档案管理制度

1、档案管理制度PAGE 1PAGE 43广州珠江工程建设监理公司档案管理制度目录档案管理制度 1档案综合管理分类方案30档案综合管理实施细则34附则42为加强监理公司的档案管理工作，更好地为监理公司生产经营工作服务，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定及广州市企业档案工作业务建设规范，特制定本制度。第一章档案管理制度第一节 工程档案管理制度依据【建设工程文件归档整理规范】（GB/T50328-2001）和项目管理/监理信息管理要求，制定本制度。一、工程项目管理公司的档案管理工作由工程项目管理公司负责人主管，并由一名专职或兼职的档案员负责工程档案的收集整理。二、工程项目管理公司的文件和图纸以

2、工程项目为单位，由档案员统一登记和发放。三、工程项目管理公司的工程项目监理文件的归档范围：（一）、需长期保存的文件（标注表示强制性归档工程资料，未标注表示一般性归档工程资料）：1、房建监理工程(1)项目监理招标文件、监理投标文件、中标通知书、监理合同、补充协议书(2)工程项目监理机构及负责人名单、总监任命书、总监代表委托书(3)开工报告(4)监理月报 (5)项目监理协调会议纪要、专题会议纪要(6)工程开工/复工报审表GD2202001(7)监理工程师通知回复单GD2202006(8)监理工程师通知单GD2202011(9)监理工作联系单GD2202017(10)地基与基础分部验收记录及纪要GD

3、25002(11)桩基础分部验收记录及纪要GD25002(12)地下结构分部验收记录及纪要GD25002(13)主体分部验收记录及纪要GD25002(14)钢结构分部验收记录及纪要GD25002(15)建筑屋面分部验收记录及纪要GD25002(16)幕墙分部验收记录及纪要GD25002(17)建筑装饰装修分部验收记录及纪要GD25002(18)给排水分部验收记录及纪要GD25002(19)建筑电气分部验收记录及纪要GD25002(20)通风空调分部验收记录及纪要GD25002(21)建筑智能分部验收记录及纪要GD25002(22)电梯分部验收记录及纪要GD25002(23)单位(子单位)工程验

4、收记录及纪要（GD3014）(24)质量评估报告GD3004、市政监-26(25)安全评价书(26)竣工验收报告（GD3015）(27)工程项目监理工作总结报告(28)竣工验收备案表（GD3017）(29)建设工程施工质量验收监督意见书(30)工程竣工结算书汇总表（提供经第三方审核的结果）(31)监理业务手册（工程竣工后由项目项目管理公司交业主填写监理工作评价，交档案室保管）(32)施工许可证(33)施工合同（包含建筑面积、高度、基坑深度、钢结构工程用钢量、幕墙面积及幕墙高度内容的施工合同）(34)施工单位中标通知书（钢结构工程及幕墙工程）(35)工程量清单（钢结构工程用钢量）(36)图纸（包

5、含建筑面积、高度、基坑深度、钢结构工程用钢量、钢结构跨度、悬臂长度、幕墙面积及幕墙高度内容的图纸）2、市政监理工程：(1)项目监理招标文件、监理投标文件、中标通知书、监理合同、补充协议书(2)工程项目监理机构及负责人名单、总监任命书、总监代表委托书(3)开工报告(4)监理月报 (5)项目监理协调会议纪要、专题会议纪要(6)工程开工/复工报审表市政监-1(7)监理工程师通知回复单市政监-6(8)监理工程师通知单市政监-11(9)监理工作联系单市政监-17(10)地基与基础分部验收记录及纪要GD25002(11)桩基础分部验收记录及纪要GD25002(12)软基处理分部验收记录及纪要GD25002

6、(13)单位(子单位)工程验收记录及纪要（GD3014）(14)工程质量评估报告（含质量等级评定附表）市政监-26(15)安全评价书(16)交工证书(17)竣工报告（含质量等级评定附表）市政施管-4(18)工程竣工验收报告市政备-1(19)工程项目监理工作总结报告(20)竣工验收备案表市政备-3(21)建设工程施工质量验收监督意见书(22)建筑工程验收意见书(23)竣工结算审核意见书（提供经第三方审核的结果）市政监25(24) 监理业务手册（工程竣工后由项目项目管理公司交业主填写监理工作评价，交档案室保管）(25)施工许可证（二）、短期保存的文件1、监理规划2、监理实施细则3、监理工作运行记录

7、四、工程项目管理公司的工程项目管理文件的归档范围：1、房建代建工程（长期）(1)立项申请报告及批复(2)可行性研究报告（项目投资建议书）及批复(3)环境影响报告书或报告表或登记表(4)固定资产投资项目年度计划(5)建设用地批准书(6)国有土地使用证及附图(7)拆迁补偿安置协议(8)建设用地规划许可证(9)初步设计方案批复意见(10)施工图审查合格证（及备案）(11)有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议(12)项目管理服务合同及中标通知书(13)勘察设计承包合同及中标通知书(14)施工承包合同及中标通知书(15)监理委托合同及中标通知书(16)建设工程规划许可证(17)建设

