商务公文写作

1、.：.； TOC o - h z u HYPERLINK l _Toc 商务写作 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 导入 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 课程目的 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 站点地图 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 分钟掌握精华 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 导师简介 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 学习 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 了解根本信息

2、PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 开场 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 组织资料 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 撰写初稿 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 确定段落构造 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 风格编辑 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 起草电子邮件 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 练习 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 情景模拟 PAGE

3、REF _Toc h HYPERLINK l _Toc 知识检测 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLI

4、NK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 问题 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 运用 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 运用步骤 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 运用工具 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 拓展 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 文章 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 引荐书目 P

5、AGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 哈佛商学在线引荐资源 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 参考文献 PAGEREF _Toc h 商务写作 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_started.html 导入假设是您，您会怎样做？辛迪的同事对她的任务不断鼎力支持，但最近他们好似不太买辛迪的账了。辛迪不知道究竟发生了什么事。两周前，她将会议纪要用电子邮件发给团队成员，并在邮件中注明，周五上午召开团队会议。然而到了周五那天，只需两个人到会。一周后，辛迪再次向每个人发了份电子邮件，这次是关于月度报告的事宜。在

6、邮件里，她注明将有高层管理人员参与他们的员工会议。可是，当销售副总裁出如今下一次会议上时，她的团队却表现得措手不及。是她的团队成员不把她当回事吗？还是由于她没有与他们做好沟通？假设是您，您会怎样做？电子邮件是最近的一种科技创新，但要用好它，辛迪需求倒退一步，运用亘古不变的好信件原那么。辛迪能够试图在电子邮件中传送大量信息，以致没有真正实现与同事之间的沟通。通常情况下，每封邮件只应包含一个主题。假设邮件涉及多个主题，内容冗长繁琐，阅读者往往会抓不住主要内容，甚至没有耐心读完好封邮件。辛迪的电子邮件应该写得简短精练，这符合大家的利益。辛迪还应该使邮件目的一目了然，在邮件主题行和正文开头，都应该明晰

7、地阐明邮件的目的。您的信件能否到达想要的结果？ HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/topic_objectives.html 课程目的本课程提供相关信息，协助 您完成以下各项任务：根据阅读者的需求组织邮件内容运用各种写作战略完成写作义务利用编辑和设计原那么提高邮件内容的影响力 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/site_map.html 站点地图 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_started.html 导入 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/topic_objec

8、tives.html 课程目的 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/site_map.html 站点地图 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/_-minute_path.html 分钟掌握精华 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/about_the_mentor.html 导师简介 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/learn.html 学习 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/clarify_your_purpose.html 了解根本信息 HYPER

9、LINK edubc/content/HMM/COS/clarify_your_purpose.html 讲清楚您的目的 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/scope_your_project.html 界定主题范围 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/take_a_reader-centered_approach.html 中心概念:采取“以读者为中心的方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/state_your_key_message_clearly.html 清楚表达关键信息 HYPERLINK ed

10、ubc/content/HMM/COS/keep_your_message_short_and_simple.html 让信息简明扼要 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/consider_your_delivery_strategy.html 思索传达信息的战略 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/repeat_your_message_simply.html 高管视角:就是要不断反复他的信息 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 开场 HYP

11、ERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 预测读者的问题 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/create_a_traditional_outline.html 拟一份传统式提纲 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/use_the_brainstorm_outline.html 运用头脑风暴式提纲 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/try_free_writing.html 尝试自在写作 HYPERLINK edubc/con

12、tent/HMM/COS/how_will_you_start_writing.html 互动练习:如何开场写作？ HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 组织资料 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 中心概念:选择组织方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/order_of_importance.html 重要性排序法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS

13、/chronological.html 时序法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/process_and_procedure.html 过程和程序法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/spatial_arrangement.html 空间陈列法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/compare_and_contrast.html 比较和对比法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/specific-to-general_or_general-to-specific.html 详细

14、到普通法或普通到详细法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/analytical.html 分析法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/organize_this.html 互动练习:组织 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_it_down_in_rough_form.html 撰写初稿 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_it_down_in_rough_form.html 中心概念:粗略写完 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/begi

