试论高校学生户籍档案管理中的人文关怀

1、试论高校学生户籍档案管理中的人文关心试论高校学生户籍档案管理中的人文关心2022年应届高校毕业生规模为20世纪初的6倍，2022年高校毕业生人数为660万，预计2022年全国大学毕业生人数将创历史新高的680万人。加之受到2022年以来金融海啸的影响，就业形势更加严峻，大学生就业也被称为进入30多年以来最难时期，各级政府部门纷纷出台相关帮扶措施，拓宽渠道保就业。高校学生户籍档案管理的工作作为高校保卫工作的一个有机组成部分，是高校毕业生就业的一项重要构成要素。同时，搞好高校学生户籍档案管理工作，还能为社会的安定团结作出一定的奉献。如何做好高校学生户籍档案管理工作、如何改善高校学生户籍档案管理，以

2、适应社会开展的需要，成为目前必须面对的问题。一.景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的现状及问题1958年，中国迄今为止唯一的一所陶瓷高等学府景德镇陶瓷学院就在这座千年古镇诞生了，从而翻开了中国陶瓷高等教育的新篇章。如今，学院设有材料科学与工程学院、陶瓷美术学院、设计艺术学院、机械电子工程学院、工商学院、信息工程学院、人文社科学院、成人教育学院、科技艺术学院和思想政治理论课教学科研部等10个院部近40个专业，有硕士、本科、高等职业技术教育等多层次的培养形式，并向海外招收攻读学士学位和硕士学位的留学生。截止2022年3月，有在校本专科、研究生、留学生共计15000多人，户籍档案在校的在1万左右。通

3、过景德镇陶瓷学院保卫处全体人员的共同努力，学校的学生户籍档案管理工作从无到有、从简单到细致、从单一到全面，逐步开展起来，获得了一定得成绩。但是，与兄弟院校的学生户籍档案管理工作相比，还存在许多的缺乏和问题，主要表达在以下几个方面：1、缺少科学的管理方法2、没能适时完善管理制度如今，学生户籍档案管理工作中不断出现新的变化，首先，我国现行的大中专院校学生户籍管理方法规定与前几年的已经有了质的变化，新生入学时，可以不在原籍办理户口迁移，上学期间，学生户籍档案不在学校，毕业时也无需再迁出；其次，景德镇陶瓷学院的在校生规模与前几年相比呈现倍数递增的趋势，相应的户籍档案的管理工作量也大量增加；第三，由于各

4、种原因转学、退学、休学、开除的学生也逐年呈现上升态势，其户籍档案的清退和保管工作有一定的难度；第四，许多的毕业生在户籍档案挂靠学校2年后没有及时迁移，导致管理工作压力增加等。以上情况都要求工作中的管理制度相应作出调整，如在学生入学前，除了在入学通知中重点标注户籍迁移实行自愿原那么之外；将是否进展户籍迁移对大学生将来毕业、就业、工作等的优缺点进展比照列表；尤其是户籍迁移后，大学生的城市户籍身份是无法回转为农村户籍身份，因此可能丧失很多惠农政策的优惠；以供学生和学生家长综合考虑，这样将在很大程度上改变农村籍学生跳龙门的户籍概念。而景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理制度还是上个世纪制定的，没有及时根据

5、当前的工作环境的变化适时作出调整和完善。3、全程化管理程度低浅高校学生户籍档案的管理过程大致可以分为以下几个环节：入学检查，入户审批，查询、补办、检索等，毕业检查派遣。在第一、二个环节上，景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理已经完全到位，而在学生户籍档案入户的过程中以及在校期间的查询等，尤其是毕业后的查询、补办等环节还处于比较低浅的程度阶段，甚至有的环节还处于缺失状态，不能更好的效劳于在校生和毕业生。以往离校2年以上的学生需要调出个人户籍档案，由于学生个人不清楚自己离校时户籍的去向，也不清楚应该如何查询和办理。往往是先询问之前的班主任或熟悉的教师，由其代为去学工处毕业分配办公室和保卫处户籍管理询问

6、。而毕业2年以上学生的户籍档案在新校区是无法查询，既无电子档案又无纸质档案，故要回到老校区保卫处；老校区主管该项工作的人员不是只承担此项工作，假设因其他事项外出，那么使得查询人或办理人无法及时查询和办理。这样的非全程化管理不仅不利于学生户籍的日常管理，也不利于非正常未调离户籍档案的清理，导致户籍档案越压越多，管理本钱和问题增加。4、不能及时创新管理高校学生户籍档案的管理如何适应当前大学生就学和就业的需要是景德镇陶瓷学院还没有全面考虑的问题，因此在创新方面就更谈不上。如新校区处于浮梁县湘湖镇，而户籍管理又归属于珠山区新厂派出所，办理相关工作需要先在新校区确认相关根本手续后，再到新厂派出所办理后续

