时间管理的步骤和技巧

1、哈佛管理导师系列课程时间管理理目录主题概述述3第一节 HYPERLINK javascript:openPage(index_youdo.htm); 如果是是您，您您会怎么么做？3第二节 HYPERLINK javascript:openPage(index_outline.htm); 主题列列表3第三节 HYPERLINK javascript:openPage(index_summary.htm); 主题摘摘要5第四节 HYPERLINK javascript:openPage(index_mentor.htm); 导师简简介5第五节 HYPERLINK javascript:openPa

2、ge(index_using.htm); 主题使使用说明明5第二章核心概概念7第一节 HYPERLINK javascript:openPage(core/manage.htm); 为何要要管理时时间？7第二节 HYPERLINK javascript:openPage(core/goals.htm); 确定目目标和排排定目标标的优先先次序88第三节 HYPERLINK javascript:openPage(core/tasks.htm); 将目标标分解成成任务11第四节 HYPERLINK javascript:openPage(core/analyzin.htm); 分析您您是如何何利用

3、时时间的14第五节 HYPERLINK javascript:openPage(core/timewast.htm); 判别和和消除常常见的“时间浪浪费因素素”177第六节 HYPERLINK javascript:openPage(core/scheduli.htm); 更有效效地安排排您的时时间200第七节 HYPERLINK javascript:openPage(core/strategi.htm); 监督和和改进您您的时间间管理策策略23第八节 HYPERLINK javascript:openPage(core/bosses.htm); 与浪费费时间的的上司打打交道25第九节 HY

4、PERLINK javascript:openPage(core/demands.htm); 平衡工工作需要要和个人人时间28第十节 HYPERLINK javascript:openPage(core/employee.htm); 帮助您您的员工工管理他他们的时时间299第三章步骤322第一节 HYPERLINK javascript:openPage(steps/step1.htm); 管理时时间的步步骤332第二节 HYPERLINK javascript:openPage(steps/step2.htm); 对上司司说“不不”的步步骤332第四章技巧333第一节 HYPERLINK j

5、avascript:openPage(tips/delegati.htm); 授权的的技巧333第二节 HYPERLINK javascript:openPage(tips/travel.htm); 最大限限度地利利用差旅旅时间的的技巧333第三节 HYPERLINK javascript:openPage(tips/meetings.htm); 取得最最佳会议议成果的的技巧333第四节 HYPERLINK javascript:openPage(tips/telework.htm); 有效使使用远程程办公的的技巧344第五节 HYPERLINK javascript:openPage(tip

6、s/home.htm); 在家工工作的技技巧334第一章主题题概述第一节如果是是您，您您会怎么么做？下午 55 点，马里索索从她的的办公桌桌上抬头头看到同同事们正正在收拾拾东西准准备回家家。以她她目前的的速度，她可能能要在办办公室里里待到半半夜。盯盯着她的的任务列列表，她她沮丧地地叹了口口气。还还剩下三三项关键键任务。自己这这一整天天都做了了些什么么？为什什么这些些任务还还完不成成？她回回顾了自自己的一一天。上上午，她她与托尼尼一起讨讨论他的的月度报报告。午午餐时间间则用来来回复 20 多封电电子邮件件。然后后被一个个客户服服务请求求占去了了一下午午时间，而这件件事本该该由其他他人来处处理。如

7、如果她没没有完成成确实需需要处理理的工作作，那她她的任务务列表和和精心规规划又有有何意义义呢？如如果是您您，您会会怎么做做？这时您会会怎么做做？马里索应应该从检检查自己己的长期期组织目目标开始始。通过过评估最最重要的的目标并并排列优优先次序序，马里里索能够够弄清楚楚应该在在哪里或或不应该该 在哪哪里花费费时间。接下来来就是将将目标分分解为易易管理的的任务，列出完完成各项项任务的的所有必必需步骤骤。然后后，她应应该估算算每项任任务或活活动所需需要的时时间，并并设定最最后完成成期限。她应该该在日程程表上安安排出大大量时间间，以确确保能够够有时间间来完成成这些任任务。最最重要的的是，她她应该尽尽量避

8、免免任何中中断，因因为这会会浪费她她的时间间或者使使她偏离离主要目目标。在本主题题中，您您将学会会如何确确定最重重要的工工作和最最不重要要的工作作，然后后将时间间花费在在最关键键的任务务上，而而不要浪浪费在不不重要的的事情上上。了解解了本主主题中阐阐述的各各种观点点后，请请点击“练习”，参与与互动场场景练习习、做出出决策并并获得针针对您所所做选择择的即时时反馈。第二节主题列列表主题概述述 HYPERLINK javascript:openPage(index_youdo.htm); 如果是是您，您您会怎么么做？ HYPERLINK javascript:openPage(index_outli

9、ne.htm); 主题列列表 HYPERLINK javascript:openPage(index_summary.htm); 主题摘摘要 HYPERLINK javascript:openPage(index_mentor.htm); 导师简简介 HYPERLINK javascript:openPage(index_using.htm); 主题使使用说明明核心概念念 HYPERLINK javascript:openPage(core/manage.htm); 为何要要管理时时间？ HYPERLINK javascript:openPage(core/goals.htm); 确定目目标和

