天然温泉度假村-行政部管理手册

1、目录岗位职责和工作内容行政总监岗位职责-（3）行政经理岗位职责-（4）行政专员岗位职责-（5）行政秘书岗位职责-（6）后勤主管岗位职责-（7）司机岗位职责-（8）工作流程与制度一、工作流程1、文件收发-（9）2、档案管理-（10）3、印章管理-（11）4、办公制度制定-（12）5、行政事务处理-（14）6、行政经费预算-（15）7、行政经费控制-（17）8、会议管理-（18）9、活动组织-（19）10、接待管理-（20）11、宿舍管理-（21）12、车辆管理-（22）13、司机出车-（23）二、现行制度1、文书管理规定-（24）2、档案管理制度-（32）3、宿舍管理制度-（34）4、车辆管理制

2、度-（36）5、办公室准则-（38）6、办公室奖惩制度-（40）7、值班经理制度-（42）8、办公室会务组织管理规定-（44）第三章 表格与单据1、酒店司机每日工作安排表-（46）2、酒店司机出车工作安排表-（47）3、酒 店 车 辆 请 修 单-（48）4、总值经理排班表-（49）5、公文呈报表-（50）6、合同审批表-（51）7、文 件 办 理 表-（52）8、公章使用申请表-（53）9、已批文件下发登记表-（54）10、档案借阅登记表-（55）11、固定资产验收单-（56）12、固定资产调拨单-（57）13、固定资产报修单-（58）14、固定资产报废单-（59）第一章 岗位职责和工作内容

3、行政总监岗位职责（编号：DT-EXE-001）直属上级 副总经理直属下级 行政经理、人事经理、保安经理、工程经理岗位职责范围规范制度管理行政事务处理下属人员管理工作内容参与制定酒店年度管理费用总预算和季度预算调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算。审核人力资源、行政办公、后勤总务、安全保卫、公关、工程技术等行政管理相关规章制度。审核人事、行政、办公、总务、安全、公关、技术功能年度计划和各类方案。审核行政管理方针、措施和分管部门的工作细则。负责重要对外接待和公关事务的组织、安排和实施，在上级的安排下代表酒店参加重大活动。负责酒店法律事务的组织工作，指导、监督、检查酒店保密工作的执行，负责重大突发

4、行政事件的调查和处理。定期对下属部门的工作进行检查并提出改进意见和要求，指导酒店后勤工作的开展。负责分管部门经理考核和各分管部门主管考核结果的审核。组织分管部门和人员绩效考核工作的实施，处理分管部门人员的考核申诉。行政经理岗位职责（编号：DT-EXE-002）直属上级 行政总监直属下级 行政专员、后勤主管、行政秘书岗位职责范围制度规范建设行政事务管理公共关系管理文书档案管理后勤总务管理下属人员管理工作内容制定和维护酒店各项通用管理制度，组织各部门制订和完善管理流程。制定办公、行政、总务、公关等功能的年度计划。制定部门工作细则，组织制定酒店年度、季度、月度、周工作计划。负责酒店值班工作安排和协调

5、。主持召开酒店及部门的各类会议。签批酒店内部各类行文的办理意见，督导酒店档案管理工作。负责印章管理和文件用印管理工作。负责重要对外接待和公关事务的组织、安排和实施。负责酒店突发公关危机的调查和处理。负责酒店各类责任目标的督察、协调、反馈和考核。督导酒店后勤和总务工作。负责组织开展部门培训工作。负责部门主管考核和各主管对下属考核结果的审核。负责部门的成本管理工作。组织行政人员的绩效考核过程，协助行政总监处理绩效考核的申诉。行政专员岗位职责（编号：DT-EXE-003）直属上级 行政部经理岗位职责范围协助管理制度建设行政事务管理公关关系管理工作内容协助拟订酒店各项通用管理制度，协助各部门制订和完善

6、管理流程。协助制定办公、行政、总务、公关等功能的年度计划。协助制定部门工作细则，协助制定酒店年度、季度、月度、周工作计划。负责酒店经理值班、节假日值班安排。负责酒店报刊的征订工作。负责组织副总办公会议、部门内部会议的召开及会议决议的跟踪落实。负责酒店及本部门行政管理费用的预算、决算草案编制工作。负责酒店各类证照、批复的申办、保管、变更、年审及注销工作。负责组织开展酒店工会、团委、义工组等相关社团工作及活动。负责组织开展政府举办的酒店各项创优、评优工作。协助做好酒店内外关系协调。协助重要对外接待和公关事务的组织、安排和实施。负责组织酒店质检工作。负责组织酒店信息收集和信息调研工作的开展。完成上级

7、安排的其他工作任务。行政秘书岗位职责（编号：DT-EXE-004）直属上级 行政部经理岗位职责范围文书档案管理会务组织管理事务协调处理领导秘书服务工作内容负责起草以总经理或总经办名义发出的各类公文。负责起草以酒店名义发出的各类对外公文、信件。负责撰写酒店总经理、副总经理参加各类活动的发言稿。协助拟定酒店各类经营管理方案和年度总结计划。负责酒店外部来文、内部呈文、发文等各种行文处理工作。负责酒店及总经理信函、信件的接收处理工作。负责酒店文件的打印、复印和装订工作。负责酒店文件的汇总、整理、编号和归档管理工作。负责总经理召开的各种会议的组织工作及会议决议的跟踪落实工作。负责总经理召开各种会议的会议

