《ISO 41001-2018 设施管理- 管理体系 要求及使用指南》专业解读与应用指导材料之3：“4 组织环境-4.3 确定设施管理体系的范围”（雷泽佳编制-2024）

《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》专业读与应用指导材料之3：“4组织环境-4.3确定设施管理体系的范围”《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》4.3确定设施管理体系的范围组织应确定设施管理体系的边界和适用性，以确定其范围。在确定范围时，组织应考虑：——4.1中提及的各种外部和内部因素；——4.2中提及的要求；——使用时，与其他管理体系之间的相互影响，以及满足要求的资源。范围应作为成文信息可获取。组织环境确定设施管理体系的范围“确定设施管理体系的范围”相关术语设施管理体系的边界：指设施管理体系所涵盖的具体活动、过程、资产、组织活动、产品和服务等的范围界限。它明确了哪些活动和要素将受到设施管理体系的规范和管理，哪些则不在此范围内；设施管理体系的适用性：指设施管理体系对于特定组织或环境的合适程度和满足度（是否能够满足组织的需求和期望，是否能够帮助组织实现设施管理的目标）。它关乎体系是否能够有效应对组织的内外部因素，满足相关方的需求和期望；设施管理体系的范围：指设施管理体系中所覆盖的特定领域、过程、资产、组织活动、产品和服务以及实体位置等的总和。它明确了体系的管理边界和适用领域。“确定设施管理体系的范围”涉及：识别和理解体系的最大潜在范围(全域范围)：设施管理体系理论上可以涵盖的所有设施管理活动、过程和要素的总和。这包括但不限于组织内部的所有设施、设备、系统、服务以及相关的管理活动；识别设施管理体系所适用的过程、资产、组织活动、产品和服务、实体位置、监视和改进；过程：包括但不限于设施的规划、设计、采购、建设、运营、维护、更新、改造、报废等全生命周期管理过程；资产：指组织拥有或管理的所有与设施相关的资产，包括建筑物、土地、设备、设施系统（如供暖、通风、空调、电气、给排水系统等）、家具、装饰、信息技术基础设施等；组织活动：指与设施管理直接或间接相关的所有组织内部活动。这包括但不限于战略规划、预算制定、项目管理、人员配置、培训与发展、采购与供应链管理、质量管理、环境管理、健康安全管理；产品和服务：指由设施直接或间接提供的所有产品和服务。产品可以是有形的（如办公家具、设备、设施配件等），也可以是无形的（如清洁服务、能源供应、信息技术支持等）。服务则涵盖了设施运营、维护、管理等方面提供的所有专业性和支持性服务；实体位置：指设施管理体系所涵盖的具体地理位置或场所。这可以包括组织的主要办公地点、工厂、仓库、研发中心、销售网点等所有与设施管理相关的实体位置；监视和改进：用于监视设施管理体系绩效和识别改进机会的所有活动和过程。关于如何实现成果的规范不包括在范围界定过程中：强调范围界定的重点在于确定设施管理体系的边界和所涵盖的要素，而不是具体规定如何实现成果或目标。实现成果的规范将在设施管理体系的其他部分（如目标设定、策划、实施和运行等）中详细阐述。组织应确定设施管理体系的边界和适用性，以确定其范围。界定设施管理体系的边界；过程边界：组织应识别并确定哪些过程属于设施管理体系的范畴。这些过程可能包括设施的规划、设计、采购、建设、运营、维护、更新、改造、报废等全生命周期管理过程；组织活动边界：界定哪些组织活动与设施管理直接或间接相关，需要纳入体系管理。这可能包括战略规划、预算制定、项目管理、人员配置、培训与发展、采购与供应链管理、质量管理、环境管理、健康安全管理等活动；资产边界：明确设施管理体系所管理的资产类型，如建筑物、土地、设备、设施系统、家具、装饰、信息技术基础设施等。组织应根据自身实际情况，确定哪些资产需要纳入设施管理体系；产品和服务边界：明确设施管理体系所关注的产品和服务类型，包括由设施直接或间接提供的有形产品和无形服务。这些产品和服务的质量和效率对组织的运营效果和员工的工作效率有直接影响。实体位置边界：确定设施管理体系所涵盖的地理位置或场所，如组织的主要办公地点、工厂、仓库、研发中心、销售网点等。不同实体位置可能具有不同的设施管理需求和挑战。确定设施管理体系的适用性；在确定设施管理体系的范围时，组织应考虑体系的适用性，即确定设施管理体系对于特定组织或环境的合适程度和满足度。这要求组织对自身的设施管理现状进行全面评估，识别存在的问题和改进的机会，并据此确定设施管理体系的重点和优先级。保范围的清晰性和可理解性。组织应确保所确定的设施管理体系范围清晰明确，易于理解和沟通。