2022年《秘书管理》思考题和案例分析参考答案编辑定稿

1、秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿第一章文书与档案1,试从历史与现实两个角度谈谈文书与档案之间的关系；答: 文书与档案之间有着亲热的关系, 概括地说, 文书就是档案的重要来源, 档案就是文书的主要归宿；具体而言, 包括以下两层意思: 第一, 文书与档案就是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓 , 具有相同的来源；其次, 文书有条件地转化为档案；从历史上瞧, 文书工作与档案工作长期处于“一体化”状态；我国从商周时期就显现了文书, 相应地, 显现了文书工作与档案工作, 那时的文书与档案之间,文书工作与档案工作之间没有明确界限, 文书部门与文书工作者同时也就是档案部门与档案工作者；这种状况始

2、终连续了3000 年, 其间虽有唐宋时期并不特殊明 显的分工, 但文书,档案工作始终在总体上处于合一状态；民国时期, 为了提高行政效率, 显现了文书档案连锁法, 也就就是文书与档案 统一分类, 统一登记,统一编号；新中国成立以后的1956 年, 国务院发布的关于加强国家档案工作的准备指出, 要在1956 年内全面推行文书处理部门立卷, 以建立统一的归档制度；至此, 新中国的文书工作与档案工作各自成为独立的系统；进入20 世纪80 岁月,“档案与文件治理一体化” 的趋势日趋明显, 随着办公自动化的不断普及, 政府机构,大型企业与事业单位利用内部网络与“文档一体 化”软件, 将文书的制作,办理等文

3、书程序与归档,检索,供应利用等档案工作程序整合起来, 同步完成或连续完成, 大大推动了文书工作与档案工作一体化的进程；通过上面的回忆, 可知在历史上, 文书工作与档案工作合多分少 , 将文书工作与档案工作统一治理就是当前与今后文件治理的基本趋势之一；文书与档案之间有亲热的关系, 也有明显的差别: 第一, 二者在文件生命周期中所处的阶段不同, 其作用与价值重点不同；其次, 不就是全部文书都可以成为档案 , 只有一部分文书可以变成档案；档案只就是文书的主要归宿, 而不就是唯独的归宿；第 1 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿第三, 档案中除由文书变来的部分之外, 仍有其她部分

4、；2,文书与档案各有哪些种类？它们有什么作用？答:文书的种类:文书按其使用者的身份, 可以分为私人文书与公务文书；私人 文书有书信,日记,自传,遗嘱,家谱,著作手稿,房契,地契等；公务文书即公文的种类许多, 可以从不同的角度进行分类；第一, 按作用可以将公文分为通用公文与专用公文两类；其次, 按行文方向可以将公文分为下行文,平行文与上行文三类；第三, 按来源与使用范畴可以将公文分为外发文件 与内部文件三类； 发文 ,收来文件 收文 第四, 按功能性质可以将公文分为法规性公文,指挥性公文,部署性公文,知照性公文,报请性公文,批答性公文与奖惩性公文；第五, 按时限要求可以将公文分为紧急公文与一般公

5、文；第六, 按隐秘程度可以将公文分为隐秘公文与一般公文；档案的种类:档案也有许多种类, 可以依据不同的标准从不同角度进行分类 : 第一, 依据档案形成的历史时期 档案三类；, 可以将档案分为古代档案,近代档案与现代其次, 依据档案内容, 可以划分为文书档案,科技档案,特地档案与人物档案 四大类；第三, 按档案的载体形式分, 有甲骨,金文,石刻,贝叶档案 , 竹简木牍,缣帛,纸质,胶片,磁带档案等, 国外仍有纸草,羊皮档案等；第四, 按档案的全部者分, 有国有档案,集体档案与个人档案；第五, 按档案的内容体式分, 有公文,图纸,账簿,家谱,日记,电稿,照片,磁带,胶片,光盘档案等；文书与档案的作

6、用有以下几方面: 一就是规范作用,二就是指导作用,三就是联络作用,四就是凭证作用,五就是参考作用,六就是训练作用；案例分析: 运用本章所学学问分析以下案例；据扬子晚报2022 年9 月17 日报道:传为李白后人的李均泰,一百多年前从安徽来到南京,于清同治三年在今下关区热河路103 巷置下一片房产；因面临拆迁,围绕拆迁补偿款支配问题,李均泰的后人走上法庭；下关法院经过几个月的第 2 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿艰苦工作,梳理出了继承人范畴内总计130 人的李家5 支6 代族谱,其中在世的70 人；后下关法院召开了两次听证会,召集家族中各支代表核对族谱,并依据部分 当事

7、人供应的新线索,奔赴湖南,湖北,河南等地,查实了另外5 名继承人；经依法追加,最终继承人范畴由诉讼时的37 人扩大到75 人；为确定继承标的的具体面积,下关法院通过查考民国时期,1956 年土地改革时期的老档案,结合落实政策 发仍通知,最终确定了面积；注:引用时略有改动； 答:1 该例说明白档案的凭证作用 工作者增强历史责任感的重要性；;2 证明白档案工作的重要性;3 档案其次章文书工作与档案工作1. 请分别阐述文书工作与档案工作的含义；答: 文书工作就是社会组织的文书工作机构与人员遵守相关法规制度的规定 , 通过一系列相互连接的环节, 完成文书的制作,办理与治理, 为组织工作服务的工作；广义

8、的档案工作就是指档案事业工作, 包括社会组织档案工作,档案馆工作,档案事业治理工作,档案训练工作,档案科研工作与档案宣扬出版工作等；狭义 的档案工作就是指档案业务工作 , 就就是用科学的原就与方法治理档案 , 为党与 国家各项工作服务的工作；2. 文书工作与档案工作的原就分别就是什么？答: 文书工作的原就可以概括为“准时” ,“精确”,“安全”,“精简”八个字；档案工作的基本原就如下；1 集中统一地治理国家全部档案；国家全部档案由档案机构分别集中治理；全国档案工作由党与国家设立的各级档案事业治理机关统一地分级,分专业负责 地进行指导与监督；实行党政档案与党政档案工作统一治理；2 爱惜档案的完整

