《大学计算机应用教程》 MS Office小结

1、第6章 中文MS Office小结大学计算机应用教程广东海洋大学 寸金学院 信息系何春林第6章 Office Word、Excel、PowerPoint 2007小结.1826.1 MS Office Word Excel PowerPoint 2007主要功能1826.2 MS Office 2007特点182功能区的应用183“Microsoft Office 按钮”应用.184快速访问工具栏184对话框启动器185动态选项卡1866.3 MS Office2007的一些技术186文件管理.186剪贴板.188嵌入、链接、超链接.192文件共享.1936.3.5 XML简介.1936.3.

2、6 XPS 格式简介.1986.3.7 其它 199习题与思考. 201第6章 Office2007小结2【主要内容】MS Office 2007特点MS Office 2007差异MS Office 2007的一些技术第6章 Office2007小结36.1 MS Office Word、 Excel 、PowerPoint 2007主要功能 Microsoft Office Word 、Excel 、PowerPoint 2007全面继承早期版本的功能，它们功能按习惯简单地说分别是文字处理、电子表格处理、演示文稿处理。如按处理的文档结构可以认为是：（1）Word 文件(.docx)(文档)

3、(页)段句词字(符号)；Word主要是办公或桌面印刷文档,文字；（2）Excel 文件(.xlsx)(工作簿)工作表(sheet)(工作区)(行和列)单元格；Excel 主要处理的是表格，表格数据；（3）PowerPoint 文件(.pptx)(演示文稿)幻灯片元素对象(如文本、表格、图表、图片、图像、声音等)；PowerPoint主要目的是把幻灯片相关的资料组织，演示给读者；第6章 Office2007小结46.2 MS Office 2007特点Word 、Excel 、PowerPoint主要功能目的变化不太；简单地说，Word 处理文档、Excel 处理电子表格、PowerPoint处

4、理的是幻灯片；操作界面上用功能区代替早期版本的主菜单、工具栏和格式栏；用“Microsoft Office 按钮” ,代替早期版本的控制菜单、文件菜单和工具选项；Office 2007生成文档时自压缩、打开时自解压，故体积小；全面支持电子阅读和标记语言(XML不受平台的限制，这意味着，无论硬件或操作系统是什么),方便数据的传输与共享； Office 2007向下兼容，低版本可在Office 2007上打开，应用；Office 2007形成的文档在低版本打不开，为Office 2007文档能在低版本应用程序打开，编辑应另存为97-2003格式 ；全面支持电子阅读和标记语言XML,Office 2

5、007形成文件的扩展名是在其原相应类型文件的是在原来的扩展名后加“x”，如以前版本的.doc、xls、ppt，Office 2007则相应为.docx、xlsx、pptx等；为安全见，Office 2007把运行宏的文件和无宏文件相分离，在原扩展名后加“m”，相应如.docm、xlsm、pptm;第6章 Office2007小结56.2.1. 功能区的应用提供了全新的直观型外观的功能区在直观的分类选项卡和相关组中查找功能和命令； 从预定义的快速样式（快速样式：格式设置选项的集合，使用它更易于设置文档和对象的格式。）、版式、表格格式、效果及其他库中选择便于访问的格式选项，从而以更少的时间创建更优

6、质的文档； 利用实时预览功能，在应用格式选项前查看它们；其界面更为人性化、更为直观、信息量也更多；请注意无法删除功能区。但是，您可以最小化功能区以增大屏幕中可用的空间。第6章 Office2007小结62. 功能区最小化或还原功能区第6章 Office2007小结7功能区最小化有下列方法：单击“自定义快速访问工具栏” “功能区最小化”/“还原功能区”；要在功能区最小化的情况下使用功能区，请单击要使用的选项卡，然后单击要使用的选项或命令。例如，在功能区最小化的情况下，可以选择 Microsoft Office Word 文档中的文本，单击“开始”选项卡，然后在“字体”组中，单击所需的文本大小。单

7、击所需的文本大小后，功能区返回到最小化状态；若要快速将功能区最小化，请双击活动选项卡的名称。再次双击此选项卡可还原功能区；键盘快捷方式若要最小化或还原功能区，请按 Ctrl+F1。3.功能区代替主菜单Office 2007由原来的主菜单方式改为以任务选项卡方式。即把早期版本的“主菜单|子菜单”“常用工具”“格式工具”“任务窗格”，按任务分类归併，形成功能更显的Office 2007的功能区“功能选项卡|命令组|子命令组/命令”。即功能区可比早期主菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、图片库和对话框启动器等内容;第6章 Office2007小结8 6.2.2. “Microsoft Offi

