第讲 对时间的分析

1、第5讲 对时间的分析【本讲重点】分析时间的重要性时间分析析方法【忠告】4我们都都有相同同的时间间，时间间稍纵即即逝，失失去的时时间是永永远无法法追回的的。真正正的价值值在于我我们利用用它做什什么事。4我们只只有1776个小小时来完完成每个个月的目目标，只只有21112个个小时来来完成每每年的目目标，只只要时间间一流逝逝，我们们就一无无所获。4让某个个人损失失了时间间就等于于是偷了了他的金金钱，你你损失了了你的时时间就等等于是抵抵押了你你的未来来。4时间是是最有价价值的资资源，而而且是最最难以有有效利用用、最经经不起浪浪费的资资源。分析时间间的重要要性多数职业业经理都都很忙，经常加加班加点点，没

2、有有周末，没有休休息时间间，简直直就是“忙碌”二字的的化身。由于职业业经理的的多维角角色，他他们在工工作中表表现出来来的忙乱乱与普通通员工有有很大的的差异。有没有方方法提高高时间的的利用率率，有尽尽可能多多的时间间去陪陪陪家人？下面就就来分析析职业经经理之所所以忙乱乱的原因因。无计划或或计划不不周由于职业业经理经经常碰到到突发情情况，所所以，很很多职业业经理觉觉得计划划对于他他们没有有作用。总认为为计划不不如变化化快，所所以干脆脆不定计计划。计计划是时时间管理理的前提提，没有有计划，也就谈谈不上有有效的时时间管理理。工作无主主次工作总有有主要与与次要的的差别，作为职职业经理理，由于于他的很很多

3、工作作会影响响到其他他人，因因而在工工作中，必须分分清楚哪哪些事情情是必须须做的，哪些事事情可以以慢一点点处理，哪些事事情不必必亲力亲亲为。对对于必须须做的事事情，不不但要优优先处理理，还要要规定一一个时限限。不要要让不重重要的事事情影响响到整个个部门、团队的的工作。有很多人人按照先先后顺序序来安排排工作，这种方方法的本本身就没没有主次次之分，弊病是是在次要要工作上上浪费很很多时间间，因为为时间是是有限的的，必然然用在重重要工作作上的时时间就要要相对减减少。这这是优秀秀职业经经理要避避免的。不对下属属授权职业经理理的主要要角色是是管理者者，管理理就要向向下属进进行有效效的授权权，通过过下属去去

4、实现目目标。不不向下属属授权，很多工工作都得得由自己己去完成成。总认认为这个个工作下下属做不不了，那那个工作作下属做做不了，所有的的工作都都由自己己做，而而下属无无事可做做。这种种情况实实际上是是你在替替下属工工作，而而作为职职业经理理需要做做的很多多工作反反而没有有时间去去完成，原因就就在于把把时间用用错了地地方，用用在根本本不需要要亲自去去做的事事情上。自己忙忙得不可可开交，结果不不但家人人报怨，上司和和下属也也不觉得得你好。上司认认为你的的工作效效率低，员工认认为你不不认可他他的工作作能力。总之，不向下下授权往往往会吃吃力不讨讨好。沟通不善善前面说过过，企业业70%的问题题是沟通通障碍引

5、引起的。关于沟沟通障碍碍引起的的时间浪浪费主要要体现在在两个方方面：1.时间间用于处处理沟通通不善带带来的恶恶果例如，某某员工对对公司有有一些看看法，正正确的做做法是他他向你或或有关部部门提出出意见，但是，这位员员工却私私下议论论，或者者透露给给客户，一传十十，十传传百，员员工的个个人看法法在众多多员工和和客户中中传开，给公司司形象带带来消极极影响。作为上上司，必必须花时时间去处处理由此此带来的的负面效效应。如如果员工工能够与与你进行行有效沟沟通，就就不需要要花费时时间去处处理私下下议论带带来的负负面影响响了。2.无效效沟通花了很多多时间，却没有有达成有有效沟通通，也就就是用于于沟通的的时间没

6、没有效率率。很多职业业经理也也认为花花了大量量的时间间与下属属进行沟沟通。问问题不是是有没有有沟通，而是沟沟通的效效果如何何。沟通通只是第第一步，目的是是为了获获得高效效的沟通通。沟通通没有了了效果，我们称称之为“沟而不不通”。不良习惯惯有的人把把大量时时间浪费费在不良良习惯上上。例如如，喜欢欢在电话话里聊天天；在桌桌面上堆堆放一大大堆材料料，用的的时候就就得花时时间去找找；有些些人属心心血来潮潮型的，想到哪哪里，做做到哪里里；有些些人对办办公环境境特别敏敏感，必必须在一一定的环环境中才才能静心心工作；有些人人在某些些时段的的工作效效率不高高。对于于不良习习惯，可可能自己己没有意意识到，但实际

