试析会计电算化的内部控制

1、试析会计电算化的内部控制摘要:本文结合会计电算化内部控制的重要性和功能,从组织控制、操作控制、处理控制三个方面阐述了内部控制的措施。关键词:会计电算化内部控制措施一、内部控制概述建立内部控制的目的就是为了保证由数据处理功能所产生的信息具有准确性、完好性、及时性、有效性以及保证数据处理功能本身具有有效性;使会计处理符合会计制度和会计准那么的要求;防止违法行为的发生;进步信息系统的效率和效益;进步企业的竞争才能;促使企业进步管理决策的正确性。二、会计电算化内部控制的功能1.预防性控制功能。它是通过防止或阻止错误、灾害、事故、舞弊等的发生来防止各种灾害。2.检测性控制功能。它是通过找出、发现已经发生

2、的错误、灾害、事故以及舞弊现象来防止危害的扩大或使危害得到补偿。3.纠正性控制功能。它是通过更正和纠正已检测出的错误,处置发生的舞弊行为,以及处理和补救已发生的灾害等来减轻危害,使系统恢复正常。三、内部控制的措施(一)组织控制1.电算化部门与用户部门问职责的别离在会计电算化的情况下,电算化部门除了对数据采集部门所送来的数据按一定程序进展处理外,不能负责业务的批准和执行、也不能保管除计算机系统以外的资产。一般设置数据采集、数据处理、维护管理等新的岗位。这些岗位将承当起内部会计控制的作用,到达保证会计数据真实可靠,进步会计工作质量的目的。2.电算化部门内部的职能别离在经济业务处理中,将不相容职能予

3、以别离是非常必要的,但是会计电算化却常常将这些职能集中化。因此,在电算化部门内部,应该适当地进展职员别离,以补救不相容职能集中化的缺乏。一般来说,电算化部门内部应做到以下的职能别离。(1)系统分析和应用程序设计的别离。将系统分析和应用程序设计别分开来,有利于分别检查系统的设计相应用程序的设计,不过,这两者不严格别离并不会严重削弱内部控制。(2)系统分析和应用程序设计与系统程序设计的别离。没有这种别离,系统程序就可能在未经批准的情况下对应用程序和数据文件做出变更。(3)系统分析、应用程序设计以及系统程序设计与操作职能别离。假如让系统分析员和程序设计员运行程序,他们就有时机对程序和文件进展非法修改

4、。(4)独立的档案保管职能。实行独立的档案保管职能有助于防止任何未经批准而使用程序、文件和系统资料的行为。(二)操作控制操作控制的目的是通过标准的计算机操作来保证信息处理的高质量,减少产生过失和未经批准而使用文件、程序和报表的时机。操作控制是通过制定和执行标准的操作规程来实现的。标准的操作规那么主要有以下几个方面:1.操作运行规那么。计算机操作员应遵循操作指南中的规定进展操作。2.机器操作规那么。应为计算机输入输出设备的运行设立标准的操作规那么。3.用机时间记录规那么。应对每个上机操作者所用时间进展记录,以便考核计算机完成的任务以及每项任务所用机时。4.控制台记录规那么。操作系统应编写控制台记

5、录,即记录操作系统的所有活动、设备的使用情况和操作员的行动。5.严密的监管规那么。标准的操作规那么还应要求对操作活动进展严密的监察和检查,包括定期地对控制台记录、操作记录和用机时间记录,加以审查和比拟。6.机房守那么。这涉及到设备的使用、程序的存放、文件的处置等方面,目的是为了使机房保持良好的秩序,以减少程序和数据损失和破坏的风险,保证保密的输出信息不落入未经允许使用的人之手。(三)处理控制1.数据有效性检验。可靠的和适宜的数据处理要求应用程序所处理的数据是正确的,而处理正确的数据意味着要读入正确的文件和文件中的记录,而且所处理的业务与主文件所包含的业务相配。有效性检验是为了发现用错文件、记录

6、和业务数据的情形,其措施包括:(1)文件标签检验。翻开文件时,应检查文件的内部标签,以便确认使用的文件是所需的文件以及所需的版本。(2)记录标识检测。在处理顺序文件时,应用程序是依次读文件中的记录的。为保证要读的下一记录在逻辑顺序上是正确的(即确是下一记录),应用程序应在处理该记录前检测一下记录的标识(关键字)。(3)业务代码检测。业务数据文件通常包括不同类列的业务数据,每类业务数据需要得到不同的处理。业务类型可以出业务代码来区分。每类业务的业务代码均被应用程序读入,以便决定由哪一段应用程序来进展处理。(4)顺序测试。秩序混乱的文件会导致在处理顺序文件的过程中遗漏记录,导致文件的误用,导致文件

7、排序或合并操作的失败。因此,应用程序应通过比拟前后两次读入的记录的关键字来检查记录的顺序。2.余额检查。费用和收入类账户在期末般没有余额。因此,可以在程序中设置余额检查指令。在借贷记账法下,大部分负债和所有者权益类账户的期末余额应在贷方,而资产类账户的期末余额应在借方。因此,可将此作为余额合理性标准编人程序。当程序运行时,就可对账户余额进展合理性检查。3.试算平衡。程序根据记账方法中的试算平衡法对全部账户的期末余额进展检验。假如不平衡,说明处理有错,需进展查找和更正。4.总账和明细账余额核对法。将某账户所有明细账的余额相加的结果应与总账余额相符。四、结语总之,开展会计电算化,是实现会计工作现代化,促进会计改革的重要保证。而加强会计电算化的内部控制工作,那么将有助于企业更好地利用会计电算化系统组织会计工作,为企业决策提供准确、及时的会计信息,从而促进企业的开展,进步企业的经济效益。参考文献:1