图书馆组织与分工课件

1、圖書館的組織林呈潢2007年2月26日2022/8/71圖書館組織與分工 組織的意義 組織的設計 圖書館組織的目的與功能圖書館組織的意義和特點 圖書館組織機構 實例討論 2022/8/7 2組織的意義組織(Organization) 是 人們為了達到一定目標而組成的集合體。包括一個組織中全部人員如何藉由分工合作和分層負責來有效地發揮整體功能，以達成預定目的。2022/8/7 3圖書館組織的意義圖書館組織，在充分滿足社群對圖書館需求的目標下，將人員和各種文獻資源，按一定的規則，組成一個系統。透過這個系統開展活動，履行各自的職責，並互相協調，以實現圖書館的目標。2022/8/7 4圖書館組織構成的

2、基本要素1.共同的目標和目的2.按一定規則組成的有機的整體3. 組織活動在實現共同的目標和任務。4. 組織內部有不同層次的分工與合作， 有明確的責任與權力。2022/8/7 5圖書館組織模式二分式的組織模式三分式的組織模式2022/8/7 6組織的設計組織結構的原則組織設計的發展趨勢 2022/8/7 7組織結構的原則專業分工 指揮統一化 控制幅度 (管理幅度)職權與職責 集權與分權 部門化 2022/8/7 8專業分工工作專業化，是將整個工作分解成許多步驟，每單一個人只負責一個步驟，基本上，個人只專精於部份的活動，而非整個活動。將員工依其知識、技術、能力、興趣、性格和特點予以適當的分配和安置

3、。 2022/8/7 9專業分工 優點工作人員的不同技能都能有效使用減少時間浪費：技能重複操作節省成本：訓練容易、有效。缺點人性不經濟2022/8/7 10指揮統一化 指揮統一原則，認為一個部屬應該只對一個而且只能有一個直屬的上司負責。沒有人應該同時對兩個以上的上司負責，否則該部屬就必須處理來自不同主管在要求與優先順序間的衝突。 2022/8/7 11指揮統一化指揮統一合乎邏輯 簡單組織大部份組織適用指揮統一缺乏彈性，妨礙績效2022/8/7 12控制幅度 (The Span of Control)傳統 6現在 ？理由？2022/8/7 13控制幅度 (The Span of Control)

4、傳統偏好小幅度現在組織階層是一情境管理組織管理者必須處理較多結構不良問題高階主管需比中階主管較小的控制幅度2022/8/7 14控制幅度 (The Span of Control)訓練有素及有經驗的員工愈多，需要直接管理愈少訓練有素及有經驗的員工愈多，管理者可以有較寬的控制幅度。2022/8/7 15控制幅度 (The Span of Control)控制幅度的變數包括：工作的相似性、複雜性員工地理距離的接近程序標準的程度組織管理資訊系統的複雜性組織價值系統的強度管理者偏好的管理風格2022/8/7 16控制幅度Tall Organization(高的組織)：控制幅度小，組織層級可能會多Fla

5、t Organization(平坦的組織)；控制幅度寬，組織層級可能會少。2022/8/7 17職權與職責職權(Authority)是指在一個管理職位上所擁有的權利，使其可發號施令並預期號令會被遵守。職權是由上往下授與下階層的管理人，給予其特定的權利，同時限制其在特定的規定內運作。 國王已死，王位長存 2022/8/7 18職權與職責職責(Responsibility)被授予職權者，同時必須負起相當義務去執行。2022/8/7 19職權與職責直線職權：賦予管理者指揮部屬工作的職權，從組織最高層延伸到最底層 chain of command 館長組長組長組長組員組員組員組員組員2022/8/7