7、际上浪费费了很多多时间。如果是普普通员工工，不良良习惯只只会影响响一个人人。作为为职业经经理，要要和下属属进行交交流，不不良习惯惯就会影影响到很很多人，甚至影影响部门门的工作作。【事例】人力资源源部任经经理为人人诚恳、工作勤勤奋，但但总觉得得没有做做自己应应该做的的事情，每天都都忙，却却忙的不不是地方方。让我我们来分分析一下下任经理理某一天天的活动动：8: 330上司司找任经经理谈有有关公司司人力资资源规划划的问题题，一直直到100:000。10:000正准准备工作作，又有有电话询询问有关关新员工工薪资的的问题，解释了了20分分钟。10:220给下下属布置置招聘工工作，中中间不断断有人进进来请

8、示示汇报工工作，一一直到111:000。11:000处理理文件报报告等，到122:000，还有有一部分分没有过过目。吃过午饭饭，看了了一会报报纸，聊聊了一会会天，猛猛然想起起总经理理交待的的关于人人力资源源的规划划报告还还没有完完成，就就急忙赶赶到办公公室。14:000与销销售经理理约好讨讨论招聘聘营销人人员的事事宜，由由于对招招聘主管管不放心心，本应应是他的的职责，任经理理又全包包了下来来，包括括招聘计计划、招招聘人员员资格的的具体要要求等都都由任经经理自己己确定，这项工工作又占占去两个个小时。16:000刚要要写公司司人力资资源规划划报告，一个下下属又进进来请示示工作，顺便聊聊了一会会私事

9、和和公司最最近的传传闻。4：300召集下下属开会会，因为为下属反反映部门门内部不不团结已已经影响响到了工工作，会会议不仅仅没有达达到预期期目的，还拖延延了时间间，一直直持续到到5:000。已经没有有时间写写报告，只好把把未写完完的报告告和需要要处理的的文件带带回家。晚上又又得加班班了。仔细分析析一下，任经理理的时间间为什么么不够用用？4电话干干扰对公司司员工解解释有关关薪酬问问题，是是薪酬主主管的职职责。4会议安安排没有有计划，会议拖拖延，主主题不明明确，对对会议没没有实行行有效控控制。4上司不不定期召召见使时时间具有有很大的的随意性性。4喜欢下下属事事事请示汇汇报的官官僚作风风，浪费费了许多

10、多时间。4对下属属工作不不放心，替下属属做工作作，结果果整天都都在处理理事务性性的工作作。4事必躬躬亲，为为许多不不需要处处理的文文件而耽耽误时间间。4工作没没有目标标和程序序，就没没有主动动性。4没有轻轻重缓急急和主次次之分，甚至本本末倒置置。4不会说说“不”，对随随机事件件不加控控制，浪浪费了许许多时间间。4乐于做做熟悉和和喜欢做做的事，对棘手手问题过过于拖延延，只有有通过加加班来完完成。【忠告】浪费时间间的根本本原因还还在于自自己！【自检】分析一下下自己的的工作时时间，你你是如何何处理职职责和事事务的？看看你你对时间间是如何何控制的的？_时间分析析方法时间价值值的计算算你的时间间（单位位

11、可以是是小时，也可以以是天）值多少少钱？进进行时间间价值的的计算，可以帮帮助你理理解时间间意味着着什么？1.计算算方法（1）成成本价值值法。即即年薪（或年度度人工成成本总额额）与工工作时间间之比。每周工工作五天天，每年年就是2242个个工作日日，合116944小时。表5-11 成本价价值计算算年薪（元）每天的价价值（元）每小时的的价值（元）每分钟的的价值（元）15000062.008.8660.155250000103.314.7760.255350000144.620.770.344450000186.026.660.444550000227.332.550.544650000268.638

12、.440.644750000309.944.330.744850000351.250.220.8441000000413.259.000.988（2）收收入价值值法。即即销售目目标（年年销售额额或年利利润额）与工作作时间之之比。表5-22 收入价价值计算算销售额（万元）每天的价价值（万元）每小时的的价值（万元）每分钟的的价值（万元）1000004.1330.5990.000985000020.6662.9550.044910000041.335.90.099820000082.6611.880.2500000206.629.550.4992.时间间价值计计算法的的启示（1）每每一天、每一小小时

