对机关新进秘书工作的几点建议

1、.PAGE ：.；对机关新进秘书任务的几点建议摘要：秘书是个社会实际性极强的职业，对于短少实战阅历的新进秘书而言，自然而然，面临着被非专业的阅历“负向同化的能够。机关秘书是指点者身边的综合辅助任务人员和公务效力人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通讯息、办文、办会、办事等为主要职能，是指点者的顾问和助手。一个机关办公室能够分设两三位秘书，从事不同的任务，或内勤或“专业笔杆或接待，但机关新进的秘书那么会接触到各方面的任务。由于对任务的不了解、不熟习常会面临多方面的问题，例如怎样尽快进入角色，怎样和指点、同事相处，怎样做好接听任务，怎样来抑制一些官场中的坏习惯等等。留意相关常见的问题以使本人不被负向

2、同化，让本人能在这个岗位上“如鱼得水，灵敏自若地处置方方面面是每位秘书人员努力追求的目的所在。关键词：机关秘书；常见问题；负向同化；建议；正向同化Abstract: Secretary is a highly society-practical vocation. It is natural and possible for a new secretary who lacks of experience to encounter negative assimilation. Administration secretary who need to assist leader to make d

3、ecisions, deliver information, hold meetings, etc, serve as an assistant. Possibly, a office sets two or three places for secretaries who need to face distinct kinds of work such as writing, receiving, etc. A rookie, however, will contact different work. As having few experience, a new secretary nee

4、d to learn some dispensable things regarding how to get well with colleagues and leaders, how to deal with a call, and how to avoid Officialdom. It is a goal for every secretary to strive to prevent negative assimilation, and to spare no efforts to be a proficient secretary, handling things flexibly

5、.Key words: HYPERLINK dj.iciba/secretary/ t _blank secretary; HYPERLINK dj.iciba/common/ t _blank common problems; negative assimilation; suggestions; positive assimilation第章 引 言近几年，公务员的待遇、福利津贴、各种社保、任务的轻松稳定被众多的人迷恋，再加之去年由华尔街引发的全球性金融危机涉及我国，进一步导致就业难，越来越多的人走上考公务员的道。经过在行政才干测试、申论的闯关中脱颖而出，在面试中的精彩表现，完美展现本人的

6、口头表达才干、思想才干等各方面的综合素养，最终获得面试官的一定而被录用为机关公务人员。对于很多人来说，能进机关单位意味着本人的人生有了一定的保证，只需不犯原那么性的错误就不会随便被解雇。可是机关新进的秘书，却因缺乏必要的实战阅历，在任务中不可防止的存在或这或那的问题。即使对于科班出身的“准秘书人员，在实践任务中也遇有难以调和的矛盾，蒙受难以启齿的为难。如今的教育体制、教育培育方式和社会需求之间的脱节，不少学校的精心培育只是“单纯知识灌输，以致用人单位在实践采用人才的过程中总有“难以上手的难。怎样在新的岗位上找准本人的位置，让没有机关任务阅历的本人迅速和所担当的角色契合是新秘书首先要思索和琢磨的

7、。此外，在现实任务中，由于秘书这个职业曾阅历漫长的由“泛乱化向职业化的转变，在这个过程中，不少人都存有误解，简单地以为任何人、任何专业的人都能“做秘书。在机关单位中，不是中文秘书专业毕业的人从事着秘书任务很常见，专业知识的缺乏及其引发的“任务陋习让机关的新进秘书面临着被负向同化的能够。尤其是受过专业学习的人员，在面对那些常在这个任务岗位上而又非文秘专业长辈的阅历教导中怎样坚持本人的专业所学，怎样在任务中坚持专业才识的兑现，让他人被本人正向同化，使本人的本职任务更加专业化是一个很现实、很棘手的问题。本文针对上述问题，真实结合文秘专业学生的所学分三个篇章来初探新进秘书任务常见问题并给予相应的建议：

8、第一章引言；第二章论述机关秘书的含义、特征及开展概略；第三章论述新进秘书任务的开展，从秘书部门含义、该当明确认识到的六点及在任务中常出现的问题及建议三方面来论述。第章 机关秘书. 机关秘书的含义现代秘书作为一种社会职业，在不同的国家和社会制度下，由于职责范围不同，效力对象多样，任务存在粗细之别，使得秘书的种类越来越多、越分越细。从秘书的来源和效力对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书两大类。公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中，由组织部或人事部门选派的担任秘书任务的人员，在编制上属于该单位干部。目前我国党政机关的秘书均属于此类。他们直接或者间接地为指点人或指点机关的公务活动效力，

9、在任务制度和任务的方法上，必然严厉执行国家有关法律，遵守国家机关公务人员的一致任务规范。本文谈及的机关新进秘书主要是指被国家机关单位新录用的、从事秘书任务的人员。. 机关秘书任务的特征秘书任务作为一种社会职业，其从属性、辅助性是其广泛意义上的本质属性，其主要内容是指秘书任务本身不能脱离它所效力的指点而独立存在，指点任务涉及到哪里，它的任务范围就延伸到哪里，辅佐、协助指点从事和管理其他管理任务，并尽能够地为指点、机关发明各种便利条件，以提高其任务效率和质量。与其他具有辅助性职能的任务相比，机关秘书任务同样具有以下的特征： .中介性 秘书部门的这种中介性特征一方面决议了秘书任务的纽带和桥梁的作用，

