华侨大学档案管理办法辅导讲座

1、华侨大学档案管理办法辅导讲座辅导讲座 卫红 档案馆2013年4月8日目录一、基本概况二、制定依据三、主要内容解释 一、基本概况 华侨大学档案管理办法分为七章，共46条 :第一章 总则（第1-4条，共4条） 办法制定的依据、定义、管理体制、重要性及总体要求 第二章 领导体制、机构设置和人员配置（第5-15条，共11条） 规定了领导和管理体制 、各级的职责、档案管理机构及人员要求第三章 档案管理（第16-29条，共14条） 明确了我校档案管理工作的重点与任务 第四章 条件保障（第30-31条，共2条） 规定了我校档案工作的条件保障 第五章 档案的公布与利用（第32-40条，共9条） 提出了档案主动

2、公布和提供利用的开放方式 第六章 考核、奖励与处罚（第41-43条，共3条） 明确奖励和处罚的规定 第七章 附则（第44-46条，共3条） 解释权、实施日期以及各类档案管理细则的制定办法等 2013年1月9日华大综20134号 关于印发华侨大学档案管理办法的通知 印发二、制定依据 中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法高等学校档案管理办法中华人民共和国档案法 1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关于修改中华人民共和国档案法的决定修正。我国国家最高权力机关颁布的关于档案事业发展的唯一的一部

3、专门性法律 。标志着我国的档案工作开始走上了依法治档的轨道，具有重要的现实意义和极其深远的历史意义。 今年是档案法颁布26周年。 中华人民共和国档案法实施办法 1990年10月24日国务院批准，1990年11月19日国家档案局第1号令发布1999年5月5日国务院批准修订，1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布根据中华人民共和国档案法的规定，制定本办法 实施办法是档案法的具体化 高等学校档案管理办法 2008年8月20日，教育部、国家档案局联合签署，教育部第27号令发布自2008年9月1日起施行 在1989年10月原国家教委第6号令普通高等学校档案管理办法的基础上，根据中华人民共和国档案法

4、和有关法规制定的 为高校档案工作提供了法规依据，对推进高校档案工作制度化建设，提高档案工作服务于教学、科研、管理的能力和水平，具有十分重要的意义。 三华侨大学档案管理办法主要内容解释第一章“总则”要点共四条（1-4条）包括了办法制定的依据、定义、管理体制、重要性及总体要求 第一章“总则”要点（2-1）规定了办法所称档案定义 ：（第二条）本办法所称档案是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。其表述与高等学校档案管理办法表述是一致的 。第一章“总则”要点（2-2）明确我校档案管理机制：“统一领导，分级管理”

5、和“集中统一管理和提供利用”。 概括地说，档案工作在学校的统一领导下，根据国家的方针、政策和学校的工作部署，由档案馆集中管理我校的各类档案，具体安排我校档案各项工作，监督、指导和检查各单位的档案业务工作。在这个大原则下，对个别立卷及归档单位中利用频繁且具有一定独立性的档案，设立分室进行二级管理，单独保管，其日常业务受档案馆指导和监督（人事档案室、学生档案室等）。同时各单位不需向档案馆移交的档案，由各单位进行保管并提供利用。 第二章“领导体制、机构设置和人员配置” 要点共11条（5-15条） 规定了领导和管理体制 、各级的职责、档案管理机构及人员要求第二章“领导体制、机构设置和人员配置” 要点（

6、5-1）明确了我校档案工作的“校长负责制”。规定我校档案工作由校长领导同时规定了分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。这既明确了校长是档案工作的第一责任人，又根据我校档案工作由分管校领导负责的实际情况，强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任。 第二章“领导体制、机构设置和人员配置” 要点（5-1）分管档案工作的校领导协助校长完成的主要职责：（一）贯彻落实国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）加强对学校档案工作的领导，将档案工作纳入学校整体发展规划，列入学校议事日程，督促各单位按规章制度的要求做好本单位的档案工作；（三）关心档案工作的建设与发展，及时解决档案

