监理资料信息管理与归档制度

1、 监理资料信息管理与归档制度1.总则：为加强建设工程监理工作的规范化和规范化管理，提高工程监理机构的工作水平，为工程项目建设有关部门分析、指导和评价工程项目质量提供准确可靠的依据。建设监理工作和可追溯性，要建立完善的工程建设监理资料档案系统。本项目监理部确定主任指导，专职资料员负责资料的收集、分析、筛选、整理、归档、归档等工作。2、资料室专人管理，按城建档案要求要求建档。二、督导工作流程2.1文件创建2.1.1监管数据和信息管理职责分工监管数据分为流程数据、内部数据和交易数据；程序信息为开停机申请、程序审查申请、工艺及材料检验等；内部资料为监管计划、细则、月报、质量评估、总结等；沟通材料为合同

2、管理、业主来函、政府行政部门检查记录等；手续材料由建设单位申报。专业监理工程师或总监理工程师审核通过后，由信息人员审核备案；内部资料由董事或专业监理工程师在董事的指导下完成。主任盖章后，资料员备案；资料员按公司要求及规定归档；2.1.2数据收发管理系统2.1.2.1 数据的收发应采用公司出具的专用收发表形式；2.1.2.2 收发数据前，需仔细核对收发文件的编号、原因、签名等是否与收发内容一致；2.1.2.3 收发文件时，应登记详细记录：收发文件时间、收件人、原因、交换单位、序号等。其中，收件人应签字确认；2.1.2.4 数据收发后应及时通知相关负责人。2.1.3数据存储和归档管理系统2.1.3

3、.1 归档的工程文件内容必须真实、有效、完整、准确、系统，与工程实际相一致；2.1.3.2 归档文件应填写完整，并尽可能使用原件。为复印件的，应加盖原审核印章，并注明原存放地点；2.1.3.3 归档文件需审核，字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写材料。副本不得显得模糊和难以辨认。归档用纸应使用标准纸，不得使用方格纸、工作纸等；2.1.3.4 归档数据内容中若有图文，则文页应在前，图在后。文本较多的页面应编号；2.1.3.5 第四版监管表明使用的文件编号必须符合要求，例如：1208008，代表2012年8月008号；2.1.3.6 存储数据时，应按数据箱名称和箱内内容物的顺序进行分类。目

4、录应挂在墙上，便于查阅，有分类有目录，按目录归档；2.1.3.7 资料箱背面应包含：公司名称标识、项目名称、资料箱编号、根据公司要求的材料箱内容标签，其布局应符合规范要求；2.1.3.8 数据框背面应准确、规范，宽度应与数据框尺寸相匹配；2.1.3.9 子项目完成后，应及时对资料进行整理和封存。2.2档案和卷2.2.1资料员应当根据档案资料收集范围，及时收集各类档案资料，对筛选出来的资料进行分类装订，编制目录，打包（箱）入档。2.2.2其他未列入档案馆藏明细范围，但确实具有使用和保存价值的资料，项目监理部可根据需要决定是否保留。2.3文件补充2.3.1外部文件和信件由信息人员按分类和编号进行登

5、记，形成通讯登记。项目监理部相关领导宣读后，立即存档。2.3.2项目监理部出具的文件，由信息人员按分类编号进行登记，形成文件记录。2.4文件检查项目监理部以外人员来项目部查阅资料档案，必须经项目监理部领导批准后方可查阅资料室资料。未经同意，不得将资料带出资料室。标明借阅时间，并在标明时间内完好归还资料室。2.5文件安全和保密2.5.1资料室数据柜由专人管理，保持清洁、干燥、自然通风。严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室物品。2.5.2资料管理人员不得泄露档案中的秘密。资料室工作人员在工作中使用的各种草稿和废纸不得丢弃，应作为保密文件处理或销毁。监督技术文件的交付和责任1.监理单位负责组织审查工

6、程技术文件的形成、收集、归档。应及时对工程技术文件进行审核、审批、封存，并组织承包人完成交付技术文件的备案工作。 .2、需要上交公司监理材料的项目及上交材料的内容要求：（一）需要上交公司监理材料的项目分类：A类：住宅及公用建筑工程（28层及以上，单体工程面积3万平方米及以上，住宅建筑面积12万平方米及以上）。车间：跨度18米及以上。省市优质工程目标工程、省文明工地目标工程。B类：A类以下的工程。（二）交接材料内容要求：甲类项目应当符合本办法附表一、附表二的全部信息和内容；B类项目只需将需要按照附表4归档的文件内容交给公司即可。工程完成后，按照附表2中文件标题的内容进行整理，将文件标题（2003

7、0mm标签纸，详见附表1 ）粘贴在每个文件盒的侧面。每个文件（文件框）都应该有详细的文件目录。（1）对于团体项目，当一个档案箱不能容纳案例档案的文件时，可以按序号分为上、中、下三卷或单独的卷。（2）检验批验收记录和工艺检验申请表不需归档，水电分项、（分）分部工程验收记录和土建合一归档（7号文件）。（3）图纸不需要交给公司。确因工程特殊情况需要临时保留的设计图纸，应折叠整齐，交给公司。4、项目竣工后，现场监理部门应及时组织将监理资料上交公司，填写资料交接验收记录表，办理交接手续。5、公司收到项目监理部的资料后，公司信息人员应及时对每个档案进行编号，按第三表填写归档档案目录，并将资料存放在档案室。