10、另一方面也决议了秘书任务是非独立性的辅助任务。 .直接性 秘书任务的直接性表达在：在行政组织上，在岗位设置上，在任务程序上 .全面性 是表达在职能辅助的全面性上 是表达在过程辅助的全面性上 .效力性 人们把秘书任务比喻为上管天文地理，下管鸡毛蒜皮，把秘书任务说成没大没小，没完没了。 .被动性 秘书任务的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。 秘书应在辅助性被动性的任务中发扬发明性和自动性。 .潜隐性 秘书任务的潜隐性表如今三个方面： 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 .性 秘书和机关指点的联络最为严密，参与的各类会议也较多，对政策的制定、执行也比其他同事先了解。第章

11、机关秘书任务. 秘书部门的涵义从事秘书任务，也离不开对秘书机构、秘书部门的了解。秘书机构有广义和狭义之分。从目前的情况来看，我国从中央到地方，个机关单位、人民团体、企事业单位都设有秘书机构，凡从事秘书任务的都可称为秘书机构。狭义的秘书部门，就是典型的秘书部门，是指各级党政机关与企事业单位的指点机关中的办公厅室、秘书处、科、股等。它们由秘书长或办公厅(室)主任指点，承当各种根本的秘书任务，经过良好效力和发扬顾问助手作用，保证指点机关的正常运转。机关的新进秘书人员就是在这么一个机构里发扬着本人的上传下达的作用，做指点的助手。. 秘书人员对开展任务的认识机关新进秘书人员在日常事务任务中该当明确以下几

12、点，做到六“要：一要坚持良好的心态。对于新任的机关秘书来说，心态的好坏将直接影响到他们能否顺利地顺应环境，开展任务。到机关任务，有的人兴奋不已，有种“船到码头车到站的觉得；有的却战战兢兢，对新的任务不敢放开手脚，缺乏足够的自信心。面对指点的表扬和批判，有的人不当回事，照旧我行我素；有的那么把表扬和批判看得过重，由此而大喜大悲。这些都是不良心态的表现，都会在一定程度上给任务带来影响。新任机关秘书应该把从事新的任务当成人生新的起点、新的挑战，把指点的表扬和批判当作自我磨砺的动力，以平和、冷静、自信、积极进取的良好心态来面对新的任务。 二要坚持勤劳任务的劲头。古人云：“业精于勤慌于嬉，行成于思毁于随

13、。新任机关秘书尤其是指点身边的秘书，应该把“勤劳作为本人的座右铭。经常有这样的情况，几个本科生同时被选调进入机关，当初的程度才干能够差不了多少，可是一两年下来彼此间的差距就拉大了有的成为任务的主干，给指点的印象很好；有的却“整天在那无所事事，给指点的印象很差。要做好本人的任务，要手勤、脑勤、嘴勤。三要坚持严谨。新任秘书刚到任务岗位，很多事情能够会出现纰漏，因任务大意大意处的问题并不少：有的调研粗枝大叶，不能为指点提供准确的根据；有的办事丢三落四，影响任务的进度；有的遣词造句不严谨，写资料、起草文件破绽百出。这些都是机关人员的大忌。新任机关秘书假设没有一种严谨的任务态度，将严重影响以后的开展。这

14、就需求每位新秘书一定要牢记这一点，要有认识地培育在任务中的严谨作风。四要把握主开任务而不“越位的原那么。指点不能够事必躬亲，这就要求秘书任务要有自动性，可以独挡一面，替代指点处置一些问题。在机关里，几乎没有人会通知他什么事情应该做，什么事情不应该做。这就需求本人去揣摩，去汲取些阅历教训。对于事情要把握好，有些时候等指点真要下达命令指示让他去做某件事情时，他能够在任务节拍上慢了半个节拍，会招致指点产生不好的印象，以为他这个人喜欢拖延，做事不灵敏、效率不高。因此对于本人任务涉及的事务一定要及时、准确地出击。当然，还要留意度，不要越级去做事情，要正确认识本人的社会角色，摆正本人的社会位置，防止和抑制

15、出现“越位景象。五要看到秘书与指点相处最容易出现的问题。秘书对每位指点都要尊重与服从，不可因人而异，亲疏有别；要擅长领会和了解指点的意图；任务要能独当一面，替指点处置一些棘手的问题；要维护指点的面子和尊严，指点有错时，不要当众纠正，不要让指点感到他比他强；秘书要特别讲究礼貌礼节，遵守时间，称谓得体，与指点要亲密有度；多做实事，不要说空话，多做少说，甚至光做不说；不计较个人利害得失，任务要出色，作风要谦虚谨慎、实事求是；要常汇报，多请示。汇报要简明扼要，不要让小事、杂事分散指点精神。要留意指点的兴奋点和关注点，想指点所想、急指点所急，把指点交办的义务完成的美丽些。六要具备一定的政治素养，切忌犯政