8、纪要整理工作。负责酒店用印工作。负责根据总经理的工作目标指令，协调跨部门推进的各项工作。负责收集和处理同行和市场信息，为总经理决策提供参谋建议。负责提供总经理日常秘书服务工作。完成上级安排的其他工作任务。后勤主管岗位职责（编号：DT-EXE-005）直属上级 行政部经理直属下级 司机岗位职责范围后勤制度建设员工后勤管理总务工作管理下属人员管理工作内容协助员工宿舍、食堂、办公、车辆、资产等后勤总务管理制度，负责后勤管理制度的监督、落实。负责员工食宿安排及员工宿舍、食堂的环境、卫生、纪律等相关管理工作。负责员工食宿费用的预算、结算工作。负责酒店车辆的调配安排。负责编制车辆年度、月度维修保养计划，组

9、织开展车辆的定期维护、保养。负责酒店车辆年检、保险、税费等相关手续的组织办理。负责组织酒店车辆费用的预算、结算工作。负责车辆事故的处理，开展事故原因的调查工作。负责组织落实酒店办公公共环境卫生工作及节能工作。负责酒店办公设施设备的申购、配置及维护保养工作。负责酒店办公 费用的统计管理工作。负责酒店固定资产及低值易耗品的管理工作。负责酒店经营临时所需的人力、物资调配工作。负责对司机进行培训、考核。完成上级安排的其他工作任务。司机岗位职责（编号：DT-EXE-006）直属上级 后勤主管岗位职责范围提供出车服务车辆性能维护工作内容负责提供酒店内部公务用车服务和客人租车服务。协助前厅部提供主楼与附楼之

10、间的摆渡车服务。负责定期对车辆性能进行检查和维护保养工作。负责酒店领导车辆的检查、保洁和维护保养工作。负责掌握车辆维修保养的业务知识，对车辆的一般鼓掌能快速分析、判断并及时排除。负责了解当地交通管理政策法规和事故处理的业务知识，熟悉当地道路、交通、气象情况。执行酒店车辆安全管理制度，确保车辆无碰撞、无刮花、无损坏。负责协调保险公司、维修厂处理和解决交通事故。负责监督车辆日常维修工作。负责按要求做好车辆行驶记录、费用登记申报工作。协助上级办理车辆相关手续。完成上级安排的其他工作任务。工作流程与制度一、工作流程政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-001文件收发步骤-ST

11、EP标准-STANDARD提示-TIPS1收文处理收到文件后，及时填写收发文件登记表填写收文登记表2、文件分类及审核签发根据文件类型进行文书分类根据文件类型，拟订办公室意见及时送至审批领导，督促文件审批速度审核、签发在文件传递中要填写文件签收表，记录文书传递时间及情况填写公文呈报表填写内部公文签收表3、发文处理根据审核、签发意见及时发送至相关部门记录文件接收情况，确保文件精神准确下发至相关部门填写收发文登记表4、文件保存重要文件进行整理分类编制成卷并定期查阅、更新制定各类文件保存目录政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-002档案管理步骤-STEP标准-STANDAR

12、D提示-TIPS1档案整理根据档案管理标准进行文件收集，并将起整理形成档案按雏形档案目录表2、档案分类根据档案性质对其进行分类，在将同一类型档案进行细分，便于档案编号3、档案编号管理分好类的档案按照规定对其进行编号，以便于日后工作查找分类档案目录4、档案归类管理将已分类、编码的档案进行归档、保存对于保存期限不同的档案进行定期检查5、档案调阅管理根据档案登记限制档案借阅对档案借阅过程进行登记管理档案借阅表6、档案清理定期打扫档案存放处，并对其进行盘点将过期或者报废的档案及时清理、销毁政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-003印章管理步骤-STEP标准-STANDARD

13、提示-TIPS1印章刻制根据公司用章要求提出申请，填写申请表申请表报上级领导审核审批选择印章刻制公司进行印章刻制档案目录表2、制定印章管理规定根据印章用途制定印章管理规定，明确印章的使用范围、使用程序和保管办法3、印章保管根据别授权的保管权限对印章进行保管分类档案目录4、印章使用严格保障使用的规范性，遵守印章使用程序5、印章废弃根据公司实际情况提出申请根据国家相关规定和公司印章管理办法，印章废弃应向上级领导提出申请并备案档案借阅表政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-004-01办公制度制定步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1收集制度建议和要求了解与制

14、度有关的人员和部门的意见和建议确保制度制定的有效、可行性2、起草制度草案起草过程必须时刻保持同相关部门和人员的联系，倾听他们对制度所涉及内容的想法需要参考公司其他制度和旧制度，确保同旧制度和其他制度的有效衔接参考国家法律法规，避免制度内容违法3、组织会议讨论行政部组织讨论会议，对初步拟订的制度条款进行讨论和完善参会讨论人员包括公司高层领导、各部门的负责人和行政部主管级以上员工对参会人员的意见和建议进行汇总，在此基础上，对制度条文进行完善4、制度草案公示在初稿完成后需要在公司显著位置张贴共示请公司员工对制度初稿提出意见，并收集员工意见政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE

