学习任务七报表系统管理

1、学习任务七报表系统（1）掌握报表格式定义与报表公式定义（2）掌握报表的数据处理（3）掌握UFO的表页管理及报表输出功能（4）了解UFO的图表分析功能：1. 报表系统概述功能：1. 提供各行业报表模板2. 文件管理功能3. 格式管理功能4. 数据处理功能5. 图表功能6. 打印功能7. 二次开发功能会计报表管理系统是会计信息系统的一个独立的子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息。27.1.2 基本操作流程第一步 启动UFO,新建报表文件 第二步 设计报表格式 第三步 定义各类公式 第四步 报表数据处理 第五步 报表图表处理 第六

2、步 打印报表第七步 退出UFO报表系统3报表结构 简单表的格式一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾。4.2 报表格式设计 定义一张报表，首先应该定义报表数据的载体报表格式。不同的报表，格式定义的内容也会有所不同，但一般情况下报表格式应该包括报表表样、单元类型及单元风格等内容。 56.2.1 启动UFO表 建立新表后，将得到一张系统默认格式的空表，报表名默认为Report1.rep。 空白报表建立起来以后，里面没有任何内容，所有单元的类型均默认为数值单元。 新报表建立后，默认的状态栏为格式状态。 演示例7.2.2 设计表样设置表尺寸定义报表的行高和列宽设置报表的行数和列数报表尺寸设置完

3、后，还可以单击“格式”菜单中“插入”或“删除”选项，增加或减少行或列来调整报表大小。演示例行高和列宽的定义可以通过菜单操作，也可以直接利用鼠标拖动某行或某列来调整行高和列宽演示例8组合单元可以用该区域中的任一单元名来表示组合单元实际上就是一个大的单元，所有针对单元的操作对组合单元均有效若要取消组合单元，可以在“组合单元”对话框中单击取消组合按钮实现3. 画表格线4. 定义组合单元5. 定义单元属性画好的表格线在格式状态下变化并不明显操作完后，可以在数据状态下查看效果演示例演示例有些内容可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元演示例单元属性主要指单元类型、数字格式、边

4、框样式等内容的设置。96. 设置单元风格7. 输入表间项目演示例单元风格指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰演示例、报表表间项目指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等、输入报表项目时，编制单位、日期一般不需要输入，报表系统将其单独设置为关键字。、项目输入完之后，默认的格式均为普通宋体12号，居左。演示例10.2.3 设置关键字 关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。 关键字在格式状态下定义，在数据状态下录入关键字的值。演示例1

5、1报表公式分为三类。第一类是报表计算公式(也称单元公式)，它是反映报表单元数据来源的表达式；第二类是审核公式，它是判断报表编制是否正确的表达式；第三类是舍位平衡公式，它是确保报表在舍位后有关项目之间的平衡关系能够得以维持的表达式。.2.4 编辑公式12一、计算公式定义(一)取数公式概述报表基本格式设置完毕之后，就需要对报表上各项目的取数规则进行定义。由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，因此我们把这种数据来源的表达式称为账务取数函数；有些报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的项目，我们把这种数据来源表达式称为报表取数函数。13账务取数函数的基本格式为：函数名(“科目编码”，会计期间，“方

6、向”，“账套号”，会计年度，“编码1”，“编码2”)。借或贷，可以省略。表示取哪一个科目的数据表示取某一年哪一个月的数据，可以是全年、季、月等变量，也可以用具体数字表示年、季、月。表示取哪一套账的数据，为数字型字符串，缺省时默认为第一套账(默认的账套号可通过“数据”菜单下的“账套初始”程序设置)即数据取数的年度，可以省略，省略时取默认的会计年度，该值也可通过上述“账套初始”程序设置。与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如无辅助核算可以不填14函数名:即函数关键字,账务取数函数主要函数名，如表函数名称表示方法金额式数量式外币式期初余额函数QCsQCwQC期末余额函数QMsQMwQM发生