16、策性的原那么错误。要仔细学习马列主义、毛泽东思想、邓小平实际，掌握哲学、政治经济学的根本原理，不断提高政治实际程度；要仔细学习党的道路、方针、政策和有关法律法规，掌握本地域、本系统的详细政策规定。这些东西看似很虚，但只需有认识地去学习才干不断提高政策法律程度；同时还要仔细学习汉言语文学和逻辑学的根底知识，学习秘书知识和有关专业知识，全面掌握秘书任务实际和指点所分管范围的有关业务知识，不断提高业务程度。. 针对机关新进秘书常遇问题给予的建议从事任何一项新任务都有一个磨合期，怎样最快调整本人的形状，找准本人的位置，让本人和任务岗位契合是每位机关新进秘书都必需面对的。一融入办公环境进入新的环境都不可

17、防止地对周围一切产生陌生感，不知该从何开展本人的任务。熟习本人任务的地方、了解根本的办事程序、扩展本人的人际半径是日后任务的根底。熟习办公环境。对于新机关秘书而言，最客观、最亟待处理的问题就是要让本人以最快的速度融入本人的办公环境。首先该当利用下班时间去串门或者借用办公大楼前或办公大厅内简单的楼层区域分布图来熟习，花点心思、精神来记住每个楼层科室的分布。一来能协助 本人找寻一种平安感、归属感，便于今后任务拿送文件，二来也能防止应对来访者讯问时一问不知或报错门户的为难。其次要记准每位指点的姓名、办公室门号、分管任务内容、办公联络，在任务中用心去了解各个科室担任办理的事务及根本的办事流程。承办指点

18、交办的事情时，正确领会意图，抓紧办理，落实后及时汇报，做到件件有下落，事事有回声。任务中，要多请示，多汇报，不可自作主张，随意回答。再者是熟习办文程序。办文是机关秘书大量的、经常的一项任务，比如，代指点起草的文件信函，必需经指点审阅并按规定程序签署以后，方可发出；组织传阅文件，必需严厉按规定范围、时间和顺序进展，有效控制文件的去向和传阅进度，尤其要掌握好特急和绝密文件的传阅；查阅会议记录，须经相关指点同意等等，这些都是新进秘书在任务中必需学习、遵照的根本程序。留意穿着得体，做好最根本的任务。在机关单位任务，很大一部分是男性，他们能够对本人的穿着、对办公室卫生的管理更显大大咧咧，夏天穿个拖鞋在办

19、公室走动，地面上这里一块印迹那里一块印迹是常有的事。文秘人员恰当的穿着真的很重要。虽然不能以貌取人，但是穿着恰当确实有意想不到的效果。穿着得体、整洁、举止、待人接物大方而不失热情，能凸显一个机关的大致门面。秘书任务最根本的就是要担任办公室卫生，尤其是新进秘书，这方面的任务更该当积极自动去做好。为了能在指点上班之前将相关卫生任务做完，秘书要留意早起，提早二非常钟到达办公室，将地板拖一下，桌面用毛巾擦去灰尘，桌面上的文件、书籍也留意分类整理好。一来能让本人有个干净、温馨的环境，这在一定程度上能提升办公室的整体笼统，二来长期的坚持、努力亦能获得指点的一定和好评。下午也要提早非常钟的样子担任翻兴办公室

20、的门。假设有指点喜欢喝茶，要细心为指点预备好开水；指点有时在办公室加班办公，记得还要细心为指点订好餐。 热情对待同事，让本人拥有一个调和的人际平台。 在新的环境里，一切都得重新开场，包括他在他人心中的笼统也得重新塑造，重新去建造本人的人际圈。给大家好的印象，坚持良好的人际关系对本人以后的任务生活很关键。这里不仅包括上级指点，也包括同级的同事。卡耐基说过：一个人的胜利，只需百分之十五是靠他的专业技术，另外百分之八十五要靠人际关系和处世技巧。虽然这种表述未必准确，但它却能阐明人际关系的重要性。协调各方面的关系，发明一个良好的任务环境，对于新任机关干部提高业务技艺、开展任务大有裨益；否那么，就能够给

21、他们的任务带来一定程度的妨碍。机关新进秘书要处置好人际关系，该当留意以下几点：第一要记准办公室其他同事的名字，让“名和“人能对上号。对于指点，能够每位新公务人员都会睁大眼睛去认识，但对于其他的同事能够就没那么放在心上。现实上，叫不知名字或者叫错名字是很不礼貌的行为。除此之外它还会损害他在他人心目中的印象，给人呵斥一种错觉，以为他这位机关秘书太过于傲气，这是既不利于本人以后任务的开展。因此花心思去认识同一个办公室、去认识其他科室人员是很有必要的。第二在与人交往的过程中既要坚持谦虚谨慎、不卑不亢、诚信大度、公正正派的交往原那么，又要留意待人接物的灵敏性。要积极帮指点出主意、想方法，当好顾问，正确地

