公文写作基础培训课件

1、公文写作基础知识与规范主讲：魏林芳培训内容一、公文基础知识 公文的概念及特点 公文分类 公文种类 常见公文写作常识二、公司公文写作中常见问题分析三、公文格式规范四、公司对内行文规范2公文的概念、特点与作用概念 公文，即公务文书的简称，是应用文的一个重要组成部分。是国家机关及其他社会组织在行使职权、实施管理、商洽和交流工作而形成的具有特定或法定效用和规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。 “文书”、“文件”、“公文”这三个概念，在日常工作中是基本一致的。3特点 具有法定的作者具有法定的权威性和约束力 具有很强的政治性和政策性具有很强的针对性和时效性具有规范的体例格式和特定的处理程序4 领导和

2、指导作用 行为规范作用 传递信息作用 公文联系作用 凭证记载作用作用5公文分类按时限要求分 特急文件 急办文件 常规文件按行文关系分 上行文 平行文 下行文 按机密程度分 秘密文件 普通文件 公布文件 按制发机关的性质和公文作用分 法规文件 行政文件 党的文件按内容的性质和特点分 指挥性文件 规范性文件 报请性文件 知照性文件 记录性文件6公文种类国家政政机关公文处理办法规定行政机关公文的种类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。中国共产党机关公文处理条例规定党的机关公文的种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、

3、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。7常用公文写作常识决定意见通知通报请示报告批复函会议纪要 8（一）决定决定适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定的种类主要有：法规政策性决定、事务性决定、表扬性决定、处罚性决定。决定一般由决定缘由、决定内容、执行要求三部分组成。写作要求：文字准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行。9（二）通知通知适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。通知的种类主要有：批转性通知、传达或部署性通知、事务性通知（如活动安

4、排、会议通知、人事任免）等。注意事项：不能超越职权，给不相隶属的机关发文；不能向上级发通知。10通知的写作方法结构：标题+正文（ 包含主送机关、主体）+落款 （一）标题。有三种形式，一是“发文机关+事由+文种”；二是“事由+文种”；三是只写文种。 （二）正文。 主送机关一般都是第一行顶格。 正文主体一般分为原由、事项、结尾3部分。 原由，说明依据、目的和意义。 事项，把布置的工作或需要周知的内容分条列项地阐述清楚。一般包括讲清目的、要求、措施、办法等。主要的重要的事项写在前面，重轻有序。 结语，常用“特此通知”、“请遵照（研究、参照）执行”等。（根据具体情况，通知也可以不要结尾部分。） （三）

5、落款。（行文单位、成文日期，区分党、行政公文的区别）事务性通知的写法：11开江分公司关于成立企业文化建设办公室的通知各部门、班组及各实体片区： 为切实做好开江分公司企业文化建设，深入推进中国移动企业文化理念体系落地工作，经分公司研究，决定成立中国移动通信集团四川有限公司开江分公司企业文化建设办公室，具体如下： 主 任：朱利娜成 员：魏林芳、卢进、易志明、唐弋、童雪梅、康旭、刘旭、彭子犀、余未来企业文化建设办公室设在综合办公室，由余未来负责开江分公司企业文化建设的日常工作。特此通知二O一O年四月六日12（三）通报通报：适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神、重要情况，表彰先进和批评错误等

6、。通报的种类主要有：表彰通报、批评通报、情况通报。13通报的写法：通报写作要注意的事项：1加强调查研究，掌握典型材料。不论是表扬性通报还是批评性通报，都要认真做好调查研究，将调查来的材料进行分析研究，选择那些经过反复核实的最具有说服力的典型材料，如果通报的内容失实，不仅有损于通报的权威性，而且还会在群众中造成恶劣影响。2客观反映事实，实事求是评述。通报中的人、事、问题都要客观反映，让事实说话，即不夸大，也不缩小。对问题的评述要实事求是，恰如其分。3及时通报、注重效果。典型通报的内容都是具有典型性、针对性的，情况通报的内容也都是重要事项，必须有一定的时间要求，以达到教育人和指导推动工作的目的。4