15、n_where_you_feel_most_comfortable.html 从让您觉得最容易下笔的地方开场 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/write_in_categories.html 按“类别写作 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/special_considerations_for_a_technical_document.html 技术文档的特殊本卷须知 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_your_paragraphs.html 确定段落构造 HYPERLINK edubc/co

16、ntent/HMM/COS/focus_your_paragraphs.html 聚焦段落 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/create_smooth_transitions.html 自然过渡 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/evaluating_paragraphs.html 互动练习:评价段落 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_message_in_focus.html 内容编辑 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_messag

17、e_in_focus.html 中心概念:让您的信息重点明确 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/sequence_your_key_message_strategically.html 有战略地陈列关键信息 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/_answer_your_readers_question_why.html 回答读者的问题：“为什么？ HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/communicate_your_strategy.html 高管视角:传达战略 HYPERLINK edubc/content

18、/HMM/COS/format_your_draft_for_visual_impact.html 风格编辑 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/format_your_draft_for_visual_impact.html 为您的初稿注入视觉冲击力 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/match_your_tone_to_your_audience.html 中心概念:让语气贴近受众 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/check_for_conciseness.html 检查文档能否简明扼要 HYPERL

19、INK edubc/content/HMM/COS/dont_over-detail.html 高管视角:不要过分追求细节 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/use_the_active_voice.html 运用自动语态 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/edit_for_accuracy.html 检查准确度 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/understand_common_problems.html 起草电子邮件 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/understan

20、d_common_problems.html 了解常见问题 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/start_with_the_subject_line.html 从主题行开场 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/cover_one_topic_per_e-mail_and_convey_your_purpose_quickly.html 每封邮件只涵盖一个主题，并迅速阐明您的意图。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/be_concise_and_use.html 简明扼要，并运用附件 HYPERLINK ed

21、ubc/content/HMM/COS/remember_your_audience.html 谨记受众的需求 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_formatting_simple.html 采用简单的格式 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/review_your_companys_e-mail_policy.html 回想公司的电子邮件政策 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/know_when_not_to_send_an_e-mail.html 知道什么时候不能发送电子邮件 HYP

22、ERLINK edubc/content/HMM/COS/using_e-mail_appropriately.html 互动练习:恰当运用电子邮件 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/practice.html 练习 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/part_.html 情景模拟 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/question_.html 知识检测 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/apply.html 运用 HYPERLINK edubc/content/HMM/CO

23、S/steps_for_planning_your_writing_task.html 运用步骤 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_planning_your_writing_task.html 规划写作义务的步骤 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_editing_for_content.html 内容编辑的步骤 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_editing_for_style.html 风格编辑的步骤 HYPERLINK edubc/con

24、tent/HMM/COS/tips_for_using_the_order_of_importance_method.html 运用技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_using_the_order_of_importance_method.html 重要性排序法的运用技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_using_the_compare_and_contrast_method.html 比较和对比法的运用技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for

25、_writing_an_e-mail_message.html 电子邮件的写作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_a_business_memo.html 商务备忘录的写作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_a_business_letter.html 商业信件的写作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_a_proposal.html 提案的写作技巧 HYPERLINK edubc/conten

26、t/HMM/COS/focus_sheet.html 运用工具 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_sheet.html Focus sheet焦点任务表 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/document_organizing_guide.html 文档组织指南 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/designing_for_visual_impact_reference_guide.html 视觉冲击力设计参考指南 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/be_your

27、_own_editor_checklist.html “做本人的编辑检查表 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/explore_further.html 拓展 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/online_articles.html 文章 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/books.html 引荐书目 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/elearning_programs.html 哈佛商学在线引荐资源 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/sou

28、rce_notes.html 参考文献 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/_-minute_path.html 分钟掌握精华 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/take_a_reader-centered_approach.html 中心概念:采取“以读者为中心的方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 预测读者的问题 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.h

29、tml 中心概念:选择组织方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_it_down_in_rough_form.html 中心概念:粗略写完 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_your_paragraphs.html 聚焦段落 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_message_in_focus.html 中心概念:让您的信息重点明确 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/match_your_tone_to_your_audience.htm

30、l 中心概念:让语气贴近受众 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/understand_common_problems.html 了解常见问题 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_planning_your_writing_task.html 规划写作义务的步骤 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_an_e-mail_message.html 电子邮件的写作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_sheet.html