10、排排定目标标的优先先次序 HYPERLINK javascript:openPage(core/tasks.htm); 将目标标分解成成任务 HYPERLINK javascript:openPage(core/analyzin.htm); 分析您您是如何何利用时时间的 HYPERLINK javascript:openPage(core/timewast.htm); 判别和和消除常常见的“时间浪浪费因素素” HYPERLINK javascript:openPage(core/scheduli.htm); 更有效效地安排排您的时时间 HYPERLINK javascript:openPage

11、(core/strategi.htm); 监督和和改进您您的时间间管理策策略 HYPERLINK javascript:openPage(core/bosses.htm); 与浪费费时间的的上司打打交道 HYPERLINK javascript:openPage(core/demands.htm); 平衡工工作需要要和个人人时间 HYPERLINK javascript:openPage(core/employee.htm); 帮助您您的员工工管理他他们的时时间步骤 HYPERLINK javascript:openPage(steps/step1.htm); 管管理时间间的步骤骤 HYPER

12、LINK javascript:openPage(steps/step2.htm); 对上司司说“不不”的步步骤技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/delegati.htm); 授授权的技技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/travel.htm); 最大限限度地利利用差旅旅时间的的技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/meetings.htm); 取得最最佳会议议成果的的技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/telework.htm); 有

13、效使使用远程程办公的的技巧 HYPERLINK javascript:openPage(tips/home.htm); 在家工工作的技技巧练习 HYPERLINK javascript:openPage(practice/index.htm); 说说明工具 HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt01.htm); 目目标确定定及排序序工作表表 HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt02.htm); 将目标标分解成成任务的的工作表表 HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt03.htm)

14、; 日常活活动日志志表 HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt04.htm); 时间浪浪费因素素判别及及评估工工作表 HYPERLINK javascript:openPage(tools/mt05.htm); 任务列列表自测 HYPERLINK javascript:openPage(quiz/index_.htm); 说说明学习更多多内容 HYPERLINK javascript:openPage(./resrcs/time/index.htm); 在线文文章 HYPERLINK javascript:openPage(./resrcs/time/no

15、tes.htm); 文章 HYPERLINK javascript:openPage(./resrcs/time/books.htm); 著作第三节主题摘摘要本主题将将帮助您您：分析您目目前的时时间安排排，并寻寻找改进进机会确定哪些些任务对对实现您您的长期期目标最最为关键键使用计划划工具来来有效地地计划时时间控制时间间浪费因因素实施您的的日程表表，在实实施过程程中进行行评估，并根据据需要进进行修改改第四节导师简简介大卫史史道弗 (Daavidd Sttauffferr)大卫史史道弗是是一位商商务作家家，是企企业写作作公司 Staaufffer Burry IInc. ( HYPERLINK t

16、 new ) 的老老板。他他创作了了四部有有关企业业成功的的作品，全部由由 Joohn Willey & SSonss 出版版，而且且他还为为Harrvarrd MManaagemmentt Uppdatte、Acrrosss thhe BBoarrd、华尔尔街日报报及其其他出版版物撰写写了许多多工商管管理方面面的文章章。作为为企业与与商业协协会的签签约作家家，大卫卫撰写了了几百份份年度报报告、投投资指南南、行业业介绍以以及管理理信息简简讯等。第五节主题使使用说明明主题架构构“时间管管理”主主题分成成下列几几个部分分。屏幕幕顶部显显示了进进入各部部分的链链接。主题概述述点击“主主题概述述”可查

17、查看对这这一主题题的介绍绍。首先先浏览“如果是是您，您您会怎么么做？”中的虚虚拟场景景，然后后查看“这时您您会怎么么做？”中的回回答。“主题列列表”提提供了“站点地地图”，其中包包含指向向本主题题中所有有要素的的链接。 核心概念念点击“核核心概念念”，可可详细了了解这一一主题的的主要思思想。学学习如何何确定目目标的优优先次序序，并将将它们分分成易管管理的任任务，分分析如何何更有效效地安排排与使用用时间，监控您您的时间间管理战战略，以以及判别别常见的的“时间间浪费因因素”。步骤点击“步步骤”可可获得有有关如何何更有效效地管理理时间的的指南，并可了了解在上上司的要要求与您您的最高高优先级级目标冲冲

18、突时如如何拒绝绝他。技巧点击“技技巧”可可获得关关于如何何更有效效地分配配任务、如何充充分利用用差旅时时间和会会议时间间、如何何进行远远程工作作和在家家办公等等问题的的信息。练习点击“练练习”，可参与与互动场场景练习习，在其其中扮演演管理者者的角色色、做出出决策并并获得针针对您所所做选择择的即时时反馈。工具点击“工工具”可可获取相相关表格格，帮助助您确定定目标及及其优先先次序；将目标标分成多多项任务务；记录录日常活活动；判判别时间间浪费因因素；创创建任务务列表；以及评评估您的的日程表表。自测点击“自自测”，可了解解自己对对所学内内容的掌掌握程度度。您将将会获得得针对您您所做选选择的即即时反馈馈

