档案信息化与电子文件(档案)管理(提纲)陈云峰

1、档案信息化建设(jinsh)与电子文件（档案）管理省档案局信息(xnx)处 陈云峰2014年9月共六十页主要(zhyo)内容一. 档案信息化及数字档案馆的基本概念二. 数字档案馆建设(jinsh)及数字档案馆建设(jinsh)指南三. 数字档案室建设及数字档案室建设指南四. 电子文件（档案）的管理五.电子档案移交与接收办法解读六. 档案数字化加工七. 档案信息安全共六十页一.档案(dng n)信息化及数字档案(dng n)馆的基本概念档案信息化建设利用信息技术提升档案管理水平档案工作(gngzu)各环节引入信息技术数字档案馆（室）建设对档案信息化的精确定位共六十页（一）档案信息化建设的主要(z

2、hyo)内容全国档案(dng n)信息化建设实施纲要 （2002年）要求：1.档案信息化基础设施2.档案信息资源建设3.档案管理应用系统建设4.档案信息化标准规范建设5.档案信息化人才队伍建设6.档案信息安全体系建设共六十页（二）数字(shz)档案馆定义数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过(tnggu)各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标(2013年10月) 共六十页（三）数字(shz)档案室定义运用现代信息

3、技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并能过不同类型网络提供共享利用和有限(yuxin)公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。1.档案资源数字化2.档案实体虚拟化3.档案管理系统化4.信息传递网络化5.档案利用知识化共六十页（四）数字档案馆（室）建设(jinsh)目的综合档案馆：保护档案(dng n)原件 档案原件损毁的几个原因（时间、物理条件、化学条件、人为因素）满足利用需求 纸质档案和数字档案的利用区别（检索、效率、复制）机关档案室：适应信息社会发展纸质文件、电子文件双轨运行，电子文件比重越来越高满足利用需求纸质档案和数字档案的利用区别（检索、效率

4、、复制）共六十页（五）数字档案馆（室）建设(jinsh)意义有利于提高档案工作效率和现代化水平有利于确保数字档案永久存储和安全保管有利于促进公共档案服务(fw)能力拓展和实现档案信息资源的社会共享有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化有利于提高各级政府公共服务能力有利于促进社会主义文化的发展繁荣有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求共六十页二.数字(shz)档案馆建设数字(shz)档案馆建设指南数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共

5、享利用的档案信息集成管理系统。主要内容：基础设施架构 （硬件）管理平台系统 （软件）数字档案资源建设（产品）其它与相关(xinggun)的项目共六十页（一）基础设施建设(jinsh)（硬件）服务器网络(wnglu)终端设备 存储设备数字化设备 .共六十页（二）管理(gunl)平台（软件)收集功能管理(gunl)功能利用功能共六十页（三）数字(shz)档案资源建设1目录数据 2全文(qun wn)数据3电子文件接收4资源整理共六十页（四）安全管理(gunl)（保管）1.信息安全/数据安全2.技术越是发展，安全问题越是突出3.档案信息安全=档案实体(sht)安全长久保存策略存储架构选择安全保障体系

6、 共六十页（五）制度(zhd)建设1标准规范体系建设 （国家标准、行业标准、地方标准的执行）2软件操作管理制度(操作规程、权限设置、各种信息记录)3数据采集加工(ji gng)制度(数据格式、数据存储、工作流程)4数据库维护管理制度(数据管理、日志管理、数据备份)5信息发布工作制度(发布范围、审批程序)6档案信息安全保密制度(病毒防范、入侵监测)共六十页（六）人才队伍建设(jinsh)专业队伍建设档案(dng n)从业人员素质提高共六十页（七）数字(shz)档案馆建设指南国家档案局2010年6月发布1.档案局馆领导（是什么？、为什么？、干什么？）基本概念、建设意义(yy)、基本要求、建设目标