8、ce 按钮” 应用第6章 Office2007小结9“Microsoft Office 按钮”位于 PowerPoint 窗口的左上角，并在此处打开显示的菜单。如图 6-1。图 6-1 “Microsoft Office 按钮” 菜单“Microsoft Office 按钮”菜单是把早期版本的“控制菜单”+“文件菜单”+“工具|选项”合併形成功能更强的Office 2007的Office命令钮菜单；Office 2007界面的改造归併使应用程序更为人性化、更为直观、信息量也更多、更方便使用； 6.2.3. 快速访问工具栏快速访问工具栏默认情况下位于 PowerPoint 窗口的顶部，“Micr

9、osoft Office 按钮”右侧，其提供对常用工具的快速访问。通过向快速访问工具栏添加命令可自定义个人爱好的快速访问工具栏。以替代原来的常用工具栏。第6章 Office2007小结10图 6-2快速访问工具栏图 6-2快速访问工具栏图 6-2快速访问工具栏图 6-2快速访问工具栏某些 Office 2003 命令在 Office 2007 中只能从相应的“应用程序选项”对话框中的所有命令的列表中获得。若要在 Office 2007 中使用这些命令，您应先按如下所示将它们添加到快速访问工具栏中：单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“应用程序选项”； 在左侧列表中，单击“自

10、定义”。如 图 6-3 快速访问工具栏添加命令示意图；在“从下列位置选择命令”下拉列表框中，单击“所有命令”；在“自定义快速访问工具栏”框中，选择“用于所有文档(默认)”或某个特定文档； 单击“上移”和“下移”箭头按钮，按照您希望这些命令在“快速访问工具栏”上出现的顺序排列它们；单击“确定”。第6章 Office2007小结11快速访问工具栏添加命令示意图第6章 Office2007小结126.2.4. 对话框启动器第6章 Office2007小结13对话框启动器是出现在某些组中的小图标。单击对话框启动器将打开相关的对话框或任务窗格，其中提供与该组相关的更多选项，使我们操作更为便捷。图 6-4

11、对话框启动器示意图 6.2.5. 动态选项卡第6章 Office2007小结14除了每当启动 Office 2007 时在功能区上所看到的标准选项卡集之外，还有另外两种选项卡，它们只在可用于您当前执行的任务的类型时才会出现在界面上。这种仅在需要时才显示的选项卡，我们称之为动态选项卡。它们是：1.上下文工具卡上下文工具使您能够操作在页面上选择的对象，如表、图片或绘图。单击对象时，相关的上下文选项卡集以强调文字颜色出现在标准选项卡的旁边。2.程序”选项卡“程序”选项卡替代了在您切换到某些创作模式或视图时的标准选项卡集，包括“打印预览”、“幻灯片母版”、“讲义母版”、“备注母版”等。6.3. MS

12、Office 2007的一些技术6.3.1. 文件管理1. 选择多个文件(1) 进行文件选择操作请执行下列操作之一：若要在“打开”对话框中选择不相邻的多个文件，请单击一个文件，按住 Ctrl，然后逐一单击其他文件； 若要在“打开”对话框中选择相邻的多个文件，请单击端头一个文件，按住 Shift，然后单击端尾文件； 若要在“打开”对话框中选择相邻的多个文件，请用鼠标按住端头一个文件再拖移到端尾文件后释放。注：如果选择了不需要的文件，请按住 Ctrl，然后再次单击该文件，可以撤消对该文件的选择。(2) 在Microsoft Office Word、Excel、PowerPoint 程序中执行相应的

13、操作：单击“Microsoft Office 按钮”“打开”，或鼠标右击目标选择快捷菜单方式，或按 Ctrl+O，显示“打开”对话框。第6章 Office2007小结152. 删除文件操作删除意义删除文件操作会将文件从其存储位置删除。如果存储位置是硬盘，则将该文件移入回收站。如果存储位置是软盘、CD 或网络位置，则会销毁该文件。如果其他人已在任何程序中打开文件，则无法删除该文件。必须关闭该文件，如果它是共享文件，还必须将它签入。操作如下：（先选定文件，再选中删除命令）(1) 在“查找范围”列表中，单击要删除的文件所在的文件夹或驱动器。 注:默认情况下，在“打开”对话框中看见的文件只是由正在使用

14、的程序所创建的文件。例如，如果正在使用 Microsoft Office Excel，那么，除非单击“文件类型”框中的“所有文件”，否则不会看见使用 Microsoft Office Word 创建的文件。(2) 在文件夹列表中，找到要删除的文件所在的文件夹，并选中它。右键单击该文件，然后单击快捷菜单上的“删除”命令，或按删除钮，或拖移到垃圾桶，或剪切等方法。第6章 Office2007小结163. 移动/复制文件第6章 Office2007小结17在“查找范围”列表中，单击要移动的文件所在的文件夹、磁盘或网络位置。 （源）在文件夹列表中，单击要移动的文件所在的文件夹，然后单击“打开”。 右键

