[云南]施工项目常用公文写作培训(94页)

1、常用公文写作一三几种常用公文写作方法公文写作的基本要求二公文写作中存在的问题及处理对策内容框架（一）准确（二）简洁（三）有文采一、公文写作的基本要求1、领导者在传达意图时要准确；2、领会领导者的意图要准确；3、表达的思想意图要准确。 “一字入公文，九牛拔不出。”（一）准确有一写一，有二写二；一个意思只表述一遍；减少文章层次；公文写成后要反复删改。 “句中无余字，篇内无赘语。”（二）简洁立意新颖精辟；不求全，有话直说；不空泛，言之有物；不刻板，文笔自由；材料真实新鲜；文字少而精。（三）有文采二、当前公文写作中存在的问题及处理对策（一）文种使用不当（二）格式不规范（三）行文规则混乱（四）标点符号不

2、规范（五）时间表述含糊（六）用词不当（七）不符合语法（八）数字使用不统一（一）文种使用不当1、请示、报告与意见混用（向上级反映工作的功能）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 请示、报告与意见的区别行文目的不同。报告侧重于汇报工作、反映情况；请示侧重于上级指示、批准；作为上行文的意见侧重于对重要问题提出解决办法，要求上级批转执行。行文时间不同。 报告不受时间限制，事前、事中和事后都可行文；请示必然在事前行文，意见一般也在事前行文。文种特点不同。报告具有单向性；请示具有双向性；而上行的意见也

3、具有双向性，上级或上级授权文秘部门，一般用通知来批转或转发。2、函与请示混用（请求批准的功能） 行文对象不同。凡是向不相隶属机关请示批准事项，应用函；凡是向有隶属关系的上级机关请求批准，应用请示。行文语气不同。向不相隶属关系的主管机关提出请批事项的函，要语气委婉，不卑不亢，多用商请性词语； 向有隶属关系的上级请求批准的请示，要言辞恳切，多用呈告性词语。结尾用语不同。请批函的尾语多用，“特此致函”、“请予函复”； 请示的尾语常用，“特此请示” 、“请予批复”。 3、公告、通告与通知混用（告知事项的功能）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事

4、项。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 公告、通告和通知的区别告知范围不同。公告是面向国内外公开告知；通告是面向辖区一定范围内公开告知；通知是面向内部告知下级单位办理某一事项。发文机关不同。公告一般限于最高权力机关，最高行政机关及其工作部门，省一级领导机关，某些法定机关。地方行政机关和企事业单位一般不使用公告。通告和通知则各级单位均可行文，无限制性。内容性质不同。公告内容属重要事项或法定事项，重在知照性；通告内容专业性较强，或宣布行政措施，或告知具体事务，兼有知照和约束的作用；知照性通知主要是告知周知性事务。发布方式不同。公告一般通过新闻媒体发

5、布；通告除了在新闻媒体发布外，也可采用在相关地区张贴的方式； 通知一定是用常规行政公文形式来下发。4、批复、复函、通知与报告（回复事项功能）批复是仅对请示的回复。复函主要是对去函的回复，也兼有文秘部门经上级授权对请示的回复。通知的回复事项主要体现两点：一是用 “批转”或“转发”的通知对上行文的意见进行回复； 二是文秘部门经上级授权对请示的回复。 报告是对上级机关询问的回复。（二）格式不规范发文字号不正确 公文标题不规范上行文格式不规范 附件标注不规范公文生效标识不规范版记标注不规范公文规范格式 1、眉首 份号 秘级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 版头中的分隔线2、主体标题

6、主送机关正文附件说明 发文机关署名成文日期印章附注3、版记抄送机关送印机关和送印日期党政机关公文格式主要变化 新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。党政机关公文格式主要变化口诀 公文格式新国标：党政机关公文格式GB/T 9704-2012 代替国家行政机关公文格式 主题词儿不再标：删除主题词格式要素 密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注 公文页码不可少：增加页码格式要素 条例对原办法的调整1.新增：份号、发文机关署名、页码。 涉密公文应当标注份号，标注密级和保密期限。

7、紧急公文标注特急(事关重大而又十分紧急，要求马上以最快速度形成、运转及办理)、加急(5天内)；电报标注特提(马上办、1天内办结)、特急(8小时内办、3天结)、加急(24小时办、5天结)、平急(不超48小时、10天结)。2.删除：主题词。公文规范格式 1、页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm公文用纸订口（左白边）为28mm1mm版心尺寸为156 mm225 mm。37 mm1 mm28mm1mm7mm156mm225mm2、页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。 一般每面排22行，每行排28个字，并撑

8、满版心。特定情况可以作适当调整。公文首页版式 3、版头：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。3号黑体字 正文3号仿宋 4 mm 两行 标题2号小标宋 编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字为红色 4、主体：主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。发文字号 居中 六角括号“”发文顺

9、序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 联合行文公文首页版式 5、联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。6、公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。联合行文公文首页版式7、签发人 由“签发人”三

10、字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。全角冒号3号仿宋体3号楷体公文末页版式成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01） 8、加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名

11、和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文印章联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 不加盖印章的公文 有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文