6、20職權與職責 2022/8/7 21直線與幕僚的職權館長人事會計副館長總務採錄編目閱覽期刊系統2022/8/7 22職權與職責職權與權力職權 職權是一種權利。其法定性是基於組織中對各職位的職權安排。權力是一個人影響決策的能耐，職權為權力的部分 2022/8/7 23職權 主要管理者會計人力資源研發生產2022/8/7 24功能 (function)層級 (hierarchical)中心性 (centrality)：與組織權力核心 的距離。在組織中爬得愈高，就會愈向權力核心靠攏。 取得權力，不盡然要取得職權，可經由橫向移動，增加權力。2022/8/7 25權力的種類強制權力獎賞權力法制權力專家

7、權力參考權力2022/8/7 26集權與分權決策是在何階層進行？ 2022/8/7 27集權與分權集權與分權是程度的問題最適及有效的使用員工從金字塔到扁平組織：有效回應環境動態。2022/8/7 28建造權力基礎尊敬他人建立權力關係拓展交際控制重要資訊增進年資建立階段權力2022/8/7 29組織的設計和結構組織設計(organization design) 如何經由設計以建立最合適當前情況及需要的結構。是將租織內的員工及其他資源做合理的分配和使用，使機構能成為一個靈活、協調及有效率的有機體。組織部門化和層級化2022/8/7 30部門化功能部門化(functional Departmenta

8、lization) 產品別部門化(product departmentalization) 顧客別部門化(customer departmentalization)地理別部門化(geographic departmentalization)程序別部門化(process departmentalization)2022/8/7 31功能部門化功能導向，可應用於各種組織，只需變更功能反應組織的目標和活動館長總務組人事室會計室技術服務組讀者服務組2022/8/7 32產品部門化產品及主要活動都歸屬產品經理人館長圖書組組長期刊組組長電子資源組長採購編目推廣採購編目推廣採購編目推廣2022/8/7 33

9、顧客部門化顧客部門化的基本假設是：每個部門的顧客有其共同的問題和需求，部門化後的專業人員最能符合各類顧客需求館 長大學圖書館主任研究圖書館主任附中圖書館主任2022/8/7 34地區部門化組織的顧客如分散在一個很大的區域，此種形式的部門化有其價值館 長醫學分館主任法社分館主任傳播分館主任2022/8/7 35程序部門化依顧客流動為基礎將活動分群汽修廠主管接待部組長維修部組長出納部組長2022/8/7 36圖書館組織部門化1.依功能分：採購、編目、流通2.依服務性質分：讀者、技術服務。3.依讀者分：兒童閱覽室、研究圖書館。4.依位置分：如總館、分館。5.依學科分：如醫學圖書館、法律圖書館。6.依

10、資料分：如視聽資料、期刊資料。 2022/8/7 37 集中 vs. 分散集中：集中的圖書館是將全館的圖書、人員及其他資源集中在一個總館之內，由一位館長總攬全責。這種形式在代專校院圖書館、公共圖書館或專門圖書館中被普遍採用。分散：分散的圖書館是在總館之外設立若干分館。2022/8/7 38集中 vs. 分散兩種組織形式各有利弊。愈來愈多大學圖書館趨向集中。愈來愈多公共圖書館趨向分散。 原因？2022/8/7 39集中 vs. 分散集中式的優缺點分散式的優缺點2022/8/7 40影響組織結構因素什麼是理想的組織2022/8/7 412022/8/7 42機械式組織 vs. 有機式組織機械式組織

11、(mechanistic) 或稱科層組織 (bureaucracy)有機式組織(organic)或稱專案式組織(adhocracy)2022/8/7 43影響組織權變的因素組織策略組織的規模資訊技術環境2022/8/7 44組織策略組織結構是協助經理人達成目標的手段，目標乃是導源於組織整體策略，所以在邏輯上，策略和結構應有緊密連結。組織所追求的如果是差異化策略，則必須靠創新才能生存。如果成本領導策略，則追求穩定和效率。穩定和效率有助降低成本的產品與服務。圖書館應該追求那種策略？2022/8/7 45組織規模與組織結構大型組織比起小型組織，多半會傾向專門化、水平與垂直分化、與更多的規則與管制。2