13、、每每一分钟钟都有很很大价值值时间就是是金钱，浪费时时间，就就意味着着增加了了成本，减少利利润。浪浪费的时时间，无无论如何何也弥补补不了。（2）钱钱是一分分一分挣挣来的钱是通过过每一分分钟、每每一小时时、每一一天的努努力工作作挣来的的。一天天浪费（不管什什么原因因）12小时时，意味味着在其其他时间间中挣钱钱的效率率要提高高1030%，显然然，这是是十分困困难的。（3）浪浪费时间间等于浪浪费金钱钱用上面的的两种方方法计算算一下时时间价值值，并牢牢牢记住住：浪费费了多少少时间时时，就是是浪费了了多少钱钱。（4）时时间需要要规划规划时间间，以便便使宝贵贵的、有有限的时时间用在在可以产产生最大大收益的

14、的活动上上。时间支配配能力分分析请回答下下列问题题，测试试一下你你对时间间的支配配能力。请问答“是”或或“否”。（1）你你是否一一到公司司便列出出当日工工作安排排？（2）你你是否在在固定的的时间里里处理往往来函件件，如上上午或下下午？（3）你你是否将将无用的的文件处处理掉，而不是是机械地地归档？（4）你你是否能能避免各各种浪费费时间与与精力的的“琐事”？（5）你你能使每每项工作作都善始始善终，避免头头绪多而而乱吗？（6）你你能注意意缩短用用餐、饮饮茶时间间吗？（7）你你只欢迎迎那些实实在的、对公司司有益的的推销员员或顾问问吗？（8）你你除非万万不得已已才召开开会议吗吗？（9）你你只参加加那些对

15、对本部门门的工作作有直接接影响的的会议吗吗？（10）你收到到函件后后是否阅阅后立即即处理？（11）你阻止止别人给给你寄发发各种无无用资料料吗？（12）你阅读读报刊杂杂志时是是否浏览览大意后后，再细细读重点点章节？（13）你肯放放手让部部下独立立工作吗吗？能不不频繁检检查或干干扰他们们吗？（14）你鼓励励部下遇遇到问题题时开动动脑筋，提出独独立见解解吗？（15）你手边边有重要要工作处处理时，如果同同事找你你聊天，你能巧巧妙地拒拒绝吗？（16）你能充充分利用用电话提提高效率率，不在在工作时时间煲“电话粥粥”吗？（17）你每天天下班之之前是否否将未完完成的工工作列入入第二天天的计划划？（18）你能充

16、充分利用用电脑、复印机机提高效效率吗？（19）当你遇遇到非得得靠专门门知识与与经验才才能解决决的问题题时，你你是否请请教专家家协助，而不是是单枪匹匹马地蛮蛮干？（20）你在召召开重要要会议时时是否吩吩咐秘书书不转电电话，不不会见未未约来访访者？回答“是是”，得得5分；回答“否”，得00分。如果得880-1100分分，表明明你能最最充分地地利用自自己的时时间，不不必因不不能完成成任务而而加班或或将工作作带回家家。如果得660-880分，表明你你基本上上能够有有效支配配时间，只在某某些方面面仍须改改进，可可参考测测试结果果对照检检查。如果得330-660分，表明由由于做事事计划性性差、效效率低，增

17、加了了很多工工作压力力，你的的问题集集中在三三个方面面：主次次不分；不能充充分相信信下属，不放权权；精力力分散，易受不不速之客客干扰。只要下下决心改改正以上上不足，你一定定能在有有限的时时间里取取得更高高的效益益。如果得330分以以下，那那表明你你面临严严重的问问题或将将被解职职，除非非你立即即全力以以赴提高高效益。工作紧急急性分析析1.目的的分析每天天（每周周、每月月）的工工作紧急急程度，根据紧紧急程度度安排工工作的先先后顺序序。2.工具具运用工工作紧急急性分析析表。表5-33 工作紧紧急性分分析表姓名： 日期：年 月 日紧急性工作事项项非常紧急急(马上上要做)紧急(短短时间内内要做)不很紧

18、急急(可从从长计议议)不紧急(无时间间要求)频次时间在紧急性性的四格格中选择择“”即可可3.程序序（1）将将工作事事项的紧紧急性分分为四档档：非常常紧急，马上要要做；紧紧急，短短时间内内要做（一般是是当天要要做的）；不很很紧急，可从长长计议（可以纳纳入计划划中做）；不紧紧急。（2）统统计“频次”。即不不同紧急急程度的的工作事事项各占占多少（每天或或每周或或每月）。（3）统统计“时间”。即完完成不同同紧急程程度的工工作事项项所占用用的时间间。4.工作作紧急性性分析法法的启示示(1)统统计你每每日、每每周、每每月最紧紧急的是是哪三项项工作？(2)非非常紧急急的工作作事项，如果频频繁发生生，即应应考

