某食品公司业务流程操作规范

1、【最新资料，WORD文档，可编辑】文档说明流程描述工具如下:No.流程描述工具描述1业务流程的开始或者结束2系统处理的业务流程3系统自动生成的账表或单据4人工处理的账表或单据5判断6其他相关联的业务流程7系统预先定义的业务流程主要业务流程描述文档结构如下:业务流程编号业务流程名称业务流程简述具体软件操作流程业务流程图具体业务描述其他业务流程操作处理概要描述文档结构如下:No.业务类型软件模块操作业务流程名业务流程编号库存商品暂估入账业务流程简述货到票未到，办理入库及暂估入账手续体业务软件操作流程1、在基础数据模块中预先定义暂估入库的财务类型；并在库存管理中的基础数据中设置相对应的凭证模板。2、

2、选择手工入库中的采购入库，制作入库单。3、制作入库单时，要先选择入库仓库；然后在价格类型中选择实价；录入供应商;在财务类型的下拉框中选择暂估入库；在物料明细行中录入物料数量、库位、价格（不含税价）；至于单据上其他上述业务流程所对应的财务类型为：库存商品暂估入库；所对应的凭证模板为：库存商品暂估入库业务流程编号业务流程名称库存商品冲暂估业务流程简述沐林总公司开发票给分公司，根据发票数量、金额冲应付账款-暂估款具流程具体描述体业务软件操作流程1、预先在总账中的基础选项设置中定义允许录入供应商科目。2、在总账的凭证处理，根据总公司所开发票，直接录入暂估冲红凭证。3、录入库存商品借方红字时（数量是负数

3、，单价是正数）。4、在录入应付账款暂估款明细科目时，系统自动弹出辅助核算卡片，要求输入供应商及相关信息。值得强调的是，卡片上的业业务流程编号业务流程名称正式入账业务流程简述暂估冲红之后，根据沐林总公司开具的发票办理正式入账手续具流程具体描述体业务软件操作流程1、预先在总账中的基础选项设置中定义允许录入供应商科目。2、在总账的凭证处理，根据总公司所开发票，直接录入正式入账凭证。3、录入库存商品借方数量及金额。4、在录入应付账款货款明细科目时，系统自动弹出辅助核算卡片，要求输入供应商及相关信息。值得强调的是，卡片上的业务类型必须选择PI（也就是采购业务流程编号业务流程名称汇回总公司款（货款支付）业

4、务流程简述向沐林总公司打货款具流程具体描述体1、进入现金中心子业模块主界面，选务择银行账户，然软后进入供应商结件算，编制供应商结算单。操2、制作供应商结算作单时，必须录入流左图虚框中所列程示的供应商、结算方式、结算金额、项目及备注。其中，项目选择是“汇回总公司款”，备注输入是“汇回总公司款”。3、当选择供应商为沐林总公司时，系统自动在明细栏目中列出所有历史应付款明细入库单体业务软件操作流程1、在基础数据模块中预先定义财务类型；并在库存管理中的基础数据中设置相对应的凭证模板。2、选择手工出库中的采购退货，制作采购退货单。3、制作采购退货单的操作步骤同采购入库单一样，区别在于两者的财务类型不一样。

5、4、审核所作的入库单。建议由另外一个操作员审核。5、进入库存核算中的凭证管理，并上述业务流程所对应的财务类型为：向沐林总部退货冲暂估应付款；所对应的凭证模板为：向沐林总部退货冲暂估应付款。向沐林总部退货冲应付款的业务流程和上图中的“向沐林总部退货冲应付暂估款”的业务流程一样，唯一的区别在于所选择的财务类型不一样。以上业务流程操作注意事项：1、在制作采购入库单和采购退货单时（实际上包括所有模块的原始业务单据）,其单据上的业务日期应是实际入账日期或实际入账会计期（这是最应注意的）；如果所输入的业务日期不是当前的会计期，那么，该凭证是不能在当前会计期的库存记账操作中自动生成会计凭证。由于沐林各分公司