15、单击该文件，然后单击快捷菜单上的“剪切”/“复制”。 在“查找范围”列表中，单击要将文件移动/复制到的驱动器或文件夹。 （目标）在文件夹列表中，单击要将文件移动/复制到其中的文件夹，然后单击“打开”。 右键单击文件夹列表中的任意位置（确保鼠标指针未停留在列表中的文件上），然后单击快捷菜单上的“粘贴”。 4. 避免在 Office 程序异常关闭时丢失工作有时，Microsoft Office 程序会在您保存对正处理的文件所做的更改之前关闭。一些可能的原因包括：发生了断电现象。 系统受另一个程序影响而变得不稳定。 Microsoft Office 程序本身出现了问题。尽管您无法总是防止上面这些问题

16、的发生，但您可以采取一些步骤，以便在 Office 程序异常关闭时保护您的工作。 “自动恢复“/“自动保存“选项可以通过下列两种方式帮助您避免丢失工作：自动保存您的数据如果您启用了“自动恢复”或“自动保存”，则您的文件（如Microsoft Office Word 文档）将按照所需的频率自动保存。因此，如果您已经工作很长时间但忘记了保存文件，或者如果发生了断电问题，则您一直在处理的文件将包含您自上次保存该文件以来所完成的全部工作或至少部分工作。 启用“自动恢复”或“自动保存”还有另外一个好处。在这些程序中，如果您启用了其中一个选项，则在程序异常关闭之后重新启动它时，将恢复程序状态的某些方面。第

17、6章 Office2007小结185启用和调整“自动恢复”和“自动保存”要启用这两种功能，操作如下：单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“程序名选项”。 (1)单击“保存”。 (2)选择“保存自动恢复信息时间间隔”复选框。在“分钟”框中，键入或选择用于确定文件保存频率的数字。自动恢复不能代替定期保存文件。如果选择在打开文件之后不保存恢复文件，则该文件会被删除，并且未保存的更改会丢失。如果保存恢复文件，则它将替换原始文件（除非指定新文件名）。如果频繁地保存文件，那么当文件处于打开状态时发生断电或其他问题后，就可以恢复更多信息。提示：恢复文件所包含的新信息量取决于 Micros

18、oft Office 程序保存恢复文件的频率。例如，如果每隔 15 分钟才保存恢复文件，则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14分钟所做的工作。 “自动恢复”和“自动保存”功能不能代替通过单击“保存” 定期保存您的工作。及早保存和经常保存是一个好习惯。手动保存文件是保留您已经完成的工作的最保险方式。第6章 Office2007小结19 6.3.2. 剪贴板您可以利用新的“Office 剪贴板”从各个程序（包括 Web 浏览器）中收集对象,后将它们粘贴到所需的位置。最多可以在“Office 剪贴板”中存放 24个对象。1.剪贴板涵义(1). 剪贴板意义剪贴板是系统之间、是应用程序

19、之间、是系统和程序之间交换信息数据的桥梁，它是内存中的一块特殊的空间。剪贴板可以传送文本、声音、图像、文件等各种各样各种各类的信息，其中包括一些格式。剪贴板还可以保存板内的数据，供用户反复使用。这给文档的编删改带来极大的便利。(2). 剪贴板工作过程Office 剪贴板使用标准的“复制”和“粘贴”命令。您只需将项目复制/剪切到Office剪贴板，然后就可以随时将其从Office剪贴板粘贴到任何Office文档中。收集的项目将保留在Office剪贴板中，直到您退出所有Office程序或者从“剪贴板”任务窗格中将其删除。在退出所有Office程序之后，只有复制的最后一个项目保留在Office剪贴板

20、中。退出所有Office程序并重新启动计算机时，会清除Office剪贴板中的所有项目。第6章 Office2007小结20 剪贴板(3). ffice 剪贴板和系统剪贴板Office剪贴板通过下列方式与Microsoft Windows中的系统剪贴板相关：在将多个项目复制到Office剪贴板时，始终将您复制的最后一个项目复制到系统剪贴板中。 在清除Office剪贴板时，会同时清除系统剪贴板。 在使用“粘贴”命令、“粘贴”按钮或键盘快捷方式Ctrl+V时，所粘贴的是系统剪贴板中的内容，而不是Office剪贴板中的内容。第6章 Office2007小结212. Office剪贴板的操作第6章 Of