31、 Focus sheet焦点任务表 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/about_the_mentor.html 导师简介黛博拉杜梅因(Deborah Dumaine)黛博拉杜梅因是BetterCommunications公司的开创人兼总裁。这家公司主要从事商务、指点才干、技术、财务及销售方面的写作培训，其培训课程得到全世界的认可。自年以来，已有,名学员参与了BetterCommunications的研修班。杜梅因女士是Writeto the Top:Writing forCorporate Success写往顶峰：为公司胜利而写作一书的作者，该书最近刚由Rand

32、omHouse修订再版发行。杜梅因女士还著有TheInstant-AnswerGuidetoBusinessWriting商务写作速问速答指南一书，由iUniverse出版。她还为编写了有关商务写作的章节。杜梅因女士在美国史密斯学院获文学学士及文学硕士学位。假想象了解更多信息，请访问她的网站：writetothetop。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/learn.html 学习 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/clarify_your_purpose.html 了解根本信息 HYPERLINK edubc/content/HMM

33、/COS/clarify_your_purpose.html 讲清楚您的目的在着手撰写商务文档时，您首先应该做的就是问本人：“我为什么要写这份文档？商务写作的目的有很多，例如：对行为进展解释或辩护：“由于现有供应商给他们的出价都太高，因此他们决议回绝他们并寻觅其他供应商。 传达信息：“管理层想让一切员工都知道新产品的季度销售额超出了预期。 影响读者：“工程团队一定可以如期完工。 发布好音讯或坏音讯：“不幸的是，他们报告的引擎起火事件发生在保修期过后的第二天。 要求采取行动：“设计团队应该在月日之前完成并提交产品规格。 在开场写作的时候应牢记本人写作的目的。在从事文档撰写这样的普通义务时，许多撰

34、文者都会偏离本人的目的。为了协助 您一直牢记本人的目的，您可以将写作目的略记在草稿的开头以作为提示，并在写作过程中回想和参考。起草终了之后，应检查您的草稿，以确保初衷得以实现。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/scope_your_project.html 界定主题范围界定主题范围意味着确定主题的广度与深度，这个范围可宽可窄。例如，假设您需求汇报公司在营销职能方面的缺乏，全面铺开的论述可以包括以下内容：营销对实现公司目的有什么作用 公司营销部门的开展历程 营销方面的人力资源 出现详细绩效问题的领域 潜在的处理方案 假设只在浅窄范围内讨论此主题，只需强调一到两个方

35、面，能够包括的内容有：绩效低下的两大领域：经销商支持与促销 建议的补救措施 如何界定书面文档的适宜范围？靠目的引导。就上述营销报告的例子而言，假设您的目的是向担任研讨营销部门和潜在处理方案的任务组提供信息，那么能够需求全面铺开。由于受众将希望尽能够多地了解该部门的情况。另一方面，假设是向高层管理人员汇报该任务组的实践调查结果，那么应收窄范围。由于在这种情况下，受众最感兴趣的能够只是了解您所确定的问题细节以及建议的处理方案。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/take_a_reader-centered_approach.html 中心概念:采取“以读者为中心的方法

36、中心概念一个公司假设没有思索到客户的需求和态度，就无法与客户沟通，同样，假设您不了解读者，不了解他们的所思所想和偏好的信息接纳方式，也就无法与他们沟通。从读者的角度对文档进展构思、起草、组织和编辑，可以提高文档的明确性并促使读者付诸行动。假设读者可以了解您想要传达的信息以及他们下一步应该做些什么，他们的任务就更容易开展。采用以读者为中心的方法为什么重要？下面是一个真实的故事，有家公司想经过明信片宣布地址变卦一事，这看似简单，但公司在写明信片的时候却没有对受众进展分析。由于没有站在读者的角度思索，公司忘了写出最重要的信息之一：搬迁日期。客户们知道了公司将搬到什么地方，但却不知道应该从什么时候开场