9、与安全；爱惜档案完整有两方面的含义；一方面, 从数量 上要保证档案的齐全, 应当集中与已经储存的档案不能残缺不全 ; 另一方面, 从质量上要爱惜档案的有机联系与历史真迹, 不能人为地割裂分散, 或者零乱堆砌, 更不能涂改勾划, 使档案失真；这两方面就是相互联系,相辅相成的；档案材料数第 3 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿量齐全, 才能保证档案系统完整; 只有保持档案的有机联系, 才能使档案数量齐全有科学依据, 促使人们自觉地爱惜它；爱惜档案的安全也有两方面的含义；一方面, 从物质上力求档案不遭受损害, 尽量延长档案的寿命；随着时间的推移, 档案受自然与人为因素的影响,

10、 始终处在不断损坏与毁灭的渐进性过程中, 档案永久不受损坏就是很难办到的, 但使之“益寿延年”却就是可能的；另一方面 不丢失,不泄密；, 要保证档案的政治安全, 档案隐秘不被盗窃,3 便于社会各方面的利用；3. 试述文书工作与档案工作的关系；答:1 文书工作与档案工作的联系如下: 第一, 文书工作与档案工作的对象有交叉；其次, 文书工作与档案工作前后相继；第三, 文书工作与档案工作相互影 响；第四, 文书工作与档案工作长期处于“一体化”状态；2 文书工作与档案工作的区分如下: 第一, 工作对象不同；一就是文书, 一就 是档案；其次, 工作任务不同；文书工作的任务就是制作,办理与治理公文, 档案

11、 工作的任务就是对档案进行收集,整理,鉴定,保管,统计与供应利用等；第三, 服务对象与工作目的不同；第四, 工作机构不同；文书工作就是社会组织工作的一部分, 档案工作部门除社会组织档案部门依附于社会组织工作外 , 档案馆与档案事业治理机关都就是独立的机构；案例分析: 试用本章所学学问分析下述案例；1 某年,训练部支配给某医科高校成人大专班招生名额 30 人,但上线的考生达170 人之多；校方起草了一个追加名额的请示交校办公室处理；原先由主管成人训练的校领导审签,即可上报教委,但这份请示就在校办公室被放了一个星期后才上报；等请示批复下来时,招生工作已基本终止；2 某地信访局编印的信访情形内部刊物

12、,摘要刊载了一封人民来信,该信反映:某单位“在举办厂庆活动中 ,铺张铺张,共花费5 万元,建议上级派人查处”；核稿时,改为“花费了 5 万元”；打印时被打成“花费 35 万元”；加上校对马虎, 错误未被发觉并更正；因而引起有关单位的不满；事后调查 ,该单位花5 万元搞第 4 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿厂庆活动属实；但简报却报道成35 万元；引起了该厂对写信人与主编单位的不满；为了澄清事实,编刊单位不得不在另一期简报上作了更正；答: 文书工作的原就为 “准时”,“精确”,“安全”,“精简” 八个字； 本案例事例一违反了“准时”原就； 事例二违反了“精确”原就； 坚持

13、文书工作原就的必要性；第三章文书制作1. 试以文件生命周期理论说明文书制作的意义；答: 文档治理过程, 包括制作文书,处理文书,保管文书等一系列文书工作程序以及对文书档案的收集,整理,鉴定,统计,保管与利用等档案工作 , 在这一过程中, 文书制作处于始端；从文件生命周期的角度说, 文书制作处于文件生命周期的最前端, 就是文件生命产生的最重要时期, 文件生命存在的意义与价值, 第一通过文件制作得以表达; 同时, 一份文件的产生, 既衍生出文件的后续生命周期, 也使文书工作与档案治理活动有了共同的物质基础与治理对象；可见 , 文书制作就是文书与档案治理的前提与基础, 就是文档治理工作的基本内容之一

14、；2. 文书制作有哪些基本环节？每个环节有哪些要求？答: 文书制作包括文书写作与文书印制两个方面 称作“制文阶段”与“制发阶段” ；, 在文书处理程序中也分别制文阶段主要包括交拟,拟稿,核稿,签发,复核五个环节；交拟就是组织的领导人将拟稿任务交给起草人员的办文环节 , 就是文件制作 的起点；拟稿人起草的文件必需完整,精确地表达组织负责人的立场,观点,态 度, 符合制发文件的意图；拟稿就是拟稿人依据组织负责人意图, 在发文稿纸上起草文件, 就是文书处理工作的基础；拟稿要符合党与国家的方针政策, 正确表达发文机关的意图, 精确 反映客观实际, 合乎文件体式；核稿就是指公文送负责人签发前, 由办公厅

15、 室 负责人进行审核的过程；核 稿一瞧就是否需要行文, 二瞧文稿内容, 三瞧文稿的文字表达, 四瞧公文体式；签发就是组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署看法的过程；签发就是制第 5 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿文阶段的关键环节, 签发人只能签发自己职权范畴内的文件 , 不得越权签发; 联合发文, 须经全部联署组织的负责人会签；签发人对签发的文件负有完全的责任 , 要对拟签的文件做全面审定, 并在“发文稿纸”或“发文审批单”的“签发”栏目内进行签发；复核就是秘书机构在文件正式印制前,对已签发的定稿进行全面检查的过程；复核的重点就是:审批,签发手续就是否完备 ,附件材料