15、-004-02办公制度制定（续）步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS5、修改完善制度草案在公示期间收集的员工各类意见和建议，并进行汇总、分类在此基础上对制度进行修改完善6、制度草案报审将修改完善的制度报上级领导审批上级领导对制度草案进行审核通过后，签字生效，如上级领导认为有待改进，则提出改进意见，交行政部修改完善，直到上级领导审核通过为止7、制度实施制定发布办公制度的通知和公告组织公司员工了解和学习新制度按照新制度要求开展工作政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-005行政事务处理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、制定事务处理规范制定

16、行政事务处理规定将行政事务处理规定报相关主管领导审核、审批后执行2、接受事务处理任务行政部工作人员根据各自岗位职责接受行政事务处理任务3、明确事务处理要求和期限工作人员在行政处理任务时，应与任务传达者明确事务处理要求和期限4、进行事务处理根据岗位职责和权限，选择合适的工作方法在事务处理过程中遇到疑问及时提出工作人员根据自身的权责范围内调配信息处理，协调各种信息处理疑问，并解决问题5、汇报任务完成情况工作人员向任务派发人及主管上级汇报事务处理情况6、相关资料和信息整理工作人员根据公司规定对事务处理过程中的表单及其他信息进行整理归类将整理归类的表单及信息资料汇总归档政策和程序Policy&Proc

17、edure编号：P&P-EXE-006-01行政经费预算步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、各部门指定、上报年度经费预算每年年初，各部门根据上年度行政经费开支情况，结合本年度工作进度与实际需求制定年度经费需求行政经费预算实施细则各部门年度经费需求计划表2、汇总、审核各部门年度经费需求计划受理各部门的年度经费需求计划并根据公司行政经费预算实施细则及相关规定进行初审对于超支或不合理的经费要求予以驳回3、编制行政经费年度预算计划汇总各部门合理的经费需求计划根据各部门的计划表编制公司级行政经费年度预算计划表（初版）4、报审、修改年度预算计划编制完成后，报行政部经理审核行政部经理根据上

18、年度各部门行政经费的支出情况、本年度的实际需求及公司本年度总体预算情况，审阅行政经费年度计划工作人员根据经理审核意见，与相关部门负责人商议后，修改预算计划修改后的行政经费年度计划（第2版）经行政部经理审核后，报上级领导审批根据上级领导审批意见，修改预算计划，直至符合公司相关要求，形成正式行政经费年度预算计划政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-006-02行政经费预算（续）步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS5、颁发年度预算计划根据公司公文管理制度，将行政经费年度预算计划编号、印制、发文6、编制月用款预算计划工作人员根据行政经费年度预算计划在财务部配合下

19、编制各部门每月用款计划各部门月用款计划经相关部门负责人审阅后，报行政部经理审核、总经理审批7、行政经费拨款申请工作人员根据每月用款计划，向财务部提出经费拨款申请财务部根据每月用款计划结合各部门的业务情况及行政部资金结存情况给予拨款政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-007行政经费控制步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、下达行政经费年度计划每年年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门行政经费年度预算计划2、分解行政经费控制目标根据各部门的实际情况，分解各部门的行政费用支出指标制定目标管理体系的具体指标3、各部门提出行政经费申请各部门根

20、据实际业务的开展情况，提出行政经费申请各部门负责人负责审核本部门所发生的各项费用单据4、按控制目标逐级审核各部门负责人审核后，在单据齐全、内容符合要求、数据无误的情况下，在报销单据上签字确认，报行政部审核行政部审核各项费用是否符合预算计划的项目、内容、额度，并签署相关意见对于预算外的费用，需报上级领导审批对于未得到批准的费用由发生部门承担5、财务部办理报销对于预算范围内的费用，经行政部负责人审核后，到财务部办理报销对于预算外费用需上级领导审核批准后，交财务部报销政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-008会议管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、确

21、定会议主题询问上级领导，确定会议主题2、确定会议时间选择合适的会议时间，便于参会者全部出席3、选择会议地点根据会议性质和与参人员选择理想的会议地点4、会议议程安排根据会议主题、时间、参会人员等因素拟订会议议程安排表会议议程安排表5、会议布置根据会议场地特点和会议性质合理地布置会议现场6、会场通知将会议议程安排表与会议通知单一并发送参会人，并确认会议期间是否能够到场7、会议资料、用品准备制定会议用品明细表，根据该表准备会议资料及用品，确保会议顺利进行会议用品明细表8、会议过程服务引导参会人员签到并入席，及时统计到会人员数量提前安排会场服务9、会议记录安排专人采用适当、有效的方式对会议内容进行记录

22、，保证会议内容记录完整10、会后跟踪对会议中提出的议题、决议进行会后检查、跟踪、管理政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-009活动组织步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、确定活动主题根据年度活动计划表确定活动主题安排相应人员进行活动策划2、确定活动内容根据活动主题选择活动内容，达到活动组织的目的3、确定活动人数进行活动参加人员统计，向不能参加活动人员的了解原因4、活动预算根据公司活动预算规定进行计算5、活动申请制定活动策划方案与活动申请表一同报上级领导审核、审批6、活动实施审批通过后，进行活动实施，活动负责人在活动过程中进行控制7、活动总结活动负责

23、人在活动结束后对活动整个过程进行总结，并提出改进意见政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-010接待管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、接受接待任务接待任务需明确接待日期和接待对象2、收集接待对象信息信息收集应准确、全面3、制定接待计划接待计划包括接待标准、接待程序、接待成本及接待事项等，报上级领导审批上级领导审核通过后交行政部执行，审核未通过，交行政部修改至审核通过4、安排车辆和食宿根据接待安排，分析现有车辆状况，确保接待车辆安排宾客食宿，进行住宿预定接待行程安排表5、实施接待根据接待规格组织接待活动，包括请相关领导、布置现场等6、返程票务预定

