助理共识会档案及合同管理培训

1、合同及档案管理培训(pixn)课程1魏晓燕2012年8月30日共四十九页 第一部分、合同法基本理论 第二部分、合同管理(gunl) 第二部分、印章管理 第三部分、档案管理 2 目 录 共四十九页3了解(lioji)法务法务的职责范围1.修订格式合同（德克士特许合同、康师傅授权合同）；2.审核合同、协议；3.商标注册、商标保护；4.审核外发公函、法律文件；5.提供法律咨询、法律意见；6.代理或配合外聘律师办理诉讼和仲裁、劳动仲裁案件；7.稽核辅导子公司的档案管理、印章管理工作；8.考核法律顾问工作；9.举办(jbn)公司内部法律培训；10.为公司合资、并购或其他专案，提供法律方面的支持；11.就

2、专项事件/项目进行尽职调查,出具法律意见书、调查报告；12.制定法律事务规章制度、管理办法；13. 经授权后处理其他事务。共四十九页4积极协助(xizh)和配合法务履行部门职责。与法务配合，共同处理各子公司的法律事务。按照法务的专业意见，不断完善各业务部门的工作。各公司若发生或即将发生诉讼、仲裁、劳动仲裁纠纷，或发现被侵权时，应第一时间报法务处理。按照法务部门颁布的合约会审管理办法、租赁合同管理办法对合同予以用印。按照法务部门颁布的档案管理办法，对直营餐厅及加盟餐厅的档案予以管理。合同的分类存档和调阅。你应该(ynggi)做什么互相配合共四十九页第一部分、合同法基本(jbn)理论合同无处不在！

3、 衣食住行都离不开合同2.企业经营从合同开始从公司(n s)的成立到公司(n s)经营都离不开合同5共四十九页6合同即契约，平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立变更终止民事权利义务(yw)关系的协议。一般调整财产关系 例如买卖合同、租赁合同、特许经营合同婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议，不适用,而是适用其他法律的规定。一、合同法概论(giln)1、合同的定义：共四十九页7口头形式:通过口头交谈的方式而订立合同。适用于小标的， 例如商场超市、菜场上的买卖。书面形式：通过书面形式订立合同,书面形式包括电报、信件(xnjin)、传真、电子邮件。适用于数额较大、内容复杂、不能立即履行的合同。

4、法定原因：法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。 约定原因：当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。行为默示形式:行为推定。比如收费停车场等。2、合同(h tong)的形式共四十九页8 合同的内容由双方约定，一般包括以下条款： （一）当事人的名称或者姓名和住所； 合同中的当事人姓名或名称，其用途是确定合同的权利义务主体到底是谁， 也是一旦发生诉讼时确定被告的依据。（二）标的； 通俗的说就是双方交易的内容，标的不明确，就会直接影响交易目的的实现。（三）数量与价款或者报酬(bo chou)；（四）质量；（五）履行期限、地点和方式；（六）结算期限及方式； （七）检验方法； 这一条款

5、与质量条款相呼应，没有这一条款，质量条款就会缺少威慑力。（八）违约责任；（九）解决争议的方法。 可约定诉讼或仲裁，如果诉讼的，也可在民诉法规定的范围内约定管辖法院。3、合同条款：共四十九页4、合同(h tong)效力合同生效要件：1、当事人具有缔约能力2、意思表示真实3、不违反强制性法律规范(gufn)及公序良俗4、标的的确定和可能法定义务正确履行亲自履行完全履行95、合同的履行共四十九页101、考察签约对象的签约能力和资信履约(lyu)能力审查审查对方的技术力量和人员素质审查对方的资金情况审查对方的货源情况保障交易(jioy)安全二、订立合同应注意的问题共四十九页112、考察当事人的签约能力

6、 当事人订立合同应具有相应的民事权利能力和民事行为能力。民事权利能力：享有民事权利承担民事义务的资格。自然人自出生之日、法人自成立之日起都具有民事权利能力。民事行为能力：是指以自己的行为行使民事权利和承担民事义务的资格。分为：无民事行为能力人：不满10周岁的未成年人及不能辨认自己行为的精神病人。由他的法定代理人代理民事活动。但可以订立纯获利益的合同或与其智力年龄相适应的合同，如接受赠与、购买文具等。限制民事行为能力人：10周岁以上的未成年人和不能完全辨认自己行为的精神病人。仅能从事与其年龄(ninlng)、智力状况相适应的民事活动。完全民事行为能力人:18周岁以上且精神正常的人，具有完全民事行