37、运用这个新地址。想要读者明白他的意思？那就先要了解他们。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/state_your_key_message_clearly.html 清楚表达关键信息难的不是如何影响读者，而是如何完全按照他的志愿去影响他们。 罗伯特路易斯斯蒂文森(Robert Louis Stevenson)确定了文档的写作目的并从受众的角度进展了思索之后，下一个义务就是提炼出您想让读者记住的关键信息。该信息应该简明明晰，通常只需一两句话。例如：“为了遵守客户的交付期限，他们必需在月日之前完成产品设计。在很多情况下，关键信息应该在文档开头或接近开头的地方阐明，文档的

38、其他地方那么用于描画细节，回答“为什么或“我的提议有哪些含义。每份文档集中讲述一个主题，以使文档尽量清楚明确。假设您发现有两个彼此无关的关键信息要写，那么应分别撰写两份不同的文档。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_message_short_and_simple.html 让信息简明扼要忙碌的读者喜欢简练的文档。现实上，在能传达必要信息的前提下，文档越短越好。简短的文档可以确保突出关键信息。简练的文字还可以节省读者珍贵的时间。请看下面的例如：应老板的建议，在公司法律顾问的协助 下，琼向五位心存不满、要挟要提起诉讼的客户写了封负疚信。作为撰文者

39、，您面临的挑战在于如何让语句表达出最正确效果。就上述例句而言，对受众的了解能提供有效指点。能否有必要让读者知道这封信是琼的老板建议写的，而且公司的法律顾问参与了这封信的撰写？是有五位客户感到不满还是他们要挟要提起诉讼的现实与此披露内容相关？假设没有必要泄漏这些信息，那么可以思索将其删除。这样一来，句子就变成：琼向心存不满的客户写了封负疚信。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/consider_your_delivery_strategy.html 思索传达信息的战略懂得有效写作的人知道，即使文档写的不错，假设未能以适宜人选的名义在适宜的时间以适宜的方式传送，其效果

40、也会遭到影响。在开场写作之前，思索应该以谁的名义传达信息。您本人？您的上司？整个团队？不同的选择必定会对读者有不同的影响。同时还要思索文档的撰写时间能否太早或太晚。假设写得太早，时机尚未成熟，读者就不会关注您提出的问题。假设写得太晚，您就丧失了提出建议或防备问题的时机。最后，传送方式也会影响文档的效果。在选择传送方式时，应思索写作目的、受众以及您想要传达的信息。例如，假设要分发客户称心度调查结果，可以用电子邮件向全公司发送该报告的总结，并提供有关如何获取完好报告的详细信息。您也可以约请管理层和其他关键人员观看一次调查结果演示。理想的沟通方式需求沉思熟虑才干决议。就算您决议运用书面方式，您也会发

41、现用口头交流的方式作为补充有助于将影响力扩展。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/repeat_your_message_simply.html 高管视角:就是要不断反复他的信息高管视角当今世界，沟通是指点者务必要做好的一件事。不但要有效进展内部沟通，在很多情况下，更要做好外部沟通。这是指点者的主要职责之一，要做好这件事，指点者要做到以下几点：简化信息、保证信息清楚一致，还有最难做到的一点，那就是认识到本人必需无休止地反复这些信息。不能由于说过一两次、写在手册中、发过电子邮件，或者就在战略文档中，就想当然地以为人们曾经了解或牢牢记住了这些信息，即使他们曾听到或看到

42、过。他就是要不断地反复战略是什么、问题是什么，而且要运用简单的言语，别担忧人们会说：“天哪，我听了太多次了。人们最难了解的是战略和方向总是不停变卦，却又毫无必要。他们可以了解，他们必需以非常简单的方式知道本人前进的大致方向，这样他们才干朝着这个方向前进。他们也可以了解，事物总会发生一些变化，风向变了，总是该调整航线，但是必需有一个目的。他必需有一个明晰的目的，指明他要去哪，然后他要不断反复这个目的是什么。我能明白这一点，跟我的一次任务阅历有关。当时，他们公司计划从比较复杂的合伙制出发，让公司成员间的协作更加严密，并让泛欧以及泛英战略更加协调一致。针对这些问题，他做了个演示，清楚而简短，似乎大家