12、日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。公文规范格式 9、特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。10、附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 11、版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。公文规范格式 12、抄送机关 如有抄送机关，一般用4号仿宋

13、体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。抄送机关名称之间顿号和逗号隔开句号公文规范格式 13印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将

14、其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。4号仿宋体字左空一字右空一字附件说明页版式在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称多个附件使用阿拉伯数字附件名称后不加标点符号附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。14、附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。带附件公文末页版式 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格

15、编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）行文规则混乱多头主送 联合行文 行文请示抄送下级平级之间使用上行或下行文种上级部门向下级机关行文指挥行文给领导者个人公文行文的基本规则 单位关系确定行文关系，行文规则规定了各级单位的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据单位的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。党政机关公文行文规则条例仅用6条就对此作出了要求，办法有11条。1. 行文总规则（1）要求

16、注重针对性和可操作性。（2）一般不得越级行文 （原来要求是“一般不得越级请示和报告 ”），并要求：特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。包括了向上和向下行文两种情况。党政机关公文处理工作条例2. 上行文规则 （1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权（原来未作要求）；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。如“若无不妥，请予转报”的文件。

17、党政机关公文行文规则（4）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文（原来未作要求）。（5）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关（原来是“应当写明主送机关和抄送机关 ”）。党政机关公文行文规则3. 下行文规则（1）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。（2）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。党政机关公文行文规则4.平行文和联合行文规则（1）

18、同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。各联合行文机关行政层级应相当；有共同管理的事项或者有关联的事项；联合行文应当确有必要；应当明确主办机关，主办机关一般排列在前。（2）党委、政府的部门依据职权可以相互行文。过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文。 （四）标点符号混乱点号标号（五）时间表述含糊用时间代名词而不用具体日期；年份随意省略；年份不使用公元纪年。（六）用词不当词义误用；生造词语；词语使用不当；滥用模糊词语。（七）不符合语法成分残缺；成分多余；搭配不当；语序不当。（八）数字使用不统一数字概念不清楚；数字概念不准确；数字书写形式不统一。三、几种常用公文写作（一）通知（

19、二）请示（三）报告（四）批复（五）函（六）纪要（一）通 知 的 写 作根据党政机关公文处理工作条例适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 通知的定义通知种类印发、批转、转发性通知批示性通知知照性通知事务性通知 通知的种类通知的结构和写法一些公文正文基本内容模块 依据目的文种承启语 事 项 要 求引 言 部 分（开头段）主 体结尾段县卫生局会议通知 全县各食品加工业： 根据上级要求，对全县食品加工行业的卫生状况进行一次全面大检查，我们拟召开食品加工行业负责人会议，现将有关事项通知如下： 一、会议时间：二0一0年七月十四日在县招待所报到，会期二天。 二、参加

20、会议人员：全县国有、个体食品加工业及工商联各来一名负责人，不能缺席，否则一切后果自负。 三、食宿等一切费用完全由个人自理。 2010年7月10日病文评析县卫生局关于召开食品加工卫生工作会议的通 知 县食品加工企业、县工商联： 根据市卫生局关于对食品加工行业的卫生状况进行一次全面大检查的通知精神，决定召开县食品加工卫生工作会议，部署卫生检查工作，现将有关事项通知如下： 一、会议时间：2003年7月15日，16日两天，会议在县招待所召开。7月14日下午2：00至4：00县第三招待所一楼报到。 二、参加会议人员：全县国有、个体食品加工企业各来一名负责人，县工商联请派出一名代表列席会议。 三、住宿费回

21、单位报销，伙食费个人自理，按有关财政规定给予补助。 附件：1、参会人员名单 2、联系人 联系电话 县卫生局 2010年7月10日（二）请 示 的 写 作请示的定义“请示是下级机关向上级机关请求指示和批准。”一是下级机关无法或不便处理的新情况、新问题；二是下级机关需要增设机构、增加编制、上项目、列计划、增经费、添设备；三是需要任免和聘用上级机关管理的干部；四是对上级机关的规定、指示等不能准确理解而无法执行或有关规定不适合本单位实际，请求上级给予指示或予以变通。请示的结构和写法标题（机关+事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关：（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）

22、 正文： 请示缘由+请示事项（一文一事）+请示要求 结语：（妥否，请批示；当否，请批准为荷） 单位 成文时间 注意问题 1、要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中； 2、要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题； 3、要理由充分，请示事项要明确、具体； 4、要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。 市商业局关于增设地下消火栓所需资金的请示省商业厅： 市食品公司冷库，系分配性重点仓库。厂区建筑面积2万平方米（其中冷库9000平方米，蛋库3000平方米），贮存物资近吨，价值万元。多年来厂区防火设施比较简陋

23、，除简易防火工具外，仅有消火栓一处，因年久失修，水压低，达不到喷射要求，一旦发生事故后果不可设想。虽然省、市防火部门多次检查、提出建议，但因缺少资金一直没有按重点库区建设，为确保库区安全生产做到常备无患，急需修建地下防火栓四处（饲养场一处，肉联厂、冷库之间二处，蛋禽厂、蛋库之间一处），需要资金44万元（计划附后）。 妥否，请审核批示。 2006年11月18日例文讲析关于再次请求解决仓库划交的紧急请示报告： 关于社所属省棉麻公司仓库划交的问题，我们曾于年月以供棉字（）第号报告，至今未见批复。现在麻类调拨在急，不按我们双方协商的意见执行，拒收红麻于库外，致使全省麻类调拨、储存业务中断。 目前汛期临