在确定范围时，组织应考虑：“4.1理解组织及其环境”中提及的各种外部和内部因素；组织在确定设施管理体系的范围时，应全面理解自身的内部和外部环境。内部因素可能包括组织的文化、战略、目标、治理结构、业务模式、知识和绩效等有关的因素；外部因素则可能包括法律法规、市场环境、技术发展趋势、竞争态势、社会文化和经济环境等有关的因素。这些内外部因素将直接影响设施管理体系的设计和实施，因此必须在确定范围时予以充分考虑。“4.2理解相关方的需要和期望”中提及的要求；按照4.1和4.2中所阐述的分析，对相关方所需成果而言重要的活动进行优先排序；理解相关方的需要和期望（见4.2）：组织应主动识别并确定所有与设施管理相关的方，包括但不限于上述提及的各类相关方；通过沟通、调研、问卷调查等方式，收集并理解这些相关方对设施管理的具体需要和期望。这些需要和期望可能涉及设施的安全性、舒适性、功能性、可持续性、经济性等多个方面；组织应确保对收集到的信息进行整理和分析，以便在设施管理体系的策划和实施过程中充分考虑这些需要和期望。对相关方所需成果而言重要的活动进行优先排序：基于对组织内外部环境（见4.1）和相关方需要和期望的理解，组织应对设施管理活动进行重要性评估。评估应关注哪些活动对满足相关方需求、实现设施管理目标具有关键作用。这些活动可能涉及设施的日常维护、定期检修、安全管理、能源管理、环境管理等；根据评估结果，组织应对设施管理活动进行优先排序。优先排序应确保关键活动得到优先处理，以确保设施管理体系的有效性和高效性；优先排序还应考虑活动的紧急程度、资源需求、风险水平等因素，以确保设施管理资源的合理配置和有效利用。确保体系能解决长期(整个生命周期)的需要；设施的全生命周期管理；设施的全生命周期通常包括规划、设计、建造、运行、维护和报废等多个阶段。每个阶段都有其特定的需求和挑战，需要设施管理体系提供相应的支持和保障；设施管理体系应当覆盖设施的全生命周期，确保在各个阶段都能提供有效的管理策略、方法和工具，以满足设施的功能性、安全性、经济性、可持续性等要求。长期需求的识别与满足。组织在确定设施管理体系的范围时，应深入分析和识别设施在全生命周期内的长期需求。这些需求可能包括设施的持续运行、能效提升、安全保障、环境友好、维修维护、更新改造等多个方面；设施管理体系应针对这些长期需求，制定相应的管理目标、计划、流程和标准，确保设施在长期使用过程中能够得到有效的管理和维护。确保设施管理体系能提供所需的灵活性和响应速度；设施管理体系能提供所需的“灵活性”的涵义；设施管理体系的灵活性：指设施管理体系能够适应组织内外部环境变化、业务需求调整以及设施类型和管理阶段的不同，而进行相应的调整和优化，以保持管理体系的有效性和高效性。这种灵活性体现在管理流程、资源配置、决策机制等多个方面；在确定设施管理体系的范围时，组织考虑确保设施管理体系能提供所需的灵活性；识别并评估变化因素：组织应首先识别可能影响设施管理的内外部变化因素，如市场需求变化、技术进步、法律法规更新、设施老化等，并评估这些因素对设施管理体系可能产生的影响；设计可调整的管理流程：在构建设施管理体系时，组织应设计具有可调整性的管理流程，确保在面临变化时能够快速调整和优化流程，以适应新的管理需求；配置可调配的资源：组织应合理配置设施管理所需的资源，包括人力、物力、财力等，并建立资源调配机制，确保在需要时能够迅速调配资源以应对紧急情况或业务需求变化；建立灵活的决策机制：组织应建立灵活的决策机制，减少决策层级和审批环节，提高决策效率，确保在面临变化时能够迅速做出决策并付诸实施；鼓励创新与持续改进：组织应鼓励设施管理团队和员工创新思维方式和工作方法，不断探索新的管理技术和方法，同时建立持续改进的机制，不断优化设施管理体系，提高其灵活性和适应性。设施管理体系能提供所需的“响应速度”：指设施管理体系在面对设施故障、突发事件、业务需求变化等情况时，能够迅速识别问题、制定解决方案并付诸实施的能力。这种响应速度直接影响到组织的运营效率和服务质量。在确定设施管理体系的范围时，组织应考虑确保设施管理体系能提供所需的响应速度。建立快速响应机制：组织应建立设施管理快速响应机制，明确响应流程和责任人，确保在接到问题报告或发现异常情况时能够迅速启动响应程序；采用先进的信息技术：组织应利用现代信息技术手段，如物联网、大数据、人工智能等，实现对设施状态的实时监控和数据分析，以便及时发现问题并快速响应；配备专业的应急团队：组织应组建专业的应急团队，负责处理设施故障、突发事件等情况，团队成员应具备丰富的专业知识和实践经验，能够迅速制定有效的解决方案；加强设施维护与管理：组织应加强对设施的日常维护与管理，通过定期巡检、预防性维修等方式，降低设施故障率，减少应急响应的需求；开展应急演练与培训：组织应定期开展应急演练和培训活动，提高设施管理团队和员工的应急响应能力和水平，确保在真正面对问题时能够迅速、有效地进行应对。