会议主持培训教材

1、 NUMPAGES 1目 录TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc75841028 会议主持持 PAGEREF _Toc75841028 h 3 HYPERLINK l _Toc75841029 第1章会会议失败败的原因因 PAGEREF _Toc75841029 h 4 HYPERLINK l _Toc75841030 1.1管管理不善善 PAGEREF _Toc75841030 h 4 HYPERLINK l _Toc75841031 1.2缺缺乏组织织架构 PAGEREF _Toc75841031 h 55 HYPERLINK l _Toc75841032 1.

2、3不不重视会会议 PAGEREF _Toc75841032 h 5 HYPERLINK l _Toc75841033 1.4差差劣的环环境 PAGEREF _Toc75841033 h 6 HYPERLINK l _Toc75841034 1.5不不必要的的会议 PAGEREF _Toc75841034 h 66 HYPERLINK l _Toc75841035 1.6提提要：会会议的用用处 PAGEREF _Toc75841035 h 6 HYPERLINK l _Toc75841036 1.7自自我检查查 PAGEREF _Toc75841036 h 7 HYPERLINK l _Toc7

3、5841037 1.8改改善之道道 PAGEREF _Toc75841037 h 7 HYPERLINK l _Toc75841038 第2章了了解会上上发生的的事情 PAGEREF _Toc75841038 h 88 HYPERLINK l _Toc75841039 2.1群群体的变变动过程程 PAGEREF _Toc75841039 h 9 HYPERLINK l _Toc75841040 2.2辩辩论中的的群体压压力 PAGEREF _Toc75841040 h 9 HYPERLINK l _Toc75841041 2.3决决策中的的群体压压力 PAGEREF _Toc75841041

4、h 9 HYPERLINK l _Toc75841042 2.4摘摘要：群群体的力力量 PAGEREF _Toc75841042 h 100 HYPERLINK l _Toc75841043 2.5自自我检查查 PAGEREF _Toc75841043 h 10 HYPERLINK l _Toc75841044 2.6改改善之道道 PAGEREF _Toc75841044 h 10 HYPERLINK l _Toc75841045 第3章组组织会议议 PAGEREF _Toc75841045 h 12 HYPERLINK l _Toc75841046 3.1会会议类型型 PAGEREF _To

5、c75841046 h 12 HYPERLINK l _Toc75841047 3.2讨讨论什么么 PAGEREF _Toc75841047 h 13 HYPERLINK l _Toc75841048 3.3谁谁来开会会 PAGEREF _Toc75841048 h 14 HYPERLINK l _Toc75841049 3.4何何处开会会 PAGEREF _Toc75841049 h 14 HYPERLINK l _Toc75841050 3.5安安排时间间 PAGEREF _Toc75841050 h 15 HYPERLINK l _Toc75841051 3.6提提要：开开成功的的会议

6、PAGEREF _Toc75841051 h 115 HYPERLINK l _Toc75841052 3.7自自我检查查 PAGEREF _Toc75841052 h 16 HYPERLINK l _Toc75841053 3.8改改善之道道 PAGEREF _Toc75841053 h 16 HYPERLINK l _Toc75841054 第4章掌掌控会议议 PAGEREF _Toc75841054 h 17 HYPERLINK l _Toc75841055 4.1开开始会议议 PAGEREF _Toc75841055 h 17 HYPERLINK l _Toc75841056 4.2遵

7、遵守时间间 PAGEREF _Toc75841056 h 17 HYPERLINK l _Toc75841057 4.3全全神贯注注 PAGEREF _Toc75841057 h 18 HYPERLINK l _Toc75841058 4.4指指导讨论论 PAGEREF _Toc75841058 h 18 HYPERLINK l _Toc75841059 4.5对对付无秩秩序行为为 PAGEREF _Toc75841059 h 19 HYPERLINK l _Toc75841060 4.6对对付偏离离 PAGEREF _Toc75841060 h 19 HYPERLINK l _Toc7584

8、1061 4.7达达成一致致 PAGEREF _Toc75841061 h 20 HYPERLINK l _Toc75841062 4.8总总结将采采取的行行动 PAGEREF _Toc75841062 h 211 HYPERLINK l _Toc75841063 4.9提提要：保保持掌控控 PAGEREF _Toc75841063 h 21 HYPERLINK l _Toc75841064 4.100自我检检查 PAGEREF _Toc75841064 h 222 HYPERLINK l _Toc75841065 4.111改善之之道 PAGEREF _Toc75841065 h 222 H

9、YPERLINK l _Toc75841066 第5章会会议记录录文件 PAGEREF _Toc75841066 h 223 HYPERLINK l _Toc75841067 5.1记记录会议议 PAGEREF _Toc75841067 h 23 HYPERLINK l _Toc75841068 5.2会会议期间间PAGEREF _Toc75841068 h 23 HYPERLINK l _Toc75841069 5.3会会议之后后 PAGEREF _Toc75841069 h 23 HYPERLINK l _Toc75841070 5.4会会议评估估 PAGEREF _Toc75841070

10、 h 24 HYPERLINK l _Toc75841071 5.5提提要：持持有证据据 PAGEREF _Toc75841071 h 25 HYPERLINK l _Toc75841072 5.6自自我检查查 PAGEREF _Toc75841072 h 25 HYPERLINK l _Toc75841073 5.7改改善之道道 PAGEREF _Toc75841073 h 25 HYPERLINK l _Toc75841074 第6章你你对会议议的态度度 PAGEREF _Toc75841074 h 27 HYPERLINK l _Toc75841075 6.1负负起指挥挥责任 PAGER

11、EF _Toc75841075 h 227 HYPERLINK l _Toc75841076 6.2期期望完美美 PAGEREF _Toc75841076 h 27 HYPERLINK l _Toc75841077 6.3采采取行动动 PAGEREF _Toc75841077 h 28 HYPERLINK l _Toc75841078 6.4提提要：会会议卓有有成效 PAGEREF _Toc75841078 h 228 HYPERLINK l _Toc75841079 6.5自自我检查查 PAGEREF _Toc75841079 h 28 HYPERLINK l _Toc75841080 6.