24、根据接待行程安排，提前为客人预定返程车票或机票7、客人送站提前为客人准备送站的车辆，并安排相关领导同客人进行道别8、费用结算和报销对接待期间的费用凭证进行整理汇总，报财务部进行审核财务部根据公司报销规定进行费用报销政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-011宿舍管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、员工宿舍申请酒店员工均可申请员工宿舍需填写住宿申请单，交相关部门审核2、员工住宿登记由后勤主管统一登记3、物品发放员工需要部分生活用品可以领用，但需签字确认员工日常生活用品自备4、宿舍日常管理员工在宿舍住宿期间必须服从宿舍管理员的安排和公司有关规定定期对

25、员工的住宿行为和宿舍卫生等情况进行检查考核对违反管理制度者或检查多次不合格者给予一定处罚，情况严重者，责令搬离宿舍接待行程安排表5、退宿舍离职、或被责令搬离宿舍必须搬离退宿手续退宿时，必须交还宿舍各类钥匙及其他需退还物品并需要宿舍管理员确认后，方可离开政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-012车辆管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、车辆购置按经济、适用、配套的原则进行选购根据车辆使用性能合理选择，考虑原有车辆的利用率，掌握好商务用车与租车业务用车的比例2、设置车辆管理档案要登记车辆的来源、购买日期、原值、基本装备、技术性能、定期行使里程等凡车辆

26、调动、牌照变更、停驶、封存、维修、改装、改造、车损等必须记入档案3、车辆使用管理根据企业情况制定车辆管理制度使用车辆人员提前做好车辆预约根据车辆预约的人数、行车路线等，做好派车计划，进行车辆调度、安排合适司机对于不能安排车辆或变更出车时间等情况，要作好解释说明，避免耽误工作4、车辆维护保养必须对车辆即使保养和维修定期清洁、检查、紧固零件、更换磨损件必要时进行大修，消除隐患，排除故障接待行程安排表5、定期车检、缴费按国家有关规定准时缴费6、车辆报废因事故或自然灾害等原因不堪 的车辆要及时报废车型陈旧、性能落后、油耗大、环保不达标或政策上不允许继续上路的要及时报废严重损坏、影响使用、无修复价值的要

27、及时报废政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-013司机出车步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、接受派车单由部门负责人签发后提交到行政部请，接受用车申司机准备出车2、安排出车路线根据出车时间、目的地，合理安排行车路线，绕开易堵点3、出车前检查搞好车辆卫生，保持车辆的内外整洁美观对车辆水箱、油量、机油、刹车等做基本检查需加油应提前准备，发现故障及时汇报，更换车辆4、出车根据派车单信息，按时出车，并遵守交通规则和安全规定司机解送乘车人员要热情、礼貌乘车人下车办事时，应选择好地方等候，不能远离车辆、不能在车上睡觉，不翻阅乘车人的物品乘车人办事时间长，可以先

28、返回接待行程安排表5、收车出车完成后，司机应及时将车入库，并填写行车记录收车后，要将车辆内外冲洗干净二、现行制度文书管理规定(编号：P&P-EXE-014)1.0 总则1.1 为使酒店公文处理工作规范化、制度化，结合酒店实际情况，特制定本制度。1.2 酒店公文，是传达贯彻政府方针、政策；发布酒店内部须执行的规划、制度、条例与办法等政策性文件；请示和答复问题；指导、布置和商洽工作；报告情况、交流经验的重要工具，是具有行政效力和规范格式的公务文书。1.3 行政部是酒店的文件总控中心，主管并负责指导酒店的公文处理工作。行政部须指定富有公文管理经验的人员负责公文控制工作。该人员对酒店内所行文件的文种、

29、格式、词语、主题词、提要等具有建议修改权。行政部负责人须对各部门代表酒店的上行文及酒店内的重要行文进行审核把关并签字定稿。行政部全体办公室职员均应具备公文处理的有关知识和技能，并都负有规范公文管理的义务和责任。1.4 酒店行政部及各部门要充分发扬实事求是和认真负责的工作作风，克服形式主义和经验主义，努力提高公文处理的质量和效率。1.5 酒店行文要少而精，注重效用。属于知照性的事务不需按此制度规定的格式行文，或不需行文。1.6 公文处理必须做到及时、准确、安全。酒店及各部门所行公文经行文单位领导审核、行政部定稿后必须由行文单位统一编号、签发。文件审批页及文件正稿由行政部负责保存归档。1.7 酒店

30、及各部门的公文处理工作，必须严格执行酒店保密制度以确保酒店机密。2.0 公文种类2.1 决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。2.2 通知 发布酒店内规章制度和行政措施，转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，要求各级单位办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。2.3公告、通告、通报 向酒店内外宣布重要、重大事项，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。表彰先进、批评错误、传达重要情况，以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 向上级请求

31、指示、批准，用“请示”。 答复下级单位的请示事项用“批复”。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。 与平行的或不相隶属的单位相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准等，用“函”。3.0 公文格式3.1 酒店公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。3.2 眉首:公文的眉首由行政中心设计形成。包括文件头及文件字号。3.3 正文:正文部分一般包括标题、发送单位、内容、附件、落款等。标题:标题置于发送单位之上，眉首之下，居中。标题一般包括公文种类和发文事由，要求准确简要地概括公文的主要内容。除发布规章和批转法规性文件外，标题