16、就是否齐全,文种选择就是否精确,格式就是否统一,规范；制发阶段主要包括了打字排版,校对,印制,用印四个环节；打字排版就是打字员将领导签发后的文件定稿, 依据文种选择文件格式进行打字排版的过程；打字排版要留意打字排版以签发的定稿为依据 ,忠实于原稿;版面设计要美观大方,严格依据文件格式进行排版;打印排版要建立相应的登记制度；校对就是以负责人签发的定稿为基准,对打印出来的样本进行核对的过程；校对就是对文件制发质量的最终把关 ,要做到认真负责,严格细致,杜绝差错;以定稿为依据,忠实于原稿;要使用国家统一规定的校对符号 动;可依据具体情形,选用不同的校对方法,并用艳丽的色笔进行改印制就是指依据文件印刷

17、要求与印制份数对文件进行印制的过程；文件印制应使用符合存档要求的书写材料,做到精确,准时,规范,安全,保密；用印就是指在缮印好的文件落款处加盖发文组织印章的过程；文件用印须以组织负责人签发为准;与文件制发组织相一样 下骑年盖月；3,试述文件核稿环节的主要内容；;盖印端正,清楚并做到上不压正文, 答: 核稿就是指公文送负责人签发前, 由办公厅 室 负责人进行审核的过程；核稿的目的就是为了加强对机关发文的治理与把握 核签发的时间；核稿主要从以下几方面着手 : ,保证公文质量,节省负责人审一瞧就是否需要行文；核稿时第一应当考虑该文件该不该发 ,该以谁的名义发,就是否需要提交确定的会议争辩或经过上级及

18、有关机关批准 ,就是否需要会签, 报批程序就是否符合规定等；第 6 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿二瞧文稿内容；审核发文意图就是否精确,就是否符合党与国家的方针政策及有关法律法规,就是否与上级机关及本机关的有关规定一样 ,所提出的看法,措 施与方法等就是否符合实际,就是否切实可行,其界限就是否明确,交代就是否清 楚,涉及有关部门业务的事项就是否经过和谐并取得一样看法等；三瞧文稿的文字表达；审核文字表述就是否概念精确,条理清楚,简明通顺, 就是否符合语法规律,人名,地名,时间,数字,引文与文字表述就是否精确,恰当,汉字,标点符号,计量单位,数字的用法就是否符合规定等；四

19、瞧公文体式；审核公文使用的文种就是否恰当,行文的语气就是否得体,就是否符合标准公文格式要求,就是否分清主送,抄送机关,密级,印发传达范畴,主题词等的确定就是否精确,行文方式就是否妥当,就是否符合行文规章与拟制公 文的有关要求等；经过审核,对不符合条件的文稿要准时处理；不需要制发的文件 ,退回承办部 门;文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改 ,或组织特地人员修 改;对于文字表达及格式上的错漏,由核稿人直接进行修改；4. 文书体式与文书格式就是何关系？文书格式对文书制作有何意义？答: 文书体式,简洁地说就就是文书的文体与格式；文书的文体就是应行政工作,公共事务的需要形成的语文体式 ,

20、就是一种兼有谈论文,说明文,记叙文一般特点的应用文体；文书格式就是指文书的各个组成部分按确定要求,规格置排的整体结构形式,包括文书的文体要求,内容结构,要素标记与格式支配等几个方面；公文体式包括公文文体与格式两个方面,前者为对公文写作的要求,后者为对公文印制的要求,但两者并非各自独立,毫不相干,而就是紧密联系,相互影响的 两个方面；公文就是应用文体,就是为解决问题,沟通信息,处理公务而发挥作用,就是公务活动的工具,为实现其工具性功能,必需接受相对固定的规范程式,在 文种选用,结构支配,格式体例乃至办文过程中表达确定的规章；比如 ,上行文种必需接受上行文格式,平行文种应当接受信函式格式依据国办规

21、定,下行文种 有时也可以使用信函式格式,这种格式要求表达了公文作为应用文体的特殊性 , 也说明不同格式公文具有不同的应用功能；公务文书有体式要求 ,不仅显示出其第 7 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿与其她文字材料的不同,而且更好地保证了公文的独立性,完整性,精确性与有效性,既为公文处理工作供应便利,也为提高社会组织工作效率服务；公文格式就是公文程式规范化的形式,就是为爱惜公文权威性,发挥公文实际效用,提高公文处理效率而制定的统一标准；党政机关在中国共产党机关公文处理条例与国家行政机关公文处理方法中都提出了公文格式的规范要 求,行政机关的公文更以国家标精确定了统一的形式

22、；公务文书制作必需符合规 范的文体,格式要求,不行随心所欲,更不能标新立异,否就必使公文治理显现纷乱, 达不到行文目的；5. 说明行政机关公文格式与其她公文格式的主要区分；答: 行政机关公文格式就是执行国家标准国家行政机关公文格式；使用少 数民族文字印制的公文, 也可参照标准按有关规定执行, 其她国家机关,企事业单位,社会团体可以结合自身实际, 参照该国家标准实施；行政机关公文的基本格式有两种: 一种就是下行文格式, 一种就是上行文格式；此外仍有三种特殊格式 , 即信函式格式,命令格式与会议纪要格式；党的机关公文格式与行政机关公文格式相比, 区分主要表现在版头上；依据中国共产党机关公文处理条例

23、的规定 , 党的各级机关公文版头的形式主要有四种；各级行政职能机关与专业治理职能部门在治理工作中制发的各种专用公文由于行业与专业领域的不同, 文本格式不同, 形成了诸如外交文书,司法文书,财会文书,专利文书,税务文书,医药文书等多种门类的专用文书格式；专用公文的文本格式有的由国家有关部门统一制定, 如合同文书,会计文书等; 有的由专业部门供应, 如司法文书,科技文书等 ; 仍有的就是在长期的工作实践中逐步形成的,有相对固定格式的文书, 如简报,会议记录之类的治理性文书；6. 公文有哪些稿本？分别有何作用？答: 稿本就是文稿与文本的合称；随着文件草拟,审核,签发,印制,分发以及传阅,存档等各项工