19、。摘要要页面列列出了参参考资料料的链接接。学习更多多内容点击“学学习更多多内容”，可阅阅读两篇篇与本主主题相关关的文章章。同时时，您将将看到其其他文章章和资料料的列表表，并附附有简要要的介绍绍。主题导航航点击屏幕幕顶部和和左侧的的链接，可浏览览本主题题中的内内容。点点击屏幕幕顶部的的链接，您将看看到屏幕幕左侧的的链接有有相应变变化。按按以下步步骤，可可循序渐渐进浏览览本主题题的全部部内容：从左到右右点击顶顶部的链链接，访访问本主主题的各各个部分分。 从上到下下点击左左侧的链链接，查查看各部部分中的的内容。 在“练习习”部分分中，点点击“下下一页”可继续续场景练练习。在在需要选选择答案案时，请请

20、选择一一个选项项，并阅阅读相应应反馈。然后再再尝试其其他选项项，以了了解更多多信息。再次点点击“下下一页”继续。 在“工具具”部分分中，点点击图标标可打开开相应工工具。您您可以将将工具打打印出来来以便脱脱机使用用。或者者，您也也可以在在线填写写工具，并将其其保存到到您的硬硬盘。最后，参参加“自自测”中中的测验验，并阅阅读“学学习更多多内容”中的“在线文文章”，至此完完成整个个主题的的学习。第二章核心心概念第一节为何要要管理时时间？当您身陷陷电子邮邮件、语语音邮件件、会议议、以及及文书工工作等琐琐碎的事事务中，而下属属又不断断向您寻寻求帮助助或给您您带来问问题时，您将如如何成为为一名平平易近人人

21、、尽忠忠职守的的管理者者，同时时又能圆圆满完成成任务，实现自自己最高高的目标标呢？您需要巧巧妙地管管理自己己的时间间。时间间管理 是一门门关于如如何合理理地组织织、分配配和控制制各种活活动时间间才能实实现预期期结果的的学科。时间管管理能够够迫使您您真正了了解自己己的价值值，帮助助您相应应地安排排好自己己的工作作。提高时间间利用效效率的好好处有效地利利用时间间将使您您和 组织织都受益益匪浅。例如：您可以将将精力和和注意力力集中到到能为公公司目标标提供最最大支持持的工作作上。您能排除除干扰，更多地地关注对对部门和和组织最最为重要要的方面面。您可以避避免因设设法同时时满足相相互矛盾盾的时间间需求而而

22、产生的的压力甚甚至是倦倦怠。您在时间间管理上上为下属属和同事事树立了了榜样，可以让让大家学学习您的的做法。您能提高高岗位工工作绩效效，为组组织、部部门和团团队带来来更多价价值。显然，如如果企业业的领导导擅长时时间管理理，企业业就能赢赢得竞争争优势。然而，时间管管理的难难度比表表面上看看起来更更大。训练与实实践要学会有有效利用用时间，需要训训练和实实践。下下列六个个步骤可可助您充充分地利利用好您您每周的的时间：确定目标标及其优优先次序序：您最最重要的的岗位工工作目标标是什么么？要实实现这些些目标，您需要要完成哪哪些任务务？您要要在这些些任务上上花多少少时间？将目标分分解为可可管理的的任务：要实现

23、现每一个个目标，需要完完成哪些些任务？每一项项任务预预计需要要多长时时间？分析您是是如何利利用时间间的：管管理者往往往认为为他们将将时间用用在了重重要任务务的完成成上。但但是实际际上，他他们会将将时间用用在一些些并不能能 帮助助他们实实现最重重要目标标的任务务上。例例如，他他们每天天都要用用好几个个小时回回复电子子邮件，而不是是规划部部门的长长期战略略或帮助助下属提提高技能能。为了了更有效效地利用用时间，您需要要判断自自己实际际上是是如何利利用时间间的，并并将这种种方式与与应当采采用的的方式进进行比较较。然后后，您需需要找到到改正无无效时间间管理的的方法。判别和消消除常见见的“时时间浪费费因素

24、”：办事事拖拉、包办代代替、频频繁变换换工作等等做法会会浪费侵侵蚀其他他工作的的时间，这是众众所周知知的事实实。如果果能了解解和预见见到这些些时间浪浪费因素素，您就就能更好好地预防防或改正正这些做做法。更有效地地安排时时间：明明确了自自己的目目标、实实际利用用时间的的方式以以及存在在哪些您您深受其其害的无无效时间间管理方方式后，您就可可以开始始改变安安排时间间的方法法。这需需要更有有效地利利用时间间管理工工具，需需要创建建能够支支持您的的优先级级的日程程表，还还需要分分配一定定的时间间来解决决未预料料到的问问题以及及利用各各种计划划外机会会。监控和完完善您的的时间管管理策略略：制定定日程表表后

25、，就就要付诸诸行动。监控发发生的情情况，发发现存在在的问题题，调整整时间管管理策略略，这样样就能不不断完善善利用时时间的方方法。另请参见见 HYPERLINK javascript:openPage(./steps/step1.htm); 管理时时间的步步骤。下面的核核心概念念内容将将进一步步探讨这这些步骤骤。此外外，还为为应对下下列特殊殊时间管管理难题题提供了了指导方方法：如何应对对浪费时时间的上上司如何平衡衡工作时时间和个个人时间间如何帮助助员工更更有效地地管理时时间第二节确定目目标和排排定目标标的优先先次序确定目标标是有效效管理时时间的起起点。它它们像指指南针一一样，指指示着您您前进的的