21、fice2007小结22(1). 使用Office剪贴板复制并粘贴多个项目Microsoft Office 剪贴板允许从 Office 文档或其他程序复制多个文本和图形项目，并将其粘贴到另一个Office文档中。例如，您可以复制电子邮件中的文本、工作簿或数据表中的数据和演示文稿中的图形，然后将其全部粘贴到一个文档中。通过使用Office剪贴板，您可以在文档中根据需要排列所复制的项目。(2). 打开Office剪贴板在正常情况下系统、程序运行时，剪贴板也一直在运行工作。这里所说的“打开 Office 剪贴板”是打开剪贴板的任务窗格，以显示Office剪贴板中的内容，放在工作区左侧，供用户反复查看

22、、粘贴、删除等。要打开显示剪贴板，请执行以下操作：在”开始“选项卡，在“剪贴板”组中，单击“剪贴板”对话框启动器。(3). 控制 Office 剪贴板的显示方式您可以使用下列选项来控制Office剪贴板的显示方式。其操作是在“剪贴板”任务窗格中，单击“选项”。单击所需的选项。如下图6-5所示。第6章 Office2007小结23 剪贴板的显示方式 剪贴板的显示方式: “自动显示Office剪贴板”：在复制项目时自动显示Office剪贴板。“按Ctrl+C两次后显示Office剪贴板”：按Ctrl+C两次后自动显示Office剪贴板。“收集而不显示Office剪贴板”：自动将项目复制到Offic

23、e剪贴板，而不显示“剪贴板”任务窗格。“在任务栏上显示Office剪贴板图标”：当Office剪贴板处于活动状态时，在系统任务栏的状区域中显示“Office 剪贴板”图标 。默认情况下此选项处于打开状态。“复制时在任务栏附近显示状态”：在将项目复制到Office剪贴板时，显示收集的项目消息。默认情况下此选项处于打开状态。第6章 Office2007小结24(4). 关闭Office剪贴板执行下列操作之一：在“剪贴板”任务窗格中，单击“关闭”按钮。 在“剪贴板”任务窗格中，单击箭头，然后单击菜单上的“关闭”。 第6章 Office2007小结25(5). 将多个项目复制到Office剪贴板第6章

24、 Office2007小结26打开要从中复制项目的文件。 选择要复制的第一个项目。 在以下Office 程序中，请执行下列操作之一：在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”钮。 键盘快捷方式Ctrl+C继续复制同一个文件或其他文件中的项目，直到已收集了需要的所有项目。Office剪贴板上最多可以保留24个项目。如果您复制了25个项目，则会删除Office剪贴板中的第一个项目。 图 6-6 状态栏上方显示剪贴信息(6). 粘贴项目您可以分别粘贴 Office 剪贴板中的项目，也可以同时粘贴所有项目。单击要将项目粘贴到的位置。您可以将收集的项目粘贴到任何 Office 程序中。 请执行下列

25、操作之一： 要一次粘贴多个项目，请在“剪贴板”任务窗格中，双击要粘贴的每个项目。 要粘贴复制的所有项目，请在“剪贴板”任务窗格中，单击“全部粘贴”。 注释：Office剪贴板不支持“选择性粘贴”命令。但“选择性粘贴”命令在Office程序中可用。 第6章 Office2007小结27(7). 删除Office剪贴板中的项目您可以分别删除Office剪贴板中的项目，也可以同时删除所有项目。在“剪贴板”任务窗格中，请执行下列操作之一： 要清除一个项目，请单击要删除的项目旁边的箭头，然后单击“删除”。 要清除所有项目，请单击剪贴板上部的“全部清除”钮。 第6章 Office2007小结28(8).

26、Microsoft 剪辑管理器的键盘快捷方式Microsoft 剪辑管理器的键盘快捷方式：Ctrl+A选择当前页上的所有剪辑。 Ctrl+C复制（选择剪辑并且将其移动到剪贴板）。复制所选的对象。 Ctrl+V粘贴（从剪贴板粘贴到剪辑管理器中）。粘贴剪切或复制的对象。Ctrl+X剪切（剪切所选的对象并且将其移动到剪贴板）。Delete删除选定的剪辑或类别。 Home移至行的开始位置并选择首项。 End移至行的末尾位置并选择末项。第6章 Office2007小结296.3.3 嵌入、链接、超链接1关于链接对象和嵌入对象可以使用链接对象或嵌入对象将在Office程序或支持链接对象和嵌入对象的程序中创

27、建的文件的全部或部分添加到其他文件中。您可以创建新的嵌入对象，也可以使用现有文件创建链接对象或嵌入对象。如果要使用的文件是在不支持链接和嵌入对象的程序中创建的，您也能够从该文件复制并粘贴信息，从而实现程序间的信息共享。第6章 Office2007小结30(1). 链接对象：该对象在源文件中创建，然后被插入到目标文件中，并且维持两个文件之间的连接关系。更新源文件时，目标文件中的链接对象也可以得到更新。链接的数据只保存在源文件中，目标文件中只保存有源文件的位置，并显示代表链接数据的标识。如果需要缩小文件大小，请使用链接对象。(2). 嵌入对象：包含在源文件中的信息，副本插入目标文件中，一旦嵌入，该