7、通报的语言要平实准确，叙事要清楚，中心要明确，注意各部分的逻辑联系，防止杂乱松散。结构：标题+正文（ 包含主送机关、主体）+落款 14范文：关于4月15日考勤情况的通报 各部门、班组及各实体片区： 为强化公司劳动纪律、规范公司管理，2010年4月15日上午8点35分，综合组对全体员工考勤进行了抽查，现将抽查情况通报如下： 曾韬上班时间未到按时到岗，视为迟到，请曾韬按公司相关规定将罚款40元于4月16日前交至工会。 望各位同仁有则改之、无则加勉，严格遵守作息时间，树立良好的移动人形象。 开江分公司 综合组 二一年四月十五日15通知、通报的区别共同点：都有沟通情况、交流信息的作用。区别： 内容不同

8、：通知主要是传达指示、发布规章、批转文件、安排部署工作；而通报则用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。 要求不同：通知要求下级去执行，通报要求下级了解、知晓，借鉴经验或吸取教训。 时间不同：通知是事前制发，通报是事后制发。16（四）批复批复：适用于答复下级单位的请示事项。批复的结构一般为：批复的依据、批复的具体内容、希望和要求。拟写批复时，一定要写明针对什么请示所作出的批复，要求严谨、明确。例如：“你单位关于的请示（有文号的需标注）已收悉”，不能简单地写成“年月日来文收悉”。批复与其他文种不同，往往在标题主要内容中明确表示对请求事件的意见。主动机关只有一个，即发出请求的下级机关。17（五）意见

9、意见：适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。意见主要分为：规划性意见、实施意见、具体工作意见。以上5种为下行文18（六）报告报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。报告的种类主要有：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告等。19报告正文主体由报告缘由、报告内容、结尾三部分组成。报告缘由。常用概括性语言直陈其由，必要时，用“特报告如下”等引语引出报告主体。报告内容。需要向上级报告、反映的情况，是正文的重点部分。以叙事为主，如实陈述，绝对防止空谈议论。结尾。以呈请语“特此报告，请审阅”或“以上报告有无不妥，请指正”作结。如系建议报

10、告或呈转性报告，则写“以上报告如无不妥，请批转有关单位执行”。201文风要平实，内容要实事求是，观点表达要精炼清晰、分析要中肯，文字简明、庄重，不可浮华、冗长、拖沓。拟写报告的注意事项：2要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，并要注意表达的条理性和逻辑性。3报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示。21范文开江分公司关于2010年大客户鲜花提供商竞争性谈判结果的报告 市公司 根据公司招投标相关规定，经市公司同意，我县分公司于2010年1月18日下午1点30分在经理办公室对开江分公司2010年大客户鲜花提供商进行了竞争性谈判。现将谈判结果报告如下： 一

11、、参会及评分人员：朱利娜，唐弋（客户服务班长），魏林芳（兼职纪检人员）。 二、参与谈判商家：我公司共邀标4家，1家经营资质不够，1家在规定时间未送达竞标资料、未到场参与谈判，视为自动放弃，实际参加谈判的共2家：怡馨花店，法人张小红；非常花艺，法人粟小玲。 三、评分情况： 四、根据商家承诺，结合实际市场情况，建议鲜花价格定位50元/束和60元/束两个档次，以满足不同层次客户的需要。 开江分公司 2010.01.18参与竞标商家得分结果怡馨花店82非常花艺96建议推荐22（七）请示请示：适用于向上级单位请求指示或批准。应用范围： 遇到问题无法解决，需要上级指示； 处理较为重要的事件和问题，要上报批

12、准； 遇到问题、虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助； 对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，需要上级解答； 下级机关之间在重要问题上出现意见分歧，要上级仲裁； 请上级领导参加活动、指导工作。23请示的种类主要有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转的请示、请求指示的请示。请示主体一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。请示缘由。即请示事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位的重视。请示事项。即写明请示上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见。情况较复杂的还可提出几种方案，分别