22、领会和贯彻指点意图；要亲密配合同事任务，在生活上多给予协助 和照顾；要耐心、自动、热情地为基层人员效力，多为他们办实事、解难题。二在日常任务中要抓关键、有条理，做到“大事化小，小事化大秘书任务的义务量大，任务涉及范围广。理清本人的思绪，抓准关键点，留意有序开展各项事务，才干让本人出色完本钱职任务。讲求礼貌，维护良好的“门面笼统。礼貌非常重要，秘书人员接打的态度直接影响到单位的笼统和信誉。机旁该当有纸、笔等文具。打时要把能够用到的文件、资料置于桌上，例如各个科室的办公联络，确定好说话的目的、内容、顺序；在接时要自动自报家门单位、本人职务或者姓名，如“您好，这里是某某办公室。请问改动先查询对方的旧

23、习。假设拿起便说“喂？，接着问“他是谁？他找谁？会使人感到很不温馨。当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么的时候，不要随意传话。对于受话者是机关单位的重要指点，在未了解情况下不要随意说出指定受话人的行迹。预备一本公用的记录本，记下来电者的姓名、机关单位、号码、来电时间及通话要点，包括会议或者活动的时间、地点、要求出席的指点、详细的事务内容等等都要落实到点，不能模糊，尽量不要出现再次回电问询情况。假设是重要的通知一定要确认对方的姓氏及职务，以方便及时跟进或进一步确认。对于记录的通话要点要及时向上级相关指点报告，并请指点看阅后在上面做出相应的指示，这有利于作为任务的凭证。有认识培育本

24、人的政治鉴别力、政治敏感性，灵敏处置各类公文。新秘书从事的日常文字任务最多的能够是做会议记录，写会议纪要。在做记录时，就要仔细揣摩，指点是怎样把握主次、怎样分清轻重缓急、怎样进展概括的，从中学会正确的归纳方法。再比如，起草会议纪要时，假设是本人先拿初稿，指点在把关时会对综合归纳不够准确的地方进展一些修正，本人就要进展反复比较，从中分析指点是怎样进展归纳的，这样长期坚持下去，对本人的提高协助 是很大的。在党政机关，要求从事秘书任务的人员具有高度的政治责任感、政治鉴别力和政治敏感性。要擅长从政治的角度思索问题，办理事务。要学会在纷繁的事务中，在各种思想、观念的碰撞中一直坚持坚决正确的政治方向。要严

25、守政治纪律，在政治上、思想上、行动上自觉与党中央坚持一致。故新秘书人员该当利用空闲时间多阅读机关办公室订购的报刊、杂志，仔细学习党的道路方针政策，学习时事政治，学习必要的经济实际。作为机关秘书，不能够不和文字打交道。假设没有较为扎实的实际功底，那么写出的文章很有能够会由于“浅而通不过，提出的建议能够由于“小而不被指点采用。而上级的文电，指点的讲话，都是着眼全局提出来的，实际性、指点性都很强，经过经常学习和思索，从中不但能学到写文章的技巧，更重要的是学习到思想方法；对报刊的社论、评论员文章、实际研讨文章等，也要耐下心来细嚼慢咽，这样不断地坚持，在潜移默化中就提高了实际素质，为以后写文稿积累了底蕴

26、。此外，由于公文的改革，很多机关指点都有点难以顺应，公文混淆运用的景象还是常发生。最为常见的就是报告和请示的混用。例如在实习期间曾遇到过这样的事，一位指点写过这样一篇公文。“关于恳求处理省属下放我市企业医疗保险补助的报告，整个正文是引见市级的根本情况及参保现状，落款那么为 “特恳求省政府照顾我市，将原省属下放企业退休退养职工医保补贴纳入省属企业医保补贴范围，以处理省属下放在我市企业退休职工参与住院医疗保险。特此报告。 可否，请指示。作为一名中文秘书专业的学生，大学期间的所学让本人能很清楚报告和请示的差别，报告用于向上级机关汇报任务，反映情况，提出意见或者建议，回答上级机关的讯问。报告是下级向上

27、级客观部门汇报情况所运用的，按报告偏重点不同可分为任务情况报告和任务进程报告两大类，前者主要是反映任务中的情况和问题，后者主要写明过程和任务进度。而请示适用于向上级机关恳求指示、同意。请示的作用在于能使有些不了解、不明确、以及按照原规定需求变通或者难以处置的重要问题，经过向上级机关请示，进而得到妥善处理。在公文的运用中，特别要留意的是不要把“报告和“请示混淆了，不要把“请示写成“报告，也不要把“报告写成“请示，更不要把“请示报告叠用。然而他在机关的社会位置不高，尤其是刚到机关单位任务的毕业生，怎样来向指点提出本人的见解，委婉指出指点的错误呢？做惯了指点的人，非常有权威，有威信，本人刚毕业就去批