8、工程报建审核书(18)建设工程施工许可证(19)工程质量、安全监督登记表(20)各责任主体及分包单位资质文件(21)电梯安装工程监督登记表(22)工程质量验收申请表(23)工程质量评估报告(24)勘察文件质量检查报告(25)设计文件质量检查报告(26)单位工程施工安全评价书(27)电梯安装分部质量验收登记表(28)消防验收文件或准许认可使用文件(29)燃气工程验收文件(30)房屋建筑工程质量保修书(31)商品住宅住宅质量保证书和住宅使用说明书(32)单位（子单位）工程质量验收记录、纪要(33)建设工程质量监督验收意见书(34)建设工程规划验收认可文件(35)环保验收文件或准许认可使用文件(36

9、)建设工程竣工验收档案认可书(37)建设工程竣工验收报告(38)房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表(39)汇总目录2、市政代建工程（长期）(1)立项申请报告及批复(2)可行性研究报告（项目投资建议书）及批复(3)环境质量报告及批复(4)建设用地批准书(5)国有土地使用证及附图(6) 拆迁补偿安置协议(7)建设用地规划许可证及附图(8)有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议(9)初步设计方案批复意见(10)施工图审查合格证（及备案）(11)项目管理服务合同及中标通知书(12)勘察设计承包合同及中标通知书(13)施工承包合同及中标通知书(14)监理委托合同及中标通知书

10、(15)建设工程规划许可证(16)建设工程报建审核书(17)建设工程施工许可证(18)工程质量安全监督登记表(19)工程项目管理机构及负责人名单(20)工程项目监理机构及负责人名单(21)工程项目施工管理机构及负责人名单(22)竣工报告（含质量等级评定附表）(23)工程质量评估报告（含质量等级评定附表）(24)勘察文件质量检查报告(25)设计文件质量检查报告(26)市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料(27)质量保修书(28)单位工程施工安全评价书(29)工程竣工验收报告(30)建设工程施工质量验收意见书(31)建设工程规划验收合格证(32) 环保验收文件(33) 建设工程竣工验收档案认

11、可书(34) 竣工验收备案表(35) 汇总目录3、具体内容按市档案馆【广州市建筑档案编制指南（试行）】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南(试行) 】进行立卷装订。4、工程投资超过1.8亿元、住宅建筑面积超过8万平方米以上的项目按公司档案收集范围收集整理，其它项目由设计技术部统计工程项目名目表，根据公司资质申报、年检和经营这几方面确定该类项目哪些项目需要进一步收集，并返回综合档案室执行。五、归档工程文件的质量要求1、归档的工程文件应为原件，不可以在原件上进行涂改；2、工程文件的内容及其深度必须符合国家的技术规范、标准和规程；3、工程文件的内容必须真实、准确；4、工程文件应采用耐久性强的书写材

12、料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红丝墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、传真纸、铅笔等。5、工程文件应文字清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。竣工资料（分部工程验收记录及纪要、单位工程竣工验收记录及纪要、竣工验收报告）要提交原件，竣工验收备案表没有原件的必须加盖甲方红章予以确认，安全评价书可以提交复印件。6、工程文件的文字材料幅面尺寸规格为A4幅面，图纸采用国家标准图幅。7、工程文件的立卷、文件的排列、案卷的编目和装订按城建档案馆和 【建设工程文件归档整理规范】的规定办法执行。六、文件归档的时间和份数项目管理/监理部各专业人员在工程完工后或调离本项目前应将所管辖的专业

13、技术文件收集整理后交档案员，一般不超过一个月，文件为一式一份。七、项目管理/工程监理文件整理、移交归档在工程竣工后三个月内，由工程项目管理公司档案员将全部工程项目管理/工程监理文件收集后按城建档案馆的有关要求进行分类整理、立卷，并列出移交文件清单，经工程项目管理公司负责人审核签认，并办理移交、签收手续，由档案室归档。在工程竣工后半年内，应归档的强制性工程资料因某种原因未收集齐，须缴纳一定的保证金（从部门当季度提成工资总额中扣除），最高不超过2万元，最低不超过5千元。一般性工程资料，由负责该工程资料的项目管理公司以书面形式将原因阐明报分管领导，分管领导审批送总经理，经总经理批准后方可交综合档案室