24、作流程的开放 产生的背景不同, 便有不同的名称与涵义, 相应地产生了不同的稿本；这些稿本因 , 也有着不同的形式与作用；文稿包括草稿与定稿, 文本主要包括正本,副本,存本；草稿就是按法定作者的意图与要求起草撰写的文稿, 主要供争辩,修改,审第 8 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿核,签发；在领导人签发以前, 不具有法律与行政效力, 不具备正式文件的效用, 因此一般不需要存档；定稿就是经签发文件的领导人批阅并签署确认的文稿 式通过的最终完成稿, 它就是印制正式文件的标准与依据 该份文件由法定作者制作并颁发；, 或就是经会议争辩正 , 具有法定效力, 意味着正本一般指有规范

25、格式与生效标识的正式文件 , 就是依据定稿印制或缮写,具有标准格式,有负责人签署或盖有社会组织印章的文本, 就是发文的社会组织向外发出的,收文者开展工作或办事的依据 , 具有法定的实际效用；查；副本就是再现正本内容与形式特点的复制本 , 主要用于传阅,参考或存档备存本就是发文机关对重要的,有储存价值的文件留档备查的文本；发文机关从制成的正本中预留几份, 与定稿一起存档而形成存本；把文件正本与定稿一起存放, 目的就是便于将正本与定稿作对比 的责任；, 以便核查内容与发文各环节相关人员7. 运用本章学问对以下文件格式作出正误辨析；0000001 隐秘 一年 特 急宏泉集团文件宏发2022 第23

26、号宏泉集团关于举办“宏泉杯” 业务学问竞赛活动的通知各分公司经理: 今年年初的集团党政联席会议指出, 集团公司要在今年上一个台阶, 全面提高工作质量与治理水平 , 首要任务就是提高每一个员工的业务素养与工作技能；会上, 集团党委提出了造就 “学问型企业, 学习第 9 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿型员工” 的工作目标, 号召全体员工学学问,比技能, 掀起比学赶帮的热潮；为更好地贯彻集团党委的精神 , 在全集团形成学习业务,钻研技术,全面提高各项工作技能的良好氛围, 集团党政办公室,人力资源部准备联合举办“宏泉杯”业务学问竞赛活动 , 现将活动要求通知如下: 1. 2.

27、 3. 附件一,“宏泉杯”业务学问竞赛规章附件二,“宏泉杯”业务学问竞赛支配二九年六月二十二日 主题词: 业务, 竞赛, 通知；抄送: , , ；宏泉集团党政办公室二00 九年六月二十二日答: 依据文件基本内容, 此此文应当为下行公文, 其主要错误如下: 一,眉首部分1. 份号不需要用到全部7 位数；2. 不需要用密级,保密期限与紧急程度标识；3,发文字号结构错误, 应当就是“宏发二,正文部分202223 号“；秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿4,主送机关不能为个人, 应当为: 各分公司: 5,正文部分的层次结构序号应当为: 一,二,三,；6,附件的写法应当如下: 附件:1 , “宏泉

28、杯”业务学问竞赛规章2, “宏泉杯”业务学问竞赛支配7. 从内容瞧, 此文为两个部门的联合发文 且以中套方式显现；8. 附注应当不用；三,版记部分, 故印章应当为两个, 居中9. 主题词词目之间应当空一个字, 不用标点符号；10,印制日期的写法应当为:2022 年6 月22 日；第四章 文书办理1,行文方式主要有哪些？答: 1逐级行文；逐级行文就是指直接向所属的上一级组织或下一级组织行文,或者说就是按层次一级级行文的方式；2多级行文；多级行文就是指上级领导组织直接将文件发到基层组织 ,或同时直接与更基层的下级组织行文的方式；3直达行文；直达行文就是指上级领导组织直接将文件发到基层组织 ,或直接

29、向公众传达的行文方式；4越级行文；越级行文就是指下级组织在特殊必要的时候 ,越过自己的直接上级领导机关向更高层的上级组织直至中心行文的方式；5直接行文；平行行文就是同级或没有隶属关系的组织之间的行文；6联合行文；在实际行文时,多数文件为一个组织的独立行文,但也有一些文件就是两个或两个以上的组织联合行文；第 11 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿2,什么情形下可以越级行文？答: 1由于情形紧急,逐级上报会延误时机,造成缺失的问题 ,如战争,严肃的自然灾难,公共卫生安全等；2经过多次请示直接上级,长期未能得到解决的问题；3与直接上级组织有争议,而无法解决的问题；4上级组织交

30、办的,并指定越级上报的问题；5对直接上级机关进行检举揭发的问题；6与直接上级组织无关,需要越级询问与联系的一般性问题；3,请复述收文办理与发文办理的流程图；答: 见教材本章第三节,第四节文件收文与发文流程图；4,在拟办环节,秘书应留意哪些问题？答: 做好拟办工作,必需符合以下几点要求: 1熟识与本单位业务相关的法律法规及党与国家的政策规定 ,熟识本单位的组织,人员及业务方面的基本情形 ,在“吃透两头”的前提下 ,提出科学的拟办意见；2认真阅读文件,把握文件的内容,性质与具体意图 办看法；对一些需要批复,回复上报或批转,转发的文件与回复,批办的草稿一并送领导批阅；,以便有针对性地提出拟 ,拟办人

