论现代秘书工作中的语言艺术

1、论现代秘书工作中的语言艺术作为秘书，必须加强语言艺术修养，提高语言表达能力，才能把本职工 作做好。在秘书工作语言中，如果能够注意形象性、准确性、生动性, 并融入饱满的情感，则能使秘书语言异彩纷呈，富有感染力。本文主要 探讨了秘书工作语言的重要性，秘,书工作中语言艺术的主要内容以及如 何加强语言艺术的修养等问题,并主要从口头语言与书面语言的角度来 研究秘书工作中的语言艺术。关键词：秘,书工作；口头语言；书面语言；艺术性通常讲到的艺术性，是指文学艺术作品通过形象反映生活，表现思想感 情所达到的准确、鲜明、生动程度以及形式、结构、表现技巧的完美程 度。秘书语言的艺术性，当然不宜同这个抽象甚至繁琐的概

2、念相提并论。 但是，我们可以从中得到有益的启示，即在秘书语言中，如果能够注意形 象性、准确性、生动性，并融入饱满的情感，则能使秘书语言异彩纷呈， 具有较强的艺术成分，并富有感染力。语言的艺术素养，对任何职业来说，都是越深厚越好，但在具体运用时, 不同专业却应各有侧重。比如，作家和秘书都要学习一些语法修辞知识, 注意语言艺术，但在表达时却各从其志。文学是语言的艺术，文艺 创作追求语言的艺术化，大量运用各种修辞手法，而公文写作以实用为 目的，方法主要是叙事说理，一般不用婉曲、含蓄、比拟、夸张等表现 手法。当然，枯燥乏味、单调干涩也不是公文语言的特征。公文语言并去谈吧。说完拂袖而去。如果那位秘书不说

3、“叫，而说请，情 况又会如何呢？因而语言水平的高低将直接影响接待水平。在谈判中，谈判需要说服对方。秘书人员必须要提出恰当的议题，进行 有说服性的论证，才能在这种对等性强、多边或双边参与的活动中，就 双方共同关心的问题达到一致的意见，形成共同的认识，才能避免误解 和纠纷。在谈判的最初阶段，我们要善于发现对方的需要，要善于观察、善于提问、善于聆听，恰当陈述是谈判成功的关键。在谈判中，秘书人员要达到目的，就在徐而图之，采F蚕食策略，取得对方信任，以退为进，要在向对方提出最后条件的情况下,背水一战，这些都需要在 合作、礼貌、现实的原则下，巧妙地运用有声语言和无声语言。合乎科 学规律、带有艺术性的语言是

4、消除谈判中误解，形成双方共识的一座桥10在电话沟通中，秘书人员首先应确认对方身份、了解对方来电的目的, 如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可 不误事而且赢得对方的好感。对对方提出的问题应耐心倾听；表示意见 时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。注重倾听 与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。接到责难或 批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人 争辩。电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加 对方认同，不可敷衍了事。接电话时，应有我代表单位形象的 意识。上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话

5、都十 分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌粗率答复：他不在! 即将电话挂断。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。从以上分析可以看出，在接待、谈判、电话沟通等形式的秘书活动中都 需要秘书人员有较强的口头表达能力，都要求秘书人员的语言具有艺术 性。同样，在借助传播媒介进行的信息传送过程中，秘,书人员要撰写大 量的秘书文书，如广播、电视脚本。刊登广告、写简报、书信、贺词、 请柬或出通知、搞计划、写计划、写总结、调查报告等都需要秘书人员 掌握大量的词汇、句式，熟练地运用语言知识、逻辑知识和修辞学原理。 秘书文书内容要合乎事实、情理；词句要精练、生动；字体要正确、端 正、匀称；标点符号要运用得

