软件项目服务外包工作管理办法

软件项目服务外包工作管理办法

目录一、编制目的和原则 3二、主要内容和需要重点说明的问题 3（一）主要内容 3（二）需要重点说明的问题 4第一章 总则 4第二章 管理部门与职责 5第三章 需求管理 7第四章 采购管理 9第五章 供应商关系管理 10第六章 人员管理 13第七章 费用及结算管理 15第八章 档案管理 16第九章 附则 16附件一、项目服务外包需求计划表 16附件二、项目服务外包采购申请表 18附件三、项目服务外包需求计划变更表 20附件四、项目服务外包新业务需求申请表 21附件五、项目服务外包供应商合作情况表 22附件六、项目服务外包供应商绩效评价信息收集表 23附件七、岗位级别评定申请表 25附件八、岗位级别报告 26附件九、项目服务外包人员加班申请表 27附件十、外包人员考评标准 28附件十一、外包人员特殊贡献申请表 29

一、编制目的和原则为规范公司的项目服务外包管理，强化项目服务外包过程管控，本着统一管理、规范流程、节约成本的原则，特制订本办法。二、主要内容和需要重点说明的问题（一）主要内容本办法共九章，主要内容如下：1.总则，描述了项目服务外包工作暂行管理办法编制的目的、定义、原则以及适用范围。2.管理部门与职责，明确了公司本部相关部门及下属的职责。3.需求管理，描述了需求计划，可行性管理，需求变更的相关要求。明确了项目服务外包采购的必要条件，需求提报及审批的具体要求。4.采购管理，描述了项目服务外包供应商选择、采购申请审批以及签署结算单的具体要求。5.供应商关系管理，描述了供应商资质业绩核实、绩效考评、不良行为处理以及供应商大会的具体要求。6.人员管理，描述了项目过程中外包人员的录用与试用、日常管理、绩效考核及变动管理。7.费用及结算管理，明确了项目服务外包的费用计算方式及要求。8.档案管理，明确了项目服务外包材料的存档要求。（二）需要重点说明的问题1．适用范围。本办法适用于公司各部门（中心）、的项目劳务外包管理工作。2．管理部门与职责。本办法明确了建立公司项目服务外包管理体系。项目服务外包工作由安全质量部归口管理；项目管理中心负责指导、监督、检查和考核公司的项目服务外包需求管理、人员管理工作以及供应商资源信息库和外包人员资源池信息化建设；办公室对公司项目服务外包工作提供法律咨询意见；监察审计部（党群工作部）对公司项目服务外包工作行使监督权；下属产业公司承担项目服务外包具体过程管理职责。3．管理流程和要求。本办法描述了公司项目服务外包工作中需求管理、采购管理、供应商关系管理、人员管理、费用及结算管理、档案管理等重要环节，并明确各个环节的工作要求。项目服务外包工作管理办法总则为规范公司的项目服务外包管理，强化项目服务外包过程管控，实现公司项目服务外包管理工作的规范化、标准化、流程化，提高公司项目服务外包工作效率，根据国家有关政策法规及公司相关管理制度，结合公司实际，特制订本办法。项目服务外包是指发包单位通过签订项目服务外包合同，采取项目分包或者劳务（或人员）外包的方式，完成特定任务的企业间经济行为。项目分包是指依据商业协议，在不违反法律法规的前提下，将项目中某项服务的持续提供、管理、开发等某一项或某些项责任委托给第三方执行。本管理办法中劳务（或人员）外包是指公司所属全资、控股企业（以下简称为“”）根据项目需求，从供应商名录中挑选合适的人员加入该单位项目组，并接受工作安排和日常管理，结合绩效考核，以人天、人月工作量方式进行结算的一种外包形式。项目分包按照项目业主方规定执行。项目服务外包管理工作遵循“分工负责、分类管理、定期考核、重点培育”的原则。实现统筹兼顾、精细管理、降本增效、有效监督的目标，保障项目服务外包的质量。本办法适用于公司、与公司外供应商的项目劳务外包管理工作。管理部门与职责公司安全质量部是公司项目服务外包工作的归口管理部门，主要职责为：负责贯彻执行国家相关政策法规、行业标准及公司管理制度等，负责公司项目服务外包管理工作；负责组织制定公司有关项目服务外包管理办法、实施细则及相关标准；组织开展公司项目服务外包供应商框架采购、资质业绩核实；负责公司项目服务外包供应商资源池的建设和管理工作；负责指导、监督、检查和考核公司的项目服务外包采购管理、供应商关系管理工作；负责公司项目服务外包供应商不良行为处理工作。