31、仍可以将来文3由于拟办看法就是秘书机构负责人给组织领导提出的初步参考看法 ,并非最终准备,因此拟办看法要简明扼要,科学合理,切实可行；4拟办内容要清楚,端正地写在文件处理单的“拟办看法”栏目内 ,以便于组织负责人阅读；案例分析: 请结合文书办理的相关理论与要求 小王的困惑,分析下述案例；小王任职于某国企办公室的秘书机构 ,上岗前,她对文书制作与治理的学问掌握得特殊娴熟,因此入职半年以来没有发生任何失误；10 月末的一天,小王收到来自于基层企业的一封请示,要求总公司就相关业务事项赐予批示,可不巧的就是, 主管业务工作的经理因公外出一周,短时间不能返回；因此小王做好文件前期的第 12 页,共 32

32、 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿登记,拟办之后,将文件放到主管经理办公区等待主管经理批示；但由于耽搁时间过长,基层单位因无权处理相关业务,导致一份大合同谈判失败；经理知道此事后,特殊愤慨,批判小王为什么不找其她相关负责人代批,或与自己联系；此后半个月,小王又收到一份同样的请示 ,这次小王没敢耽搁,第一时间呈送给主管经理批办,但主管经理由于有事紧急外出 ,只在文件办理单上潦潦草草写了几句话 ,小王瞧都没瞧就传送给承办组织办理；由于经理的字迹潦草,许多重要词汇承办单位只能意会,因此在承办过程中显现了多次失误 ,给公司造成了很大的影响；主管经理怪小王没有核对一遍批示内容就发给承办组织,而

33、承办组织埋怨秘书的工作不认真,马马虎虎,这给小王的职业生涯造成了巨大的危机；小王觉得自己学了那么 多文书办理学问,怎么每次处理收文都会出错,这使她陷入了困惑之中；答: 本案例主要运用文件收文程序中的文件拟办,批办,承办的相关原理进 行说明；本案例中,第一次小王没能准时将重要的文件交予相关领导批示 ,导致了文件没能准时得到处理,显现了失误；在文件批办过程中,遇到相关领导不在单位或出差的情形,如文件不就是特殊紧急,应当等领导回单位后赐予批示;如文件特别紧急,秘书应当准时与领导取得联系,或者电话进行批示,或者由其她领导批示, 切忌一味等待领导批示,延误了文件的处理时间；其次次小王没能细心对领导的 批

34、示进行检查,导致承办单位的误读；在批办与承办过程中 ,遇到字迹模糊或批示不明之处,秘书要准时请示领导,以求明示,切忌一知半解,胡乱估计,影响文件的办理与执行,同时要准时监督文件的承办情形,如遇到与文件批示不相符的情形,应当准时订正,防止显现文件批示与承办相悖的情形发生；案例分析: 请结合内部文件治理的相关理论,分析下述案例；美国拾荒妇女拾获官员内部文件,掀开市长工资远超总统的黑幕 今年53 岁的简.艾丽斯就是美国洛杉矶辖内贝尔市的一位贫民 ,她的丈夫在 很早以前就去世了,多年来她始终靠拾荒度日；2022 年7 月初的一天,艾丽斯在 拾荒时途经贝尔市政府门口,里面一位清理工叫住了她,指着一大堆由

35、办公室整理第 13 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿出来的废纸,要求其搬走；艾丽斯满载而归,在整理那些废弃文件的时候,她发觉了一张贝尔市官员们的工资明细文件,只见上面清楚地写着包括市长赫尔南德兹,警察局局长兰迪.亚当斯,助理执政官安吉拉.斯帕希等人的年薪记录；艾丽斯瞧到这份工资明细文件之后,感到无比愤慨与厌恶,她怎么想也不明白,当贝尔市有许多人都像她一样苦苦挣扎求生之时 ,那些政府官员怎么能心安理得地拿着那么高的薪水！艾丽斯走上了街头,以演讲的方式宣扬这件事:“美国总统都比贝尔市的那些官员要挣得少,我认为这足以说明贝尔市官员的薪水高得太过分 ,我们的贝尔市议会已经完全背

36、弃了对纳税人的责任！ ” 艾丽斯的举动引起了洛杉矶时报的关注,她们很快联合洛杉矶地方检察官对此进行调查,并确认了艾丽斯供应的信息精确,并随之报道了这件事；结果,引 发洛杉矶乃至全美的高度关注,群情愤慨；迫于民意,贝尔市政厅的官员与议员们 在7 月26 日召开了“反省会议” ；在这次会议上,政府审查组织的行政长官与助理行政长官,警察局局长等4 名高薪官员宣布辞职；同时,迫于压力的议员们全票通过决议:包括市长赫尔南德兹在内的全部政府高薪官员与议员 ,都自减薪水90% ！摘自羊城晚报2022 年8 月17 日,略有删改 答: 本案例应当运用机构内部文件治理的相关理论进行说明；案例中 ,被女保洁员发觉

37、的就是一张贝尔市官员们的工资明细文件,这份文件涉及机构内部酬劳支配这种特殊敏捷的问题,作为内部文件,其应当得到严密的储存；第一,不论贝尔市政府的这种做法就是否合法,其市政府对内部文件保管的态度与方式就是错误的；对于涉及机构隐秘与相关责任人利益的文件 ,应当与其她内部文件分别保管, 防止显现由于文件整理不利而造成文件的失密泄密情形发生；其次 ,对于没有保存价值的文件,秘书应当准时销毁,这种文件销毁工作不能交由外人处理 ,或把其当作废品变卖,而应当利用碎纸机销毁后,再运到指定地点处理,不能将内部文件当作其她类型的废纸一样处理；最终,对于应当对外公开的内部文件,秘书应当报第 14 页,共 32 页秘

