“211三期”档案验收

1、PAGE PAGE 23“211三期”档案验收相关材料“211工程”三期建设项目子项目名称档案馆联系人办公室1、地面智能机动装备设计制造理论与技术李洁45432、高分辨光电成像理论与技术李洁45433、复杂信息系统理论与技术李洁45434、灵巧与高效毁伤汪青88455、高功率密度车用动力系统理论与技术汪青88456、高性能光电子技术、高性能电磁计算及其应用研究汪青88457、复杂环境下多智能体的协同与控制闫桂玲45438、面向清洁能源和精细化工的理论与技术黄发荣16689、高速飞行器一体化设计与动力学闫桂玲454310、国防特种材料及应用闫桂玲454311、数字媒体与表演仿真技术杜冰88461

2、2、极端条件下材料与结构的力学行为杜冰8846创新人才研究生院黄发荣1668队伍建设人事处黄发荣1668实设处黄发荣1668仪器设备档案归档范围外购仪器设备文件材料归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1计划购置阶段1.1购置申请单或申购请示及批复长期1.2选型、选厂调研报告，技术考察报告、经济技术论证报告及评审文件长期1.3招投标文件：招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书长期1.4合同、合同附件、技术协议、补充协议长期1.5谈判备忘录、附录、附件长期1.6重要来往函件、电文长期1.7预验收文件长期1.8报关单

3、、货运单、减免税单长期2开箱验收、安装调试阶段2.1开箱验收单长期2.2装箱单、合格证（质量证书）、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明、图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册（清单）、检定证书（报告）、商检及索赔文件等随机文件永久2.3仪器设备移交使用单位的附件和随机工具清单长期2.4开箱检验记录、计量、检测、试验设备的检定证书（报告）或校准证书（报告）永久2.5安装调试计划（大型设备）短期2.6设备安装调试记录、测试记录、试车记录、验收鉴定记录长期2.7安装竣工图、基础施工图、电气接线图、安装工艺规程、测量记录等永久2.8存在问题

4、及处理意见（验收备忘录）短期2.9安装调试技术总结报告、最终验收报告（中、英文）长期2.10计算机及管理系统软件文件；软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告；测量机还包括软件、硬件部分的文件长期2.11培训技术资料及培训总结报告短期2.12固定资产交接单、出入库单永久3使用维修阶段3.1设备履历书、履历卡长期3.2仪器检定证书长期3.3设备修理、维修记录永久3.4设备保养记录永久3.5精、大、贵、关仪器设备机时统计表长期3.6重要设备维护保养和安全操作规程长期3.7仪器设备事故分析、记录及处理结果报告长期4改造阶段4.1合理化建议及处理结果短期4.2仪器设备改造、改装的报告及批复长期

5、4.3改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图永久4.4仪器设备改造、改装的验收文件长期4.5仪器设备报废技术鉴定书、请示及批复文件长期4.6技术鉴定及成果申报奖励文件长期自制仪器设备文件材料归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1方案论证及设计阶段1.1调研报告长期1.2招投标文件：招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书长期1.3设计任务书、合同、技术协议长期1.4有关问题的请示及批复短期1.5方案论证报告、设计方案文件长期1.6评审文件（设计方案评审、设计评审、工艺评审）长期1.7计算文件短

6、期1.8技术条件、技术说明书长期1.9设计文件（包括零件图、装配图、布置图、原理图、系统图等）永久1.10试验文件、校准文件长期1.11设计技术总结、研制工作总结长期2制造加工阶段2.1工艺文件（关键件工艺规程、工艺说明书、重要工艺装备图纸及说明书、工艺总结）长期2.2外购件的合格证和使用说明书长期3安装调试及验收阶段3.1出厂前预验收文件长期3.2调试大纲长期3.3安装调试试车、试验记录、调试试验报告、检定报告或校准报告、精度检查记录、安装验收单长期3.4安装调试技术总结报告、验收报告及评审文件长期3.5装箱单、合格证、使用维护说明书等随机文件长期3.6安装基础图、电气接线图、安装工艺规程、

7、竣工图等相关文件长期3.7仪器设备移交使用单位的附件和随机工具清单长期3.8配套软件研制需求分析、设计、测试、源程序、使用说明书、操作手册等文件及软盘长期3.9技术问题会议纪要、备忘录等文件长期3.10存在问题及处理意见短期3.11固定资产交接单、出入库单永久3.12培训材料短期3.13技术鉴定及审批文件永久3.14成果申报及奖励文件永久4使用维修阶段4.1设备履历书、履历卡长期4.2仪器检定证书长期4.3设备修理、维修记录永久4.4仪器设备维护保养和操作规程永久4.5精、大、贵、关仪器设备机时统计表长期4.6重要设备维护保养和安全操作规程长期4.7仪器设备事故分析、记录及处理结果报告长期5改