26、方向。确定了了目标后后，您就就知道每每天、每每周和每每个月当当中最重重要的工工作是什什么。确定目标标 是明明确所追追求成果果的一个个正式流流程。在在确定目目标后，您承诺诺的结果果就要由由您个人人或团队队来完成成。通过过确定目目标和衡衡量取得得的成果果，您可可以：关注最重重要的东东西为团队提提供统一一的方向向减少对非非关键任任务投入入的精力力消除时间间浪费因因素激励自己己提升总体体工作满满意度目标随时时限和重重要性而而变化。因此，了解如如何对目目标分类类和排序序是非常常重要的的。另请参见见 HYPERLINK javascript:openPage(./tools/mt01.htm); 目标确确

27、定及排排序工作作表。目标类型型可以根据据目标重重要性（包括关关键性、使能性性或辅助助性）对对目标进进行分类类。下表表介绍了了三者的的区别。目标类型型目标类型型定义示例关键性目目标为使部门门或团队队持续成成功运转转所必须须实现的的目标对项目经经理来说说，在预预算范围围内按时时完成一一个两年年期的项项目就是是一个关关键性目目标。使能性目目标最终能够够创造更更理想的的业务环环境或充充分利用用业务机机会的目目标对产品开开发经理理来说，为员工工提供培培训，提提高员工工工作效效率，就就是一个个使能性性目标。辅助性目目标能够改善善业务但但不能带带来根本本改变的的目标，如提高高工作效效率、简简化工作作或提升升

28、工作的的吸引力力等。对团队经经理来说说，设计计一份比比现有费费用报表表使用更更方便、填写更更快捷的的新费用用报表，就是一一个辅助助性目标标。您的关键键性目标标和使能能性目标标最为重重要，应应该根据据这两类类目标来来决定您您管理时时间的方方法。目标一致致性管理者应应该从公公司目标标开始制制定一系系列层级级目标。部门目目标应支支持公司司目标。个人目目标应支支持部门门目标。应当让让公司目目标、部部门目标标和个人人目标这这三个层层次的目目标保持持一致，并将它它们传达达给每一一位员工工，使大大家都能能在没有有他人提提示的情情况下流流畅地说说出来：“公司的的目标是是 _。本部门门应为该该目标做做出的贡贡献

29、是 _。我个个人的努努力目标标是 _。”留心观察察一下您您所在的的公司。管理层层是否明明确了最最高目标标并将其其传达给给了管理理者和员员工？如如果您是是管理者者，您是是如何在在部门和和部门成成员中有有效贯彻彻公司目目标的？是否每每个人都都能够理理解公司司的目标标和自己己应做哪哪些贡献献？通过过阐释和和传达清清晰的目目标，您您可以帮帮助自己己和员工工充分利利用时间间。另请参见见 Haarvaard MannageeMenntorr 主题题 设设定目标标。确定目标标的优先先顺序确定目标标的优先先顺序就就是按照照重要性性确定项项目的优优先等级级。具体体方法有有多种：确定关键键性目标标和使能能性目标标

30、。列出出该年度度内您的的所有岗岗位工作作目标。哪些是是关键性性目标？哪些是是使能性性目标？哪些仅仅仅是辅辅助性目目标？与与此同时时，写下下您这样样分类的的原因。然后，按照优优先级对对目标进进行排序序。区分紧急急任务和和关键任任务。紧紧急任务务需要立立即给予予关注。但是，并非每每项紧急急任务都都一定支支持某个个关键性性目标。例如，假设您您负责监监督一个个必须在在今年的的预算范范围内按按时完成成的大项项目。上上司希望望您明天天参加一一个全天天的员工工发展研研讨会，但是，您已经经计划明明天与项项目团队队开会讨讨论项目目计划。这个研研讨会需需要您立立即关注注，但是是，它并并不能给给您的关关键性目目标提

31、供供直接支支持。因因此，尽尽管该任任务很紧紧急（您您必须马马上安排排时间），但它它不是关关键任务务。紧急急任务总总是要求求您立即即给予关关注，它它挤占了了本来可可以更好好地安排排关键性性目标的的时间和和资源。当关键键性目标标是长期期目标时时，由于于没有必必要或没没有可能能立即实实现，经经常会出出现这种种问题。您这周周将面对对哪些紧紧急任务务？请将将它们列列出来。哪些任任务支持持关键性性目标和和/或使使能性目目标？这这些任务务是您应应该首先先给予最最大关注注的任务务。通过过训练来来使自己己能够区区分支持持关键性性目标和和使能性性目标的的紧急任任务，以以及不支支持关键键性目标标和使能能性目标标的紧

32、急急任务。认识到到差别后后，您将将更好地地了解应应该如何何确定工工作的优优先排序序以及如如何分配配时间。另请参见见在线文文章：“ HYPERLINK t _blank Howw too Bee Suure Youuree Sppenddingg Yoour Timme iin tthe Rigght Plaacess”和“ HYPERLINK t _blank 快比比慢好？”。确定目标标的优先先顺序后后，您需需要将它它们分解解为可管管理的任任务，并并预计完完成每项项任务所所需的时时间。请请参见下下一个核核心概念念中的指指导方法法。第三节将目标标分解成成任务您已经确确定了目目标的先先后顺序序。现