7、工作中的重大问题和困难，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费，促进档案信息化、数字化建设与学校其他工作同步发展，为档案工作创造良好的条件；（四）主持全校档案工作会议等重大活动，研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其它重大问题，审批档案材料的销毁报告。 第二章“领导体制、机构设置和人员配置” 要点（5-2）领导和管理体制：校长：学校档案工作由校长领导（第一责任人）分管档案工作校领导：一名校领导分管档案工作、协助校长负责档案工作档案工作委员会：统筹、协调全校档案工作档案馆：档案工作的职能管理部门；档案工作委员会的执行机构；永久保存和提供利用学校档案的专门机构；集中统一管理和提供利用全

8、校档案，对学校各单位档案工作进行业务指导、监督和检查。学校档案行政管理的职能部门和档案保管利用机构（双重职责）。学校各单位：负责本单位档案的收集、整理、归档和向档案馆移交档案等工作。各单位应有一名负责人分管本单位的档案工作。同时规定了各个层面上的管理职责。 第二章“领导体制、机构设置和人员配置” 要点（5-3）人员配置上：（分两个层面）专职档案工作人员：档案馆人员，实行专业技术职务聘任制兼职档案工作人员：各单位应指定一人作为兼职档案员，承担本单位档案工作。兼职档案员在档案工作业务上接受档案馆的业务指导和督促检查（双重领导） 第二章“领导体制、机构设置和人员配置” 要点（5-4）加强了档案工作的

9、学术性要求，将“组织编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了档案馆的管理职责。第二章“领导体制、机构设置和人员配置” 要点（5-5）将档案数字化信息化列入档案馆职责，规定“组织实施档案信息化、数字化建设和电子文件归档工作”。 第三章“档案管理” 要点共14条（16-29条）明确了我校档案管理工作的重点与任务 第三章“档案管理” 要点（5-1）强调了我校档案管理实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各单位的档案材料必须按照规定向档案馆移交。第三章“档案管理” 要点（5-2）强调了个人对其从事职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得

10、据为己有。规定“学校中的个人在职务调整、岗位调整、调动或退休、离职中应主动配合移交档案资料，不得擅自销毁、出卖、赠送他人、拒绝归档或者将档案据为己有。” 第三章“档案管理” 要点（5-3）明确“二级管理”模式第二十三条规定，根据学校具体情况，在个别立卷及归档单位中利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室进行二级管理，单独保管。分室是学校档案管理的分支机构，其日常业务受档案馆指导和监督，每年向档案馆报送新增档案目录和统计年报表，并定期移交具有永久保存价值的档案。学校的人事档案、学生档案、机要档案实行档案分室二级管理。由相应的立卷及归档单位独立管理,档案馆负责业务指导、培训、监督和

11、检查。人事档案由人事处人事档案室负责管理；学生档案由学生处学生档案室负责管理，其中历史遗留学生档案与其他已超过我校规定学习年限学生的档案交由档案馆保存管理；机要档案由党办校办机要科负责管理。会计档案暂实行代管制，即档案实体存放档案馆保管，管理和利用由财务处负责。第三章“档案管理” 要点（5-4）将档案数字化纳入档案保护技术范围，成为我校档案工作的一项重要的业务内容。规定“档案的保管应当积极采用先进的档案保护技术和手段，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。” 第三章“档案管理”

12、要点（5-5）明确了文件材料15类的归档范围和分级管理的要求 华侨大学文件材料的归档范围及分级管理单位文件材料的归档范围管理单位（一）文书档案档案馆（二）教学档案档案馆（三）科研档案档案馆（四）基建档案档案馆（五）设备档案档案馆（六）出版物档案档案馆（七）外事档案档案馆（八）会计档案档案实体：档案馆保管管理利用：财务处（九）声像档案档案馆（十）实物档案档案馆（十一）重大活动档案档案馆（十二）专题（一些不属上述归档范围的档案材料，应以专题形式予以归档）档案馆（十三）人事档案人事处（十四）学生档案学生处（历史遗留学生档案与其他已超过我校规定学习年限学生的档案可以移交档案馆）（十五）机要档案党办校办

13、机要科文件材料的归档范围：（高等学校档案管理办法、华侨大学档案管理办法对比）高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。（高等学校档案管理办法第十五条） 高等学校档案管理办法华侨大学档案管理办法（一）党群类（二）行政类文书档案、机要档案（三）学生类学生档案（四）教学类教学档案（五）科研类科研档案（六）基本建设类基建档案（七）仪器设备类设备档案（八）产品生产类归入科研档案（九）出版物类出版物档案（十）外事类外事档案（十一）财会类会计档案人事档案声像档案实物档案专题（一些不属上述归档范围的档案材料，应以专题形式予以归档。）重大活

