员工档案管理制度

1、 员工档案管理制度员工档案管理制度1一、劳动合同管理制度 劳动合同： 1、签订劳动合同的原则 （1）本着平等自愿和商议全都的原则。要求劳动合同的内容必需公平、诚实、守信。 （2）遵守国家法律、规矩和政策。 （3）以书面形式明确规定双方的责任、权利和义务。 （4）双方严格执行。劳动合同签订后，双方都应严格根据合同规定的内容遵照执行，任何一方违约，都将 按规定追究违约责任。 （5）以酒店经营目标为中心。 2、劳动合同的订立 （1）原在册的劳动合同制员工以及新进酒店的人员。 （2）酒店的法人代表或托付人，代表酒店与其他人员签订劳动合同。 （3）劳动合同期限分为有固定期限、无固定期限和完成一定的工作为

2、期限三种。其中有固定期限的劳动合 同是指：签订一年以上有期限的劳动合同；无固定期限的劳动合同是指：在签定劳动合同时不明确终止期；完成一定的工作为期限的劳动合同是：指合同当事人双方完成某一工作为期限的劳动合同是指合同当事人双方或某一工作的起讫的时光为条件的。 （4）新进员工应按照签订劳动合同的年限与有关规定，确定试用期，试用期最长不得超过2个月。 （5）劳动合同的变更、续订、终止和解除，均应按劳动法的有关规定办理。 3、签订后的劳动合同甲乙双方各持一份。人事部将员工合同书按部门、按序编号归档保存。 4、合同到期不续签的或已解除的劳动合同书均保存2年 。 二、员工档案管理制度 按照中华人民共和国档

3、案法及有关规矩的规定，酒店的人事部做好有关档案的管理工作。档案管理实 行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真切、完美与安全，便于未来使用。 1、员工档案 员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面把握酒店员工基本状况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类： （1）员工人事档案员工人事档案是人事部从个人为单位集中保存起来的、反映个人一定时期的社会经受和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、嘉奖处分材料；任免、工资、录取、离店等审批表及其

4、它有关重要材料。 a、 员工人事档案的收集、收拾和保管 员工人事档案收拾应按有关方面规定的十个大类举行。收拾、装订成册的材料必需具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。员工人事档案必需存放在牢靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。 b、 员工人事档案的查阅和借用 查阅人事档案，必需办理查阅记下手续，查阅普通员工人事档案，由人事主管批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。 外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必需出示有效的证实，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必需严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违背者视状况轻重，

5、予以批判教导直至纪律处分。 c、 员工人事档案的传递 在员工录取和离店时，人部部准时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。 员工人事档案的传递不得由本人办理。 （2）员工的工作档案 从员工进入饭店开头，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经受，思想品德；业务表现、教导培训、奖惩记录的综合状况。材料包括：员工求职申请、聘请录取、劳动合同和有关离店记录等资料；教导培训记录、专业长处与兴趣的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流淌等资料。 对员工的各种资料举行汇总、鉴别、分类和归档。 2、人事部工作档案 人事部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、

6、教导培训档案和行政人事档案等四个部分，分离记录人事部的工作。 （1）人力资源档案 有关请示、批复、报告、通知等文件、工作方案，以及员工聘请录取或离店的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料等。 （2）工资福利档案 有关请示、批复、报告、通知等文件、工作方案，以及工资、奖金分配方法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。 （3）教导培训档案 有关请示、批复、报告、通知等文件、工作方案，教导培训工作、教导管理等活动中产生的，经收拾并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。 （4）行政人事档案 有关请示

7、、批复、报告、通知等文件、工作方案，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。 （5）人事部的工作档案按年度建立索引、装订成册。 3、档案保存期 离职人员档案保存2年。 档案管理工作流程 酒店档案工作的主要流程是： 1、 接 收：凡酒店经营管理活动中形成和使用的，业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。 酒店档案一年接收一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交人事部。 2、 整 理： （1）、酒店档案按年综合收拾，普通在每年第一季度收拾归档。 （2）、酒店各部门的档案按其形成的各种门