28、判指点的错误对本人的出路是个挑战，而对指点的错误视而不见那么会导致任务上更大的失误。此时进退维谷，面临一个两难的境地。故而在指出指点的错误时一定要讲究战略。讲究了战略，他的批判或者建议不但不会令指点反感，而且他的建议、批判会被指点很好地接受，指点对他还会刮目相看，对他的才干有了新的看法，对他会更加注重。首先在指出指点的错误之前要搞清楚事情的来龙去脉，要分析错误的性质。像公文写作上的出错是由于指点并非科班出身，对这方面的专业知识能够还存有误区。这个时候他该当和指点沟通一下，以提示替代批判，假设指点认识到本人错了，就更好了，假设他自动问起本人的看法，那就最好不过了，彼此可以一同分析这件事情为什么错

29、，错在哪里，这样做的后果能够会怎样，当事情变得非常明白了，指点下一次能够就不会再出现同样的错误，也不会因此呵斥心情上的妨碍。有了充分的分析后，让指点知道他的错误所在是关键一步，但不是全部。提出措施的时候，作为秘书一定要特别小心留意，由于指点人的自尊心非常的强，最好的方法是启发指点人想出措施，不留痕迹，让指点人觉得是本人想出的。假照真实不行，就应该在提出措施的时候表现出委婉与诚实，一切为了指点的态度。可以用“我觉得可以，您觉得怎样呢？等之类的话语来旁敲侧击。遵守职业品德，严守。秘书保管的文件密级程度相对而言较高、数量较多，与此同时秘书人员还会在承办、参与的日常任务中，接触大量的中心。稍有不慎，就

30、有能够发生泄密问题。而泄密又有故意泄密和无意泄密之分，前者是品德素质问题，后者那么为职业素养欠缺，但不论怎样说，作为秘书人员一定要防止这两种情况的发生。对文件要及时分类归档，尤其对等级较高文件的管理，要仔细登记，做到“专柜专放。尤其是机关新进秘书一定要把握个度，不能向任何无关人员泄露，平常任务或者任务之余与同事的闲聊中坚持做到不该问的不问，不该说的不说，做到守口如瓶。礼貌、正确对待来访人员。在局机关办公室任务的话，不可防止的就是会有不少的来访者要求见局长或副局长等指点。指点作为一个地方的首脑人物，需求交际往来，比如接待来宾，有故旧探望等，这都是人之常情，在一定意义上说，大多也是任务需求，由于广

31、泛的社会联络是现代指点人必备的条件。但应付活动必需把握一个原那么，就是内外有别，得体勿滥，不要把严肃的公务活动庸俗化了。对于接待任务，一定要慎重对待，了解详细的事宜。假设来访者的事情是由其他科室详细筹办的或者说由科室处理更为妥当的话要巧妙地予以推脱，不要盲目引见，给指点增添负担，即使当时相关指点就在办公室里，就在旁边。办公室秘书人员对信访任务该当倾注爱心和耐心，对群众来信来访不推不拖，详细了解，细心听取，细查环节，做到热情效力，文明礼貌。要坚持有礼有节，正确对待上访群众的偏执行为和过激言辞，耐心细致地做通思想任务，引导心情，引导上访群众以合法、正当的方式反映诉求，消除群众之间的误解和对立心情，

32、防止矛盾的激化。对调查和信访接待中群众反映的事项，要学会处置、学会思索，特别是反映的有全局性、倾向性、苗头性的问题和动态，要高度注重，及时反响给指点或相关分管部门，以便能干涉这些问题，解民怨、排民难于未然。这类任务是项很大的挑战，不是一天两天就能顺应的，需求时间去熟习指点的人际脉络，去学习长辈的任务阅历。印章的运用、管理要科学。在机关单位，印章是不能随意运用的，它有专人管理。但是有些时候，他这位新进秘书能够会替代一下这方面的任务。这时一定要留意，在机关单位，印章起着标志、权威、法律和凭证的作用。管理印章要有制度，对什么情况下用印章要有明确的规定，并要有专人管理和运用印章。未经上级同意，任何人不

33、得私自管理和运用印章。严禁在空白纸上加盖印章。假设在纸上试盖，事后应随即销毁。秘书要亲身盖印，不要随意交他人代盖。运用印章要慎重，一定要有同意手续，有相关指点的同意意见，并进展登记。运用印章前要仔细检查，看手续能否齐全，资料能否完备，对不合法的和不合手续的可以提出异议，甚至回绝用印。这个对新近机关秘书而言前提条件就是要熟习相关的办事程序。加盖印章的公文要一概留存两份一份是签批稿，一份是复制品存档。在地方机关单位，尤其是一些小地方，乡镇机构，文件起效的关键在于上面有红印，而发文机关单位有时也会忽略印章的正确运用，往往只需有印迹即可，盖歪印、倒印、落印轻、印章迹象模糊的景象时有发生。这一方面是下面

34、单位对印章的误读，另一方面也是任务者对本人任务的认识不够。用印时，要做到上不压正文，下要骑年盖月，印文字迹要端正、明晰，盖印时要做到握法规范，用力均匀，落印平稳。两页以上的证明资料，也应将几页连在一同加盖“骑缝章。用章必需妥善保管，放在平安可靠的地方，并随时上锁。做好公共财富的“优秀管理员。财务管理，是对机关任务所必需的物质器材和财务开支的管理。办公室秘书任务离不兴办公设备和办公用品的运用和管理。在机关单位，这些物品就是公共财富，是国家资源。有些机关公务人员的认识不强，以为公物不用白不用，不贪白不贪，“随手牵羊，随意拿取办公室用品的景象屡见不鲜。这不仅是对国家资源的浪费，也是对机关笼统的抹煞。

