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文档简介

1、你会利用WORD编制自动计算的计算书模板吗?1、概述你是否发觉WORD仅仅适用于文字编辑(当然也包括简单的表 格计算),如果要做自动计算的计算书只能用 EXCEL (如果是将计算 公式和计算结果都事先算出来,然后编写计算书,这也只能叫文字编 辑,不能叫计算书,这里所述的计算书应该为计算书模板)。例如:计算书中要多次用到“产品产量”这个数值,一般情况下, 要修改产品产量数据,那么文中所有用到或与产品产量相关联的数据 都要一个一个地计算,并一个一个地修改,这样的编写的计算书不仅 通用性很差,而且修改工作量很大,且特别容易出错。能不能像 EXCEL中一样,只要修改产品产量数据,其余数据能自动计算和修

2、 改,而不需要一个一个地计算和修改了。你试试这个:假设产品年产量为 90万吨,则产品小时产量是多 少?如果单位产品电耗为98.24度/吨,则全年耗电量是多少?计算公式可以写成(点击“插入”、“公式”):产品小时产量产品年产量X 1000024 X36590 X1000024 X365=7.60吨/小时 全年耗电量=产品年产量X产品电耗=0 X 98.243979.00万度/年将上面的公式全部选中,并按F9,就会出现下面的效果:产品小时产量产品年产量X 1000024 X36590 X10000 =24 X365=02.74吨/小时全年耗电量=产品年产量X产品电耗30 X 98.243841.6

3、0万度/年你看看这样的编排效果是不是很清晰,也很美观。你可以试试, 将产品年产量修改为102.5,产品电耗改为103.05 ,其中的计算公式 不要修改,仅仅需要选中计算公式,按 F9键,计算结果就会变为: 产品小时产量为117.01吨/小时,全年耗电量=10562.63万度/年。是 不是很神奇?本人通过多年的摸索和研究,基本搞清楚了如何编写计算书模板, 通过实际应用,感觉很好,她完好地保留了WORD文档所具有的逻辑性、计算书的美观性,更重要的是开发了多年查找文献和资料没有 发现的比较强大的计算功能,这就为编写计算书模板打好了坚实的基 础。下面为大家分享这一成果和经验。关键词:域、书签、表格、数

4、字格式2、WORD中的域域的定义WORD域的中文意思是范围,类似数据库中的字段,实际上, 它就是Word文档中的一些字段。每个Word域都有一个唯一的名字, 但有不同的取值。用 Word排版时,若能熟练使用 WORD域,可增 强排版的灵活性,减少许多烦琐的重复操作,提高工作效率。什么是域首先,我们了解几个与域相关的概念。域是文档中的变量。域分 为域代码和域结果。域代码是由域特征字符、域类型、域指令和开关 组成的字符串;域结果是域代码所代表的信息。域结果根据文档的变 动或相应因素的变化而自动更新。域特征字符是指包围域代码的大括 号,它不是从键盘上直接输入的,按CTRL+F9键可插入这对域 特征字

5、符。域类型就是WORD域的名称,域指令和开关是设定域类 型如何工作的指令或开关。域能做什么使用Word域可以实现许多复杂的工作。主要有: 自动编页码、图表的题注、脚注、尾注的号码; 按不同格式插入日期和时间;通过链接与引用在活动文档中插入其他文档的部分或整体;实现无需重新键入即可使文字保持最新状态;自动创建目录、关键词索引、图表目录;插入文档属性信息;实现邮件的自动合并与打印;执行加、减及其他数学运算;创建数学公式;调整文字位置等。与域相关的几个快捷键CTRL+F9插入域命令显示为:F9在域的位置,按 ,更新并显示域结果SHIFT+F9在指定域的位置显示域代码或显示域结果,他们会交替变换。AL

6、T+F9将文档所有位置的域显示域代码或显示域结果的交替变换CTRL+F11锁定指定的域,以防止修改当前的域结果CTRL+SHIFT+F11 解除原锁定的指定域,以便修改当前的域结果CTRL+SHIFT+F9 将指定位置的域的结果变成文本以上几个命令是域常规操作命令。必须熟练掌握和应用!利用域做一些计算域能进行的计算只有 加、减、乘、除、哥”等运算,不能进行三 角函数、对数函数等超越函数的运算。例题1: 一个长方体的长等于2.3,宽等于4.5,高等于8.2,请 计算他的体积。第一步:按 得到第二步:在内键入 “=2.3*4.5*8.2,即有=2.3*4.5*8.2第三步:按,就可以将该域转换为计