8、写入文件号的说明： - - 具体数据序列号文件序列号年度项目编号6、对需要上交档案的监理资料，项目监理部门在竣工验收后及时将原件上交建设单位或档案，公司留存复印件。转入档案的资料见附件4 。7、数据保存期限：A类项目保存期限为5年，B类项目保存期限为3年。4.建立数据管理信息系统在工程监理中，利用计算机建立工程数据系统，形成工程数据数据库。项目监理机构应当利用计算机建立台账、图表、表格等系统文件，协助对监理工作进行控制和管理。需要设立的监督管理台账包括：（一）工程材料、部件、设备的检验台账；（二）施工试验（土建、安装等）报告审查；（三）分项（工序）、分部（件）验收台账；（四）工程量和月付款的审

9、计台账；（五）施工进度执行与控制台账；（六）履行安全监督责任台账；（七）合同执行过程的跟踪处理和管理；(8)查询当前经济法规和数据；(9) 其他。一正面学期水平手来继续二监督原因艺术片三导师论据清雪报告四接触知识部只要五投放资质控制系统六建平排体格检查查看天和旁车站七分开物品分工部测试收到八材料材料认为准备报纸测试九首都质量正方形案子审判核十桩根据工作程序附表一存档文件目录 年份: 20 xx项目名称文件编号文件名评论xxxxx 作品20 xx-01初步程序20 xx -0 2 _卓越的沟通20 xx -0 3 _监管文件20 xx-04会议纪要、月度监督报告20 xx-05通知，联系20 x

10、x-06投资控制，进度控制20 xx-07主管日记、平行检查和边站记录.文件目录年份: 20 xx 序列号文件编号文件名细节页数一20 xx-01施工前程序（一）规划许可证（规划成果图）(2) 施工许可证（三）审图意见(4) 施工合同（5）施工中标通知书（直接发包）(6) 项目开工报告表A120 xx-02卓越的沟通（一）质量检验及检验记录（二）安全检查记录（三）上级文件和通知二20 xx-03监管文件（一）监理合同、公司安全管理及培训制度（二）监理中标通知书（直接发包）（三）监理企业资质和人员就业证明（四）董事委任书、董事代表授权书（5）监理规划和安全监理规划 B12(6) 监督规则和检查制

11、度 B13（七）监督交底(8) 工程监理总结报告B10(9) 工程监理质量评估报告B9（十）质量事故报告及处理意见（十一）合同纠纷、违约报告及处理意见(12) 项目监理资料传输表B15三20 xx-04会议纪要(1) 定期施工现场会议 B61(2) 特别专场 B62（3）项目监理部内部会议 B63监督月刊（一）监督月报B5四20 xx-05注意(1) 进度控制类 B21(2) 质量控制类别 B22(3) 费用控制类别 B23（四）安全文明B24类(5) 设计变更类别 B25（六）施工单位通知C1(7) 向主管部门报告质量安全B14联系人列表(1) 建筑单位类别 B31(2) 建筑单位类别B32

12、(3) 设计单位类别 B33(4) 施工单位联系表C2(5) 承包商通用申报表 A8备忘录(1) 建筑单位类别B41（2）建筑单位类别B42(3) 设计单位类别 B43暂停复工申请(1) 停工令B1（二）复工申请表A6五20 xx-06投资控制(1) 工程测量 A4.1(2) 项目付款审批 A4.3(3) 签证和索赔 A4.2(4) 项目付款证明B8进度控制(1) 总体时间表 A2.11(2) 每月（每周、十天）计划 A2.12(3) 施工期延期审核 A2.2六20 xx-07监督日记平行检查和边站记录(1) 监督日记B7（二）安全监督日记B7（一）监督平行检查记录（2）监管边站记录B11监督

13、日记(1) 监督日记B7七20 xx-08分项分项验收记录(1) 建筑结构工程分项及分验收记录 A3.5 、 A7（2）给排水及暖通空调分项及分验收记录A3.5 、 A7(3)电气工程分项及分项验收记录A3.5 、 A7（四）入户验收记录（住宅项目）单位工程验收记录(分)单位工程竣工验收记录A7八20 xx-09材料设备检验(1) 建筑结构材料和设备检验申请 A3.3（2）给排水材料和设备检验申请 A3.3(3) 电气工程材料和设备检验申请 A3.3九十20 xx-10施工管理系统（一）安全管理体系审核表A3.2（二）施工现场质量管理检查记录建设计划审查机械设备检验(1) 单元项目建设组织设计

14、 A3.1（2）分项分段施工方案A3.1（3）安全文明施工专项规划A3.9(4) 使用安全保护措施的计划 A4.4（5）施工起重机械设备检验申请 A3.4资质审核(1) 总承包资质申请 A8（2）分包单位资质申请 A3.6（三）特殊工种就业证明20 xx-11桩基工程根据江苏省建设工程质量监督站编制的桩基分段数据整理汇总 附表 4监督文件目录（需上交市、区建设工程档案的监理资料）序列号监管文件内容复印数量页数1监管规划2监管实施细则3月度监督报告中的质量问题4监事会纪要中的相关质量问题5项目启动申请表6停工令/复工审批表7不合格项目通知8质量联系表/通知/备忘录9质量事故报告及处理建议10项目延误报告和批准11合同纠纷、违约报告及处理意见12合同变更材料13项目竣工（预）验收质量评估报告14工程监理总结报告15 工程监理资料传输表项目名称： 编号：B- 至：（公司档案科）我的项目监理部现在 项目监理资料已上交公司档案，请审核领取。附录：工程监理资料表工程监理资料整理归档项目监理机构（章）： 总监