19、虑授授权式管管理。制制度、营营销策略略、产品品品质等等重大问问题，与与时间无无关。(3)“紧急事事项”越多，时间管管理问题题越大。(4)“紧急”和“非常紧紧急”和“不紧急急”事项，时间比比重越大大，时间间管理问问题越大大。(5)除除“非常紧紧急”之外，要分析析所谓“紧急”事项是是否真的的那么急急。工作重要要性分析析1.目标标分析每天天（每周周、每月月）的工工作重要要程度，根据重重要程度度安排工工作的用用时。2.方法法运用工工作重要要性分析析表。表5-44 工工作重要要性分析析表姓名： 日期期： 年 月 日日重要性工作事项项非常重要要(绝对对要做)重要(应应该做)不很重要要(可做做可不做做)不重

20、要(可不做做)频次时间在重要性性的四格格中选择择“”即可可（1）将将工作事事项的重重要性分分四档：非常重重要，绝绝对要做做（即其其他事情情都可以以不做，也要做做的事项项）；重重要，应应该做（不做就就要出问问题）；不很重重要，可可做可不不做（做做比不做做好一点点）；不不重要，可不做做（做也也不见得得好）。（2）统统计“频次”。即不不同重要要程度的的工作事事项各占占多少（单位：日、周周、月）。（3）统统计“时间”。即完完成不同同重要程程度的工工作事项项所占用用的时间间。3.工作作重要性性分析法法的启示示（1）你你每日、每周、每月最最重要的的是哪三三项工作作？（2）非非常重要要的工作作，如果果很紧急

21、急，则与与时间管管理无关关。（3）重重要的工工作事项项所占时时间越多多，时间间管理就就越合理理。（4）一一定要消消除“不重要要”的工作作事项，通过授授权压缩缩“不很重重要”的工作作事项。（5）特特别注意意对“重要”的工作作事项进进行分析析。会议分析析1.目的的分析会议议的必要要性及其其浪费、拖延的的原因，寻求相相应的解解决办法法。2.方法法运用会会议分析析表。（1）分分析会前前准备情情况表5-55 会议分分析表姓名： 日期期： 年 月月 日日期会议名目会议倡议计划用时实际用时原因分析会议必要要性评估估必须的目的明确确的目的不明明确的可不开的的4有无会会议计划划、目标标、议程程，时间间安排？4时

22、间和和地点是是否恰当当？4参加人人是否适适当和必必须？（2）分分析会议议过程4是否准准时开会会？为什什么？4是否跑跑题？4是否按按计划进进行？4秩序是是否正常常？4是否有有人中途途出去？4是否按按时结束束？（3）会会后分析析：4会议纪纪要有没没有？发发给与会会者没有有？4会议决决议的执执行情况况。4会议必必要性评评估。以上三步步分析，主要用用于对浪浪费时间间严重的的“马拉拉松”会会议或严严重无效效会议的的详细分分析。3.会议议分析法法的启示示（1）根根据统计计，职业业经理用用于会议议的时间间约占工工作时间间的200%，如如何利用用好这220%的的时间，是时间间管理的的重要环环节。（2）职职业经

23、理理自行主主持召开开的会议议主要有有“部门例例会”、“业务总总结会”、“专题讨讨论会”等。对对于自己己可以决决定是否否召开的的会议，一定要要事先评评估开会会的必要要性。（3）事事先准确确通知参参会人员员，即使使是部门门里只有有几个人人或十几几个人。最好养养成以简简明的书书面形式式的通知知大家会会议计划划，而不不要简单单一句“下午开开会”就把大大家召集集起来。（4）严严格会议议纪律。（5）参参加别人人召集的的会议，可请求求召集人人确认会会议规则则，以免免浪费时时间。干扰因素素分析1.目的的分析哪些些因素干干扰了正正常的时时间安排排，以便便寻求治治理的措措施。2.方法法运用干干扰因素素分析表表。表5-66 干扰因因素分析析表姓名： 日日期： 年年 月 日分析干扰因素素干扰者排序后果对策缺乏自律律文件杂陈陈拖延不会说不不职责混淆淆突然约见见当下想干干的事太太多经常“救救火”条理不清清计划不周