43、都明白了。可是，三周或一个月后，当他造访另一间办公室或者另一个国家的时候，每个人又开场问他那些他早已回答过的问题，由于他说的话并没有入他们的耳。由此可见，他必需得一遍一遍地反复。作为指点者，他必需永无休止地简化他要传达的信息，使之清楚一致，更要无休止地进展传达，确保每个人都能正确地了解吸收。迈克尔雷克爵士(Michael Rake)毕马威国际主席迈克尔雷克爵士年参与毕马威前称PeatMarwick并在欧洲分部任务。年到年，他主要在比利时和卢森堡担任审计业务，随后前往中东担任了三年的审计业务。年，他调往伦敦，两年后成为英国董事会成员，历任多个指点职位后，于年成为英国高级合伙人，年成为毕马威国际主

44、席。在成为毕马威国际主席和毕马威英国的高级合伙人之前，他还担任过毕马威欧洲主席。在他的任期内，他监视指点了一项活动，确保对“后安然时代有一个渐进式、适用性的立法回应。他在威尔士亲王的国际商业领袖论坛委员会任职，并担任社区商业主席。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 开场 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 预测读者的问题写出读者对您的主题能够会产生的疑问。这种方法有助于确保您的文档能通知读者他们需求了解

45、的内容。这种方法还能协助 您预见读者对文档的反响。例如，吉莉安必需写一份备忘录，引见协作推出某新产品的员工召开的每周部门间会议。预测到读者关注的事项后，她提出了以下问题：他们为什么要召开这些新会议？ 议程将包括哪些内容？ 我应该怎样预备这些会议？ 将这些问题转化为一定性陈说之后，吉莉安就能得出她在备忘录中将要提到的要点。例如：“召开第一次会议时，请事先预备好您所在部门的任务方案。运用这种方法时，应思索您对受众的兴趣和关注事项的了解。假设您对受众不太熟习，那么应找一位熟习他们的人对您预测的问题进展补充。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/create_a_tradi

46、tional_outline.html 拟一份传统式提纲传统式提纲最适宜那些能在动笔之前构思出文档逻辑构造的人。假设您缺乏写作阅历，或者涉及的主题很复杂，这种方法就格外有用。传统式提纲通常运用字母、罗马数字和阿拉伯数字阐明信息的层次。对大多数商务文档来说，三级标题罗马数字、大写字母和阿拉伯数字就足够了。一旦拟好提纲，就应思索以下问题：提纲中能否曾经列出了我要写的一切主题和副主题？他们的陈列能否符合逻辑顺序？开头、中间和结尾能否清楚明白？假设提纲的逻辑和顺序符合您的要求，您就可以开场对每一条加以充实，从而创建文档。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/use_the_

47、brainstorm_outline.html 运用头脑风暴式提纲头脑风暴式提纲是一种方式自在的构思技巧，即一想到什么就立刻将其记下。头脑风暴式提纲鼓励自在联想，这有助于激发您的发明力。在进展团队集体写作的时候，这种方法格外有效，由于运用这种方法在写作之初就能获得每个人的想法。创建头脑风暴式提纲的方法：在一张纸的中间画一个圆圈。 将您的目的写在圆圈里。记住，您的目的就是您撰写这份文档的缘由。目的的表述应该简约：以“为了开头，并包括一个动词，例如“压服。 在想到与您的主题相关的想法时，从圆圈向外画线，就像车轮的轮辐，然后在每一条线上写一个想法。 假设某个想法激发了其他与之相关的想法，就从那条线上

48、再引出几条线，然后将这些相关想法写在上面。 假设您忽然想到了与之前所写的想法完全无关的想法，就从中间的圆圈上再引出一条新线。 一边继续构思想法，一边从中间的圆圈和其他线条上画新线。 对于从中间的圆圈发散出来的主要想法，应仔细进展分类。一经组织整理，这些想法就成为您在写作中将要提及的主题。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/try_free_writing.html 尝试自在写作当您出现写作妨碍，就像是得了“头脑空白综合症时，自在写作通常是最好的处理方法。与头脑风暴式提纲一样，自在写作允许您放飞想象，以催生灵感，这样优秀的创意会跃然纸上，或者出如今电脑上。请记住，自