6、今后几个月的实施工作处于追账、补账的实施环节，因此，我们建议：调整计算机的默认时间，使之符合所追账簿的会计期（如计算机默认时间是2月18日，而所追账簿的会计期是1月，那么，调整计算机的默认月份是1月，具体日期可自行定义）；待所追账簿的会计期与实际月份相符时，再调整回来（误操作后的更正见第14页）。2、采购入库单或采购退货单记账后，将自动生成应付的一般凭证或红字凭证。若不做任何修改，直接进行存盘操作时，系统将会提示：“某行请正确选择业务类型”。该提示并不是说明你所选择的财务类型是错误，而是提示说明应付账款的辅助核算卡片中没有明确的发票类型。因此，你得首先点击应付账款所在行记录，然后点击辅助核算，

7、将卡片上的发票类型修改为明确的发票类型（或是增值税发票、或是普通发票等）；如果存在多条应付账款记录，你得重复上述工作。选择完毕之后，这张凭证才能存盘，才能在总账中形成记录3、由于各分公司沐林饮料的进价是基本不变的，因此，尽管是属于暂估入账业务，在采购入库单上的价格类型，请选择“实价”，无需选择其他价格类型。4、在总账中直接进行应付暂估款冲销时，辅助核算卡片上的业务类型应选择“采购回冲”（软件标识码为PC）。5、制作供应商结算单时，不仅要输入结算金额，而且要在明细的应付款记录上输入“本次结算金额”。注意：各明细本次结算金额之和不能大于结算金额，否则该张单据不能存盘。6、“向沐林总部退货冲应付款”

8、和“向沐林总部退货冲应付暂估款”这两种业务类型的采购退货单，经记账之后，生成红字的采购应付款凭证，系统中以PI（红字）标识。7、对PI（红字）标识的采购应付款进行核销时，应直接进行手工核销。并且，待核销应付记录（红宇PI）所在的核销金额，应输入负数；而被核销应付记录（兰宇PI）所在的核销金额，应输入正数。8、应付（应收）账款的自动核销操作，要求所列出的各应付（应收）账款明细余额必须是“一借多贷”或“一贷多借”，而不能是“多借多贷”。如果存在“多借多贷”，则直接进行手工核销。业务流程编号业务流程名称一般销售业务业务流程简述一般销售包括批发、直销、团体购买、个人购买等业务具流程具体描述体1、分别在

9、基础数业据、客户中心及务销售管理中的基软础数据预先定义件“启用辅助同单位”、“客户操卡片”、“采用作商业折扣”、“按流物料定价”等基础设置。程2、在订单管理中录入销售订单，并进行相应的审核工作。3、根据已审核的订单生成销售发货单，并审核。4、在发票管理子模块中，根据已审核的发货单录入内部结算单。操作注意事项:1、任何未经审核的单据，将不能被下一操作环节所引用；比如订单未审核，那么，这张订单将不能生成销售发货单。2、价格的引用：在订单明细行中输入物料编码，系统自动引用价格管理中预先定义的标准价（含税价）；也可直接录入商品价格。如果该客户在“客户结算系数”中定义所采用的结算价格（如出厂价、成本价、

10、批发价、代理价、或其他价格），那么系统将自动引用价格管理中预先定义的各类价格（注意：结算系数一般设置为1）。3、扣率的输入：在“销售选项设置”中启用商业折扣，在订单明细行输入完毕物料的数量之后，在订单表头中的“商业折扣”中输入扣率（这里采用的是顺扣，如打八折，扣率为80%）,“订单金额”将自动扣减折扣金额。4、买5送1的业务处理：虽然是送1,但在财务上是视同销售。因此，在订单明细行中输入物料的发货数量为6,在“商业折扣”中输入折算过的扣率（5/6,即扣率为83.3%）。5、发货中如有散罐，比如“12箱5罐”的业务处理：在启用“辅助计量单位”，及设置“非标计量单位”之后，在订单明细行录入物料时，