38、书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿请相关领导批准公开,以此保证机构运转的廉政与透亮；第五章 文书治理1,试述文书治理的含义与意义；答: 文书治理就是指通过严格规范的制度与科学有效的方法对文书的数量,质量与运作过程进行的监控与掌管；文书治理有广义与狭义两种懂得；广义的文书治理也称全面治理, 指对文书从生成到变成档案或销毁的整个生命周期的全部工作环节的全程治理, 包括文件数量把握,文件拟写制作治理,文书运转办理管理,文书传递治理,文书整理归档治理,文书保密治理,文书清退与销毁治理,文书工作规章制度制订,印信治理等内容, 广义的文书治理由组织内一切与文书发生关系的个人与机构共同分工负责；狭义的文

39、书治理主要指对文书的保管,利 用与清退等方面的治理, 狭义的文书治理主要由组织内特地从事文书工作的人员 与部门承担；文书治理有利于提高文书工作的质量与效率 案工作奠定坚实基础；2,简述文书治理的原就；, 有利于保证文书的安全, 为档答: 第一, 统一治理原就；其次, 分类治理原就；第三, 安全保密原就；第四, 便利利用原就；3,文书治理包含哪些主要内容？答: 包括文书的保管, 文书的借用与阅读, 文书的翻印,转发与汇编, 文书的保 密, 文书的清退与清理；4,文书治理应当建立与健全哪些制度？答: 文书借阅制度,阅览室阅文制度,文书翻印复印制度,文书保密制度,文书的清退清理制度等；案例分析: 利

40、用本章所学学问, 对下面的高校党委办公室机要文件管 理规定的得失做出评析；高校党委办公室机要文件治理规定一,文件的领取第 15 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿1,负责领取文件的工作人员应严格执行保密纪律 问,不该说的不说；,不该瞧的不瞧,不该问的不2,工作人员应准时到省委机要文件交换中心与校收发室领取文件 ,核对无误后取回；一般情形每周最少领取一次,特殊情形随叫随到；3,为保证文件的安全,工作人员取文后应直接回到办公室 ,不得办理与文件无关的事宜或携文到其它公共场所；4,所取文件应准时分发到有关人员手中 二,文件的传阅,并做好交接登记,不得延误；1,文件应按严格规定的

41、范畴传阅 ,不得擅自扩大或缩小范畴；2,校领导阅文由机要人员直接呈送到校领导办公室 其她人阅文必需到阅文室或机要室；,阅后应准时锁入保密柜; 3,传阅文件必需使用专用文件夹,绝密件,地师级文件,密码电报随传随收, 并做好签收记录；三,文件的翻印绝密文件与发文机关规定不准翻印的文件,一律不得擅自翻印；上级机关制发的“隐秘”,“隐秘”级文件,确需翻印的,必需经党办主任批准 ,由机要人员亲自复印,复印件上加盖复印章,并做好登记, 限期归仍；翻印后的文件与原文件同等治理；四,文件的清退,归档与销毁1,凡就是上级要求清退的密件,必需由专人专车准时清退；确因工作需要留存的密件,必需报本单位主管领导批准,并

42、做好登记手续；2,文件的归档与销毁,均应先清理登记造册,列出拟归档与销毁的文件清单 , 第 16 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿报单位主管领导审批后,分别送到校档案馆归档与上级指定的文件销毁站销毁；归档与销毁都要做好交接手续；答: 该学校的机要文件治理规定, 符合国家有关法规精神, 符合文书治理的相关规定, 依照文书收进处理的程序, 制定了一系列保密措施, 程序简明, 操作性强, 整体瞧就是相当不错的；该规定有两个主要不足: 一就是只关注收进文件的保密 , 没有留意外发文件在拟写,制作,传递,归档等方面的保密治理, 治理上有漏洞; 二就是只规定了正确的做法, 没有制定

43、违反规定后的惩处条款, 使得该文件的执行力度大打折扣；第六章文书工作与档案工作的连接1,试述文档终结处理与档案收集,鉴定的关系；答:文书的终结处理包含确定归档范畴,划分保管期限,按件或按卷整理文件,归档等内容；依据国家相关规定,文书立卷归档,归档文件整理由组织的文书部门而非档案部门承担；从社会组织内部的工作实际瞧,其中的确定归档范畴,归档与档案的收集工作重叠,划分保管期限与档案价值鉴定工作重叠 ,整理与立卷 又与档案整理工作相重叠；可见,从社会组织的角度瞧,文书的终结处理与档案的收集,鉴定基本上就是一回事,只就是人们从不同角度的不同指称方法而已 处理,从档案工作角度称收集与鉴定；:从文书工作角

44、度称文书终结需要指明的就是,我们称文书的终结处理与档案工作中的收集,价值鉴定工作基本就是一回事,就是从社会组织的工作层面瞧的；假如超越了社会组织的范 围,就整个社会的档案工作瞧,二者就是不等同的；档案工作中的收集除包含组织 内部的文书归档之外,仍包括面对社会征集历史档案,档案馆之间相互交接档案 等内容;档案的价值鉴定除包含文书归档之前的存毁鉴定,保管期限鉴定外 ,仍包 含档案的真伪甄别,期满鉴定与开放鉴定等内容；2,如何确定归档范畴？答:1 要明白确定归档范畴的法规依据；确定文件材料的归档范畴, 应以中 华人民共与国档案法为依据, 以国家档案局颁布的机关文件材料归档范畴与第 17 页,共 32

45、 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿文书档案保管期限规定为指导, 依据辩证唯物主义与历史唯物主义的观点与方法, 从本机关形成文件材料的实际情形动身 , 实事求就是地对文件材料进行鉴定与取舍；依据这一指导思想, 凡就是反映本机关工作活动,办理完毕,具有查考利用价值的文件材料均应归档；2 要把握归档与不归档文件的种类应归档的文件材料: 反映本机关主要职能活动与基本历史面貌的 史争辩具有利用价值的文件材料 ; , 对本机关工作,国家建设与历机关工作活动中形成的在爱惜国家,集体与公民权益等方面具有凭证价值的文件材料; 本机关需要贯彻执行的上级机关,同级机关的文件材料 , 下级机关报送的重 要文