14、存放。其他情况经分管领导审批报总经理。欠缺资料的工程在档案室存放一年内能补齐资料的，可退还保证金。如超过一年尚未补齐资料的，公司除没收保证金外，并按绩效考核有关规定执行，报总经理批示。八、凡上级对工程质量评定等级证书以及奖状，有关项目管理公司应及时办理证书及奖状领取手续，证书及奖状领回后移交综合档案室归档，工程获奖证书作为工程质量统计凭证。九、上述各项材料的收集整理应与工程进度同步进行，分阶段及时完成。项目管理公司档案员每季度进行检查。十、对工程项目管理/监理机构需向市城建档案馆及建设单位提交的工程项目管理/监理文件资料，由工程项目管理公司资料员按【建设工程文件归档整理规范】（GB/T5032

15、8-2001）、市城建档案馆【广州市建筑档案编制指南（试行）】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南(试行) 】的规定和要求整理、装订及汇总，向市城建档案馆和建设单位移交。第二节 文书档案管理制度为了加强我公司文书档案的科学管理，适应企业的改革、开放和搞活经济的需要，更好地为我公司各项工作服务，特制订本办法。一、文书档案管理职能：1、党政工团档案是我公司党、政、工、团部门，在企业的政治、行政、经营工作活动中形成的有保存价值的文件材料。它包括我公司的行政管理工作、经营管理、党工团管理工作。2、文书档案工作的主要任务是：对公司的行政、经营、党、团档案材料的收集、整理、保管、鉴定和统计，为企业各项活

16、动提供利用。二、文书档案的归档范围：1、行政管理(1)监理公司工作安排、总结；(2)机构设置、人员任免、福利待遇、调动、退休；(3)管理制度、规定；(4)公司资质年审、工商年检；(5)大事记；(6)会议纪要；(7)评先材料；(8)职工名册、合同考核、晋升工资；(9)职工技术职称；(10)职工工伤、养老、待业保险；(11)防火安全检查报告、总结。2、经营管理(1)公司计划、统计材料；(2)公司工作量完成情况；(3)工程质量统计表、工程竣工验收表；(4)公司在建工程情况；(5)财务季报表、年报表；(6)工程预、结算、招标、投标材料。3、党群工作(1)党务工作：向上级党委的请示报告和上级的批复;党总

17、支部改选的请示报告与批复，选举结果与批复。评选先进党支部、优秀党员材料；领导班子调整和党的干部任免报告、批复、通知。党代会会议纪要、工作报告等相关文件。(2)工、团工作：工会年度计划、总结材料；各项竞赛、评比、活动安排、方案、总结和上报材料、开展文体活动文件；评选先进集体、先进工作者、先进团支部、团员材料。工会委员会改选的请示报告与批复，选举结果与批复。工会和员工代表大会会议纪要、讨论文件、工作报告等相关文件。三、文书档案的归档要求：1、凡以公司或公司党支部名义打印行文及上报的材料，均由公司行政人事部专人负责做好平时收集、积累、经初步分类整理，于次年四月份向综合档案室移交归档。2、移交档案时必

18、须填写移交清单一式二份，经核对清楚后，双方在清单上签字,各留一份存查。3、打印的文件纸张必须优良，文字清晰，禁止用圆珠笔、铅笔起草和批改文件。4、归档的文件应符合办文程序（拟稿、签发、印章等齐全）。5、文件和附件材料（原件与复印件、报告与批复、正文和附件）一并归档。四、文书档案的管理：1、按档案综合管理有关规定，公司党、政、工、团的档案材料，应由公司综合档案室集中统一管理，不得由个人分散存放。2、文书档案的整理分类，由档案室按年度统一编号。五、文书档案的鉴定：1、按国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）的规定，结合公司实际情况，制订公司档案保管期限表，经

19、公司领导批准后， 成为档案鉴定依据。2、对确无保存价值和已超过保管期限的档案，要进行登记造册一式三份清单，经公司领导批准后，送到指定地方进行销毁。六、档案的利用：1、建立档案借阅、利用制度，借阅档案时，严格审批手续。2、根据公司工作和业务的需要，编制各种索引以便查找和利用。3、凡借阅档案者必须爱护档案，不得随意在档案上划圈、涂改、折叠、剪折卷，确保档案完整无损。4、对库存档案情况，档案人员要心中有数，主动了解企业各项工作对档案的需要，积极做好提供利用工作。5、加强档案利用统计工作，对利用档案有效益的，要及时收集其效果，并按时统计上报和反映情况，及时交流利用经验。第三节 会计档案管理制度 为加强

20、会计档案的管理，使会计档案在搞好企业经济核算、提高企业经济效益中充分发挥作用。按照财政部、国家档案局财会字【1998】32号及广州市财政局、档案局财会【1998】843号文件规定，会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应按照国家有关规定，建立会计档案，妥善保管。结合监理公司实际情况，特制定本办法。一、会计档案的管理 监理公司财务会计档案由监理公司档案室统一管理，在业务上受财务部指导。二、会计档案的归档范围1、会计报表：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。2、会计账簿：总帐，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计帐簿，固定资产卡片。3、会计凭证：原始凭证