11、系统允许选择对计量单位进行选择。因此,12箱5罐的业务，应拆分成两行明细记录，一行计量单位是箱，数量为12;另一行计量单位是罐，数量是5。注意：对于罐的销售价格，系统自动按照预先的折算公式（标准计量与非标计量），计算出每罐的销售单价。体 业务 软 件操作流程1、预定义：在基础数据中按商品大类设置财务类型；并按所对应的财务类型设置相应的凭证模板；定义内部结算单所对应的发票本及发票号。2、录入内部结算单。3、引入已审核的发货单。4、选择发货单上同一商品大类的物料记录，引入。5、录入待结算上述业务流程所对应的财务类型是：XX型销售收入或退货；所对应的凭证模板：XX型销售收入或退货。操作注意事项：1、

12、未审核的销售发货单将不能被内部结算单引用。2、内部结算单必须审核之后，才能记账，才能自动生成记账凭证。3、发票的含义：在新中大i讨fi软件，发票的意义主要在于向总账、客户中心传递应收信息，并形成应收记录。为使系统中使用的发票和实际通过税控系统开具的发票有所区别，在沐林各分公司账套中，我们通过“内部结算单”来生成应收账款记账凭证。4、内部结算单录入时，需注意单据表头上的录入日期应符合应收款入账日期。5、一张发货单存在不同商品大类的物料：由于销售收入的明细会计科目是按商品大类划分的，因此，财务类型也是按商品大类划分的，相应地，销售凭证模板也是按商品大类划分的。如果一张发货单上存在多个不同商品大类的

13、物料，比如，既存在普通型的沐林饮料，又存在增强型的沐林饮料（注：包装规格不受影响），那么，在根据这张发货单生成内部结算单时，需要对物料按大类进行拆分，也就是说，要做2张内部结算单，并通过记账自动生成2张应收记账凭证。6、多张发货单开一张发票：显然，多张发货单开一张发票，其前提是同一个客户。系统支持这项操作流程。不过，多张发货单开一张发票之后，系统很难对这张发票所对应的发货单进行跟踪处理。因此，实务中，我们还是采用一张发货单对应一张内部结算单、一张应收账款记账凭证，或一张发货单对应多张内部结算单、多张应收账款记账凭证。7、“弃审”就是取消审核的意思。其功能键没有直接显示在主界面上，而是在对已审核

14、的单据点击“审核”功能键时，“弃审”会显示在操作主界面上。不仅内部结算单是这样，其他任何单据（订单、销售发货单、退货单、入库单、出库单、凭证等）也都是这样。8、对于已记账的内部结算单不能进行删除、作废、去审核等操作。9、“删除”只能针对未审核的内部结算单。删除之后，该张单据将不占用内部结算单号码（发票号码）。10、“作废”只能针对已审核未记账的内部结算单进行操作。作废之后，该张单据将继续占用一个内部结算单号码（发票号码）。11、对于已审核、未记账的内部结算单，发现有误，可先进行去审核操作，然后可以修改内部结算单。12、对于已审核、已记账、并已在总账中生成记账凭证的内部结算单，事后检查发现有误,

15、比如财务类型选错了，应该是普通型的，结果选成了增强型的。像这些问题，可对该张内部结算单进行冲红，系统自动生成冲红凭证，然后重新制作内部结算单，重新生成凭证。业务流程编号业务流程名一般销售出库及销售成本结转业务流程简述对像批发、直销、团体购买、个人购买等业务产生的销售发货单办理出库手续，并在月末进行销售成本结转。体业务软件操作流程1、预定义：在基础数据中定义销售出库结转销售成本的财务类型，并在库存管理的基础数据中设置相应的凭证模板。2、选择系统出库中的销售出库，制作销售出库单。3、选择出库仓库，引入销售发货单，并选择相应的财务类型，最后录入实际的出库数量及相应的库位。上述业务流程所对应的财务类型