46、件材料; 其她对本机关工作具有查考价值的文件材料；不归档的文件材料: 上级机关的文件材料中, 普发性的,不需本机关办理的文件材料 , 任免,奖惩 非本机关工作人员的文件材料, 供工作参考的抄件等; 本机关文件材料中的重份文件, 无查考利用价值的事务性,临时性文件, 一般 性文件的历次修改稿,各次校对稿, 无特殊储存价值的信封, 不需办理的一般性人 民来信,电话记录, 机关内部相互抄送的文件材料, 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料, 有关工作参考的文件材料; 同级机关的文件材料中, 不需贯彻执行的文件材料 , 不需办理的抄送文件材料; 下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情

47、形反映,抄报或越级抄报的文件材料；3,如何正确地判定档案的储存价值？答:1 坚持价值鉴定的原就我国现阶段档案鉴定的总体原就就是: 从国家与人民的利益动身, 用全面的,历史的,辩证的观点来判定与估计档案的价值；第 18 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿2 使用正确的鉴定方法档案价值鉴定最基本的方法就是直接鉴定法, 即直接,具体地审查档案, 要求档案鉴定人员逐件审查档案材料, 从它的内容,作者,名称,牢靠程度等方面, 全面考查分析确定其价值, 不能只依据文件题名,名称,文件目录等确定档案价值；3 把握正确的鉴定程序 我国现行社会组织的档案鉴定工作一般按以下三个阶段进行 :

48、第一, 各组织档案室依据国家档案局的原就精神与本单位的具体情形确定本单位的归档文件范畴与档案保管期限表等文件, 剔除没有储存价值的文件, 即“不归档文件” , 由文书处理部门或业务部门储存一两年后加以销毁, 或作为参考资料使用；其次, 依据档案保管期限表确定文件的保管期限；第三, 档案价值复审；4,请将以下文件立为四卷, 立档单位为A 市人民政府, 并说明所使用的立卷特点；1A 市B 区社会经济进展的调查报告2 合作开发红星湾问题的意向书3A 市二年灾情通报4A 市二年五一劳动模范评定方法5A 市B 区经济总体运行态势的估计报告6A 市关于表彰二年先进单位,先进个人的准备7A 市人民政府关于表

49、彰抗洪抢险先进单位,先进个人的准备8C 市关于合作开发红星湾问题给 A 市的复函9A 市二年先进单位,先进个人选送程序10A 市人民政府关于发放救灾物资的办公会议纪要11A 市B 区财政状况分析报告12A 市关于合作开发红星湾问题给 C 市的函答: 第一卷:1511, 责任者特点; 其次卷:2812, 问题特点; 第 19 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿第三卷:310, 问题特点; 第四卷:4679, 问题特点；5,试比较文书立卷方法与归档文件整理方法的异同；答:共同点: 第一,两种文件整理方法都就是针对纸质文件进行整理,装订,编制文件目录,备考表并装入卷盒；其次,在

50、文书整理原就与质量要求上,两种方式也就是一样的；第三,文书立卷所遵循的国家标准文书档案案卷格式与归档文件整理所遵循的行业标准归档文件整理规章也有许多共通之处,如档号章与归档章,卷内文件目录与归档文件目录,卷内备考表与备考表等的样式,填制方法与要求 均大同小异；较之传统的立卷方法,归档文件整理方法的不同主要在于 : 第一,对文档实行文件级治理,不需要将文件立为案卷,免除了组卷不合理,案 卷题名不规范,一人一个标准的繁琐,复杂的文件组卷过程；其次,文件整理一般以一份文件为单位,界定“件”的概念时,将文件正本与定 稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发件与被转发件为一件 ,报 表,名册

51、,图册等一册本为一件,来文与复文为一件；第三,分类方法固定为年度,保管期限,机构 情形组合及简化分类层次；问题 3 种,答应各单位视具体第四,装订也同样以“件”为单位 ,装订材料只要符合档案爱惜要求,不做统一规定,装订方法也不限于传统的“三孔一线”要求；第五,文件排列方法强调按事由排列 据实际情形选用；,结合时间,重要程度等参考因素,并可根第六,归档章的位置不限于首页右上角,只要在首页上端空白处皆可; 归档章项目只保留检索必备内容；第七,取消案卷与卷内文件两级目录,只编以“件”为单位的归档文件目录；第八,不要求编页号,只需在归档文件目录中填写“页数” ；第九,归档文件直接装档案盒内保管；第十,

52、不再填写案卷题名与案卷封面,只需填写档案盒盒脊项目;档案盒的项第 20 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿目设置有了较大变化,封面取消了原案卷封面的各个项目 ,只设“全宗名称”项 ; 盒脊取消原案卷卷脊的“目录号,案卷号”项,保留 “全宗号,年度”项 ,增设“保 管期限,机构问题,起止件号,盒号”项；6,归档文件整理过程包含哪些环节？答:归档文件的整理过程主要包括:收集,鉴定,装订,分类,排列,编号,编目,装盒这些基本环节；案例分析: 请依据下述情形, 运用本章的相关学问, 分析这位秘书工作失败 的缘由与问题所在；某机关办公室一年工作终止之际形成了一批当年的文件 ,办公室

53、主任将这批文件的整理归档工作交由新来的秘书去做；秘书花了一周的时间将全部文件按文书整理立卷的基本方式整理成了一批案卷,并赶在年底前将案卷送到机关档案室预备移交；但送去的全部案卷均被档案部门退了回来 ,理由就是不符合档案整理与归档的要求；答: 该秘书工作失败缘由就是不明白归档制度的相关内容 , 没有依据归档制度的要求整理与归档文件；问题至少有以下两个方面: 一就是程序不当；机关在平常工作中形成的文件材料, 在办理完毕后, 应当随时放入事先编制好的类目内, 也即平常归卷, 而不应当年终集中立卷；二就是归档时间不当；依据归档制度的要求 的文件整理归档, 而不就是当年年底；, 一般应在次年上半年对上一