6、体。这些是秘书人员必备的基本功，也是 秘书语言艺术的基础。3.秘书工作中的书面语言艺术秘书工作的言语表达既包括口头表达，又包括书面呈述即公文。公文用 语应注重艺术性，公文写作可根据主旨表达的需要选用最恰当的富于艺 术性的语言形式表现内容，以提高公文的说服力，更好地发挥公文的作 用。要使公文的用语既富有艺术性而又能正确地体现公文语体特征应做 到以下几点：根据公文主旨表达的需在，选用最恰当的语言形式表达内容，以获得 最佳的表达效果。公文修辞主要表现为消极修辞，其词法特征是使用雅 语、敬语、成语、强调语等词语，其句法特征主要表现在对提前、重后、 省略、简缩等句式的运用上，章法特点是常用分条、摘要、总

7、叙、结语、 引据、插注、按语等特殊手法。用语规范是公文写作的客观要求，也是公文用语艺术性的要素之一。 没有规范用语作保证，就谈不上用语的艺术性。公文在长期的写用实践 中形成了一些既确切、简练、用途专一而又文雅别致不可替代的专用词 语兹为（兹因、兹悉、兹介绍）、顷闻、欣闻”（欣悉、欣逢）、“据报（据悉、据核实）、特此函达（特此通知）、承蒙惠允（承 蒙指示）、惠赠、惠寄、鼎力协,助、迅即、在即、“从速、务希、尚希、如蒙等等，又如某些公文经常使 用的具有按特定涵义、一般无法替代的专用词语“建制、任免、签署、备案、备核、追加等等。另外，公文写作中还 大量使用外延不确定、内涵无特指的模糊词语。如：全国绝

8、大多数地 区解决了温饱问题，开始向小康过渡；少数地区已经实现小康；温饱问 题尚未解决的少数地区，人民生活也有不同程度的改善。”其中的绝 大多数地区、少数地区、不同程度”等模糊词语，准确地反映 也我国扶贫工作的实际情况，使表达更简洁、清晰。努力掌握并准确使 用这类词语，不论写作什么样的公文都会得心应手，并能达到公文写作 用语艺术性的要求。公文用语要富于变化，形象生动。公文写作与其它写最明显的区别之 一是公文的格式、结构相对固定，用途比较专一。因此词语富于变化便 成为增强公文生动性的关键之一。这里说的变化，是说在同一篇公文中 前后表达同一含义时，要尽量不重复使用同一词语。如中共中英组织 部关于落实

9、党的知识分子政策的几点意见中有这样一段话：有相当数 量的专业人员用非所学，仅科技、文教、卫生战线就有几十万人未从事 专业工作。人才的浪费是极大的浪费。那种学雷达的收生猪，学电子的 搞酿酒，学电机的当会计等极不合理极不正常的现象,应迅速转变。这段 文字有三处都是表述“用非所学的，但后面分别用“未从事专业工作、“学雷达的收生猪学电机的当会计表达，毫不雷同。如果前后用 词一模一样，就会显得单调乏味，缺乏生动感。公文用语要形象化，是 说要尽可能地使用一些形象化的词语、典帮来说明较抽象的事物，阐述 深奥、复杂的道理，才能达到艺术的效果。四、加强秘书工作中的语言艺术修养要达到秘书工作语言艺术的基本要求，应

10、当在秘书工作过程中提高秘书工作人员的语言艺术修养，那么应该怎样加强语言艺术修养呢？.提升秘书工作人员的个性修养 说话、写文章都是受个性支配的，个性修养直接关系着说话、写文章的 准确度和深度。如果没有正确的立场观点，健康的思想感情，那就说不 好话，写不好文章；思想水平较高，对问题的看法就全面，就能抓住本 质，作出正确的评价。同时，客观事物也是复杂的，由于人们思想修养 不同就有着不同的审美观。在选择、使用语言时，由于受着审美观的支 配，就会产生不同的结果。首先，稳定的情绪，正常的感情，有助于接纳来自多方面的可享信息, 从而对秘书人员准确处理信息，合情合理的调理人际关系起到积极的作 用。在秘书工作中