12、6改改善之道道 PAGEREF _Toc75841080 h 29 HYPERLINK l _Toc75841081 第7章支支持会议议精要速速览 PAGEREF _Toc75841081 h 300 HYPERLINK l _Toc75841082 7.1理理解会议议 PAGEREF _Toc75841082 h 30 HYPERLINK l _Toc75841083 7.2组组织会议议 PAGEREF _Toc75841083 h 30 HYPERLINK l _Toc75841084 7.3掌掌控会议议 PAGEREF _Toc75841084 h 30 HYPERLINK l _Toc

13、75841085 7.4记记录会议议 PAGEREF _Toc75841085 h 30 HYPERLINK l _Toc75841086 7.5你你对开会会的态度度 PAGEREF _Toc75841086 h 30 HYPERLINK l _Toc75841087 第8章开开好会议议的好处处 PAGEREF _Toc75841087 h 31会议主持持开会的主主要目的的在于取取得积极极而卓有有成效的的结果，这这是众所所公认的的事情。遗憾的的是，大大多数与与会者表表示，不不少会议议徒费精精力，甚甚至可能能全无收收获。主持会议议，使之之开得有有成果、有效率率，其实实并不复复杂。即即使你以以前未

14、主主持过会会议，只只要事前前稍作准准备，并并做好掌掌控局面面的心理理准备，就就会对确确保会议议成功大大有裨益益。本书告诉诉你主持持会议之之道，帮帮助你把把会议开开得尽善善尽美；并提供供多种简简单而有有效的方方法，确确保你主主持的任任何会议议都取得得成果。会议失败败的原因因要进行管管理，即即表示需需要开会会。但对对会议的的一般看看法往往往是：那那完全是是浪费时时间。对对曾经参参加过一一些组织织不善、掌控不不力的会会议与会会者，这这是常见见的看法法。一次会议议结束之之后，你你或会听听到有人人说起下下面的话话，这些些话甚至至会出自自你自己己口中：“我最好好未曾去去那里开开过会”这句话话在暗示示，并非

15、非人人都都有机会会发表自自己的意意见。“会议与与我毫无无关系”这表示示有些与与会者感感到自己己被排斥斥，无缘缘参与决决策。“我所有有的主张张都遭到到批评”这暗示示发言者者未能获获得申辩辩的公平平机会。“我不明明白召开开一次会会议有何何用处”这表示示会议没没有明确确的目的的。“我去开开会，只只是凑凑凑数而已已。”这暗指指结论在在会前已已早作安安排。承认主持持会议的的方法有有所缺失失，可以以帮你找找到症结结之所在在，为你你指出纠纠正的办办法。管理不善善（Pooor Mannageemennt）会议要开开得卓有有成效，就就需要有有方向。通常是是有一个个人来指指导，此此人举措措适当，能能确保会会议程序

16、序井然有有序。如如果没有有选定一一个人选选来掌控控局面，会会议会开开得不着着边际，漫漫无目的的；或者者开的杂杂乱无章章，乏善善可陈，其其结果会会令人失失望。支持会议议需要有有力掌控控，如果果不重视视这一点点，会议议很快就就会开得得不知所所云。另另一方面面，如果果会议主主持不能能胜任，或或者根本本不知要要做何事事，也许许就无法法按原来来的要求求去发挥挥影响力力。这些些要求诸诸如：不偏离议议程，引引导会议议程序并并得出结结论，使使与会者者心平气气和，认认为会议议并未浪浪费时间间。鼓励说出出观点，使使与会者者有机会会表达意意见，而而不至于于最终觉觉得受排排斥、忿忿忿不平平。掌控讨论论，以便便有时间间

17、考量所所提出的的见解，而而发言时时又不会会在某一一个问题题上拖得得太久。作一个适适当的总总结来结结束会议议，以便便清晰的的陈述取取得的成成果和与与会者要要做的工工作。记录会议议所作的的决定，以以免下次次开会时时存有误误解和籍籍词。缺乏组织织架构（LLackk off Sttruccturre）即使在开开会之前前，就已已麻烦多多多。这这种情形形并不少少见，原原因是无无人费心心去准备备列有讨讨论议项项的议程程。开一一次会若若没有一一个明确确界定的的组织架架构，则则可能产产生的问问题会比比解决了了的多。例如：与会者将将无从准准备，因因此就交交不出所所需的资资讯不限制时时间，与与会者感感到乏力力、厌倦

18、倦时便结结束会议议，或是是随意离离开会场场同样的议议题反复复讨论，而而其他议议题却又又根本不不提对开会的的原因、目的和和每个人人要做的的事情都都不甚了了解如果与会会者不告告知会上上需要讨讨论些什什么，就就无法积积极地参参与。这这表示讨讨论将偏偏离各种种正题，会会议则多多半无法法达成目目标，而而当初却却一直以以为会议议存在着着一个目目标。不重视会会议与会者对对会议的的态度在在很大程程度上决决定了会会议是否否值得召召开。会会议不受受重视的的征兆包包括：临时派一一个人代代替自己己赴会，因因为觉得得会议并并不太重重要不出席会会议，因因为已认认定会议议是浪费费时间，结结果几乎乎无人出出席，会会议无法法进