8、造阶段5.1合理化建议及处理结果短期5.2仪器设备改造、改装的报告及批复长期5.3改进、改装过程中形成的图样、技术文件永久5.4仪器设备报废技术鉴定书、请示及批复文件长期5.5技术鉴定及成果申报奖励文件长期5.6仪器设备改造、改装的验收文件长期特种仪器设备文件材料归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1计划购置阶段1.1购置申请单或申购请示及批复长期1.2选型、选厂调研报告，技术经济论证报告及评审文件长期1.3招投标文件：招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书长期1.4订货合同、技术协议长期1.5谈判备忘录、附录

9、、附件短期1.6重要来往函件、电文短期2开箱验收、安装调试阶段2.1开箱验收记录永久2.2装箱单、特种设备的设计文件、说明书、制造单位的资质证明文件（制造许可证、营业执照等）、产品质量证明文件、说明书等随机资料永久2.3压力管道元件的合格证及使用说明书、安装使用说明书、产品质量合格证永久2.4锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明永久2.5起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明永久2.6锅炉总体安装质量图及主要受压部件的部面图、锅炉受压部件强度计算及安全阀排气量计算文件、水质标准和水处理方法永久2.7反应容器和贮运容器的总图、

10、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检验、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片永久2.8安装调试计划短期2.9电梯、吊车空、满、超载运行记录长期2.10电梯、吊车安装调试、测试记录、试验报告、年检证明长期2.11压力容器、储气罐、锅炉等安装调试、测试记录、试验报告、设备检测、安全使用许可证明文件长期2.12安装基础图、地基图、电气接线图、竣工图、安装工艺规程等永久2.13存在问题及处理意见（验收备忘录）短期2.14安装调试技术总结报告、验收文件长期2.15培训材料短期2.16设备移交使用单位的附件和随机工具清单永久2.17固定资产交接单、出入库单永久3使用维修阶段3.1设备履历书、履历

11、卡长期3.2仪器检定证书长期3.3设备修理、维修记录永久3.4设备保养记录永久3.5精、大、贵、关仪器设备机时统计表长期3.6重要设备维护保养和安全操作规程长期3.7仪器设备事故分析、记录及处理结果报告长期4改造阶段4.1合理化建议及处理结果短期4.2仪器设备改造、改装的报告及批复长期4.3改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图永久4.4仪器设备报废技术鉴定书、请示及批复文件长期4.5技术鉴定及成果申报奖励文件长期4.6仪器设备改造、改装的验收文件长期计算机管理系统软件、硬件文件材料归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1计划、购置阶段1.1购置申请单或申购请示及

12、批复短期1.2选型、选厂调研报告，技术经济论证报告及评审文件短期1.3招投标文件：招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书长期1.4订货合同、技术协议长期1.5谈判备忘录、附录、附件短期1.6重要来往函件、电文短期1.7软件及硬件质量证明长期1.8授权书、软件许可协议、原产地证明长期1.9企业法人营业执照正或副本（复印件）长期2开箱验收阶段2.1计算机装箱单、开箱验收单、安装指南、重要信息、三包凭证、用户手册、保修证书、使用说明书、软盘、光盘长期2.2工作站装箱单、合格证、保修卡、使用说明书、安装指南、许可信息、随机光盘长期

13、2.3服务器补充调整指南、电线位置说明、快速安装和硬件配置、安全指南、快速入门、保修及材料限制、安装提示、重要安全信息长期2.4交换机装箱单、授权书、重要信息、快速参考指南、启动指南、快速安装指南、手册、保修卡、软件发行记录、文件概要、随机光盘长期2.5网络入侵检测系统用户手册、产品保修证书、光盘长期2.6防火墙用户手册、产品保修证书、光盘长期2.7磁带库装箱单、使用指南、安装操作指南、软件说明书、重要安全信息、许可协议、客户信息长期2.8磁盘阵列柜装箱单、保修卡、操作手册长期2.9备份软件管理员指南、许可协议、序列号码、光盘长期2.10安全使用指南、入门指南、用户许可协议、专用产品序号、用户

14、信息反馈卡长期2.11双机热备软件指南、光盘长期2.12网络应用安全平台快速安装手册、客户端用户手册、管理员手册、光盘长期2.13软件模块词典、许可协议、最终用户许可协议、许可实施有关问题解答、用户指南、快速启动指南、资源指南、快速参考指南、光盘长期3安装调试阶段3.1计算机及管理系统安装测试记录、系统预验收报告长期3.2存在问题及处理意见（验收备忘录）长期3.3最终验收报告长期3.4培训总结材料短期3.5设备移交使用单位的附件清单长期3.6固定资产移交单、出入库单长期4升级、换版阶段4.1升级、换版的请示与批复短期4.2技术文件长期4.3设备及软件报废的技术鉴定书、请示及批复文件长期4.4设