32、一般不加书名号和其它标点符号。如果转发或批转的原文件标题过长，可重新确定标题。发送单位一般置于标题之下，内容之上，左端顶格。文件内容的结构层次序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。附件名称标于文件内容之后，落款之前。附件一般与主件合订发送，如不能合订，应在附件首页右上角注明文件的发文字号，与主件同时发送。落款指正文末尾的发文单位名称、印章和发文日期。发文日期以签发日期为准；联合行文，以最后签发单位签发日期为准，联合行文中落款，主办单位排列在前。3.4 文尾：包括主题词、抄报栏、抄送栏、打印人、校对人和份数等项。主题词：置于横线之上左端，词目之间间隔一个汉

33、字距离。 抄报栏、抄送栏：在主题词下横线之上。上级部门为抄报、平级部门为抄送，可用规范化简称。发送单位如不能在正文中标出，则在文尾列明。公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。校对人和打印人姓名在抄报、抄送栏横线下打印，重要行文还应在此处标出打印份数。3.5公文文字从左至右横写、横排。公文用纸一般为A4纸，左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用加粗小二号黑体、小标题用加粗小三号宋体，内容用小四号仿宋体。4.0 行文规则4.1 酒店及各部门对上级单位的请示或报告，用酒店名义或部门名义发文。4.2 酒

34、店对政府及上级单位的请示或报告，与不相隶属的单位协商工作，用酒店名义发文。4.3 内部行文，可按行文的种类和性质，用部门名义行文。酒店各部门不得联合行文，各部门之间非必要尽量不用发文形式解决一般性质的问题。4.4 请示应一文一事，报告中不得夹带请示。请示一般明确一个主送单位，不要多头主送。如果需要同时上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。不要同时抄送下级单位。请示一般不要以个人名义上报。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。4.5 酒店行文，除检举、控告类逐级上报会延误时机、可特殊处理之外，一般不得越级上报。因特殊情况，必须越级行文的，越级上报的公文要同时抄送被越级的上级单位。对

35、不符合规定和要求的越级行文，收文机关可不予办理，并予以退回。5.0 公文形成5.1 公文形成过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、膳印、用印、发送等。5.2 拟稿公文起草必须使用统一格式，由行文部门熟悉该项工作和业务的专人负责。重要公文应由行文部门负责人主持起草，在适当范围内征求意见，经集体研究后定稿。草拟公文应遵守以下几点：.1符合国家法律、法规。如提出新的政策规定，应与原有的有关政策相衔接，并加以说明。.2实事求是、观点鲜明、条理清楚、层次分明、语言精练、标点准确，篇幅力求简短。.3用词准确、规范。人名、地名、专业术语、数字、事物名称、引文等准确无误。使用简称应先用全称，在括号内注明“以下简称

36、XX”。简称应规范化。时间应具体到年月日，不要将“200X年”简写成“XX年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等词语表达。.4公文中的数字，除发文时间、内容结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它均使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。.5引用公文应先引标题，后引发文字号。.6起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。5.3 核稿 公文草拟完成，应经行文部门负责人审核后送行政部负责人审核把关并签字定稿。审核的重点是：是否需要行文，应由那一个部门行文；是否符合国家的方针政策与法律法规；与本酒店颁发的文件是

37、否衔接；提出的意见和办法是否明解具体、切实可行；需要同有关部门协商的事项，是否已协商一致；内容是否准确属实；文字表达、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则问题，应退回原承办部门修改，审核人要明确签署意见、姓名和时间。5.4 会签需要会签的文稿，行文部门应主动与相关单位协商、会签。未按规定会签的文稿，行政部可以退回重办。在会签中遇有分歧意见，应由行文部门请示领导处理，要如实反映各方面意见。审批公文，主批人应明确签署意见、姓名和时间。其他审批人圈阅后，应当视为同意。一般的公文由各部门负责人签发；酒店政策性文件由各部门负责人签署

38、意见后，由主管副总经理签发。重要的或涉及面广的，由总经理签发。经授权公文可由行政部经理签发。签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改，必需重新送签。 公文签发后，行政部应根据内容登记、编号，注明发送范围、份数等。5.6 膳印、翻印经领导人签发后的公文，付印前必须对照原稿再次认真校核，发现差错，应及时更正。校核（对）人应在校对稿上签名，以便让打字员将其姓名打印在文尾。酒店各类文件，除绝密或注明不准翻印的以外，经行政部经理批准，可以翻印、复制。公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压在发文日期上，并尽量使年月日露出。如正文无空档，可另起一空白页注上发文日期并盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字

39、样。不符合行文规则、字迹模糊以及超出规定份数的公文不得盖印。5.8 发送 文件发送由行文单位自行据分发范围以书面或电子邮件形式发放，需全员知悉的文件在公告栏中张贴周知。6.1公文处理包括签收、批办、承办、催办、办结等程序。6.2 签收外来文件由行政部统一签收、拆封、编号、登记并处理。.1上级发来的文件及注有密级的资料和平级发来的文件，均由行政部统一签收、开拆、登记后处理。.2酒店工作人员外出参加会议带回的文件，应及时交给行政部文书员登记并归档。 行政部负责酒店名义行文的处理。酒店各部门文员负责本部门文件的统一处理。上级下发的公文，由行政部根据公文内容，批转分送有关领导阅看，或交分管该事项的负责

