档案管理规范培训课件学习培训课件

1、档案管理规范一、档案的概念、特点、作用、门类（一）档案的概念 中华人民共和国档案法第二条规定，“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”（二）档案的特点： 1、档案是各种机关、组织和个人在特定社会活动中形成的 明确以下两点： 第一，档案来源于一定的基本单位； 第二，档案来源于形成者特定的社会实 践活动。2、档案是由文件有条件的转化来的 各单位、社会团体和个人在自身活动中，为了相互交往和记录事务，总要产生和使用许多文件材料，又可以称为历史记录材料，由于工作的

2、持续和事业的发展，以及其它各种需要，人们又把日后仍须查考的文件材料有意识地留存下来，这就成为了档案。因此，档案是由作为原始记录的文件转化而来的。文件转化为档案一般须具备二个条件：第一，办理完毕的文件才能归入档案，正在承办中的现行文件不是档案，文件具有现行效用，档案一般是完成了传达和记述等现行使命而留存备查的历史文件。第二，对日后实际工作和科学研究等活动，有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样 在长期的丰富的社会实践中，各个时期，各个单位，出于不同的需要，形成了各种形式的档案材料。归纳起来包括两个方面： 一方面指档案信息的载体形式。如：甲骨、金石、竹木

3、、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等等。 一方面指档案信息的记录方式。又可分为三种类型：一是从档案信息处理技术上，有刀刻、手写、印刷、摄影、录像、激光扫描等；二是从表达的方式上，可归纳为文字、图像、声音等；三是从传达信息的文体上，古代有制、诏、奏折、题本，近代有令、布告、咨呈，现代有指示、通知、报告、总结、计划等等。4、档案是直接的历史记录 档案是直接的历史记录，或说成档案是历史的原始记录。档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成单位或人物特定活动的历史记录，具有很强的记录性。所以它具有很高的查考价值。 档案又不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不

4、是事后编写或随意收集的材料，具有原始性的特点。(三)档案的作用： 档案主要具有凭证作用和参考作用。（四）档案主要门类：文书档案、实物档案、照片档案、多媒体档案、科技档案、会计档案和专门档案等。 二、档案的整理档案门类：文书档案、照片档案、实物档案、录音录像档案、会计档案1、归档整理范围：（1）上级机关颁发的文件材料: 直属上级颁发的需要执行的法律、法规、制度、指导性文件（如：决定、指示、通知、规划、计划等） 会议文件 上级机关、团体视察、检查本团体及活动场所形成的文件材料。（2）同级和非隶属关系单位颁发的文件材料 同级团体和非隶属机关颁发的非本团体主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 有关业务

5、机关对本团体及活动场所工作检查形成的重要文件； 同级团体和非隶属机关与本团体及活动场所联系、协商工作的文件。（一）文书档案的整理（3）本团体及活动场所形成的文件材料 年度工作总结计划、会议记录及各类统计报表、花名册。 组织机构沿革、大事记及各种规章制度。 召开各类会议的通知、议程、讲话等材料。 重大节日开展的各种团体活动形成的方案、计划、信息、总结、 情况汇报等材料 简报、信息及各种调研报告。 人大代表建议、政协委员提案及办理结果。 表彰奖励通报、决定等材料。 各种出版物的印本、底稿，各种剪报材料。 （一）文书档案的整理2、整理的基本单位：以件为单位进行整理。 注：件的确定：一般以每份文件为一

6、件，文件正本与定稿为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件正文与附件为一件，原件与复制件为一件，来文与复文为一件。3、整理的基本环节（整理流程）：收集文件装订排列编号装盒录入“易初”档案管理系统（一）文书档案的整理收集文件：按照年度收集文件。装订：每份文件采用订书钉左侧间隔1015公分两订装订（不同大小的纸张，要依照下齐左齐的原则），注意不要压住字迹；材料较厚的文件可以使用细棉线绳三孔一线装订。排列：按照文件材料形成时间顺序进行排列。（一）文书档案的整理（一）文书档案的整理编号（盖章）：在每件档案首页上方空白处加盖档号章。注：1、归档章行高各8mm；列宽从左至右13m

7、m、13mm、8mm、8mm。 2、类别号填写“WS1”，可以空填。 3、年度：为文件形成的年度即归档年度。 4、件号：同一年度的文件按照时间顺序排列的流水号（1，2，3，4n）。（一）文书档案的整理装盒：档案分年度按照件号从小到大依次装入3CM文书档案盒，填写档案盒脊背项目（只填写“年度”、“起止件号”），“起止件号”填写装入档案盒中的档案件号，如110。每盒放一张盒内备考表，填写整理人、检查人、整理时间，不同年度形成的档案不能放入同一档案盒。（一）文书档案的整理档案盒脊背备考表（二）照片档案的整理1、照片档案的归档范围：上级领导、社会著名人物来本团体检查、视察、指导工作的照片。本团体召开的

8、各种会议、培训的照片。本团体组织的各种团体活动的照片。本团体各类宣传报道的照片。本团体外事活动的照片。本团体发生的各种重大事件、事故的照片。本团体获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品的照片。本团体组织或参加的其它重要活动的照片。注：照片只存电子照片，不需要洗出纸质照片；注意归档照片的质量。（二）照片档案的整理2、整理的基本单位：以件为单位进行整理，一张照片为一件。 3、整理的基本环节（整理流程）：收集照片排列编号（照片改名）录入“易初”档案管理系统收集照片：按照年度收集照片，以件为单位整理。排列：按照时间顺序，同一组照片相对集中排列。（二）照片档案的整理编号（照片改名）

9、：对数码照片文件名重新命名，格式为“门类年度保管期限张号” 门类：指数码照片的代号，统一用SP表示。 年度：数码照片所属年度。 保管期限：整理时全部标记为“1”。 张号：每一年度内数码照片的排列，从“1”开始的顺序 编号，张号用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补 “0”。例如：SP2005100001.JPG（二）照片档案的整理录入“易初”档案管理系统：数码照片由于不洗出纸质照片，因此必须用软件来进行管理，以便查阅。录入时注意照片的文字说明，内容主要包括时间、地点、人物、事由、结果等。（三）实物档案的整理1、实物档案归档范围：主要包括本团体获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣

10、传品等。2、实物档案的整理：排列：实物档案依其时间先后顺序排列；编号：实物档案应以“件”为单位按一件一号原则开始编制流水号，将编号填写于“口取纸”并粘贴在实物右下方或底部。录入“易初”档案管理系统：使用微机软件进行管理。（四）录音录像档案的整理1、录音录像档案的归档范围：(可以是磁带、录像带、光盘)上级领导、社会著名人物来本团体检查、视察、指导工作的录音录像。本团体召开的各种会议、培训的录音录像。本团体组织的各种团体活动的录音录像。本团体组织或参加的其它重要活动的录音录像。2、录音录像档案的整理：排列：录音录像档案依其时间先后顺序排列；编号：录音录像档案应以“件”为单位按一件一号原则开始编制流水号，将编号填写于“口取纸”并粘贴在录音录像的右下方。录入“易初”档案管