16、是：销售出库结转销售成本；所对应的凭证模板是：销售出库结转销售成本。操作注意事项：1、注意销售出库单表头上的业务日期应符合成本结转的会计期要求。2、引入发货单后，销售出库单明细行中的数量是销售发货单上的数量，如与实际出库不符，应进行修改。3、销售出库单上的出库价格无需填写，系统会按照既定的计价方法，在期末过帐之后，自动反填在销售出库单上。4、任何业务类型的库存单据（包括系统预先定义的，沐林自定义的），只要核算方向是出库，那么，必须要等到所有库存单据录入完毕、审核完毕、并进行期末过帐之后，才能进行单据记账及自动生成凭证。销售出库单的核算方向是出库，因此，须等到期末过帐之后，系统才能根据销售出库单

17、，自动生成结转销售成本凭证。核算方向是入库的单据，比如采购入库单，可在审核完毕之后，直接进行单据记账及自动生成凭证。5、过帐是一件非常重大的库存事务处理环节。过帐之后，库存将不能进行单据的录入、去审核、作废等操作。因此，过帐之前，必须进行数据备份；并确定本会计期不再输入任何单据。如无必要，不要轻易进行过帐操作。实务中，建议过帐的操作权限仅分配给财务主管或某个指定的操作员。6、“模拟过帐”仅仅影响库存的各类汇总报表。库存通过模拟过账，可动态、实时地反映库存状况。模拟记账后，系统仍然可以进行单据录入、审核、去审核、作废等操作。7、系统并不直接提供对库存单据的修改性操作，而是分别提供“单据价格更正”

18、、“单据数量更正”及“单据表头更正”等修订性操作。原因在于实务中大多数企业的仓库数量管理与价格管理是分离的。注意：要进行上述更正操作，该单据必须是未审核或已弃审。8、由于操作疏忽，本来是1月入账的入库单或出库单，结果输入的日期是2月某日，并且已进行相应的审核工作。系统不会提供对该类单据进行“单据表头更正”的操作。可进入“单据作废”中，直接对该单据进行作废处理，然后重新制作单据。9、对于入账日期是当前会计期的错误单据，可通过前面所提到的三项修订性操作进行更正。10、在进行“单据数量更正”操作时，注意的是，由于沐林在库存管理上采用的是双计量单位（箱与罐），因此，在更正完标准计量单位（箱）的数量后，

19、尚须更正辅助计量单位（罐）的数量。11、在进行“单据表头更正”操作时，注意的是，不能更正业务类型、仓库、部门、价格类型。如果上述这些出现录入错误，须得进行单据作废操作，然后重新制作单据。12、库存单据表头上的“项目”无需填写业务流程编号业务流程名称一般销售的退货业务及冲红业务业务流程简述由于过去、破损、保质期等因素引起的一般销售的退货入库业务、销售收入的冲红业务及销售成本的冲红业务具总账；库存管理!销售管理ii厂开始、i客户中心流程具体描述录入销售退货申请单审核（批）销售退货申请单录入销售退货单审核销售退货单销售退货单录入内部结算单审核内部结算单红字销售收入凭证红字应收单记账红字销售成本凭证

20、,l 7:录入销售退货入库单过帐记账审核销售退货入库单I.11! / 核销应收账款体 业务 软 件操作流程1、预定义：在基础数据中预定义销售退货冲销售成本的财务类型，并在库存管理中定义其凭证模板。2、录入销售退货申请单。3、审核销售退货单，批准退货数量。4、根据销售退货申请单生成销售退货单，并审核。5、根据已审核的销售退货单生成财务类型为“某某操作注意事项：1、上述业务流程所对应的财务类型分别是：XX型销售或退货、销售退货入库冲成本；所对应的凭证模板分别是：XX型销售或退货、销售退货入库冲成本。2、由于销售退货和销售发货的收入凭证模板只是红字与兰字的区别，因此，不再重新定义新的财务类型及凭证模