11、，耍努力避免情绪与情感上的大起大落，要善于保持 感情平和，情绪稳定，既不过份热情，也不过于冷漠，适度把握心智感 应力，及时调节个人的情绪和情感。其次，客观的态度是一个人个性心理稳定的集中表现。性格的稳定性在 静态性格方面展示的是理智，不感情用事，在情绪方面表现的是乐观自 信,不卑不亢，心境能调节为一惯的平和愉快；而在意志方面则表现为 积极主动，不盲从，不易受暗示，有独立工作能力，对现实生活有信心， 热爱劳动，正直，诚实，对人对事有正确的评价，而不盲目从众。.提升秘书工作人员的语言素养语言素养，就是运用语言文字表达思想感情的能力。这个素养，主要是 指掌握运甩字、词、句的娴熟程度。首先，秘,书人员

12、认识的字要多。这 个”认识，是指对每一个字的形、音、义的全面掌握。多，是说 全而掌握的字起码要在三、四千个左右，才有写好文章的文字基础。光 是认识的字多，还不能写好文章，字还要变成词才能表达一个概念。词 才是语言的建筑材料。优美的词句，动人的表达，都离不开单个的词。 表达能力的高下，与占有词汇的多寡有直接关系。其次，说话、文章还要精心选择词语，认真辨析词义，注意词的感情色 彩，努力做到准确、鲜明、生动。齐国大夫晏婴出使楚国，楚王见他貌 不出众，想侮辱他，叫他从小门而入。他为了维护白己国家的尊严，拒 绝了楚王的无理要求，并说：“使至狗国者从狗门入，今臣使楚，不当 从此门入。这个回答，虽是针锋相对

13、，但说得委婉，说得有理、有利、 有节，使楚王不得不让他从大门而进。晏婴既维护了自己国家的尊产, 又没有惹起事端。再次，有了丰富的词汇，还应将这些词汇按一定规则组成周密、完整的 句子，才能很好地表情达意。造句要正确、通顺、生动。这就是说，造 句要合乎规矩，合乎事理，合乎逻辑，有人情味，声调要和谐。解决这 个问题，除了在表达实践中慢慢体会、摸索外，还应系统地学习语法、 修辞和逻辑。结论 总的说来，加强语言艺术修养，对秘书工作者来说，是非常重要的。它 是兴邦、经国的大事，切不可等闲视之。语言是人类重要的 交际工具。（列宁语）人们用语言交流思想、传达感情、增进了解。 语言的运用对每个人来，都是极其重要

14、的。秘,书是单位领导人的助手和 参谋，要参与政务和管理事务，诸如想办法、出主意、调查研究、起草 文件、接待来访以及其它业务性工作，都离不开口头语言和书面语言。 因而语言的掌握和运用尤为重要。古人说：一言而兴邦，一言而丧邦； 又说：盖文章，经国之在业，不朽之盛事。年寿有时面尽，荣乐止乎 其身，二都必至常期，未若文章之无穷。”这说明了说话和写文章在管 理中的份量。作为秘书，必须加强语言艺术修养，提高语言表达能力, 才能把本职工作做好。不是言之无文，苦涩无味，而是要讲究生动形象，避开文学描写，依靠 言之凿凿，内涵丰富，叙事说理，言必有中；还要掌握丰富的词汇，选 择恰当的句式、适当运用对偶、比喻、排比

15、、反复等修辞手法，以增强 文势，显示事理程度的差异。秘书语言艺术使用的高标准大抵有两条：一是要合乎语法规则，即文句 字辞妥贴通顺；二是要用得恰如其分，即说的话要符合伦理规范，要适 应情景、适合听者或读者，包括时间、场合、方法等。这两条标准，前 者是基础，指语言知识素质；后者是语言表达能力，即交际能力。一、秘书工作语言艺术的重要性.秘书工作中的语言艺术是秘书工作艺术的重要体现语言是人类所特有的用来表达思想、交流情感、沟通信息的基本工具。 它是一种特殊的社会现象,是由语言、词汇、语法所构成的一定系统。 在一般情况下，语言有口头语言与书面语言之分，在社会交往之中都不 可或缺，诚如革命导师列宁所言语言

