单据审核员工作手册

1、.PAGE ：.；单据审核员工作手册2021年10月目 录一、任务态度3二、任务内容51、担任对各工程部资料月报表、资料收、发单据的管理和审核，并监视资料员对与此项业务相关的各项管理制度的执行情况。2、按月及时、准确编制资料进度方案表，检查资料方案的执行和控制情况，发现问题及时了解缘由。3、会同资料会计共同监视审核各工程资料价钱的执行情况。4、根据公司的资料定价和资料结算方法对各工程部的资料结算进展签认，并准确录入资料台帐。5、担任发放和及时回收公司定制的资料单据，办理完善的单据收发手续，并建立料单管理台帐。6、工程部报来资料月报表和单据应及时审核、录入资料电脑台帐。对于发现的不符合管理规定的

2、问题，应按照公司制定的相关资料管方法及时协调资料员处理。7、担任公司各工程部资料管理系统的运用和管理，续编资料目录。8、完成上级主管交办的其它任务义务三、任务方法5四、任务流程7五、任务技巧7六、其他7七、附表资料管理系统操作指南及其它附表31一、任务态度：单据审核员任务看起来是个轻松的职务，专业技术性要求不高，因任务内容比较琐碎、繁多，故需求人勤快、心细，办事要有条不紊、仔细担任。因此要想做一名合格的单据审核员就应该具备以下任务态度：爱岗敬业，一丝不苟、仔细担任，积极自动，擅长沟通。二、任务内容：1、担任对各工程部资料月报表、资料收、发单据的管理和审核，并监视资料员对与此项业务相关的各项管理

3、制度的执行情况。1-1、资料月报表周期为上月的26日至本月的25日。1-2、资料月报表由资料管理系统中的台账自动生成；由资料员核对，工程会计审核、工程经理签字。一式两份，一同报资料部。1-3、各工程部每月29日前把报表送至资料部。上报资料月报表时，资料员应同时报送当月原始收、发料单的主管联及从开工至当月前的资料汇总表和工程部之间当月的资料调拨单。1-4、运用称重管理系统的工程部厂，资料月报表份为两项，一份收料报表，一份发料报表，其中发料报表汇总的是经过加工的产废品，资料员需根据技术部门提供的配合比，分别计算出各种资料的用量，连同电脑数据、收料单一同报资料部。1-5、对于月报中各工程所存在的问题

4、要一一记录，并及时通知资料员尽快更正，以确保数据的准确性。1-6、当月资料收、发单据审核终了后，把各工程料单以工程为单位装订本钱，且料单的陈列顺序按照月报表上资料的陈列顺序进展陈列。其次是把各工程装订好的料单集中起来进展摆放，以便以后查找。1-7、把当月月报表及当月月报汇总表进展装订，即各工程本月资料月报表及当月月报资料汇总表开工-月报的前一个月。2、按月及时、准确编制资料进度方案表，检查资料方案的执行和控制情况，发现问题及时了解缘由。2.1、工程开工前，工程部应向物资部提供由总工和工程经理签字认可的工程工程资料总方案表。假设工程部来不及编制，物资部应经过运营部的配合来做出工程部的设计用量和总

5、方案表。2.2、在消费过程中由于消费方案的变卦等缘由，会呵斥采购方案的变卦，工程担任人应根据消费情况，对原有采购方案表予以补充、调整，及时通知物资部。2.3、每月按照各工程上报的资料总方案表及月方案表及时准确地编制本月资料进度方案表，看能否超出资料方案3、会同资料会计共同监视审核各工程资料价钱的执行情况。3.1、常用地材类，如灰砂石、砼管等，这类资料在一段时期内价钱相对稳定，普通由资料部根据工程部反响的资料供求信息和资料部做的市场调查，报公司总经理指示后对资料价钱进展调整，并及时通知、下发各工程部执行。3.2、常用且需组织采购类，如水泥、钢材等，这类资料可以工程部自行采购，也可以由资料部组织采

6、购，资料价钱的制定需由工程部厂、资料部分别询价，共同议价，报公司总经理指示后确定执行价钱。3.3、资料价钱确定后，工程部和资料部要以书面方式相互通报，由工程经理厂长、资料部长分别在第一时间内通知各自的资料员和工程会计组织、执行，执行情况反响给工程经理厂长、资料部长。3.4、确定执行的资料价钱，在工程部由工程会计、资料员分别做好记录，资料部由审核员做好记录，以便核实执行情况。3.5、各工程部应严厉执行公司确定的资料价钱，假设有特殊情况，价钱需求暂时调整的，工程部应以书面方式通知资料部，并由工程经理和资料员共同签认。3.6、资料部下发的价钱通知、签署的供货合同以及工程部签署的供货合同工程部一定要按