28、对象成为目标文件的一部分。对嵌入对象所做的更改仅反映在目标文件中。主要区别在于存储位置以及添加到演示文稿后的更新方式。嵌入的文件存储在目标文档中，而链接的文件则存储在目标文档之外，源文档内。另外，源文件发生更改时，链接文件会随之更新，嵌入的文件维持不变；(3). 超链接：带有颜色和下划线的文字或图形，单击后可以转向万维网中的文件、文件的位置或网页，或是 Intranet 上的网页。超链接还可以转到新闻组或 Gopher、Telnet 和 FTP 站点。第6章 Office2007小结31在一个应用程序中创建的对象，如表、图表、图形、文档或其他形式的信息，如果链接或嵌入另一个程序中，就是 OLE

29、 对象。OLE：一种可用于在程序之间共享信息的程序集成技术。所有Office 程序都支持 OLE，所以可通过链接和嵌入对象共享信息。第6章 Office2007小结32嵌入对象 链接对象 源对象建议：嵌入文件：每个文件都较小适于嵌入，但这会增大文件的体积。 希望所有的文件都包含在文件中，独立，而不是链接到到其它的文件。 不打算更改源文件。链接文件：单个文件的较大。 打算更改源文件 打算使用“打包成 CD”功能将文件打包到 CD、其他文件夹或计算机中。第6章 Office2007小结332.创建超链接在 Microsoft Office 2007 中，超链接是从当前文档处到同另一张文档的连接，或

30、是到不同电子邮件地址、网页或文件的连接。可以从文本或一个对象，如图片、图形、形状或艺术字创建链接。其操作是，先选定要用作超链接的文本或对象，再执行：在“插入”选项卡上的“链接”组中，单击“超链接”。 在“链接到”下，单击“本文档中的位置”。在相应的对话框中选择链接的目标。第6章 Office2007小结34 6.3.4. 文件共享在 Office 程序之间共享信息的方法有很多。您可根据希望信息出现在程序中的方式，原信息更改时是否需要更新共享的信息以及与谁共享信息等因素来决定共享信息的方法。共享信息的方法:复制某个程序中出现的信息，并将其粘贴到另一个程序中, 请使用复制和粘贴;在两个打开的程序之

31、间快速复制或移动信息,请使用拖放式编辑;使用在其他程序中创建的文件, 请使用导入和导出;创建前往一个程序中的信息的跳转，并用带有下划线的彩色文字或图形表示, 请使用超级链接;从另一个文件中复制信息，并使其与源文件中的原始数据保持一致, 请使用链接对象;从在另一个程序中创建的文件中复制信息，以便能方便地编辑源程序中的数据而不离开当前文档, 请使用嵌入对象;使信息在公共场合有效, 请使用投递到 Microsoft Exchange Server 的公共文件夹中;与他人共享文件，以便他人能进行审阅和添加批注, 请使用通过电子邮件传送文件;向其他人发送文件, 请使用通过电子邮件发送文件;在联机会议中就

32、某一文件与一位或多位参与者进行交流和协作,请使用安排联机会议;共享并重复使用有关内容或文件，您可以将相关的文件存储发布到某服务器上某个中央位置的相关库，再从相关库复制到文稿中；第6章 Office2007小结35 6.3.5. XML简介1.新文件扩展名和 Office XML Formats 简介2007 Microsoft Office System 引入了一种基于 XML 的新文件格式。这种新格式称为 Microsoft Office Open XML Formats， 适用于 Microsoft Office Word、 Excel 和PowerPoint 2007。本文总结了这种新格

33、式的主要优点，介绍了新的文件扩展名，并论述了如何与那些使用早期版本 Office 的人员共享 2007 Office 发布版文件。什么是 XML？HTML 和 XML 都属标记语言，文档包含的数据均位于标记中，但这两种标记语言之间有明显的不同的地方。在 HTML 中，标记定义数据的外观（标题位置，段落起始位置等）。在 XML 中，标记定义数据的结构和含义。第6章 Office2007小结36XML在描述数据的结构和含义时，可通过各种方式重复使用数据。例如，如果有一个销售数据块，并且数据块中每个项目都明确地区分开来，您可以只将需要的项目加载到销售报表中，而将其他项目加载到财务数据库中。换言之，您