33、在在，您需需要将它它们分解解为可管管理的任任务，并并估算出出每项任任务所需需的时间间。下面面提供了了分步过过程：第一步：确定所所需任务务写下您和和部门必必须实现现的每一一个目标标。列出出实现每每个目标标所需的的关键任任务。第二步：确定任任务优先先级等到自认认为任务务列表已已经完整整之后，再给每每项任务务指定一一个优先先级，用用 A、B 和和 C 来表示示：优先先级 AA 代表表最高级级任务。您指定定的任务务优先级级应该反反映每项项任务所所支持的的目标的的重要性性：优先级为为 A 的任务务支持关关键性目目标。它它们具有有很高的的价值，是应该该优先关关注的任任务。优先级为为 B 的任务务支持使使能

34、性目目标，间间接支持持关键性性目标。它们具具有中等等价值和和较高紧紧迫性。优先级为为 C 的任务务包括价价值和重重要性均均较低的的紧急任任务和非非紧急任任务。第三步：确定任任务的顺顺序在分析任任务时，您会注注意到有有些任务务是连续续的，有有些任务务是不连连续的。连续的任任务需要要按一定定的次序序完成，即需要要完成一一项之后后再开始始下一项项。例如如，为高高管层准准备一个个重要报报告可能能需要按按照这样样的顺序序：收集集数据撰写报报告大纲纲 编写写报告反复修修订 提提交确定定连续任任务的正正确排序序，指出出您必须须亲自完完成哪些些任务，部门或或团队必必须完成成哪些任任务。下下图描述述了整个个过程

35、。不连续的的任务是是不 遵循循这种先先后顺序序的任务务。例如如，如果果您要协协调一套套新计算算机系统统的开发发，软件件开发人人员可能能需要等等到开发发出某些些（但不不是全部部）硬件件之后再再开始工工作。此此后，两两个部门门的很多多工作可可以并行行。对于于这类任任务，应应注意两两个工作作组之间间的关系系，并在在安排工工作日程程时给予予考虑。第四步：估计所所需的时时间评估完成成所确定定的优先先级为 A 和和优先级级为 BB 的各各项任务务或工作作需要多多长时间间。如果果您以前前完成过过类似的的任务，可以根根据自己己的经验验来估算算。如果果没有完完成过类类似任务务，可咨咨询那些些能够提提供帮助助的同

36、事事、上司司或同行行。预留留 100% 到到 200% 的的缓冲时时间，以以防发生生意外情情况。下表显示示一个示示例，说说明如何何将一个个目标分分解为多多项任务务，并根根据估计计为每项项任务分分配了时时间。任务和时时间目标：召开一系系列内部部培训会会。起初初，每个个月两次次，连续续三个月月（总共共为 66 次）。如果果参与情情况和效效果都很很好，那那么，则则继续召召开这种种培训会会。任务编号号活动估计时间间（分钟钟）注释1初次头脑脑风暴会会议60与会者雷雷蒙、哈哈里特、朱莉叶叶和彼得得2第二次会会议：确确定主题题和演讲讲者75与会者同同上，加加上佛瑞瑞德3头脑风暴暴会议选选址和内内部宣传传/沟

37、通通1204与每位演演讲者单单独会谈谈2405开发通信信包180让营销部部门参与与进来6监督实施施1807会后评估估60哪些工作作收效显显著，哪哪些工作作效果不不佳8向每位演演讲者表表示感谢谢，并赠赠送小礼礼物60总时间975小时数：16.25您还需要要确定完完成任务务或活动动的最后后期限。对于复复杂的活活动，要要建立临临时里程程碑来追追踪进展展情况。对于涉涉及其他他团队的的成员的的大目标标，要考考虑采用用项目经经理经常常使用的的工作分分解结构构 (WWBS) 方法法。WBBS 是是一种计计划编制制的方法法，它将将项目的的目标分分解为实实现该目目标所必必需的多多项任务务。您也也可以利利用这种种

38、方法，来估算算完成这这些任务务所需的的资金。您已经将将高优先先级的目目标分解解为任务务，并估估算了每每项任务务所需的的时间。现在，您知道道了应该该 在各各项重要要任务上上花多少少时间。但实际际上，您您将如何何利用自自己的时时间呢？另请参见见 HYPERLINK javascript:openPage(./tools/mt02.htm); 将目标标分解成成任务的的工作表表。另请参见见 Haarvaard MannageeMenntorr 主题题项目目管理中的“进行行高级别别估算”。通过分析析真实的的时间利利用情况况，并与与实际应应该如何何利用时时间进行行对比，您可以以判断出出低效率率的时间间管理

39、做做法，进进而进行行改进。这就是是下一个个核心概概念的主主题。第四节分析您您是如何何利用时时间的如果了解解您当前前的时间间利用情情况，就就可以很很轻松地地控制时时间，以以使其支支持您的的关键性性目标。只有掌掌握了您您当前的的时间利利用情况况，才能能规划和和控制好好未来如如何使用用时间。下面的的过程曾曾帮助很很多管理理者准确确地掌握握他们利利用时间间（以及及经常不不当利用用时间）的真实实情况。1. 创创建活动动日志。创建一份份记录一一周时间间利用情情况的书书面记录录，即活活动日志志。务必必在日志志中包括括三个或或更多典典型工作作日。（例如，不要包包括那些些大部分分时间都都是出差差的工作作日。）下