16、是人类最主要的交际工具。”从 秘书工作的日常行为方面来讲，包括计划、决策、组织、指挥、协调、控 制等行为，这些行为需讲求艺术性。要使秘书工作高效有序，达到预期 目标，就需要讲求技术方法和技能技巧。而语言行为，则是实施这些行 为的不可缺少的重要手段，秘,书语言的艺术性，也正是秘书工作艺术性 的重要体现。.秘书工作中的语言艺术使秘书工作高效有序秘书工作人员进行秘书活动，很大程度是为了进行沟通，理解和信任, 要达到这个目的，秘书语言是最重要的工具。这种沟通的过程，需要形 成这样一种状态，即秘书人员和工作对象之间有一种强烈的愿望，想通 过语言的交流，了解对方并得到对方的认同和尊重，进一步的进行工作。

17、因此，能否有效地使用秘书语言，一开始便敏锐地抓住对方或双方都感 兴趣的话题，找出双方共有的或相近的因素，使话题深化，通过由浅入 深的情感和思想交流，从而达到秘书活动的目的，这就涉及到秘书语言 的艺术性的问题。.秘,书工作中的语言艺术体现出秘书人员的素质在秘书实务中，秘书人员有许多具体的交际形式，都是以语言作为沟通 信息、交流情感的桥梁。在秘书工作中，秘书与其领导及下属以及其它 接触对象的整个接触过程中，始终都离不开双方的语言交流，对秘书人 员而言，其本人的语言运用、表达能力，既体现看自己的水平，又直接 与自己的上级和工作单位的精神文明状态直接相关，所以秘书人员在其 岗位服务时，必须注重工作语言

18、的艺术。二、秘书工作中的语言艺术.秘,书工作中的语言艺术要求语言，作为人类传达感情、交流思想的工具，是一种特殊的社会现象。秘书语言系一种职业语言，是语言这个大家族中的一个分支，它既有语 言的共性，也有它自身的个性，研究它的艺术性将有助于理解、掌握、 使用这种语言，从而在秘书工作中更好地发挥语言的功能，提高办事效 率。为了更好的使用秘书工作语言，其语言艺术应符合其基本要求。表达明确，表述清楚秘书的职责是参与政务、管理事务和搞好服务。其工作的辅助性和务实 性是十分强的，谁要把这些事情办得又好又快，所拥有的最基本最常规 的工具是语言，无论是在内筹备会议，起草公文，还是对外接待来访, 参加谈判，不是使

19、用口头语言，就是使用书面语言，在许多情况下则是 双管齐下。由于秘书职务的特殊地位，势必要求其使用语言的原则是: 把复杂的事情说得好或写得简明，而决不能将简单的事情复杂化。所以 要注意语言的单义性，所谓语言的单义性，即秘书语言中的词语、句子、 段落，甚至是形成的一篇文稿，一般说来只能有一个意义，而决不允许 有第二个意义。同样的道理，秘书在撰写公文时，如把请示内容写 到报告里去，或者把两个文种合并为请示报告，那就会造成缓 办或漏办。因为报告只是一种呈上的信息，一般不需要作出反应; 而请示的内容有紧迫性，领导必须及时给予批复。造成失误的原因 很清楚，它有悖于秘书语言的单义性，一段一旨，一事一文，乃我

20、国古 代秘书书面语言的优良传统，早在宋代就规定群臣的奏书，“皆直述事 状，若各件不同，应分送所属；而非一宗者，不得同为一状。这个规 定，在今天的现代秘书工作中仍然值得借鉴。1 9 ；五二字敕秘书表达领导意图务必周全，尽力防止疏漏；处理公务必须了解全貌, 否则难于奏效。在语言表达上要求内容完整、条理清楚，切忌残缺不全、 杂乱无章。因此，在公文中很少用省略句，多数情况下均采用全称句式， 一来表示严肃庄重，再则为了表达的准确。内容上都应有头有尾，突出 中心，前后衔接，因果关系清楚，使对方明白其间的来龙去脉，缺少任 何一个必要成分（或部分）都可能有碍公务的开展，因此既要是单义的， 又要是完整的，这样的