公司项目管理中心主要职责为：负责的项目服务外包需求计划超比例或超额等情况审批；负责公司项目服务外包供应商绩效评价；负责组织公司项目服务外包人员培训，负责公司外包人员资源池的建设和管理工作；负责公司项目服务外包供应商和项目服务外包人员资源池的信息化建设工作。公司办公室对公司项目服务外包工作提供法律咨询意见。公司监察审计部（党群工作部）对公司项目服务外包工作行使监督权。物资管理部门是项目服务外包管理工作的归口管理部门，主要职责为：负责落实公司项目服务外包有关要求，及时向公司上报项目服务外包相关情况；负责编制本单位项目服务外包计划、预算及申请，执行项目服务外包的采购工作；负责本单位在公司项目服务外包供应商框架内结合本单位实际工作情况，挑选合适的供应商并开展合同签订；负责本单位项目服务外包供应商及人员绩效评价管理工作，监督外包供应商、外包人员项目执行情况，及时向公司反馈项目执行中发现的问题；负责公司项目服务外包人员资源池相关数据维护；负责本单位项目服务外包合同结算和资金支付；负责整理项目服务外包采购文档，并按规定存档。需求管理必须加强项目服务外包工作的计划管理，应充分考虑审批、采购的合理周期，及时准确上报项目服务外包计划。提出的项目服务外包采购需求须符合下列条件之一：与项目建设相关的产品和专业技术需要补充的；项目建设对人员的技能和数量要求需要加强的；通过项目服务外包能够有效降低成本，并能获得更多利益的。须规范项目服务外包可行性管理。需求提报前须对项目服务外包的必要性、可行性、经济合理性等进行分析和论证，并经本单位负责人审批通过。须围绕项目服务外包工作内容和计划，合理制定项目服务外包预算，对一定时期内项目服务外包的费用支出列出具体的安排，编制需求计划。每月15日前须将审批通过后的《项目服务外包月度需求计划表》（见附件一）报公司项目管理中心备案。需采用项目服务外包的项目中项目经理、需求分析、概要设计等核心人员必须为员工。单个项目的项目服务外包需求计划金额超过项目合同总金额的60%，须将本单位负责人审核通过后的可行性报告报公司项目管理中心审批，公司将对该项目的成本重点监控。超过项目合同总金额的80%，须报公司分管领导审批。项目服务外包需求计划审批通过后，须填写《项目服务外包采购申请表》（见附件二），经本单位负责人通过后方可执行采购。若项目服务外包需求计划发生变更时须发起变更申请，填写《项目服务外包需求计划变更表》（见附件三），经审批后方可执行采购，相关管理要求参照第十五条执行。采购管理公司安全质量部每年统一组织开展项目服务外包供应商框架采购工作，统一发布项目服务外包供应商名录，及项目服务外包目录价格。选择项目服务供应商应符合以下要求：必须在公司统一发布的项目服务外包供应商名录范围内选择供应商，并执行公司统一发布的目录价格；同等质量下，优先选择目录价格较低的供应商；同等价格下，优先选择框架采购排名靠前的供应商；当使用非本地化项目服务外包供应商人员项目单价（人员项目单价=目录价格+差旅费用）高于本地化项目服务外包供应商时，应严格审批制度。若此类情况服务外包总预算超过150万元时，须提供相关的佐证材料说明使用理由，经本单位负责人审核通过后报公司项目管理中心审批。若单个项目服务外包供应商单笔采购项目服务外包总费用超过500万元时，须说明选择项目服务外包供应商理由及原因，经本单位负责人审核通过后报公司分管领导审批。当公司项目服务外包供应商名录中供应商不能满足新业务需求时，相关单位须填报《项目服务外包新业务需求申请表》（见附件四），经本单位负责人审批通过后报公司安全质量部。公司根据项目服务外包新业务需求，组织开展寻源工作，并统一组织新业务项目服务外包框架采购，统一更新公司项目服务外包供应商名录及目录价格。根据公司项目服务外包框架采购结果，分别与中选供应商签署项目服务外包人员费用结算单。须按月度将《项目服务外包供应商合作情况表》（见附件五）上报公司项目管理中心。