21、，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。4、工资表类：单位人员工资名册。5、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业材料。三、会计档案的归档要求1、归档的会计文件材料必须保证齐全、完整、真实、准确。2、归档的会计文件材料由会计人员进行整理、组卷。3、自制的原始凭证，应保持记账凭证和规格表本一致，折叠整齐、装订牢固。4、装订时，应注意调节成册的厚薄，以利保管和查阅，每册封面书写工整，按规定填写字号加盖经办人及主管人印章。5、会计档案移交时，由财务填列交接清册一式两份，主管领导签字盖章后，向

22、综合档案室移交，交接交接双方对移交清册核对清楚，以明确责任履行签字的手续。四、会计档案的整理要求1、会计报表封面上的内容要填写完整，要标明财务报表的年度、总页数、档号、保管期限。案卷封面上的保管期限则为“永久”保管。工资表是反映一个单位人员的变动情况，可单独装订存15年。2、会计账簿采用盒封式封面，多栏帐也可参照使用。采取编大流水号，即自设置会计帐簿之年起至现在编一个顺序号，排列方法：总账、明细账、日记帐（现金出纳帐、银行存款账、辅助帐），每年排列都应一致。3、会计凭证装订前要拆除金属物，检查凭证编号号码，防止颠倒号码或缺号，检查记帐凭证中应该附的原始凭证或文件是否齐全。 4、会计档案移交时间

23、当年的会计档案，在会计年度终了后，由财务部整理、组卷登记并保管二年后向，由财务部编制移交清册，移交综合档案室统一保管。五、会计档案的保管1、要设有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘等设施的档案库房。2、档案人员要定期检查，对破损或变质的档案，应及时修补、复制。3、做好会计档案统计，对档案的收进移出、整理、鉴定保管和利用情况进行基本数量的统计。六、会计档案的借阅和利用1、公司内查阅会计档案的由财务部派人进行查阅；外单位来阅时，要持介绍信，并经公司领导和财务部负责人批准后，由财务部派人进行查阅。2、查阅档案，人员只限在规定地点查看，要爱护档案，严禁拆卷页，涂改、勾画、损坏，对违反会计档案管理制度，

24、情节严重者，应报告有关领导严肃处理。3、对查阅会计档案应做好利用效果登记。七、会计档案的鉴定与销毁1、会计档案的保管期限，应按照国家规定的会计档案保管期限表划分为永久、定期（25年、15年、10年、5年、3年）两类，保管期限的计算，从会计年度终了后的第一天算起。2、会计档案保管期限期满，需要销毁时，由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，由公司负责人、财务部和行政人事部领导组成鉴定领导小组，进行鉴定签署销毁意见，并签字盖章，报上级主管部门批准。3、对涉及重要的固定资产（包括征地、拆迁、基建、房地产交易、购置重大设备等）的原始凭证，应单独抽出装订立卷，待该项固定资产报废清理后再保管

25、5年。4、鉴定后需要销毁的档案，由综合档案室、财务部一同派员送指定地点销毁。第四节 声像档案管理制度 为加监理公司声像档案的科学管理，充分发挥声像档案的作用，特制定以下办法。一、声像档案归档范围1、监理公司重要外事活动、会议等方面。2、市级以上领导到监理公司检查指导工作等重大活动形成的声像材料。3、工程整体竣工照片。二、声像材料的归档要求1、声像材料必须详细记录时间、地点、人物、摄录人。2、归档的声像材料必须是原版、正件。3、归档的声像材料要清晰、完整。4、声像材料归档时要填写移交清单一式二份，交接双方各留一份。三、声像档案的管理。1、声像档案是指各职能部门行使职责，经济活动或从事社会活动中形

26、成的，具有保存价值的照片、幻灯片、录像带等载体的材料。2、声像档案由综合档案室统一管理。3、声像档案管理的主要任务是收集、整理、鉴定、保管和统计、开发利用。4、声像档案的整理按监理公司档案分类编号标准，按不同种类载体进行组卷，编目排列有效。5、定期检查声像档案的保管情况。6、归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自销毁、复制、涂改。7、声像档案的鉴定，要定期对声像档案的保管期限进行鉴定，要销毁的声像档案，必须登记并经领导批准后方能销毁。四、声像档案的利用1、编制声像档案目录、帐簿等检索工具，为查找提供方便。2、建立声像档案借阅利用制度。3、声像档案借用完毕后，要及时归还，不得转借。4