13、说明理由，供上级单位抉择。需注意的是，请示事项一定要明确，以便上级单位作出准确的判断和答复。结束语。常用 “以上当（妥）否，请审批（批示）”、 “妥否，请批示”、“特此请示，请批复”。24坚持一文一事；不得越级请示；不要多头主送，如需同时关机关应用抄送形式；请示原则上不同时抄送下级机关；请示只能主送上级机关，不能送领导者本人。请示的注意事项：25范文：开江分公司关于租赁2010年办公及营业场所绿化植物的请示 市公司： 我县分公司2009年租赁绿化植物即将到期。为美化、绿化公司环境，提升公司对外形象，需继续租赁绿化花卉植物摆放于办公、营业场所。通过对植物品种、株形、租赁价格以及苗圃规模的对比，我

14、公司选择了一苗圃经营者华代英为我公司提供2010年办公、营业场所摆放的绿化花卉植物。 租赁期限：2010年1月1日至2010年12月31日。 租赁数量：60盆（可根据我公司要求临时增加租赁植物数量），每半个月更换一次。 全年租金：￥4000元（肆仟元整）。 摆放地点：开江分公司各办公室、自办营业厅、楼梯、过道等适宜位置。 当否，请批示！ 开江分公司 2010.1.526开江分公司关于领取工作笔记本的请示 综合部： 为提升员工业务技能，我县分公司将利用E学院、员工大讲堂、外聘专业教师授课等多种方式，每周举办培训和内部会议。每次培训和会议，公司要求员工做笔记，并将按期组织考试。为强化记忆，保证培训

15、效果，需为员工配备工作笔记本。特申请领取工作笔记本20本，请予支持。 当否，请批示！ 开江分公司 2010.04.0827报告、请示的区别共同特点：都是上行文。区别： 1行文目的不同：请示行文的目的是请示上级机关审查批示或批准某一事项，或请示上级机关就某一问题予以解答，要求批复；报告行文目的是向上级机关汇报情况、反映问题、提出建议等。 2行文时限不同：“事前请示，事后报告”。请示必须事前行文；报告的行文时限不那么严格。3文种性质不同：请示是请示性上行文；报告是陈述性上行文。4行文内容不同：请示的内容单一集中，一文一事；报告的内容比较广泛。5处理方式不同：报告属阅件，可不回复；请示属办件，需要在

16、一定时限内办理、批复。28（八）函函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题、请求批准和答复审批事项等。常用的函主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。函是平行文，写法要特别注意用语分寸。函的分类：公函和便函，发函和复函。29复函与批复的区别1复函是函的一种形式，属平行文；批复属下行文。2批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应适用复函予以答复。30（九）会议纪要会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文。会议纪要的作用：沟通情况、指导工作。会议纪要的类型：部署工作型、交流研讨型。注意事项：篇幅不宜过长，语

17、言要简明；内容必须真实。31会议记录是有会必录，而会议纪要则通常是较重要的会议才需要。会议纪要与会议记录有何不同？会议记录是原始材料，会议纪要则是正式公文，是对会议记录加工整理的结果；32（十）公告与通告公告：是国家行政机关用来向国内外宣布重要事项和法定事项时使用的公文。通告是行政机关、社会团体和企事业单位公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项时使用的公文。通告的类型：法规性通告、周知性通告公告与通告的区别：共同点：受文对象都是社会公众区别：公告是面向“国内外”公众，而通告是面向“社会各有关方面”，公告面宽、通告面窄。33公文写作的一般步骤和方法(1)明确发文主旨。(2)收集有关材料。(3)拟