8、类和体裁列为一个全宗。 （3）、办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。 （4）、根据案卷的罗列挨次编制卷号，案卷名目上应区分状况标明不同保管期限。 3、 保管及利用 （1）、酒店档案应由专人负责保管，并定期举行检查。 （2）、凡使用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经总经理批准。 （3）、借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。 4、鉴定和移交 （1）、档案鉴定工作在相关领导的领导下，组成鉴定小组，按规定举行。 （2）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出看法，记下造册，经酒店领 （3）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出看法，记下造册，经酒店领导批准，由两人

9、在指定地点监销。 （4）、档案移交要按国家有关规定执行。 （5）、档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。 员工档案管理制度2 1.目的 规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真切性、准时性和保密性。 2.适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 3.职责 公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 4程序 4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人 档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台举行统一管理。员工人事档案管理人员必需忠于职守，严格保密员工的信息资料。 4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事

10、档案，起始档案材料包括： 身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。 4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构举行代保管 本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参与中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应该符合国家法律规矩、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。 4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应准时将员工的动态变动材料收录入个人的纸 质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。 4.5 本部

11、门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。 4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员伴随下调阅。如需借出管理部门、需管理 部经理批准。 4.7 全部调阅档案，均需记下备案。 4.8 离职员工的人事档案，应在妥当保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员 档案应妥当保管三年以上销毁。 员工档案管理制度3 一、目的 更的的员工人事档案妥当管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理方法。 二、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历 员工入职记下表、应聘人员记下表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、

12、离职证实、合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类收拾。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 三、档案规定 1、基础管理 11原则：分类标准、归档、罗列有序、层次清晰、收拾规范。 12员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录取和解聘。 13对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员收拾，并记下于入职员工人事档案记下（见附件一）离职员工人事档案记下（见附件二），并在档案前页填写人事资

13、料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永远保存。 14当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻状况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。 15调动和录取入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应记下。 16对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、收拾档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清晰、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。 17员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。 18人力资源部档案员要注重档案管理环境的清洁、

14、干净。 19档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交错，制电子名目，以便查阅。 2、档案的查、借阅 21档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。 22任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。 23公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。 24全部批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特别状况可延伸），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。 25人力资源部查、借阅记下，并在人事档案

15、借阅记下本签字记下（附件三）。 3、查、借阅档案注重 31涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。 32擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。 33查、借阅者擅自泄露档案内容，违背者视情节严峻，予以惩罚。 4、档案的销毁 41公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。 42某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批记下（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。 43经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的公司员工人事档案销毁记下和将要销毁的人事档案记下并归档，记下表永远保存。 四、制定、修订、废除与实施 本管理方法经行政人力资源部

16、经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。 员工档案管理制度4 一、目的 为了对人事档案举行妥当保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。 二、范围 本制度适用于对公司人事档案的执行管理。 三、职责 3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。 3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区全部分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。 3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档

17、案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。 3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。 四、人事档案管理的内容 4.1 员工人事档案归档及管理：新员工入职时将员工应聘申请表及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课按照员工应聘申请表建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录取、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并准时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料举行鉴别，第二按新员工的所在部门以及职务、性别等举行分类并确定其归档的详细位置并且在名目上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将

18、新员工的人事档案材料归档。 4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职状况、培训状况、工资调节状况、学历及职称变化状况、历年考核状况及员工基本状况复印件备查材料等。 4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。 4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在员工离职通知单上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的档案材料转移单及其它有关材料，转至调入单位并

19、归档。相关手续员工入职试工转正辞退作业管理制度。 4.2 检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案举行检查核对并在员工人事档案统计表上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列状况下，也要举行检查核对：突发大事后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否走失；发觉某些损失之后，如发觉材料变酶、发觉虫蛀等；检查完毕后必需在员工人事档案统计表上确认签字。 4.3 转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写转递人事档案通知单，按发文要求包装、密封。