49、在写作最重要的规那么就是没有规那么。采用自在写作法的要点包括：预备好纸笔，或将手搭在键盘上，然后让思想自在驰骋。 写下脑海中出现的任何想法，哪怕这些想法与您的写作主题毫无关系。 至少应自在写上分钟，这样才干思如泉涌。 当您思想受阻时，也要将这种情况记录下来。不要停顿。 不要对记下的东西进展编辑。假设您用的是计算机，封锁屏幕能够有助于防止您过早编辑。 自在写作完成后，读一读您之前记下的内容，突出标示重要的观念和想法。然后将这些要点按照逻辑分类，这一步骤与传统式提纲或头脑风暴式提纲一样。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/how_will_you_start_writ

50、ing.html 互动练习:如何开场写作？不同的写作挑战决议了您开场写作时要采取不同的战略。请为不同的挑战选择适宜的战略。.您需求撰写一份备忘录，提议更改您部门的一个关键业务流程。您认识到员工们能够会抑制变革，管理者那么能够没有时间培训员工运用新流程，经过什么样的战略开场写作可以协助 您最好地构思这个备忘录?预测读者的问题解释：正确选项。在您曾经预料到读者对您的提议会有所顾虑的情况下，关注读者会提出的问题是一个不错的起点。拟一份传统式提纲解释：非正确选项。假设您缺乏写作阅历，或者涉及的主题很复杂，那么开场撰写时，拟一个传统式提纲是很好的战略，在本例中，您面对的写作挑战是一个能够遭到读者抵抗的想

51、法，这需求其他战略来应对。运用头脑风暴式提纲解释：非正确选项。假设您与一个团队协作，或者需求激发创意，那么开场撰写时，运用头脑风暴式提纲是很好的战略，在本例中，您面对的写作挑战是提出一个能够遭到读者抵抗的想法，这需求其他战略来应对。尝试自在写作解释：非正确选项。假设您遇到了写作妨碍，那么开场撰写时，自在写作是很好的战略。在本例中，您面对的写作挑战是提出一个能够遭到读者抵抗的想法，这需求其他战略来应对。.公司正在开展绩效评价，努尔应主管的要求撰写自我评价，描画本人的优点和缺陷。可是，她每次在键盘前想开场写，都不知道怎样写，什么样的开场战略最适宜她？预测读者的问题解释：非最正确选项。假设努尔计划提

52、出一个能够会让读者产生严重顾虑的想法，那么开场写作时，预测读者问题是一个不错的战略。在本例中，努尔面对的写作挑战是不知道应该写什么，这需求其他战略来应对。拟一份传统式提纲解释：非最正确选项。假设努尔需求涉及的主题很复杂，那么开场撰写时，拟一个传统式提纲是很好的战略，而如今，努尔需求一个能让她文思泉涌的战略。运用头脑风暴式提纲解释：非最正确选项。假设努尔与一个团队协作，或者需求激发创意，那么开场撰写时，运用头脑风暴式提纲更有效，而如今，她需求一个能让她文思泉涌的战略。尝试自在写作解释：最正确选项。自在写作突破写作妨碍的绝佳方式。.纳赛尔授命拟定一个方案，对公司内潜在的危机进展预测和应对。她对撰写

53、这样的方案缺乏阅历，虽然他知道这个方案中需求包含哪些信息，但却不确定应该从哪入手。纳赛尔最好经过什么样的战略开场写作？预测者的问题解释：非最正确选项。假设纳赛尔计划提出一个能够会让读者产生严重顾虑的想法，那么开场写作时，预测读者产生严重顾虑的想法，那么开场写作时，预测读者问题更适宜，但如今是要拟定危机管理方案，所以需求采用其他战略。拟一份传统式提纲解释：最正确选项。由于纳赛尔要涉及的主题很复杂，而且他缺乏撰写此类方案的阅历，所以拟定传统式提纲是很好的战略。运用头脑风暴式提纲解释：非最正确选项。假设纳赛尔与一个团队协作，那么运用头脑风暴式提纲更适宜。但如今是要拟定危机管理方案，所以需求采用其他战

