某咨询-某房地产收、发文管理办法

1、总则为规范和和严肃公公司发文文工作，提高发发文效率率、保证证发文质质量。保保证文书书的安全全、及时时传递。特制定定本管理理办法。公司所有有文书的的呈批和和发文由由办公室室统一管管理。其其他任何何部门和和个人不不得以公公司名义义对外发发文。办公室不不得积压压文件，随时呈呈批或下下发。为确保文文书在传传递过程程中的安安全，文文书在公公司内部部的传递递由部门门资料管管理员或或其他专专人负责责。第二章 行文文规则公文的种种类根据公司司现行状状况，需需要办理理的公文文类别主主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会会议纪要要、总结结、计划划、简报报、制度度、规定定、办法法等。通知：传传达上

2、级级的指示示，要求求各部门门办理或或需要通通知的事事项；批批转下级级的公文文或者转转发上级级单位的的公文，用“通知”。通报：把把工作情情况、经经验教训训以及好好坏典型型事例，通知所所属部门门，用：“通报”。报告：向向上级部部门汇报报工作、反映情情况、提提出建议议，不需需上级部部门或主主管领导导批示意意见的，用“报告”。请示：请请求对某某项工作作或问题题做出指指示，给给予答复复，用“请示”。批复：答答复请示示事项，用“批复”。决定、决决议：对对某些问问题或者者重大行行动做出出安排，用“决定”；经过过会议讨讨论通过过，要求求执行的的事项，用“决议”。指示：对对下属部部门阐明明工作活活动的要要求，用

3、用“指示”。函：在没没有隶属属关系的的单位、组织、公司之之间或同同政府机机关、企企业、团团体和个个人商洽洽和联系系工作、事务、询问或或答复问问题时，用“函”。计划：对对一定时时期内的的工作做做出具体体安排的的，用“计划”。总结：把把已经做做过的某某一时期期的工作作进行全全面系统统的总检检查、总总评价、总分析析、总研研究的，用“总结”。简报：汇汇报工作作、反映映问题，帮助领领导掌握握情况的的，用“简报”。条例：用用于规定定某个机机构的组组织和权权限以及及某些专专门人员员任务的的权限的的，用“条例”。规定和办办法：对对某项工工作或活活动进行行具体规规范时，用“规定”、“办法”。议定书：记录有有关各

4、方方对某一一个专门门问题达达成的协协议，用用“议定书书”。会谈纪要要：记录、传达会会议议定定事项和和主要精精神，要要求有关关单位共共同遵守守执行的的，用会议纪纪要。公文格式式公文格式式一般包包括：标标题、主主送部门门（领导导）、正正文、附附件、发发文单位位（单位位公章）、发文文时间、抄送单单位、文文件版头头、公文文编号、机密等等级、紧紧急程度度、阅读读范围等等项。标题：公公文的标标题应当当准确、简要地地概括公公文的主主要内容容并标明明发文部部门、事事由和公公文种类类。主送部门门：指公公文主要要送达的的单位（领导），凡是是向上级级报送均均为主送送部门；一般只只写一个个主送部部门，不不得多头头主送

5、。如需要要，同时时报送另另一上级级，可以以用抄报报的形式式。正式公文文的主体体：文字字简明扼扼要、条条理清楚楚、实事事求是。请示问问题一文文一事，不要一一文数事事。发文单位位：写在在公文下下面偏右右，要写写全称，如以领领导个人人名义行行文，应应冠以职职务身份份。发文日期期：公文文必须注注明发文文日期，以表明明从何时时开始下下文。发发文日期期在发文文部门下下面向右右错开，要写全全年月日日。发文文日期一一般以领领导签发发日期为为准。抄报、抄抄送单位位：属上上级的列列入抄报报，平行行或下级级列入抄抄送。文件版头头：正式式公文一一般都有有版头，版头以以红色大大写印上上“XX（公公司）文文件”，下面面加