7、算结果。如:84.9例题2:计算425除以32的结果的0.8次方。第一步:按 得到第二步:在内键入 “=(425/32)八0.8, 即有=(425/32)八0.8第三步:按,就可以将该域转换为计算结果。如:7.918下面的问题是:域中的数字是固定的,不能变化,如要变化,必 须修改域中的数字,如果多个地方都用到长方体的长或多个地方用到 立方体的计算结果,就需要多个地方进行修改,这非常不方便,也容 易出现错误。能否实现将数字运算采用变量运算来代替,只要在一个地方将变量赋值,就能得到各种情况下的计算书。3、WORD中的书签通过多年的摸索和研究,利用 word中的书签,就能实现域的变 量运算。这个成果

8、将给我们带来革命性的进步, 这一点我也多次在互 联网上查找,没有得到任何信息。下面听我慢慢道来。什么是书签Word中书签的作用类似于您可能会放置在一本书中的书签:它 可标记您希望下次能轻松找到的位置。您可以根据需要为文档输入任 意多的书签,并且您可以为每个书签起一个唯一的名称以便于识别。若要添加书签,首先应在文档中标记要定位到的位置。然后,可 以跳转到该位置,或者在文档中添加指向该位置的链接。如何定义书签第一步:光标移到需要定义书签的地方,用光标选择需要定义的 内容;第二步:点击 插入”,再点击 书签”,会弹出如下的对话框。第三步:在书签名下面的输入框中键入你定义的书签名点击“添力口”按钮即可

9、。例如:将“中华人民共和国”定义成书签名为 中国书签的使用方法快速定位:点击“书签”,在弹出的对话框中选中你定义的 书签,点击“定位”按钮,光标会快速移动到你定义该书签 处。引用书签:点击 交叉引用,会弹出如下对话框。在引用类型”栏选择 书签”,在“引用内容”栏选择 书签文字”, 将插入为超链接”打上“V(如果需要超链接的功能的话),在引用哪 一个书签”栏中选择你需要的 书签名”,点击 确认”按钮,便将你定义 的书签内容插入到当前位置。使用结果如下:中华人民共和国如果将光标放在插入位置,按SHIFT+F9的效果如下: REF 中国 h 实际上是对书签采用域的方式引用。同时插入的内容具有超链接的

10、功能如果在引用时不选择超链接,则插入或引用的仅仅是域。结果如下:中华人民共和国如果将光标放在插入位置,按SHIFT+F9的效果如下: REF中国。与上面的差别仅仅是域中少了 h”开关。还可以插入书签的其他信息,点击“引用内容 ”,得至U:在引用类型中还有其他的选择,如编号项、标题、书签、脚注、 尾注、表格、公式、图表,见下图。超链接引用:点击 超链接”,在弹出的对话框中按“书签”按钮,得到如下对话框:选择书签下中国”,点击确定”,得到:#中国如果按 ,会得到如下结果: HYPERLINK l 中国如果按住CTRL键,再点击#中国,光标会移动到所定义的 书签处。4、利用书签和域实现变量计算基本方

11、法针对例题1,其内容为:一个长方体的长等于 2.3,宽等于4.5, 高等于8.2,请计算他的体积。利用书签和域实现变量计算的步骤如下:第一步:定义书签,选中2.3,点击书签,并在书签名栏键入 长” 作为书签名,定义4.5为“宽”的书签名,定义8.2为“高”的书签 名。第二步:按 得到第三步:在 内键入“长*宽*高,即有=长*宽*高第四步:按,就可以将该域转换为计算结果。如:84.9引申一步可以这样,再次定义计算结果为“体积 ”的书签名,同 时如果假设该物体的密度为3.3,并定义3.3为密度”的书签名,这 时可以通过下面的域实现质量的计算。如:按 ,键入=体积*密度,其结果就为280.2这样的书