7、此执行资料价钱。4、根据公司的资料定价和资料结算方法对各工程部的资料结算进展签认，并准确录入资料台帐。4-1、工程会计来公司报帐之前，资料员应把发生的资料帐及时登入资料管理系统，假设不录入系统结算时将显示该张单据不存在，不予进展结算和签字。资料供应商进展结算时，先与资料员对票，无误后，资料员在第一联存根联和第二联结算联上加盖“对讫章“作废和“对讫章由资料员保管，再与工程部会计核对，核实无误后，会计在第二联结算联和第三联记账联上加盖“复核章“复核章由会计保管，由供应商出据发票，把第二联结算联和第三联记账联附在发票后面，经资料部复核签字后上报财务。4-2结算时发料单的核对，与收料单核对程序、方法一

8、样。4-3对于供应商结算单据损毁或丧失的处置，原那么上不再补开料单，假设工程部确认有必要结算，应由供应商出据损毁或丧失书面证明，并注明单据编号，资料员、工程经理签认，可作为财务结算根据。4-3、在资料单价符合公司规定的情况下，单据审核员对资料票在资料管理系统里一一进展核对与结算，并进展签字认可。5、担任发放和及时回收公司定制的资料单据，办理完善的单据收发手续，并建立料单管理台帐。5-1、各工程资料单据必需运用公司资料部一致印制的收料单、发料单。5-2、料单由工程部会计在资料部办理领取手续，并担任保管。资料员用时从工程部会计处领取并办理序号登记手续，用公司印制的料单管理台账登记，资料部进展不定期

9、检查。5-3、料单收回资料部以前，已开据的第一联存根联由资料员保管，第二联结算联由供应商或领料人保管，第三联记账联由工程部会计保管，第四联主管联每月同资料月报表一同报资料部。5-4、已运用完并与供应商对完票的料单存根联，资料员应及时交还工程部会计，并办理交回手续。工程终了时，工程部会计协同资料员共同做好开工资料的审核及开工资料报表后，料单由会计核对领取的数量，并全部交回资料部。5-5、工程部资料员或会计人员改换时，必需办理已用和未运用料单的交接手续，由工程经理和资料部委派人员监交签认。5-6、料单发出和收回时单据审核员要建立料单管理台帐，发出料单时要依次写清工程部、料单批次、发出时间、本数、页

10、数、类别、起止号码及会计签字；收回料单时要依次写清上缴时间、本数、张数、类别、起止号码及会计签字。5-7、各工程料单一定要保管好，严禁杜绝丧失料单的景象发生，如有类似情况发生，将视情况不同作出相应的处分。6、工程部报来资料月报表和单据应及时审核、录入资料电脑台帐。对于发现的不符合管理规定的问题，应按照公司制定的相关资料管方法及时协调资料员处理。6-1、对于工程部报来的资料月报及单据要及时审核，主要审核以下几个内容：1开据料单时，要根据资料部制定的资料目录，正确填写资料称号、规格、计量单位和单价，资料目录中未涉及到的资料，资料员在开据料单前，应根据图纸设计要求的资料称号、规格、计量单位填写。有不

11、清楚的，当时问清当时开据，严禁先打白条，过后换料单。料单上的供货单位、收货单位、日期、车号、收料人发料人、验收人、送料人领料人必需准确、完好无缺的填清。凡是以量方方式计量的资料，备注栏中要注明车箱的长、宽、高尺寸。书写要求字迹明晰，无涂改景象。收料、发料必需一车一单，严禁开汇总料单。一张料单只能开一种规格的资料，制止一单多料。对于工程部集中收料，一致加工后分配到各施工队或不同工程工程的资料，发料单可以在可以准确计量不同施工队或工程工程领用数量的情况下，对应供应商分别开据汇总发料单。已开据的料单，第三联记账联由工程部会计保管，资料员必需在开据料单的当天转交工程会计，让会计在第一联存根联上注明收到