19、行公公开讨论论。会前没有有做好应应做的准准备工作作。开会时收收受口信信，或接接听移动动电话开会时所所需的资资料或笔笔记没有有带来有些时候候，不该该出席的的人士出出席了会会议；又又有一些些时候，应应该出席席的人士士又未能能到来。有的与与会者甚甚至是出出名的开开错会，而而与会者者要多久久才能觉觉察到这这一点（如如果能够够觉察到到），则则将取决决于会议议的主持持和掌控控是否得得力。为了使会会议取得得成果，与与会人选选适当及及态度正正确都至至为重要要。差劣的环环境（DDiffficuult Conndittionns）如果会场场不很舒舒服，与与会者就就会觉得得难以提提供好主主意，而而差劣的的环境最最终

20、会成成为关注注的焦点点。开会会期间，与与会者并并不需要要被安排排得太过过舒服，犹犹如安顿顿下来的的样子；但适当当的物质质享受却却会确保保与会者者全神贯贯注的考考虑进行行中的事事情。正如讨论论时间过过长，中中间没有有休息那那样，经经常打岔岔也难以以使人全全神贯注注。如同同窃窃私私语那样样，与会会者迟到到或早退退也会引引起不安安。这一一切都表表示，与与会者将将不会专专心一致致的开会会，会议议最终是是未能达达到应有有的积极极效果。不必要的的会议（NNo NNeedd foor tthe Meeetinng）开会要花花费时间间和精力力，但人人们经常常召集会会议，只只因为没没有考虑虑过适当当的替代代方法

21、来来取得同同样的结结果。动动辄召集集大家开开会，原原因是可可以提供供某种“舒适的的”因素，也也是一种种做事的的惯常方方法。开会也是是拖延决决策或逃逃避个人人责任得得好方法法。如果果会议组组织得很很差，或或者主持持得很不不得体，与与会者就就会产生生挫折和和不满的的感觉，并并质疑做做出的所所有决定定。退一步想想想，考考虑一下下开会的的目的，甚甚至考虑虑一下到到底要不不要开会会，总是是有益的的。提要：会会议的用用处会议是达达成目的的的手段段；其本本身却多多半不是是目的。会议的的结束通通常是其其他活动动的开始始，哪怕怕开会仅仅在为另另一次会会议作准准备。把开会看看作做决决策的一一种积极极方法，你你会更

22、易易于集中中精力，已已即是说说开会的的目的更更可能达达成。自我检查查想想你对对开会的的态度，并并回答下下列问题题：我想过“那次开开会是浪浪费时间间”吗？我对开会会预感过过失望吗吗？我出席过过秩序混混乱的会会吗？我开过自自己不明明白为何何要去开开的会吗吗？我开过自自己当时时心不在在焉得会会吗？我会有时时觉得会会议可以以组织地地更好一一些吗？我想过开开会的原原因吗？如果你对对这些问问题或其其中大部部分问题题的答案案是“是的”，你就就要注意意了：你你主持的的会议时时要做些些什么？改善之道道你确认会会议未获获结果的的原因。你领悟到到自己对对会议的的态度是是其成功功的助因因你明白会会议需要要很好的的驾驭

23、你明白与与会者不不舒适就就不会全全神贯注注的道理理你了解到到与会者者需要知知道会上上讨论的的内容你明白自自己主持持会议的的目标你领悟到到会议为为作决策策提供了了良好的的机会你肯定自自己所发发起的会会议都很很有需要要了解会上上发生的的事情会议都往往往有一一种任自自发展的的动力，而而在步调调、节奏奏和气氛氛方面又又各不相相同。由由于会议议把与会会者作为为一个群群体聚在在一起，会会议又发发挥了自自己的影影响就是把把一种可可预见的的行为模模式强加加与会者者。在会议有有所建树树之前，这这个群体体必须学学会协力力合作。这个过过程包括括四个阶阶段：成形：安安顿阶段段在这个开开会的初初期，与与会者观观察周围围

24、的情势势，并礼礼貌的相相互估量量（由于于他们仍仍未找到到相互粗粗暴对待待对方的的理由）。他们各各自试图图探知对对方的态态度和背背景，想想要建立立行动的的基本原原则。2、争论论：摸底底阶段一旦与会会者感到到比较舒舒适，便便会开始始吐露真真情。他他们或许许会肆意意展开一一些小小小的口角角，以致致会场纷纷乱，不不易掌控控。这是是与会者者相互挑挑战对方方，测试试对方的的想法，在在有必要要时重新新评估对对方的阶阶段。3、正常常化：积积极工作作阶段随着开会会的进展展，计划划逐渐显显现并取取得妥协协，因而而产生联联盟，达达成协议议。这些些都是为为了事情情能够顺顺利进行行。体制制确立起起来，使使所有与与会者都

25、都明白他他们的任任务。4、执行行：产生生结果阶阶段与会者在在这个最最后阶段段想要结结束会议议，因此此取得共共识，获获得结果果。到此此，执行行任务会会比其他他一切事事情都更更重要。只有在最最终阶段段，会议议才有效效率、有有成果。结论要要是在第第二或第第三阶段段产生，则则往往不不成熟而而欠精确确。如果与会会者无法法解决较较早阶段段的某些些问题，会会议的运运作可能能不够顺顺畅。例例如，与与会者或或许会离离心离德德，因为为仍未学学会合作作，或并并未了解解对方的的建议。与会者者也可能能利用会会议来达达到个人人的和未未曾言明明的目的的他们们或许有有秘密的的议程。每一阶段段要持续续多久，则则视乎与与会者本本