使用时，与其他管理体系之间的相互影响，以及满足要求的资源。设施管理体系与其他管理体系的相互影响：设施管理体系不是孤立存在的，它与组织内的其他管理体系（如质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等）存在着相互影响和关联；在确定设施管理体系的范围时，组织应通过分析这些管理体系的目标、流程、输出和要求，识别和理解这些相互作用，以确保设施管理体系能够与其他体系有效地协同工作，共同支持组织的战略目标；这种相互作用可能涉及信息共享、流程对接、资源调配等多个方面，组织需确保设施管理体系的策划和实施能够充分考虑到这些跨体系的影响。资源需求的评估与满足：鉴于设施管理体系与其他管理体系的相互作用，组织在确定设施管理体系范围时，还需评估满足这些相互作用所需的资源；这些资源可能包括人力资源（如具备多体系知识和技能的员工）、物力资源（如设施、设备、工具等）和财力资源（如预算、资金等）；组织应确保这些资源得到合理配置和有效利用，以支持设施管理体系与其他管理体系的顺畅对接和高效运行。正式管理体系的特别关注。在考虑跨体系影响时，组织应特别关注那些具有正式标准和要求的管理体系，如ISO9001；组织应确保设施管理体系的策划和实施与这些正式管理体系的要求保持一致，避免潜在的冲突和不一致；通过与这些正式管理体系的对接和整合，组织可以进一步提升其整体管理水平和竞争力。。沟通设施管理体系的范围；在确定了设施管理体系的范围之后，沟通这一范围也是至关重要的，它涉及：识别所有需符合该体系的各方或实体；这一步骤要求组织明确哪些内部部门、外部合作伙伴、供方、客户或其他相关方将受到设施管理体系的影响，并需要遵守该体系的要求；通过全面识别相关方，组织可以确保设施管理体系的覆盖范围广泛且准确，避免遗漏任何关键实体。准备适用于各方/实体的沟通信息；根据不同相关方的需求和角色，组织需要定制沟通信息，以确保信息的针对性和有效性；例如，对于内部部门，沟通信息可能侧重于体系的具体要求和操作流程；而对于外部供应商，则可能更关注于符合性要求和期望的沟通；沟通信息应清晰、简洁，并包含所有必要的信息，以便相关方能够充分理解设施管理体系的范围和要求。使用适当的沟通媒介和渠道；为了确保关键信息能够清晰明确地传达给所有相关方，组织需要选择合适的沟通媒介和渠道；这可能包括书面文件（如手册、政策文件）、电子邮件、会议、研讨会、在线平台等多种形式；选择沟通媒介和渠道时，应考虑相关方的偏好、可达性和信息的重要性，以确保信息的有效传达和接收。在适当的时间间隔内检查和确认对于范围的理解。沟通不是一次性的活动，而是一个持续的过程。组织需要定期检查和确认相关方对设施管理体系范围的理解；这可以通过问卷调查、面对面访谈、审核会议等方式进行。通过这些活动，组织可以及时发现并解决任何误解或混淆，确保所有相关方对设施管理体系的范围有准确和一致的理解；此外，随着组织环境和相关方需求的变化，设施管理体系的范围也可能需要相应调整。因此，定期检查和确认理解也是确保体系持续有效性和适应性的重要手段。。范围应作为成文信息可获取，以确保所有相关方都能够清楚地了解并遵循设施管理体系的范围。设施管理体系范围成文信息的表述方式：范围声明文件：是设施管理体系范围成文信息的主要表现形式，它明确界定了设施管理体系的边界、适用性和所包含的具体内容，包括：标题：应明确标注为“设施管理体系范围声明”或类似名称，以便识别；目的：简述编制范围声明文件的目的，即明确设施管理体系的边界和适用性；组织概况：简要介绍组织的基本情况，包括名称、类型、规模、地理位置等；范围界定；边界描述：清晰界定设施管理体系所覆盖的设施、服务、活动或过程的范围，明确哪些被纳入管理体系，哪些被排除在外；适用性说明：阐述设施管理体系如何适用于组织的具体情况和需求，包括组织的类型、规模、地理位置、业务活动等。考虑因素；外部因素：列举并说明在确定范围时考虑的主要外部因素，如法律法规、市场需求、技术趋势等；内部因素：列举并说明在确定范围时考虑的主要内部因素，如组织的战略目标、核心价值观、资源能力等。相关方要求：概述相关方（如客户、员工、监管机构等）对设施管理体系的要求和期望；与其他管理体系的相互影响：说明设施管理体系与其他管理体系（如质量管理体系、环境管理体系等）之间的相互影响和整合情况；资源需求：描述实施设施管理体系所需的资源，包括人力、物力、财力等；范围变更管理：说明如何对设施管理体系的范围进行变更管理和定期审查；批准与发布：明确范围声明文件的