7、额函数FSsFSwFS累计发生额函数LFSsLFSwLFS条件发生额函数TFSsTFSwTFS对方科目发生额函数DFSsDFSwDFS净额函数JEsJEwJE152.报表取数函数报表取数函数是指数据来源于报表某一单元、某一行或某一列的函数。按照数据来源，它又可以分为取某一单元的函数、取某一行的函数、取一列的函数、取本表它页的函数、到其他表取数的函数。16取某一单元的函数取某一单元的函数是指数据来源于本表某一单元的数值。这种函数没有特殊的函数名，只需要输入数据所在单元的名称即可。C8单元的值等于c5-c6-c7单元的值，则在“数据”菜单中指向“编辑公式”，然后单击其下拉项“单元公式”，直接输入“

8、c5-c6-c7”即可。演示17取本表它页的函数取本表它页的函数是指反映数据来源于本表其他月份的数据的函数。例如二月份利润表中的本年累计数应根据一月份利润表中的本年累计数与二月份报表中的本月数合计填列，这时就可以用取本表它页的函数设置运算公式。这类公式有二种，一种是运用关联条件取数，另一种是运用选择函数取数。18运用关联条件取数。(了解）从本表他页取数的关联条件的格式为：RELATIONWITH“”WITH前的参数表示目标表页的特征，WITH后的参数表示数据源所在表页的特征，关联条件的意义在于目标页与数据源所在的表页使WITH前后的参数相等。19运用选择函数取数选择函数是指取数时计算机将自动搜

9、寻满足条件的数据。其基本格式为SELECT()，括号内为取数的条件。例如，“ABC”报表中D列的值为本年上月本表C列的数据，则运算公式可以表达为：D=SELECT(C,年年and月月)SELECT()函数常用在损益表中求累计值。20定义单元公式公式输入时，凡涉及到数学符号的均须输入英文半角字符。直接输入公式利用函数向导输入公式演示例演示例21(二)利润表主要取数公式利润表是反映企业一定会计期间经营成果的报表，该表是按照该期间各项收入、费用以及构成利润的各个项目分类分项编制而成的，因此本表所提供的数据都是本期收入或费用的发生额。利润表“本月数”栏的“主营业务收入”和“主营业务成本”运算公式可设置

10、如下：1.主营业务收入：fs(5101,月,贷,年)2.主营业务成本：fs(5401,月,借,年)利润表“本年累计数”栏的“主营业务收入” 运算公式可设置如下：?C5+select(?D5,年=年 and 月=月+1)22(三)资产负债表主要取数公式资产负债表是反映企业在某一特定日期财务状况的会计报表。本表通过提供“年初数”和“年末数”两组数据，可以反映本年度发生的经济业务对资产、负债、所有者权益的影响结果。23年初数运算公式中“会计期间”有两种表达方法，以货币资金为例：第一种：QC(1001,全年,年,)+QC(1002,全年,年,)+QC(1009,全年,年,)，本公式的含义是取全年“现金

11、”账户、“银行存款”账户、“其他货币资金”账户的期初数，即取本年度1月初的数据。第二种：QC(1001,1,年,)+QC(1002,1,年,)+QC(1009,1,年,)，本公式的含义是取本年1月份“现金”账户、“银行存款”账户、“其他货币资金”账户的期初数。年末数运算公式的“会计期间”只有一种表示方法，即以“月”表示。仍以“货币资金”项目为例，期末数的运算公式为：QM(1001,月,年,)+QM(1002,月,年,)+QM(1009,月,年,)。24二、审核公式定义目前，国内财务软件公司开发的报表系统都提供了数据审核功能，用户只要将报表上的勾稽关系用公式表达出来(在会计电算化中称为审核公式)

12、，计算机就可以根据审核公式自动判断报表编制的正确性。审核公式应该在格式状态下输入。25现以资产负债表为例，说明审核公式的设置问题。假定资产期末数的单元为D，负债及所有者权益期末合计数的单元为H。在格式状态下单击“数据”菜单中的“编辑公式/审核公式”，系统弹出审核公式编辑窗口，如图所示。26在公式编辑框中输入：“D=H MESS 期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计!”，点击确定按钮即完成D单元格审核公式定义。公式的含义是：报表D单元的数据必须等于H单元的数据，否则，在屏幕上显示“期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计”的提示信息。演示注意：审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下执行审