40、面是是一个活活动日志志的摘录录，从中中可以看看出一位位名叫简简的经理理在一天天内的时时间利用用情况。日常活动动日志示示例活动所用时间间优先级8:455电子邮件件：查看看和回复复15B9:000休息：咖咖啡厅；聊天9C9:099等待会议议；整理理办公桌桌6C9:155会议：产产品发布布团队60A10:115休息：咖咖啡；个个人电子子邮件15C10:330电话：外外线，SS赫明明，确认认午餐12B10:442电话：内内线，DD格茨茨8B10:550电子邮件件：给比比尔回信信3C10:553上网：查查看天气气情况和和新闻7C11:000准备：午午餐会8B11:008会议：讨讨论奖金金计划32C11:

41、440出行：与与 A戴维斯斯到外面面共进午午餐120B1:522电子邮件件：发送送和回复复12C2:044电话：回回复语音音留言11C2:155访客：暑暑期实习习生请求求指导8C2:233访客：DD霍洛洛维茨询询问有关关项目的的事宜5A2:288文书工作作：开始始写月度度项目报报告4B2:322电子邮件件：收邮邮件3C2:355文书工作作：继续续写项目目报告12B2:477休息：喝喝咖啡10C2:577准备：收收集会议议资料3B3:000开会：审审核预算算75B4:155电子邮件件：发送送和回复复11B4:266上网：看看新闻4C4:300计划：检检查/调调整项目目工作的的日程10A4:400

42、文书工作作：继续续写项目目报告10B4:500电子邮件件：发送送与项目目相关的的邮件10B5:000回家好的活动动日志有有几个特特征：它应列出出在记录录活动日日志期间间发生的的所有活活动。它应记录录您的每每项活动动使用的的时间。它甚至应应包括各各种琐事事（如整整理办公公桌和喝喝咖啡等等）。它应当用用特定类类别对每每项任务务进行标标记，如如“电子子邮件”、“文文书工作作”、“上网”、“打打电话”、“编编制计划划”、“开会”、“访访客”和和“出行行”。另请参见见 HYPERLINK javascript:openPage(./tools/mt03.htm); 日常活活动日志志表。2. 为为日志中中

43、的每项项活动指指定优先先级。记下一天天的活动动后，应应根据您您的关键键性目标标、使能能性目标标和辅助助性目标标为每项项活动指指定优先先级。请请记住：优先级为为 A 的任务务涉及您您的关键键 目标标。它们们代表具具有较高高价值且且应优先先关注的的任务。优先级为为 B 的任务务涉及使能能性目目标，这这些任务务间接支支持着关关键性目目标。它它们具有有中等价价值和较较高紧迫迫性。优先级为为 C 的任务务可能涉涉及辅助助性目目标，包包括低价价值的紧紧迫和非非紧迫任任务。3. 分分析日志志。检查您的的日志，找出您您利用时时间的规规律。问问自己以以下问题题：“哪类活活动占用用了我大大部分时时间？”是文书书工

44、作、喝咖啡啡、还是是回复语语音留言言电话？“特定活活动集中中在哪段段时间？”您周周一早上上的大部部分时间间是否用用于回复复电子邮邮件？午午餐后是是否总有有很多不不期而至至的访客客？会议议是否集集中在这这周的晚晚些时候候？现在考虑虑您利用用时间的的方式是是否支持持您的目目标。问问自己：“这种利利用时间间的方式式是否符符合我最最重要的的目标？”如果果您是做做销售的的，那么么您每天天的大多多数时间间都用于于电话，这是很很正常的的，但如如果不是是在催款款，那么么可能电电话就太太多了。“我一天天有多少少时间用用于优先先级为 A 和和优先级级为 BB 的活活动？”您最终终的目标标是大部部分时间间都用于于高

45、优先先级的活活动，优优先级为为 C 的活动动尽量少少占用时时间。使用记号号笔标记记日志中中优先级级为 CC 的活活动，让让此类时时间浪费费因素更更显眼。如果您您看到日日志中有有很多彩彩色标记记，您就就会知道道有多大大的改进进空间！4. 找找出改善善时间利利用情况况的方法法。您在优先先级为 C 的的任务上上所花的的时间是是否超过过正常值值，而在在优先级级为 AA 和 B 的的任务上上使用足足够的时时间呢？如果是是这样，那么请请设法去去掉或将将优先级级为 CC 的活活动委托托给他人人，以免免浪费您您的时间间。例如如，如果果您在销销售行业业工作，您在文文书工作作上花了了太多时时间，那那么您要要考虑委

46、委托助手手来做这这件事。寻找导致致您时间间管理不不善的内内在原因因。问自自己一些些尖锐的的私人问问题，并并如实回回答：问：“为为什么我我在低价价值的会会议上花花这么多多时间？”答：“因为为我担心心如果不不参加会会议，别别人会认认为我没没有团队队精神。”问：“我我为什么么浪费时时间接待待未预约约的访客客？”答答：“如如果告诉诉别人我我没有时时间同他他们谈话话，我会会觉得很很无礼。”问：“我我为什么么在电子子邮件和和网络上上花这么么多时间间？”答答：“因因为很多多电子邮邮件都是是私人邮邮件，我我上网冲冲浪是为为了拖延延时间。”了解造成成时间管管理不善善的内在在原因之之后，您您就可以以采取措措施来解