21、板，一般销售收入和销售退货将共用“XX型销售或退货”凭证模板3、系统提供两个销售退货单的生成流程：第一是根据销售退货申请单，第二是直接录入,沐林各分公司所采用的第一种业务流程。4、销售退货申请单表头上的退货仓库无需填写。5、销售退货申请单必须审核后，才能被销售退货单引入。6、对销售退货申请单进行审核操作，实际上是个审批过程，即允许客户退货多少。7、销售退货单上的“入库仓库”必须选择。8、销售退货单表头上的“退货单类型”应选择是退货，而不是换货。9、销售退货单表头上的“退货形式”应根据实际情况选择次品退货或销售退货。10、虽然销售退货入库单的库存方向是入库，但是其核算方向是出库，因此，根据销售退

22、货入库单自动生成凭证必须等到过帐之后；同时，进入凭证管理，系统要求操作员选择财务类型及核算方向之时，“销售退货入库冲销售成本”的财务类型所对应的库存核算方向必须是“出库”，否则，将不能对销售退货单进行记账操作11、销售退货入库单上的库位应根据实际入库商品状况选择“破损、过期”、“距保质期6个月”、或“完好”等库位。12、同暂估冲红类似，系统在生成红字的收入凭证后，自动地在客户中心生成红字的应收单。此时，应去客户中心做应收账款核销，以便及时地反映应收账款的变动信息，同时，也使账龄分析更准确。业务流程编号业务流程名称一般销售的换货业务业务流程简述具流程具体描述操作注意事项:体 业务 软 件操作流程

23、1、换货主要由退货和发货两块业务组成。2、录入销售退货申请单，填制申请退货数量等内容。3、审核销售退货申请单，核定允许退货数量。4、根据已审核的销售退货申请单制作销售退货（换）单，并审核。5、在库存管理中根据已审核的销售退1、换货由两块业务组成：一块是退货，一块是发货。因此，欲完成换货业务，须先办理退货业务，然后办理发货业务。2、在根据已审核的销售退货申请单生成销售退货单，其表头“退货单类型”选择为“换货”。否则，系统将无法完成换货业务。3、系统提供三种发货单生成流程，这里的发货单生成流程应选择“由换货类型的退货单产生”。4、由于换货业务所产生的库存变动不在财务上反映，因此，制作“销售退货入库

24、单”和“销售出库单”时，不选择财务类型。业务流程编号业务流程名称代销发货业务业务流程简述向代销商发运沐林饮料具流程具体描述体 业务 软 件操作流程1、预定义：在客户卡片中设置客户的销售类型为代销；在基础数据中设置代销调拨出库的财务类型；在库存基础数据中定义相对应的凭证模板。2、录入销售订单并审核。3、录入发货单并审核。4、在库存管理的系统出库中，选择调拨出库，录入调拨出库单，内1、上述业务流程所对应的财务类型是：代销调拨出库；所对应的库存凭证模板是：代销调拨出库。2、只有在客户卡片或客户维护中定义客户的销售类型为代销，且代销编码在销售类型中为01,系统才能提供代销的业务处理流程。3、在库存管理

25、中设置一个代销商仓库，其性质为独立资金核算仓库。4、制作销售（代销）订单，系统要求必须输入要货仓库，如代销商虚拟仓库。5、向代销商发运货物，是在“库存管理一系统出库一调拨出库”中实现的。6、制作调拨出库单时，系统不允许修改调拨数量。也就是说，发多少，出多少。7、制作调拨入库单时，选择财务类型为“代销调拨出库”。8、制作调拨入库单时，系统要求输入价格类型，此处我们选择实价；在物料明细行中，由于系统自动引用销售发货单上的标准价，因此，必须将其手工调整为不含税价。以普通型24罐装沐林饮料为例，标准售价（含税）为112.8元，因此，必须将其手工调整为购货的不含税价：88.2051元。9、注意：制作调拨