6、一道道红线，通常称称为红头头文件（格式见见附表一一）。所所有以公公司名义义下发的的公文一一律用红红头文件件形式。公文编号号：一般般包括代代字、年年号、顺顺序号。公司具具体公文文编号见见附表一一。机密等级级：机密密公文应应当根据据机密程程度划分分等级，分别注注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。附件：公公文如有有附件，应当在在正文之之后，发发文部门门之前注注明附件件名称和和件数。其它：公公文排版版要求详详见附件件。行文要求求下级一般般应按照照直接隶隶属关系系行文，不要越越级行文文，如遇遇特殊必必须越级级行文时时，应抄抄报越过过的主管管领导或或部门。报的公公文应一一文一事事。平行或不不隶

7、属之之间，应应使用平平行文（如函）；要分清主主送与抄抄送，向向上级的的请示不不要同时时抄送下下级；向向下级的的重要行行文，可可以抄送送直接上上级。明确发文文权限。属于全全面的，重要的的方针政政策性问问题，以以公司名名义行文文。属于于限定方方针范围围内的日日常业务务工作问问题，以以有关部部门名义义行文。公文由主主办部门门经办人人拟稿，经部门门经理审审核、签签字后交交办公室室登记。由办公公室送呈呈有关领领导签发发。发文文涉及几几个部门门的，经经办单位位负责组组织相关关部门会会签后，再交办办公室。第三章 发文文的处理理发文的程程序一般般包括拟拟稿、校校对、审审核、签发发、用印印、发文文、归档档等程序

8、序。公文的草草拟、打打印、校校对：经办人负负责公文文的起草草（包括括录入、排版）。草拟拟公文必必须使用用统一格格式的公公文稿纸纸（见附附表三），起草公公文的人人名、地地点、数数字、标标点符号号要准确确，时间间要写具具体的年年月日。人名、地名、文件名名称、事事物名称称等，不不得用简称称。起草公文文后，到到前台统统一打印印、输出出。前台台打字员员核对公公文符合合公文格格式后“加盖草草稿文本本专用章章”。公文打印印后、由由拟稿人人校对无无误后签签字。公文审核核。文件起草草后，由由经办部部门经理理审核、签字。如涉及及其他部部门，经经办单位位负责协协调相关关部门经经理审核核、签字字。把“文件呈呈批单”（

9、具体体格式见见附表），同文文件一并并交办公公室。公文的核核稿。所有公文文呈批前前由办公公室负责责核稿。核稿的的主要内内容包括括：文件呈批批单是否否填写准准确，完完整。所所有相关关部门是是否都已已签字，公文的的文别是是否正确确。公文打印印、排版版格式是是否符合合公司要要求；公文意思思是否得得表达清清楚、准准确。如核稿不不合格，办公室室签署修修改意见见后交经经办单位位重新办办理。公文的呈呈批。办公室核核稿通过过后，在在“文件呈呈批单”上填写写公文编编号和密密级，签签署处理理意见。在“发文登登记表”上登记记后，由由办公室室主任根根据事情情的轻重重缓急，在文件件呈批表表上加盖盖“特急”和“急件”字样。

10、按审批批权限、业务性性质分类类，分别别呈相关关领导审审批。公文批阅阅。“特急”文件必必须马上上办理，“急件”应当尽尽快办理理公司领导导签署修修改意见见后，由由办公室室交拟稿稿人修改改。（如如果修改改不涉及及公文实实质内容容或者仅仅仅是个个别字句句的修改改，可由由办公室室主任加加以修改改。）如如果修改改内容涉涉及到相相关部门门，经办办部门还还须告知知相关部部门经理理。再次送签签时必须须附上修修改前的的所有原原稿。办办公室负负责核对对修改稿稿与原稿稿，确保保公文严严格按领领导意见见进行了了修改，并且经经办人已已经告知知相关部部门经理理（由办办公室主主任电话话查询）。公文打印印、盖印印。公文签发发后

11、，由由主管领领导的文文秘直接接交办公公室。由由档案管管理员负负责打印印正式文文稿。档案管理理员持正正式文稿稿和领导导签发的的终稿、和“文件呈呈批单”到印章章保管员员处履行行盖章手续续。印章保保管员核核对无误误后加盖盖印章。对两张张以上的的文件另另外加盖盖骑缝盖盖。“文件呈呈批单”第二联联由印章章保管员员留存备备查。登记、存存档。公文打印印、盖章章后，办办公室填填写“发文登登记表”后，将将一份正正式文件件、领导导签发的的终稿、文件呈呈批单第第一联存存档备案案。发文。对外发文文：办公室通通知经办办人到档档案室登登记文件件领用后后，自行行办理（机密及及绝密文文件档案案室派人人）；需要以特特快专递递或