34、可以使用一个系统生成数据并使用 XML 标记来标记该数据，然后可以在任意数量的其他系统中处理该数据，而不用考虑硬件平台或操作系统。可移植性使得 XML 成为一种用来交换数据的最受欢迎的技术。换一句话说，XML的共享性更强。操作时请牢记下列事项：无法使用 HTML 代替 XML。但是，您可以在 HTML 标记中使 XML 数据换行从而将其显示在网页上。 HTML 仅限于一组预定义的由所有用户共享的标记。 XML 允许您创建任何所需标记，以描述数据及数据结构。例如，假设需要存储并共享关于宠物的信息。您可以创建以下 XML 代码：（P194例子)。第6章 Office2007小结372. 介绍格式标

35、准的数据您可能听IT部门的人员说过“标准格式”的XML。标准格式的XML文件遵循一组管理 XML的、非常严格的规则。如果文件不遵循这些规则，XML就会停止运行。例如，在上面的代码示例中，每一个开始标记都有对应的结束标记，因此该示例遵循一种标准格式的规则。如果您删除一个标记，然后尝试在一个Office程序中打开该文件，您将会看到一条错误消息，并且该程序会阻止您使用该文件。您不必了解创建标准格式XML的规则(虽然理解这些规则很容易)，但确实需要记住：只有在XML数据采用了标准格式的情况下，才可以在程序和系统之间共享该数据。如果某个 XML文件无法打开，则该文件很可能不是标准格式的。第6章 Offi

36、ce2007小结38XML 还不受平台的限制，这意味着，无论硬件或操作系统是什么，为使用 XML 而构建的任何程序都可以读取和处理XML数据。例如，利用正确的 XML 标记，就可以使用桌面程序打开和处理大型机中的数据。另外，无论是谁创建了 XML 数据体，您都可以通过若干 Microsoft Office 2003 和 Microsoft Office Professional 2007 程序（包括 Microsoft Office Access 2007、Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office InfoPath 2007 和 Microsoft

37、 Office Excel 2007）处理相同的数据。由于XML具有可移植性，它已成为用于在数据库和用户桌面之间交换数据的最受欢迎的技术之一。除了使用标准格式的标记数据之外，XML系统通常还使用其他两种组件：架构和转换。以下部分将介绍这两种组件的工作方式。第6章 Office2007小结39(1) 架构: 架构只不过是一种包含某些规则的XML文件，这些规则用来定义XML数据文件中能包含哪些内容，不能包含哪些内容。架构文件通常使用 .xsd文件扩展名，而XML数据文件使用 .xml扩展名。(2) 转换简介:如前所述，XML还可以提供使用或重复使用数据的强大功能。重复利用数据的机制称为可扩展样式表

38、语言转换(XSLT)，或简称为转换。转换是XML的真正优点所在。例如，在根据架构验证数据文件之后，您可以应用一种转换使数据在 Microsoft Office Word 2003 中以市场宣传册的形式出现，然后应用另一种转换在 Office Excel 2007 中创建销售报表。您还可以使用转换在数据库等后端系统之间交换数据。第6章 Office2007小结403. Microsoft Office System 中的 XML 简介第6章 Office2007小结41较小的文件大小。与 Office 早期版本中使用的二进制格式相比，新格式使用ZIP和其他压缩技术使文件大小减少 75%。简化了信

39、息恢复过程并具有更强的安全性。XML是用户可读的，因此如果文件已损坏，您可以在 Microsoft 记事本或其他文本阅读器中打开该文件，然后至少可以恢复一些信息。另外，新文件会更安全，因为它们不能包含 Visual Basic for Applications (VBA) 代码。如果您使用新格式创建模板，则所有 ActiveX 控件和 VBA 宏都驻留在文件中的单独且更安全的部分中。另外，您还可以使用文档检查器等工具删除所有个人数据。有关使用文档检查器的详细信息。 更强的可移植性和灵活性。由于XML以文本格式而不是专用的二进制格式存储数据，因此客户可以定义他们自己的架构并以多种方式使用您的数据

40、而无须支付版税。每个Office程序都附带不同的工具集。您在Word中使用的用户界面和过程与您在Excel 或 PowerPoint 中使用的用户界面和过程不同。这是为什么？因为适用于 Word 的功能不一定适用于 Excel，等等。 Microsoft Office 2003 和 2007 Office 发布版的专业版都提供强大的XML支持。Office Excel、Word 和PowerPoint 2007 都使用XML作为默认文件格式，因此具有多种优点：4启用 Office Excel 2007 和 Office Word 2007 中的 XML 工具在 Excel 或 Word 中，单