供应商关系管理公司安全质量部依据公司项目服务外包框架采购结果，建立公司项目服务外包供应商基本信息库。当公司下属单位使用同一项目服务外包供应商，应集约管理，统筹安排。公司至少每半年组织开展一次项目服务外包供应商资质业绩核实以及绩效评价工作。组织成立本单位绩效评价工作组配合公司开展项目服务外包供应商绩效评价工作，填写《项目服务外包供应商绩效评价信息收集表》（见附件六），经本单位负责人审核通过后报公司项目管理中心。公司安全质量部定期发布项目服务外包供应商资质业绩核实情况及绩效评价结果。公司安全质量部根据项目服务外包供应商资质业绩核实结果及绩效评价结果，综合计算项目服务外包供应商最终绩效评价得分，确定项目服务外包供应商等级，并发布项目服务外包供应商等级目录。项目服务外包供应商的等级分为：A类供应商（90分以上，含90分），B类供应商（75-90分，含75分），C类供应商（60-75分，含60分），D类供应商（60分以下或一个采购周期内未发生合作的供应商）。根据项目服务外包供应商的等级，在合作过程中应采取相应的采购策略，在同等条件下，等级较高的供应商具有合作优先权。与项目服务外包供应商合作过程中发现项目服务外包供应商存在违约行为的，应及时向公司项目管理中心反馈书面材料。由公司统一组织开展调查核实工作。公司根据以下不良行为对项目服务外包供应商进行处理，具体情况如下：违反国家法律法规，或公司相关规定的其他违约行为，取消供应商资格；对公司或及项目业主方造成重大不良影响的，取消供应商资格；与合作的同一项目或该项目后续项目中形成竞争关系的，取消供应商资格；在采购、签约、资格业绩核实过程中提供虚假资料或以不正当手段中标的，取消供应商资格；在合作过程中违反双方合同（协议）约定的，对合作项目产生不良影响的，取消供应商资格；连续两次绩效评价被评为D类供应商的，取消供应商资格；在资格业绩核实中，发现存在影响提供服务的企业重大变更时，可视情况取消供应商资格；编造项目服务外包人员虚假资料，影响项目服务外包人员正常岗级评定的，发生一次警告、发生两次严重警告、发生第三次取消供应商资格；由于供应商自身原因导致项目服务外包人员无法正常开展工作，对其所在项目产生不良影响的，发生一次警告、发生两次严重警告、发生第三次取消供应商资格；供应商两次提出无法提供在投标中承诺的本地化服务，公司对其进行约谈。约谈后仍无法提供本地化服务的，取消供应商资格；供应商使用非本单位人员参与外包服务，一旦发现立即退回，视问题严重程度在一定时间内限制该供应商的新外包人员的进入；因上述（一）至（五）条原因取消供应商资格的，三年内不得参与公司项目服务外包框架采购投标；因上述（六）至（十）条原因取消供应商资格的，一年内不得参与公司项目服务外包框架采购投标。公司安全质量部根据项目服务外包供应商核实的违约行为及绩效评价结果，及时调整并发布公司项目服务外包供应商名录。公司定期组织召开项目服务外包供应商大会，组织走访供应商，听取供应商的合理化建议。对于连续两次被评为A、B类的供应商以及能与公司开展战略合作或提供营销渠道的供应商，公司将重点培育，加强合作。人员管理公司项目管理中心负责建立项目服务外包人员信息库，并组织信息库的动态更新，向共享项目服务外包人员信息。须及时将通过岗位评级的项目服务外包人员信息、绩效考核不合格的人员信息及退出使用的外包人员信息反馈至项目服务外包人员信息库，为信息库建设提供支撑。负责项目过程中外包人员的评级、培训、试用与录用、日常管理、变动管理及绩效考核。评级。收集待评定项目服务外包人员的《岗位级别评定申请表》（见附件七），组织不少于5人的专家组开展面试工作，按照面试情况及公司项目服务外包框架采购中项目服务外包人员岗位级别要求，形成《岗位评级报告》（见附件八）经本单位项目管理部门通过后确定项目服务外包人员岗位级别。同时以书面形式和供应商进行确认。人员培训。公司组织对项目服务外包人员在公司企业文化、安全规章制度及项目业主方规章制度等方面进行培训。试用与录用。根据项目服务外包人员需求，在通过岗位评级流程评定后的外包人员中选择合适的人员进行试用，试用合格后方可录用。根据项目情况自行确定试用期。