Excel中的数据管理课件

1、第11章 Excel中的数据管理11.1 数据排序11.2 数据筛选11.3 数据分类汇总11.4 数据透视表返回第1页，共37页。11.1 数据排序11.1.1默认排序次序在按升序排序时，Excel使用如下次序(在按降序排序时，除了空格总是在最后外，其他的排序次序反转):(1)数字从最小的负数到最大的正数进行排序。(2)在按字母先后顺序对文本项进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序。文本以及包含数字的文本，按下列次序排序:0-9-A-Z (3)逻辑值:在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。(4)错误值:所有错误值的优先级相同。(5)空格:空格始终排在最后。上一页下一页返回

2、第2页，共37页。11.1 数据排序11.1.2用排序按钮进行排序若只需按数据清单中的某一列对数据清单中的行数据进行排序，最简单的方法是利用常用工具栏上的“升序”或“降序”按钮来进行排序。具体操作为:先在数据清单中单击某一字段名，再单击“排序”按钮，则整个数据清单依照“升序”或“降序”要求进行重新排列行。11.1.3利用菜单命令对数据进行排序(1)打开要排序的数据表，单击其中的任意单元格。(2)执行“数据”菜单中的“排序”命令，打开如图11-1所示的对话框。(3)在此对话框中的“主要关键字”下拉列表框中选择“国内生产总值”，然后单击右面的“降序”按钮。上一页下一页返回第3页，共37页。11.1

3、 数据排序(4)单击“确定”按钮，这时可以看到数据库中的J列数据是按降序的方式排列的，这样排名后，可以在排名的单元格内填上名次，如图11-2所示的样式。利用菜单命令还可进行多关键字的排序，它是先按主要关键字进行排序，在主要关键字中数据相同时，再按次要关键字进行排序，最后按第二关键字进行排序。11.1.4特殊排序功能在“排序”对话框中，单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框。这单Excel提供了一些特殊的排序功能，如按行排序、按笔画排序、按自定义排序等。上一页下一页返回第4页，共37页。第5页，共37页。11.2数据筛选11.2.1自动筛选(1)打开要进行数据筛选的数据库，单击数据库中任意单元

4、格。(2)执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后在它的了菜单中选择“自动筛选”命令，这时在数据清单中每个字段标志右端会出现自动筛选箭头，如图11-8所示。(3)单击“职务”右端的自动筛选箭头，在弹出的下拉列表中选择“文秘”，进行筛选后的数据库如图11-9所示，Excel用蓝色筛选箭头显示筛选项。11.2.2自定义筛选(1)如果用户想自定义筛选条件，可以单击“工资”自动筛选箭头，上一页下一页返回第6页，共37页。11.2数据筛选在弹出的下拉列表中选择“自定义”，打开“自定义自动筛选方式”对话框。(2)在此对话框中第一行的下拉列表框中选择“大于或等于”。(3)选中此对话框中的“与”按钮，在右面的文

5、本框中输入2 500，然后在第二行的下拉列表框中选择“小于”，输入3 500，或者在下拉列表中选择3 500，如图11-10所示。(4)单击“确定”按钮，结果如图11-11所示。11.2.3取消筛选(1)取消对单列的筛选:单击该列旁边的自动筛选箭头，然后单击“全部”，将显示所有隐藏的数据。上一页下一页返回第7页，共37页。11.2数据筛选(2)一次取消全部筛选:指向“数据”菜单上的“筛选”，然后单击“全部显示”，将显示所有隐藏数据，但会保留自动筛选为打开状态。(3)关闭自动筛选:指向“数据”菜单上的“筛选”，然后单击“自动筛选”取消其前的对钩，此时，列标题旁的字段箭头消失，全部记录行被显示。1

6、1.2.4高级筛选使用高级筛选可以设置复杂的筛选条件。高级筛选需要在数据清单的上方设置一个条件区域，用来指定筛选的数据必须满足的条件。操作实例如下。(1)选中“第一行”单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，在字段标志行下面插入一行，然后按照同样的方法再插入两行。上一页下一页返回第8页，共37页。11.2数据筛选(2)将鼠标放到B2单元格中，然后编辑条件区域，如图11-12所示中用框起来的区域，表示筛选“工资=3 000或者工资2 500并且职务=文秘”的记录。注意，在同列中写的条件是表示“或者”，在不同列中写的条件是表示“并且”。(3)单击数据清单中的任意单元格。(4)执行“数据”

7、菜单中的“筛选”命令，从它的子菜单中选择“高级筛选”命令。(5)如果用户想将筛选的结果复制到其他位置，可以在“高级筛选”对话框中选中“将筛选结果复制到其他位置”按钮。本例中选择“在原有区域显示筛选结果”按钮。上一页下一页返回第9页，共37页。11.2数据筛选(6)单击“数据区域”右端的“压缩对话框”按钮，打开“压缩对话框”，然后在工作表中选择数据区域。(7)单击“数据区域”右端的“压缩对话框”按钮，回到“高级筛选”对话框。(8)单击“条件区域”右端的“压缩对话框”按钮，在工作表中选择条件区域，再单击“条件区域”右端的“压缩对话框”按钮回到“高级筛选”对话框，如图11-12所示。(9)单击“确定