21、语言材料才有价值。如秘书向领导汇报对一起事 故的处理，应当包括：一，事故的经过；二，造成事故的原因；三，对 事故的处理或建议，三者缺一不可，否则就不合要求。当然，在注意完 整的同时，还应力避芜杂，学会使用概述的方法。另外，语言的完整又是和语言的统一结合在一起的。每一段集中表达一个意思，所有的 词语、句子都为之服务，这叫统一；这个意思在这段里必须讲完，这叫 完整。反过来说，它必定排斥表达两个意思的兼义段，也排斥没有讲完 一个意思的不完整段。道理很简单，因为把一个意思随意分散到几个段 落中去说明（或叙述），或把几个互不相干的意思塞到一个段落里，都会 造成层次混乱，表达不清，致使读者费解甚至误解。1

22、3语言简洁秘书传达上级的旨意是让人听的，秘书起草公文是让人看的，听了看了 都要发生效用，不少还要去贯彻执行，这就有一个如何使听者一听便明, 使读者一看就懂的问题。特别是周知性公文，必须力求语言结构的简单 明了，表达的简洁明快。这个要求即使在封建社会，亦极为重视。那时 等级制度森严，文犊主义泛滥，来往公文冗长且言不及义，以致耽误公 务国事的不胜枚举。南宋官员邓肃为此向皇帝直陈利弊：外夷之巧在 文书简，简故速；中国之患在文书烦，烦故迟。古代公文崇简的 风尚由此可见一斑。当今世界已进入信息时代，科技领先的国家相继在转变文风，提倡简捷 明了、讲究实效的公文。如美国总统原来签署命令总是这样起句：我 秉承

23、合众国宪法和法律赋予合众国总统的权力，兹发布命令。”卡 特一上台就改为：我作为合众国总统命令。文字压缩后，比原句更为明快有力。列宁早就提出，要写简短的电报式的、但明白 而确切的报告写长了我根本不看，一定不看。”行政公文要及时 发挥其指挥、传达和纽带等作用，有利于提高国家机关的工作效率，在 秘书写作上更要强调语言的简洁。1.4语言交际化秘书接触各种事物，要协调各方关系，没有语言的参与是不可能的。然 而训练有素的语言交际，与随意轻心的语言交际，其效果有天地之别。 为达到预期目的，秘书在对内对外的交际中，应该注意如下几点：热情大方。群众来访，秘书再忙也要放下手中的工作接待对方入座， 然后委婉地询问其

24、姓名、身份、来访目的和要求，并作必要的记录。秘 书接电话，拿起话筒就该说：你好！这里是（组织名称）。声音 要热情，吐字要清楚，不要矫揉造作。到车站、码头、机场接不相识的 客人，需要准备一块迎客牌，上写热烈欢迎XXXX （组织名称）来厂 检查指导”，或直书姓名欢迎XXX先生（同志广。通过语言表达，先 入为主，使对方产生一种亲切感，并且乐意和你打交道。礼貌得体。秘书在与别人交谈时，应注视对方，不要左顾右盼，更不 要随意插话，对不能满足的要求，要诚恳地向来访者解释；一时无法答 复的问题，可约好下一次来访的时间和地点。在公共场合，秘书作自我 介绍时，态度要谦虚，措辞要得体，且忌言过其实；当别人介绍自己时， 则要主动用礼貌语言向对方问候或微笑致意。在社交活动时与人交谈, 应该选择大家比较关心的间题，谈话的内容一般不要涉及令人不愉快的 事，更要避免进入对方的敏感域和隐秘区。讲究表达技巧。秘书有时要陪同领导或代表组织参加会议或者谈判, 在这种情况下，秘书既要坚持原则，维护组织和领导的威信，又要处乱 不惊，机动灵活地应对不利局面，这就要求秘书在用语方面特别讲究技 能技巧：1、说话时注意适当的停顿，使语言明白晓畅，减少误解；2、 少用话中有话的句子，不要让人感到有弦外之音；3、学会控制自己， 尽量避免争论；4、谈判陷于僵局时，要善于