26、身和他他们认知知对方的的程度。然而，了了解这些些阶段的的相关情情况，会会使会议议进度较较易掌握握，并可可预防纠纠缠于一一个特定定阶段而而浪费时时间。群体的变变动过程程如果决定定都全由由一群人人做出，结结果通常常与与会会者独立立的思考考做出的的决定大大不相同同。由于于羊群心心理的作作用，与与会者会会顺着大大流走。这种心心理对决决策前的的辩论和和决策本本身都有有影响。辩论中的的群体压压力在群体中中，与会会者唯恐恐出洋相相，会对对自己所所考虑的的事情太太过在意意，常常常怀疑其其自己的的判断来来。这种种压力可可以有多多种影响响，例如如：一些与会会者持怀怀疑态度度，或质质疑多数数人的看看法是否否正确，但

27、但会因被被受压力力而被迫迫接受群群体的共共识。固执己见见的与会会者觉得得，如果果他们放放弃己见见，就失失了面子子，不管管有多少少证据证证明他们们错了。无法充分分表明自自己观点点的与会会者，最最终可能能不经争争论而同同意。抱持怀疑疑态度或或有岐见见的与会会者将保保持沉默默，以免免被人看看成离经经叛道。完全不存存在反对对的声音音，可能能制造出出全体一一致的幻幻想，但但事实上上这种全全体一致致或许并并不代表表个人的的主张。决策中的的群体压压力在群体中中，与会会者作的的决定会会过于重重视个别别成员的的最初立立场。这这称之为为“危险的的变换”，表示示群体中中的个人人主张会会随着会会议的进进程而变变得更加

28、加极端或或更加审审慎。群群体压力力通常导导致更加加危险的的变换。变幻的类类型，一一般取决决于那些些举足轻轻重的个个人态度度这类类态度往往往早在在会前就就成形。由于会会议所做做出的决决定，个个人无需需负全责责，与会会者易于于因为不不必负上上个人责责任或可可能做出出较危险险的决定定来。如果会议议主持人人在开初初就宣布布“我们必必须做某某事”，那么么很可能能就获得得赞同。由于大大多数会会议的目目的都是是讨论和和交流意意见，固固守对立立的主张张会弄成成反效果果，并能能导致群群体作出出更危险险的决定定。于是，如如果群体体要证明明不受这这些压力力影响，工工作又有有效率，那那么会议议主持者者不偏不不倚、集集

29、思广益益、讨论论所有的的提议以以及避免免表示个个人偏爱爱等素质质，都显显得极为为重要。摘要：群群体的力力量会议要开开得有成成果，必必须考虑虑内部的的情形。一群人人聚在一一起开会会，他们们需要学学会如何何共事，并并必须经经过成形形、争论论、正常常化和执执行的过过程，以以成为紧紧密结合合的群体体。群体压力力之实施施在于压压制个人人想法，决决策能改改变会议议的运作作过程，有有时会导导致较预预期更危危险的结结果。主持会议议之前，明明白群体体如何发发展和运运作，会会较易了了解会议议的不同同动力。自我检查查想一想会会上发生生什么事事，并回回答下列列问题：我了解会会议要经经过好几几个阶段段，才会会取得十十足

30、的成成果吗？我知道群群体中的的人受群群体影响响的程度度吗？我认识到到与会者者由于担担心他人人的看法法，而可可能言不不由衷吗吗？我知道由由于怕失失面子，而而可能身身不由己己地固执执己见吗吗？我觉察到到沉默并并不一定定表示同同意吗？我知道群群体中的的人能较较他们个个人作出出危险得得多的决决定吗？改善之道道你了解与与会者在在做出有有效结果果之前所所经历的的各阶段段你懂得群群体能够够影响个个人想法法和行为为的道理理你知道个个人由于于受到压压力而可可能接受受群体共共识你明白某某些与会会者固执执己见，因因为他们们不欲被被人们发发觉他们们自己在在改变主主张你懂得没没有意见见并不表表示就有有共识你了解群群体中

31、人人会较他他们作为为个人时时作出更更危险的的决定你觉察到到认识群群体的力力量会给给予拟主主持会议议的洞察察力组织会议议多花心思思组织会会议，对对开好会会议大有有裨益。你需决决定几件件重要事事情：会会议属何何类型；会议讨讨论什么么；谁出出席；以以及何时时何地举举行。会议类型型会议就像像晚宴一一样，可可以是正正式的，也也可以是是非正式式的。会会议要开开得顺利利，最好好是知道道你组织织的会议议属于何何种类型型。正式会议议正式会议议可由其其法定地地位来确确定，其其形式或或有一定定的规则则和条例例所规定定。通常常要求有有定量人人数出席席。不管管正式会会议目的的何在，其其程序细细目需包包括：议程讨论的的内

32、容报告和推推介上次会会议以来来作了些些什么事事情动议提议所所采的行行动修正对提议议所作的的修改辩论一般性性的讨论论选举和投投票采纳或或拒绝提提案会议记录录事件件的书面面纪录任何其他他事务未列列在议程程上的问问题你必须熟熟悉正式式会议的的规则（或或所谓的的议事规规则），否否则就不不能恰当当的主持持会议，而而做出的的决定或或会被视视作无效效。非正式会会议非正式会会议要自自由得多多，但并并不是缺缺乏组织织。非正正式会议议至少应应该具有有：讨论问题题的一览览表负责主持持会议的的人即是开开会时上上衣除掉掉，脚搁搁在桌子子上，也也要有一一名主持持人一份纪录录，记下下所作的的决定和和由谁去去跟进事事务非正式