12、022/8/7 46科技與組織結構例行性的科技，結構愈可能標準化非例行性科技，結構愈可能有機式 圖書館的結構該是標準化？有機式？2022/8/7 47環境與組織結構機械式的組織在穩定的環境中具有效能有機式組織在動態和不確定的環境中較能配合。2022/8/7 48組織設計的應用單純式結構科層體制矩陣式結構團隊結構無邊界組織2022/8/7 49單純式結構分工和正式化程度低，但集權程度高的組織。扁平組織，經營和所有權是同一人。好處：快速、彈性、維持成本低、 責任清楚。缺點：只有小型組織才有效。風險：所有決策一肩扛2022/8/7 50科層式體制(bureaucracy)科層體制源自功能及產品部門化

13、優點：工作專精化所帶來的好處、產生規 模經濟的好處、降低人員和設備的重覆、使員工感覺自在，“說相同的語言”。缺點：缺乏追求最高利益的洞察力、沒有人為最終的結果負責，見樹不見林。2022/8/7 51產品部門(divisional structure)一種由自我完整的單位或部門所構築的組織設計優點：專注在結果上。缺點：活動和資源的重覆。2022/8/7 52矩陣式組織將機構中的員工按工作或生產的需要分成若干的方案(project)或產品(product)小組，各由一位組長負責，這些小組執行任務時，得接受一些依功能而設的專業部門或人員的指導和協助。2022/8/7 53矩陣式結構圖書館採錄編目期刊

14、參考數位典藏小組電子書採購小組功能方案2022/8/7 54矩陣結構機械組織以人為本以事為本以物為本有機組織直線及幕僚職權任務小組責任中心矩陣組織2022/8/7 55維持科層式結構的優點，但去除其缺點。優點:促進複雜且獨立專案間的協調、同時維持功能式專家集中的經濟規模。缺點:產生混淆情況、員工該向那位主管報告 矩陣式結構2022/8/7 56團隊式結構 (team-based structure)由工作小組(groups)或團隊(teams)組合的組織設計將功能式部門中的專家, 指派到一個或多個專案, 由專案經理來領導的組織設計。2022/8/7 57圖書館組織的目的與功能 圖書館辦理圖書資

15、訊之採訪、編目、典藏、閱覽、參考諮詢、資訊檢索、文獻傳遞、推廣輔導、館際合作、特殊讀者服務(圖書館法第九條)圖書館置館長、主任或管理員，並得置專業人員辦理前條所規定業務。(圖書館法第十條)2022/8/7 58圖書館組織特點 (一)1. 服務機構，但不以營利為目的。2.提供資訊，但不提供以獲利為目的之資訊服務和產品。3.扮演供應及導引的角色。4.提供個人化的、持續性的專業服務。2022/8/7 59圖書館組織特點(二)5. 由長久歷史而形成的觀念，表現 在其功能和方法等方面，組成一嚴謹的組織結構，怯於改變。6.既重文獻亦重讀者，以致困於資料取向與讀者取向的矛盾。7為上級機構的附屬單位，而非獨立

16、機構。8 居於附屬地位，承受上層或外界的壓力。2022/8/7 60圖書館組織機構設置1.依功能分：採購、編目、流通2.依服務性質分：讀者、技術服務。3.依讀者分：兒童閱覽室、研究圖書館。4.依位置分：如總館、分館。5.依學科分：如醫學圖書館、法律圖書館。6.依資料分：如視聽資料、期刊資料。 2022/8/7 61組織發展組織發展(Organization Development, OD)，使用行為科學的方法，有計劃地改進一個機構及加速其發展的過程。為機構能順應環境的改變而做適當的調整和更新的需求，提供一個有效的方法。目的在幫助一個機構預計所需採取的行動，解決現有的困難，充分使用人力資源，改善內部溝通，實現機構目標提高工作效率。2022/8/7 62組織發展的定義一個有計劃的介入(intervention)過程。用在整個機構的發展上。由最高主管親自主持。是使用行為科學方法的一種行動研究。目的在促進機構的自我更新，以提