20、在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。 4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的熟悉档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必需严格保密，不得擅自向外蔓延。 4.5 统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充状况、档案收拾状况、档案保管状况、利用状况举行统计并填写员工人事档案统计表。 4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。 4.5.2 人事档案统计信息要准时更新，人力资源部按照人员流淌状况每

21、月25日必需将相关人事档案的统计状况更新并填写员工人事档案统计表，提报人力资源部总监审核。 五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。 查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理记下手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。 六、相关支持文件及记录 员工应聘申请表 转递人事档案通知单 员工离职通知单 员工人事档案统计表 公司员工人事档案管理制度 第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和精确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。 其次条、本制度适用于公司全部员工的人事档案管理。 第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。 第四条、新员工第一次建

22、档后，日后全部有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、嘉奖等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。 第五条、新员工报到后按个人资料档案名目挨次举行建档，名目如下： 1、聘请记下表 2、聘用通知书 3、学历证、职称证、计算机等相关资历证的复印件。 4、身份证复印件 5、照片 6、员工转正申请表 7、聘用合同 8、奖惩材料 9、任免、升降、调薪等材料 10、其它材料 第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、 存入、提供、使用和变动状况。 第七条、要做到分类精确、编号规范、罗列有序、定期核对。 第八条、全部人事档案都属隐秘

23、文件，应妥当保管，不得任意泄密。 第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。 第十条、任何人不得借阅自己本人档案。 第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、走失。 第十二条、收回档案时，档案管理人员必需仔细检查核对，否则追究当事人的责任。 第十三条、离职人员档案保存期为一年。 员工档案管理制度5 第一条人事档案的内容。 员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史状况的.材料。其内容主要包括： 1、记载和讲述员工本人经受、基本状况、成长历史

24、及思想进展变化进程的履历，自传材料； 2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点举行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料； 3、对员工的有关历史问题举行审查、甄别与复查的人事材料； 4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料； 5、记载员工违背组织纪律或触犯国家法律而受处处分及受到各级各类表彰、嘉奖的人事材料。 其次条人事档案保密规定。 公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必需严格保密，不得擅自向外蔓延。 第三条员工个人状况变更规定。 1、员工进入公司后，由员工本人填写员工记下表，其内容包括员工姓名、性别、诞生年

25、代、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻情况、家庭住址、联系电话、家庭状况、个人爱好兴趣、学历、工作经受、长处及专业技能、奖惩记录等项目。 2、项目内容如有变化，员工应以书面方式准时精确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部把握正确无误的资料。 第四条员工人事档案的使用。 员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动状况，为制定公司人力资源进展规划提供依据。公司要仔细做好员工档案材料的收集、鉴别、收拾、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规

26、范化管理奠定扎实的基础。 员工档案管理制度6 一、为规范公司档案管理，增加公司档案的有用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 公司的规划、年度方案、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录、打算、托付书、协议、合同、项目计划、通知等具有参考价值的文件资料。 三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用便利。 五、资料的收集与收拾 1、公司的归档资料采取季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2、在档案资料归档期，由档案管理

27、员分离向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门经理应乐观协作与支持。 3、凡应当准时归档的资料，由档案管理员负责准时归档。 4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。 5、档案管理员按照公司的文书立卷归档管理制度实施档案归档收拾。 六、资料的分类与归档 1、公司档案资料的分类依据文书立卷归档管理制度的有关规定执行。 2、公司档案资料的归档每年一次，属于平常立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案的借阅 1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密

28、级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室主任核批。 3、公司档案密级分为绝密、机密、隐秘三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；隐秘级档案经审批可以借阅，但借阅时光不得超过4小时。隐秘级档案的借阅必需由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批，详细按托付书的内容执行。 4、档案借阅者必需做到： 爱惜档案，保持干净，严禁涂改。 注重安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3、凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁；普通的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。 4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须仔细核对