33、会会议的主主持方式式和与会会者的行行为或许许都比较较轻松，但但仍须确确保会议议程序安安排得妥妥当，从从而使会会开的卓卓有成效效。讨论什么么每一次会会议都应应该有某某种形式式的议程程。你必必须了解解，这不不是一张张敷衍了了事的纸纸张，犹犹如街上上免费的的传单那那样循例例在会上上散发。这是一一份工作作文件，其其功用就就如指南南针，使使大家不不偏离特特定的方方向；目目的是防防止鸡毛毛蒜皮的的事情占占用大量量时间。理想的议议程包括括以下各各程序：会议的宗宗旨、日日期、时时间和地地点与会者姓姓名例行公事事的讨论论比较难解解决或有有争议的的问题任何其他他事务下次会议议的日期期议程决定定了会议议的形式式。议

34、程程需要安安排妥当当，一开开始讨论论比较直直截了当当的问题题，而把把较难和和通常事事较重要要的放在在会议的的中段去去讨论。如果你你一开始始就讨论论无异议议的问题题，与会会者会很很投入。这也意意味着一一当入会会者说了了“是”之后，他他们就比比较容易易继续说说“是”了。有用的议议程应列列明所需需讨论的的内容，让让与会者者明白问问题列在在其上的的原因。这一点点不要和和事前作作决定混混淆起来来。在会前分分发议程程（甚至至是草稿稿），将将给大家家一个准准备的机机会，乃乃至提出出补充讨讨论项目目的机会会。这也也给了你你一个机机会，可可事前要要求与会会者表明明是否亲亲自出席席，还是是派代表表来出席席会议。谁

35、来开会会召集会议议时要记记得一句句格言：“少即是是多”。两三三个人开开会常常常比十来来个人一一起得到到更好的的结果。越多人人与会，越越需要花花力气去去掌控会会议。如果需要要很多人人来开会会，那么么值得考考虑一下下，他们们是否要要开完整整会议，抑抑或到会会提供意意见就可可早退。谁来开会会，是看看与会者者能否达达到下列列要求来来决定的的：决策和执执行议决决的方案案。开会时收收集相同同的资讯讯提供特定定的资讯讯提供必要要的专门门知识，或或至少是是维持秩秩序的本本领，来来影响会会议的进进程会议的效效果和与与会者人人选是否否合适息息息相关关。如果果不合适适的人到到场，或或者主要要人物缺缺席，就就不大可可

36、能取得得有效的的结果。不论开会会的人自自己出席席，还是是委派合合适的代代表出席席，重要要的是考考虑一下下，是否否每一个个人赴会会都有理理由和目目的。何处开会会如果只要要两三个个人开会会，会场场可以很很轻松随随便；可可以使旅旅馆大厅厅、温馨馨的小房房间，甚甚至是高高尔夫球球场。但但如果三三人以上上开会，就就要有合合适的设设施，诸诸如足够够的暖气气、灯光光、流通通的空气气、咖啡啡茶水之之类；不不能有分分心的东东西及至至少要有有与到会会人数相相等的椅椅子。有两件非非常重要要的事情情（其中中一件常常被遗忘忘）：会上每个个人都能能看到其其他人会议主持持者要处处在看得得到所有有与会者者的地方方如果你想想会

37、议开开得既有有趣又有有成果，应应考虑与与会者的的座位安安排。现现举例如如下：如果与会会者不自自在，相相互不能能看到对对方，或或看不到到任何视视觉教具具、图表表等东西西，就不不大可能能继续保保持兴趣趣或专心心一致，他他们将容容易坐着着在纸上上乱涂乱乱写，或或自始至至终作着着白日梦梦。如果知道道有两个个好辩之之人获两两个持不不同意见见的人在在场，你你需要确确保他们们分开坐坐，或不不面对面面坐。如果你安安排一个个好斗的的人坐在在一个不不喜欢争争论的人人旁边，你你将发觉觉，他或或她要比比获准与与另一同同类的人人坐在一一起时影影响力小小得多。要确保与与会者按按你的安安排去坐坐，可在在事前准准备好一一张座

38、位位表和一一个放在在桌上的的姓名牌牌。与会会者的名名字应写写在姓名名牌的两两面，这这样一来来，名字字就可朝朝着里外外两个方方向。否否则的话话，尽管管一些在在座者知知道他们们是谁，但但另一些些在座者者特别是是会议主主持者却却不知道道。安排时间间要有效地地主持会会议，事事先给各各项议题题分配好好时间，以以及控制制整个会会程的时时间总量量，都是是很好的的办法。你可以以分配时时间如下下：第一项议议题：十十分钟，至至十点十十分第二项议议题：十十五分钟钟，至十十点二十十五分第三项议议题：二二十分钟钟，至十十点四十十五分你主持会会议时可可以随时时修正上上述的时时间安排排，这样样做可使使你顺利利主持下下去，使

39、使你更有有可能准准时结束束会议。提要：开开成功的的会议据说会议议的成功功八成以以上取决决于事前前的准备备工作。制定议议程确保保了与会会者事前前知悉会会议所议议何事，是是成功的的一个基基本要素素。会议要开开得成功功，考虑虑参加人人选也相相当重要要。人选选得对，就就较易达达成一致致意见。提供舒适适的会场场环境，可可使大家家集中精精神与所所讨论的的题目；给每一一项议题题分配时时间，为为会议的的架构提提供一个个计划。组织会议议时注意意这些事事项，不不仅为开开会作了了准备，而而且能使使会议进进程一开开始非常常顺利。自我检查查想一想有有关组织织会议的的事，然然后问你你自己下下列问题题：我知道主主持正式式会