40、人阅办。传阅文件应迅速快捷，以确保信息及时准确地传递。领导人之间不宜直接横向传递公文，以免积压或传失。下级上报公文，只需要批示而不必发文的，经行政部交有关领导人签批后，将批示复印件交原行文单位办理。6.4 承办由领导批示、指定承办单位的公文，均应返还行政部并转交承办单位，承办单位应抓紧时间办理（部门收到急件时，应在二日内答复并返回文件，一般要办理的文件，五日内应办理，最迟不超过一周），不得延误，推诿。行政部有权责对领导批办的公文及酒店发出的文件，进行监督、催促，以防止积压或漏办。承办结束，承办单位及人员应立即向发出批示的领导反馈结果。并将公文及事项处理结果（书面）交行政部归档。阅件，凡应阅知的

41、人员都已签署意见或圈阅的视为办结。办件，凡按有关程序，符合下列情况之一的为办结。.1已按领导人批示认真承办，履行了处理程序并有结果的。.2上级机关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行的。.3函件已作明确答复的。.4请示已作答复的。公文办结后，应及时送交文书人员整理立卷，个人不得私自保存。7.0 文件管理7.1 行政部及各部门须有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。7.2 文件传递过程中，必须办理签收、登记、注销等手续，并按着收文登记本检查归档，以防遗漏。7.3 行政部及各部门工作中收发的各类文书及其附件

42、，都必须由承办责任人收集齐全、分类整理后定期归档（每季一次）。行政部及各部门相关承办人不得越期自行留存应该归档的文件。7.4文件归档后遵照档案管理制度执行。没有存档价值和存查必要的公文，由档案管理部门鉴别、登记后销毁。8.0 附则8.1 本管理制度解释权归行政部。8.2 本管理制度自2006年8月1日起执行。档案管理制度（编号：P&P-EXE-015）总则11为规范公司档案管理工作，特制定本制度12文书完结后，原稿由行政部归档，公司各部门根据实际需要留存影本，如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，行政部以影本归档。文件、档案整理检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。文件的

43、处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室。与本案武官的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则右方装订文件及福建均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐订牢文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，是其整齐划一。档案分类3.1档案分类应根据内容、部门、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。然后依档案性质分为若干大类，在同类中依序分为若干小类3.2档案分类应力求切合实用，如果因档案教多，三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”，如档案不多，也可仅使用二级。“小类”的档案以装订一个

44、档案夹为原则，如果档案较多，一个档案夹不够用的情况下，可以分为两个以上档类装订，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。档案调阅4.1各部门经办人员因业务需要需调阅档案的，应填写档案借阅表。4.2调阅档案人员必须爱护档案，要保护档案安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人责任，4.3外单位调阅档案应持有单位介绍信并经上级领导批准后方可借阅。4.4档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案才可归入档案夹。档案清理5.1档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫腐朽，每年依规定清理一次，无保存价值的档案给予销毁，并目录附注栏

45、注明销毁日期。5.2每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案安全。5.3对于，失去作用的档案进行销毁采用碎纸机进行处理，销毁档案材料要认真鉴定，确定销毁档案材料已列册登记，销毁档案时必须指派专人监销，防止失密。宿舍管理制度（编号：P&P-EXE-016）宿舍由人力资源部与部门结合共同管理，日常行政的监督主要由宿舍管理员负责。新入住员工由行政部统一安排住宿房间，员工凭员工宿舍行李放行单到舍管员处登记后，方可对号入住。未经允许，员工不得私自调换房间。严格遵守国家法律法规及治安条例，严禁在宿舍内赌博、酗酒、打架、聚众闹事，违者从重处罚，触犯法律交由公安机关处理

46、。自觉爱护、合理使用室内各种公共设施，故意人为损坏者，除按照价赔偿外，并给予当事人纪律处分；由于洗手间堵塞而产生的疏通费用由本宿舍所有住宿人员平均分摊，另外将视情节对所有住宿人员处以2050元的罚款。主动做好防盗措施，出入宿舍注意关好门窗，贵重物品须小心保管，发现员工有偷盗行为的，一经查实，立即作开除处理，情节严重的送公安机关追究刑事责任。注意消防安全，严禁在室内私拉电线或使用明火，禁止使用电饭煲、电热水器、电水壶等大功率电器，一经查获当场没收，并给予当事人严厉处罚。如发生意外，由当事人承担全部责任及损失。养成良好的社会公德和卫生习惯，做好内务清洁，室内物品要摆放整齐，严禁乱扔垃圾、随地吐痰、

47、高空抛物，不准在墙上乱涂、乱画、乱张贴。共同维护安静的住宿环境，任何时间均不许在宿舍走廊、室内大声喧哗、打闹及大音量使用录音机、电视机。未经同意，不得私自留宿，确有特殊情况，须到行政部申请并获批准。十一、严禁男、女混住，一经发现，对当事人作开除处理，男、女员工可进入宿舍互访时间为：上午08：3009：30，下午17：00晚上22：00，其他时间不得互访。十二、非当值员工超过晚上1点进入宿舍者或超过1点需外出者须主动到舍管员处签名登记后方可放行，其中如发生有不配合舍管员工作的行为，酒店将对当事人给予从严处理。十三、员工亲友来访必须凭身份证等有效证件，到舍管员处登记后方可进入宿舍区，探望时间一般不