35、故而办公室任务人员一定要树立正确的认识，建立一套严厉的物品管理制度。在一些单位，办公设备和办公用品常由后勤部门一致采购、发放与管理，也有一些单位将这一职责交给了办公室。因此，机关秘书要对指点需求的办公设备、器材进展一致购买可以订购、订购、填写订购单、因特网效力、调配、分别运用和管理，要经常了解指点及部门需求哪些办公用品，并及时发放，保证供应。在接到货物概略，应输入到办公用品库存卡中，并及时更新库存记录。库存控制卡上的内容，主要包括工程、单位、库存参考号、最大库存量、再定货量、最小库存量、日期、接纳、发放、余额。机关部门或者公务人员要领取物品时，除了要清点核实发放的物品外，还需求填写物品登记表，

36、并由相关担任人签批。填写的内容要详细，领取物品的部门、物品的称号、数量、发放人签字、领取人签字、日期。三运用现代办公技术，提高办事效率随着现代技术的开展，尤其是计算机和通讯技术的提高，办公自动化技术也得到了更高层次的开展，这也就要求秘书人员要能运用现代办公设备办公，能用计算机、各种办公软件自动编辑和打印文件，能迅速处置各种文书资料，包括输入、编辑、排版、修正、复制、打印、发、电子邮件等，还有能用现代网络查找资料。实现办公自动化不仅能节省资金、时间、人力，而且能节省能源、交通工具，加速资金周转和信息流通，尤其是我省自年倡导的无纸化办公。收文、登记、拟办、报送、审批、发文、归档，这些行政性任务都将

37、在网上完成。随着年月日起正式实施，省政府电子政务办公平台也开启了。经过电子政务内网，省政府办公厅与省直各厅局、市州政府间协同办文，正式进入无纸化办公时代。月日后，湖南省政府中文门户网全面改版、英文门户网全新亮相。新改版的省政府门户网，表达出窗口、平台、办事大厅、链接、信息港、在线效力、网上社区七大功能。网站内容由网上湖南、透明政府、政策指南、在线办事、互动交流、公共效力、长株潭两型社会、湖南网站等几大板块组成。换而言之，作为机关任务人员更要熟练掌握根本的网上办公技艺。当然，对于很多机关单位公务“长辈而言，他们以前不断从事纸质的文字处置任务，在顺应现代办公自动化时能够会稍稍有节拍上的不顺应。办公

38、自动化要务虚现一个机器与机器之间、人与机器及环境之间的综合、一致系统。所以办公人员必需严厉要求本人，使本人的思想观念、心思构造和业务素质都有所改动和提升，以顺应办公自动化的要求。而新进的机关公务员更有职责去顺应并推进这一现代化进程，应抑制畏难和抵触心情，了解纸质公文与电子公文的关系，废除对公文物理介质的习惯心思，树立网络传播的电子公文新观念，积极调整任务方式，做好相关的任务，以协助 指点更有发明性地开展任务，使指点的各种任务更加完善化、高效化。四积极倡导绿色办公，树立过“紧日子的思想由国家开展和改革委员会、国务院机关事务管理局牵头，江亿院士带着检测小组，曾经对建立部、发改委、国资委等政府机关办

39、公楼和北京区总医院等个试点单位进展了系统的检测和数据调查，完成了初步的节能诊断。检测小组发现，目前在政府机构仍普遍存在严重的能源浪费的问题，既有建筑设计问题，也有管理认识上的问题。从中央到地方不少利益集团都从本人的利益出发搞建立，上演了不少的“公地悲剧。此外办公耗能方面的问题也特别明显，主要表达在一下几方面：第一，建筑的系统设计不合理，导致严重耗能；第二，个别运转方式不适宜，运转效率低。有些单位，一年四季空调电量都非常大，冬季耗电量大，阐明没有充分利用采暖设备；春秋过度季节耗电量大，那么是没有利用好开窗通风等自然调理手段。第三，开窗换气量大，导致新风负荷过高。很多单位存在着开空调的同时开门窗的

40、景象，这会添加空调耗能。第四，节能认识还有待提高。在一些单位，上班开灯下班关灯曾经成为一种习惯，无论能否需求灯光照明都是如此，而电脑待机也成为继空调、照明之后第三大耗电问题。节约历来是被受推崇的传统美德，尤其在今年金融危机的影响下，各机关单位都必需树立过“紧日子的思想。作为机关秘书人员，更该当有节能认识。在日常任务中，节约有很多种表达。如夏季将空调的温度调高一度，任务终了时随手关灯关电脑，切断电和水源。政府机构率先垂范，建立崇尚节约、厉行节约、合理消费的机关文化，建立科学的政府节能目的责任和评价考核制度，制定并实施政府机构能耗定额规范、积极推进能源计量和检测，实施能耗公布制度，实行节奖超罚。加