12、以电电子邮件件形式发发文的，统一由由办公室室办理。任何部门门和个人人不得以以公司名名义对外外发文。对内发文文：办公室在在公司局局域网上上公布或或通知相相关部门门资料管管理员到到办公室室领文件件复印件件；文件复印印件由档档案管理理员统一一复印。各部门门资料管管理员须须办理文文件借阅阅手续。办公室不不达积压压文件，随时呈呈批或下下发。关于公司司各部的的公文编编字。为便于公公司公文文的使用用、保管管、立卷卷、归档档和查阅阅，将公公司公文文编字明明确为：（一）公公文编号号说明年份部门编字流水号20022董事会办公室人力资源源部财务部京鲁房董董字京鲁房办办字京鲁房人人字京鲁房财财字001公文的借借阅和清

13、清退按档案管管理办法法有关关规定执执行。公文的立立卷、归归档和废废除按档案管管理办法法有关关规定执执行。第四章 收文文的处理理收文处理理。一般般包括登登记、分分文、批批办、分分办、催催办等程程序。来文登记记。凡收到外外部的来来文（政政府批文文、信函函、传真真等），由前台台接收、登记后后交办公公室，由由专人在在收文文登记表表上登记收收文编号号、收文文日期、来文者者、文件件标题、摘要及附件；（“收文登登记表”见附表表。）参加各种种会议或或通过其其它形式式由经办办人取回回的政府府批文、合同等等文件资资料，经经办人须须在当天天交到办办公室，由档案案管理员员办理登登记、备备案、归归档手续续。特殊殊情况经

14、经总经理理批准后后，可于于次日送送档案室室归档。如果次次日恰是是周末，经办人人必须在在周五送送档案室室归档。分文。办公室主主任签署署处理意意见，根根据事情情的轻重重缓急，在文件件呈批表表上加盖盖“特急”和“急件”字样。按审批批权限、业务性性质分类类，分别别呈相关关领导批批阅。文件批阅阅。公司领导导批阅文文件，“特急”文件须须马上批批办，“急件”须当天天批办。所有文文件的必必须在两两天之内内阅批完完毕，由由办公室室及时交交承办单单位。文件分办办、传阅阅。需要转有有关部门门办理或或传阅的的文件，由办公公室将文文件送达达各部门门。各部部门须在在收文登登记单上上签字。各部门门传阅文文件须当当日完成成。

15、经办人文文书办理理期限。电报、机机密文件件等应随随到随办办，以文到一一日内处处理完毕毕为原则则。一般文件件由部门门主管斟斟酌经办办人的工工作量，指定处处理期限限，一般般以文到到三日内内处理完完毕为原原则。合同审批批、计划划、规章章修订等等特殊文文件，部门主主管应斟斟酌实际际需要分分别规定定其处理理期限。来文定有有答复期期限者，应于来来文所定定期限内内处理完完毕。文件催办办。办公室负负责对公公文的办办理进行行催办。跟踪公公文的传传递和进进程，督督促经办办部门在在规定时时间内完完成公文文的办理理。对出出现的问问题负责责协调，协调无无效或超超出协调调权限及及时向有有关领导导汇报。定期向向有关领领导汇

16、报报办理情情况。第五章 附则则本管理办办法由办办公室负负责解释释。本管理办办法的拟拟定或者者修改由由办公室室负责，报总经经理批准准后执行行。本管理办办法自颁布之日日起实施施。附表一、鲁艺房房地产开开发有限限责任公公司办文文呈批单单京鲁房 字字 第第 号文件标题题（文别别）（ ）密级附件拟稿人日期公司领导导办公室主主任经办部门门经理相关部门门经理拟 稿 说 明明鲁艺公司司印章使使用申请请单申请部门门对方单位位申请人日期印章类别别份数公司领导导办公室申请事项项附表二、红头文文件样式式北京鲁艺房地产开发有限公司文件（红色）发文号（黑色）（红色）（密级） 标 题 收文部门（正 文）（附件） （发文单位） （