方可签签章生效效。档案统计计建立健全全档案的的卷内

57、目目录、案案卷目录录、分类类登记簿簿、总登登记簿、借阅登登记簿、利用效效果登记记簿。确定专人人负责统统计工作作，按时时向上级级主管部部门报送送统计报报表。认真细致致地做好好档案机机构、人人数、库库房、设设备和档档案收进进数、移移交数、库存数数、利用用情况统统计，保保证统计计数字真真实、准准确、及及时。档案开发发利用档案人员员要熟悉悉库藏档档案的情情况，积积极主动动地为各各项工作作提供服服务。档案部门门要编制制并交流流档案目目录，根根据利用用工作需需要编制制档案著著录卡片片或专题题文件目目录(卡卡片)等等。著录录标准按按国家标标准37792.5-885档档案著录录规则执行。对档案进进行加工工，组

58、织织汇编专专题资料料。档案利用用者，在在利用工工作结束束后，必必须如实实填写档案利利用效果果登记表表，并并及时交交档案部部门存查查。档案鉴定定制定本单单位的档档案保管管期限表表，准确确地判定定档案的的存毁。要建立由由领导、专业技技术人员员和档案案人员组组成的鉴鉴定小组组，定期期对档案案进行鉴鉴定。每次鉴定定要写出出鉴定报报告，在在保管单单位备考考表中注注明鉴定定意见，由小组组负责人人签名，并且注注明鉴定定日期。档案销毁毁经过鉴定定，凡是是无需继继续保存存的档案案都必须须编制档档案销毁毁清册和和撰写销销毁档案案内容的的分析报报告。要销毁的的档案，必须填填写档案案销毁登登记表（见附表表M022-1

59、77、附表表M022-188），经经过单位位领导人人审核，批准后后方可销销毁。销毁档案案注意保保密，要要指定22名监销销人，监监销人要要对所要要销毁的的档案进进行清点点核对，监销后后，并在在销毁清清册注明明“已销毁毁”字样和和销毁日日期，签签名盖章章以示负负责，销销毁清册册、报告告、批准准文件一一并归档档，长期期保存。公司所存存档案资资料的销销毁，原原则上定定为五年年一次。地盘在工工程结束束时，填填写销毁毁资料清清单，由由单位领领导组织织核查后后，将无无用资料料加以销销毁。奖罚严格执行行档案案法实施施办法中规定定的奖惩惩条款。对档案工工作有下下列事迹迹之一的的人员，单位应应当给予予奖励。对档案的的收集、整理、提供利利用做出出显著成成绩的；对档案的的保护和和现代