41、强机构节能和绿色采购，仔细落实和，进一步完善政府采购节能和环境标志产品清单制度，不断扩展节能和环境标志产品政府采购范围。对空调、计算机、打印机、显示器、复印机等办公设备和照明产品、用水器具，要留意运用采购高效节能、节水、环境标志产品。机关单位的相关行动、任务的落实还得由各个机关办公室，由各个机关的主要秘书人员来跟进。在日常任务中以本人的节约行为，例如杜绝用水设备跑、冒、滴、漏，节约办公用纸，采用双面打印、复印，维护办公用品和设备，尽量延伸运用寿命等去影响周围的同事，在必要的时候给周围同事以好心的提示，让他们能认可他进而自觉去做一些本人力所能及的去抵抗资源浪费。五有效管理时间，提升本身素养机关任

42、务的性质决议了秘书在很大程度上没有支配时间的自主权，而秘书能不能科学的管理利用时间，和任务绩效的优劣直接相关。只需擅长管理时间，才干在一样的时间内做更多的事。反之，假设让时间放任自流势必会“事倍功半。秘书处置日常事务能够会很繁琐，如何安排开展任务、合理运筹时间显得尤为重要。日常事务可以分为四类：既重要又紧急的事务，重要但不紧急的事务，不重要但紧急的事务，既不重要也不紧急的事务。合理运筹时间就是要在主要时间里做一些重要的事。集中精神先做最重要的事，在单位时间内的收效最大，效率也相应提高。意大利经济学家帕瑞托提出著名的“二八原那么：他以为，%的目的具有%的价值，而剩余的%的目的只具有%的价值。一句

43、话，重要的事占少数而不重要的事占多数。为了有效管理时间，秘书应该根据每项任务的价值来投入时间把时间投入到有较大意义的目的中去。集中精神先办最重要最紧急的事，后办其他事情。一些反复性的任务可以不做，一些可做可不做的任务可以放在次要时间以次要精神去对待。此外还要留意，秘书的日常任务虽然有明显的方案性，按照方案行事固然非常重要，由于它能减少任务的盲目性；但是假设因此将一切的时间都安排得满满的，那么一旦出现以外或暂时性任务，整个原定方案都会因此被打乱，不但影响方案的实践进程，也会由于调整而浪费不少本钱。譬如原定的约会或者会议时间有所改动，有关人员就要做出相应的调整，一些事情能够就会被不测耽搁甚至取消。

44、所以，适当留点可以自在灵敏支配的时间，反而可以确保他控制全部的时间，即使空余时间中没有不测发生，他也可以利用这些时间来做些相对次要、需求时间也不多也不很急的任务，例如看文件、整理资料、阅读书报等。结 论 在指点身边任务的秘书，是指点的直接顾问助手，直接为指点效力。一个优秀的机关秘书，必需具有较高的政治素质、业务素质和良好的心思质量具有深沉的文字功底、较强的言语表达才干和忠心耿耿的献身精神，具有较强的洞察事物才干、判别鉴别才干、逻辑思想才干、综合分析才干、想象预见才干、献计献策才干、随机应变才干和办事协调才干。而这些要求对于机关的新进秘书而言还存有一定的挑战。在熟习本职任务的过程中，机关秘书一定

45、要抑制惰性思想，不能仅凭指点的安排而机械行事，要勇于开辟，不断创新；要改动被动应付的认识，突破传统观念的束缚，摒弃不求无功，但求无过的落后思想。根据情势的变化、任务的需求、指点的要求，充分发扬本人的客观能动性和发明性，不断探求新世界，提出本人的新见解，寻求处理问题的新方法及时提供应指点参考。此外，机关秘书要经常站在指点的角度思索问题，加强对指点的顺应性，如跟随指点参与会议时，可以想象假设他是指点，他如何讲话，如何协调矛盾，再看指点是怎样讲的，怎样办的，比较两者的异同，找出与指点的差距。本人学会自动去提建议，看哪些被指点采用，哪些未被采用，比较各种建议的合理性，分析被采用或未被采用的缘由，便于今

46、后提建议更加合理准确，提高采用率，加强本人的效力才干。总而言之，要是本人成为一个称职的机关秘书，就要不怕琐碎繁杂，不怕辛劳疲劳，肯干、能干、多想、多干、实干，任劳任怨，不断提高本人的办事才干和决断才干。参考文献 方习文秘书事务与原理M合肥工业大学， 岳凯华秘书学概论M湖南大学， 孙春祥，胡慧明秘书适用写作M湖南大学， 胡俊时事政治真题回想及命题热点预测M中共党史， 康贻祥现代运用文写作大全M金城发行， 张兆娟新编办公室文秘必备全书M企业管理， 成冰办公室几何M当代世界， 甘晖秘书之友J兰州大学主办， ， 政谋划态网：湖南省政府电子政务办公平台实现无纸化办公时代 HYPERLINK /html/