12、的时间并签字。作废料单必需四联齐备，加盖作废章，保管在料单原序号处，并在存根联上注明作废缘由。已开据发票的料单不能再作废，已上报资料部的料单不能作废。6-2、如资料员在开据料单有不符合以上规定的要及时通知资料员更正。7、担任公司各工程部资料管理系统的运用和管理，续编资料目录。7-1、资料管理系统的运用详见资料管理系统操作指南。后附7-2、资料资料管理系统主要是各工程资料员对当天所发生的资料业开据料单后把已开据的资料收发单据录入电脑，且必需与单据各项内容一致，做到账证相符。7-3、作废料单必需录入电脑。7-4、当月开据的收、发料单必需当月录入电脑台账，不许过期补录。为了保证网络版资料管理系统的稳

13、定性和准确性，月结后的资料不能修正、删除或作废，所以录入时一定要保证数据正确无误，不能错录或漏录。7-5、对于已有的资料目录各工程资料员开据收、发料单及录入资料管理系统时要严厉执行，对于一些资料目录上没有的新型资料，由资料员上报物资部单据审核员，由单据审核员添加授权，以便大家运用。资料目录后附8、完成上级主管交办的其它任务义务在完成以上任务之后，积极完成部门指点交办的其它义务，如物资仓库费用的报支及年底各工程资料本钱核算。三、单据审核员的任务方法：单据审核员任务是个平凡的任务岗位，在这个平凡的任务岗位上我兢兢业业、尽职尽责、以一颗爱岗敬业之心努力任务，积极自动与上下级同事做好协调与沟通。在日常

14、任务中要严厉要求本人做到以下几点：1、对资料月报表及收、发单据及时仔细仔细核对，给公司有关部门担供准确的数据及资料单价；2、资料价钱有变化时及时通知各工程部资料员；3、积极自动了解各工程资料员在任务中所遇到的问题，一同讨论并处理；4、担任对新进资料员进展培训学习资料管理系统的运用；5、努力学习业务知识，提高任务才干，做好根底性任务。四、单据审核员的任务流程：1、上报月报表流程资料员整理当月月报表及收、发主管联月报表资料员签字工程经理签字工程会计审核签字上交公司物资部审核装订装订2、资料结算流程资料员收发资料并开据收料单据记帐联会计结算联供应商存根联记 帐主管联物资部单据审核员审核、签字经理签字

15、会计审核财务会计入帐物资部长签字财务部长签字3、单据收发流程物资部收、发料单工程会计办理领用手续资料员办理领用手续用完料单交会计五、任务技巧：5-1、要仔细、熟练掌握资料管理系统的操作及运用，可以准确及时处置资料员在操作过程中出现的疑问问题，积极指点资料员任务；5-2、积极自动耐心地处理新进资料员在实践过程中遇到的各种问题；5-3、积极自动给各工程资料员联络并沟通资料管理系统在运用中有哪些不便，有没有方便可行的方法，让他们及时反响信息，以便我统计汇总并及时和开发资料管理系统的相关人员联络并处置；5-5、在完本钱职日常任务的前提下，努力学习，提高业务程度。在力所能及的范围内，妥善完成上级指点交办

16、的其他任务。任务中遇到超出个人才干范围的问题时，积极自动跟同事及上级指点沟通并学习。六、其他：资料员每月需向物资部上报的书面及电子版资料如下表资料员需向物资部上报的资料序号称号时间要求备注1资料总方案表开工前根据消费及管理需求2资料月方案表26-29日之前3资料近期方案表提早一周根据消费及管理需求3资料月报表及收、发主管联26-29日之前4资料调拨单26-29日之前资料管理系统操作指南河南省交通建立工程 物资部HYPERLINK l 建立VPN衔接建立VPN衔接HYPERLINK l 访问系统访问系统HYPERLINK l 录入料单录入料单HYPERLINK l 查询料单料单查询HYPERLI

17、NK l 查看报表查看报表HYPERLINK l 管理多工程部管理多工程部HYPERLINK l 新特性新特性HYPERLINK l 领用料单领用料单HYPERLINK l 添加一个新用户添加一个新用户HYPERLINK l 建立新工程部建立新工程部HYPERLINK l 修正密码修正密码HYPERLINK l 核对与结算核对与结算HYPERLINK l 录入料单授权用户HYPERLINK l 常见问题常见问题新特性老版本 3.0新版本 4.0资料管理系统工程部资料管理系统单机版网络版分布存储数据集中存储数据人工传送数据实时传送数据分布部署集中部署数据存放于PC，无特殊平安机制数据由效力器一致