日常管理。应开展外包人员考勤工作，须对外包人员进行报工管理。按月统计外包人员考勤和核实外包人员报工情况，并与供应商进行书面确认。若外包人员月度考勤中具有加班情况，须提供经用人单位审核通过后并填写《项目服务外包人员加班申请表》（见附件九），方可认定加班。用人单位应严格控制加班，保证外包人员正常休息时间。变动管理。外包人员因工作需要，调出当前投入项目或转投其他项目的，各项目服务外包供应商需提前30天向用人单位提出申请，新进人员履行相关手续，待调出人员与工作接替人员完成工作交接后，方可进行外包人员变动。绩效考核。以月度和年度相结合的方式，按照《项目服务外包人员考评标准》（见附件十）对外包人员在项目执行过程中的表现进行考核评价并得出绩效考核系数，绩效考核系数应控制在0-1.0范围内。绩效考核不合格（绩效考核得分0.7及以下）的外包人员应立即交接相关工作并撤离当前项目组，退回所属项目服务外包供应商。对项目建设过程中发现重大安全隐患或作出特殊贡献的外包人员，用人单位填写《项目服务外包人员特殊贡献申请表》（见附件十一），经审核通过后报公司项目管理中心审批，给予供应商和项目服务外包人员适当的物质或精神奖励。费用及结算管理应规范项目服务外包结算工作，按照合同（协议）约定的结算周期，在完成外包人员工作量确认的基础上，综合外包人员的绩效考评结果，结算外包费用。项目服务外包工作未达到合同（协议）约定的履约条件，不得办理结算。按照外包人员参与的项目，确定的外包人员岗位级别、人天单价、绩效系数、有效人天，结算项目服务外包费用。项目服务外包费用一般由外包人员人工费用和差旅费用构成。差旅费用分为交通费、住宿费。计算公式如下：人工费用（含税）=Σ(人天单价×有效人天×绩效系数)差旅费用（含税）=Σ(交通费+住宿费)人员外包费用总额 =Σ(人工费用+差旅费用)有效人天为综合外包人员的考勤数据和报工数据而确定的人员工作天数，单位为人天；绩效系数为外包人员月度绩效考核系数；出差天数指从出差开始日期到出差结束日期之间的天数，单位为天；交通费指外包人员出差过程中乘坐交通工具所产生的费用，但不含正常上下班发生的通勤费；住宿费按照公司年度项目服务外包框架采购结果执行。档案管理公司安全质量部负责公司项目服务外包框架采购、供应商资质业绩核实及绩效评价等文档的整理、归档、保存。负责本单位项目服务外包需求计划、采购申请、合同（协议）、人员岗位评级报告、人员考勤、人员绩效考核、结算等过程资料的收集、整理、归档、保存。按照文档管理要求，建立项目服务外包档案资料管理目录和台帐，定期检查，保证档案资料的完整性和时效性。附则本办法中审批环节，每个经办或批核人二个工作日。附件一、项目服务外包需求计划表序号月份项目编号）项目名称项目金额（元）项目所在地项目周期（天）需求岗位需求级别需求人天单价预计投入人天费用总预算外包比例1237小计：总计：公司审批：审批:审核人：填表人：填报单位：填表说明：外包比例大于60%，报公司项目管理中心审批；超过80%，报公司分管领导审批。附件二、项目服务外包采购申请表项目服务外包采购申请表项目情况单位名称：项目编号：项目名称：销售合同名称：合同金额：计划及采购情况（附需求计划表）外包需求人数：批复外包人数外包费用预算：批复外包预算本地化需求岗位级别工作周期（天）人天单价差旅费用需求人数费用小计本地化费用合计：非本地化需求岗位级别工作周期（天）人天单价差旅费用需求人数费用小计非本地化费用合计非本地化+本地化费用总计审批意见需求部门意见相关部门意见物资部意见本单位审批意见公司审批意见说明非本地化服务外包总额超过150万元时，需报公司项目管理中心审批；单个服务外包供应商单笔采购服务外包总费用超过500万元时，需公司分管领导审批。附件三、项目服务外包需求计划变更表202年___月项目服务外包需求计划变更表变更原因变更前序号月份项目编号供应商名称项目金额（元）项目地项目周期（天）需求岗位需求级别需求人天单价预算费用1变更后序号月份项目编号供应商名称项目金额（元）项目地项目周期（天）需求岗位需求级别需求人天单价预算费用1小计：总计：公司审批：审批:审核人：填表人：填报单位：填表说明：外包比例大于60%，报公司项目管理中心审批；超过80%，报公司分管领导审批。附件四、项目服务外包新业务需求申请表序号项目编号项目名称收入合同金额需求岗位人数拟外包金额需求领域申请理由1234567公司审批：审批人：审核人：填表人：填报单位：附件五、项目服务外包供应商合作情况表序号月份项目编号供应商全称进项人数退出人数现有人数有效人天工时费用差旅费用其他费用费用合计1234567总计：审批人：审核人：填表人：填报单位：