7、2.档案信息化建设部门人员（怎么干？） 基本步骤、基本功能、具体建设内容3.全体档案工作者（怎么用？） 了解数字档案馆的架构、增强信息化意识、充分利用信息化手段共六十页三. 数字档案室建设(jinsh)数字档案室建设(jinsh)指南机关档案是机关重要(zhngyo)的信息资源，机关档案信息化是机关信息化建设的重要(zhngyo)组成部分，是电子政务建设的重要(zhngyo)内容。共六十页(一)主要(zhyo)内容档案信息化基础(jch)平台建设数字档案管理应用系统建设机关数字档案资源建设和开发利用共六十页（二）基本(jbn)原则 1.资源为先2.标准规范3.整体(zhngt)推进4.确保安全

8、共六十页(三)建设(jinsh)方式1.自建系统2.依托(ytu)单位信息系统(硬件)3.依托同级国家综合档案馆（软件）共六十页（四）基础设施(j ch sh sh)建设（一）自建系统 1.服务器。2.终端设备。3.扫描仪、数码相机、数码摄像机等数字化设备。4.光盘(un pn)刻录机、磁带机等存储备份设备以及磁盘、光盘(un pn)、磁带等存储介质5.网络设备。6.UPS（不间断电源）。（二）依托单位信息系统 1.存储空间（对单位信息系统提出要求）。2.数字化加工设备。3.安全设备（防火墙等）共六十页（五）软件系统建设(jinsh)（方式一）自建系统两个问题：系统软件(x tn run ji

9、n)/行业软件定制软件/商品软件档案管理软件的功能：1.电子文件归档管理系统 2.数字档案室管理系统 3.档案查询利用系统4.电子档案移交系统 共六十页（六）软件系统建设（方式(fngsh)二）依托同级国家综合档案馆软件基本架构 CS/BS网络(wnglu)用户管理共六十页（七）档案(dng n)室档案(dng n)数字资源电子(dinz)文件的归档存量档案的数字化加工共六十页(八)数字(shz)档案室建设指南2014年7月发布(fb)概念与基本特征建设原则与内容基础设施建设应用系统建设数字档案资源建设保障体系建设共六十页四.电子(dinz)文件（档案）的管理（一）什么是电子文件、电子档案(d

10、ng n)（二）电子文件和电子档案的关系（三）电子文件的特点（四）准确性、完整性、可用性和安全性（五）原则和标准（六） 元数据（七）XML封装（八）电子文件的法律依据共六十页（一）电子(dinz)文件的定义电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息(xnx)记录。电子文件是文件电子文件属于文件范畴，具有文件属性什么是文件 由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。共六十页（二）电子(dinz)档案电子档案，是指机关、团体、企事

11、业单位和其他组织在处理公务(gngw)过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。共六十页电子文件和电子档案(dng n)的关系电子文件(wnjin)=电子档案 归档共六十页(三)电子(dinz)文件的特点人机屏障对生成技术环境(hunjng)的依赖性信息与载体的可分离性文件寿命短文件密度高文件复制易共六十页（四）准确性、完整性、可用性、安全性准确性电子文件改动在物理形态上可以做到“不留痕迹”。“完好无损”/电子文件存储载体对信息内容不再(b zi)具有“固化”和“验证”作用/在数字环境尤其是网络环境中，操作者身份的虚拟化和操作处理过程的超时空特点对电子文件构成巨大安全威胁/法律

12、上对电子文件的证据价值尚未予以充分肯定完整性电子文件的生成、阅读、运行、处理均依赖于特定的数字环境，要保持电子文件的有效性，必须保存电子文件的生成环境/电子文件的结构复杂性使得完整保存其生成方式变得十分困难/由于电子文件具有信息与载体的可分离性，信息的增删更改十分方便 可用性安全性共六十页（五）原则(yunz)和标准电子文件管理暂行办法电子档案(dng n)移交与接收办法共六十页（六） 元数据(shj)关于数据的数据(data about data) 元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。元数据管理有助于保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，保障电子文件的证据特性(tx