7、的手续，给学生以及学校户籍档案管理工作人员带来一定的费事。如能在管理属地和权限上申请由新厂派出所托管至湘湖镇派出所，那么能有效的化解这一问题。又如景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理科设在保卫处，而学生人事档案管理设在招生就业处，如能实现类似政府办证大厅的办公形式，将学生户籍档案和人事档案的办理设立结合办公室，将有效进步管理效率和办事效率，也能更好的为广阔学生效劳。二.对景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理改革的考虑基于以上工作中存在的问题，借鉴兄弟院校的成功经历，结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理的情况，做出如下的考虑：1、加强高校学生户籍档案管理政策的宣传为了让学生便于自己户籍档案的迁移和相关利益的

8、维护，一定要通过各种形式来加大对其的政策宣传，让条件成熟的学生不用将户籍档案迁移到学校，这样可以减少由于迁移过程的程序带来的错误而影响其户籍档案的管理。所以，景德镇陶瓷学院保卫处户籍管理科应主动与招生毕业处直接联络，在招生宣传材料、新生报道须知、学生离校须知等材料上，通过纸质和网络等形式，对学生和学生家长宣传高校学生户籍档案管理政策，告之学生及其家长在不同的情形下，迁移户籍档案到学校是否有利于学生的利益；迁移过程中的主要程序和办理本卷须知；在校期间遇到不同的情形需要户籍档案证明和查询等，如何办理；毕业时如何办理户籍档案的挂靠和迁移等，让学生及家长全面认识和理解我校对学生户籍档案的管理工作。2、

9、逐步运用信息化管理的方式方法在依法严管的同时，一定讲究科学管理。科学有效的管理，不但是高校学生户籍档案工作顺利进展的必要条件，而且也是进步工作效率和效劳程度的有效途径。可逐步对现有的户籍档案管理工作实现电子化管理，将每年新进的学生户籍档案必须实现纸质档案扫描入档，并借助学校信息工程学院的师资力量，开发自用性的学生户籍档案管理系统，将学生纸质档案的内容进展实时的录入，这样可以保证纸质户籍、扫描户籍、户籍电子信息系统的三位一体，以进步工作效率。另外，在日常工作中，将之前积压的户籍档案按照学生毕业的年份，逐年电子化，改变现有户籍档案案卷目录和卡片目录的单一化，逐步使学生户籍档案管理走上现代化的轨道。

10、3、建章立制，标准管理1搜集制度新生在到校报到的过程中往往会出现材料不全或材料遗失等情况，当前还出现了冒名顶替入学、学生户籍迁移证和身份证信息不一致等情况，这些都使得学生户籍建档工作遇到一定得难度。因此必须有严格的搜集制度来保证所搜集的学生档案是真实可靠的，假设这第一步没有做好，势必影响到后面各个环节工作的正常开展。为此，诸如增加新生班主任作为兼职档案管理员的制度，可以用以在搜集环节来加强对档案识别的力度。2立档和整档制度结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的特点，可以以学年度来分阶段施行相应的立档和整档管理。学年初，对新生进展立档，实行分学年度按院系分卷建档制度，学年末，对本届毕业生的毕业

11、生分配名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档。另外，每个学期期间，对中途退学、转学者的户籍档案进展及时的整理，注明时间、去向以及原因，以备查考。3使用制度在详细的工作中还常遇到学生需要户籍档案办理相关事宜的情况，甚至包括在校期间临时要迁移户籍档案回原籍等情况，所以加强使用制度的建立非常必要。尤其是学生出国深造、毕业后需要结婚生子或是贷款买房、考公务员等的需要，学校可以在使用过程中开设绿色通道，为学生提供使用上的便利。4、加强全程化管理在入学检查、入户审批、毕业检查派遣等环节之外，加强查询、补办、检索等环节的工作，利用各种政策条件和技术手段，实如今景德镇陶瓷学院新老校区内，学生户籍档案办

12、理、查询、办理等的一站式管理，强化全程化管理。如在新校区户籍管理科设置远程身份证办理系统，由学校户籍管理人员对学生进展根本确实认和照片拍摄，通过网络传输照片和相关根本信息到新厂派出所的效劳平台，减少办证学生来回办理的时间，也减少办理资料的丧失和错误的概率。5、利用勤工助学等形式创新管理在学校办学规模的不断扩大，招生人数的增加，户籍档案管理工作量大大地增加，但户籍管理专职人员却没有增加，通过创新管理方式，强化管理效果成为必然。可以采用以下创新方式：1让特困生到户籍室勤工助学，参与户籍档案管理工作，减缓专职管理人员的工作压力；2运用校内网络的资源，开设预约效劳平台，让有各类户籍档案需要的学生提早在网络平台预约，管理员可以通过网络解决的就立即施行回复，对必须亲自来户籍科办理那么安排时间办理；3利用学校信息工程学院的资源，自行开发学生户籍档案管理信息系统，设计信息录入模块、数据阅读模块、数据查询模块、数据修改模块