27、、做好声像档案库存基本数字和利用情况的统计，并做好记录工作。第五节 设备档案管理制度为加强监理公司设备档案的管理，充分发挥设备档案的作用，特制订以下管理办法。一、监理公司的设备指办公用的复印机、电脑、汽车、相机、传真机。二、设备档案是指以上各种设备的操作、维修、保养的说明书。三、设备档案的管理：1、监理公司的设备档案由综合档案室统一管理。2、设备档案的归档要求： 归档的设备档案必须是原件，并且要完整、清晰。3、设备档案的利用：（1）凡使用设备档案，必须办理登记手续。（2）设备档案使用完毕，由经办人将设备档案交回档案室。（3）凡使用设备档案，必须小心爱护。第六节 档案库房管理制度一、档案库房必须

28、门窗坚固、有防盗设施。除档案保管人员外，其他人不得随意进入库房。二、库房要有灭火器材（干粉、灭火器），并定期检查，库房内严禁吸烟。不准堆放杂物。三、库房内设置空调机、抽湿机、湿度计和温度计，定时测量、记录， 并采取相应措施，要求库房经常保持温度为1424。C、相对湿度为50%65%的范围内。四、档案柜、密集架内必须放有防虫剂。五、库房要保持清洁卫生，要有遮阳设施。第七节 档案管理制度为了贯彻档案法，搞好公司档案管理工作，维护企业经济利益及其他合法权益和历史真实面貌，结合公司的实际情况，特制定本制度。一、公司档案是本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。结合公司情况，划分为行政档案、工程档案和财

29、务档案三大类。1、行政档案、工程档案由行政人事部统一管理，财务档案由财务部管理。2、归档范围及要求3、党政工团档案。由办公室负责收集、整理、归档，其归档要求参照集团公司相应的规定。二、工程档案。由项目管理公司负责收集、分类、整理、立卷，由综合档案室对档案进行审定后装订成册，移交给综合档案室存档。其归档要求执行按市档案馆【广州市建筑档案编制指南（试行）】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南(试行) 】。三、会计档案。由财务部负责收集、整理、归档和保管，其要求参照集团公司相应的规定。四、收集档案时，必须办理档案交接手续，查阅档案资料也必须办理登记，原则上不能开档案室。五、案库房要做到七防：即防盗

30、、防光、防火、防潮、防尘、防有害生物和防污染。第八节 档案归档制度 凡属监理公司在各项工作和工程项目监理活动中形成的各种材料(图纸、图表、文字资料、录像、计算机、磁带等)、各种门类载体的档案都由综合档案室统一管理。一、归档范围0.工程档案；1.设备档案；4.党政工团档案；7.声像档案；9.会计档案；10.实物档案；二、归档要求 各项工程监理工作中形成的文件材料，按其业务范围，由监理公司所属各部门的兼职档案员负责收集、积累、整理归档。1、必须准确地反映监理公司工程监理、经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。2、必须层次分明，符合其形成规律。3、必须符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔及铅笔起草和

31、批改。三、归档时间1、工程档案，应在工程竣工后三个月内，由项目管理公司兼职或专职档案员将应归档的文字材料进行收集、分类、整理、立卷，由综合档案室对档案进行审定后装订成册，移交给综合档案室。2、集团承接的代建工程档案，应在工程竣工后三个月内，由项目管理公司兼职或专职档案员将应归档的文字材料进行收集、分类、整理、立卷，由综合档案室对档案进行审定后装订成册，移交给集团公司综合档案室。3、文书档案应在第二年四月前，将应归档的文字材料组成保管单位，由各部门的负责人审定后，向本公司综合档案室移交。4、监理公司重大会议、评奖材料，应在会议结束及评奖后七天内，由专人整理好向公司综合档案室移交归档。5、设备档案

32、在购买设备及安装使用后，将设备说明等技术资料向公司综合档案室移交。6、会计档案由财务部装订成册保存二年，期满后指定专人编写移交清单并向档案室移交。7、声像材料应在各项活动结束后，由主办部门整理好相片并附上文字说明，移交档案室归档。工程声像材料在工程竣工后一个月内，由承办部门整理好并附上文字说明交档案室。归档份数1、工程档案，一式一份交本公司综合档案室。2、集团承接的代建工程档案，一式一份交集团公司综合档案室。3、文书档案一般归档一式二份（连同原稿），另交一份档案目录给集团公司综合档案室。4、设备档案一式一份交本公司综合档案室。五、移交手续 各部、项目管理公司移交文件或档案要办理移交手续，移交材