40、议要要我遵循循事前决决定的规规则吗？我了解非非正式会会议仍然然需要一一定程度度的形式式吗？我能确保保每一次次会议都都有一个个议程吗吗？我确定每每一次会会议的宗宗旨都阐阐述清楚楚了吗？我能确定定邀请合合适的人人赴会，而而他们明明白为何何和何时时赴会吗吗？我把会场场的环境境安排的的适度的的舒适吗吗？我肯定会会场座位位的安排排能够让让所有的的与会者者相互看看到对方方吗？我设定各各项讨论论的时间间上限吗吗？改善之道道你明白自自己组织织的任何何正式会会议的各各项规则则你了解组组织非正正式会议议也需要要某种形形式你确保会会议的议议程事前前已分送送出去你确保合合适的人人选前来来开会你把会场场安排的的适度的的

41、舒适你确保与与会者知知道其他他人的名名字，确确保大家家能相互互看到对对方你对议程程的每一一项议题题设定时时间限制制掌控会议议轮到你主主持会议议时，你你须遵循循几项基基本程序序，以保保证你有有效地指指挥。以以积极的的态度开开始会议议，并强强调时间间的限制制，使与与会者全全神贯注注于会议议的宗旨旨。你要要指导讨讨论以及及制止混混乱，使使会议得得以继续续开下去去。你确确定具体体的协议议，归纳纳将采取取的行动动，从而而成功的的结束会会议议程程。开始会议议与会者一一旦到齐齐，你必必须遵守守会议开开始时的的几项重重要规则则：1、问候候。在会会议开始始时向与与会者表表示欢迎迎，可使使会议自自始就有有轻松的的

42、气氛。如果有有客人出出席，应应考虑先先请大家家轮流自自我介绍绍，自报报姓名和和职衔，然然后你再再介绍会会议的第第一项议议项。如如果有人人迟到或或早退，这这时就可可以做出出说明，以以减少以以后产生生的混乱乱。2、接纳纳会议记记录。如如果是再再次召开开的会议议，或是是常务委委员会会会议，正正常的做做法是接接纳上次次会议记记录或决决议记录录。只是是在最正正式的会会议上，才才有必要要宣读上上次的会会议记录录。即使使如此，问问一下下下列问题题也不错错：“哪一位位对第一一页有问问题？”（稍停停）“第二页页？”等等，劝劝阻与会会者挑剔剔拼写或或文法错错误，除除非该错错误关系系到记录录的实质质意义。遵守时间间

43、守时是开开好会议议的一个个主要因因素。自自大家坐坐定开始始，你就就要严格格注意时时间，不不能浪费费。以下下是一些些经过尝尝试和验验证的方方法：准时开会会，即使使还有人人未到告诉与会会者开会会的代价价（事前前估算每每名与会会者的收收入，然然后计算算此款项项就时间间而言意意味着什什么）。“开一小小时会共共花掉我我们一百百英镑，即即每分钟钟十五英英镑。因因此，我我建议我我们尽量量利用时时间。”把闹钟放放在看得得很清楚楚的地方方，并说说明闹调调在会议议结束前前十分钟钟闹响，以以便你有有时间作作总结。如果会是是长会，中中间应该该安排短短暂的休休息时间间，让与与会者松松弛一下下。给与会者者一个时时限在会会

44、上提出出意见或或建议。“我想现现在我们们大家都都去喝咖咖啡，休休息一下下，十分分钟后带带着好建建议准时时开会”。准时结束束会议。如果事事情较易易解决，可可提早结结束。重要的是是，要让让每个人人都明白白会议的的迫切性性，使之之不浪费费时间；同时人人人觉得得会议主主持者完完全有效效的掌控控着开会会的时间间表。全神贯注注一开始就就告诉与与会者会会议要讨讨论的内内容，这这是明智智的。如如此一来来，你可可让大家家全神贯贯注于己己将讨论论的问题题。方法法如下：说明目下下的情势势和问题题。“情势是是我们的的办公室室太挤迫迫”.告诉与会会者开会会的目的的。“本会议议的目的的是寻求求方法重重新安排排现有的的空间

45、”。提出要讨讨论的具具体题目目。“第一项项议程与与参考书书的摆放放位置有有关，这这些书我我们都需需要取用用，但现现时放在在复印机机的架子子上。”这样做可可以防止止与会者者心不在在焉，把把注意力力集中到到需要决决策的要要点上去去。指导讨论论一旦会议议在进行行中，你你的主要要职责是是指导讨讨论，防防止偏离离目标。你可透透过如下下方法去去做：抓紧议程程。除非非事前同同意议程程顺序可可以更改改，否则则你必须须清楚说说明拟讨讨论的项项目。“下一个个议项是是第四项项。”把讨论引引回到目目标上来来，如果果会议偏偏离方向向，你必必须纠正正过来，对对准目标标，使与与会者集集中精力力到讨论论中的议议项上，这这是很

46、重重要的事事。“我们可可不可以以提醒自自己，我我们来此此所为何何事？”，“我认为为我们都都不想被被那个问问题缠住住”指导讨论论还意味味着让每每个人都都竭尽本本份、关关心会议议的议程程，而主主持人以以此从与与会者那那里得到到收获。这包括括：注意冷漠漠迹象。注意有有人毫无无表情的的凝望窗窗外，或或者好久久一言不不发，那那就征求求他的意意见，迫迫使他参参与。“吉姆，你你对那问问题有何何补充？”，或“琼，你你对那项项建议有有何看法法？”善用专长长。利用用与会者者的专长长，帮助助其他人人做出明明智的决决定。“吉姆，你你曾负责责处理过过类似的的事情。你当时时有何经经验？”提出建议议。提出出一些建建议，包包