47、解决问题题。例如如：提醒自己己，如果果您参加加的会议议对您的的高优先先级目标标很重要要，您将 被认认为富有有团队精精神。向未预约约的访客客解释您您有一件件重要事事情需如如期完成成，然后后建议利利用一个个午餐时时间进行行交谈。或者，如果您您在午餐餐过后的的一段时时间内会会有很多多不速之之客，可可以在这这段时间间关上办办公室的的门。尽量减少少私人电电子邮件件，例如如，请朋朋友和家家人在您您回家而而不是上上班的时时间发电电子邮件件。如果果您用上上网来拖拖延时间间，那么么当您发发现您正正在拖延延项目时时，请马马上投入入到项目目中。由于要发发生行为为的改变变，所以以矫正不不良的时时间管理理做法需需要时间

48、间。逐步步改变您您的行为为方式，每周实实践一到到两个新新的行为为方式，直到逐逐渐习惯惯为止。如果犯犯了错误误，不要要对自己己过于苛苛刻。不不妨重新新开始实实践新的的行为方方式。某些“时时间浪费费因素”非常普普遍，会会在许多多管理者者的活动动日志中中出现。在下一一个“核核心概念念”中，您将学学习如何何判别和和消除这这些时间间浪费因因素。第五节判别和和消除常常见的“时间浪浪费因素素”如果与大大多数管管理者一一样，您您的活动动日志暴暴露了源源自个人人习惯的的许多时时间管理理问题，那么您您可以加加以改正正。以下下是用于于消除这这些“时时间浪费费因素”的策略略。拖延拖延是一一种推迟迟、耽搁搁或延误误行动

49、的的习惯。造成人人们拖延延的原因因有很多多：或许许他们认认为当前前的任务务令人生生厌或枯枯燥乏味味，他们们可能担担心无法法出色地地完成任任务，或或根本无无从下手手。请考考虑以下下对抗拖拖延的方方法：拖延的原原因解决方案案任务令人人生厌或或枯燥乏乏味将任务委委托给他他人，他他们可能能会感兴兴趣。承认自己己的拖延延行为并并努力完完成工作作。设想自己己完成任任务后的的愉快心心情。避免造成成任务踯踯躅不前前的安排排方式。惧怕失败败如果您缺缺乏完成成任务所所需的培培训或资资源，应应如实反反应并获获取必要要的帮助助。如果您是是由于缺缺乏自信信而担心心，就采采取积极极主动的的姿态，对完成成工作必必需要做做的

50、所有有事宜进进行规划划。坚持工作作：行动动有助于于消除恐恐惧。无从入手手自由地决决定切入入点。您您很可能能逐渐步步入工作作的正轨轨。将工作分分解为几几个部分分，然后后具体说说明完成成每部分分工作所所需的任任务。确确定任务务的顺序序，然后后着手处处理首要要任务。超负荷日日程安排排您是否承承担了过过多的义义务和职职责？为为了完成成任务，您晚上上和周末末是否要要加班？您是否否感到无无论怎样样努力依依然毫无无起色？如果回回答是肯肯定的，请采取取以下措措施：牢记自己己的关键键职责和和目标。避开与与这些目目标无益益的活动动。授权。不不要因为为他人的的失职或或无法达达到您的的工作标标准而大大包大揽揽所有任任

51、务，而而是要将将任务委委托给认认真负责责的人。不要奢望望面面俱俱到。集中精精力处理理真正重重要的任任务。学会向同同事和上上司说“不”。阐述您您的关键键职责，指出承承担无关关任务对对自己目目标的危危害，并并提出合合理的替替代方案案。另请参见见 HYPERLINK javascript:openPage(./steps/step2.htm); 向上司司说“不不”的步步骤以及及 HYPERLINK javascript:openPage(./tips/delegati.htm); 授权的的技巧。另请参见见 Haarvaard MannageeMenntorr 主题题 授授权。下属的问问题您是否总总是

52、疲于于奔命而而下属们们却无所所事事？或许您您放任员员工将本本应自己己解决的的问题推推卸给您您。如果果是这样样，请学学会帮助助下属们们解决他他们自己己的问题题：允许员工工征求您您对问题题的建议议，但仅仅限于报报告问题题解决的的进展或或所遇到到的困难难。当员工将将问题带带给您时时，询问问他们准准备如何何处理这这种情况况。对下属提提议的问问题解决决方案给给予反馈馈，但应应确保由由员工（而不是是您）来来执行解解决方案案。不必要的的出差出差会占占用很多多时间，因此需需要定期期评估它它的价值值。评估估方法是是：记录各项项活动所所花费时时间，例例如去机机场的时时间、候候机时间间及返程程时间。依照您的的工资和

53、和收益标标准，估估算这些些时间的的成本。将该数数字与交交通费、食宿费费用累加加。比较差旅旅的成本本收益。是否有有净收益益或净损损失？考虑差旅旅的机会会成本，即如果果放弃出出差而在在办公室室工作所所创造的的价值。考虑出差差的替代代方案，例如电电话会议议或网络络会议。另请参见见 HYPERLINK javascript:openPage(./tips/travel.htm); 最大限限度地利利用差旅旅时间的的技巧。过多的电电子邮件件和书面面工作避免因电电子邮件件浪费宝宝贵时间间的对策策：每天仅在在指定的的时间检检查电子子邮件。让非业务务联系人人使用家家庭电子子邮件地地址。将您的信信件分类类：删除除