48、超过一小时。十四、提倡节约环保，节约用水、用电，热水器不使用时要断开电源，各类胶袋尽量循环使用。十五、已批准离职人员，须在舍管员处退还储物柜钥匙、房门钥匙等物品后方可办理离店结算手续，结算后须在当天搬离宿舍（特殊情况可申请在第二天搬出），搬出大件行李，要配合舍管员的正常检查。违反以上条例者，根据情节轻重，依据奖罚制度作出处理！车辆管理制度（编号：P&P-EXE-017）第一条 为做好酒店车辆和驾驶员的管理工作，保证车辆正常运行，充分提高车辆使用率，结合酒店实际情况，特制定本管理规定。第二条 酒店所属一切机动车辆的使用、维护、保养、安全操作和专职驾驶员统一由酒店办公室管理。第三条 实行定人定车，

49、专人保管制度，认真做好车辆的维修、保养工作，保持车况良好，确保车辆运转正常。第四条 保持车容整洁，车辆由专职司机负责定时清洗。第五条 酒店车辆只为公务提供服务，因私借用车辆须经总经理批准，所产生的一切费用由借车人负担。严禁利用出车方便，以权谋私，搞不正之风面影响完成出车任务。第六条 酒店用车实行申请用车制度，申请用车部门，用车人填好用车单，由所属部门经理签字同意后，交办公室统筹安排调派，无用车单不予派车。第七条 行政业务用车必须提前一天作出申请，长途用车须提前一天作出申请，行政业务用车往返超过100公里，须经总经理批准。第八条 办公室本着先外后内、先远后近、先急后缓的原则，合理安排酒店正常用车

50、，尽量满足部门用车需求。第九条 严格按照派车单规定的路线和地点行驶，并按规定时间返回，因特殊情况不能按规定时间返回的，要 请示办公室，经同意后方可延长出车时间。第十条 驾驶员应严格遵守交通规则，因违章受罚者，酒店不予报销。因违章肇事被交管部门扣证、吊证期间，应及时向办公室报告。扣证期间由上级主管调度安排其工作，不服从工作安排，作旷工处理。第十一条 因驾驶员失职造成机械责任事故，如发动机无水、无机油、方向机、制动部位无液压油等致使车辆损坏的，经技术部门核实后，当事人须赔偿经济损失的10%。第十二条 机动车辆丢失应立即报告办公室和公安机关，并登报寻找，登报费用由当事人自理。第十三条 车辆发生事故，

51、经交管部门裁定为负全部责任者，赔偿经济损失的10%，负主要责任赔偿经济损失的7%，负次要责任赔偿经济损失的5%，无责任不需赔偿（经济损失是全部维修费用减去保险公司负担的费用）。第十四条 车辆保险由办公室选择保险公司办理有关事宜。第十五条 车辆的燃油、停车费、路桥费按正常出车记录实报实销。第十六条 车辆的例行保养及维修由驾驶员填写维修、保养申请单，交办公室负责人审核，经总经理批准后送定点厂进行保养、维修，擅自联系修理者不予支付其维修费用。第十七条 车辆维修费用报帐方式：凭有提车司机或验收人签名的修理厂维修车辆发票，交办公室领导签字后报总经理审批。第十八条 本规定从颁布之日起实行。办公室准则（编号

52、：P&P-EXE-018）一、团队准则：服从大局、真诚沟通、相互理解、协助配合树立全局观念和大局意识，正确处理好局部与全局、眼前与长远、个人与团队的利益关系。“议则百家争鸣，行则步调一致”。乐于倾听他人的想法和建议，积极献计献策。尊重他人的职责权限和工作风格，学会欣赏别人的优点，学会换位思维，站在对方的立场来考虑分岐，通过相互理解达成共识。与同事及其他部门保持友好的协助关系，不搞各自为政、设置壁垒，要互通有无，树立信息和资源共享意识，形成整体效应。二、创新准则：主动学习、持续改善、精益求精、超越自我提倡在工作中学习，在学习中工作，珍惜每一次培训和学习机会，不断提高个人综合素质，适应酒店发展。不

53、墨守成规，积极变革，持续改善，不断提高工作质量和保障水平。对待工作始终坚持高标准、严要求，持之以恒的力求更加出色做好每一件工作。学会改变固有的思维方式，多角度看问题，主动迎接挑战，为断反省和完善自身，不断超越自我。三、管理准则：超前计划、优化流程、控制成本、有效激励做好时间管理，养成制定工作计划的良好习惯，对每天完成的工作进行总结，合理安排次日的工作，适时制订措施有效、目标明确的工作方案。每项业务和流程都有提升的空间，要在工作中不断总结，探讨更科学合理的业务流程。树立成本意识，提倡开源节流，反对铺张浪费。奖励是激励，表扬是激励，关心是激励，信任是激励，发挥员工潜能最好的方法是激励。四、纪律准则