47、括能采采取的方方向，启启发与会会者有创创意的思思考，那那有助于于跟上事事态的发发展。“这样做做是个好好主意吗吗？”，“我们是是否讨论论一下这这事的可可能性？”支持观点点。对与与会者的的观点或或看法表表示赞同同，或者者表明他他们的看看法有建建设性，这这样做能能使讨论论更富有有成效。“那计划划十分可可行”，或“彼得的的看法听听起来很很有希望望。其他他们有何何意见？保罗，你你先说说说吧。”对付无秩秩序行为为会议的进进行不一一定秩序序井然。偶尔个个别人的的行为可可能妨碍碍会议进进程，激激烈的争争吵可能能导致互互不相让让的冲突突。对付付类似行行为是个个负担，但但主席这这角色需需要你来来指挥，不不管你是是

48、多么不不喜欢发发号施令令。为了采取取恰当的的纠偏行行动，你你需要：明确表示示人身攻攻击是不不可接受受的。“你竟然然把这样样一种负负面气氛氛带到会会上，使使我感到到失望。”征求积极极性建议议来阻止止争吵。“你认为为我们应应该如何何解决这这个问题题？”如果意见见不合起起争论，就就加速向向前。“我了解解对这件件事情的的强烈反反应，但但是我们们必须把把会开下下去。或或许该问问题可能能经由举举手表决决来解决决？”如果事情情变得越越令人担担忧，就就要提醒醒与会者者注意开开会的目目标，或或者说句句漫不经经心的话话，这样样可以降降温，把把会议引引向平静静的状态态。“让我们们花几分分钟时间间从述一一遍要旨旨吧。

49、”“显然然，这是是你最关关心的题题目”无秩序行行为虽然然罕见，但但在有必必要时能能应付自自如，可可使你保保持对会会议的掌掌控。对付偏离离会议与会会者免不不了会偏偏离目标标，喜欢欢越轨，或或者在原原地打转转，就像像卡在转转盘上的的唱片一一样。对对付此事事虽不及及对付无无秩序行行为那样样头痛，然然而却更更使人气气愤。要把会议议引回正正轨，继继续进行行，就需需要策略略和手腕腕。要达达到这一一目的，你你必须识识别他们们喜爱的的牵制战战术并妥妥善处理理。这类类战术举举例如下下：出难题。某些人人对讨论论问题和和未料到到的困难难抱有无无穷的乐乐趣：“我们办办不到，因因为”、“这个上上次已经经试过，但但行不通

50、通”。要求求与会者者提出有有关理由由，能迫迫使说出出具体的的反对意意见，从从而阻止止他们把把被人卷卷入无休休止的争争吵中去去。沉迷于几几件事。有些与与会者会会施诡计计来提出出自己热热衷的问问题。就就让他们们说一次次，然后后提醒他他们前次次开会时时候已经经讲过了了，以阻阻止他们们老调重重弹。突然离题题。有些些与会者者不明白白，自己己在谈论论的问题题与会议议议题风风马牛不不相及。当会议议要讨论论书籍摆摆放位置置时，他他们会说说：“有谁见见过牛牛津英文文词典第第二卷？”，指明明这不属属讨论的的范围，可可以防止止与会者者离题，从从而把会会议拉回回正道。达成一致致随着会议议的进程程，你需需要持续续下去，

51、使使讨论具具体化，以以便会议议能够达达成共识识。你可可以透过过下列方方法，确确保会议议得出结结论：提出相同同的和分分歧的要要点。确确定一致致点，突突出分歧歧点，明明确指出出仍待取取得一致致之处。“那么，我我们都同同意但是我我们尚需需解决”提出问题题。提出出问题来来证实你你了解事事情的真真相，这这样做不不但能够够确保你你确切了了解症结结之所在在，更能能明确一一些胆小小不敢发发问的与与会者对对议题的的理解状状况。“你是说说”、“让我再再核实一一下我所所理解的的”作会议中中段结论论。及时时小结已已解决的的要点，可可为进行行中的议议程提供供状况，让让与会者者感到会会议尚未未结束却却已产生生效果。“让我

52、迅迅速重复复一下我我们已经经达成的的一致点点。就第第二项而而言，诸诸位认为为最佳方方法是”务必做到到普遍接接受。留留意与会会者同意意的意见见，能使使你迅速速转入下下一个议议题。“我可以以再查核核一下，我我们对这这项决定定都感到到满意吗吗？”，“我们转转入下一一个议项项之前，谁谁对此作作进一步步的补充充？”，“大家意意见都一一致吗？”这样做能能使你随随时了解解与会者者的想法法，需要要时还可可使你成成为公断断人，并并使决议议自然形形成，因因而更易易取得结结论。意见已经经取得一一致，就就及时记记录下来来是明智智的。这这使你在在会议后后阶段不不必再重重提各类类不同的的问题。你也许许会发现现，有人人已经

53、改改变立场场，或原原先就未未同意某某一具体体决议。如果你你不能确确保与会会者在一一致同意意之时完完全赞同同所通过过的决议议，该议议题就可可能再次次提出来来，从而而干扰本本次会议议的另外外部分甚至至下一次次会议。总结将采采取的行行动会议结束束时，必必须保证证每个人人都对将将采取的的行动作作承诺。要付诸诸行动，就就必须要要有全面面的备忘忘录，列列出达成成一致的的要点。你可以以这样做做：清楚地概概括和阐阐明结论论，使与与会者对对决定了了的事情情不抱怀怀疑的态态度，日日后也不不能声称称他们不不了解达达成一致致的事情情。“现在我我将会议议总结一一下。我我们开会会是为了了讨论办办公室的的空间问问题。已已作