54、所有垃垃圾邮件件，然后后将紧急急信件转转移至“紧急”邮件夹夹。在规规定的时时间内处处理这些些信件。将其他他邮件一一并归入入“待处处理”邮邮件夹，并在完完成日程程表上所所有高优优先级任任务之后后再回复复。要求员工工创建明明确的邮邮件主题题行，便便于您分分清如何何处理相相应的邮邮件：删删除、立立即处理理还是或或稍后回回复。让员工了了解您希希望通过过电子邮邮件接收收哪些信信息，不不希望接接收哪些些信息。书面工作作的管理理：对于无需需回复的的书面信信件，快快速浏览览后可根根据需要要丢弃或或归档。如果需要要回复，而您也也能够迅迅速回复复，就应应立即处处理，然然后丢弃弃或归档档信件。如果您太太忙无暇暇顾及

55、回回复事宜宜，如果果可能可可将邮件件委托给给下属，或将信信件归入入按优先先级排列列的“待待处理”文件。管理不善善的会议议要减少在在会议上上浪费的的时间：取消或不不参加不不必要的的会议。避免参加加自己无无所建树树或毫无无收获的的会议。在同意出出席之前前，索要要会议的的议程表表以便决决定是否否参会。如果您要要组织一一个会议议，应确确保严格格遵循议议程，遵遵循日程程表，并并按照向向会者承承诺的具具体行动动来结束束会议。另请参见见 HYPERLINK javascript:openPage(./tips/meetings.htm); 取得最最佳会议议成果的的技巧。另请参见见 Haarvaard Man

56、nageeMenntorr 主题题 主主持会议议。分心因素素和转换换成本分心因素素（如：在网上上查看天天气预报报或与访访客闲谈谈）会迫迫使您必必须花时时间回顾顾之前所所进行的的工作，并将注注意力重重新集中中到当前前的任务务上来。这些转转换成本本总体上上会使企企业效率率下降 20-40%。要在在从事重重要工作作时抵制制分心因因素：使用语音音信箱应应答来电电。关闭电子子邮件。清除办公公桌上的的报纸和和其他与与工作无无关的材材料。关上办公公室的门门并放置置“请勿勿打扰”的标志志。专注于一一项任务务直至完完成。然然后再开开始下一一项任务务。另请参见见 HYPERLINK javascript:open

57、Page(./tools/mt04.htm); 时间浪浪费因素素判别及及评估工工作表。您已经分分析了自自己的时时间利用用情况并并了解常常见的时时间浪费费因素，现在可可以开始始更有效效地安排排自己的的时间了了。第六节更有效效地安排排您的时时间您已经对对自己的的时间利利用情况况和存在在的时间间浪费因因素有所所了解，现在可可以开始始更有效效地安排排自己的的时间了了。您的的目标是是什么？您的目目标是以以有助于于实现最最重要目目标的方方式来利利用时间间。日程表 是系统统安排时时间的最最佳方法法。日程程表是在在具体时时限内完完成任务务的书面面承诺。它将您您的可用用时间及及时间分分配计划划形象化化。通过过日

58、程表表，您可可以更容容易看到到未分配配的时间间。而尤尤为关键键的是，它会显显示优先先级为 A 和和优先级级为 BB 的任任务是否否占据了了您的大大部分时时间，得得到了应应有的重重视。选择计划划工具有很多种种计划工工具：任务列表表约会时间间表书面或电电子版的的日、周周计划联网的日日程安排排软件和和硬件挂历企业可能能提供这这些工具具。如果果这些工工具符合合您的个个人风格格，就使使用它们们；如果果不适合合，应该该另寻他他法。您您很可能能会使用用更适合合自己工工作风格格的系统统。另请参见见 HYPERLINK javascript:openPage(./tools/mt05.htm); 任务列列表。制

59、定日程程表将任务输输入日程程表，并并指定完完成任务务的预期期时限即即可制定定日程表表。以下下指导原原则可以以帮助您您制定实实用的日日程表：首先输入入优先级级为 AA 的任任务，然然后将剩剩余时段段分配给给优先级级为 BB 的任任务。在每天您您思想最最活跃、精力最最充沛的的时段安安排需要要创造力力与活力力的活动动。将例例行任务务安排在在精力不不足的时时段。预留一些些时间不不做安排排，以应应对突发发危机、意外机机会以及及与同事事或下属属之间的的临时性性交流。避免连续续不断的的会议。每次会会议结束束后，您您都需要要时间来来处理信信息和完完成行动动事项。尽量固定定处理电电子邮件件、书面面工作和和电话等

60、等各任务务的时间间。例如如，规定定上午 9:000-99:300 和下下午 44:300-5:00 执行这这些任务务。固定定各项任任务的时时间通常常可以避避免开始始和转换换的时间间，从而而减少执执行任务务所需的的整体时时间。工作周快快结束时时，应将将未完成成的优先先任务转转移到以以后未安安排的时时段，必必要时暂暂缓低优优先级任任务。将日程表表置于电电脑显示示器或办办公桌的的明显位位置。充分利用用任务列列表任务列表表 是一一种简便便、常用用的计划划工具，一目了了然地列列出您一一天内必必须完成成的所有有任务。其中包包括：要参加的的会议必须制定定的决策策必须拨打打或要接接听的电电话需要起草草的电子子