12、签名及其计算结果可以在文档的任何位置调用,调用方法就是插入域,并在域内容里键入书签名即可如:在某位置,按 ,键入体积,其结果就为84.9WORD中的函数在Word中也能够使用函数,并且,Word已给您提供了 18种 函数,下面的内容是这些函数的名称及功能介绍和使用方法。1)函数名:ABS函数功能:返回输入值的绝对值。例如,函数 =ABS(-3)将返 回3。2)函数名:AND函数功能:允许您执行复合的与逻辑测试。例如,函数=AND(1 = 1,2+2=4)将返回1,因为其中的两个逻辑测试都为真。3)函数名:AVERAGE函数功能:计算输入值的算术平均值。例如,函数 =AVERAGE(1,2,3,

13、4) 将返回 2.5。4)函数名:COUNT函数功能:对输入值计数。例如,函数 =COUNT(1,2,3,4,5,6) 将返回6。5)函数名:DEFINED函数功能:决定是否可以计算公式。如果可以计算该公式就返回1,如果不能就返回 0。例如,函数=DEFINED(1/0)将返回0, 因为任何数都不能被 0除。6)函数名:FALSE函数功能:返回用于假的逻辑值0。例如,函数=FALSE将返回0。7)函数名:IF函数功能:执行逻辑测试,如果测试为真将返回一个结果,而测试为假时则返回另一个结果。例如,函数=IF(2+2=4,1,0)将返回值1 ,因为2+2确实等于4。8)函数名:INT=INT(3.

14、5)将返回函数功能:返回值的整数部分。例如,函数9)函数名:MAX函数功能:返回最大的输入值。例如,函数 =MAX(1,2,3,4) 将返回4。10)函数名:MIN函数功能:返回最小的输入值。例如,函数 =MIN(1,2,3,4)将 返回1。11 )函数名:MOD函数功能:返回除法运算剩余的模数(或余数)。例如,函 数二乂0口(3,2)将返回1,因为3被2除后的余数是1。12)函数名:NOT函数功能:允许您执行复合的非”逻辑测试。例如,函数=NOT(1 = 1,2+2=4)将返回0。因为两个逻辑测试的结果为真。 13)函数名:OR函数功能:允许您执行复合的或”逻辑测试。例如,函数=OR(11,

15、2+2=4)将返回1,因为第2个逻辑测试的结果为真。14)函数名:PRODUCT函数功能:相乘函数中的参数。例如,函数=PRODUCT(2,3,4) 将返回24。15)函数名:ROUND函数功能:将输入值四舍五入到指定的十进制精度。例如,函数=ROUND(123.456,2) 将返回 123.46。16)函数名:SIGN函数功能:如果输入值是负值就返回-1、如果输入值是正值就返回1,或者如果输入值是 0就返回0。例如,函数=SIGN(-3) 将返回-1。17)函数名:SUM函数功能:求和输入值。例如,函数 =SUM(2,2)返回4。18)函数名:TRUE函数功能:返回用于真的逻辑值1。例如,函

16、数=TRUE将返回1。通用域开关格式开关(*)1)大小写域开关* Caps每个单词的首字母大写* FirstCap第一个单词的首字母大写* Upper所有字母均大写* Lower所有字母均小写2)数字格式开关* alphabetic 字母字符Seq appendix * alphabetic =b* Arabic 阿拉伯数字Page * Arabic =31* CardText 序数词 = SUM(A1:B2) * CardText =sevenhundred ninety* DollarText 序数词=9.20+5.35 * DollarText * Upper =FOURTEEN and

17、 55/100* Hex 十六进制数Quote 458 * Hex =1CA* OrdText 八进制文本 Date d * OrdText =twenty-first”* Ordinal 阿拉伯序数词 Date d * Ordinal =30th* roman 罗马数字 Seq CHAPTER * roman =xi Seq CHAPTER * ROMAN =XI3)字符格式和以前用的格式* MergeFormat将以前结果使用的格式作用于当前的新结果。* CharFormat作用于整个结果的域类型的第一个字母的格式。以下 示例的结果具有粗体和粉红色格式,因为“ Ref”中的R是粗体和粉红色