18、出写作提纲。(4)认真起草正文。(5)反复检查修改。34公司公文写作中常见问题35关于客户班申请公司公免卡的请示 朱经理：前期，市公司为我公司客户班配备了一台G3上网本，用于集团业务和产品的演示，但由于G3上网本内无数据卡，一直无法进行无线上网，为方便集团业务演示和无线网络测试，现特申请一张公司办公公免卡，妥否，请批示！ 开江集团客户班2010年4月14日 案例分析：363月财务检查情况通报 附件3月29日-31日我公司财务人员对代办、营业库房进行了检查工作。检查的主要内容是代办号卡分配、卡品、终端出入库。现将检查情况通报如下：一、代办号卡分配管理：通过检查3月号码分配与系统相符。同时也有以下

19、几个问题：第一、终端分配不及时。第二、MIS录入没能做到按天准时录入。要求:代办与业务加强沟通，合理消化库存；MIS录入做到及时。二、卡品、终端出入库： 通过现场盘点代办、营业库房卡品、终端实物库与MIS库存数量一致。问题：库管基础资料管理较差，进销存台帐、报表不规范。要求：请库管必须在4月10日前按相关管理规定和流程完善基础资料。进销存台帐、报表做到按天准确填写。（考核刘俊峰3月绩效1分，限期整改，每超过1天考核0.1分）注：2010年内审检查即将开始，业财检查范围同时也是内审检查范围，请相关部门做好基础工作同时进行自查，完善基础资料管理。特此通报！ 开江分公司财务附：库存MIS盘点记录表2

20、009年的内审检查表（供参考）县（市）分公司内审检查表.doc开江本部仓库截止3.31.xls营业厅库存截止3.31.xls37营业厅设备申请报告 公司领导：由于营业厅装修整改，同时根据市公司规定需新增和更换部分设备，现特向公司领导申请更换4台新电脑，更换激光打印机1台，增加验钞机2台，针式打印机2台，复印机1台，体验区笔记本一台，特此报告，能否办理，请领导批示！开江营业班2010年1月2038标题错误标题不全公文的标题一般由发文机关+事由+文种构成，且这三者之间的顺序不能颠倒、不能随意更改和省略。发文机关省略或位置不正确 在平常的行文中，容易犯省略发文机关、把发文机关放到了介词“关于”的后面

21、的错误，形成了这样的标题：关于客户班申请公司公免卡的请示 。39事由有误 “事由”是公文标题的核心，标题的好与不好主要看事由写得是否正确、清楚。事由部分一般由“关于+动宾词组、主谓词组或介宾短语”构成。这方面出现的问题较多，主要有以下几点： 一是介词“关于”应用未用。（如开江分公司优先提高片区人员生活待遇的通知） 二是动宾搭配不当 。（如开江分公司关于进一步搞活渠道有关政策的试行办法 ） 三是缺少内容。 （如关于超短波电台配置请示 ）标题错误40文种错误生造文种。不能随意创造文种（如旺季营销刮刮卡抽奖奖品领取申请 、开江渠道协议续签申请）。混用文种。文种只能单独使用，不能加以合并。如错误的用法

22、：“请示报告”、“申请报告”。错用文种。要依据行文关系、行文目的、行文单位的职权选择文种，不能随意选择。（如营业厅设备申请报告 ）标题错误41隶属不清标题错误这类问题常出现在转文性通知当中。转文性通知是通知中的一个重要类别。转文，就是上级机关把现有的文件转给下级机关了解与执行。根据被转文件发文机关的不同，转文性通知可分为三类，即批转、转发、印发。在实际工作中经常出现不该用“印发”的，用了“印发”；该用“印发”的却用了“转发”、“批转”，分不清三者之间的隶属关系和词性。标题不精 公文标题要主旨鲜明、重点突出、文字简洁，尽量避免使用长句。 （如市公司市场部2010年3月24日对开江分公司春季营销检

23、查中存在的问题及改进进度安排） 42题不达意 事由不清。一般来说，公文的标题既要准确简明又要和公文的内容相符，可有些请示的标题却让人弄不清请示的事项是什么。如一家单位要改造河流，因资金缺口较大，需要资金支持，于是向上级写了一份局关于XX河流改造的请示。其本意是要申请资金，而标题的意思却是要改造河流，很显然题不对文。由于事由不清楚，请示的事项自然无法得到批复。应改写为局关于要求解决鬃河流治理经费的请示。题意不清。如开江分公司关于片区问题的通知，缺少“人员”、“房屋”、“工作纪律”等词语来限制中心词“问题”。这样的标题，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。 标题错误43