47、Partyonline/xcgz/.html /html/Partyonline/xcgz/.html 当代秘书网：浅谈办公自动化建立中的假设干问题 HYPERLINK ddmishu/readnews.asp?id= ddmishu/readnews.asp?id= Jeremy, Harmer. The Practice of Secretary Teaching .World Affairs Press. Percy Pruni Bante .The Office of the Staff Secretary. Presidential Studies Quarterly，June 致

48、谢 本文的选材是根据笔者年暑假在邵阳市某机关单位局机关办公室实习过程中的所见所闻及所接触的事务，可以说对根本的办公流程，对一个机关新进秘书该怎样顺应任务岗位有了感性的认识。在确定论文写作方向时，很赞赏郭小英教师给我耐心的指点，协助 我理清思绪，选择从科班出身的“准秘书在任务中面临负向同化这么一个角度来入手、展开。在局办公室的任务很轻松，就是每天接，打发通知，发，打打最简单的文件资料等等。以前学相关的知识时，总是想当然地以为很简单，其实本人做起来却不那么顺心。例如，政府发个什么通知，总是习惯用耳朵记，一接完之后就向主任报告，说在哪里哪里有个会议通知要拿，可是当主任问详细一点的情况，例如号码是多少

49、，谁打过来的，什么内容时，总是支支吾吾，说本人没记下来。主任又得本人打过去再确认相关的现实。一个多月的实习下来，终于能很出色地做好相关的任务，接听重要时能做比较详细的记录，积极向指点报告，按照指点的指示去做好下一步任务。除此之外，还真正学会了办公自动化，将以前所学的空洞的实际知识结合运用到实践任务中，例如机的运用，Excel制表等等。还有一个很小的任务值得留意，就是每天得提早到办公室，将卫生清扫好，开空调，预备新的签到纸、烧好指点们当日要喝的开水。这些看似不起眼的事情构成了我每天七个小时的任务。局里的局长、办公室主任、各个科室的科长们绝大多数是“，他们都很健谈，也很爱开些小玩笑。刚开场时，畏于

50、他们的权高，总是不敢说话，只在一旁翻翻文件报纸，但是他们总是很关怀地问这问那，有时还和开开玩笑，渐渐地心里也没有那种疙瘩，能大大方方地向他们问好，向他们讯问一些本人不懂的问题。当看到我在看公务员方面的书籍时，他们还会给我提一些很好的建议，引见他们当初考公务员的阅历。一位局长还从他的信箱里找出了几本书，让我以后多从他那拿些书来看看，了解相关的政策和时事动态。很遗憾的就是，实习的时间短，对劳动和社会保证局的情况不是很了解，什么新合同法，养老保险政策、规范性文件整理和管理条例、企业改制等都没有深化学习。此外也会帮局长、主任校正相关的稿件，给一些文件加盖章印。盖了几次不合格的章印后才干明白教师在公文写

51、作上的苦口婆心，一个简简单单的印章也不是那么容易盖的，得根据指点们的签字同意来加盖不同的章印，而且得“骑年盖月，不是随意那么一盖就能了事的。都说公务员的饭碗是“金饭碗、“铁饭碗，很多人就误以为这些人上班是“软懒散，做事拖这延那。在局机关实习的一个半月里，见到的是一个很积极的任务队伍，局长们假设不外出出差的话，总会很早到办公室办公；科长们假设有事外出也会很担任的打到办公室，让他们给他她在考勤表上注明。普通下午都没多少事情，没有什么人来局里办事，可他们差不多也是六点才下班，有时事情忙甚至也要加班加点。很赞赏有这么一个珍贵的时机在局机关实习，这给了我一个极其重要的锻炼时机。不仅让我明白了在任务岗位中

52、要有真才实学，而且也要有务虚的任务态度，要用行动来证明某些东西。再有几个月他们都将毕业，真正踏上本人的任务岗位，在大学期间的学习里，我对本人的专业所学有了一定的认识，也很喜欢这个充溢挑战的角色。如今我也在预备公务员考试，争取能做一个称职的机关秘书。外文文献：The Office of the Staff SecretaryPresidential Studies QuarterlyVolume, Issue, Date:June , Pages:-KAREN M. HULT, KATHRYN DUNN TENPAS Coordinate and Monitor the Decision-Mak

53、ing Process At first glance, the staff secretarys job may seem mostly “administrative. However, it is quite substantive in both policy and political terms: the staff secretary must be “in the loop on key issues and fluent with complex issues and positions. The staff secretary job is to be pretty pol

54、icy wonkish, too. that policy is inconsistent with the one we had the president say last week. Lets send it back and make sure its consistent. Or that speechwriter is always trying to get that policy in to a speech, and were not going to let him do it. The staff secretary guides and oversees the pol

55、icy decision-making process by making sure that all appropriate sources were consulted, thereby providing the full range of advice to the president. Jerry Jones stresses that the purpose of exposing policy options to wide scrutiny is to help ensure that the president sees the views of critics as well as proponents.But the job of the staff secretary is to kill ideas. I know that sounds awful, but the problem with theWhite House is people run in with great ideas an