15、备及软件升级、换版的验收文件长期4.5技术鉴定及成果申报奖励文件长期“211三期”立卷归档流程组卷（1）设备档案按单台（套）收集、整理和组卷。（2）依照仪器设备的计划选购（研制）、开箱验收、安装调试、运行、维护修理、技术改造等形成过程组卷。（3）40万元以上设备档案交档案馆集中统一管理；40万元以下且10万元以上设备档案由项目组组卷、保管，其案卷目录（档案馆提供统一格式）移交档案馆备案。编目（1）盖档号章先将卷内文件材料按要求排序，每份文件右上角盖档号章，填档号、序号。序号指卷内文件材料的顺序号。（2）编页号 卷内材料按件编页数，凡有文字的页都应编页码。（3）卷内目录（见附件1及示例）每盒档案

16、内附卷内目录。需提交电子版。（4）设备档案归档目录（见附件2及示例）归档目录一式两份，一份项目组留存，一份交档案馆。随机资料的外文名称要翻译成中文，不可原文著录。需提交电子版。（5）卷内备考表（见附件3）卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量及立卷人（项目组老师），检查人（档案馆老师），立卷时间等。需提交电子版。（6）案卷背签（见附件4及示例）根据需要到档案馆领取档案盒(厚3cm5cm两种),打印并粘贴案卷盒背签，格式见附件。领档案盒地点：档案馆楼外一层，联系人：杜冰 68918846归档范围重要内容：采购申请单、合同、质量证明（产品合格证）、装箱单、随机资料、安装指南、软件

17、授权书、培训材料、北京理工大学仪器设备验收单、北京理工大学仪器设备履历书等。具体归档范围详见档案馆网址：校园网主页管理机构档案馆办事指南“211三期”档案验收相关材料。附件一卷内目录设备类档案卷内目录子项目名称： 档号：序号设备名称文件名称页数备注样本设备类档案卷内目录子项目名称：地面智能机动装备设计制造理论与技术 档号：2011-XMG007-0102序号设备名称文件名称页数备注1车刀对刀仪设备采购单32合同73技术协议104装箱清单125操作手册36系统软件安装、使用光盘97合格证88培训手册49设备验收单610设备履历书211设备采购单9 附件2 设备档案归档目录设备档案归档目录（一式两

18、份）项目名称： 子项目名称： 档号设备名称设备文件名称单价（万元）型号、规格国别、厂家设备责任者备注 移交人： 移交单位： 联系电话：接收人： 接收单位： 交接时间：样本设备档案归档目录（一式两份）项目名称：211三期 子项目名称：地面智能机动装备设计制造理论与技术 档号设备名称设备文件名称单价（万元）型号、规格国别、厂家设备责任者备注2011-XMG007-0101 车刀对刀仪1设备采购单12.60Wyko NT1100美国Veeco公司张三2.合同3.技术协议4.装箱清单5.操作手册6.系统软件安装、使用光盘7.合格证8.培训手册9.设备验收单10.设备履历书移交人： 张三 移交单位： 一

19、院 联系电话：3333接收人： 李四 接收单位： 档案馆 交接时间：2010.11.8附件3 备考表备 考 表本卷文件份数： 页数：其中文字材料 页，照片 张，附图 张情况说明： 立卷人： 检查人： 年 月 日 年 月 日附件4 案卷盒(3cm)背签 案 卷 背 签 档号案卷题名样本 案 卷 背 签 说明211三期(项目简称宋小三号黑)高2cm档号(宋三号黑)高1cm2011-XMG007-0101(宋四号黑)高3cm案卷题名(宋三号黑)高1cm地面智能机动装备设计制造理论与技术车刀对刀仪(宋四号黑 子项目名称设备名称) 高13cm归 档 不 合 格 项 审 查 单项目名称相关部门、学院子项目

20、名称项目负责人归档负责人归 档不合项内容 档案馆： 年 月 日缺档原因及解决办法 项目负责人： 年 月 日相关部门确认意见 单位负责人： 年 月 日处理意见 档案馆负责人： 年 月 日 注：此表随文件材料一同归档 北京理工大学档案馆：68914240北京理工大学固定资产投资项目档案归档情况自检表项目名称子项目名称完成单位项目负责人联系方式归档时间归档负责人联系方式项目建设概况任务来源项目建设依据性文件投资总额项目立项时间项目完成时间设计单位施工单位设备安装单位监理单位项目档案自检情况项目实际新增仪器设备共（ ）台项目改扩建共（ ）项、（ ）平方米项目现有档案数量共（ ）卷其中设备档案共（ ）卷，其中40万元以上（ ）卷，40万元以