41、击“Microsoft Office 按钮” ，然后单击“Excel 选项”或“Word 选项”，具体取决于所打开的程序。 单击“选项”对话框的“常用”。 在“使用应用程序名称时采用的首选项”下，选择“在功能区显示开发工具选项卡”复选框，然后单击“确定”。 无论在哪个程序中，请在“开发工具”选项卡上单击“XML”组中的任何可用命令。第6章 Office2007小结425.Office XML Formats 有哪些优点？ Office XML Formats 有许多优点，它不仅适用于开发人员及其构建的解决方案，而且适用于个人以及各种规模的组织：第6章 Office2007小结43压缩文件文件会

42、自动压缩，某些情况下最多可缩小 75%。Office XML Formats 使用 zip 压缩技术来存储文档，由于这种格式可以减少存储文件所需的磁盘空间，并可以降低通过电子邮件、网络和 Internet 发送文件时所需的带宽，因而可能节省成本。在您打开文件时，这种格式可以自动解压缩；而在您保存文件时，这种格式又可以重新自动压缩。您不需要安装任何特殊的 zip 实用工具便可以在 2007 Office 发布版中打开和关闭文件。 改进了受损文件的恢复文件结构以模块形式进行组织，从而使文件中的不同数据组件彼此分隔。这样，即使文件中的某个组件（例如，图表或表格）受到损坏，文件本身还是可以打开。第6章

43、 Office2007小结44易于检测到包含宏的文档使用默认的“x”后缀（如 .docx 和 .pptx）保存的文件不能包含 Visual Basic for Applications (VBA) 宏或 ActiveX 控件，因此不会引发与相关类型的嵌入代码有关的安全风险。只有扩展名以“m”结尾（如 .docm和 .xlsm）的文件才能包含 VBA 宏和 ActiveX 控件，这些宏和控件存储在文件内单独的一节中。不同的文件扩展名使包含宏的文件和不包含宏的文件更加容易区分，从而使防病毒软件更容易识别出包含潜在恶意代码的文件。此外，IT 管理员可阻止包含不需要的宏或控件的文档，这样在打开文档时就

44、会更加安全。第6章 Office2007小结45更好的隐私保护和更强有力的个人信息控制可以采用保密方式共享文档，因为使用文档检查器可以轻松地识别和删除个人身份信息和业务敏感信息，例如，作者姓名、批注、修订和文件路径。有关详细信息，请参阅从 Office 文档中删除隐藏数据和个人信息。更好的业务数据集成性和互操作性将 Office XML Formats 作为 2007 Office 发布版产品集的数据互操作性框架意味着：文档、工作表、演示文稿和表单都可以采用 XML 文件格式保存，任何人都可免费使用该文件格式并获得该文件格式的许可证，而不必支付版权费。Office 还支持客户定义的 XML 架

45、构，用于增强现有 Office 文档类型的功能。这意味着客户在现有系统中可以轻松解除信息锁定，然后使用熟悉的 Office 程序对相应信息进行操作。在 Office 中创建的信息很容易由其他业务应用程序所采用。打开和编辑 Office 文件只需要一个 ZIP 实用工具和一个 XML 编辑器即可。第6章 Office2007小结466. Office 2007文件扩展名第6章 Office2007小结47WordExcelPowerPointXML 文件类型扩展名XML 文件类型扩展名XML 文件类型扩展名文档.docx工作簿.xlsx演示文稿.pptx启用了宏的文档.docm启用了宏的工作簿.

46、xls启用了宏的演示文稿.pptm模板.dotx模板.xltx模板.potx启用了宏的模板.dotm启用了宏的模板.xltm启用了宏的模板.potm非XML二进制工作簿.xlsb启用了宏的加载项.ppam启用了宏的加载项.xlam“管理加载项”.ppsx启用了宏的放映.ppsm幻灯片.sldx启用了宏的幻灯片.sldmOffice 主题.thmx表 6-1 Office Word、Excel 和 PowerPoint 2007 中的所有默认文件扩展名默认情况下，在发布版中创建的文档、工作表和演示文稿将以 XML 格式保存，其新的文件扩展名是在您已熟悉的文件扩展名后添加“x”或“m”。“x”表示

47、不含宏的 XML 文件，而“m”表示含有宏的 XML 文件。例如，当您在 Word 中保存文档时，现在默认情况下的文件扩展名为 .docx 而不是 .doc。将文件另存为模板时，可以看到同一类型的更改。在早期版本中使用的模板扩展名仍然保留，但现在该扩展名末尾多了一个“x”或“m”。如果文件包含代码或宏，则必须使用启用了宏的新XML文件格式保存该文件，这样会在文件扩展名末尾添加一个表示宏的“m”。 下表列出了 Office Word、Excel 和 PowerPoint 2007 中的所有默认文件扩展名。第6章 Office2007小结487. 不同版本的 Office共享文件2007 Offi