7、为能力，可以独立进行民事活动。16周岁以上不满18周岁的公民，以自己的劳动收入为主要生活来源的，视为完全民事行为能力人。共四十九页123、合同填写不留空格。不适用的空格部分要用斜线划掉;文字(wnz)修改。在修改处双方签字或按手印或加盖公章;除了格式合同填写外,尽量避免手写合同;涉及数字部分，宜用大写，大小写兼而有之更好;最后一页如果只是签字页，注明“此页无正文”;签约时间，要写在实际履行日之前或合同有效期开始之前。共四十九页134、不得(bu de)签署以下合同：尽管合同(h tong)是当事人的合意，反映了当事人的目的，但该合同(h tong)只有在不违反法律要求时才具有法律效力，受法律保

8、护。1、一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；2、恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益；3、以合法形式掩盖非法目的；4、损害社会公共利益；5、违反法律法规强制性规定。共四十九页三、合同(h tong)起草、管理上的误区1、合同是平等的合同当事人在法律上的地位是平等的，这也是民法精神实质，但这并不代表缔结的合同条款就一定是绝对平等的。合同的不平等，在现实中体现为合同缔结方经济实力(shl)上的不平等。2、合同条款越多越规范写合同不是写小说，不是条款越多越规范。相反，合同条款越多，可能存在的表述上的漏洞也就越多，各方对合同条款的理解上的分歧也就越多。3、公司法务能够解决一切合同问题任何一

9、个交易，均会使公司存在经营上的风险，合同在履行过程中也存在各种不确定因素。客户不履行合同，有可能是合同条款设置的原因，而更多的可能是其经营上的原因比如经营出现资金周转上的困难，或投资失败，或项目取消等这些都有可能直接导致客户违约，但这些情况，是公司法务事先不能掌握的。公司法务要做的是设计合理的交易结构，起草完善的合同条款，以控制交易时的法律风险。至于其他就不是公司法务能够决定和左右的了。共四十九页第二部分(b fen)、合同管理15合同文本使用合同(h tong)的会审流程合约的签署合同用印共四十九页16一、合同文本使用(shyng)我方格式文本必须使用我方惯用文本优先使用我方起草文本争取使用

10、对方文本不建议使用共四十九页17 公司有印刷制式合同文本的，必须使用制式文本。除非公司统一修订，各子公司在使用时，不得擅自修改。各业务部门有惯用文本的，原则上应使用惯用文本，并不得修改，如确实需要修改或者对方坚持(jinch)要求修改的，须提交相关部门审核后修改。双方都没有合同文本的，应由本公司起草合同文本。合同草拟原则上由合同需求部门主导，法务协助修改，合同需求部门必须先与对方就其中的商务条款（包括但不限于合同主体，标的，数量，质量，价格，付款方式条件，合同期限等）进行谈判，达成一致后草拟这部分条款，交法务进行修改或补充。业务部门确因业务需要，必须使用对方文本的，必须先与对方就其中的商务条款

11、（包括合同主体，标的，数量，质量，价格，付款方式条件，合同期限等）进行谈判，达成一致后草拟这部分条款交相关部门审核。合同文本使用(shyng)共四十九页1合同审核(shnh)部门及权限业务部门审核商务(shngw)条款；财务部门审核付款和结算条款；法务部门审核法律及其它条款；根据核决权限由相关部门签署。应注意的问题2 合约会审单上所有的签字必须是相关人员亲笔签名，任何人不得假冒、模仿、复制他人签名。经法务部门确认后的合约，签约部门不得擅自更改，申请用印的合约必须保持跟法务确认的版本一致。签约部门必须认真填写合约会审单，填写的内容必须跟合约内容保持一致，不得隐瞒或者漏写或篡改。不得先盖章后会审。

12、二、合约会审流程共四十九页19共四十九页20合约会审(hushn)及用印申请单签约单位：（ ） 填单日期：签约部门合约基本状况合约名称编号对方名称合约价款合约标的履行期限对方身份验证 已核对无误 未核对合约草拟方我方 对方 共同用印类型总部印章 子公司印章合约主要条款描述：（如支付方式、违约责任等）合约经办人：会审部门相关部门意见：承办人：复审承办人：财务意见： 承办人： 复审 承办人： 法务意见：承办人：复审承办人：签约部门不采纳会审部门意见 采纳会审部门意见并修改不采纳理由陈述：签约部门主管：副总董事长或特别授权人共四十九页21共四十九页22租赁合约会审及用印申请单签约单位(dnwi)：（