8、”按钮，在数据库中会显示高级筛选后的结果，如图11-13所示。上一页返回第10页，共37页。11.3数据分类汇总11.3.1插入分类汇总(1)打开要进行分类汇总的数据库(内容如图11-26所示)，单击要分类汇总的列中的单元格。(2)单击工具栏中的“升序排列”按钮或“降序排列”按钮，本例中选择“升序排列”按钮。(3)执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。(4)在“分类字段”下拉列表框中，单击分类汇总的列。本例中，我们选择“年份”列。(5)在“汇总方式”下拉列表框中，选择“求和”按钮。下一页返回第11页，共37页。11.3数据分类汇总(6)在“选定汇总项”列表框中，选中包含

9、了要进行分类汇总的数值的每一列前面的复选框。本例中选择“第一产业、第二产业、第三产业、工业、建筑业、交通运输、商业”。(7)如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，可以选中“每组数据分页”复选框。如果希望分类汇总在行的上方，而不是在行的下方，可以取消选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。(8)单击“确定”按钮，分类汇总后的数据库如图11-27所示。11.3.2删除分类汇总(1)打开要删除分类汇总的数据库，单击数据区域中任意单元格。上一页下一页返回第12页，共37页。11.3数据分类汇总(2)执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。(3)在此对话框中，单击“全部删除”按钮。

10、这时数据库中用户插入的分类汇总将被删除。11.3.3分级显示数据(1)在分类汇总表的左侧，按汇总层次出现了3个折叠按钮 ，折叠按钮出现的行就是汇总数据所在的行。单击 ，则隐藏该类数据的汇总结果。(2)在分类汇总表的左上方有层次按钮 。单击1，只显示总的汇总结果，不显示数据;单击2，显示总的汇总结果和分类汇总结果，不显示数据;单击3，显示全部数据和汇总结果。上一页返回第13页，共37页。11.4数据透视表数据透视表是用于快速汇总大量数据的交互式表格。可以通过旋转其行或列以查看对源数据的不同汇总，还可以通过显示不同的页来筛选数据，或者也可以显示所关心区域的明细数据。11.4.1数据透视表报表的元素

11、数据透视表一般有7个组成部分，分别是行字段、列字段、页字段、页字段项、数据字段、数据区域和数据项。行字段是指在数据透视表中被指定为行方向的字段。列字段是指在数据透视表中被指定为列方向的字段。页字段是指数据透视表中被指定为页方向的源数据表或表格中的字段。下一页返回第14页，共37页。11.4数据透视表页字段项是指源数据表或表格中的每个字段，列条目或数值都成为页字段列表中的一项。数据字段是指包含汇总数据的数据库或源列表中的字段。数据区域是指数据透视表中包含汇总数据的部分。数据区域中的单元格显示了行和列字段中各项的汇总数据。数据区域的每个值都代表了源记录或行中的一项数据汇总。数据项是指数据透视表中的

12、各个数据。展开指示器是指字段旁的指示器，可显示或隐藏该项的明细数据。11.4.2创建数据透视表例:对图11-34所示的数据清单按产品名称和销售员ID创建数据透视表。上一页下一页返回第15页，共37页。11.4数据透视表操作步骤如下。单击数据清单中的某一单元格。单击“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告”命令，弹出“数据透视表和数据透视图向导-3步骤1”对话框，如图11-35所示，按“下一步”按钮。在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤1中，选择数据源类型下的“Microsoft Excel数据清单或数据库”，然后选择“所需创建的报表类型”下的“数据透视表”。单击“下一步”按钮，屏幕显示如图11

13、-36所示对话框。单击“选定区域”右边的按钮可以更改数据源域的范围。上一页下一页返回第16页，共37页。11.4数据透视表单击“下一步”按钮，显示对话框如图11-37所示单击新建工作表选项，然后单击“版式”按钮，显示版式对话框如图11-38所示拖动“地区”到页字段上，拖动“日期”到列字段上，分别拖动“产品名称”和“销售员ID”到行字段上，然后再分别拖动“销售量”和“金额”到数据区域，如图11-39所示。单击“确定”按钮，返回到步骤5的对话框，单击“完成”按钮，结果如图11-40所示。11.4.3更改数据透视表报表单击数据透视表报表。上一页下一页返回第17页，共37页。11.4数据透视表将鼠标指

14、向“数据透视表”工具栏上“数据透视表”菜单中的“向导”命令，如图11-41所示。单击“版式”按钮。参照“创建数据透视表”中的(6)-(8)11.4.4刷新数据透视表中的数据如果用户需要更改数据，不能直接在数据透视表中修改，而应在源数据表中修改。而数据修改之后，数据透视表中的数据不会自动更新，这时需要执行以下操作。单击数据透视表或数据透视图报表。单击“数据透视表”工具栏中的“更新数据”按钮，如图11-41所示。上一页返回第18页，共37页。图11-1“排序”对话框返回第19页，共37页。图11-2数据表返回第20页，共37页。图11-8自动筛选(一)返回第21页，共37页。图11-9自动筛选(二)返回第22页，共37页。图11-10“自定义自动筛选方式”对话框返回第23页，共37页。图11-11“自定义筛选”结果返回第24页，共37页。图11-12 高级筛选(一)返回第25页，共37页。图11-13 高级筛选(二)返回第26页，共37页。图11-26样例数据库返回第27页，共37页。图11-27分类汇总后的结果图返回第28页，共37页。第29页，共37页。图11-34数据清单返回第30页，共