33、料清单一式二份双方签字后各保存一份存查。第九节 档案室保密制度一、严格遵守党和国家有关保密工作的规定、制度，遵纪守法，保守党和国家的机密。二、严格按照档案文件密级划分范围，采取保密措施。对不同密级的档案采取相应的保管措施和借阅制度。三、对档案内容不该说的绝对不说，不该泄露的绝不泄露，不该复印和复制的绝对不借。四、在公共场所、私人信件、普通电话、家属、子女亲友中不谈论机密档案内容。五、凡查阅档案资料，只能在档案室内，不得带出外。六、发现泄露机密文件的情况，应及时报告领导和有关单位，查明情况严肃处理。第十节 档案室借阅制度一、凡借阅档案材料，必须登记。本公司职工一律经部门负责人批准，按规定办理登记

34、手续，才能借阅。二、档案原则上不向外借出，只限在室内查阅。如工作需要借出，经行政人事部领导同意，并办理有关手续，借阅不得超过七天，归还时要点清和检查。如发现遗失和损坏，要及时报告和处理。三、查阅或借阅档案材料，不得在档案材料上划圈、涂改、更不得拆散、折叠损坏档案，违者追究责任或赔偿。四、借阅档案的人员调职、批准出国、离退休前，必须将借阅的档案如数还给档案室，并办理注销手续。五、凡需要复制、复印的档案材料，需经行政人事部领导批准。第十一节 档案的鉴定与销毁制度 档案的鉴定工作是为了使有价值的档案更好地保存下来，达到既精练又完整，以维护党和国家历史真实面貌的目的。对已经超过保管期限的档案文件材料进

35、行鉴定和销毁是一项必要的工作。一、鉴定的组织形式 监理公司档案的鉴定工作应在行政人事部领导的主持下，由档案室和各业务部门共同组成鉴定小组。二、鉴定的方法 应对档案材料进行逐卷、逐张地进行审查鉴定，决定档案文件材料的保管期限升、降或销毁，以及文件的密级降级或解密等。三、鉴定的依据 应参照国家档案部门颁发的“党政工团档案”、“基建档案”、“会计档案”的保管期限表，及集团公司的有关各类档案保管期限的规定执行。凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。鉴定工作结束后，应将档案的鉴定内容数量变化以及必要的情况如实记载，以备存查。四、档案销毁工作 需销毁的档案材料，应登记造册，由鉴定小组提出有关档

36、案销毁报告和销毁清单，经鉴定小组、组长（经理或总工程师）审核批准后交档案室执行，销毁清单由档案室存档一份，档案销毁清册保管期限为二十五年。第十二节 档案工作“三纳入”、“四参加”的制度 根据国营企业档案暂行规定的精神，为维护企业档案的安全与完整，使之更好地为企业经济效益服务, 对档案工作的“三纳入”、“四参加”作如下规定：一、将公司文件材料的形成、积累、整理和归档纳入公司管理制度；纳入公司工作计划；纳入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。二、工程竣工验收、科研成果鉴定，应有专或兼职档案员参加，档案材料不完整、不准确、不系统的，档案部门可提出不能进行鉴定、验收；待各类材料符合归档要求后，

37、再进行鉴定、验收工作。三、工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统，要作为一项考核内容，档案部门不签署意见的不得申报成果。四、公司购置重要设备仪器和引进项目的文件材料在到货开箱验收时，有关部门应通知档案部门检查验收随机的文件材料，并及时归档。第十三节 综合档案室的职责综合档案室是负责监理公司档案管理的职能部门，其职责如下：一、认真贯彻实施档案法和上级有关档案工作的方针、政策和规定，坚持以法治档，认真开展档案的开发利用工作。二、拟定监理公司档案工作计划、总结和各项规章制度、管理办法，积极完成上级和领导交办有关档案工作。三、集中统一管理监理公司各部和项目管理公司的全部档案。四、负

38、责对监理公司各种门类（包括工程、设备、文书、会计、声像、实物等资料）载体档案的整理、分类、鉴定、立卷、装订、入库、移交、统计、利用和编研工作。五、负责建立相关工作台帐，做好每季度提交档案资料备份工作。六、按规定向市档案局、集团公司移交有关档案。七、负责收集、保管与本单位经营管理、生产工作有关的信息资料，及时提供利用。八、负责对监理公司各部、项目管理公司的档案工作人员进行指导和检查督促。九、对文件和资料以及质量记录进行控制，并对其控制程序的实施情况进行检查。第十四节 档案管理员职责一、负责监理公司的综合档案室管理，做好各门类文件材料的整理、分类、鉴定、立卷、装订、入库、移交工作、统计、办理档案的

39、调阅利用等事宜。二、负责建立相关工作台帐，做好每季度提交档案资料备份工作。三、做好档案资料的保管和保密工作，落实库房的“七防”措施，保证档案的安全、完整。四、在综合档案室负责人的指导下，草拟监理公司综合档案室的工作计划、总结，完善档案管理制度。五、参与监理公司档案鉴定，按照规定做好档案的审查、销毁等清理工作。六、及时向领导请示报告，解决档案工作的特殊问题并对监理公司各部门和属下单位的档案资料工作进行业务联系和指导。七、办理公司领导交办的其他有关档案业务工作。第十五节 项目管理公司档案管理员职责技术档案工作是一门专业性、技术性管理和服务性工作，档案员应努力学习，积极宣传和贯彻党和国家以及上级档案