54、：严守纪律、按章办事、履行职责、服从指挥严格遵守酒店制定的劳动纪律，勇于承担过失责任，积极维护酒店制度的权威。坚持制度面前人人平等，不徇私情、不搞特殊化。忠于职守，不擅离工作岗位、不玩忽职守、不延误工作。正确理解和执行上级指示，服从酒店和上司的工作安排。五、礼仪准则：举止端庄、仪表整洁、语言文明、谦恭礼让举止大方得体，不卑不亢，工作时间保持充沛的精力和饱满的情绪，保持整洁大方的工作形象，保证衣冠整洁，按酒店规定要求着装和佩戴工牌，男员工不留长发，女员工适当化淡妆。使用敬语，做到“请”字当头，“谢”字不离口。热情礼貌、与人为善、严于律己、宽以待人，失礼要赔礼，得礼要让人。办公室奖惩制度（编号：P

55、&P-EXE-019）奖励：1、对于工作优秀、表现出色、业绩突出者，可推荐至人力资源部申请予以晋升。2、对于工作态度好以及服务优良而受到宾客书面表扬者。3、在扩大酒店影响、宣传酒店形象、创造社会效益方面，作出优异成绩，为酒店赢得声誉者。4、自觉维护酒店利益，在厉行节约、反对浪费以及降低经营管理成本方面作出优异成绩，得到领导和员工好评者。5、工作表现一贯突出者。奖励方法：书面通报给予表扬嘉奖、授予各项名誉称号、颁发奖金。处罚分为：口头警告、罚款二种。口头警告1、上、下班无故迟到，早退现象。2、仪容仪表不规范者。3、上班时间不配戴工卡者。4、不使用指定的员工能道。5、使用酒店电脑玩游戏。6、服务质

56、量差，遭到他人投诉，情况属实者。7、不注意个人卫生及公共卫生者。8、不参加办公室清洁轮值，污染环境者。9、在服务区及禁烟区抽烟，违反禁烟条例者。10、擅离工作岗位，到其他部门游荡者。11、工作时粗心大意，工作效率欠佳者。二、罚款：1、对于无故不正常出勤者，罚款10元/次。2、当值时间，做与工作无关的事情，罚款10元/次。3、代他人打卡或委托他人打卡者，罚款20元/次。4、拒绝酒店授权人在执行公务时对其手袋、包裹的检查者，罚款20元。5、对客人、上司或同事采取不礼貌言辞或行为者，罚款20元/次。6、当值时间离岗或睡觉者罚款20元/次。7、因违规操作、违反制度而引起一般工作故障者，罚款50元。8、

57、不执行酒店在日常管理中下发的文件规定者，罚款50元。对于部门罚款，将用于部门活动经费。值班经理制度（编号：P&P-EXE-020）1.明确值班经理的职责，规范值班要求，制定本制度。2.参与经理值班的人员：各部门经理、副经理。3值班要求：值班时间为当天14：00至次日08：00，经理值班后次日上班时间为14：00。每月值班经理排班由总办负责编制，按顺序轮流值班。值班表一经排定不得随意调班，如遇特殊情况需调班时，申请调班人应提前向总办提交书面换班申请，申请需调换双方签字认可。如因出差、病等原因不能值班，须提前书面通知总办备案，以便进行临时调班。值班时须着工装，戴值班经理工牌，个人仪容仪表须符合规范

58、， 保持开机状态。经理值班房仅供值班经理本人使用，而不得用于其他私人休息或私人会客，更不能与亲属及朋友齐入住。值班要记录好值班时所处理的事项与问题和巡视时间。记录简明扼要、突出重点、文字通顺、字迹清楚。4.值班经理职责与权限：值班经理在值班当日14：00至第二天早晨08：00期间代表总经理全权负责酒店内经营管理中发生的问题，确保酒店经营管理工作正常进行。处理可能发生的突发事件或紧急情况（如火警、地震、治安、酗酒闹事等），遇严重事件请求外部职能部门如消防、公安等协助，并及时上报行政总监、总经理（必要时可以越级）（事后应就事件发生的时间、地点、过程、原因、处理方法及结果书面报告总经理）。当值班期间

59、发生客人投诉，应谨慎行事，抱着实事求是的态度进行解决，并将处理结果做好记录。（请参考酒店制订的相关处理程序）接待住店、来访的VIP客人。接受、落实上级单位布置的紧急任务，完成领导布置的临时任务，并对完成情况做好记录。跟进上一班所提问题是否已落实，落实的做OK记录，未落实的予以解决，当时解决不完的，可交下一班继续跟进。酒店正常班以外，凡确属紧急情况须优惠或费用减免的，值班经理有权处理并作好详细记录，并于事后按程序逐级汇报。为经营管理需要，可临时调用1000元人民币以下的资金，但需写入值班记录，事后按正常程序补办手续，未补办手续或调用不当后果由本人负责。另外值班经理不得以当值为由在酒店签单消费，特

60、殊情况除外。为经营管理需要，可调动车辆，并对相关事项做好记录。值班经理不得改变酒店既定的经营管理制度、策略。5.值班纪律：遵守值班制度，坚守工作岗位。忠于职守，在值班时积极认真、迅速准确地处理各种问题。禁止利用职务便利进行损害酒店利益之事。禁止利用权利对其他部门员工打击报复。值班经理如脱岗、出现问题不在现场，视问题、责任分别追究值班经理之责任。办公室会务组织管理规定（编号：P&P-EXE-021）目的规范办公室会务组织工作适用范围适用于办公室有关人员组织公司内部会议工作。职责办公室文秘人员负责按此程序进行会务的组织工作程序41会前准备411办公室人员当获知召开会议信息时，要事先明确会议议题、会