54、略。尝试自在写作解释：非最正确选项。假设纳赛尔不知道应该在方案中包含哪些信息，自在写作会是更好的战略。而在本例中，他需求采用其他战略。.莎伦参与了一个小委员会，他们要起草一份关于培训新员工的建议书，委员会曾经搜集了信息，预备开场撰写，莎伦应该建议经过什么样的战略开场写作？预测读者的问题解释：非最正确选项。根据莎伦的预测，人们对培训建议书不会有什么剧烈的反对，所以预测读者问题不是最有效的战略，在此例如中，她需求采用其他战略。拟一份传统式提问解释：非最正确选项。假设莎伦需求涉及的主题很复杂，那么开场撰写时，拟一个传统式提纲更有效，在此例如中，她需求采用其他战略。运用头脑风暴式提纲解释：最正确选项。

55、假设您与一个团队协作，那么开场撰写时，运用头脑风暴式提纲是最好的战略。尝试自在写作解释：非最正确选项。假设莎伦遇到了写作妨碍，那么开场撰写时，自在写作更有效，要开场撰写培训建议书，莎伦和委员会需求采用其他战略。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 组织资料 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 中心概念:选择组织方法经过选择最适当的组织方式，您可以更清楚地向读者传达信息。下面列出了各种类型的写作及其适用的组织方

56、式。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/order_of_importance.html 重要性排序法对于许多内部文档，撰文者通常会采用“结论先行(BLOT)法。将最关键的信息放在文档开头，您可以协助 忙碌的读者快速看到最重要的信息。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/chronological.html 时序法按照时序法，您可以按发生的先后顺序列出事件，进而阐明主题。当文档的内容包含产品开展史这样的信息时，这种方法非常有用。运用此方法时：抓住重要、有宏大影响的现实。 利用视觉设计突出重要信息，例如您的关键信息，由于运用这种开展时序法

57、时能够会脱漏这些信息。 假设有五个以上的日期，应防止每个句子都以日期开头。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/process_and_procedure.html 过程和程序法过程和程序法对指点阐明和用户手册都适用。总的来说，过程就是要描画在各个阶段由谁做什么、发生了什么或将要发生什么。由于这些阶段的发生与读者无关，因此请运用第三人称进展表达。例如：“发票应首先交给费用发生部门同意，然后再交给会计付账。程序那么按照完成目的所需的顺序提供读者可以实践采取的行动步骤。由于程序是一系列设定好的步骤，所以陈说的方式与软件安装阐明或者菜谱是一样。描画步骤时请运用第二人称，每

58、一步都以表示该行动的动词开头。例如：“请给发票加盖日期戳，或者“撕下粉色副本用于您的部门记录。无论运用哪一种方法，都应留意以下事项：以表格方式陈说正式程序，并给每一步编号。 按照发生的准确顺序陈说过程或程序中的阶段或步骤。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/spatial_arrangement.html 空间陈列法空间陈列法适用于出差报告、机械阐明以及销售研讨报告。将其想像成一幅二维或三维地图，带着读者在您的主题中徜徉，以协助 他们了解您的信息。例如，要解释公司的销售区域规划，您首先应该讲述洛杉矶的开展机遇，然后引见纽瓦克的新客户，最后再讲一讲华盛顿特区的政府潜

59、在客户。运用此方法时：设定详细、衔接而便于了解的顺序，例如从左至右、从上到下或由内而外。 用细节描画充实每一个空间，为读者发明生动的影像。 有认识地运用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥调，以吸引读者的留意力。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/compare_and_contrast.html 比较和对比法比较和对比法用于展现各种概念的类似或不同之处。这种方法很适宜可行性研讨、调查结果和方案报告。当您想评价两种能够性各自的优缺陷时，这种方法格外有效。例如，在研讨了两种能够性之后，您建议在市区的某个地点设立新办公室，为此，您可以按以下顺序陈说研讨结果：优点：地点

60、A和地点B 缺陷：地点A和地点B HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/specific-to-general_or_general-to-specific.html 详细到普通法或普通到详细法详细到普通法或普通到详细法适用于任务指令、培训资料和客户效力信件。在运用这两种方法时，需求思索的关键问题是：“我的读者曾经了解了多少？回答了此问题后，即可从读者熟习的信息开场写文档。例如，在宣布一切部门指点都必需修正每月预算时，可以运用详细到普通法创建送给会计部的备忘录。由于是会计团队发起的要求，因此在给他们的备忘录中应首先重申他们提出的修正细节，然后从更广的角度讲述此次修正会