13、核公式27三、报表舍位平衡公式定义目前我国对外报表中的金额单位都是“元”。因此在上规模的单位，会计报表上的数据都比较大，阅读报表时就显得比较麻烦，故常常希望将报表中的数据金额单位由“元”改为“千元”或“万元”，以方便阅读。这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因此需要重新进行调整，使之保持数据间的平衡关系。28例如：原始报表数据平衡关系为D5+E5=F5，在未转换之前，D5的值为15237.23，E5的值为1543.31，F5的值为16780.54，此时该表页是符合平衡关系的。但在转换为“万元”表之后，D5的值变为1.52，E5的值变为0.15，F5的值变为1.68，这时原先的平衡关系被打

14、破，即1.52+0.15=1.671.68。报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整。当报表数据生成之后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。29在报表处于格式设计状态时，调用“数据”菜单下的“编辑公式/舍位公式”功能进入到“舍位平衡公式”对话窗口，如图所示。是指需要进行舍位的区域位数可输入1-8位，舍位位数为1时，区域中的数据除以10；舍位位数为2，区域中的数据除以100，依此类推；舍位表名是舍位后报表的名称，和当前报表文件名不能相同，存放地点默认在当前目录下舍位后有关项目间的平衡关系30平衡公

15、式，按如下规则书写：每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式后不用写逗号；公式中只能使用“+”或“-”符号，不能使用其他运算符号及函数；等号左边只能为一个单元(不带页号和表名)；一个单元只允许在等号右边出现一次。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后单击完成按钮，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按“ESC”键或选择取消将放弃此次操作。演示31.2.5 保存报表 报表的格式设置完成之后，为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据，应将会计报表的格式保存起来。演示327.3报表数据处理 报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此，在数据处理时还涉及到表页的操作，如增加、删除、插入、追加表页

16、等。 报表的数据包括报表单元的数值和字符以及游离于单元之外的关键字。 337.3.1进入报表数据状态演示例.3.2 录入关键字.3.3 整表重算演示例演示例在格式状态下执行报表舍位操作若有错提示“无效命令或错误参数”演示347.4报表模板 利用报表模板可以迅速建立一张符合实际需要的财务报表。另外，对于一些本企业常用但报表模板中没有提供标准格式的报表，在定义完这些报表以后可以将其定制为报表模板，以后使用时可以直接调用这个模板。35.4.1 调用报表模板 报表系统中提供了19个行业的70多张标准财务报表模板。报表模板即建立了一张标准格式的会计报表。如果用户需要使用系统内的报表模板，则可以直接调用。

17、演示例36 用户除了使用系统中的会计报表模板外还可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板,并将自定义的模板加入系统提供的模板库内，也可以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其内置的模板。 .4.2 自定义报表模板演示例377.5.1、插入和追加表页7.5 报表的管理增加表页方式追加表页插入表页即在当前表页前面增加新的表页最后一张表页后面增加新的表页演示演示38交换表页是指两张或两张以上的报表相互交换数据。交换时，要确保报表处于数据状态，然后调用“编辑”菜单下的“交换/表页”功能，系统将弹出“交换”对话框，在“源表页号”和“目标表页号”编辑框中输入要互相交换位置的表页页号。可以一次交换多个表页，多个表页号间用逗号隔开。7.5.2、交换表页演示7.5.3、删除表页删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。如果不指定表页号和删除条件，则确认后删除当前表页；如果要删除指定的表页，则在“删除表页”编辑框中输入要删除的表页号。可以同时删除多张表页，多个表页号之间用逗号隔开。演示39UFO提供了表页排序功能，可以按照表页关键字的值或者按照报表中的任何一个单元的值重新排列表页。“第一关键值”指根据什么内容对表页进行排序；“第二关键值”指当有表页的第一关键值相等时，按照此关键值排列；“第三关键值”指当有多张表页用第一关键值和第二关