13、 ） 填单日期：签约部门合约基本状况房屋产权人名称出租人名称租赁房屋地址租期 年 月 日到 年 月 日租金月租金 元，年租金 元，总租金 元支付方式月付 季付 半年付 年付押金 元 提前解约违约金提供附件 出租人身份证复印件 房产证复印件 消防验收证明 产权人同意转租证明原件 环境评估报告 开发经办人：开发主管：合同版本我方 对方 子公司主管：会审部门子公司财务总部法务核准部门共四十九页1、合同草拟2、合同谈判3、合同审核4、合同签署5、合同履行三、合同(h tong)签署注：顺序不可倒，应在合同签署后再履行。禁止先履行后签合同，否则合同签署就没有(mi yu)意义，谈判也会有困难。审计时会被

14、认为不规范存在风险。23（一）合同签署流程商业谈判共四十九页24签字、盖章 ：当事人是自然人的让本人签字并按手印 ； 当事人是单位的让法定代表人签字并盖公司公章或合同(h tong)章。委托代理人签合约的，代理人必须提供有本人签字的授权书并经公证处公证。 非法定代表人签字，必须提供有盖公章的授权书。签名注意：要署真名、全名、中文名。跟身份证一致。每页签署。企业盖章注意：印章需与注明的企业名称一致，与营业执照一致。避免与分支机构签合同。（二）合同(h tong)签署注意点共四十九页25四、合同(h tong)用印一看签字检查申请单签字是否齐全二看内容检查申请单填写的内容是否与合同匹配三盖公章要求

15、对方先盖章2页以上盖骑缝章四归档申请单原件、合同复印件存档合同用印应填写相应的申请单据并提交印章保管人，经审核符合用印条件的予以用印：合同用印申请单类别：一般合同填写合约会审(hushn)及用印单并经相关部门会审特许合同填写特许合同会审及用印申请单并经相关部门会审租赁合同填写租赁合同会审及用印申请单并经相关部门会审共四十九页26合同经办人确认合同已经经所有相关人员审核签字后，凭合同会审及用印申请单请印章保管人盖章。印章保管人应核查合同会审及用印申请单上内容是否跟合同配套，签约和会审部门、董事长或特别授权人是否都已经签字。如核查无误则在合同或协议上盖章。印章保管人需留一份合同复印件并随合同会审及

16、用印申请单原件存档(cn dng)，每月制作用印明细表，供总经办备查。盖章须知：需要盖章的合同或文件的页数在两页及以上的，应在合同所有页面上加盖骑缝章。合同盖章原件由合同经办部门保管并归档。合同的归档具体见档案管理部分。合同(h tong)用印流程共四十九页第三(d sn)部分、印章管理271、印信(ynxn)的种类公司公章:代表公司的意志,凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、证明等公司材料均可使用公章。公司文件但凡加盖公章即可认定公司知悉并认可文件内容。合同专用章:公司如有刻制合同章的，合约的用印应优先使用合同专用章。合约包括但不限于所有的商务性质的合同、协议、契约、意向书，以及补充协议或

17、变更协议等。法人专用章：用于内部人事任免。财务、发票专用章：用于账务开票等财务工作的处理，由财务部门使用。共四十九页282、印信(ynxn)的管理总部保管人子公司保管人保管要求公章合同专用章公司法定代表人名章总经办主管室建档登记动态管理妥善保管确保安全财务专用章发票专用章群财会部子公司财务处（1）用印采取申请制度：合同类的文件：填写合约会审计用印申请单并经相关部门会审其他类：填写用印申请单并经相关部门会审非经职权(zhqun)部门审核批准不给予用印（2）印章借出：一般情况下不准携带印信外出。如特殊情况，需详细注明使用原因，并提报再上一级主管核准。借用人在借用期间，请妥善保管印信，如有遗失，务必