14、动档案（一）文书档案主要包括党群部门、行政职能部门在管理中形成的文件材料，也包括其它门类档案的综合部分。党群类主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。行政类主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。（二）教学档案主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料以及我校研究生、本专科生、成人教育等各类学生在校期间的学籍档案材料。 （三）科研档案主要包括我校科学研究、科研项目、科技实践等活动中产生的文件材料。以及学校在产学研过程

15、中形成的文件材料、产品生产类的样品或者样品照片、录像等。（四）基建档案主要包括我校基本建设管理和项目建设中形成的各类基建项目工程文件材料。 （五）设备档案主要包括在仪器设备管理中形成的材料、各种国产和国外引进的贵重仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（六）出版物档案主要包括我校自行编辑出版的校报、学报、其它学术刊物及本校编印的出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。我校校内编印的各种内部报刊、宣传资料、在校教职员工以华侨大学名义出版的著作等。（七）外事档案主要包括学校对外招生；与海外华侨华人、港澳台同胞、海外校董往来；校董事会、校友会活动等材料；派遣

16、有关人员出席在国内外举办的国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。 （八）会计档案 主要包括学校各单位在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报告及其他有关会计资料等。 （九）声像档案 主要包括学校在各项重大活动中形成的照片、录像带、录音带、光盘、磁盘等载体的声像资料。以及学校历年的各类毕业生的集体照、毕业照。反映校园风光、校园生活、学校人物等各种载体的声像资料。 （十）实物档案

17、 主要包括学校在各种重大活动、外事活动、校际交流、和其它活动中接受的具有纪念意义和保存价值的题词、书画、礼品。也包括学校在办学过程中自然保留下来的具有校史纪念意义的各种实物、机构变化所废止的印鉴等。 （十一） 专题一些不属上述归档范围的档案材料，应以专题形式予以归档。 （十二）重大活动档案是指以我校党政名义，责成承办部门组织和举办的在国务院侨办、全国高校系统和福建省高校具有较大影响或创新举措的、在党建、思政、教学、科研及各项管理活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的文字、声像、照片、电子文件、实物等多种载体、多种形式的历史记录。 根据福建省档案条例、福建省重大活动档案管理办法等法律、法规

18、，结合我校实际制定华侨大学重大活动档案管理实施细则 华大综201252号 2012年7月17日印发 。 重大活动档案主要包括：1党和国家领导来我校视察中所形成的资料；2党中央和国务院有关部门负责人、国务院侨办及省、市主要领导来我校视察、指导工作所形成的资料；3学校党政主要领导在出国访问、考察及重大外事活动中所形成的资料；4我校校董以及国内外有一定影响的专家学者、社会知名人士、代表团等来校访问所形成的资料；5学校在重大国际交流与合作活动中所形成的资料；6在学校召开或由我校举办的在国内外具有较大影响的各种重要会议或活动中所形成的资料；7学校举办的重大庆典和纪念活动中所形成的资料；8学校重点工程项目

19、开工、竣工典礼中所形成的资料；9学校处置重大突发事件和解决重大纠纷中所形成的资料；10涉及全校的重大专项工作，在申报、评估、验收中所形成的资料； 11我校其它具有重大影响的活动所形成的资料；12福建省重大活动档案管理办法规定的其它涉及我校重大活动的档案。 重大活动档案实行登记制度具体方法和要求如下： 1承办单位在活动项目确定后一周内，填写华侨大学重大活动档案管理登记表(见附件) 并送交档案馆。 2档案馆收到华侨大学重大活动档案管理登记表后，应及时制定接收档案计划，同时选派档案管理人员参与活动，并提供必要的档案装具，监督指导重大活动档案的收集、整理、立卷和移交工作。 3重大活动的组织承办单位在活