13、ng)，便于对电子文件的理解、管理、交换和利用，是电子文件管理中必不可少的一部分。系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息，为电子政务、办公自动化、文件及档案管理系统的设计提供依据，并全面实现元数据的多种功能和用途。 DA/T 462009 文书类电子文件元数据方案举例共六十页（七）XML封装什么是XML:eXtensible Markup Language一种用于标记电子文件使其具有结构性的标记语言 封装是将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程，被国内外档案界普遍认为是保持电子文件内容数据和元数据可靠(kko)联系的最有效方法。电子文件封装技术可以做到封装格式和计算机

14、的软硬件无关，利于电子文件长期保存、交换和利用，实现电子文件的自包含、自描述和自证明DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范。共六十页（八）电子(dinz)文件法律证据的依据中华人民共和国合同法“电子合同是书证的一种形式”（1999年）国务院颁布电子公文传输管理办法“国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统(xtng)处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据与相同内容的纸质公文具有同等法定效力”(国办函200365号)中华人民共和国电子签名法“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”（2005年）共六十页五.电子档案移交与接收

15、(jishu)办法解读国家档案局以档发20127号文件发布；经国家电子文件管理(gunl)部际联席会议和国家档案局局务会议审议通过；国家档案局办公室秘书处2012年9月5日印发，国电联办转发。首次在规范性文件中提出“电子档案”定义共六十页（一）移交方（档案室）属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。 （二）接收方（档案馆）国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行(jnxng)电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。 共六十页1. 时间(shjin)（移交）档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。 对于(duy)有特殊要求的电

16、子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。 共六十页2.基本要求(yoqi)（移交）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少(zhsho)保存5年。共六十页3.流程(lichng)（移交）组织和迁移转换电子档案数据(shj)检验电子档案数据移交电子档案数据共六十页4.方式(fng

17、sh)（移交）电子(dinz)档案的移交可采用离线或在线方式进行 共六十页5.离线移交(yjio)基本要求（移交）（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档(gudng)要求； （二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒； （三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测； （四） 存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签 （五）移交载体内电子档案的存储结构共六十页6.在线移交(yjio)基本要求（移交）在线移交电子(dinz)档案的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子(dinz)档案，传输的数据应当包含符合要求的电子(dinz

18、)档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子(dinz)档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。 共六十页1. 流程(lichng)（接收）检验电子档案数据(shj)、办理交接手续、接收电子档案数据(shj)、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据(shj)、存储电子档案数据(shj)等步骤。共六十页2.检验(jinyn)（接收）对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格(hg)后方可接收。 共六十页3.交接手续(shux)（接收）电子档案移交(yjio)与接收登记表 共六十页4.数据管理（接收(jishu)）交接、迁移、转换、存储等信息(

19、xnx)补充到电子档案元数据中。共六十页5.校验(xio yn) （接收）对电子档案(dng n)数据迁移和转换前后的一致性进行校验 共六十页6.载体保存(bocn) （接收）国家(guji)综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。共六十页六.档案(dng n)数字化加工将纸制档案转变为数字化信息的过程(guchng) 字符文件图形文件音频文件视频文件.共六十页1.主要(zhyo)技术扫描(somio)技术OCR技术数字摄影技术录音、录像数据库技术多媒体技术 共六十页2.主要(zhyo)程序档案整理档案扫描图像处理图像(t xin)存储目录建库数据挂接数据备份验收共六十页3.主要(zhyo)技术指标文件格式：TIFF 或 JPG文件色彩模式(msh)：文件分辨率文件命名规则文件存储结构共六十页4.安全隐患涉密文件(wnjin)加工现场设备接口存储设备个人物品共六十页5.主要(zhyo)加工方式自主加工: 自购设备，自行组织。委托加工：外包加工，由专业(zhuny)公司完成全部或部分工作。 共