18、及时进行补办手续，并依据公司的相关规定，追究责任人的相关责任。用毕须立即归还。共四十九页3、印章管理(gunl)人职责妥善保管印章，印章不用时应上锁；印章及时加油确保正常使用(shyng)；印章损坏需及时申请换新章；刻制印章需书面提报董事长批准，不得擅自刻制；规范用印：坚持原则恪尽职守,遵守用印流程、用印申请制度，不得私自盖章；禁止在空白纸上加盖印章；禁止自行在虚假的文件上盖章，如虚假合同、借条等。29共四十九页30第四部分(b fen) 档案管理档案(dng n)分类归档原则档案管理组织架构档案管理表档案借阅共四十九页31防止公司重要档案流失；方便调取查阅和检查；发生纠纷(jifn)时作为证

19、据和处理的依据；公司未来上市之前，会计师事务所、律师事务所将会对公司的重要合同、证照进行尽职调查，故有必要尽早规范档案管理以符合上市的要求。归档(gudng)的目的共四十九页一、档 案 分 类序号档案类别负责部门归档范围保管期限归档时间1行政管理类总经办证照（名称预先核准通知书、营业执照 、批准证书 、组织机构代码证、税务登记证、评估报告、验资报告、卫生许可证、工商登记变更材料 ） 3、印章 永久获得之日4、公司发文（规章、制度、决定、条例、规定、办法等）永久每年二月之前人资部1、办公室房屋租赁合同、出租方营业执照或自然人身份证复印件、租赁登记证明文件。2、行政管理、人事方面的协议合同解除或终

20、止后3年每年二月之前2劳动人事类人资部(自行归档和管理)劳动合同员工档案人事任免文件合同解除或终止后3年发生之日4、薪酬制度、福利制度、绩效考核办法、员工手册等5、工会档案6、办公资产登记表、清单永久3技术类研发科研项目档案产品研发档案10年项目完成后32共四十九页档 案 分 类序号档案类别负责部门存档资料保管期限归档时间4经营决策类经营企划公司章程、章程修正、变更 股东会决议、会议记录董事会决议、会议记录其他重要会议纪要企业重大经营战略性决策合资公司的重要合同。永久每年二月之前7、各部门年度预算与工作计划、月会资料等3年5开发及物业类开发部特许合同、本部门其他合同 合同解除或终止后5年每年二

21、月之前奖杯、奖状、奖牌等荣誉档案永久受让房产：1.房产证；2.土地使用权证；3.房屋买卖合同；4.价款支付凭证、资产评估报告。6监督和无形资产类法务诉讼或仲裁案件（起诉状、上诉状、申诉状、立案通知、答辩状、开庭通知、判决书、裁定书、调解书、证据材料等）行政处罚：行政处罚决定、行政处罚通知、行政复议申请、行政复议决定。案件结束后5年每年二月之前3、聘用律师、法律顾问等合同合同解除或终止后5年4、商标注册证、商标许可合同、商标备案书5、特许备案档案永久33共四十九页档 案 分 类序号档案类别负责部门存档资料保管期限归档时间4经营决策类经营企划公司章程、章程修正、变更 股东会决议、会议记录董事会决议

22、、会议记录其他重要会议纪要企业重大经营战略性决策合资公司的重要合同。永久每年二月之前7、各部门年度预算与工作计划、月会资料等3年5开发及物业类开发部特许合同、本部门其他合同 合同解除或终止后5年每年二月之前奖杯、奖状、奖牌等荣誉档案永久受让房产：1.房产证；2.土地使用权证；3.房屋买卖合同；4.价款支付凭证、资产评估报告。6监督和无形资产类法务诉讼或仲裁案件（起诉状、上诉状、申诉状、立案通知、答辩状、开庭通知、判决书、裁定书、调解书、证据材料等）行政处罚：行政处罚决定、行政处罚通知、行政复议申请、行政复议决定。案件结束后5年每年二月之前3、聘用律师、法律顾问等合同合同解除或终止后5年4、商标

23、注册证、商标许可合同、商标备案书5、特许备案档案永久34共四十九页档 案 分 类序号档案类别负责部门存档资料保管期限归档时间4经营决策类经营企划公司章程、章程修正、变更 股东会决议、会议记录董事会决议、会议记录其他重要会议纪要企业重大经营战略性决策合资公司的重要合同。永久每年二月之前7、各部门年度预算与工作计划、月会资料等3年5开发及物业类开发部特许合同、本部门其他合同 合同解除或终止后5年每年二月之前奖杯、奖状、奖牌等荣誉档案永久受让房产：1.房产证；2.土地使用权证；3.房屋买卖合同；4.价款支付凭证、资产评估报告。6监督和无形资产类法务诉讼或仲裁案件（起诉状、上诉状、申诉状、立案通知、答