20、动结束后一个月内，向档案馆报送重大活动档案目录，三个月内向档案馆移交符合规定的全部档案资料(含声像、图表与实物等)。 重大活动材料的归档范围主要包括：1报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、会议材料、简报、总结、宣传报道、纪念册等各种纸质文件材料及其电子文件；2原始及经过制作的录音带、录像带、光盘、磁盘、照片(含电子版)、胶片和实物及其文字说明材料； 3有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等； 4其它具有保存与参考价值的资料等。（十三）人事档案 人事处人事档案室负责管理我校教职员工的个人档案材料。也就是干部档案（中共中央组织部 国家档案局关于印

21、发干部档案工作条例的通知 组通字199113号 1991年4月2日）：干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。（十四）学生档案 学生处学生档案室负责管理其中历史遗留学生档案与其他已超过我校规定学习年限学生的档案可以移交档案馆永久保存学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记

22、录。我校在校学生的个人档案材料。 （十五）机要档案 党办校办机要科 负责管理第四章“条件保障” 要点共2条（第30-31条）从经费、设施、设备要求上强化了我校档案工作的条件保障 第四章“条件保障” 要点（2-1）为保证学校档案事业的健康可持续发展，为学校和社会提供优质和高水平的服务，办法强调，“学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。”还进一步规定“应当设立档案专项业务经费，为档案工作配置档案管理现代化、档案数字化、信息化所需的设备设施，加快推进数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”第四章“条件保障” 要点（2）办法要求，“档案的保管必须按照国家

23、关于档案馆的建设标准配置专用的、符合档案管理要求的档案库房，存放涉密档案应当设有专门库房。档案库房应当配置恒温、恒湿、防火、防盗、防渍、防有害生物等必要设施。” 这些规定，是我校档案资源体系和服务体系建设的根本保障。第五章“档案的公布与利用” 要点共9条（32-40条）提出了档案主动公布和提供利用的开放方式强调了为社会服务的责任第五章“档案的公布与利用” 要点（5-1）学校档案必须开放服务公布档案是有效地开发档案信息资源的重要手段。学校应当按照国家有关规定公布档案。为社会利用档案创造便利条件档案的公布是指由国家授权的档案馆或有关机关，依法将可以向社会开放利用的档案的内容，通过报纸、刊物、图书等

24、公开出版物以及电台、电视台等传播媒介首次向社会公开发布，使全社会知晓，方便社会各方面利用。档案是国家的宝贵财富，保护档案的终极目的就是为更好地利用这笔财富，而公布档案是方便社会各方面利用的重要渠道之一，也是有效地开发档案信息资源的重要手段。对此，档案法作了专门的规定。档案法第二十二条规定：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。”档案法的这一规定，揭示了档案的公布权与档案所有权的关系，同时指出了公布权必须

25、在法律规定的范围内行使。办法规定：公布档案须经学校授权进行，未经学校授权，其他任何单位或者个人无权公布学校档案。对于已经公布的档案，应建立公布利用、查借阅等管理办法提供利用。第五章“档案的公布与利用” 要点（5-2）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关审批和登记手续后，可以按照馆藏档案资料查阅利用规定利用已公布的档案。工作人员应为查阅档案提供便利条件和优质服务。第五章“档案的公布与利用” 要点（5-3）档案开放应提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。第五章“档案的公布与利用” 要点（5-4）办法明确

26、指出学校档案机构应充分挖掘档案资源，“积极开展档案的编研工作。编研、出版档案史料、校史资料，开发档案信息资源”、应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案普法和宣传工作。这些要求，拓宽了档案工作服务的辐射面。 第五章“档案的公布与利用” 要点（5-5）明确了“学校的档案证明由档案馆出具或由档案馆授权档案分室出具。” 第六章“考核、奖励与处罚” 要点共3条（41-43条）明确奖励和处罚的规定 第六章“考核、奖励与处罚” 要点（3-1）明确要求要建立检查、考核与评估制度，并将档案工作纳入学校工作考评体系，定期布置、检查、总结、验收各单位档案工作。 第六章“考核、奖励与处罚” 要点（3-2）对于档案工作中做出贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励： 办法规定“对于在档案工作中做出显著成绩的单位和个人以及向档案馆捐赠档案者，经档案馆报请学校予以奖励” 对于做出显著成绩或贡献高等学校档案管理办法是这样界定的：（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩 的； （二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的； （三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；