附件六、项目服务外包供应商绩效评价信息收集表项目服务外包供应商绩效评价信息收集表一、供应商基本信息供应商全称编号合作内容□系统集成□信息运维□软件开发□项目实施□ERP实施□其他：。二、履约评估记录评估内容评估指标评估方法或公式指标说明得分需求响应情况响应及时率(15分)及时响应的批次数/总批次数（1）响应及时率达100％，得15分；（2）响应及时率大于等于80%，小于100%，得12分；（3）响应及时率大于等于60%，小于80%，得9分；（4）响应及时率大于等于40%，小于60%，得6分；（5）响应及时率小于40%，得3分；（6）未能及时响应，得0分。资料合格率(10分)合格资料数/提交的资料总数（1）资料合格率大于等于90%,得10分；（2）资料合格率大于等于80%，小于80%，得8分；（3）资料合格率大于等于70%，小于70%，得6分；（4）资料合格率大于等于60%,小于70%，得4分；（5）资料合格率小于60%，得0分。面试通过率(15分)通过面试的人员数/面试人员总数（1）面试通过率大于等于80%,得15分；（2）面试通过率大于等于70%，小于80%，得12分；（3）面试通过率大于等于60%，小于70%，得9分；（4）面试通过率大于等于50%,小于70%，得6分；（5）面试通过率小于50%，得3分；（6）面试均为通过，得0分。项目服务外包协调配合（10分）评价外包服务过程中的协调配合情况（1）积极满足项目组的协调要求，得10分；（2）能基本满足项目组的协调要求，得7分；（3）部分满足项目组的协调要求，得4分（4）无法满足项目组的协调要求，得0分。人员稳定性（15分）评价外包供应商或外包人员主动撤离项目的情况（1）未主动更换或撤离外包人员，得15分；（2）每主动更换一人次扣2分，扣完为止；（3）每主动撤离一人扣5分，扣完为止。工作交接(5分)评价外包人员更换或撤离前的工作交接情况（1）外包人员在更换或撤离前均按项目组的要求完成工作交接，或评价周期内未发生人员更换、撤离的，得5分；（2）更换或撤离的外包人员存在未按项目组要求完成工作交接的情况，得0分；劳动纪律遵守情况（10分）统计外包人员对项目组各项规章制度的情况（1）外包人员无违反现象，得10分；（2）每发现一次轻微违反的现象，扣2分，扣完为止；（3）发生严重违反的现象，得0分。服从管理(10分)统计外包人员不服从项目组统一工作管理的情况（1）外包人员均服从管理，得10分；（2）每发现一次不服从管理的现象，扣2分，扣完为止。人员培训岗前培训(5分)参加过岗前培训的新进人员数/新进人员总数（1）岗前培训率达100%，得5分；（2）岗前培训率达大于等于80%，小于100%，得4分；（3）岗前培训率达大于等于60%，小于80%，得3分；（4）岗前培训率达大于等于40%，小于60%，得2分；（5）岗前培训率低于40%，得1分；（6）未进行能力提升培训，得0分。能力提升培训(5分)参加过能力提升培训的人员数/外包人员总数（1）能力提升培训率达100%，得5分；（2）能力提升培训率达大于等于80%，小于100%，得4分；（3）能力提升培训率达大于等于60%，小于80%，得3分；（4）能力提升培训率达大于等于40%，小于60%，得2分；（5）能力提升培训率低于40%，得1分；（6）未进行能力提升培训，得0分。合计得分审批人：审核人：填表人：填报单位：附件七、岗位级别评定申请表岗位级别评定申请表申请部门申请日期项目名称项目编号项目经理评审方式□现场□远程人员需求xx家外包供应商xx类岗位xx类级别共计xx人（明细另附）需求部门意见