40、部门有关基建档案工作的方针、原则及规定。一、对项目管理公司收发文件、图纸、科技图书资料进行分类、登记和统计，再发放施工单位，或有关人员，或送领导审阅，用后及时收回整理、编目、归档，实行集中统一管理，主动提供利用。如工期较长的工程，其文件材料要每年年终进行整理归档。 二、对上级部门或总公司发给的其他文件，属于文书方面的则按文书方面分类整理归档。三、对个人起草的文件材料（含公函等）需经项目管理公司领导审阅后，盖章发出，并要连同草稿一并归档。四、对设计变更。应弄清并注明变更图号，同时在图上注明修改通知号，及时按单位工程分别登记。五、熟悉工程合同中关于工程分包和竣工时间，及时督促施工单位按上级档案部门

41、规定和要求，编制竣工资料、竣工图，发现问题及时向主管技术档案工作的领导汇报。研究解决，督促施工单位补充或修改。六、工程竣工后，将工程全部的文件资料和图纸收齐后，按市档案馆【广州市建筑档案编制指南（试行）】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南(试行) 】进行立卷装订。在项目竣工三个月后，交监理公司档案室，并办理移交、签收手续。七、对文件、图纸加强保管做好防火、防潮、防尘、防盗和保密工作。八、凡借出资料、图纸要进行认真登记，外部借阅资料、图纸必须经地盘经理批准，进行登记，并及时催还。第二章档案综合管理分类方案 本方案2007年后执行第 1 条 编制说明 根据市档案局广州市企业档案综合管理分类方案

42、，为加强监理公司档案综合管理，开发档案信息资源，使档案管理工作逐步走向规范化、标准化和现代化，结合监理公司机构设置和档案形成情况，制定本分类方案。第 2 条 编制分类方案，按照档案集中统一管理的原则，监理公司形成的全部档案是一个全宗，全宗是由各种门类、各种载体档案构成的。因此，编制分类方案是为了使档案管理系统化、条理化，全面地反映和维护公司的历史真实面貌。第 3 条 分类编号方法本分类方案设六大类：0.工程档案；1.设备档案；4.党政工团档案；7.声像档案；9.会计档案；10.实物类.每个大类下分若干属类和隶属类,在此基础上再分若干条款,各大类采用阿拉伯数字排列：一、档案分类方案0. 工程档案

43、0.1 监理工程档案0.1.1 xxx工程监理档案0.2 代建工程档案0.2.1 XXX代建工程档案1. 设备档案4. 党政工团档案4.1 行政管理4.2 经营管理4.3 党群工作7. 声像档案7.1 照片7.1.1底片7.1.2 正片7.1.2.1单位建设面貌7.1.2.2人物7.1.2.3 重要会议7.1.2.4 单位荣誉7.1.2.5工程照片9. 会计档案9.1 报表9.1.1工程部 9.1.2监理公司 9.1.3 监理技协 9.1.4监理造价咨询9.2 账册9.3 凭证9.4 工资9.5 其他类10. 荣誉实物类档案 二、案卷的编制方法0.工程档案0.1监理工程0.1.11 案卷排列顺

44、序号 工程代号 监理工程档案 工程档案（大类代号）0.2代建工程0.2.11 案卷排列顺序号 工程代号 代建工程档案 工程档案（大类代号）1.设备档案 1 - 1 案卷顺序号 设备档案（大类代号）4.文书档案 文书档案，每年分党务、行政、群团工作、再按保管期限分别编件号。2001年以后的文书档案按新的文件立卷的方法分年度 保管期限 件号进行立卷。7.声像档案7.1.1 底片 7. 1. 1. 1 张号 案卷号(册号) 二级属类(底片) 一级属类(照片)大类代号 7. 1. 2. 2 1 张号 案卷号(册号) 三级属类(人物类) 二级属类(正片) 一级属类(照片)大类代号9.会计档案 9. 1.