48、ce 发布版允许您以新的 Office XML Formats 保存文件，也允许您以早期版本的 Office 中的二进制文件格式保存文件。2007 Office 发布版带有兼容性检查器和文件转换器以便于在不同版本的 Office 之间共享文件。在 2007 Office 发布版中打开现有文件，您可以打开并处理在早期版本的 Office 中创建的文件，然后以现有格式保存该文件。由于您可能要与他人共同处理某个文档，而他人使用的是早期版本的 Office，因此，您不希望引入那些仅受 2007 Office 发布版支持的功能。2007 Office 发布版使用兼容性检查器进行检查，可确保您尚未引入早期

49、版本的 Office 不支持的功能。当您保存文件时，兼容性检查器向您报告这些不受支持的功能，并允许您先删除这些功能再保存文件。有关使用 2007 Office 发布版打开在早期版本的 Word、Excel 和 PowerPoint 中创建的文档、工作簿和演示文稿的详细信息，请参阅请参阅部分中的相应链接。第6章 Office2007小结49 6.3.6. XPS 格式简介1. PDF 格式概述PDF/ XPS (XML 纸张规格(XPS) 是一种固定版式的电子文件格式，可以保留文档格式并支持文件共享。PDF/ XPS不会轻易地被更改。此外，PDF 格式对于使用专业印刷方法进行复制的文档十分有用。

50、要查看 PDF 文件，必须在计算机上安装 PDF/ XPS 读取器。Acrobat Reader 就是其中一种读取器，可以从 Adobe Systems 获取,或从 Microsoft Office Online 下载免费查看器。将文件另存为 PDF 后，不能使用 2007 Office 发布版程序直接对该 PDF 文件进行更改。必须在创建原始 2007 Office 发布版文件的 2007 Office 发布版程序中对该文件进行更改，然后再次将该文件另存为 PDF。第6章 Office2007小结502. 保存XPS 格式的文件的操作：单击“Microsoft Office 按钮” ，指向“

51、另存为”旁边的箭头，然后单击“PDF 或 XPS”。 在“文件名”列表中，为演示文稿键入或选择一个名称。 在“保存类型”列表中，单击“XPS 文档”。 在“优化”旁边，根据您更重视文件大小还是打印质量，执行下列操作之一： 如果文稿要求高打印质量，请单击“标准(联机发布和打印)”。 如果打印质量不如文件大小重要，请单击“最小文件大小(联机发布)”。要指定文件的各个选项，请单击“选项”。(在“请参阅”部分中查找指向有关这些选项的详细信息的链接。)单击“确定”。 单击“发布”。第6章 Office2007小结51 6.3.7. 其它1Office 诊断Microsoft Office 2003 附带

52、的“检测并修复”功能在 2007 Microsoft Office System 中由MicrosoftOffice 诊断所取代。这个新工具提供了更全面的测试和修复功能。为确保所有测试都能成功运行，我们建议在运行 Office 诊断之前执行下列操作：将测试运行计划安排在可以停止使用系统的时间。需特别指出，在运行内存诊断时，应避免使用系统。 尽量关闭运行中的程序。如何运行 Office 诊断，请在以下 2007 Microsoft Office System 程序中执行下列操作：Microsoft Office 按钮程序名 选项资源诊断继续开始诊断；第6章 Office2007小结522Offi

53、ce 文档的属性本文介绍什么是文档属性、如何查看或更改 Microsoft Office 文档的属性以及如何为文档创建自定义属性。(1).文档属性的详细信息：文档属性也称为元数据, 元数据是用于说明其他数据的数据。例如，文档中的文字是数据，而字数便是元数据。文档属性是有关描述或标识文件的详细信息。文档属性包括标识文档主题或内容的详细信息，如标题、作者姓名、主题和关键字。如果为文档的文档属性字段指定了相关值，以后就可以轻松地组织和标识文档。此外，还可以基于文档属性搜索文档。在 Microsoft Office Word、Excel 和PowerPoint 2007 中，使用“文档信息面板”（显示在 Office 程序中的文档顶部）对文档内容进行操作时，可以轻松地查看或编辑文档属性。文档属性有五种类型：第6章 Office2007小结53标准属性默认情况下，Microsoft Office 文档与一组标准属性（如作者、标题和主题等）相关。您可以为这些属性指定自己的文本值以便更容易地组织和标识文档。例如，在 Word 中，可以使用“关键字”属性向销售文件添加关键字客户。您可以搜索包含该关键字的所有销售文件。 自动更新属性这些属性包括文件系统属性（例如文件大小、文件创建日期或上次更改日期）和 Office 程序为您维护的统计信息（例如文档中的字数或字符数）。您不能指定