18、管理，平安可靠手动加权平均自动月结核算靠制度约束一致字典系统强迫约束一致字典无限价功能灵敏控制资料价钱全面支持拼音码查询数据字典无法更改全新的数据字典管理战略建立VPN衔接访问系统首先需求建立工程部到公司总部的VPN衔接运用IE(Internet Explorer)阅读器，访问 HYPERLINK https3https3 ，并安装VPN控件；输入用户名和密码，并登录，等待身份认证并建立VPN衔接；将曾经建立VPN衔接的窗口坚持翻开，此时VPN衔接曾经建立胜利；访问系统翻开阅读器引荐运用 谷歌阅读器，在地址栏输入 HYPERLINK /clgl/clgl ，进入系统登录页面；输入用户名和密码，

19、进入系统；录入料单只需工程部可以录入料单，仅能录入当前工程部的料单；当前工程在系统右上角有指示，见以下图：进入料单录入的页面 录入料单信息查询料单进入查询料单页面输入查询条件，点击查询执行查询；至少需求包含一个查询条件管理多工程部当一个用户同时被授权管理多个工程时，初次登录会出现工程部选择窗口；可以经过切换到其他的工程部中；可以查看工程授权情况； 修正密码进入修正密码页面修正个人的密码，需求提供当前密码，以验证身份；查看报表选择进入统计分析对应的报表设置统计条件，经过“查询查看报表，“预览可以翻开预览页面，运用阅读器的打印命令打印报表；领用料单需由资料部任务人员完成进入领用料单的页面 录入领用

20、信息无需分析料单号段，在录入领用信息时实时监测错误号段；查看料单领用记录查看料单运用情况核对与结算进入核对与结算 无需选择工程部，由于料单数据实时传送，因此取消了提早结算功能；选择“料单批次、“料单类型，输入“料单编号，对料单进展核对，核对胜利后可直接进入结算；建立新工程部进入工程部的管理页面输入工程部信息添加一个新用户进入用户管理页面输入用户信息授权用户用户和工程部都曾经存在进入工程部管理页面，查找需求授权的工程部双击工程记录，进入工程部信息页面在这里可以同时完成 工程根本信息设置，初始库存，添加授权用户工程资料总方案表工程称号： 资料称号规格型号单位设计用量总方案用量已用量余量技术参数用途

21、备注资料员： 总工： 工程经理： 日 期： 月工程资料方案表工程称号： 资料称号规格型号单位设计用量本月方案用量技术参数用途方案运用时间备注资料员： 总工： 工程经理：日 期：资料、物资采购恳求单工程称号： 恳求时间： 序号称号规格单位数量技术参数用途方案运用时间备注工程经理： 审核人： 恳求人：联络人：材 料 目 录序号资料称号资料规格、型号计量单位备注1钢筋I级6.5-26mm以上吨I级钢筋指的是圆钢或盘元例：14、82钢筋II级6-26mm以上吨II级钢筋指的是螺纹钢例：163钢筋III级6-26mm以上吨III级钢筋也指的是螺纹钢例：284袋装水泥32.5#42.5#或52.5#吨5散

22、装水泥32.5#42.5#或52.5#吨6袋装白水泥32.5#42.5#或52.5#吨7商品砼C15、C25、C30方8防冻商品砼C15、C25、C30方9防冻剂公斤购料时问清规格再填写料单10脱模剂公斤购料时问清规格再填写料单11油毛毡普通m212无筋砼管I级内径管长壁厚mm根例：300200030mm13无筋砼管II级内径管长壁厚mm根例：300200040mm14有筋砼管I级内径管长壁厚mm根例：300200030mm15有筋砼管II级内径管长壁厚mm根例：300200040mm16有筋砼管III级内径管长壁厚mm根例：300200030mm17F型钢承口式钢筋砼管(顶管)内径管长壁厚F

23、口mm根例口mm18草坪砖长宽厚mm块19彩色道板砖20波纹砖21菱形砖材 料 目 录序号资料称号资料规格、型号计量单位备注22荷兰砖长宽厚mm块23道板砖24盲道砖25平石长宽高cm块26侧石27边石28树池石29石油沥青10#、30#、60#、100#吨30改性沥青例：SBS(I)IC 吨问清规格型号再填写料单31重交通沥青70#、90#吨32乳化沥青吨问清规格型号再填写料单33原木直径长度cm方34板材长宽厚cm方35枕木长宽厚cm方36三合板长宽cm块37五合板长宽cm块38木柴普通公斤39机砖长宽厚mm块例：24011553mm40石棉瓦长宽厚cm块41生石