54、年案例分析: 请运用本章学问, 分析下面案例中该单位的做法有何意义？请考 察一家单位的文件整理工作, 说说她们的体会与做法；某单位做归档文件整理工作时,总结以往的工作体会,转变了过去先编件号,后编制归档文件目录的做法,实行了分类,装订,排列,盖章,装盒,编目,检查,修改,编号,移交的工作步骤,其做法就是“先打目录,后编件号” ,把归档文件整理工作中大量的修改工作交由电脑完成,充分利用电脑的剪贴,自动编号功能,减第 21 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿轻了整理人手工修改件号的无效劳动,也削减了使用涂改液,透亮胶条等工具改件号时留下的痕迹,大大提高工作效率与档案质量；改编

55、自李淑香按“件”编号有窍门答:第一,该单位能理论结合实际,没有教条地懂得归档文件整理规章的内容与方法,把整理工作步骤加以调整与整合,使文档整理工作与运算机的便利快捷的优势充分结合,大幅度地减轻了文档人员的工作量 ,中意了简化手工劳动的要求,在保证归档文件整理工作质量的同时 时间,提高了工作效率；,削减人力占用,节省财力物力,缩短工作其次,该单位的做法说明,随着各种先进技术手段广泛应用于文档工作 ,特殊就是办公自动化进程的加快,运算机技术越来越多地应用于文档治理 ,其高效,快捷,灵敏的治理方式,对促进文档治理一体化,推动档案工作现代化也有着积极意义；归档文件整理方法借助运算机进行帮忙治理,可以调

56、整归档文件整理工作流程,使归档工件更贴近工作实际,充分发挥运算机技术的优势,做到一次输入,多次利用；归档文件整理方法简洁,高效,与电子文件的整理目的,原就有诸多共同之处,其整理的成果仍可以进入网络,实现更大范畴的档案信息资源共享；第七章档案的整理与保管1,如何判定立档单位？答: 构成立档单位的主要条件就是 : 这个组织可以独立行使职权 ,并能主要以自己的名义对外行文;这个组织就是一个会计单位或经济核算单位 ,自己可以编造预算或财务方案;这个组织设有治理人事的机构或人员 2,影响档案寿命的因素有哪些？,并有确定的人事任免权；答: 影响档案寿命的因素包括内部缘由与外部缘由两个方面；内部缘由来源于档

57、案本身,主要就是指档案制成材料的质量,包括载体材料与记录材料,如纸张,胶片,磁带,墨水,油墨材料等 ,这些因素直接影响档案的寿命；外部缘由有很多种,可以概括为人为因素与自然因素两种情形；人为因素主要表现在以下三方面:一就是由于政治斗争,战争及其她各种缘由,某些档案文件遭到有方案有意识的破坏,导致该历史时期或大事无法被完整或真实地记录下来 ;二就是由于档案工第 22 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿作人员或利用档案,接触档案的有关人员麻痹大意,或玩忽职守,或不遵守规章, 或缺乏档案治理学问等,导致治理或使用不当,造成档案的丢失,损坏或档案系统的纷乱;三就是在档案日常治理与

58、利用过程中,难以防止地发生档案材料的老化与磨损现象；自然因素主要包括两个方面 :一就是档案制成材料本身；如纸张,胶 片,磁带等载体材料,墨水,油墨等书写,印刷材料,这些制成材料的运动变化耐 久性因素等直接影响档案的寿命；二就是档案所处的环境与保管档案的库房条件；这些因素主要包括:温度,湿度,有害气体,光线,自然灾难,霉菌,有害 生物,灰尘,磁场；3,领导来视察, 要调阅上一年给本单位的购买设备的批复 , 想瞧一下文件中具体批了多少；文书人员找了半天, 只找到了当时的请示, 批复怎么也找不到, 据有关人员回忆, 当时就没有瞧到批复, 可能就是在哪个领导手上 , 没有交给文书人员；请问: 这件事主

59、要问题出在哪里？答: 主要由于立卷归档时, 没有准时收集, 没有把请示与批复收齐了归档；4,新星公司在成立之初, 意识到企业档案工作具有保密性质；于就是 , 公司常务委员会一样准备把档案库房设在办公楼最顶层最里面的几个房间里；这几个档案库房虽然地处偏僻, 但就是光线很好, 每天有6 个小时可以直接接触到阳光, 工作人员工作环境也很清静；可就是好景不长, 由于档案库房阳光太充分, 而且也没有温湿度把握设备, 所藏企业纸质档案开头发黄变脆 , 严肃影响了档案的利用；新星公司的档案为什么会受损？应当实行怎样的措施才能有效爱惜档案？答: 档案库房应当尽量防光, 把阳光充分的房间作为档案库房就是不科学的

60、 , 由于阳光会造成档案的脆化；库房应尽量无窗, 假如有窗, 也应尽可能少而小, 采用遮阳板, 并在窗内侧挂窗帘, 安装磨砂玻璃,带花纹的或有色的玻璃 , 仍可以在玻璃上涂刷紫外线吸取剂, 照明灯具应为白炽灯, 由于日光灯中紫外线含量特殊高, 会损坏档案；另外, 最顶层的房间也不适合作为档案库房 , 由于最顶层的房间除了阳光充分会对档案造成损害外, 仍有可能漏水, 假如雨季漏水, 后果不堪设想；该档案库房应当调整到其她避光的非顶层房间内 , 最好应用一些恒温恒湿设备, 保持室内温湿度恒定, 才能够最有效地爱惜档案；第 23 页,共 32 页秘书治理摸索题和案例分析参考答案编辑定稿第八章档案的检