24、辩状、开庭通知、判决书、裁定书、调解书、证据材料等）行政处罚：行政处罚决定、行政处罚通知、行政复议申请、行政复议决定。案件结束后5年每年二月之前3、聘用律师、法律顾问等合同合同解除或终止后5年4、商标注册证、商标许可合同、商标备案书5、特许备案档案永久35共四十九页序号档案类别负责部门存档资料保管期限归档时间7财会类财会部（自行归档和管理）1、 会计档案（凭证、账簿、报表）2、财务报告、审计报告3、资金借贷、担保协议 等档案4、纳税资料15年发生之日5、本部门签署的合同合同解除或终止后3年8贸易类供应、行销、工程、训练各部门签署的协议、合同（如买卖、供销、广告、工程、培训等合同）合同解除或终止

25、后3年每年二月之前9信息管理类资讯部1、本公司开发或委托开发的计算机系统的全套资料（用户需求、系统说明、用户手册等）2、各类信息数据永久每年二月之前3、本部门签署的合同或协议合同解除或终止后3年10资产设备部1、购买生产经营设备的买卖合同、2、货款支付凭证3、海关进口报关或证明文件。合同解除或终止后10年每年二月之前档 案 分 类36共四十九页37序号档案类别负责部门存档资料保管期限归档时间11固定资产类建厂中心自建房产：1、土地使用权、房产证2、建设项目批准文件3、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证竣工验收资料。永久项目完成后12对外投资类资产收购兼并（合同及附件）永

26、久项目完成后股权转让（合同及附件）合资协议、章程等档 案 分 类共四十九页38为配合会计师审计，各部门应在每年二月之前将上一年度的合同档案交档案室保管；合同建档以一家单位一个档案为原则；档案里应包含对方营业执照(或身份证)复印件,所有的附件、补充协议、和所有往来函件；过期档案应由主管签字后销毁，不得随便丢弃(diq)或卖掉。合同存档：合同签署后业务部门将合同原件和附件的建立档案后保管。为方便合同的管理和查询，可制作合约明细表，并将合约签署日期、合同期间、签署合约应完成事项及补充协议签订日期等重要信息汇总于明细表。 二、归档(gudng)原则共四十九页39总经办/主管室（档案室）部门档案部门档案

27、部门档案财务档案人事档案各部门负责收集、整理、建档，定期(dngq)将整理好的档案移交主管室档案室。财务、人事档案仍由财务、人事部门自行保管。2.2档案建立(jinl)和移交共四十九页2.3档案保管及库房(kfng)管理档案室应加强档案资料的收集工作，并对接收到的档案分门别类系统整理、登记和安全保管，不得随意外借。对案卷保存情况应定期检查，发现霉变、破损等情况，应立即报告领导并及时采取抢救措施。档案管理人员调动工作时，严格做好移交手续。各子公司应配备(pibi)相应的档案管理硬件设施。严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。采取防火防盗防光防虫等应急安全措施。40共四十九页加盟店档案管理表（子

28、公司）直营店档案管理表（子公司）合资(h z)公司档案管理表（合资(h z)公司）41三、子公司重要(zhngyo)档案管理表共四十九页序号特许主合同签约人加盟餐厅业主、名称、地址合同期间必须存档资料（档案里如有下列资料则在后面的括弧里打）补充档案1被特许人：业主：从 年 月 日到 年 月 日续约至：年 月 日特许合同及附件 （ ）或续约合同及附件 （ ）信息披露书回执 （ ）餐厅营业执照复印件 （ ）加盟业主身份证复印件 （ ）补充协议 （ ） 名称：特许人：地址：2被特许人：业主：从 年 月 日到 年 月 日续约至：年 月 日特许合同及附件 （ ）续约合同及附件 （ ）信息披露书回执 （ ）餐厅营业执照复印件 （ ）加盟业主身份证复印件 （ ）补充协议 （ ） 名称：特许人：地址：421、加盟餐厅档案明细注：1、档案中如有其他材料，或以后有新的资料要存档的请在“存档资料”一列(y li)空白处填写。2、存档资料中列出的1-5条是必须存档的资料，请补齐。如不能补齐请在备注说明处填写原因。3、除非注明是复印件，所有资料应当是原件。4、特许人一列请填写主合同中