24、灰普通方42熟石灰普通方43石灰膏普通方材 料 目 录序号资料称号资料规格、型号计量单位备注44细砂普通方45河砂中粗方46机制沙中粗方47石粉普通方48石子0.5-1cm方49石子0.5-2cm方50石子1-1.5cm方51石子1-2cm方52石子1-3cm方53石子2-4cm方54石子3-6cm方55米石普通方56片石普通方57粉煤灰普通方58素土普通方59PVC彩色波形板长宽厚m260UPVC双壁波纹管d、D公称内径或外径，S级米例：d400内径S2级 D400外径S2级61HDPE双壁波纹管d、D公称内径或外径，S级米例：d400内径S2级 D400外径S2级62胶圈DN内径mm个例：

25、DN450mm63砼井盖框圆形或方形长宽厚mm套例：圆形750，方形70050080mm根据图纸设计填规格，允许有误差64砼井盖圆形或方形长宽厚mm个根据图纸设计填规格，允许有误差65砼井框圆形或方形长宽厚mm个根据图纸设计填规格，允许有误差材 料 目 录序号资料称号资料规格、型号计量单位备注66球墨铸铁井盖框圆形分量或方形分量套例：圆形80公斤方形70公斤67球墨铸铁井盖圆形分量或方形分量个例：圆形50公斤68球墨铸铁井蓖方形分量个例：方形40公斤69球墨铸铁井框圆形分量或方形分量个例：圆形20公斤方形20公斤70球墨铸铁爬梯分量个规格中的分量按工程部要求订做允许有误差 例：2.5公斤71盆

26、式橡胶支座套根据图纸填清各种规格72板式橡胶支座套根据图纸填清各种规格73伸缩缝米根据图纸填清各种规格74金属波纹管米根据图纸填清各种规格75钢丝网网孔大小m2例：10100.7mm76无缝钢管内径壁厚吨503 mm77焊管内径壁厚吨603.5 mm78钢绞线吨根据图纸填清各种规格例：15.24 mm79锚具套根据图纸填清各种规格例：M15-780配送柴油0#或-10#吨81自购柴油0#或-10#升82塑料格栅m2根据图纸填清各种规格83玻纤格栅m2根据图纸填清各种规格84土工布m2根据图纸填清各种规格 例：200g/0.3mm85止水带米根据图纸填清各种规格86涨缝板长宽厚cmm2材 料 目

27、 录序号资料称号资料规格、型号计量单位备注87电焊条几公斤注明几号焊条88铁丝几公斤例：889扎丝普通公斤90球墨铸铁管DN内径mm米例：DN400 mm91球墨铸铁弯头DN内径mm个例：DN400 mm92砖渣普通方93铁钉几寸公斤例：3寸94石棉绒普通公斤95油漆公斤规格中注明颜色96镀锌钢管内径壁厚mm吨例DN154mm97槽钢5#-18# 以上吨例8#98钢板厚度1-30以上吨例399钢轨50#吨例50#100预埋钢板厚度1-30以上吨例3101水泥稳定碎石5%、5.5%、10%吨例5%102煤有烟煤或无烟煤吨103碳1#.2#.3#.4#吨例1#104等边角钢60厚mm吨例453mm

28、105不等边角钢吨例30452厚mm106商品砼泵送C15、C 20、C 50方107防冻商品砼泵送C 25、C 30、C 50、方108砂卵石普通方材 料 目 录序号资料称号资料规格、型号计量单位备注109CPVC电力管内径壁厚mm米例1676mm110MPP电力管内径壁厚mm米例1526mm111PVC管内径mm米例100 mm112PVC管节内径mm个例90 mm113PVC卡子内径mm个例80 mm114PVC三通内径mm个例120 mm115PVC弯头内径mm个例70 mm116PVC直节内径mm个例100 mm117UPVC给水管内径壁厚mm米例251.6mm118UPVC排水管内径壁厚mm米例502.2mm119扁钢厚度宽度mm吨350mm120复合爬梯分量个规格中的分量按工程部要求订做允许有误差 例：2.5公斤121