54、出的的决定如如下：第第一，我我们决定定最后后，我们们决定摆摆放参考考书籍的的最佳位位置就是是接待处处。明确任务务和时间间限制。就是说说，人人人都知道道谁将去去做什么么，将在在何时完完成。“大家同同意吉姆姆在五月月三十日日前组织织并与与吉尔联联络，吉吉尔是要保证与与会者作作他们应应做的事事，一个个好方法法是先发发给每个个人一张张色彩鲜鲜艳的纸纸（鲜红红、金黄黄、醇橙橙），然然后再作作总结，告告诉他们们：“这张纸纸给大家家记下下下次会议议之前要要做的事事情。纸纸的颜色色很深，你你们不大大可能遗遗失掉的的。”总结十分分重要。如果没没有把清清楚阐述述已同意意采取的的行动，就就很难取取得结果果，你的的努

55、力很很可能落落得一场场虚空。与会者者认为，会会议作了了决议才才算主持持得好。他们有有自信，知知道自己己要做什什么事，知知道什么么事必将将发生。提要：保保持掌控控无论会议议用何种种形式召召开，无无论它的的目的何何在，都都必须由由你决定定要取得得哪些成成果，并并紧记其其目标。这与牧羊羊犬的角角色并无无二致，牧牧羊犬是是要把羊羊群赶紧紧羊棚。羊可能能试图离离群，然然而反复复查点和和追赶能能教他们们走上正正道。要掌控得得力，你你必须确确保人人人都参与与讨论，不不让任何何偏离或或敌视的的现象妨妨碍决策策。要成成功的结结束会议议，你需需要确保保达成一一致，大大家都明明白其引引致的结结果。自我检查查想一想你

56、你是如何何主持会会议的，并并回答下下列问题题：我用一种种积极的的方式开开始会议议吗？我保证会会议总是是准时开开始吗？我向与会会者提醒醒会议的的内容吗吗？我紧扣议议程并在在离题时时引导与与会者回回到正题题上来吗吗？我温和而而坚决的的维持秩秩序吗？我让大家家畅所欲欲言吗？我确保大大家在达达成一致致时赞同同所通过过的决议议吗？我概括了了结论并并确保大大家明白白将做什什么事吗吗？改善之道道你了解到到会议要要取得成成果是需需要指导导的你准时开开始会议议，即使使有人尚尚未到达达你有条不不紊的按按照议程程形事，并并讨论全全部议项项你让大家家在一定定程度上上畅所欲欲言你阻止争争论逐步步升级你把讨论论引回正正题

57、你确保大大家在做做决定时时一致同同意那些些决定你概括会会议结果果，并指指明谁负负责下一一步行动动以及需需要何时时完成你集中精精力确保保会议卓卓有成效效会议记录录文件会议需要要有记录录文件存存档，让让你确知知哪些方方面达成成了一致致以及谁谁承诺了了什么任任务。如如果你知知情的话话，还应应试图评评估对会会议进展展的看法法。这样样，你便便可改进进下次主主持会议议的方法法，或者者保证自自己的做做法再次次受到赞赞同。记录会议议要会议主主持人同同时又记记录会议议进程，这这既不实实际也不不理想；在某些些情形之之下，更更需要有有专门的的书记员员或记录录员。全全力以赴赴掌控讨讨论是项项专职工工作，因因此最好好指

58、派他他人记录录会议的的进展和和结果。在挑选选人选时时，你需需要记住住记录员员是什么么角色。会议期间间会议期间间，记录录工作要要求有人人：对照议程程记下讨讨论重点点，即哪哪些问题题已取得得一致，以以及将有有谁去跟跟进。熟知惯例例，对会会议程序序（特别别是正式式会议的的程序）提提出意见见手头备有有以前的的会议记记录连同同本次会会议的议议程，以以及备用用资料供供未及带带齐的与与会者留意分配配给每个个议项的的时间。如果在在会前对对限制时时间有一一个巧妙妙的沟通通方法，并并取得一一致意见见，则很很有裨益益。作会议记记录时，很很少需要要逐字记记下。诀诀窍是在在每句话话都记录录和零散散杂记之之间作出出平衡。

59、这就是说说保证作作会议记记录的人人了解其其任务：仔细听听取每个个人的发发言，只只记下基基本详情情和重要要词语以以及发言言者名字字的首字字母，以以便事与与人对得得起来。会议之后后会议一结结束，笔笔记必须须打字作作记录。最明智智的做法法是在记记忆犹新新的时候候就完成成工作（补补写总非非良策）。记录应包包括以下下内容：表明会议议内容的的标题和和开会日日期出席者名名单缺席者的的道歉语语每项议项项的决议议概要，以以及提出出重要意意见者的的姓名何人将做做何事的的概要会议记录录需要把把会议程程序简明明扼要、有条不不紊的写写出来，并并阐明其其目的。要做到到这一点点，须采采取下列列方法：用转述，即即用过去去时态

60、来来记录。例如：“吉姆曾曾指出布朗朗说过这这不成问问题，因因为根据决决定”只描述事事实，不不记录对对所发生生事情的的个人意意见用粗题字字指出将将采取的的行动，或或者名字字首字母母或职衔衔旁边另另开一栏栏列明相相应的行行动在记录终终于印发发之前，你你必须查查核报告告是否真真实。如如果报告告不准确确而引起起误解，整整件事就就乱了套套。必须记住住，记录录本身不不是目的的，而是是对行动动的鞭策策。无论论记录是是何种形形式，其其唯一的的目的是是保证与与会者没没有借口口声称不不知发生生了何时时，或声声称不知知同意了了何事。会议评估估评估会议议并不常常见。大大多数与与会者能能够平安安无恙的的结束了了会议已已