24、近，、等沿淮各县麻的库存量达万担，纷纷来人来电要求迅速调出。为不使国家财产遭受损失，我们特再报告，请示迅速解决仓库划交的问题，以应急需。请批示。 二00年月日病文评析（三） 报 告 的 写 作报告的定义 适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 报告的结构和写法标题（机关+事由+文种）如：公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个） 正文 开头：（交待缘由、目的、意义、依据） 主体：（陈述说明报告事项） 结语 （特此报告、专此报告、以上报告请审阅） 报告正文写法 工作报告 正文围绕主旨展开陈述，内容一般包括： 基本情况、主要成绩、经验教训、今后意见。 情况

25、报告 正文围绕主旨，实事求是地概括叙述事件。 发生的原因、经过、性质，写出处理情况。 回复报告 正文包括两部分内容：回复依据（上级要求回答问题）和答复事项。 注意问题1、严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。2、材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。3、主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。 镇

26、旱情报告 县民政局： 自10月份以来，气温相对偏高且久旱无雨，使我镇9个村，79个组，3284户，13万余人口饮水发生困难，4200余亩耕地无法下种。其中，完全没有水需到其他组挑水或送水的有48个组，2030户，7900余人口，特别是雨山高耀村和长青村，从10月25日开始请县消防中队送水，金沙柳林村租车从金沙水库取水送水，沙墩村租车从田心村取水送水。有8000余头大牲畜饮水发生问题，雨水部分地区开始寄送养。 病文评析 面对日趋严重的旱情，我镇采取了一些积极措施。一是政府投入部分资金，解决送水费用。二是抗灾自救，组织群众到远点的地方取水；有条件的地方挑水播种。三是争取援助，如向县政府反映并取得县

27、消防中队的大力援助。四是加快人畜饮水工程水利工程建设，增强防汛防旱能力。 经过上上下下的共同努力，尽管群众生活极为困难，但是社会稳定，干群积极抗灾自救，而今年连续的水灾、虫灾、旱灾严重影响了人民的生活和生产，特别是今冬明春，人民生活将面临严重的缺钱少粮。 镇民政办公室 2009年10月30日（四） 批 复 的 写 作批复的定义适用于答复下级机关的请示事项。 批复的种类对请求指示的批复。针对下级提出的难以解决的政策界限问题和没有明文规定的实际疑难问题，作出具体的解释或答复。此类批复一般篇幅较长。 对请求批准事项的批复。针对下级机关请求批准的事项予以同意或批准。内容一般很简单，大都是表态性的。批复

28、的结构和写法标题单介结构，即一层介词结构，如国务院关于简化字问题的批复双介结构，如国务院关于简化字问题给中国语言文字改革委员会的批复主送机关 即“主送”给来文“请示”的机关。批复的结构和写法正文（引语、主文、结尾）（1）引语。批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“年月日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“年月日号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“年月日关于的请示收悉”；第四种是引述来文日期和请示事项，如“年月日关于问题的请示收悉”。批复的结构和写法正文（引语、主文、结尾）（2）主文。主文是批复的主体，这部分应针对下级机

29、关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。批复的结构和写法正文（引语、主文、结尾）（3）结尾。是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是转行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。深圳市大龙贸易总公司文件 深xx2004 XX号 关于同意购买笔记本电脑的批复第一分公司： 你公司关于购买30台惠普牌笔记本电脑的请示（深XX2004 XX 号）收悉。经研究，总公司同意你们的申请，特拨出60万元

30、专款用于购买办公电脑。 此复 二四年十月十三日 （公章）深圳市大龙贸易总公司文件 深xx2004 XX号 关于购买笔记本电脑的批复第一分公司： 你公司关于购买30台惠普牌笔记本电脑的请示（深XX2004 XX 号）收悉。鉴于目前总公司资金周转困难，暂不同意你们购买笔记本电脑，可通过租赁等途径来解决办公电脑不够使用的问题。 二四年十月十三日 （公章）（五） 函 的 写 作函的定义函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函的种类申请函商洽函询问函答复函 函的结构和写法1、标题：发函用XXX关于XXXX的函 复函用XXX关于XXXX的复函 正

31、式公函，应在标题下方标注发文字号。2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3、正文： 开头发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清； 复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。 主体-发函写清商洽、询问、请求的事项， 明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。 结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达” 复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。 注意问题 首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 市第一变压器厂关于抓紧归还劳动服务公司借款的函市第七变压器厂： 你厂于二00一年一月。从我厂借去资金三万元，作为劳动服务公司开办费，当时双方讲好年内一定偿还。目前已经是二00二年一月了，我厂正在编制二00一年的财务决算，为使我们能及时搞好各类款项的清理结账，要求你厂务必将所借之款于一月二十日前归还我厂