26、出库单时，无须选择任何财务类型业务流程编号业务流程名称代销商品销售出库并结转销售成本业务流程简述根据代销商的销售清单开销售出库单，并结转销售成本具流程具体描述体 业务 软 件操作流程1、预定义：在基础数据中定义代销已实现销售出库结转销售成本，并在库存管理的基础数据中设置相应的凭证模板。2、选择人工出库中的销售出库，制作销售出库单。3、选择出库仓库、选择相应的财务类型，最后录入实际的出库数量及相应的库位。客户等其他信息也上述业务流程所对应的财务类型分别是：代销已实现销售出库结转销售成本；所对应的凭证模板分别是：代销已实现销售出库结转销售成本业务流程编号业务流程名称代销未实现销售商品退回业务流程简

27、述代销商将未实现销售的商品退回分公司具流程具体描述体 业务 软 件操作流程1、预定义：在基础数据中定义代销未实现销售商品退回，并在库存管理基础数据中设置相应的凭证模板。2、录入销售退货申请单，并审核。3、录入销售退货单，并审核。4、录入调拨出库单。其内容如左图所示，包括调出仓库、调入仓库上述业务流程所对应的财务类型是：代销未实现销售商品退回；所对应的凭证模板是：代销未实现销售商品退回。操作注意事项：1、制作销售退货申请单时，系统提示必须输入“退货仓库”，此时应选择“代销商虚拟仓库”。否则，调拨出库单将无法引入销售退货单。2、制作销售退货单时，表头上的退货形式应选择“销售退货”。3、制作销售退货

28、单时，系统提示必须输入“入库仓库”，此时不能选择“代销商虚拟仓库”，而应选择实际所入仓库，如“xx沐林分公司本库”或“XX办事处”。4、制作调拨入库单时，选择财务类型为“代销未实现销售商品退回”。5、制作调拨入库单时，系统要求输入价格类型，此处我们选择实价。6、制作调拨入库单时，由于系统自动引用销售退货单上的标准价，因此，必须将其手工调整为不含税价。以普通型24罐装沐林饮料为例，标准售价（含税）为112.8元，因此，必须将其手工调整为购货的不含税价：88.2051元。、注意：制作调拨出库单时，无须选择任何财务类型。业务流程编号业务流程名换包装称业务流程简述例如将12罐（或6罐）装沐林饮料换成2

29、4罐（或12罐）装沐林饮料具流程具体描述体业务软件操作流程1、预定义：在基础数据中分别定义换包装出库和换包装入库两种财务类型，在库存管理基础数据中设置相应的凭证模板，并定义“换包装出库”和“换包装入库”两种业务类型。2、录入其他出库单，其内容包括出库仓库、业务类型、财务类型、库位、数量等，并审核。上述业务流程所对应的财务类型分别是：换包装出库、换包装入库；所对应的凭证模板分别是：换包装出库、换包装入库。操作注意事项：1、“换包装”业务类型的出库单是在“库存管理一手工出库一其他出库”中制作；“换包装”业务类型的入库单是在“库存管理手工入库其他入库”中制作。2、“换包装”业务类型的其他出库单，其表头上的业务类型必须选择“换包装出库”；“换包装”业务类型的其他入库单，其单据表头上的业务类型必须选择“换包装入库”。3、制作“换包装”业务类型的其他入库单时，输入的单价是新包装商品的价格。比如普通型12罐装沐林饮料换包装成24罐装沐林饮料，入库单价应是24罐装的不含税价（即88.205）。业务流程编号业务流程名称移库业务流程简述库存商品在非独立资金核算仓库间的移动具流程具体描述体业务软件操作流程1、录入移库出库单，其内容同左图所示，包括出库仓库、入库仓库、库位、数三寺。2、录入移库入库单，其内容同左图所示，