45、 1 1 案卷顺序号 下属单位代号属类代号（报表）会计档案（大类代号）10.荣誉实物档案第三章档案综合管理实施细则为贯彻档案法和国家经委、国家档案局企业档案管理规定，进一步加强监理公司的档案管理工作，更好地为监理公司各项工作服务，特制定本实施细则。第一节 总则第 1 条 企业档案是本企业在各项活动中形成的全部档案的总和。主要是工程档案和行政管理档案。包括监理业务、项目管理业务、招标代理业务、工程咨询业务及党政工团工作等方面的档案。第 2 条 企业档案工作是企业管理的重要组成部分，是维护企业经济效益、合法权益 和历史真实面貌的一项工作。第 3 条 企业档案工作要坚持集中统一管理的原则。做到统一领

46、导、统一机构、统一管理、统一制度、统一做法。第二节 档案管理体制第 4 条 监理公司设立综合档案室，配备专职干部，统一管理档案。综合档案由监理公司经理和总工程师分工领导。日常工作由行政人事部主管，业务上受集团公司综合档案室监督和指导。综合档案室的任务是：1、认真贯彻、执行档案法和集团公司关于档案工作方针、政策、制度和规定。2、草拟监理公司档案工作计划、总结、规定和规章制度。3、负责每年的文书立卷归档工作。4、负责监理公司综合档案的管理，做好各门类文件材料的整理、分类、鉴定、立卷、装订、保管、统计、利用和编研工作。5、按规定向集团公司综合档案室移交应交档案，接收监理公司下属各部门、项目管理公司的

47、档案。6、对监理公司各部、项目管理公司的有关档案管理工作进行监督和指导。7、负责整理与监理公司业务有关的资料。8、负责建立相关工作台帐，做好每季度提交档案资料备份工作。9、办理公司领导交办的其他有关档案业务工作。第 5 条 监理公司下属各部、项目管理公司应由部门领导分管档案工作，各部门配备兼职档案员，并保持相对稳定，业务上受监理公司综合档案室监督和指导。其主要任务是：1、负责所在部门（部、项目管理公司）在工程项目及与工程项目有关业务等活动中形成的各种文件材料的收集、分类整理和保管工作。2、按监理公司各类档案管理要求，确保各类文件材料完整、准确、及时地进行整理、分类、编排成册，并向公司综合档案室

48、移交。3、对所在部门形成的各类文件资料要严格按本实施细则的归档基本要求实施。第 6 条 档案管理人员的素质要求。1、综合档案室应配备专职人员。2、档案人员应选调懂技术能管理，有一定档案管理知识和经验，热心于档案事业的管理人员。3、监理公司档案部门负责人应具备大专以上文化程度，并具有档案中级专业技术职称。4、应按国家规定，档案管理人员享受专业技术管理人员待遇及岗位补贴，可按档案技术职务聘任。5、对监理公司档案提供开发利用有成绩的档案人员应给予适当的奖励。第三节 档案管理范围第 7 条 档案综合管理范围：凡属监理公司各项工作、活动中形成的各种文件材料（图纸、图表、文件、资料、照片、图书、荣誉实物）

49、各种门类载体的档案都由综合档案室统一管理。包括：1、工程档案(1)监理工程档案(2)代建工程档案2、设备档案3、党政工团档案4、声像档案5、会计档案6、荣誉实物档案第 8 条 文件材料归档要求：各项工程监理、项目管理工作中形成的文件材料，按其业务范围，由监理公司所属各部门的兼职档案员负责收集、积累、整理、分类、编排成册归档。1、必须准确地反映监理公司工程监理、项目管理、经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。2、必须层次分明，符合其形成规律。3、必须符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔及铅笔起草和批改。第 9 条 归档程序和时间。1、工程档案，应在工程竣工后三个月内，由项目管理公司兼职或专职档案

50、员将应归档的文字材料进行收集、分类、整理、立卷，由综合档案室对档案进行审定后装订成册，移交给综合档案室。2、集团承接的代建工程档案，应在工程竣工后三个月内，由项目管理公司兼职或专职档案员将应归档的文字材料进行收集、分类、整理、立卷，由综合档案室对档案进行审定后装订成册，移交给集团公司综合档案室。3、党政工团档案（文书），应在第二年四月前，将应归档的文字材料组成保管单位由专人整理好，向本公司综合档案室移交。4、设备档案在购买设备及安装调试使用后，将设备说明等技术资料向公司综合档案室移交。5、声像材料应在各项活动结束后，由主办部门整理好相片并附上文字说明，移交档案室归档。工程声像材料在工程竣工后一个月内，由承办部门整理好并附上文字说明交档案室。6、会计档案由财务部装订成册保存二年，期满后编写移交清单向档案室移交。7、荣誉实物档案应在领奖后七天内，由专人整理好并拍照，向公司综合档案室移交归档。不可折叠实物档案（如：奖杯、奖牌）在归档编号后放荣誉室陈列。第 10 条 归档份数。1、工程档案，一式一份交本公司综合档案室。2、以集团名义接的代建工程档案，一式二份，交集团公司综合档案室及监理公司综合档案室各一份。3、文书档案一般归档一式二份（连同原稿）； 4、设备档案，一式一份交本公司综合档案室。第四节 档案的管理监理公司各类档案应分别制