18、的。 Ref if域* CharFormat 显示为:If日期时间图片开关 ( ).日期参数:月(M)日(d)年(y).时间参数:小时(h)分钟(m)例: TIME h AM/PM = 9 AM或5 PMTIME h:am/pm = 9:am或5:pmTIME HH:mm Greenwich mean time = 12:45Greenwich mean time数字显示方式开关(# ) = 4 + 5 # 00.00 =09.00= 9 + 6 # $# =$ 15= 111053 + 111439 # x# = 492 省略数位x以左的数字 = NetProfit # $#,#,# =$2

19、,456,800= netprofit # #% =33%表格的引用当前表格里的引用对于word表的每一个单元格,就像每个 EXCEL工作表中的单 元格的分布位置一样。 WORD引用单元格的方法同EXCEL方法一 样,如:(1)引用第一列前三个单元格 A1:C1(2)引用第一行第一个单元格至第三行第三个单元格区域A1:C3(3)引用第一行前三个单元格区域和第三行第三个单元格A1:C1 , C3连续单元格之间用冒号间隔,不连续区域之间用逗号隔 开(4)整行引用,如引用第一行1:1(5)整列引用,如引用第二列 B:B备注:(DWORD中对单元格的引用始终是绝对引用,并且不用写$符 号。(2)没有E

20、XCEL中交叉引用格式,如:A1:C1 B2:B3 ,使用此 格式则会显示错误。WORD表格中单元格的命名是由单元格所在的列行序号组 合而成。列号在前行号在后。如第 3列第2行的单元格名为C2。其 中字母大小写通用,使用方法与 EXCEL中相同。相对于当前单元格而言的引用例如:(1)求B1:C1单元格数据的和,假设该行只有 B1和C1 中有数据,可以在A1中输入公式=SUM(right),或者在D1中输入 公式=SUM(left),其中right代表公式所在单元格右侧所有单元格, left代表公式所在单元格左侧所有单元格。(2)求B2:B3单元格数据的和,假设该列只有 B2和B3中有 数据,可

21、以在B1中输入公式=SUM(BELOW),或者在B4中输入 公式=SUM(ABOVE),其中BELOW代表公式所在单元格下面所有 单元格,ABOVE代表公式所在单元格上面所有单元格。(3)在使用LEFT, RIGHT,BELOW,ABOVE 四个参数时,他们分别表示对公式域所在单元格的左侧、右侧、上面、下面连续单元 格内的数据进行计算,即数据范围是到公式域所在单元格的左侧、 侧、上面、下面的第一个空单元格的前一个单元格为止。通过引用“书签”进行计算 = sum(表 1 2:2) 结果为:56例如:计算表1中第三行的乘积。 = product(表 1 3:3) 结果为:125550如何引用某一个

22、单元格的数值呢?如引用C3数据。方法有以下几种。sum 法: = sum(表 1 C3) 即有 75max 法: = max(表 1 C3) 即有 75min 法: = min(表 1 C3) 即有 75有上述方法可以看出,对于表格中的数据引用,必须采用函数法。4.5数学公式中的书签引用比如计算一个物体的体积,其计算公式是:长 *宽*高,可以采用 下面方法实现。体积=长乂宽 高=2,3 X4.5 X8.2 = 84.9、/、4、1、广注息:1)不能采用“插入”、“对象”、“Microsoft公式3.0”的方法编 写公式,因为这种方法,键入的仅仅是文本,不能插入书签,不能计 算。2)只能采用“插入”、“公式或按,此时可以插入书 签,并进行计算,从而满足了变量公式,自动填写数据,并计算结果。 这种编排方式非常适合编写说明书,条理清楚,检查便利,容易理解。word2007中的公式使用书签计算时,有时会出现计算结果 出错,这是因为有时候公式中将“-”和“*”自动变成中文方式的减 号和乘号,即”和“ *”,这时需要将其改成西文方式的运算符。 但是word2013就没有这方面的问题。数字格式的多样性例如:要求计算长方体体积小数点保留 3位。应写成=长*宽*高# 0.000 )即有:84.870如果要保留单位,如何表达?应写成=

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