24、用词重叠 如1. 关于客户班申请公司公免卡的请示 ，公文标题当中出现了两个“请”字，使得标题事由内容出现重复，应去掉“申请”两字，因为“请示”，这一文种本身包含了“申请”的意思。 如2.开江分公司关于转发市公司关于转发省公司关于转发集团公司关于学习优秀党员沈浩同志先进事迹的通知的通知的通知的通知，标题中用词重叠比较明显，这里介词“关于”、动词“转发”、助词“的”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，使转文性通知的标题简洁精练，可采用的处理方法：一是省略重复词语；二是简化被转发文件的发文机

25、关；三是文号替代标题；四是删去中间层次。标题错误44滥用标点符号 2001年1月1日施行的国家行政机关公文处理办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。 公文标题一般是一个句子，不需要做特别的停顿；公文标题不能带有强烈的主观感情色彩，无需借助标点符号来表达；公文标题处在一个十分显眼的位置，使用标点总给人一种不够整齐美观的感觉，所以非特殊和必要，尽量遵守规定，不使用标点符号。标题错误45哪些情况可以公文标题可以使用标点符号 书名号：凡法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行 条例以及国务院部门规章、地方政府规章的名称在公文标题中出现时，

26、应加书名号；凡被批 转(转发、印发)的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题中出现 时，不加书名号。 括号：例：国务院关于提请审议中华人民共和国商标法（草案）的议案 引号：标题中有特定内涵的简称、特指、需强调的专名等，必须加注引号，以起到强调、提示的作用；比如“十五”计划、“三八”妇女节、“七七”事变、“ 一国两制”等等。标题错误46一文多事请示和报告均为上行文，但上级单位的处理方式不同，对报告一般作为阅件，可不作答复。若报告中夹带请示事项，很容易误事。报告中不应有需上级单位批准后才能实施的事项，如“拟采取的措施”在表述上应为“我们将XXX”，而不是“建议XXX”。若在汇报

27、工作的同时需要解决某些问题，应将报告和请示内容分开，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。即一个请求中有多个主旨的情况请示应当一文一事。如果一件请求中涉及互不相关的多个事项，不利于上级单位办理和答复，从而影响问题的及时解决。报告中严禁夹带请示事项即按上级单位要求报送某材料时，提出请帮助解决相关问题等情况。47用语不当同标题错误中的事由错误、题不达意、用词重叠、标点符号等问题同理。文字修炼是日积月累的，在这方面要多写，逐渐提高文字和语言运用的能力。语言结构和文字错误1、报告结束语使用了“请多多给予批评指正”，应该使用“特此报告”等。2、请示结束语使用了“恳请给予批准”等，应使用“妥否，请

28、批示”。如县分公司跳过市公司直接向省公司行文。越级行文48公文格式规范49标题：（公文标题一般标识在红色反线下空2行处）用2号小标宋字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 主送机关：应当使用全称或规范化简称、统称。如主送机关较多，则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋字体，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。向上级请求只写一个主送机关，向下级部门机关发文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位

29、”等办法概写。50正文： 置于主送机关下一行，用3号仿宋字体，正文中第一层次标题用3号黑体字，第二层次标题用3号楷体字。每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。 引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日，必须使用国家法定计量单位。 文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称时注明简称，公文中的数字，除成文日期、成语、缩略语等外，一般使用阿拉伯数字。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为： 第一层用“一”“二”“三” 第二层用“（一）”“（二）”“（三）” 第三层用“1”、“2”、“3” 第四层用“（1）”“（2）”“（3）” “一”后用“、”，“（一）”和“（1）”后不加标点符号，“1”后用圆点符号。51 附件：附件是文件的附属部分，公文如有附件，在正文下空1行、左空2字用3号仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称，附